CDD Documática. Catálogo de Servicios

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1 Catálogo de Servicios CDD Documática Poblado Marinero Local 44, Ceuta Teléfono: Fax:

2 PRESENTACIÓN CDD DOCUMÁTICA soluciones de: Custodia y optimización de espacios Digitalización Destrucción Nacida de la idea ganadora del I Premio Nacional de Idea Innovadora de la Ciudad Autónoma de Ceuta (Octubre de 2007) se constituyó el 1 de febrero de 2008 con la idea de prestar servicios desde la Ciudad Autónoma de Ceuta, Al Resto del Territorio Español y en un futuro cercano a Marruecos. 2

3 CDD DOCUMÁTICA es una empresa perteneciente a Grupo Ecos. GRUPO ECOS nace de las inquietudes de unos profesionales en el campo de la enseñanza, las nuevas tecnologías de la información, la comunicación y la gestión de empresas en Mayo de El personal técnico y humano que concurre en Grupo Ecos, en cada uno de su campo, acumula la experiencia contrastada y acreditada que nuestros servicios de calidad avalan y nos hacen líderes en los sectores que nos ocupan. Grupo Ecos está situada desde 2001 en Pueblo Marinero balcón del Voraz nº 25, 44, 45, 46 y 47. Ceuta. Grupo Ecos consta de las siguientes Empresas: A.I.E. Equalia Academia Ecos Almina Eventos CDD Documática Ceitil Formación S.L. Centros de Formación Europeos Dolmenia Inmobiliaria Figueroa y Soto asesores Medi Homes S.A.R.L. 3

4 SERVICIOS Los servicios se dividen en tres grupos, todos ellos pudiendo contratarse por separado: Custodia de documentación, salvaguarda contra incendios, sabotajes, fuga de datos. Digitalización de documentación facilitando el acceso y consulta. Destrucción de documentos y datos confidenciales. Todos nuestros servicios se presupuestan a medida, según la necesidad del cliente. 4

5 CDD Documática Custodia y Optimización de Espacios 5

6 Custodia y Optimización de Espacios El crecimiento de cualquier organización genera documentación, que implica una mayor necesidad de espacio para el almacenaje, tanto físico como electrónico. La falta de espacio físico y el constante aumento de precio del suelo provocan un reto inmobiliario para cualquier tipo de Administración Pública o empresa, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Así mismo, un rápido incremento de datos electrónicos, se traduce en una mayor necesidad de recursos informáticos, de almacenaje, redes de comunicación y personal. Los servicios de custodia que CDD DOCUMÁTICA ofrece la posibilidad de liberar espacio en las instalaciones del cliente, almacenando toda la documentación en nuestras instalaciones. Las características principales de nuestros servicios son: Recogida de la documentación en un plazo máximo de 24 horas dependiendo de la situación geográfica de los documentos. La recogida de la documentación la realizamos donde el cliente prefiera, como el cliente lo solicite y con la privacidad que el cliente necesite. En el transporte garantiza que todos los documentos se transporten en contenedores que cumplen con las normativas vigentes y con la máxima seguridad. Inventariado y almacenamiento: Codificaremos sus archivos según la necesidad del cliente, organizaremos toda la información según criterios específicos con el fin de optimizar la posterior búsqueda de la información. Aseguramos documentos frente a: Sabotajes, por medio de sistemas antirrobo y vigilancia. Incendios, inundaciones por medio de instalaciones perfectamente equipadas Fuga de datos, mediante codificación y encriptación de los códigos de localización de la información. 6

7 Optimización de espacios: tras años de trabajo el cliente habrá almacenado una gran cantidad de información que normalmente no está organizada, por ello, la documentación se organizará por temática, purgando la que no sea de utilidad, todo ello según las directrices del cliente. Consultas de copias y originales por medio de copias en papel, fax, correo, en nuestra sala de consultas, etc. Una vez almacenada la documentación en nuestras instalaciones el cliente podrá solicitar la consulta del mismo de dos formas: Consultas Electrónicas: El cliente podrá consultar su documentación almacenada en nuestras instalaciones por vía telemática, tanto por fax, por o a través de la Web de la empresa mediante una clave que se le facilitará. Consultas Físicas: Las consultas se podrán hacer en nuestras instalaciones mediante cita previa pudiendo acceder a la documentación que necesite. 7

8 Seguridad y Confidencialidad: Nuestros depósitos de documentación están equipados con la máxima seguridad. Acceso restringido a las instalaciones. Servicio de Vigilancia, tanto diurno como nocturno. Alarmas conectadas directamente a la central de alarmas y policía con detectores de presencia. Detectores de incendio con sala ignifuga. Amplia cobertura con nuestra Póliza de seguros. Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Las cajas donde están ubicados los documentos no muestran signo alguno a que empresa pertenecen. Alta seguridad Informática mediante sistemas de Firewall. 8

9 CDD Documática Digitalización de Archivos y Gestión Documental 9

10 Digitalización de Archivos y Gestión Documental La información no se puede aprovechar si no está al alcance, para garantizar que la información esté disponible cuando y donde la necesite. La digitalización de documentos tiene las siguientes ventajas: Reducción del tiempo en la búsqueda de documentos. Algunos estudios indican que quien trabaja con documentos se pasa el 50 % del tiempo buscando dichos documentos, y el otro 50 % restante lo dedica a utilizar lo que ha encontrado Un caso parecido es el de las facturas que se dejan de cobrar, suele llegar al 4%. Al tener la documentación digitalizada, varios usuarios pueden consultar un documento al mismo tiempo que evita tiempos de espera. Importante reducción de espacio físico, estanterías llenas de documentación que ocupan mucho espacio en su oficina, se reducirá a un CD o DVD. Los documentos no se deteriorarán ya que al estar digitalizados se conservarán como el primer día, a diferencia del soporte en papel que con el paso del tiempo la humedad y otro tipo de factores causan estragos pudiendo llegar a ser inservibles. 10

11 CDD DOCUMÁTICA le ofrece la solución: Recogida de la Documentación: Mediante nuestro servicio de recogida de documentación en los puntos que el cliente prefiera. Preparación de la Documentación: Eliminación de grapas, carpetas, sobres y cualquier otro elemento que impida la correcta digitalización del documento, clasificándose la documentación realizándose expurgos si fuera preciso. Digitalización de la documentación: En este proceso obtendremos la imagen del documento, este proceso se realizará con un escáner de alta velocidad y calidad, la digitalización se puede hacer tanto en Color como en Blanco y Negro según la necesidad del cliente y el formato de entrega del documento se podrá hacer en pdf, Documento de Word, jpg, tiff; el tipo de formato podrá cambiar dependiendo del posterior uso del documento. 11

12 Reconocimiento: Un paso más allá de la simple digitalización, el reconocimiento de lo digitalizado permite la búsqueda de datos en el interior del documento, haciéndolo editable. OCR: Reconocimiento de Caracteres Ópticos, mediante esta técnica los caracteres escritos a maquina o a ordenador son reconocidos por el sistema con el fin de que se pueda modificar el texto (copiar, cortar, eliminar), para esta técnica el documento deberá someterse a una reducción de ruido. ICR: Reconocimiento de manuscritos, mediante esta técnica aquellos datos manuscritos serán reconocidos y convertidos a caracteres de ordenador. Indexación: Todos los documentos serán indexados según las necesidades del cliente y los gestores de bases de datos que utilice o desee utilizar en el futuro. Fácil localización Fácil identificación del archivo respecto de su contenido Índice mediante los metadatos del archivo. Vinculación desde otros archivos, para que a golpe de clic, pueda navegar por el documento ahorrándose tiempo en pasar de página por página. Devolución de la documentación: Esta es la fase final del proceso, en la cual, se devuelve al cliente la documentación, excepto si éste desea contratar el servicio de custodia. 12

13 Entrega del producto: El producto final consistirá según las necesidades del cliente en: Acceso Web: El cliente podrá consultar a través de la página web, mediante un acceso de usuario y contraseña, todos sus documentos digitalizados en el formato que se haya elegido. Sistema de Gestión Documental: Se le implantará en su empresa un sistema de Gestión documental donde tendrá centralizada toda su documentación, y los distintos trabajadores de su empresa puedan consultar de forma concurrente toda la información digitalizada y ordenada. Soporte físico: CD, DVD, etc. 13

14 Otros servicios relacionados: Copiado y conversión de documentos en papel a imágenes Digitales con alta calidad. Diseño, implantación de medidas de seguridad y auditoria del sistema de protección de datos personales según la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) del cliente. Digitalización de expedientes Sanitarios: En cuanto a la documentación de expedientes sanitarios se realizará según codificación de historia clínica (CIE-9-MC). Digitalización de Cartografía. Digitalización de Cartografía histórica y archivos históricos con mínima manipulación. Gestión Digital de informes. Procesamiento automatizado de la organización del trabajo y creación de formularios electrónicos. Ordenación profesionalizada de los fondos documentales. Creación y gestión de bases de datos documentales. Diseños de programas personalizados, para incrementar al máximo la eficacia de su Gestión de Información y conseguir reducción de costes al mínimo, con conexión telemática desde sus oficinas si así lo desea. 14

15 CDD Documática Destrucción de Información 15

16 Destrucción de Información La destrucción de la información, sobre todo la digital, supone un riesgo que no se pueden permitir las empresas y mucho menos la Administración. Normalmente cualquier empresa o Administración pública con el paso del tiempo guarda documentación confidencial que habitualmente se destruye sin cumplir ninguna norma de confidencialidad, o se acumula sin las medidas de seguridad vigentes. Según la Ley Orgánica 15/1999, en vigor desde el 14 de enero de 2000, Los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los hace susceptibles de tratamiento y a toda modalidad de uso posterior, los datos con carácter personal deberán de ser cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados y no serán conservados en forma que permita la identificación del interesado por lo tanto el responsable de ficheros deberá de encargarse de destruir toda la información o crear medidas de seguridad de forma que los datos no sean accesibles para un acceso no autorizado, quienes no cumplan esta ley, estarán sujetos al régimen sancionador establecido en la presente Ley, su incumplimiento expone a la empresa y a sus empleados a sanciones que pueden ascender hasta los ,00 Euros. CDD DOCUMÁTICA le ofrece la destrucción de documentos en papel, discos duros, cintas de seguridad, soportes ópticos, Blu-Ray y HD-DVD. La destrucción de la documentación se realizará: In Situ: De esta forma la destrucción se hará en la misma empresa, contando con la ventaja que los mismos trabajadores colaboren con nosotros para optimizar la destrucción y solucionar posibles errores. En esta forma sólo se podrán destruir los documentos en formato papel. En Nuestras Instalaciones: De esta forma se podrá destruir cualquier tipo de documentación sea cual fuere el formato. En ambos métodos el cliente recibirá un CERTIFICADO DE DESTRUCCIÓN. 16

17 CDD Documática Sistemas de Información Geográfica 17

18 Sistema de Información Geográfica El mundo se ha convertido en algo más manejable y descriptible gracias a las tecnologías aplicadas a los Sistemas de Información Geográficos (SIG ó GIS en inglés). De la Naturaleza y cantidad de información gestionada, y de las funcionalidades del sistema SIG, dependen los resultados y análisis que puedan realizarse. Los SIG se convierten en el medio a través del cual se cataloga y almacena toda la información a la que pueden acceder todos los usuarios. En el ámbito de la Administración, un sistema de información geográfica sirve para comunicar entre sí a los empleados y departamentos para que puedan compartir ideas y datos, permitiendo tomar decisiones que cuenten con toda la información necesaria. Las fases necesarias para implantar un SIG son: La digitalización de mapas o creación desde cero. Recopilación de los datos, ya sea desde bases de datos existentes o trabajo de campo. Asignación de esos datos a objetos reales sobre el mapa digital. Análisis y explotación de datos. Las ventajas son: Fácil mantenimiento y actualización de mapas Fácil intercambio de datos Fácil publicación Las herramientas de mantenimiento y creación de mapas incluyen soporte de proyecciones globales de mapas, digitalización automática, soporte para mapas de múltiples hojas en una misma sesión de trabajo, alineación de bordes y herramientas de limpieza de la digitalización para la correcta creación de topologías. 18

19 Además, SIG ofrece herramientas esenciales para el análisis geográfico. Por ejemplo, puede usarse para mostrar propiedades afectadas en un proyecto de ensanche de una calle o para localizar la ruta más corta entre dos puntos. Las herramientas de análisis temático aportan inteligencia topológica a las entidades y responden a la necesidad de los usuarios de presentar y analizar información espacial. Las prestaciones del SIG permiten a los usuarios producir mapas temáticos y atlas de alta calidad usando dichas capacidades, como la edición o el trazado automáticos de libros de mapas. Para algunos usuarios, el sistema representará una forma fácil y rápida de encontrar y visualizar todo tipos de datos, para otros el SIG será una herramienta de análisis que les permitirá analizar y solucionar los problemas del mundo real. 19

20 Más funciones del SIG Memorizar el espacio: las colectividades locales utilizan cada vez más los SIG para recopilar la información del territorio existente en la memoria de los técnicos. Afinar la Gestión: Optimización de las acciones diarias a partir del análisis y de la explotación de los datos almacenados. Enlazar la salud y el ambiente: el enlace de imágenes de satélites con datos de modelos existentes permiten controlar los desarrollos de epidemias, aplicar una Agricultura razonada y de precisión. Dominar la complejidad del espacio: cálculo de la implantación de las antenas en función de las normas de ubicación y de las zonas de «sombra» que pueden crear los montes o los edificios. Simular el futuro: medición del impacto ambiental relacionado con la creación de una nueva carretera y del cambio del uso del suelo en un barrio concreto, análisis de la explotación de los recursos naturales en el campo de Gestión de aguas. Guiar: Identificación de direcciones para los transportistas o los taxis, localización del vehículo de urgencia disponible más cercano para una intervención. 20

21 CDD Documática Otros servicios 21

22 Otros Servicios CDD DOCUMÁTICA ofrece todo un abanico de herramientas, software, hardware relacionadas con la gestión documental, así como formación de los empleados encargados del mantenimiento de los sistemas de gestión, todo ello avalado por la experiencia del Grupo Ecos. CDD DOCUMÁTICA le ofrece: AUDITORÍA Y CERTIFICADO de cumplimiento de la LOPD y los reglamentos que la desarrollan. Consultoría para la adecuación a la LOPD. Configuración de redes internas Diseño de medidas de seguridad ante acceso no autorizado. Control de virus, gusanos, etc. Control de SPAM. Diseño y Hospedaje de páginas web. Mantenimiento de equipos informáticos. CON LA GARANTÍA DE: 22

23 Contenedores de Documentación Solicite nuestro Servicio de Contenedores para destrucción de documentación Confidencial, para que su documentación confidencial este a salvo nuestro servicio de contenedores de destrucción confidencial es lo que necesita, es el medio más adecuado para las empresas que generen mucha documentación, con esto estará seguro que su documentación no llegue a manos de otros y cumplirá con las leyes vigentes. El servicio de recogida de los contendores podrá ser preestablecida, es decir haremos un calendario de recogida según la necesidad del cliente. También disponemos de recogidas cuando el cliente lo necesite, tan solo necesita llamarnos y nos pasaremos a retirar el contenedor. Pídanos presupuesto sin compromiso 23

24 CDD DOCUMÁTICA Poblado Marinero Local 44, Ceuta Teléfono: Fax:

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