Unidad de Acceso a la Información Pública. Baja documental

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1 Unidad de Acceso a la Información Pública Baja documental

2 Estás Listo?

3 Principio Fundamental Abstenerse de destruir documentos administrativos e históricos sin que medie autorización definitiva a través del procedimiento de Trámite y Control de Baja Documental.

4 Fases de Baja Documental

5 Procedimiento: Baja Documental de Transferencia Secundaria Actividad Responsable Control de la disposición documental Archivo de Concentración Integración de la solicitud de baja documental Archivo de Concentración Integración de la solicitud de baja documental Archivo de Concentración Integración de la solicitud baja documental Unidad Central de Administración de Documentos Opinión de la baja de documentación Unidad de Transparencia Operación 1.1 Vigila la caducidad de las series documentales. 1.2 Revisa el control de vigencias documentales establecidas por las unidades administrativas en la Guía para la Organización y Conservación de Archivos. 2.1 Elabora el concentrado de inventarios en el formato Inventario de Usos Múltiples. 2.2 Completa la ficha de prevaloración documental. 3.1 Integra todos los elementos y autorizaciones, en su caso, para anexarlas a la solicitud de baja a enviar a la Unidad Central de Administración de Documentos. 4.1 Solicita vía oficio, opinión de baja de documentación a Transparencia. 5.1 Recibe solicitud de opinión de baja de documentación de la Unidad Central de Administración de Documentos. 5.2 Emite opinión y envía respuesta vía oficio, a la Unidad Central de Administración de Documentos.

6 Te ha pasado esto?

7 Requisitos Cajas oficiales: Número de identificación de la caja, nombre de la unidad, clave código y título de clasificación, años: fechas extremas, volumen, observaciones que se consideren necesarias.

8 Requisitos Los expedientes en folder de cartón, sin clips, grapas o broches, carátula, organizados de atrás hacia adelante, siendo el documento final el que inició el expediente.

9 Requisitos Las hojas foliadas, que deberán coincidir con lo registrado en la carátula.

10 Requisitos En el caso que los expedientes tengan información por ambas caras se deberá poner una nota aclaratoria al principio del expediente y en la portada. Se foliarán las caras que posean información.

11 Procedimiento: Baja Documental de Transferencia Secundaria Actividad Responsable Gestión de baja documental Unidad Central de Administración de Documentos Valoración por parte del Archivo General del Estado Archivo General del Estado Valoración por parte del Archivo General del Estado Archivo General del Estado 8.1 Envía a la Unidad Central de Administración de Documentos el dictamen de valoración documental y en su caso el acta de baja documental. Unidad Central de Administración de Documentos 9.1 Recibe el dictamen de valoración documental y en su caso el acta de baja documental. Si procede: Pase al 9.2 No procede la baja: Ver punto 3.1, si procede Transferencia Secundaria, ver punto 10. Baja documental Operación 6.1 Envía el oficio de solicitud de valoración al Archivo General del Estado, adjuntando los requisitos de conformidad con el instructivo. 7.1 Recibe el oficio y valida los requisitos para la baja documental. 7.2 Emite el dictamen de valoración documental. 9.2 Informa al Archivo de Concentración correspondiente la determinación de baja del Archivo General del Estado. Ver punto 12.1

12 Procedimiento: Baja Documental de Transferencia Secundaria Actividad Responsable Envío de la documentación al Archivo Histórico Archivo de concentración Recepción y apertura a la consulta pública Unidad Central de Administración de Documentos Archivo de concentración Proceso de destrucción Órgano Interno de Control Operación 10.1 Remite la documentación relacionada al Archivo Histórico de la Secretaría en la Unidad Central de Administración de Documentos Dispone su ubicación topográfica en el espacio destinado Dispone la documentación a la consulta del público Mediante oficio solicita presencia del Órgano Interno de Control de evento de destrucción de la documentación En presencia del Órgano Interno de Control, procede a la destrucción mecánica de los archivos Asiste a evento y levanta Acta de Verificación de Destrucción de la documentación Turna copia a la Unidad Central de Administración de Documentos Archiva copia de Acta de Verificación de Destrucción de Documentos. Unidad Central de Administración de Documentos

13 Anexos Oficio de solicitud Inventario de usos múltiples Ficha técnica de prevaloración Declaratoria de prevaloración Acta de baja documental

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19 Información Siniestrada La información siniestrada por causas ajenas o imprevistas derivadas de un desastre natural, deberá levantarse un acta administrativa e informar a la Unidad de Acceso a la Información dentro de los 30 días posteriores al evento, anexando copia del acta del levantamiento de hechos emitida por el Área Jurídica y avalada por el Órgano Interno de Control, así como el inventario respectivo.

20 Información Siniestrada Se anexará fotografías con rúbricas originales de los funcionarios responsables. El notificar el hecho no exime de la responsabilidad a los servidores públicos que custodian, conservan, y resguardan dicha documentación y de los efectos que podrían derivarse de esa acción conforme al marco jurídico aplicable.

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