Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y destrucción de documentos judiciales

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1 Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y destrucción de documentos judiciales José Félix Muñoz Soro Laboratorio Avanzado de la Universidad de Zaragoza sobre Aplicaciones Jurídicas y Económicas en la Sociedad de la Información Parque Tecnológico Walqa

2 CONTENIDO Introducción El RDMAJ Situación Los expedientes diagnostico y medidas Las decisiones diagnostico y medidas Los órganos diagnostico y medidas

3 INTRODUCCION Objetivo Identificar medidas que permitan disminuir el volumen de los documentos en soporte papel que son enviados para su archivo definitivo,5º Metodología Análisis de la normativa y elaboración de un informe previo Reuniones con expertos y encuesta Elaboración del borrador de informe Validación de resultados

4 El Real Decreto 937/2003 Pendientes de resolución o de finalizar la ejecución ya instada? Procede su salida del archivo de gestion? 1) Asuntos que se encuentren paralizados por imposibilidad de continuar la tramitación, transcurridos 5 años desde la incoación. 2) Asuntos finalizados por sentencia firme o cualquier otra resolución que les ponga fin, transcurrido 1 año desde la misma. Sí Falta de criterios materiales Falta de órganos ad hoc y ejecutivos Pendientes de que transcurran los plazos de prescripción o caducidad. No? Procede su envío a la junta de expurgo? Secretario del órgano judicial 1) Se han ejecutado definitivamente 2) Han transcurrido los plazos de caducidad o prescripción. Procedimiento complicado Sí Junta de expurgo Documentos con un valor cultural, social o histórico suficiente para su conservación Sí Procede su envío al archivo historico? No Tienen valor cultural, social o histórico

5 SITUACION Grandes diferencias entre Comunidades En muchas no se ha creado la Junta de Expurgo Muchas carecen de archivos territoriales Recurren a la externalización En general, se considera que el problema se está agravando Oportunidades La Nueva Oficina Judicial El expediente electrónico

6 LOS EXPEDIENTES - diagnostico La unidad del expediente Necesidad de aceptar los expedientes híbridos No se plantean proyectos para su implementación Imagen digital vs. fotocopias No se asume la equivalencia entre unas y otras y aun menos la superioridad de la copia electrónica autentica No se habilitan los medios para sustituir las fotocopias por imágenes digitales Aun cuando se implementa el expediente electrónico se sigue conservando las fotocopias

7 LOS EXPEDIENTES medidas I Digitalización y eliminación de las fotocopias Es suficiente con la imagen digital Desglose y digitalización de los documentos aportados por las partes Deben generarse copias electrónicas autenticas Eliminación de los escritos generados por el propio órgano judicial Eliminación de los documentos de los expedientes archivados cuando son consultados por el órgano judicial

8 LOS EXPEDIENTES medidas II Digitalización y destrucción de expedientes Cuando se hace es para mejorar la gestión No para destruir los expedientes Calificación de los documentos en el momento de su unión al expediente Según valores por defecto Modificables por el gestor procesal Valoración sobre el expurgo y la conservación de los expedientes antes de remitirlos al archivo territorial De acuerdo con lo que dispone el RDMAJ

9 LAS DECISIONES - diagnostico Falta de claridad en los criterios? Finalización Prescripción Caducidad Difícil acceso a la información precisa Los programas de gestión procesal no tienen en cuenta las necesidades referentes al archivo La información muchas veces está incompleta Necesidad de tratamiento manual de los expedientes anteriores a la informatización

10 LAS DECISIONES - medidas Elaborar cuadros de clasificación y tablas de valoración uniformes Establecer en una norma los criterios para la conservación y destrucción de los expedientes Incorporación en la aplicación de gestión procesal de las opciones necesarias para la gestión del archivo Implementación de aplicaciones para la gestión del archivo Indicación por el órgano judicial de los expedientes susceptibles de tener un valor histórico o documental

11 LOS ORGANOS - diagnostico Excesivo protagonismo de los secretarios del órgano judicial Que tienen múltiples funciones y una carga de trabajo muy alta Carácter deliberativo de la Junta de Expurgo Cuál es su brazo ejecutivo? Ausencia de un órgano Que centralice las decisiones Que impulse el flujo documental Que coordine a la Administración de Justicia con la responsable del patrimonio documental

12 LOS ORGANOS - medidas Asignar la coordinación de la gestión documental y del archivo a un único órgano Encomendar los archivos de gestión a servicios centrales Crear una unidad técnica responsable del impulso de los procedimientos archivísticos Convertir a las juntas de expurgo en un órgano mixto entre la Administración de Justicia y la competente en materia de patrimonio documental Desarrollo de un sistema de información integrado

13 Muchas gracias por su atención

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