ALCALDÍA MUNICIPAL ILES - NARIÑO

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2 CONTROL, REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORACIÓN EQUIPOS DE ALTO IMPACTO Nombre: Cargo: REVISIÓN APROBACIÓN Firma: CONTROL DE COPIAS: Dependencia: Responsable: Firma: Original en: Secretaria de Gobierno

3 CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO 2. OBJETIVO GENERAL 3. ALCANCE 4. MARCO LEGAL 5. RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 5.1. CORRESPONDENCIA 5.2 COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA 6. FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL 6.1. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD 6.2. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO 7. ARCHIVO 7.1. ARCHIVO DE GESTIÓN Funciones del archivo de gestión Organización del archivos de gestión Documentación a expurgar Documentos a conservar Formación de expedientes Traslado del Archivo de Gestión al Archivo Central 7.2. ARCHIVO CENTRAL 7.3. ARCHIVO HISTÓRICO 7.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS Y PRÉSTAMOS 8. COMITÉ DE ARCHIVO 8.1. COMPOSICIÓN 8.2. PERIODICIDAD DE REUNIONES 8.3. FUNCIONES DEL COMITÉ 8.4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ 8.5. TOMA DE DECISIONES Página GLOSARIO

4 CONTENIDO ANEXOS 1. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 2. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN 3. TIPOS DE SOPORTES FORMATOS MA F01 - Formato de identificación de series y subseries documentales MA F02 - Formato de retención documental TRD MA F03 - Formato único de inventario documental MA F04 - Planilla de correspondencia mensajería interna MA F05 - Planilla de mensajería certificada MA F06 - Planilla control correspondencia devuelta MA F07 - Planilla control de documentos MA F08 - Rotulo para identificación de cajas de archivo MA F09 - Rotulo carpeta de archivo MA F10 - Rotulo anexos MA F11 - Testigo de documentos en préstamo MA F12 - Historia laboral

5 1. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO La Alcaldía Municipal de Iles, le ha dado la debida importancia a la conservación de los bienes documentales, convirtiéndose en una herramienta de instrumentación de las decisiones administrativas, con sus debidos procesos, garantizando el archivo de la documentación que reciben y generan las diferentes dependencias administrativas, desarrolla la normatividad interna y expide el MANUAL DE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO. Se espera que la primera versión de éste manual sirva de material de apoyo para la conservación de los bienes documentales, con su respectiva identificación de los procesos de recepción, producción, distribución, trámite, organización, consulta y custodia de la información en diversos soportes conforme a la normatividad vigente sobre la archivística. A partir de la definición y estructuración del proceso de gestión documental, archivo y correspondencia en donde se determina el origen, tramite y destino de la documentación creada por las dependencias, se establece la metodología para la disposición documental en el archivo de gestión, los requerimientos para su traslado al archivo central e histórico y el procedimiento para la eliminación. Desplegando lo anterior y en cumplimiento a las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, en desarrollo de la Ley 594 de 2000, dentro del nuevo sistema de organización para los archivos, fue necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la clasificación, ordenación y conservación de la documentación. 2. OBJETIVO GENERAL El MANUAL DE CONTROL Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO, unifica criterios y lineamientos de aplicación general sobre la recepción, distribución, producción, organización y custodia de los documentos, permitiendo el mejoramiento del desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.

6 3. ALCANCE Generar los criterios y lineamientos para la organización y disposición de la documentación de tal manera que con la aplicación de las técnicas y normas archivísticas se garantice su integridad, autenticidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad en las diferentes dependencias de la Alcaldía Municipal de Iles. 4. MARCO LEGAL La función archivística encuentra su sustento normativo en la ley 80 de 1989 con la cual se crea el Archivo General de la Nación y el sistema nacional de archivo con el fin de planear y coordinar esta función a nivel nacional, de las facultades conferidas por la ley la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos, que contiene parámetros y lineamientos de aplicación general relacionados con las tareas archivísticas lo que permite la unificación de criterios en el manejo de archivos oficiales del orden nacional, departamental y municipal. Posteriormente en el año 2000 se expide la ley 594 por medio de la cual se establecen reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, siendo de aplicación en la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por esta ley Así mismo dentro de la implementación del sistema de gestión de la calidad, se requiere establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retención documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, conservación y disposición de los registros de calidad. Estos registros tendrán un periodo de gestión acorde a lo establecido en las tablas de retención documental, donde posteriormente pasaran al archivo central y al archivo histórico, para su conservación y posterior eliminación. A través del acuerdo 060 de 2001 se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

7 En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos. Por medio del Acuerdo 042 de 2001 se establece la organización de los archivos de gestión. El Artículo 29 del decreto 2150 de 1995 sobre control de copias y Articulo 32 del decreto 2150 de 1995 sobre Control de la recepción de las comunicaciones. Además el sistema de archivo que se reglamenta a través de este manual encuentra su fundamento en la Constitución Política de Colombia así: Art. 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Art. 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlo respetar. De igual modo, tener derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Art. 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresión y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Art. 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta. Art. 72 Art. 74 El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley. Art. 209 La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Ley 734 de 2002 (Nuevo Código Disciplinario Único). Circular No. 004 de 2003 Organización de las historias laborales.

8 5.1. CORRESPONDENCIA. 5. RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Ver: Procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA. El primer paso en cada una de las dependencias para la organización del archivo, es dividir la documentación en series, y éstos a su vez, en Subserie. Se abrirá una o varias carpetas por cada año, organizando los documentos en ordenascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee. En desarrollo de la unidad de correspondencia externa e interna, se desarrollan los procedimientos de envío y recepción de la misma. Constituye los documentos recibidos a través de secretaria, fax, o por medios electrónicos a través del correo electrónico institucional, estos documentos se radican y direccionan a la dependencia competente según su contenido. Para organizar la correspondencia se debe tener en cuenta: Toda la correspondencia que ingrese a la alcaldía debe ser radicada consignando número de radicación, hora y fecha y firma del responsable de la recepción. El responsable de la recepción y radicación deberá verificar la clara identificación del remitente, dirección, teléfono. Se debe prestar atención especial a derechos de petición, comunicaciones de los entes de control o veedurías ciudadanas, así como también si se dan términos para la respuesta. Todos los anexos deben presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en el oficio remisorio. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará ANÓNIMA y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Cada comunicado debe ir unida a su respuesta. La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta.

9 Están autorizados para firmar comunicaciones oficiales enviadas externas, los titulares de los cargos del nivel Directivo y los funcionarios que estos deleguen. En los casos en los que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan firmados directamente por algún funcionario diferente a los señalados anteriormente, estos deben ser autorizados directamente por el Alcalde o por el Directivo del área correspondiente. Los anteriores actos de delegación, no tienen perjuicio de la posibilidad que tiene el Directivo de reasumir en cualquier momento la competencia de firmar la correspondencia asignada a los señalados funcionarios. Si las comunicaciones tiene anexos debe anotarse en la base de datos la cantidad y / o tipo de anexos. Los anexos deben estar claramente descritos, relacionados, foliados y grapados al original, en caso de paquetes, estos deben remitirse amarrados de tal manera que permitan un fácil traslado; este procedimiento es exclusivo del área remitente. El oficio debe venir como mínimo en original para el destinatario y una copia para la dependencia que lo produce, la cual una vez firmada por el destinatario con la fecha y hora. En caso que deban distribuirse copias adicionales, ya sea interna o externamente, es responsabilidad de la dependencia que produce el enviarlas completas para su trámite COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS Este grupo está conformado por toda la documentación que se produce en todas las dependencias de la alcaldía, cumplimiento de sus funciones y que su distribución se realiza dentro de la alcaldía. Para organizar la correspondencia se debe tener en cuenta: Estas comunicaciones deben llevar un consecutivo de producción en cada dependencia y serán firmadas por los funcionarios autorizados para ello. Para la organización de estas comunicaciones, se debe legajar y mantener completa con sus anexos. Estas comunicaciones como mínimo deben contener radicación, fecha, asunto, original para el destinatario y copia para el archivo, con la firma del funcionario autorizado.

10 Las circulares solo podrán producirse por los titulares de los cargos directivos e indicaran: consecutivo, fecha, asunto a tratar, firma del responsable (ver MD: MANUAL DE ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DOCUMENTAL). Se producirán un original para el archivo y copias para ser entregadas a los destinatarios DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA La distribución de la documentación interna se hará por el funcionario de la dependencia que tenga funciones asistenciales. La distribución de la correspondencia externa está a cargo del funcionario que tenga a su cargo la mensajería, correo certificado. La entrega de la correspondencia externa deberá realizarse en máximo un día hábil y las copias firmadas con el recibido se entregaran al remitente el mismo día.

11 6. FORMATOS DE REGISTRO Y CONTROL 6.1. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Ver anexo Tablas de Retención Documental. PERSONERIA MUNICIPAL 100 DESPACHO ALCALDE CONCEJO MUNICIPAL 110 UNIDAD ASESORA DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS SECRETARÍA DE GOBIERNO SECRETARÍA DE HACIENDA SECRETARÍA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA DIRECCION LOCAL DE SALUD INSPECCIÓN DE POLICÍA TESORERIA SANEAMIENTO AMBIENTAL COMISARÍA DE FAMILIA PRESUPUESTO APOYO LOGISTICO CONTABILIDAD O. INTERVENCION SOCIAL Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan de aplicación, o cambios en la organización interna de la dependencia deberán presentarse ante el Comité de Archivo de la Institución para su evaluación y aprobación. 1 Para su actualización, se deberá informar al Archivo Central, sobre las carpetas que se abran durante el año, siguiendo el formato de la tabla con el propósito de asignarle el nombre de la serie, el tiempo de conservación y el destino final a los nuevos documentos y grupo de Archivo soportado en esta información verificará si 1 Acuerdo 039 del 31 de Octubre del 2002, Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración de las TRD aplicación de las mismas en desarrollo del Art. 24 de la Ley 594 del 2000.

12 puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignará un código a la serie requerida, informando al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento y posteriormente la presentará al Comité de Archivo para su aprobación oficial. De no hacerse el reporte para la actualización, el archivo central no recibirá las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales. Es de aclarar, que al abrir una carpeta debe estar relacionada con la función de la dependencia, es decir, que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman debe reflejar dicha función Las TRD, son un listado de series, Subserie y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Son un instrumento para facilitar el manejo de la información, sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. CÓDIGO DE DEPENDENCIA: Se anota el código que identifica la dependencia que hace el envío de la documentación al Archivo Central. CÓDIGO: Se anota la serie y subserie de la clasificación de la documentación adoptada por la Alcaldía Municipal de Iles. SERIES DOCUMENTALES: Se anota de manera muy completa el nombre del fólder o carpeta que contiene la documentación. TRADICIÓN DOCUMENTAL: Se anota con una X, si es original o copia. RELACIÓN: Se anota en años, los documentos que permanecerán en el Archivo de Gestión y/o en el Archivo Central. DISPOSICIÓN FINAL: Se señala con una X el tipo de conservación que se necesita dar a la documentación, esta puede ser: CONSERVACIÓN TOTAL CT : Se da solo a la documentación de carácter muy importante tendiente a convertirse en histórica o que haga relación a momentos de trascendental importancia para la Alcaldía Municipal de Iles. SELECCIÓN S : Se incluye dentro de este grupo la documentación cuya información es de carácter temporal y que dado su contenido no se hace fundamental guardarla en el archivo permanentemente. Debe por eso indicarse el número de años a conservar desde el mismo momento que sale de la dependencia que envía la documentación.

13 MICROFILMACIÓN M : Método de conservación de la información, para disminuir los documentos clasificados en S después de cumplir su periodo de almacenamiento. ELIMINACIÓN TOTAL E : Posterior el periodo de microfilmación, se desarrolla el proceso de eliminación de la documentación, dejando como constancia el formato MA - F02: ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. NOTA: Los periodos de conservación serán nuevamente analizados por Archivo Central en el momento que las dependencias hagan los traslados documentales. Ver formatos: MA-F02: FORMATO DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO. Los siguientes datos se utilizan para enviar la documentación al Archivo Central, diligenciando el formato MA-F03: FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL el cual contiene los siguientes campos. OFICINA PRODUCTORA: Se anota el código que identifica la dependencia que hace el envío de la documentación al Archivo Central, y separado por un guión el nombre de la dependencia. REGISTRO DE ENTRADA: se anota el día. Mes y año de la fecha de entrada de la documentación al Almacén General. NÚMERO DE TRANSFERENCIA NT : Hace referencia al consecutivo de las veces que remite documentación la dependencia al Archivo Central. CÓDIGO: Se anota la serie y subserie de la clasificación de la documentación adoptada por la Alcaldía Municipal de Iles. NOMBRE DE LA SERIES SUBSERIE O ASUNTO: Se anota de manera muy completa el nombre del fólder o carpeta que contiene la documentación. FECHAS EXTREMAS: Hace referencia la fecha de inicio y la fecha final que comprende la documentación, desde la fecha hasta la fecha. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se marca con una X la unidad de conservación de la documentación, la cual puede ser en Caja, Carpeta, Tomo u Otro. No. DE FOLIOS: Se coloca en números la cantidad de folios que hacen relación al mismo asunto.

14 FRECUENCIA DE CONSULTA: Hace referencia a la continuidad de consulta de la documentación, la cual la clasificaremos como: ALTA: Si la consulta de la documentación es constante. MEDIA: Si la consulta de la documentación se realiza en periodos espaciados. BAJA: Si la consulta de la documentación se realiza algunas veces. OBSERVACIONES: Espacio para ser diligenciado por el Archivo Central, antes de devolver la copia firmada a la dependencia que envío la documentación. Espacios para el control, responsabilidad de la información remitida, con su respectiva validación. Formato: MA-F03: FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Telf:

15 7. ARCHIVO El archivo lo constituyen todos los documentos producidos por la Alcaldía Municipal, que han sido acumulados de una manera organizada en el transcurso de su gestión, atendiendo parámetros y lineamientos generales del Archivo General de la Nación y las específicas que se reglamentan internamente en la alcaldía. Atendiendo el ciclo vital de la documentación los archivos se forman a través de las siguientes fases: 7.1. ARCHIVO DE GESTIÓN. Este archivo contiene toda la documentación que se encuentra en trámite en la dependencia y que está sometida a constante consulta y utilización. El tiempo de permanencia de esta documentación en este archivo se encuentra definido en la tabla de retención documental de acuerdo a la frecuencia de uso documentados en las tablas de retención documental. La formación y organización del archivo de gestión obedecerá a la aplicación y actualización que se haga de las tablas de retención documental. La primera etapa del ciclo vital de la documentación que se acumula en el archivo de gestión deberá estar desarrollada a través de una correcta elaboración, recepción, distribución, organización consulta y custodia de los documentos y registros de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación y el Comité de Archivo de la Alcaldía Municipal de Iles Funciones del archivo de gestión Garantizar condiciones ambientales, operacionales, así como la integridad, autenticidad, fidelidad, seguridad, perdurabilidad, inalterabilidad de la información contenida en nuevos soportes y prestación de servicios archivísticos. Responder por la aplicación y actualización de las Tablas de Retención Documental de la Dependencia y el mapa documental.

16 Velar por la correcta elaboración, recepción, distribución, organización consulta y custodia de los documentos y registros de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, el Comité de Archivo de la Alcaldía Municipal de Iles y la dependencia coordinadora del Sistema de Gestión de Calidad. Preservar y controlar todos los documentos y registros tramitados en la Alcaldía, conforme a lo decretado en la Tabla de Retención Documental. Elaborar y apoyar la ejecución del plan de traslados de los documentos de las diferentes dependencias, al Archivo de Gestión. Cumplir el Plan de transferencias primarias al Archivo Central del Municipio de acuerdo con las pautas que éste establezca. Custodiar y ofrecer servicios de consulta de la documentación de la Administración Municipal Organización de los Archivos de Gestión Cada dependencia de la Alcaldía Municipal de Iles, ha de mantener organizado su archivo de gestión en donde se custodie de manera clasificada, ordenada y descrita todos los registros originados por las actividades derivadas de las funciones de la dependencia 2 y la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno atendiendo los lineamientos y parámetros que se establezcan en este manual y por las directrices aprobadas por el comité de archivo de la administración municipal. Cada secretaria, oficina y demás dependencias, debe designar un responsable para la organización, custodia y prestación de servicios de consulta de su archivo de gestión y para la recepción de las comunicaciones oficiales. Cada dependencia responderá por tres agrupaciones documentales: Los registros de las actuaciones Administrativas en trámite. Los registros de las actuaciones administrativas que culminaron su trámite y deben permanecer en cada dependencia de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. 2 Ley 594 de 2000, artículo 16.

17 Los documentos del Programa de seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de control Interno. Todas las dependencias deben enviar al Archivo Central los registros que culminen el trámite, inventariados en el formato único y organizado de acuerdo a las normas de este manual y el Plan de transferencias documentales del Archivo de Gestión al Archivo Central. Cada dependencia debe identificar la documentación meramente informativa, de apoyo que sea susceptible de eliminarla cuando pierda utilidad. Debe diferenciar los documentos de vigencia administrativa, es decir que hayan terminado su trámite para trasladarlos al Archivo de Central, una vez haya cumplido su ciclo de gestión según la tabla de retención documental. Cada dependencia debe contar con una base de datos verificable que dé cuenta de la entrada y salida de la correspondencia. Además cada dependencia debe identificar la documentación informativa, de apoyo y copias documentales de otras dependencias para la eliminación cuando pierda utilidad). Debe diferenciar los documentos de vigencia administrativa, es decir que hayan terminado su trámite (para trasladarlos al Archivo de Gestión) Los Directivos en primera instancia serán los responsables de normalizar los trámites de acuerdo a los manuales y sus actualizaciones, y un funcionario de apoyo al archivo divulgará la normalización del mismo y lo documentará incluyéndose como un anexo del Manual de Control y Organización de Archivo. Es responsabilidad de los servidores públicos de la administración municipal: registrar, tramitar, organizar, conservar suministrar oportunamente los documentos de la dependencia, seguir las pautas y lineamientos impartidos por este Manual, la norma fundamental, el control de documentos y control de registros y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad, igualmente las nuevas reglamentaciones que se aprueben y se socialicen. Para la organización del archivo de gestión se tendrá en cuenta: Cada dependencia ha de mantener su Archivo de Gestión correctamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales, de acuerdo con los criterios archivísticos previamente establecidos en el manual

18 La conformación de los grupos documentales agilizaran el trabajo del día a día en el momento de seleccionar y enviar al Archivo Central. Evitar la duplicidad de información en cuanto fotocopias, documentos repetidos etc. Enviar la documentación legajada y en las carpetas establecidas para su conservación. Utilizar el formato único de inventario documental. Respetar las series a conformar el Archivo de Gestión Documentación a expurgar. Se entiende por expurgación la destrucción física de documentos que hayan perdido su valor administrativo, financiero, contable, fiscal, jurídico e histórico. (Probatorio, o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos). Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos. El método de destrucción a utilizar en las dependencias de la Alcaldía Municipal de Iles será el rasgado del documento, principalmente aquellas áreas que contienen sellos, firmas o información importante. Las políticas para la destrucción de documentos son las siguientes: Proceso de eliminación, Archivo de Gestión, y proceso Archivo Central. Las comunicaciones tipo nota interna cuyo contenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin para el cual fue creado. Su destrucción se hace en el momento de la selección para el traslado, ya que durante el año en curso reposará en el archivo de gestión de la dependencia. Se elabora un inventario de documentos a eliminar, Se elabora acta de eliminación, adjunta al inventario y el acta para la firma del jefe de dependencia. Protocolo de expurgación archivo de gestión: Autorizaciones para ingresar a la administración municipal. Autorizaciones para reserva de auditorios y equipos. Autorizaciones para retiro de algún implemento. Pedidos o solicitudes ya resueltas.

19 Las copias de la normatividad expedida por la administración y que esté clasificada como documentación de baja consulta; ya que en el archivo central se conservan los originales. Las solicitudes de suministros del Almacén del año anterior al que cursa, ya que su legalización y conservación estará dada por el Almacén Central. Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados. Debe revisarse su contenido y similitud entre ambos documentos; conservándose siempre, aquel que contenga mayor información como vistos buenos, notas de pie de página, sellos, fechas de entrega y recibo. Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales estén bajo la custodia de la dependencia de contabilidad. Tarjetas, plegables, cartas de felicitación e invitación a eventos; dejando solamente lo que el Jefe inmediato desee conservar pero en el archivo de gestión. (Este tipo de documentación no se traslada). Formatos que ya estén en desuso e incluso la papelería que no estén utilizando. Todo documento que así no se encuentre radicado, haya llegado como copia; ya que el original se encuentra en la dependencia que lo produjo. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento solo dejar el documento definitivo, este último si se conserva. La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Catálogos y publicaciones comerciales externas. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. Las cotizaciones que no hagan parte de una carpeta documental, su conservación solo se dará por el transcurso del año vigente. (Este tipo de documentación no se traslada). Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo. Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, si se conservarán los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento. El expurgo conviene realizarlo inmediatamente después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los archivos de gestión.

20 Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de preparación de la transferencia de los documentos al archivo central. Los registros de las actuaciones Administrativas en trámite y vigentes los cuales se organizan en el archivo de gestión y se dispone su traslado una vez cumplido su ciclo vital en gestión Documentos a conservar Teniendo en cuenta la clasificación documental que se registra en las tablas de retención documental de la administración municipal, los documentos, así sean de años anteriores, que son utilizados frecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas en marcha, historia de la dependencia entre otros, pueden conservarse en el archivo de gestión, no es necesario su traslado al archivo central. Además de estos pueden considerarse los siguientes casos: La normatividad expedida por la Alcaldía Municipal de Iles, o por entes externos, las cuales son prioridad para su funcionamiento y/o cumplimiento, que hagan mención a modificaciones de la estructura organizacional de la Alcaldía Municipal de Iles, ya que ellas hacen parte de la historia y se puede requerir en cualquier momento. (Se conformara la carpeta de historia de la Alcaldía Municipal de Iles). La correspondencia radicada, que haga parte de proyectos especiales o programas que constantemente se consulten. Para las que desarrollan en su misión custodias documentales, deben permanecer en sus archivos. Los registros de las actuaciones administrativas que culminaron su trámite y deben permanecer en cada dependencia de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse a Archivo Central para su organización y conservación Formación de expedientes. El expediente es una unidad archivística en la que se reúnen los registros acumulados de un mismo asunto, organizados sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas, de tal manera que el primer documento que se observa al abrir una carpeta, sea el más antiguo.

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