Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública

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1 H. CONGRESO DEL ESTADO P R E S E N T E.- La, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 43 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, someten a la consideración del Plelno, el presente Dictamen elaborado con base en los siguientes: A N T E C E D E N T E S I.- Con fecha veintiuno de febrero del año dos mil doce fue turnada a esta Comisión, para su estudio y posterior Dictamen, Iniciativa con carácter de Decreto presentada por el Diputado a la Sexagésima Tercera Legislatura, Gerardo Hernández Ibarra integrante del Grupo Parlamentario del Partido Revolucionario Institucional, por medio de la cual propone expedir la LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA. II.- La Iniciativa que se analiza se sustenta bajo los siguientes argumentos: La historia del Estado de Chihuahua en sus diferentes épocas, desde la fundación de sus primeras poblaciones, pasando por la época colonial, posteriormente la independencia de nuestro país, y más delante la revolución mexicana, son más de 300 años de historia, hechos y actos de gobierno, que constan en una infinidad de documentos. Cabe decir que muchos de todos esos documentos ya se han destruido por falta de un adecuado cuidado y archivo, otros se han extraviado y otros más quizá fueron sustraídos, voluntaria o involuntariamente, pero es el caso que ya no 1

2 están donde debieran estar, sin embargo aún hay un sinfín de documentos por archivar. En la actualidad tenemos un enorme trabajo por hacer para lograr mantener en orden y bien conservados esos miles de documentos que se encuentran en poder de la administración pública y por ello ahora buscamos contar con una legislación que nos permita una adecuada administración de todo ello. La clasificación y archivo adecuado de los documentos nos permite contar con acceso ágil y oportuno a todos ellos, que bien pueden ser aquellos que hoy nos permiten conocer nuestra historia o bien simplemente aquellos que nos permiten enterarnos de cuál es la situación actual de nuestra administración, una simple consulta a archivos judiciales, otros que sencillamente hacen constar actos administrativos, legislativos, judiciales etc., pero todo ello es nuestro pasado, nuestro presente y el devenir de nuestra historia, de ahí pues, la importancia de conservarlo. Si contamos con una apropiada regulación, tenemos orden y podemos evitar la destrucción, pérdida, daño, desaparición, etc. de todo este acervo documental, eventos que por ningún motivo debemos permitir ocurran. Ahora bien un denominador común de todos estos documentos es el hecho de que son públicos, y hoy por hoy, la transparencia y acceso a la información pública es, o debe ser, parte de nuestro vida cotidiana, de hecho es parte de cualquier democracia avanzada y en ese sentido podemos decir que nuestro país ha tenido ya grandes progresos en este importante rubro, con leyes federales y estatales, que han permitido abrir las puertas de lo público para que el ciudadano tenga acceso a la información, haciendo nítido lo que otrora era oculto. Ante este panorama, que obedece principalmente a la necesidad de fortalecer este derecho de todo ciudadano 2

3 a una participación activa en el manejo de los asuntos públicos, al fomentar un mejor conocimiento y control del ejercicio de las potestades públicas, se hace entonces imprescindible poner en orden toda esa información, de ahí la vital importancia pues, de contar con una regulación en materia archivística. De hecho, ante lo expuesto las administraciones de los diferentes niveles de gobierno se han visto en la necesidad de buscar ordenar sus archivos para poder tenerlos accesibles a la ciudadanía, sin embargo sin una regulación adecuada, esta ordenación no es suficiente. La archivística exige mucho más que eso y por lo tanto es imprescindible como antes dije, contar con una regulación para que se pueda llevar a cabo esta tarea con un verdadero orden y armonía, que se determine quién o quienes deberán ser los responsables de la conservación, inventario, organización, clasificación, resguardo, administración, resguardo electrónico en su caso, etc. de todos los archivos que están en poder de las administraciones públicas. Dicho sea de paso, pero es una obligación de quienes integramos este Congreso crear leyes que efectivamente contribuyan al afianzamiento de la identidad de nuestro Estado, y por ello es que ahora estamos haciendo esta nueva propuesta, estando seguros que hoy es indispensable la promulgación de esta Ley de Archivos. Desde luego no es el primer intento por resolver legalmente este problema de archivo de los documentos públicos, de hecho todo ha venido funcionando más o menos, apoyados en un conjunto asistemático de diversas disposiciones fragmentarias contenidas en varias leyes estatales como la Ley Orgánica del poder Ejecutivo, Ley Estatal de Bibliotecas, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y otras normas o disposiciones dispersas. 3

4 Esta Ley también busca alcanzar una verdadera coordinación y articulación de todos los archivos documentales y bibliotecas, como las de este mismo Congreso o las instancias gubernamentales del Poder Ejecutivo, de la Universidad Autónoma de Chihuahua y de Ciudad Juárez, de otras Universidades Públicas, el Centro de Información del Estado de Chihuahua, Archivos del Supremo Tribunal de Justicia, los Registros Públicos, Municipios del Estado, etc. Igualmente se busca lograr un sistema de archivos estatales, que con un sentido de integridad se haga una manejo amplio, completo y moderno de los documentos que componen el patrimonio documental del Estado, buscando con ello afianzar el sentido de identidad por nuestro Estado, las tradiciones culturales e incluso que sirva como refuerzo para el fomento por la cultura de la información entre los ciudadanos del Estado. Por otra parte y de suma importancia, es necesario regular las nuevas tecnologías que pueden servir para resguardar documentos archivos, imágenes, videos, etc., regular el acceso vía internet a la información, vínculos con otros archivos o bibliotecas virtuales etc. y es que el desarrollo tecnológico y digital es una de los signos que identifican a este nuevo siglo XXI, y uno de sus escenarios predilectos es el documental, por ello la importancia de que en esta nueva ley quede bien clarificado como deberá incursionarse en este tema, pues al tiempo que es la manera que permite el más fácil acceso a la información, también conlleva el riesgo de un uso inadecuado de dicha información, dado el absoluto anonimato de los usuarios, entre otras cosas. 4

5 Asimismo, esta Ley pretende regular lo relativo a los espacios e instalaciones físicas donde han de quedar resguardados los documentos y archivos, ya que actualmente, en algunos casos no son los más adecuados. En fin con esta Ley de Archivos, se busca plasmar la estructura organizacional y las herramientas mínimas necesarias para garantizar la conservación y organización de los archivos gubernamentales, tanto físicos como electrónicos, y que están en posesión de los poderes del Estado, de los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, de modo tal que no se comprometa el valor probatorio de los documentos y se conserve la memoria histórica de las instituciones. Asimismo, facilitará el uso de la información, contribuirá a una efectiva rendición de cuentas y como antes dije auxiliará y fortalecerá el ejercicio del derecho de acceso a la información. Por último, solicito el respaldo y hago una atenta invitación a todas las fuerzas políticas reunidas en este Augusto Congreso Local, a sumarse, a hacer suyo este proyecto para efecto de que una vez analizado por la comisión respectiva, sea aprobado en su momento, lo anterior por la vital y trascendental importancia de este tema. La, después de entrar al estudio y análisis de la Iniciativa de mérito, formulan las siguientes: 5

6 C O N S I D E R A C I O N E S I.- El H. Congreso del Estado, a través de esta Comisión de Dictamen Legislativo, es competente para conocer y resolver sobre la Iniciativa de antecedentes, según lo dispuesto por los artículos 57 y 58 de la Constitución Política del Estado; así como los numerales 43, 46 y 59 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo. II.- La Iniciativa en estudio, como ya se detalló en el capítulo de antecedentes, tiene como propósito expedir la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua III.- Cabe destacar que el tema relacionado con la recopilación y la conservación de archivos es un tema largamente tratado y de alto interés para la normatividad de nuestro estado, desde el año 2005, es el caso de la Ley General del Sistema de Documentación e Información Pública del Estado de Chihuahua, promulgada en 1997, antes de que se introdujeran al sistema jurídico mexicano como derechos fundamentales, el de acceso a la información pública y el de protección de datos personales, lo que motivó que esa norma enfocada fundamentalmente a la conservación de archivos históricos, perdiera actualidad, derivándose de ello la necesidad de replantear el tema de los archivos vinculado a las obligaciones de transparencia, en consecuencia lógica de esa tendencia, el Congreso del Estado de Chihuahua elevó a rango constitucional el derecho a acceder a la información pública y la correlativa obligación del Estado de garantizar el ejercicio de este derecho, para cuya garantía, creó el Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información Pública (ICHITAIP) como un organismo público autónomo, con personalidad jurídica y patrimonio propios y con facultades para sancionar en el ámbito de su competencia. Llegando a este punto en el análisis de la Iniciativa de 6

7 marras resulta importante señalar la estrecha vinculación que existe entre este proyecto de Ley de Archivos y la Ley de Trasparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, toda vez que finalmente, esta última es general para todos los documentos, registros, datos e información encontrados en la administración pública y demás entes de gobierno, a los cuales a través de este proyecto de Ley se les trata de dar una organización y orden, con el propósito de que precisamente el acceso a los mismos sea mucho más fácil, sistematizado y preciso; por ello, al promulgarse en el mismo año (2005) la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, la Comisión de Gobernación y Puntos Constitucionales del Congreso del Estado, destacó: Otro aspecto que la Ley contempla y que abrirá camino para iniciar con la creación de un ordenamiento jurídico que regule lo concerniente a los archivos, es que se tendrá la obligación de contar con espacios físicos determinados para resguardar dichos archivos y que los responsable de éstos vigilarán la custodia y seguridad jurídica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Estado, debiendo conservar los documentos que contengan información pública. Si bien existe vigente una ley de esta naturaleza en el Estado, habrá que actualizarla para hacerla congruente con la que hoy se dictamina. No obstante, y tras mencionar el nuevo enfoque que la legislación vigente exige a la materia archivística, es decir, no solo como conservación de archivos históricos, sino como la recopilación de archivos que contengan información pública en base a la garantía de acceso a la información, se entiende que con este nuevo ordenamiento que se propone, se asegure en lo posible, que todos los registros se encuentren mejor conservados y de forma institucional se mantengan a través del tiempo, se ve de forma optima la regulación de este tipo de actividades administrativas internas, 7

8 todo ello con el propósito final se preservar la memoria de la actividad pública en nuestro Estado, asegurando con ello que las futuras generaciones de chihuahuenses puedan tener acceso cada vez más a detalle del acontecer estatal. Y en este mismo sentido es justo destacar la importancia del trabajo realizado en el Estado bajo el amparo de dichas leyes. Cabe comentar, después del análisis de la Iniciativa en comento, que resulta relevante la manera en que contempla una serie de aspectos trascendentales que conllevan, el regular los archivos contenidos por todos los sujetos obligados que la propia Ley de Transparencia Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua establece, tales como: Documentar todo acto que emitan en ejercicio de las facultades expresas que les otorguen los ordenamientos jurídicos aplicables; Sistematizar la información; Establecer las medidas necesarias para la protección de archivos y sistemas de archivo, para evitar su alteración, pérdida, tratamiento, modificación, afectación o acceso no autorizado, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana, de hechos de la naturaleza o de medios técnicos utilizados; Contar con espacios físicos determinados para resguardar sus archivos, siguiendo en todo momento las especificaciones técnicas que el Instituto establezca; y Contar con responsables de los archivos, encargados de la custodia y seguridad jurídica y material de los acervos que conforman la memoria documental del 8

9 Estado, debiendo conservarse los documentos que contengan información pública. 1 IV.- A modo de resumen ejecutivo nos permitimos describir lo contenido en el Decreto contenido en la propuesta en cuestión: Contiene un Título Primero, relativo a disposiciones generales, que contiene un Capítulo I, referente a su objeto y ámbito de aplicación, en el cual se prevé en principio, quiénes son sujetos obligados de la Ley, un glosario de términos y definiciones, así como los principios que regirán en la interpretación y aplicación de la Ley, como son los de procedencia, accesibilidad y preservación; un Capítulo II, referente a la conservación del patrimonio documental del Estado de Chihuahua; y un Capítulo III, relativo al tratamiento de los documentos públicos que obren en manos de particulares. En el Título Segundo, se regula la organización y funcionamiento de los sistemas institucionales de archivos del Estado, por lo que en un Capítulo I, se establece primeramente la denominación de los archivos, siendo éstos de gestión y de trámite, de concentración e históricos; en tanto, en el Capítulo II se regula la organización de los sistemas institucionales de archivos en manos de los sujetos obligados, específicamente a cargo de sus Comités Técnicos de Administración de Documentos y Archivos,; en el Capítulo III, se dispone cuáles son las funciones y componentes de tales sistemas,; en el Capítulo IV, cuáles son los procesos documentales y archivísticos a los que se sujetarán los comités,; en el Capítulo V, cómo debe realizarse la valoración de los documentos en manos de los sujetos obligados, tales como temporalidad, baja 1 Artículo 7, fracciones I, VIII y IX 9

10 o depuración documental,; en el Capítulo VI, se dispone cuáles serán los instrumentos de control archivístico, y en el Capítulo VII, se prevén medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos. Resulta necesario agregar que en este caso de los archivos electrónicos señalados en el párrafo próximo anterior, se debe procurar se permita acceder a ellos en tiempo real. En el Capítulo VIII, se norma el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, que deberán integrar anualmente los sujetos obligados, en el que se deberán contemplar los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley, por último, el Capítulo IX, regula el tratamiento y disposición que se deberá dar a los archivos en manos de entes públicos extinguidos. El Título Tercero se dedica a los recursos archivísticos, correspondiendo el Capítulo I al tratamiento de los recursos humanos, específicamente a los titulares de las Unidades de Archivos de Gestión y Trámite, Concentración e Histórico del Sistema Institucional de Archivos, y el Capítulo II a los edificios e infraestructura de los archivos. En un Título Cuarto se prevé lo relativo a lo relativo al Archivo General del Estado, correspondiendo al Capítulo I su integración, organización y atribuciones, destacando como autoridad máxima de éste, el Consejo Estatal de Archivos presidido por el Secretario General de Gobierno; en el Capítulo II, 10

11 se establece lo concerniente a la Red de Archivos como un conjunto de mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemática de información entre los sujetos obligados, de acuerdo con sus funciones y atribuciones, la cual estará a cargo del Archivo General del Estado. Finalmente, el Título Quinto establece las infracciones específicas a la Ley de mérito, las que se sancionarán de conformidad con los lineamientos y parámetros previstos en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en la que se pueda incurrir de forma paralela. Transitoriamente se dispone que la Ley entrará en vigor a los ciento ochenta días siguientes al de su publicación en el Periódico Oficial del Estado. V.- Los miembros de esta Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública, consideramos que, en lo general, la aprobación de una ley como ésta nos acercará, en el escenario nacional, a otras legislaciones estatales y a la Federal, que dan cada vez más un mayor peso a la preservación de la memoria nacional. En lo particular, gracias a esta Ley el Archivo se actuará evitando el extravío o la destrucción de documentos patrimoniales, llenará lagunas legales nacidas de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado y permitirá determinar las condiciones de infraestructura y recursos mínimos requeridos para que los archivos de los municipios conserven en forma más adecuada los documentos históricos. 11

12 VI.- Por lo anteriormente expuesto y fundado, la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública, con fundamento en los Artículos 57 y 58 de la Constitución Política del Estado, nos permitimos proponer a esta Asamblea Legislativa el siguiente proyecto con carácter de: DECRETO: ARTÍCULO PRIMERO.- Se expide la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, para quedar redactada de la siguiente manera: LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES CAPÍTULO I DEL OBJETO Y DE SU ÁMBITO DE APLICACIÓN Artículo 1. Las disposiciones contenidas en la presente Ley son de orden público e interés general y tienen por objeto regular el funcionamiento, la integración, manejo, resguardo, conservación y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública Estatal y Municipal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos de los sujetos públicos obligados conforme a esta ley. Artículo 2. Corresponde la aplicación de la presente Ley al Archivo General del Estado y a su Coordinación Estatal de Archivos. 12

13 Artículo 3. Para efectos de esta Ley, son sujetos obligados: I. Poder Ejecutivo del Estado; II. Poder Judicial del Estado; III. Poder Legislativo del Estado; IV. Los Ayuntamientos o Consejos Municipales y la Administración Pública Municipal; V. Organismos Descentralizados y Desconcentrados de la Administración Pública Estatal y Municipal, Empresas de Participación Estatal y Municipal y Fideicomisos Públicos; VI. Organismos Públicos Autónomos del Estado; e, VII. Instituciones Públicas de Educación Superior en el Estado de Chihuahua. Artículo 4. Para los efectos de esta Ley, se entiende por: I. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos; II. Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su aplicación. III. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos, en el ejercicio de sus atribuciones, por los sujetos obligados, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para el estudio de la historia e investigación; IV. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas 13

14 de las dependencias y entidades del Estado y que permanecen en el hasta su destino final; V. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa; VI. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional; VII. Archivo General del Estado;: Órgano dependiente de la Secretaría General de Gobierno y encargado de custodiar y administrar todo el sistema archivístico del Estado y sus Municipios. VIII. Baja documental o depuración: Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales, fiscales o contables, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. IX. Clasificación archivística: Es el proceso mediante el cual se identifican, agrupan, sistematizan y codifican los expedientes, de acuerdo con su origen estructural y funcional. X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático de archivos, elaborado por la Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos y aprobado por la Dirección de Archivos de cada sujeto obligado, en el que se establecen, en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación, ya sea reservada o confidencial, y su destino final; 14

15 XI. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos, medidas y acciones destinados a la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo y a garantizar su conservación; mediante la implementación de programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas, tales como: ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres y demás que se consideren pertinentes; XII. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental; XIII. Descripción archivística: Es el registro sistematizado de la información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido; XIV. Destino: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos; XV. Dirección de Archivos: Órgano de cada sujeto obligado, encargado de operar el sistema archivístico correspondiente; XVI. Disposición documental: Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen valor secundario o histórico; 15

16 XVII. Documento: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados; XVIII. Documento electrónico: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse; XIX. Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental; XX. Fondo: Conjunto de documentos, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por un sujeto obligado o ente privado en el transcurso de sus actividades, con cuyo nombre se identifica; XXI. Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y eficacia; XXII. Información: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título; XXIII. Información Reservada: La información restringida al acceso público de manera temporal; XXIV. Instrumentos de control archivísticos: Son los que permiten la ejecución de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo; XXV. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental; 16

17 XXVI. Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de gestión y trámite, de concentración e histórico; XXVII. Patrimonio documental: Lo constituye todo archivo de trámite, de concentración e histórico, producido, recibido o reunido por los sujetos obligados, en el ejercicio de sus funciones y atribuciones; XXVIII. Procesos archivísticos: Son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el sujeto obligado le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios; XXIX. Red: La Red de Archivos del Estado de Chihuahua; XXX. Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del sujeto obligado que lo origina y, cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente; XXXI. Serie: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos o acumulados y utilizados en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una misma materia o asunto; XXXII. Sujeto Obligado: Los entes públicos que se señalan en el artículo 3 de la presente Ley; XXXIII. Sistema: El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados; XXXIV. Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Gestión y Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente; XXXV. Valor documental: Es la condición de los documentos de archivo, en atención a su naturaleza y valores primarios de carácter administrativo, legal o fiscal en los 17

18 archivos de trámite o concentración, en razón de sus valores secundarios evidénciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservación permanente en un archivo histórico. La valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, así como determinar su disposición documental; XXXVI. Valores primarios: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de gestión y trámite o concentración, y XXXVII. Valores secundarios: Condición de los documentos que les confiere características evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos. Artículo 5. En todos los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, cuyo responsable será el funcionario en turno quien en materia de archivos tendrá las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; II. Conservar la documentación que se encuentre activa así como aquella que ha sido clasificada como reservado o confidencial, conforma al catálogo de disposición documental; III.- Coadyuvar con la Coordinación Estatal de Archivos o en su caso con el Archivo de Concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario documental; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental. 18

19 Artículo 6. Los sujetos obligados contarán con un Archivo de Concentración, adscrito al Archivo General del Estado. El responsable de este archivo deberá contar con amplios conocimientos y experiencia en archivistica y será designado por el titular de la dependencia o entidad de que se trate. El responsable de este Archivo tendrá las siguientes atribuciones: I. Recibir los archivos de trámite y la documentación semiactiva; II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental de conformidad con el catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Elaborar los Inventarios de baja documental y transferencia secundaria; IV. Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catalogo de disposición documental; y V. Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histórico. Artículo 7. Los sujetos obligados establecerán su Archivo Histórico el cual en todo caso será dependiente del Archivo General del Estado. El responsable de este archivo deberá contar con amplios conocimientos y experiencia en archivistica y será designado por el titular de la dependencia de que se trate y tendrá las siguientes atribuciones: I. Validar la documentación que deba conservarse permanente por tener valor histórico para el Archivo General del Estado; II. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; 19

20 III.- Organizar, conservar, describir, y difundir la documentación con valor histórico; IV. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. Artículo 8. En la aplicación e interpretación de la presente ley, se observarán los siguientes principios: I. Principio de Orden Original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo documental en el orden que les fue dado de origen; II. Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de los sujetos obligados deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones. III. Principio de accesibilidad: Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos. IV. Principio de Preservación: Consiste en la responsabilidad de cada sujeto obligado, a mantener en perfecto estado de conservación los documentos que por disposición de esta Ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destrucción, deterioro o alteración. Artículo 9. Los sujetos obligados de la presente Ley y todo aquel que ejerza recursos públicos o desempeñe alguna función pública, colaborarán en la defensa y conservación del patrimonio documental del Estado de Chihuahua, adoptando, en el 20

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