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1 Expediente CONDICIONES PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE PERSONAL Pase de la Habana, Madrid. España Tel.: Fax:

2 1 OBJETO ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS ANÁLISIS PRELIMINAR: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO JUNTO CON INECO DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES: EXPURGO CERTIFICADO DE DOCUMENTOS: DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LA DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO: MEDIOS REQUERIDOS MEDIOS TÉCNICOS MEDIOS HUMANOS TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ACLARACIÓN DE DUDAS DURACIÓN IMPORTE ESTIMADO SOLVENCIA TÉCNICA REFERENCIAS MEDIOS HUMANOS SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA CRITERIOS DE VALORACIÓN CRITERIOS EXCLUYENTES CRITERIOS DE VALORACIÓN ECONÓMICA (70 PUNTOS) CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA (30 PUNTOS) CONTENIDO DE LAS OFERTAS OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA OFERTA ECONÓMICA PRESENTACIÓN DE OFERTAS... 9 Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 2

3 1 OBJETO Las características técnicas de este cntrat permiten su prestación pr Centrs Especiales de Emple, pr l que inec ha acrdad acgerse a la psibilidad establecida en la Dispsición Adicinal Quinta del Real Decret Legislativ 3/2011 de 14 de nviembre, Text Refundid de la Ley de Cntrats del Sectr Públic y cnsiderarl cntrat reservad a las empresas, que además del cumplir ls requisits exigids, hayan btenid la calificación cm Centr Especial de Emple (estar cnstituids y registrads cnfrme al Real Decret 2273/1985, de 4 de diciembre.) El bjet del presente dcument es establecer las cndicines particulares necesarias para la cntratación de un prveedr que realice el servici de gestión electrónica de la dcumentación existente en el archiv de expedientes del Área de Administración de Persnal y Relacines Labrales de Inec. Inec demanda la ttal implicación del adjudicatari y su cmprmis en la cnsecución de ls servicis acrdads, así cm su dispnibilidad para asumir las tareas de mejra cntinua que redunden en una cada vez mayr satisfacción de Inec y en un aument de la eficiencia. 2 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS El trabaj a realizar es la gestión del servici de digitalización y gestión dcumental del archiv de expedientes del Área de Administración de Persnal y Relacines Labrales que cmprende uns expedientes. Este servici de gestión, debe incluir ls siguientes prcess: Cnsultría, asistencia y asesramient técnic para la implantación de la digitalización de dcuments. Tratamient y digitalización de dcuments en las ficinas de Inec. Manipulad de dcumentación, escane, captura de metadats. Implementación de slucines de sftware para la gestión electrónica de la dcumentación que permita exprtar y migrar ls dats digitalizads a trs sistemas perativs aplicacines de trs prveedres. Servici de mantenimient del sftware y del archiv digitalizad de dcuments. Expurg y destrucción certificada de dcuments de acuerd cn l dispuest en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Prtección de Dats de Carácter Persnal y su nrmativa de desarrll. Reciclaje y gestión de residus. A cntinuación se describen, ls servicis a prestar pr el adjudicatari: 2.1 ANÁLISIS PRELIMINAR: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO JUNTO CON INECO. Cnsultría: Estudi de ls expedientes de persnal para tener una descripción frmalizada de la serie dcumental según la nrma ISAD. Identificar las distintas tiplgías dcumentales. Elabrar la estructura funcinal junt cn Inec para agilizar la búsqueda filtrada de la infrmación. Elabrar el dcument de seguridad (seguridad perimetral, física y lógica). Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 3

4 Realización de prueba pilt: Llevar a cab una prueba cn una muestra de expedientes de distinta tiplgía para definir: La estructura de carpetas/subcarpetas. Las tiplgías dcumentales. Dcuments a destruir de frma certificada. Requerimients del manipulad de ls dcuments. Herramientas de cntrl archivístic. Crngrama, tiemp/digitalización pr expediente. Prcedimient de trabaj. 2.2 DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES: Ordenación del expediente. Identificación de las tiplgías dcumentales. Digitalización de dcuments (de frma rápida y segura, ptimizand la búsqueda y recuperación de infrmación). Manipulad de la dcumentación. Escane. Indexación y transferencia del archiv electrónic en el gestr dcumental. Manipulad de las tiplgías a expurgar. Slucines de sftware para la gestión electrónica de la dcumentación que permita su cnsulta de frma ágil y recurrente. 2.3 EXPURGO CERTIFICADO DE DOCUMENTOS: Cnfirmar dcuments a expurgar. Gestinar el servici de destrucción. Supervisar el traslad de la dcumentación desde Inec a las instalacines de destrucción y supervisar la destrucción. 2.4 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN: Destrucción certificada. Reciclaje y gestión de residus (cumpliend cn ls requerimients medi ambientales). 2.5 SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE LA DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO: Establecer la peridicidad del servici junt cn Inec. Mantenimient y actualización electrónica de ls expedientes. 3 MEDIOS REQUERIDOS La empresa adjudicataria deberá aprtar tds ls medis materiales, técnics y humans necesaris para la crrecta ejecución de ls trabajs, cnfrme a l establecid en el presente dcument. Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 4

5 La empresa adjudicataria deberá estar en psesión del Certificad de Centr Especial de Emple, ya que las empresas fertantes deberán entregar cpia del mism, siend necesari perar y facturar cm Centr Especial de Emple en tds ls servicis fertads y que cmprendan el alcance de ls trabajs a realizar antes descrits. Tds ls medis fertads serán exigids para el desarrll de ls trabajs. De n ser así se cnsiderará cm incumplimient de la empresa adjudicataria. 3.1 MEDIOS TÉCNICOS La empresa adjudicataria deberá aprtar cuants medis sean necesaris para la crrecta realización de ls trabajs a efectuar. 3.2 MEDIOS HUMANOS El equip de la empresa adjudicataria deberá estar frmad pr persnal especializad y cn amplia experiencia en trabajs relacinads cn el bjet de este plieg. La empresa adjudicataria designará una varias persnas de su plantilla, cn experiencia demstrable, para ser respnsable de las relacines cn Inec, aprtand ls medis necesaris para la cmunicación permanente entre la empresa adjudicataria y el respnsable de Inec. 4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES Serán de aplicación las cndicines generales de cntratación publicadas en el perfil del cntratante de INECO (www.inec.es) y en la página de cntratación del estad (www.cntratacindelestad.es) así cm las presentes cndicines particulares. La presentación de ferta supne la aceptación de las Cndicines Generales de Cntratación de Inec y de las presentes Cndicines Particulares, cn el rden de prelación de dcumentación cntractual establecid en el Artícul 20 de las Cndicines Generales de Cntratación de Inec. La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrll de ls trabajs requerids en el presente dcument. El adjudicatari indicará en tdas las facturas que emitan el númer de expediente intern que crrespnda, debiend ir acmpañada en td cas de ls albaranes crrespndientes. En ningún cas INECO tendrá la bligación de agtar en su ttalidad el presupuest ni el plaz, quedand limitad a las necesidades reales de la empresa. 4.1 ACLARACIÓN DE DUDAS Las empresas licitantes pdrán slicitar aclaracines infrmación adicinal pr escrit en una (1) lista cerrada de punts que deberá incluir: Númer de pregunta. Cncept debidamente especificad. Justificación de la pregunta y/ impact en la ferta a presentar. La slicitud de aclaración de dudas, así cm una descripción mínima de la empresa fertante (máxim una página) deberán ser enviadas al crre electrónic La respuesta será realizada pr Inec pr el mism medi. Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 5

6 4.2 CONTROL DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO La empresa adjudicataria deberá presentar un infrme resumen mensual, cn la frecuencia que se presenten facturas, cn las actividades y tareas realizadas y ls trabajs realizads a petición expresa. Este infrme será la base de la certificación y aceptación del servici realizad pr parte del Jefe de Pryect de Inec, recpiland infrmación sbre el avance del mism: En cuant a ls trabajs realizads: Se indicará ls trabajs realizads y ls recurss destinads a la ejecución de ls misms. Infrmará de las incidencias que hubieran tenid lugar en la ejecución de ls trabajs. En cuant a ls requisits administrativs: 5 DURACIÓN Bletines de ctización TC2 de ls trabajadres adscrits a ls trabajs. TA2 de alta de ls empleads en seguridad scial Declaración de ls empleads de haberles sid abnad el salari. Certificad de estar al crriente de pag en las bligacines cn la seguridad scial y cn Hacienda. Frmación en Prevención de riesgs labrales. La duración estimada de ls trabajs será de DOCE (12) MESES desde la fecha de firma del cntrat. Inec se reserva el derech a prrrgar el presente cntrat en iguales mejres cndicines para Inec 6 IMPORTE ESTIMADO El imprte máxim que Inec abnará al adjudicatari pr la ejecución de las prestacines requeridas será de TREINTA Y SEIS MIL OCHOCIENTOS EUROS (36.800,00 ), IVA n incluid. En ningún cas Inec tendrá la bligación de agtar en su ttalidad el presupuest, quedand limitad a las necesidades reales de la empresa. 7 SOLVENCIA TÉCNICA Para acreditar la slvencia técnica suficiente para presentarse a esta licitación se deberán cumplir ls requisits establecids a cntinuación. Su justificación pdrá ser psterirmente requerida, mediante la presentación de ls crrespndientes certificads de buena ejecución y/ cntrats. 7.1 REFERENCIAS Será necesari que la empresa fertante aprte referencias de al mens tres (3) referencias en empresas cn las que haya realizad un trabaj similar al que se slicita, cn un mínim de expedientes, en ls últims ds añs. Esta acreditación debe incluir dcumentación que demuestre el alcance de trabajs pasads y/ certificads de buena ejecución de sus empresas cliente. 7.2 MEDIOS HUMANOS Se deberá aprtar el currículum vítae del persnal asignad a la prestación del servici descrit pr parte de la empresa seleccinada para llevar a cab el servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de persnal de Inec. Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 6

7 8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA Para acreditar su slvencia ecnómica y financiera el cntratista deberá aprtar y renvar cada seis meses: Infrme de Institucines financieras cn ls que el participante en la negciación haya mantenid psicines de activ de pasiv significativas en ls tres últims ejercicis que indique al mens ls siguientes extrems: Cumplimient de ls cmprmiss de reembls de peracines de crédit. Evaluación glbal de la entidad. Certificad ficial de hallarse al crriente de cumplimient de las bligacines tributarias. Certificad ficial de hallarse al crriente del cumplimient de sus bligacines de la seguridad scial. Certificad acreditativ de la vigencia y cbertura de la póliza de segur de respnsabilidad civil. Certificad de hallarse al crriente de pag de salaris a ls trabajadres mencinads en el apartad anterir. 9 CRITERIOS DE VALORACIÓN Las fertas recibidas se clasificarán de acuerd a su valración técnica y ecnómica, resultand adjudicataria la que btenga mayr puntuación de la suma de las ds. La puntuación que se aplicará serán 70 punts para la parte ecnómica y 30 punts para la parte técnica. Una vez valradas las fertas en la primera fase, Inec pdrá requerir infrmación adicinal mejras de las fertas a las tres empresas mejr valradas, prcediéndse a una nueva valración en una segunda fase. La puntuación que se aplicará en esta segunda fase será 100 % ecnómica. 9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES Serán mtiv de exclusión las siguientes causas: N estar dad de alta en el Registr de Prveedres de Inec, en su defect adjuntar un cmprmis de hacerl en el plaz de quince (15) días naturales a partir de que Inec se l requiera. N aprtar ls requisits sbre medis requerids en el punt 3. N cumplir ls requisits de slvencia establecids en ls apartads 7 y 8. N se tendrán en cuenta en la valración ecnómica aquells prveedres que n alcancen al mens un 50% de la valración técnica. N cumplir un cmprmis de cnfidencialidad y la LO 15/1999 de 13 de diciembre de Prtección de Dats de carácter persnal y el RD 1720/2007 de 21 de diciembre. 9.2 CRITERIOS DE VALORACIÓN ECONÓMICA (70 PUNTOS) Se valrará en función de las bajas presentadas sbre el presupuest de licitación, recgid en el apartad 6. Tdas las fertas presentadas se valrarán cn 70 punts, en función de la siguiente fórmula: ( ) Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 7

8 Se cnsiderará ferta desprprcinada aquella que sea un 10 % inferir a la media de las fertas presentadas. En este cas se pdrá slicitar infrme de detalle que justifique su ferta ecnómica. La ferta quedará descartada en el cas de que se cnsidere que se trata de una ferta temeraria, que pndría en riesg el buen términ de ls trabajs. Las fertas cnsideradas temerarias n se cnsiderarán para la determinación de la ferta más ecnómica. 9.3 CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA (30 PUNTOS) La valración técnica tendrá una puntuación máxima de treinta (30) punts. Ls criteris de la valración técnica serán ls establecids a cntinuación: SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL (15 PUNTOS) Se trgarán 15 punts a aquellas empresas que incluyan en ls servicis de mantenimient fertads una aplicación web que permita la gestión dcumental n line desde cualquier equip infrmátic sin necesidad de instalar previamente un sftware REDUCCIÓN DE PLAZO DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN (3 PUNTOS) Se valrará cn UN (1) punt cada semana de reducción del plaz establecid, hasta un máxim de tres semanas de reducción DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL (12 PUNTOS) Se trgarán 12 punts a aquellas empresas que incluyan en ls servicis de mantenimient fertads sin cste adicinal la instalación en las ficinas de Inec de un cntenedr de almacenaje tempral de dcumentación (Vlumen mínim de 90 litrs), la cual será recgida de frma periódica para su destrucción 10 CONTENIDO DE LAS OFERTAS 10.1 OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Se presentará una memria técnica de ls trabajs a realizar, en la que, de frma clara y cncisa, se describirá la metdlgía a seguir en el desarrll de ls trabajs desde la slicitud pr parte de Inec hasta la entrega de ls misms, en cherencia cn ls medis humans y materiales prpuests y las prescripcines establecidas en ls criteris de valración técnica. Se indicarán las mejras y cmprmiss técnics adicinales a ls impuests en el presente dcument, si prcede DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Cn el fin de agilizar la redacción del acuerd marc, en cas de la empresa que resulte adjudicataria, es necesari adjuntar la siguiente dcumentación: Dats de la empresa: Razón scial, NIF, bjet de la empresa (cpia de estatuts y/ mdificacines), dmicili scial. Dats del firmante en nmbre de la empresa: Nmbre y apellids, cpia referencia de la escritura de designación de carg apderamient para la firma del cntrat, NIF (ftcpia). Adicinalmente, será necesari incluir el rest de dcumentación que acredite el cumplimient de tds ls requisits exigids en el presente dcument. Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 8

9 10.2 OFERTA ECONÓMICA La prpuesta ecnómica deberá estar firmada pr el representante legal de la empresa fertante. Las cantidades recgidas en dicha prpuesta deberán expresarse cn y sin IVA. El únic mdel de ferta ecnómica admisible es el que se crrespnde cn la plantilla que se adjunta en el ficher Excel O.E NOMBRE PROVEEDOR. Las prpuestas que n se ajusten a dich frmat n serán cnsideradas. Deberá entregarse el ficher en sprte electrónic, tant el Excel (*.xls) cumplimentad cm el pdf del impres firmad pr el delegad del prveedr. 11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS Ls fertantes presentarán aquella dcumentación que estimen necesaria sbre ls aspects incluids en ls criteris de adjudicación y pnderación. Asimism, pdrán incluir cualquier dcumentación que se Tdas las fertas se enviarán en sprte electrónic a la siguiente dirección: El ficher que cntenga la ferta ecnómica se identificará cm O.E NOMBRE PROVEEDOR y el ficher que cntenga la ferta técnica se identificará cm O.T PROVEEDOR. En ambs cass se deberá hacer referencia al númer de expediente que figura en la prtada de este dcument. La ferta técnica y la ferta ecnómica deberán presentarse en fichers separads, sin que se haga referencia a la prpuesta ecnómica dentr de la prpuesta técnica. En cas de incumplimient de ls requisits establecids en el presente apartad, relativs al enví de las fertas a una dirección distinta de la indicada, el fertante pdrá quedar excluid de la presente licitación. Servici de gestión electrónica de la dcumentación del archiv de expedientes de persnal 9

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