POLÍTICAS DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ESTADO CAT. OPP/CAG/

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1 POLÍTICAS DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL ESTADO CAT. OPP/CAG/ NOVIEMBRE DE 2011

2 POLITICAS DE CLASIFICACION DE LA INFORMACION EN EL ESTADO Equipo AG Claudia GRIONI (Coordinadora) AG Manuel BORGES AG Juan DEBARNOT AG Hugo GONZÁLEZ AG Gustavo REIJA Este documento fue producido por integrantes del Area Temática Manejo y Control de la Información en el Estado del Observatorio de Políticas Públicas del Cuerpo de Administradores Gubernamentales de la Jefatura de Gabinete de Ministros en el año Las opiniones expresadas corresponden pura y exclusivamente a los autores, y de ninguna manera, bajo ninguna circunstancia, podrán ser interpretadas como que establecen una posición oficial del Editor. El Observatorio de Políticas Públicas del Cuerpo de Administradores Gubernamentales inició sus actividades en el año 2002 en jurisdicción de la Coordinación General del C.A.G., sus documentos son publicados en el sitio WEB oficial de la Secretaría de Gabinete de la Jefatura de Gabinete de Ministros. AG Lic. V. Daniel Piemonte Coordinador General del Cuerpo de Administradores Gubernamentales AG Ing. Guillermo J. Alabés Coordinador Ejecutivo del Observatorio de Políticas Públicas CAT.OPP/CAG/

3 INDICE INTRODUCCIÓN 1. LEGISLACIÓN NACIONAL SOBRE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 2. PLAZOS DE RESGUARDO DE INFORMACIÓN CLASIFICADA 3. NECESIDAD DE CONTAR CON UN PLAN DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL 4. MATRIZ DE DECISIÓN PARA PROCEDER A LA CLASIFICACIÓN 5. CICLO DE LA INFORMACIÓN 6. CADUCIDAD DE LA INFORMACIÓN RESTRINGIDA 7. CONTROL DE LA INFORMACIÓN CLASIFICADA 8. DIRECTIVAS GENERALES 9- INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL USO DE LOS EQUIPOS Y RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN EN SOPORTE ELECTRÓNICO 10- OFICINAS, MANEJO DE LOS EQUIPOS, SISTEMAS INFORMÁTICOS Y CIFRADO 11. EXPERIENCIA COMPARADA BIBLIOGRAFÍA ANEXOS CAT.OPP/CAG/

4 INTRODUCCIÓN Los avances en la tecnología de la información, han propiciado un proceso de cambio desde finales de la década del sesenta, pasando: primero, de un entorno de acceso a la información fundamentalmente selectivo y minoritario y en el que el papel era el formato preponderante, tanto para el almacenamiento como para el transporte de la información; después, al momento actual en donde el entorno de acceso a la misma se caracteriza por su inmediatez y universalidad, siendo el formato electrónico el predominante. El actual entorno trae como consecuencia la necesidad de aplicar criterios de seguridad de la información, en donde se considera que para alcanzar un grado razonable de protección, además de preservar la confidencialidad de aquella que esta fuera del alcance público, es primordial, también, preservar la integridad y la disponibilidad de toda la información, independientemente de la categoría en la que fuera clasificada. Comenzamos analizando la evolución histórica de la legislación nacional vinculada con el tema que nos ocupa. El mencionado análisis nos permite ver cómo se han ido ampliando los criterios de clasificación, abarcando aspectos relacionados con la defensa nacional, con la preservación de recursos históricos y culturales en general, para ir acercándose a cuestiones referidas al derecho a la información y a la seguridad en el manejo de los datos personales de los ciudadanos. 1. LEGISLACIÓN NACIONAL SOBRE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Mediante la presentación cronológica de normas nacionales vinculadas con clasificación de la información y un breve análisis de su contenido, pretendemos destacar cuáles son los objetivos y la importancia del tema, cuáles los derechos y obligaciones involucrados, como también aportar a lo relacionado con plazos y operatoria de clasificación y desclasificación. Tratamos, en definitiva, de mostrar las respuestas que ha ido encontrando la legislación nacional a las preguntas: Qué clasificar?, por qué clasificar?, quién es responsable de clasificar?, cuánto tiempo rige la clasificación?, quién está autorizado a acceder a la información clasificada? Y, luego, las preguntas vinculadas con el proceso inverso: Porqué desclasificar?, quién desclasifica?, etc. Destacamos para empezar que, como en muchos otros aspectos de la realidad histórica, la revisión de los antecedentes nos confirma que primero surge la necesidad de la clasificación CAT.OPP/CAG/

5 y, luego, con alguna demora y en pasos sucesivos, aparecen normas que pretenden regular los distintos aspectos vinculados con esa clasificación. La primera ley secreta fue sancionada en el año 1891, durante la presidencia de Carlos Pellegrini 1, sin embargo, recién en el año 1950, el Decreto 1.568, establece las primeras normas para la clasificación de documentación originada en distintas áreas de gobierno 2. Por otra parte, aunque el Código Penal 3 constituye la primera legislación pública que hace referencia al tema de documentos secretos, reprimiendo la revelación u obtención de secretos políticos o militares, nada especifica acerca del procedimiento para su clasificación, ni acerca de los responsables de esa tarea. Asimismo, el Código de Comercio de la República Argentina 4, en su Título II De las obligaciones comunes a todos los que profesan el comercio, Capítulo III De los libros de comercio, establece en su artículo 67: Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio hasta diez años después del cese de su actividad y la documentación a que se refiere el artículo 44 durante diez años contados desde su fecha. Los herederos del comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos que estaría la persona a quien heredaron. Cabe señalar que la documentación referida son los documentos contables que respaldan las anotaciones en los libros de comercio, y de los cuales deben surgir con claridad los actos de gestión y situación patrimonial del comerciante. 1.1 LEY (año 1933) Ley de propiedad intelectual (texto actualizado) Establece que el derecho de propiedad de una obra científica, literaria o artística, comprende para su autor la facultad de disponer de ella, de publicarla, de ejecutarla, de representarla y exponerla en público, de enajenarla, de traducirla, de adaptarla o de autorizar su traducción y de reproducirla de cualquier forma. Gozan de la protección de la 1 VIGLIECA, Olga. El ilimitado oficio de ocultar. El estado secreto. Diario Clarín, publicado el 16 de abril del NAZAR, Mariana: La accesibilidad documental y sus limitaciones legales: los documentos secretos en la Argentina. Recuperado en noviembre 2 de 2011, disponible en: 3 El primer Código Penal Argentino fue sancionado en el año 1886 y comenzó a regir el 1º de mayo de Sancionado por Ley (año 1890). CAT.OPP/CAG/

6 citada ley, entre otras, las obras científicas y literarias, comprendiendo los escritos de toda naturaleza y extensión, entre ellos los programas de computación fuente y objeto; las compilaciones de datos o de otros materiales; los impresos, planos y mapas, etc. La ley regula el depósito legal en algunos de sus artículos, pero de modo deficiente, debido al difícil equilibrio entre el derecho de autor (que protege sus derechos intelectuales), y el depósito legal (que intenta asegurar el desarrollo de la colección de publicaciones nacionales). Para materializar la acción gubernamental, la Ley crea el Registro Nacional de Propiedad Intelectual. Establece las funciones del órgano creado, vinculadas especialmente con el registro de obras y de la propiedad intelectual de dichas obras y, al mismo tiempo, las responsabilidades de sus autoridades en la necesaria tarea de clasificación y de intervención en los eventuales conflictos de intereses. Esta ley establece diversos plazos de vigencia de derechos de propiedad intelectual, entre los cuales se destacan: La propiedad intelectual sobre sus obras corresponde a los autores durante su vida y a sus herederos o derechohabientes hasta setenta años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de la muerte del autor (Artículo 5); La propiedad intelectual sobre sus interpretaciones o ejecuciones fijadas en fonogramas corresponde a los artistas intérpretes por el plazo de setenta años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su publicación. Asimismo, la propiedad intelectual sobre los fonogramas corresponde a los productores de los fonogramas o sus derechohabientes por el plazo de setenta años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su publicación (Artículo 5 bis); Los herederos o derechohabientes no podrán oponerse a que terceros reediten las obras del causante cuando dejen transcurrir más de diez años sin disponer su publicación. Tampoco podrán oponerse los herederos o derechohabientes a que terceros traduzcan las obras del causante diez años después de su fallecimiento. En estos casos, si entre el tercero editor y los herederos o derechohabientes no hubiera acuerdo sobre las condiciones de impresión o la retribución pecuniaria, ambas serán fijadas por árbitros. (Artículo 6); La propiedad intelectual de las obras anónimas pertenecientes a instituciones, corporaciones o personas jurídicas, durará 50 años contados desde su publicación. (Artículo 8); Para las obras fotográficas la duración del derecho de propiedad es de veinte años a partir de la fecha de la primera publicación (Artículo 34). El consentimiento a que se refiere el artículo 31 para la publicación del retrato no es necesario después de transcurridos veinte años de la muerte de la persona retratada. Para la publicación de una carta, el consentimiento no es necesario después de transcurridos veinte años de la muerte del autor de la carta (Artículo 35). CAT.OPP/CAG/

7 1.2 DECRETO (año 1950) Establece, unifica y define normas comunes para la clasificación y tratamiento de la documentación originada en los Ministerios Secretarías de Estado de Defensa Nacional, Ejército, Marina y Aeronáutica como Secreto, Confidencial, Reservado o Público 5. Se trata de la primera norma que encaró, de manera amplia e integral, la cuestión de la clasificación de documentación pública. 1.3 LEY (año 1961) Funciones del Archivo General de la Nación Establece que el Archivo General de la Nación tiene la finalidad de reunir, ordenar y conservar la documentación que la ley le confía, para difundir el conocimiento de las fuentes de la historia argentina. Le asigna las funciones de: a) Mantener y organizar la documentación pública y el acervo geográfico y sónico, perteneciente al Estado Nacional, y que integren el patrimonio del Archivo, o la documentación privada que le fuera entregada para su custodia, distribuyéndola en las secciones que se estimen más adecuadas para su mejor ordenamiento técnico. b) Ordenar y clasificar con criterio histórico dicha documentación y facilitar la consulta de sus colecciones. c) Inventariar, catalogar y divulgar los documentos que están bajo su custodia. d) Publicar repertorios y series documentales para la difusión de los documentos que poseen reconocido valor. e) Difundir por cualquier otro medio el conocimiento del material existente en el Archivo. f) Preparar un inventario de los fondos documentales que se refieran a la historia de la República. g) Obtener copias del documental conservado en los archivos oficiales de las provincias o del extranjero, en cuanto interese para el estudio de la historia nacional y entregarles a su vez, copia del material que conserve y reúna. Determina las atribuciones del Archivo General y, asimismo, la obligación de las otras áreas de gobierno de poner a su disposición la documentación que tengan archivada, reteniendo la correspondiente a los últimos treinta años, salvo la que por razón de Estado, deban conservar. Considera documentos históricos a los fines de la Ley: 5 NAZAR, Mariana. Op. Cit. CAT.OPP/CAG/

8 a) Los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos públicos, expedidos por autoridades civiles, militares o eclesiásticas, ya sean firmados o no, originales, borradores o copias, como así también sellos, libros y registros y, en general, todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas o auxiliares del Estado y tengan una antigüedad no menor de treinta años. b) Los mapas, planos, cartas geográficas y marítimas con antigüedad de por lo menos cincuenta años. c) Las cartas privadas, diarios, memorias, autobiografías, comunicaciones y otros actos particulares y utilizables para el conocimiento de la historia patria. d) Los dibujos, pinturas y fotografías referentes a aspectos o personalidades del país. e) Los impresos cuya conservación sea indispensable para el conocimiento de la historia argentina, y f) Los de procedencia extranjera relacionados con la Argentina o hechos de su historia, similares a los enumerados en los incisos anteriores. Por su parte, en 1990, la Ley amplió las competencias del Archivo General de la Nación, estableciendo en su artículo primero: Compete al Archivo General de la Nación la recuperación de la memoria audiovisual del pueblo Argentino, debiendo detectar y conservar documentación fílmica y televisiva. A su vez, el artículo segundo establece que: A los efectos de lo dispuesto en el artículo anterior, las emisoras de televisión de todo el país deberán enviar trimestralmente al Archivo General de la Nación copia de las notas periodísticas que hayan difundido por ese medio. El Archivo duplicará las copias que, a su juicio, posean valor histórico. Todas las copias deberán ser reintegradas a la mayor brevedad, a las respectivas emisoras. 1.4 DECRETO (año 1972) Reglamentación de Ley de Procedimiento Administrativo Establece cuestiones vinculadas con la competencia de los órganos del estado, facultades de sus autoridades y definición de las distintas instancias del trámite administrativo. Clarifica lo relacionado con la identificación y demás formalidades de los trámites y escritos incluidos en ellos. Dispone los criterios relativos a las formas de notificación, diligenciamiento y publicidad de las distintas instancias de los procedimientos administrativos. CAT.OPP/CAG/

9 Detalla los conceptos y formalidades de las pruebas, apreciación de las pruebas, informes, dictámenes, testigos, resolución y conclusión del procedimiento. Finalmente, profundiza sobre el órgano competente, recursos, rectificación de errores, actos administrativos de alcance general y proyectos de leyes. 1.5 LEY (año 1976) Establece, en su artículo 143, plazos de conservación de documentos, estableciendo lo siguiente: El empleador deberá conservar los recibos y otras constancias de pago durante todo el plazo correspondiente a la prescripción liberatoria del beneficio de que se trate. El pago hecho por un último o ulteriores períodos no hace presumir el pago de los anteriores. 1.6 DECRETO 232 (año 1979) Conservación de archivos de la Administración Pública Hace referencia a la necesidad de poner orden y coordinación en todo lo referente a la situación de los diversos archivos de la administración pública nacional, especialmente en materia de conservación de documentos, su microfilmación y su destrucción. Tiene en cuenta que la Ley no prevé plazos de guarda ni la posibilidad, admitida por la ciencia archivística moderna, de destrucción de los papeles inútiles y que, por otra parte, no existen normas generales que establezcan los criterios para la guarda, temporaria y/o definitiva de los documentos ni que prevean los casos en que puedan ser destruidos, ni que determinen a quienes compete la responsabilidad de decidir esa destrucción. Considera que esta situación puede conducir a la pérdida de documentos valiosos, tanto desde el punto de vista del interés del Estado como desde la perspectiva de la investigación de la historia u otras disposiciones científicas. Decreta, entonces, que los Ministerios y Secretarías de Estado (administración centralizada y descentralizada, empresas y sociedades del Estado, servicios de cuentas especiales y obras sociales), deberán someter previo a todo trámite, a la consideración de la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (Subsecretaría de la Función Pública) todo proyecto de medidas a proponer o dictar según el caso sobre sus respectivos archivos y que se relacionen con el descarte de documentos, su microfilmación, conservación y/o traslado. CAT.OPP/CAG/

10 Y, también, que la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (Subsecretaría de la Función Pública) requerirá, en cada caso, el dictamen de la Dirección General del Archivo General de la Nación respecto de los proyectos antes mencionados. 1.7 DECRETO (año 1981) Plazos de conservación de documentos Destaca la necesidad de uniformar los plazos mínimos de conservación de todos los documentos relativos a la administración del personal de la Administración Pública Nacional, como así también a aquellos documentos de control de la documentación en general. Establece una distinción entre los documentos que cumplen una función administrativa, llamados operativos y aquellos que son creados en cumplimiento de los objetivos del organismo, denominados sustantivos, a efectos de lograr una eliminación sistemática de los que no merezcan ser conservados. Posibilita la eliminación racional y sistemática de documentos que carezcan de valor permanente, mediante la adopción de una tabla de plazos mínimos de conservación de los documentos de personal y de control. Finalmente, faculta a los señores Ministros y Secretarios de la Presidencia de la Nación para designar a los integrantes de las Comisiones de Selección Documental y para ordenar por Resolución la eliminación de los documentos desafectados. El Decreto incluye entre los documentos de personal a tres tipos documentales: expedientes, actuaciones o trámites internos y formularios. Se transcribe a continuación la tabla de plazos mínimos de conservación de estos tres tipos de documentos: - Accidente de trabajo sin causa judicial: tres años desde el reintegro del agente, o declaración de incapacidad, sin reintegro. - Accidente de trabajo con causa judicial: un año desde la finalización de la causa judicial por perención de instancia o por sentencia final. - Asignación de funciones: un año desde la finalización de las funciones asignadas. - Cesantías: permanente. CAT.OPP/CAG/

11 - Comisiones de servicio: un año desde la finalización de la comisión, diez años desde su cumplimiento si hay lugar a indemnización. - Desarraigo: un año desde el consentimiento y efectivización del acto administrativo. - Embargos: un año desde el cese del embargo. - Exoneración: permanente. - Fallecimiento: un año desde la denuncia del fallecimiento. - Franquicias (por estudios, maternidad, incapacidad): un año desde la franquicia. - Justificación de inasistencias: un año desde la fecha de justificación. - Legajos de personal: permanente. - Licencia anual ordinaria: un año desde que fue concedida. - Licencias especiales: cinco años desde la finalización de la licencia. - Licencias extraordinarias (excepto para realizar estudios o investigaciones): un año desde la finalización de la licencia. - Licencias extraordinarias para realizar estudios o investigaciones: permanente. - Nombramientos: dos años desde la fecha de resolución del nombramiento. - Partes de asistencia: un año desde su fecha. - Promociones: un año desde el consentimiento del acto administrativo. - Recursos administrativos: tres años desde la notificación de la resolución o decreto. - Reingresos: dos años desde la fecha de la resolución del nombramiento. - Reintegro de haberes: un año desde efectuado el reintegro. - Renuncias: un año desde su aceptación. - Renuncias condicionadas: un año desde la cesación de los servicios. - Reubicación y reencasillamiento: tres años desde el consentimiento y efectivización del acto administrativo. - Sanciones disciplinarias (apercibimiento y suspensión que sean consecuencia de sumario): un año desde la fecha de sanción. - Solicitud de empleo denegada: seis meses desde la fecha de notificación de la denegatoria al interesado. - Subrogación suplencias: un año desde el fin de la subrogación o suplencia. - Sumarios (con consecuencias patrimoniales): diez años desde la notificación del acto dispositivo. - Sumarios (otros) cinco años desde la notificación del acto dispositivo. - Sumarios (cuando se produce cesantía o exoneración): permanente. - Tarjetas de control de asistencia o planillas de asistencia: un año desde la finalización del año calendario en el que se registró la tarjeta. - Títulos habilitantes: un año desde la fecha de la resolución. CAT.OPP/CAG/

12 - Traslados y permutas: un año desde la fecha de consentimiento y efectivización del acto administrativo. En cuanto a los documentos de control, el decreto incluye dos tipos documentales: tarjetas y formularios. Para estos dos tipos de documentos establece los siguientes plazos mínimos de conservación: - Comprobantes de correspondencia certificada: seis meses desde su fecha. - Fichas de trámite de expediente o actuación: permanente. - Hojas de ruta: hasta el ingreso de la documentación en el archivo central. - Planillas de control de remitos de documentos: un año desde la última fecha incluida en la planilla. - Remitos de documentos: dos años desde la fecha del remito. El decreto establece en su Anexo I las pautas, definiciones y procedimientos para su aplicación, cuyo texto se transcribe a continuación: A) Pautas: Esta tabla se refiere solamente a los originales de los documentos en ella incluidos. Las copias de los mismos pueden ser destruidas sin solicitar su desafectación, salvo en el caso de copias de substitución (aquellas reproducciones que reemplazan al original cuando éste no existe y forman parte de la archivalía del organismo). Las copias de substitución debidamente autenticadas tendrán el mismo valor que el original (en el caso de Resoluciones y Disposiciones); si carecieran de autenticación deberán preservarse igualmente, pero sólo servirán de principio de prueba por escrito. Las Resoluciones o Disposiciones originales recaídas en los expedientes o en las actuaciones comprendidas en esta Tabla, deberán ser reemplazadas por copias debidamente autenticadas; cuando correspondiera la intervención del Tribunal de Cuentas de la Nación, el reemplazo se efectuará después de la intervención y antes de la prosecución del trámite que correspondiere. Con los originales se constituirán series ordenadas numérica y cronológicamente. Una serie corresponderá a Resoluciones y otra a Disposiciones. Todos estos documentos originales tienen el mismo valor permanente y deberán ser conservados adecuadamente; por consiguiente no deberán ser incluidos en las solicitudes de desafectación. CAT.OPP/CAG/

13 Los Legajos de Personal donde deberán registrarse todos los datos que constituyan la memoria sobre la actividad desarrollada por el agente público y agregarse los currículum vitae y declaraciones juradas que cada agente presentare, también son de guarda permanente, sin perjuicio de que ellos puedan contener documentación transitoria. Las Fichas de Trámite de Expedientes y Actuaciones son de guarda permanente (salvo desafectación del Archivo general de la Nación), aún cuando correspondieren a documentos desafectados. Esta tabla indica los plazos mínimos durante los cuales deberán ser conservados los documentos en los organismos. Ello implica que los mismos podrán ser guardados por más tiempo que el aquí establecido, siempre que se justificare con razones bien fundadas ante las autoridades del mismo organismo. Estos plazos mínimos se deberán contemplar en dos etapas desde el punto de vista de la utilidad del documento: la primera, es la más activa del documento (período de utilización de ata frecuencia); durante el transcurso los documentos deberán ser conservados en la oficina productora. Cada organismo deberá considerar la frecuencia de consulta conforme a un patrón establecido y a sus propias necesidades. En la segunda etapa, que es la menos activa, o inactiva del documento, éste no se utiliza en forma frecuente, no justificándose que ocupe espacio en la oficina productora. Por tanto, los documentos deberán trasladarse a un único depósito perteneciente al organismo (archivo central) perfectamente ordenados y clasificados. Siendo el período de guarda inferior a dos (2) años no será necesario efectuar el traslado antes mencionado. Los plazos de conservación aquí establecidos tienen en cuenta los valores intrínsecos de la información contenida en los documentos, contemplándose los aspectos administrativos, legales y fiscales (valores primarios) que señalan el tiempo de conservación precaucional. El fin de este plazo precaucional permite a los organismos solicitar ante el Archivo General de la Nación, la desafectación correspondiente del presente anexo. Salvo indicación en contrario, los plazos de conservación son expresados en años, no debiendo coincidir necesariamente con el año calendario, sino que se consideran para ello los períodos de 12 (doce) meses a partir de la última fecha del documento o de la actuación o expediente, en que está integrado. B) Definiciones b.1. Documentos de personal: son todos aquellos relativos a los agentes públicos, producidos o recibidos por un organismo público donde el empleado ocupa un cargo. Esta CAT.OPP/CAG/

14 clasificación incluye: expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de asistencia, planillas de control de asistencia, formularios, etc. b.2. Documentos de control: son aquellos que sirven de prueba de los trámites o actos realizados. Abarcan planillas de control de giro de documentación, comprobantes de la correspondencia certificada, formularios completos de remitos de documentación, fichas de trámite de expedientes o actuaciones. C) Procedimientos c.1. De la formación de la Comisión de Selección Documental: de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 2 primer párrafo, deberá ser designada una Comisión de Selección Documental. La misma estará integrada por un abogado, un contador o licenciado en administración, un administrativo y un archivero. Este último funcionario podrá ser reemplazado por el Jefe del Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo o el Jefe del Archivo Central si lo hubiera. c.2. De los documentos incluidos en esta Tabla: una vez vencidos los plazos de conservación precaucional indicados, se deberá proceder de la siguiente forma: c.2.1. Llenado y remisión por duplicado al Archivo General de la Nación de los formularios de Solicitud de Desafectación y el de Inventario de Solicitud de Desafectación. c.2.2. Una vez desafectada la documentación por el Director General del Archivo General de la Nación, quien podrá disponer la reserva de algunas piezas documentales en carácter de muestreo, o de una serie o subserie completa, asignándoles valor permanente, los funcionarios indicados en los artículos 2 y 3 deberán ordenar la eliminación de los documentos desafectados, mediante el acto administrativo correspondiente. c.2.3. Cumplidos estos actos, se procederá a separar la documentación eliminable y se cotejará con el Inventario de Desafectación a los efectos de su eliminación, con intervención y contralor, de la Comisión de Selección Documental. Se agruparán por separado aquellas piezas documentales que deban conservarse, sea por muestreo o asignación de carácter permanente atados, mediante el acto a otras que la Comisión por sí considere de guarda permanente debiendo fundamentarlo debidamente. c.2.4. Se suscribirá el acta de eliminación, firmando la misma la Comisión de Selección Documental. CAT.OPP/CAG/

15 c.2.5. Se asentará en las Fichas de trámite de expediente o actuación el número de acta de eliminación. c.2.6. Se procederá a la destrucción del material documental correspondiente por medio de: c Trituración y eliminación o venta de la masa de papel triturado. c Venta de los documentos en el estado en que se encuentra, con cargo de ser convertido en inutilizable. c Otras formas de destrucción que garantice la no utilización de la documentación como tal. c.2.7. Los documentos denominados en esta tabla como de control, se eliminarán sin solicitar su desafectación. c.3. De los responsables: El Jefe del Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo o en su defecto el Jefe del Archivo Central será responsable de cumplimentar lo indicado en c.2.2.; c.2.3.; c.2.4.; c.2.5.; c.2.6.; y c.2.7. Los responsables deberán controlar además, que la documentación que se solicita desafectar, sea la comprendida en esta Tabla y que sus plazos precaucionales hayan finalizado. c.4. De los documentos no comprendidos en esta Tabla: para los documentos operativos o sustantivos no incluidos en esta Tabla deberá procederse de la siguiente forma: c.4.1. Toda la documentación anterior al año 1916 posee valor permanente y no se puede solicitar su desafectación. La posterior a esta fecha es susceptible de ser desafectada. c.4.2. La documentación indicada en in-fine recibirá el mismo tratamiento establecido en c.2.1.; c.2.2.; c.2.3.; c.2.4.; c.2.5.; c.2.6.; y c.3, pero siguiendo el procedimiento prescripto por el Decreto N 232/79. En su Anexo II, el decreto reglamenta el Inventario de Solicitud de Desafectación y el Instructivo para su llenado, como así también el Instructivo para la Solicitud de Desafectación, y el modelo de Acta de Eliminación y el Instructivo para su llenado. CAT.OPP/CAG/

16 1.8 DECRETO 333 (año 1985) Normas para elaboración, redacción y diligenciamiento de proyectos de actos y documentación administrativo Con la recuperación de la democracia, tras el último periodo dictatorial, se considera imprescindible adecuar los instrumentos reguladores de los organismos que integran el Gobierno de la Nación, en cuanto a su funcionamiento y a la gestión y trámite de sus actos, eliminando toda referencia a mecanismos, instituciones o reparticiones extrañas al orden jurídico establecido por la Constitución Nacional. En su artículo 3º, dispone la sustitución del punto 8 del "Reglamento para Mesa de Entradas, Salidas y Archivo" 6 por el siguiente: "Registrará con carácter de "secreto" o "reservado" la documentación que las autoridades competentes, de acuerdo a las normas que reglamentan la materia, hubieran considerado como tales". Además de detallar las cuestiones de forma, diseño y dimensiones de los distintos tipos de documentos manejados por la administración del estado, establece en su Anexo, con relación a aquellos clasificados como secretos o reservados, que será el Subsecretario del área donde se inicie la tramitación de la documentación administrativa, o el titular del ente, en su caso, quienes podrán mediante decisión fundada y previo asesoramiento del servicio jurídico correspondiente, asegurarle carácter de secreto o reservado con estricta sujeción a lo que, sobre el particular, establezcan las normas en vigor. También establece, en el mencionado Anexo, todas las cuestiones formales que se deben cumplir en el diseño y tramitación de la documentación clasificada como secreta o reservada. 1.9 CONSTITUCIÓN NACIONAL (año 1994) Preservación del patrimonio cultural La Carta Magna, en su artículo 41, establece que las autoridades deben proveer a la preservación del patrimonio cultural de la Nación, aclarando que corresponde a ésta dictar las normas que contengan los presupuestos mínimos de protección, y a las provincias, las necesarias para complementarlas. 6 Aprobado por Decreto 759/1966. CAT.OPP/CAG/

17 1.10 DECISIÓN ADMINISTRATIVA 43 (año 1996) Valor jurídico y probatorio de documentación Con el objetivo de instrumentar la puesta en vigencia de las normas que otorgan valor jurídico y probatorio a la documentación existente que se incorpore al Archivo General de la Administración, mediante la utilización de tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la mencionada documentación, se hace necesario determinar cuestiones como ámbito de aplicación y definición de conceptos involucrados. Al mismo tiempo, precisa los requisitos de carácter general, los relacionados con los documentos en particular y con el soporte a utilizar en la redacción, producción o reproducción de aquéllos y, asimismo, determina los procedimientos respaldatorios de la reproducción de documentos en soporte electrónico u óptico, su verificación, registro y anulación de originales, como así también las medidas a adoptar con relación a los documentos de propiedad de terceros. Define procedimientos de anulación y destrucción de originales, una vez reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble, tomando la previsión con relación a Todo original cuyo contenido sea considerado de interés social o histórico en los términos de la Ley Nº y sus Decretos Reglamentarios, para los cuales establece que no podrán ser destruidos total o parcialmente. Estipula, finalmente, que el interés social o histórico deberá ser determinado en todos los casos por los funcionarios que sean responsables legales de la documentación, mediante Resolución fundada. La Decisión Administrativa tiene un amplísimo ámbito de aplicación, ya que es aplicable a todos los organismos comprendidos por la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional. En el Capítulo II la norma establece las definiciones de Documentación Financiera; Documentos de Personal; Documentos de Control (en estos dos últimos casos guarda similitud con los establecidos por el ya analizado Decreto 1571/81, aunque agrega más documentos, además de que el citado decreto no incluía a los documentos financieros); Original; Copia; Autenticación; Copia autenticada; Copia de sustitución; Copia de resguardo; Archivo; Conservación; Soporte electrónico u óptico indeleble. CAT.OPP/CAG/

18 En el Capítulo V se establecen los requisitos en cuanto al soporte: El soporte utilizado para la redacción, producción o reproducción de documentos deberá garantizar su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad. Por ello, la tecnología utilizada deberá conllevar la modificación irreversible de su estado físico, de modo que no sea posible el borrado ni la sobreescritura de la información en él registrada. En el soporte utilizado deberá ser grabado un código de identificación indeleble, legible externamente a simple vista, que permita su identificación y diferenciación con el resto de los utilizados, y proteja de una eventual alteración dolosa del contenido, sirviendo además, a los efectos de las registraciones y actas previstas en esta reglamentación. Si se decidiera asegurar la pertenencia del soporte con un Sello o Código específico de la Administración Pública Nacional, este Sello o Código deberá ser también indeleble utilizándose la tecnología adecuada para tal fin. Si el soporte electrónico u óptico indeleble presentara imperfecciones que pudieran dar lugar a errores de almacenamiento o reproducción de los documentos, deberá ser descartado y dejarse constancia de su inutilización en el Acta respectiva. Sólo podrán ser utilizados soportes que garanticen el resguardo de la información por un lapso no menor a los TREINTA (30) años. A tal fin se exigirá del proveedor del soporte la indicación, bajo su responsabilidad, de las condiciones óptimas para la conservación física, para la estabilidad del soporte y su legibilidad y reproducibilidad al plazo de TREINTA (30) o más años. El funcionario responsable deberá asegurarse que tales condiciones sean respetadas sin excepciones. En el Capítulo VIII, titulado Del Registro se establece que toda reproducción efectuada de acuerdo a las normas establecidas por la Ley y la reglamentación deberá ser registrada. Con tal objeto, el organismo de aplicación llevará un Registro que será intervenido por la autoridad investida de tal competencia, mediante Disposición dictada por el Contador General de la Nación. La norma establece que Las registraciones deberán conservarse por el Órgano Rector, durante los CINCO (5) años posteriores, sin perjuicio de su digitalización, cuando ello fuere conveniente. Las Actas digitalizadas deberán conservarse por el funcionario designado al efecto por Disposición del Contador General de la Nación, hasta UN (1) año después de transcurrido el plazo de prescripción de la guarda atribuida a los documentos reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble. CAT.OPP/CAG/

19 El Capítulo X se refiere al supuesto de los Documentos de Terceros, y establece: a) La documentación de propiedad de terceros que se haya remitido para su archivo, podrá ser destruida luego de transcurrido el plazo que se fija en el inciso siguiente, contado desde que ha sido puesta a disposición de aquéllos, mediante una publicación genérica en el Boletín Oficial, por el término de DOS (2) días. La publicación en el Boletín Oficial contendrá las características de la documentación, el plazo durante el cual podrá ser reclamada su devolución o conservación, y el lugar al que debe concurrirse para solicitar la entrega o conservación. b) A los efectos previstos en el inciso anterior, fíjase el plazo de TREINTA (30) días corridos, contados a partir del día siguiente de la última publicación en el Boletín Oficial, para que los titulares de los documentos se presenten para retirar los mismos o solicitar su conservación. La documentación que se entregue al interesado deberá llevar un sello o marca que indique la fecha en que el mismo ha sido reproducido en soporte electrónico u óptico indeleble, y el número de código de identificación indeleble del soporte en donde se encuentre reproducido el documento. Transcurrido el plazo mencionado sin que los interesados hayan reclamado la devolución o la conservación de la documentación, caducará todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuere sometida y el destino posterior dado a la misma, pudiendo ser destruida con los recaudos previstos para tal fin. En el Capítulo XI De la Destrucción se establece que la eliminación de los documentos deberá ser practicada por cualquier medio que asegure su destrucción total o parcial, de modo que no puedan ser utilizados los datos o la información contenida en ellos. En el inciso d) del Capítulo se dispone que Todo original cuyo contenido sea considerado de interés social o histórico en los términos de la Ley y sus Decretos Reglamentarios, no podrá ser destruido total o parcialmente. El interés social o histórico deberá ser determinado en todos los casos por los funcionarios responsables legalmente de la documentación mediante Resolución fundada. Finalmente, el Capítulo XII De la Conservación y Seguridad dispone: a) Los documentos originales en soporte electrónico u óptico indeleble deben conservarse en archivos de seguridad adecuadamente protegidos de los agentes atmosféricos y biológicos que pudieran afectarlos por el plazo legal establecido, siendo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la guarda el procurar los medios y las técnicas más apropiadas para el cumplimiento de tal fin. Se CAT.OPP/CAG/

20 considerarán archivos adecuadamente protegidos los que cumplan con las normas nacionales e internacionales establecidas al respecto. b) El Órgano Rector dispondrá de un archivo de seguridad adecuadamente protegido de los agentes atmosféricos y biológicos donde se conservarán los documentos originales en soporte electrónico u óptico indeleble. Al mismo tiempo, se grabarán DOS (2) copias de resguardo; una de ellas, será depositada en un archivo de seguridad con las características mencionadas, en una entidad pública escogida al efecto, distinta al órgano rector, y la otra, se utilizará para el manejo diario. El Secretario de Hacienda determinará mediante la Resolución pertinente cuál será la entidad pública en la que se conservará la primera copia de resguardo a que se hace mención en el presente párrafo. Esta copia de resguardo podrá utilizarse como copia de sustitución, en el caso de destrucción, parcial o total de su original LEY (año 2000) Ley de Protección de Datos Personales Disposiciones Generales. Principios generales relativos a la protección de datos. Derechos de los titulares de datos. Usuarios y responsables de archivos, registros y bancos de datos. Control. Sanciones. Acción de protección de los datos personales. La Ley de Protección de los Datos Personales busca garantizar el derecho al honor y la intimidad de las personas, como así también al acceso a la información que sobre las mismas se registre, cualquiera sea el medio de registro o tratamiento de los datos. Se aplica en relación a datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, públicos o privados destinados a dar informes. El derecho que se trata de proteger no es sólo el de la intimidad, sino algo que posee mayor profundidad que en el derecho anglosajón se denomina "privacy" y que se ha castellanizado como "privacidad". Lo que se busca es proteger aspectos de la personalidad que individualmente no tienen mayor trascendencia pero que, al unirse con otros, pueden configurar un perfil determinado de las personas. Ante dicha posibilidad surge el derecho de sus titulares a exigir que los datos permanezcan en el ámbito de su privacidad. 7 7 Tanús, Gustavo Daniel.: HABEAS DATA Y AHORA QUÉ?. Recuperado en Octubre 23 de 2011, disponible en en:http://www.protecciondedatos.com.ar/doc1.htm. CAT.OPP/CAG/

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