Informe Legal Marzo 2006

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1 Informe Legal Marzo 2006 ESTUDIO GALVEZ CONSULTORES ASOCIADOS Contingencias por descanso vacacional extemporáneo 1.- Nociones preliminares El 01 de Agosto del año 2005 se publicó en el Diario Oficial el Peruano la Resolución Casatoria No expedida por la Sala Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema de la República, asignando una rigurosa interpretación del Art.23 de la Ley de Descansos Remunerados (Decreto Legislativo Nº 713), disponiendo que la falta del goce vacacional (descanso físico) dentro del año siguiente al de acumulación del record vacacional, trae consigo que el trabajador perciba lo que se denomina la triple remuneración ; esto es: Primera Remuneración Por el trabajo realizado en el mes de descanso vacacional (Esta remuneración ya habría sido pagada) LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN. El presente informe establece de manera esquemática las eventuales consecuencias del control inadecuado del descanso vacacional, sugiriendo algunas medidas para optimizar su administración. Segunda Remuneración Indemnización: Por el descanso vacacional adquirido y no gozado. No es propiamente una remuneración, sino una indemnización por falta de descanso vacacional, equivalente a una remuneración cuyo monto será el que se encuentre percibiendo en la oportunidad en que se efectúe el pago.

2 En tal sentido, si medimos la contingencia por el no oportuno ejercicio del derecho al descanso vacacional, tenemos que por cada trabajador en esta situación, el empleador tendrá que considerar un importe equivalente a DOS remuneraciones (por el descanso vacacional adquirido y no gozado más la indemnización respectiva). Esta operación, se repetirá por cada año de goce vacacional no ejercido oportunamente. De esta manera, serán cuatro remuneraciones si son dos periodos los no gozados oportunamente, y así sucesivamente. Como sabemos, esta contingencia será INELUDIBLE en caso la empresa llegara a tener algún conflicto con uno de estos trabajadores, pues la Corte Suprema ha establecido que esta anomalía no podrá subsanarse ni aún cuando con posterioridad el trabajador gozara del descanso físico, pues el ejercicio de tal derecho estaría fuera del plazo legal. Asumimos que por ahora no existen reclamos por estas omisiones, pero en el futuro la situación podría variar en la medida que se produzca la desvinculación de estos trabajadores, en cuyo caso podrá ser exigido este derecho dentro del plazo prescriptorio de CUATRO AÑOS previsto en la Ley Nº (Ley que establece el plazo de prescripción de las acciones derivadas de la relación laboral): Artículo único.- Del objeto de la Ley Las acciones por derechos derivados de la relación laboral prescriben a los 4 (cuatro) años, contados desde el día siguiente en que se extingue el vínculo laboral. Como sabemos, en materia laboral existe el principio de irrenunciabilidad de derechos, razón por la cual esta contingencia es conceptualmente INELUDIBLE en caso se produjera un conflicto con el trabajador. El tema está entonces en evitar situaciones de conflicto con el personal en dicha situación y tomar las medidas necesarias tanto a nivel administrativo como contable. En cuanto a los intereses legales por la remuneración vacacional impaga, éstos se devengarán de la siguiente manera, tal como ha sido establecido mediante el ACUERDO 03 del PLENO JURISDICCIONAL 1999 (CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA REPUBLICA - SALA CONSTITUCIONAL Y SOCIAL - Res. Administrativa N SCS/CSJR ): LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN. El presente informe establece de manera esquemática las eventuales consecuencias del control inadecuado del descanso vacacional, sugiriendo algunas medidas para optimizar su administración. a) Cuando el vínculo laboral se encuentra vigente, el pago de la remuneración vacacional adeudada generará intereses a partir del día siguiente en que ocurrió el incumplimiento, sólo si desde la indicada fecha y hasta la oportunidad en que se hace efectivo el pago, no se produjo incremento de remuneración. De haber ocurrido incremento de remuneración, entonces no procede el pago de intereses. b) Si se hubiera producido el cese, el pago de la remuneración

3 vacacional adeudada se efectúa con la remuneración vigente a la fecha de cese más los intereses legales que se generan a partir del día siguiente del mismo, y hasta su pago efectivo. De no haber ocurrido incremento de remuneraciones desde el vencimiento de la oportunidad del goce del descanso vacacional hasta el del cese del trabajador, entonces procederá el pago de intereses desde el día siguiente en que ocurrió dicho incumplimiento. 2.- El caso de los gerentes o representantes de la empresa El Art.24 del Reglamento del D.Leg.713 (D.S. N TR) establece que: Artículo 24.- La indemnización por falta de descanso vacacional a que se refiere el inciso c) del Artículo 23 del Decreto Legislativo, no alcanza a los gerentes o representantes de la empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional. En ningún caso la indemnización incluye a la bonificación por tiempo de servicios. En nuestro caso, la aplicación de esta norma dependerá de si los gerentes del empleador tienen o no capacidad de decisión para determinar cuándo es que pueden ejercer su descanso vacacional. En base a esta distinción, sólo será de aplicación a los directivos y/o gerentes cuya posición les permita DECIDIR la fecha en que ejercen tal derecho, pues lo que aquí prevalece es la suficiencia en la toma de esta decisión. Como ejemplo citamos una Ejecutoria Suprema recaída en el Exp Lima, en donde un directivo pretendía la triple indemnización. Bajo tal hipótesis, la Corte Suprema estableció que los directivos no pueden beneficiarse económicamente por su propia decisión de no gozar el descanso vacacional en tiempo oportuno, teniendo únicamente derecho a la remuneración por el descanso vacacional adquirido y no gozado. 3.- Medidas a implementar para las contingencias ya generadas LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN. El presente informe establece de manera esquemática las eventuales consecuencias del control inadecuado del descanso vacacional, sugiriendo algunas medidas para optimizar su administración. a) Que los trabajadores hagan inmediato uso de los meses de vacaciones no gozadas. Ello deberá realizarse de manera programada, a fin de no generar desfases en las funciones que estas personas vienen desempeñando. Para este efecto, se deberá cursar una carta a cada uno de ellos indicándoles su record pendiente y solicitándoles coordinar con el Area de Recursos Humanos la elección del periodo en el cual harán uso de tales vacaciones.

4 b) Esta medida puede ir acompañada de una compra de vacaciones hasta por un máximo de 15 días por cada año. Con ello se aminorará por lo menos-- el impacto del considerable descanso vacacional pendiente, el cual podría afectar el flujo operativo de la empresa. c) Evaluar la necesidad de calificar contablemente estos pasivos contingentes, ya que en estricto, se trata de cuentas por pagar configuradas por la ley. Como sabemos, los pasivos contingentes se pueden clasificar en tres tipos: a) Remotos, b) Posibles y c) Probables; clasificación que ha sido diseñada en orden creciente en función a su posible realización. Así, un pasivo contingente remoto representa un evento sobre el cual se ha concluido que el grado de realización es casi nulo, por lo tanto, este tipo de situaciones no genera ninguna consecuencia y no existe por tanto medida alguna por adoptar. En segundo lugar, los pasivos contingentes posibles representan una eventualidad de realización más alta que la anterior, por lo tanto, la empresa debe revelar la existencia de una contingencia mediante notas a los estados financieros. Y finalmente, estaremos ante una contingencia probable cuando aparte de cumplir con la condición de probabilidad, el importe de la pérdida se pueda calcular razonablemente. Esto implica que el hecho se revele mediante notas a los estados financieros y, adicionalmente, se efectúe una provisión contable (todas estas situaciones son reconocidas en la NIC Nº 37 Contingencias, donde se dan pautas para su reconocimiento, cuantificación y presentación en los estados financieros). En el caso concreto, se deben diferenciar las remuneraciones 1 y 2 de la indemnización eventual, ya que la primera remuneración (por el trabajo efectivo) ya se habría pagado. La segunda remuneración es la pendiente (sí se deberá provisionar), mientras que respecto a las eventuales indemnizaciones por el no goce oportuno, estimamos que resulta aún prematuro considerarlas como contingencias probables, pues como hemos comentado, no existe a la fecha conflicto alguno con los trabajadores con goce vacacional retrasado, ni mucho menos proceso judicial que pudiera proyectar una contingencia económica con la calidad real de ineludible, razón por la cual únicamente cabría registrar esta última situación como contingentes posibles, mediante notas en los estados financieros, sin necesidad de provisión contable. LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN. El presente informe establece de manera esquemática las eventuales consecuencias del control inadecuado del descanso vacacional, sugiriendo algunas medidas para optimizar su administración. Esta recomendación es importante ante eventuales procedimientos de auditoría externa y pruebas de validación de las cuentas por pagar, así como del pasivo, evaluaciones que tienen por objetivo fundamental proporcionar la seguridad de que no existen pasivos contingentes no reconocidos o no registrados contablemente, lo cual se determinaría con la simple revisión del libro de planillas en donde los empleadores, de conformidad con el Art.20 del D.Leg.713, dejan expresa constancia de la fecha de los descansos vacacionales y del pago de las remuneraciones respectivas.

5 4.- Medidas a implementar para el futuro Con finalidad preventiva sugerimos se opte por las siguientes herramientas que la ley pone a disposición de las partes: Convenios de Acumulación de Vacaciones En caso la empresa advierta que sus trabajadores no podrán gozar del descanso físico en los períodos correspondientes, sugerimos la suscripción de convenios de acumulación de vacaciones, de tal manera que los trabajadores acumulen dos vacaciones consecutivas para gozarlas en el siguiente año, cuidando que gocen por lo menos 07 días naturales de vacaciones durante el primer año, de conformidad con el primer párrafo del Art.18 de la Ley de Descansos Remunerados (El trabajador puede convenir por escrito con su empleador en acumular hasta dos descansos consecutivos, siempre que después de un año de servicios continuo disfrute por lo menos de un descanso de siete días naturales). Obviamente, estos 07 días serán descontados del total de días de descanso vacacional acumulados. Convenios de Reducción de Vacaciones Reducción voluntaria de vacaciones a cambio de una compensación económica, mediante un acuerdo de reducción de acuerdo al Art.19 de la ley (El descanso vacacional puede reducirse de treinta a quince días, con la respectiva compensación de quince días de remuneración. El acuerdo de reducción debe constar por escrito). Convenios de Goce Fraccionado de Vacaciones Por el cual se pacten periodos vacacionales no inferiores a SIETE días naturales, de acuerdo al Art.17 de la ley (El trabajador debe disfrutar del descanso vacacional en forma ininterrumpida; sin embargo, a solicitud escrita del trabajador, el empleador podrá autorizar el goce vacacional en períodos que no podrán ser inferiores a siete días naturales). Como anexos al presente informe se adjuntan dos modelos básicos de estos convenios y un modelo de solicitud de fraccionamiento de descanso vacacional. Atentamente, LA IMPORTANCIA DE LA PREVENCIÓN. El presente informe establece de manera esquemática las eventuales consecuencias del control inadecuado del descanso vacacional, sugiriendo algunas medidas para optimizar su administración. Alfredo Gálvez Gustavo Gálvez

6 CONVENIO DE ACUMULACIÓN DE VACACIONES Conste por el presente documento, el Convenio de Acumulación de Vacaciones que celebran, de una parte con RUC, con domicilio en ; debidamente representada por el Señor, con DNI, con poder inscrito en la Partida Electrónica N, del Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de ; a quien en adelante se le denominará LA EMPRESA; y de la otra parte el Señor identificado con DNI ; a quien en adelante se denominará EL TRABAJADOR; en los términos y condiciones siguientes: PRIMERO: VOLUNTARIEDAD DEL ACUERDO LA EMPRESA y EL TRABAJADOR declaran conocer el contenido y alcances del Decreto Legislativo Nº 713, Ley de Descansos Remunerados, cuyo Art.18 permite convenir por escrito la acumulación de hasta dos descansos consecutivos, siempre que después de un año de servicios continuo EL TRABAJADOR disfrute por lo menos de un descanso de siete días naturales. SEGUNDO: DEFINICIÓN DE LOS PERIODOS Se deja constancia que los periodos vacacionales cuya acumulación de solicita, son los correspondientes a los años y. TERCERO: LA ACUMULACIÓN De común acuerdo, ambas partes han decidido pactar la acumulación de los periodos vacacionales de EL TRABAJADOR señalados en la cláusula precedente. En tal sentido, de conformidad con el Art.18 del Decreto Legislativo N 713, Ley de Descansos Remunerados, EL TRABAJADOR deberá hacer uso obligatorio de 07 días de descanso físico vacacional, los que serán deducibles del total de días de descanso vacacional acumulados. Dicho descanso obligatorio se llevará a cabo en el periodo comprendido entre los días al del mes de del año CUARTO: DETERMINACIÓN DEL GOCE VACACIONAL Ambas partes acuerdan que el descanso vacacional acumulado de días será disfrutado por EL TRABAJADOR en el periodo comprendido entre los días al del mes de del año. Sin perjuicio de esta precisión, ambas partes acuerdan que de producirse necesidades de servicio o condiciones coyunturales operativas que hagan necesaria la variación de los periodos de descanso pactados, tales periodos podrán ser modificados mediante addendum al presente convenio.

7 Suscrito en tres ejemplares de un mismo contenido y para un solo efecto, en, a los días del mes de del año 200 EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR D.N.I. N

8 CONVENIO DE REDUCCIÓN DE VACACIONES Conste por el presente documento, el Convenio de Reducción de Vacaciones que celebran, de una parte con RUC, con domicilio en ; debidamente representada por el Señor, con DNI, con poder inscrito en la Partida Electrónica N, del Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de ; a quien en adelante se le denominará LA EMPRESA; y de la otra parte el Señor identificado con DNI ; a quien en adelante se denominará EL TRABAJADOR; en los términos y condiciones siguientes: PRIMERO: VOLUNTARIEDAD DEL ACUERDO LA EMPRESA y EL TRABAJADOR declaran conocer el contenido y alcances del Decreto Legislativo Nº 713, Ley de Descansos Remunerados, cuyo Art.19 permite que ambas partes pacten por escrito que el descanso vacacional pueda reducirse de treinta a quince días, con la respectiva compensación de quince días de remuneración. En ese sentido, las partes dejan constancia que suscriben el presente convenio en forma libre y voluntaria, sin la existencia de dolo, error, amenaza, presión, coacción o cualquier otro vicio de la voluntad en contra de EL TRABAJADOR. SEGUNDO: DEFINICIÓN DEL PERIODO Se deja constancia que el periodo vacacional cuya reducción de goce se solicita, es el correspondiente al año. TERCERO: LA REDUCCIÓN De común acuerdo, ambas partes han decidido pactar la reducción del periodo vacacional detallado en la cláusula precedente. En tal sentido, de conformidad con el Art.19 del Decreto Legislativo N 713, Ley de Descansos Remunerados, EL EMPLEADOR y EL TRABAJADOR en forma libre y voluntaria, acuerdan que se reduzca el descanso vacacional señalado en la cláusula precedente a Quince (15) días, los cuales se computarán de la siguiente manera: Desde el hasta el EL TRABAJADOR prestará servicios para EL EMPLEADOR desempeñando las labores correspondientes a su puesto de trabajo. Desde el hasta el EL TRABAJADOR gozará los quince (15) días restantes de su descanso vacacional, correspondiente al periodo detallado en la cláusula precedente.

9 CUARTO: EL PAGO Por su parte, EL EMPLEADOR se compromete a cancelar a EL TRABAJADOR los siguientes conceptos: Pago de remuneración ordinaria por los Quince (15) días de trabajo, correspondientes al periodo laborado que se indica en la cláusula precedente. Pago de remuneración vacacional por Quince (15) días de vacaciones, correspondientes al periodo de goce vacacional materia de reducción, indicado en la cláusula precedente. Suscrito en tres ejemplares de un mismo contenido y para un solo efecto, en, a los días del mes de del año 200 EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR D.N.I. N

10 (SOLICITUD DE FRACCIONAMIENTO DEL DESCANSO VACACIONAL) Fecha: Señores: Atn. Sr. Presente.- SOLICITUD DE FRACCIONAMIENTO DE DESCANSO VACACIONAL De mi mayor consideración: Por medio de la presente, en virtud del artículo 17º del D. Legislativo Nº 713, solicito a usted autorizar el goce fraccionado de mi descanso vacacional, correspondiente al periodo, en los periodos y la forma que indico a continuación: días naturales en el mes de del año ; días naturales en el mes de del año ; días naturales en el mes de del año ; y días naturales en el mes de del año. De ser aceptada mi solicitud, agradeceré que, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 16º del D. Leg. Nº 713, la correspondiente remuneración vacacional sea abonada antes del inicio de cada descanso. Sin otro particular, quedo de usted. Atentamente, NOMBRE DEL TRABAJADOR D.N.I. N

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