Universidad Veracruzana Secretaria de Administración y Finanzas Dirección de Recursos Materiales

Transcripción

1 Secretaria de Administración y Finanzas Acta con motivo de la destrucción de archivos obsoletos de información administrativa derivada de Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de compra, sesiones de Comité, y correspondencia diversa de los ejercicios 2006 y 2007 que se encontraban en custodia de la. Edificio B de Rectoría, 4to piso Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria C.P Xalapa, Veracruz México Teléfono: (228) Conmutador: (228) Ext Fax: (228) (228) Ext En la ciudad de Xalapa, Veracruz, siendo las doce horas del día veintidós de febrero de dos mil trece, en las instalaciones que ocupa el Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU), ubicado en la calle Azueta, número 182, colonia centro, código postal 91000, con número telefónico (228) , se procede a levantar la presente acta administrativa Motivo Hacer constar la baja y destrucción de la documentación administrativa obsoleta del archivo que tenía en resguardo la, derivada de Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de compra, correspondencia diversa y sesiones de Comité correspondientes a los ejercicios 2006 y Fundamentación Artículo 92 del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad Veracruzana Cumplimiento Fue publicado, en las páginas electrónicas de: La Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la Información; Aviso importante, en el área de noticias, de la página principal de la Universidad Veracruzana; Universo, el Periódico de los Universitarios, así como en el periódico Diario de Xalapa, página 11ª General, que el día 25 de enero de 2013 se llevaría a efecto la destrucción de archivo referente a los ejercicios 2006 y 2007 de la, dando plazo pasa a la página dos

2 Secretaria de Administración y Finanzas Edificio B de Rectoría, 4to piso Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria C.P Xalapa, Veracruz México Teléfono: (228) Conmutador: (228) Ext Fax: (228) (228) Ext página dos para la consulta de dicha información, desde el día de la publicación, 21 de enero de 2013, hasta un día antes de su destrucción, 25 de enero de 2013; así mismo, que cualquier solicitud debería ser remitida a la al correo electrónico lealvarezv.mx (Anexo 1) Participantes Intervienen en el presente acto, por parte de la Universidad Veracruzana: La Lic. Alejandra García Beltrán, Secretaria Técnica de la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CUTAI); la Lic. María Elena García Díaz, Directora del Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU) así como el L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas, personal administrativo adscrito a la Dirección; la Lic. Yolanda Bocarando Martínez, Directora de Recursos Materiales (DRM) y la C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras, Responsable del Área de Control y Seguimiento, comisionada para la logística de destrucción de la documentación y el C. José Ignacio Galindo Delfín, Auditor adscrito a la Contraloría General (CG) Antecedentes Con fecha 17 de enero de 2013 fue enviado el oficio DRM/0046/2013, signado por la Directora de Recursos Materiales y dirigido a la Contralora General, mediante el cual solicitaba un representante de la Contraloría para llevar a efecto la destrucción de archivo obsoleto correspondiente a los ejercicios 2006 y 2007, por lo cual se comisionó al C. José Ignacio Galindo Delfín mediante Of. No. CG 0042/2013 (Anexo 2). Por lo mencionado y atendiendo la solicitud, durante los días 16 Y 17 de enero del año en curso, el auditor designado se trasladó en compañía de la comisionada para la logística de destrucción de la documentación de la (DRM) y con el L.C. adscrito a la Dirección del (CIDU), a la bodega ubicada en la calle Río Nautla No. 16, colonia Cuauhtémoc, código postal 91069, en esta ciudad, la cual es utilizada por la para resguardar y archivar documentación diversa, donde fueron mostradas 54 (cincuenta y cuatro) cajas de cartón, conteniendo documentos obsoletos derivados de órdenes de compra, pasa a la página tres

3 Secretaria de Administración y Finanzas Edificio B de Rectoría, 4to piso Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria C.P Xalapa, Veracruz México Teléfono: (228) Conmutador: (228) Ext Fax: (228) (228) Ext página tres correspondencia diversa y actas de sesiones de Comité, así como, 896 (ochocientos noventa y seis ) tomos, conocidos comúnmente como recopiladores, conteniendo documentación obsoleta correspondiente a Licitaciones Públicas, Invitación a cuando menos tres personas, minutarios de órdenes de compra y sesiones de Comité, haciendo mención que toda la documentación correspondía a los ejercicios 2006 y 2007 y observando que se encontraban debidamente clasificada e identificada (Anexo 3) Diligencias El 25 de enero de 2013, la documentación mencionada fue trasladada al domicilio de la Empresa Recicladora de papel International Paper, Empaques Industriales de México, S.A. de C.V., ubicada en la calle Tren, sin número, colonia Ferrocarrilera, en esta ciudad, para su destrucción y reciclaje. Dicha entrega fue presenciada por el L.C. adscrito al CIDU, por la Secretaria Técnica de CUTAI, por la Responsable del Área de Control y Seguimiento de la DRM y por el Auditor, a la vez la Empresa hizo entrega del ticket de peso No por la cantidad de 1,340 kgs. y el No por la cantidad de 1,300 kgs., dando un total de 2,640 kgs, pagando la cantidad de $1.00 (un peso 00/100 m.n.) por kilogramo, lo cual da un total de $2, (dos mil seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), cantidad depositada a la cuenta de la Universidad Veracruzana por concepto de Ingresos Varios, amparada con el Recibo de Ingreso O (Anexo 4). Una vez descargada la documentación, se entregó en resguardo de la Empresa, la cual está representada por el Gerente de Operaciones, C.P. Raymundo Hernández Prado, quien manifestó que la documentación para destrucción y reciclaje se terminaría aproximadamente el día 15 de febrero de 2013, ya que había que clasificarla y prepararla para compactación y reciclaje (separarla por color, quitar grapas, broches, etc.) El día 16 de febrero de 2013 concluyó el proceso de clasificación y compactación de la documentación referida, por lo cual el Gerente de Operaciones emitió el Certificado de Destrucción con código UV1301 a favor de la Universidad Veracruzana (Dirección de Recursos Materiales), (Anexo 5) Resultados pasa a la página cuatro

4 Secretaria de Administración y Finanzas Edificio B de Rectoría, 4to piso Lomas del Estadio s/n Zona Universitaria C.P Xalapa, Veracruz México Teléfono: (228) Conmutador: (228) Ext página cuatro Primero.- Se dio cumplimiento a la normatividad establecida Segundo.- Fue ingresada a la Universidad Veracruzana la cantidad de $2, (dos mil -seiscientos diez pesos 00/100 m.n.), pagada por la Empresa Recicladora Tercero.- Fue destruida para su reciclaje la documentación que se menciona en el Anexo 3 de la presente acta Cuarto.- Se anexa reporte fotográfico de los principales acontecimientos del evento Cierre No habiendo más que hacer constar, se da por concluida la presente acta, a las catorce treinta horas del día de su inicio, firmando para constancia y conformidad al margen y al calce los que en ella intervinieron Por el Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU) Fax: (228) (228) Ext Lic. María Elena García Díaz L.C. Jorge Alberto Gómez Cabañas Por la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales Lic. Alejandra García Beltrán Por la Lic. Yolanda Bocarando Martínez C.P. Adriana Alicia Bravo Contreras Por la Contraloría General C. José Ignacio Galindo Delfín

5 Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2006 Hoja 1/3 Licitaciones Públicas: LPI LPN LPN LPI LPN LPN LPI LPI Total 103 Tomos 37 Tomos 13 Tomos 21 Tomos 13 Tomos 21 Tomos 47 Tomos 50 Tomos 305 Tomos Invitación a cuando menos Tres Personas ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomo ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos IPT Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos Total 155 Tomos ITP Tomos ITP Tomo 23 Cajas de cartón Ordenes de Compra 3 Cajas de cartón Correspondencia Diversa 2 Cajas de cartón Sesiones de Comité Total cajas 28 Resumen ejercicio 2006 Total de Cajas de cartón 28 Total de Tomos 460

6 Hoja 2/3 Relación de expedientes de Archivo Muerto correspondiente al ejercicio fiscal 2007 Licitaciones Públicas: LPN LPI LPI LPI LPI LPI Total 23 Tomos 40 Tomos 84 Tomos 27 Tomos 30 Tomos 18 Tomos 222 Tomos Invitación a cuando menos Tres Personas ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos IPT Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP-018 No utilizado ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomos ITP Tomo ITP Tomos Total 175 Tomos 15 Cajas de cartón Ordenes de Compra 11 Cajas de cartón Correspondencia Diversa 26 Tomos Minutarios de Ordenes de Compra 13 Tomos Sesiones de Comité Resumen ejercicio 2007 Total de Cajas 26 Total de Tomos 436

7 Hoja 3/3 Resumen ejercicios 2006 y 2007 Tomos Ejercicio Nombre de expedientes en Tomos Total Licitaciones Públicas Invitación a cuando menos tres personas Minutarios de órdenes de compra Sesiones de comité Total Cajas Ejercicio Nombre de expedientes en cajas Total Órdenes de compra Correspondencia diversa Sesiones de comité Total

8 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 25 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Pruebas selectivas del material depositado en la Empresa Recicladora Junta de Gobierno Hoja 6 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción

9 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 25 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Colocación de sello oficial para el transporte del material Junta de Gobierno Hoja 5 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción

10 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 25 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material al momento del transporte a la Empresa Recicladora Junta de Gobierno Hoja 4 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción

11 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Supervisión y verificación de material, en bodega, conciliado con el listado presentado por la DRM Junta de Gobierno Hoja 3 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción

12 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Material debidamente identificado Junta de Gobierno Hoja 2 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción

13 Contraloría General Dirección de Control y Evaluación Reporte Fotográfico Fecha del evento: 16 y 17 de enero de 2013 Descripción de fotografía: Material ubicado en la bodega de Recursos Materiales Junta de Gobierno Hoja 1 de 6 Comentario: Diferente material para destrucción