ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALMERÍA

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1 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALMERÍA La eliminación de la documentación, aun tratándose de copias, deberá realizarse asegurándose la destrucción física que imposibilite su reconstrucción. En caso de contratar el servicio con alguna empresa debe exigirse la entrega del acta de destrucción. Se seguirá el procedimiento según normativa vigente en la materia (Instrucción de la Secretaría General de la Universidad de Almería, UAL/Núm. I/2012, de 25 de abril de 2012, sobre producción y gestión de algunos tipos de documentos administrativos en soporte papel). La eliminación de documentos, incluidos los documentos y expedientes electrónicos, custodiados por los archivos del Sistema Archivístico, sólo podrá llevarse a cabo cumpliendo los requisitos y el procedimiento establecido en la normativa vigente (art del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso) (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011). En todo lo no previsto en el artículo 15, será de aplicación para el régimen de valoración y eliminación de documentos lo dispuesto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE núm. 274, de 15 de noviembre de 2002). Es en su Artículo 3 Documentos con valor probatorio donde se establece que en ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación. Como consecuencia de lo anterior, está pendiente de aprobación el Proyecto de Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno. Se trata de una ley completa en términos de obligaciones de transparencia de las administraciones, que garantice el derecho de todos los ciudadanos a acceder a la información pública, que refuerce la responsabilidad de los gestores públicos en el ejercicio de sus funciones y en el manejo de los recursos que son de todos y que regule específicamente la transparencia de datos institucionales. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, ya incluía a los documentos producidos o recibidos por las universidades entre los integrantes del Patrimonio Documental Español, de modo que quedaban obligadas a garantizar su conservación, organización, descripción y acceso, en los términos legales pertinentes, definiendo además el archivo como la unidad administrativa que, en cada caso, se encarga de estas tareas. En la misma línea se expresa la Ley 7/2011, de 7 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA, n. 222, de 11 de nov. de 2011), que indica 1

2 El Patrimonio Documental de Andalucía es el conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma incluidos los archivos de las universidades públicas de Andalucía. En su artículo 18 Integridad d del Patrimonio Documental de Andalucía, dice No se podrá eliminar ningún documento constitutivo del Patrimonio Documental de Andalucía, salvo en los supuestos y mediante los procedimientos establecidos reglamentariamente. En este sentido, el Reglamento del Archivo General de la Universidad de Almería por el que se regula el sistema de gestión de documentos y archivos de la UAL (Aprobado por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 11 de Mayo de 2011) se enmarca en el contexto de la legislación estatal y autonómica vigente en materia de gestión de documentos y conservación y acceso al patrimonio documental y archivos. En cuanto a la eliminación de documentos, el Reglamento en el punto 5 del artículo 22 Preservación, conservación y eliminación de documentos dice La eliminación de documentos que formen parte del Patrimonio Documental de la Universidad sólo puede llevarse a cabo previo acuerdo de la Comisión de Documentos y Archivos, tras el correspondiente proceso de valoración documental. En el artículo 13 Comisión de Documentos y Archivos se regula la Comisión de Documentos y Archivos de la UAL, definiéndola como un órgano colegiado con funciones de asesoramiento y valoración en materia de archivos y gestión de documentos administrativos, académicos y de investigación. Tiene como finalidad, de acuerdo con el artículo 58 de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Universidad, así como su integración en el Archivo General y el régimen de acceso y utilidad administrativa. Entre sus funciones (artículo 14), cabe destacar las siguientes: - Asesorar sobre las actuaciones principales en el ámbito de la gestión de los documentos y archivos de la Universidad. - Analizar y dictaminar las propuestas de identificación y valoración de series documentales que le sean presentadas por el Servicio de Archivo en las que se establecen, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, las reglas de conservación ción y eliminación de series documentales y el régimen de acceso a las mismas. - Regularizar el proceso de expurgo y eliminación de documentos que se lleva a cabo en las unidades administrativas y de servicios de la Universidad, incluidos los departamentos, dictaminando la forma de disposición final, con el fin de identificar aquellas tipologías que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores 2

3 informativos y de testimonio, aquellas que son de obligada conservación por ley, o aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo. Por tanto, es en el Reglamento del Archivo General de la Universidad de Almería por el que se regula el sistema de gestión de documentos y archivos de la UAL, donde se incluye la regulación de la conservación o eliminación del Patrimonio documental de la UAL, formado este, entre otros, por el conjunto de documentos generados, recibidos, conservados o reunidos en el desarrollo de sus funciones y actividades por los órganos de gobierno y/o representación de la UAL; Escuelas, Facultades, Departamentos, Institutos Universitarios de Investigación y por aquellos otros centros o estructuras necesarios para el desempeño de sus funciones; los servicios administrativos; las personas físicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de su actividad universitaria; las personas físicas o jurídicas, ajenas a la Universidad, en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas por ésta. Y es el Archivo General, como cabecera del Sistema de Archivos de la UAL y como órgano administrativo responsable y especializado en la organización, gestión, tratamiento, custodia y difusión de los documentos que forman parte de su Patrimonio Documental, el que tiene encomendado, entre otras, las siguientes funciones: - Proporcionar acceso a la documentación a todos los miembros de la comunidad universitaria y a la sociedad en general y contribuir a la racionalización y a la calidad del sistema universitario, garantizando el adecuado tratamiento, conservación y difusión de la documentación universitaria durante todo el ciclo de vida, desde su diseño y creación hasta su destrucción/eliminación o conservación permanente. - Custodiar la documentación del Archivo General con objeto tanto de conservarla en las mejores condiciones de seguridad y preservación como de cumplir con las leyes de acceso, especialmente en lo referente a la protección de datos de carácter personal. - Elaborar estudios de series documentales y presentar a la Comisión de Documentos y Archivos prevista en este Reglamento, las propuestas de conservación o eliminación, los periodos de permanencia en los distintos tipos de archivos del sistema y el régimen de acceso. - Ejecutar las eliminaciones de documentación de acuerdo con las tablas de valoración documental, y con especial observancia de la legislación de protección de datos de carácter personal. LEGISLACIÓN ESTATAL Y AUTONÓMICA en la que se enmarca el Reglamento del Archivo General y que afecta a la conservación o eliminación de la documentación de la UAL: - Ley 7/2011, de 7 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA núm. 222, de 11 de noviembre de 2011). 3

4 - Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE núm. 284, de 25 de noviembre de 2011). - Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE núm. 274, de 15 de noviembre de 2002). - La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE de 29 de Junio de 1985). - LEY 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía (BOJA núm. 248, de 19 de diciembre de 2007). - Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (BOE núm. 150, de 23 de junio de 2007). - Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (BOE núm. 298, de 14 de diciembre de 1999). - Proyecto de Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno DEFINICIONES DOCUMENTO: toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio de sus actos, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado. Se excluyen de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo. DOCUMENTOS DE TITULARIDAD PÚBLICA: documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, producidos y recibidos en el ejercicio de las competencias que les son propias, sin perjuicio de la normativa estatal o internacional que les afecte. ARCHIVO: conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PÚBLICO: archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental. 4

5 GESTIÓN DOCUMENTAL: en el contexto del sistema de gestión documental integrado y único para toda la Universidad, se entiende por gestión documental el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo e implantación y evaluación de los procesos necesarios para gestionar los documentos, desde el momento de su creación o recepción en los archivos de gestión hasta su destrucción o conservación definitiva en el Archivo General, con objeto de facilitar su utilización y conservación. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación permanente. CALENDARIO DE CONSERVACIÓN ACIÓN: es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y, en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización. 5

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