LA DIGITALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS. SU MARCO NORMATIVO

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1 LA DIGITALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS. SU MARCO NOR MATIVO v.3.0 Subsecretaría de Tecnologías de Gestión

2 Autoridades Presidenta de la Nación Dra. Cristina Fernández de Kirchner Jefe de Gabinete de Ministros Dr. Juan Manuel Abal Medina Secretario de Gabinete y Coordinación Administrativa Lic. Facundo Nejamkis Subsecretario de Tecnologías de Gestión Lic. Mariano Greco Director Nacional de la Oficina Nacional de Tecnologías de Información Sr. Pedro Janices Director de Recursos Informáticos Ing. Pablo J. Etcheverry Director de Aplicaciones Lic. Fabián Barros Requeijo Coordinación Legal Dra. Iris Cidale 2

3 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo Contenido MARCO NORMATIVO DE LA DIGITALIZACIÓN... 4 El gobierno electrónico: Tramitación electrónica, documento electrónico y timbrado electrónico... 4 La validez jurídica del documento electrónico y la firma digital... 4 La digitalización de documentación pública... 7 El Archivo y conservación de los documentos públicos... 8 Normas de carácter general Algunos procedimientos digitalizados Normas especiales ANTECEDENTES DE MICROFILMACIÓN CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA NACIÓN Acordadas y Resoluciones PROCURACIÓN GENERAL DE LA NACIÓN SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES RESOLUCIONES CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES CUADRO RESUMEN ANEXO I CONSEJO DE LA MAGISTRATURA PODER JUDICIAL DE LA NACIÓN 3

4 LA DIGITALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PÚBLICOS. MARCO NORMATIVO DE LA DIGITALIZACIÓN El gobierno electrónico: Tramitación electrónica, documento electrónico y timbrado electrónico El Decreto Nº 378/05 1 aprobó los Lineamientos Estratégicos que deberán regir el Plan Nacional de Gobierno Electrónico y los Planes Sectoriales de Gobierno Electrónico de los organismos comprendidos en el artículo 8º inciso a) y c) de la Ley Nº y modificatorias. Entre otras acciones, establece que los organismos deben encargarse de implementar la tramitación electrónica, el documento electrónico y el timbrado electrónico, a fin de interactuar con los ciudadanos a través de medios electrónicos y transformar los procedimientos administrativos incorporando al formato electrónico. La Autoridad de Aplicación es la Subsecretaría de Tecnologías de Gestión (SSTG) conforme lo dispuesto por la Ley de Ministerios, y el Decreto Nº 22/11 3 que aprobó la estructura organizativa de la Jefatura de Gabinete de Ministros y sus normas modificatorias y complementarias, Decisión Administrativa N 19/12 4 y Resolución JGM N 85/12 5. La validez jurídica del documento electrónico y la firma digital A fin de impulsar el gobierno electrónico, es necesario dotar de validez jurídica a la documentación en formato digital. A tal fin se dictó la Ley Nº de Firma Digital, la cual equipara en su validez jurídica el uso de la firma digital a firma manuscrita. También dispone que el documento digital satisface el requerimiento de la escritura y reconoce el empleo de la firma electrónica. Asimismo, la ley prescribe que el Estado Nacional deberá utilizar dicha herramienta tecnológica en su ámbito interno y en relación con los administrados de acuerdo con las condiciones que se fijen reglamentariamente en cada uno de sus poderes. Con relación al Sector Público Nacional (SPN), establece que deberá promover el uso

5 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas. Ley N (Sancionada: Noviembre 14 de Promulgada de Hecho: Diciembre 11 de 2001). ARTÍCULO 11. Original. Los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, también serán considerados originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como tales, según los procedimientos que determine la reglamentación. ARTÍCULO 12. Conservación. La exigencia legal de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción. ARTÍCULO 47. Utilización por el Estado Nacional. El Estado nacional utilizará las tecnologías y previsiones de la presente ley en su ámbito interno y en relación con los administrados de acuerdo con las condiciones que se fijen reglamentariamente en cada uno de sus poderes. ARTÍCULO 48. Implementación. El Estado nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8º de la Ley , promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización. En un plazo máximo de 5 (cinco) años contados a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, se aplicará la tecnología de firma digital a la totalidad de las leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones y sentencias emanados de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8º de la Ley El Decreto Nº 2628/02 7 reglamentario de la ley referida, deja en manos de cada uno de los Poderes y Administraciones, reglamentar la digitalización de procedimientos y trámites internos de la Administración Pública Nacional, de las Administraciones 7 5

6 Públicas Provinciales, y de los Poderes Legislativos y Judiciales del orden nacional y provincial. Art. 37. Despapelización del Estado. Sin perjuicio de la aplicación directa de la ley en lo relativo a la validez jurídica de la firma electrónica, de la firma digital y de los documentos digitales, la implementación de las disposiciones de la ley y del presente decreto para la digitalización de procedimientos y trámites internos de la Administración Pública Nacional, de las Administraciones Públicas Provinciales, y de los Poderes Legislativos y Judiciales del orden nacional y provincial, así como los vinculados a la relación de las mencionadas jurisdicciones y entidades con los administrados, se hará de acuerdo a lo que fijen reglamentariamente cada uno de los Poderes y Administraciones. Art. 38. Las entidades y jurisdicciones pertenecientes a la Administración Pública Nacional podrán ser certificadores licenciados emitir certificados para agentes y funcionarios públicos y particulares, tanto sean personas físicas como jurídicas. Dichos certificados deberán ser provistos en forma gratuita. En aquellas aplicaciones en las que la Administración Pública Nacional interactúe con la comunidad, solamente se admitirá la recepción de documentos digitales firmados digitalmente utilizando certificados emitidos por certificadores licenciados o certificados extranjeros reconocidos en los términos del artículo 16 de Ley (Artículo sustituido por art. 2 del Decreto N 724/06, B.O. 13/6/2006) 8 Art. 42. Presentación de documentos electrónicos. Los organismos de la Administración Pública Nacional deberán establecer mecanismos que garanticen la opción de remisión, recepción, mantenimiento y publicación de información electrónica, siempre que esto sea aplicable, tanto para la gestión de documentos entre organismos como para con los ciudadanos. Este Decreto estipula también que la reglamentación de la firma digital constituye una alternativa válida a lo establecido en el Decreto N 333/85 9 y sus modificatorias (art. 43). Esta norma establece las pautas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación administrativo

7 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo Por otra parte mediante la sanción de la Ley Nº se autoriza la utilización de expedientes, documentos, firmas, comunicaciones, domicilios electrónicos y firmas digitales en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes convencionales. La digitalización de documentación pública La Ley Nº , anterior a la Ley de Firma Digital, ya permitía a archivar y conservar en soporte electrónico u óptico indeleble la documentación financiera, la de personal y la de control de la Administración Pública Nacional, autorizando asimismo la destrucción de aquellos documentos reproducidos siguiendo el procedimiento previsto en dicha norma. ARTÍCULO 30. Sustitúyese el artículo 49 de la Ley N , COMPLEMENTARIA PERMANENTE DE PRESUPUESTO (t.o. 1995) por el siguiente: La documentación financiera, la de personal y la de control de la Administración Pública Nacional, como también la administrativa y comercial que se incorpore a sus Archivos, podrán ser archivados y conservados en soporte electrónico u óptico indeleble, cualquiera sea el soporte primario en que estén redactados y construidos, utilizando medios de memorización de datos, cuya tecnología conlleve la modificación irreversible de su estado físico y garantice su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la información que constituye la base de la registración. Los documentos redactados en primera generación en soporte electrónico u óptico indeleble, y los reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serán considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los términos del artículo 995 y concordantes del Código Civil. Los originales redactados o producidos en primera generación en cualquier soporte una vez reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artículo,

8 perderán su valor jurídico y podrán ser destruidos o dárseles el destino que la autoridad competente determine, procediéndose previamente a su anulación. La documentación de propiedad de terceros podrá ser destruida luego de transcurrido el plazo que fije la reglamentación transcurrido el mismo sin que se haya reclamado su devolución o conservación, caducará todo derecho a objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el destino posterior dado a la misma. La eliminación de los documentos podrá ser practicada por cualquier procedimiento que asegure su destrucción total o parcial, con la intervención y supervisión de los funcionarios autorizados. Facúltase al JEFE DE GABINETE DE MINISTROS a reglamentar las disposiciones del presente artículo." La Decisión Administrativa Nº 43/96 12 reglamentó la forma en que debe efectuarse la redacción, producción o reproducción de los documentos en soporte electrónico u óptico indeleble, estableciendo que la Contaduría General de la Nación fuese el Órgano Rector y de aplicación. En ese sentido la citada Decisión Administrativa comprende varios Capítulos vinculados, entre otros, a su ámbito de aplicación, a definir los tipos de documentos, su resguardo, las diferentes clases de copias, el procedimiento respaldatorio, el procedimiento de verificación, el de anulación, el de destrucción, etc. Estas normas deben leerse a la luz de las disposiciones de la Ley de Firma Digital, que establecen nuevos recaudos a satisfacer, tales como la necesidad de utilizar firmas digitales o electrónicas a tal fin, entre otras. El Archivo y conservación de los documentos públicos El Archivo General de la Nación, dependiente del Ministerio del Interior, es el organismo que tiene por finalidad reunir, ordenar y conservar la documentación del Estado Nacional. (Ley ). 13 El Decreto Nº 232/79 14 estableció que los Ministerios y Secretarías de Estado (administración centralizada y descentralizada, empresas y sociedades del Estado, servicios de cuentas especiales y obras sociales), deberán someter previo a todo

9 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo trámite, a la consideración de la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (Subsecretaría de la Función Pública) todo proyecto de medidas a proponer o dictar según el caso sobre sus respectivos archivos y que se relaciones con el descarte de documentos, su microfilmación, conservación y/o traslado. Finalmente, el Decreto 1571/81 15 aprobó una "Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de Control" de aplicación obligatoria en todo el ámbito de la Administración Pública Nacional (Ministerios y Secretarías de la Presidencia de la Nación, Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y Obras Sociales, Empresas y Sociedades del Estado). Cabe destacar, nuevamente, que estas disposiciones deben ser leídas a la luz de lo prescripto en la Ley de Firma Digital, la cual establece otros recaudos a cumplir para la conservación de documentos, tales como el uso de la firma digital y la posibilidad de determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción. El Decreto Nº 1421/08 16 creó el Proyecto de Catalogación, Inventario, Digitalización, Microfilmación y Conservación para la guarda física de la Documentación Histórica del Archivo de la Nación. Normas de carácter general. Ley N establece el Régimen legal de la Propiedad Intelectual y su reglamentación Decreto N / Ley N modificatoria de la ley Nº , incluye la protección de la propiedad intelectual sobre programas de computación fuente y objeto, las compilaciones de datos o de otros materiales. Penaliza la defraudación de derechos de propiedad intelectual. Decreto N 165/94 20, establece el marco legal de protección para las diferentes expresiones de las obras de software y base de datos en el Poder Ejecutivo Nacional, así como sus diversos medios de reproducción

10 La Ley N , 21 Ley de Procedimientos Administrativos, rige el procedimiento que se aplicará ante la Administración Pública Nacional centralizada y descentralizada, inclusive entes autárquicos, con excepción de los organismos militares y de defensa y seguridad. Esta ley fue reglamentada por el Decreto N de fecha 3 de abril de 1972, y posteriormente se sanciona el Texto Ordenado mediante el Decreto N del 17 de septiembre de Decreto N 103/01 24 aprobatorio del Plan Nacional de Modernización de la Administración Pública Nacional. Ley N tiene por objeto la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, sean éstos públicos, o privados destinados a dar informes, para garantizar el derecho al honor y a la intimidad de las personas, así como también el acceso a la información que sobre las mismas se registre, de conformidad a lo establecido en el artículo 43, párrafo tercero de la Constitución Nacional. Ley Nº , establece la obligación de abstenerse de usar y revelar la información sobre cuya confidencialidad se hubiera prevenido. Ley N , modifica el Código Penal incorporando los conceptos de firma digital y documento digital y determina que los términos "instrumento privado" y "certificado" comprenden el documento digital firmado digitalmente. Resulta importante aquí resaltar que la Subsecretaría de Tecnologías de Gestión dependiente de la Secretaría de Gabinete y Coordinación Administrativa de la Jefatura de Gabinete de Ministros, mediante Nota SSTG Nº 37/12, ante una consulta formulada por la Dirección General de Gestión Informática del Ministerio de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos, se expidió sobre la optimización de la guarda de la documentación y el mejoramiento de los mecanismos para su consulta. Al respecto señaló que En cuanto a los aspectos técnicos que deberían tenerse en cuenta se señala que esa jurisdicción deberá utilizar medios de almacenamiento

11 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo digital de la información en su poder, que garanticen el resguardo de la información y su recuperación. Así también, y en cuanto a la inalterabilidad de la información, deberán preverse mecanismos automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento original, y adicionalmente deberán implementar réplicas de la información y procedimientos de recupero en caso de detectarse alteraciones sobre el documento. En cuanto al acceso a la información, ello implica que el organismo deberá contar con un formato de lectura que sea perdurable en el tiempo y en el caso de la digitalización, el formato que se utilice deberá obedecer a un estándar abierto (sin pago de licencia) y que, eventualmente, ante el surgimiento de un nuevo formato que sea más eficiente se deberá considerar una posible migración de la información a otros soportes o nuevos formatos. En función de los aspectos mencionados anteriormente y en el marco de la Ley de Firma Digital y su reglamentación, podría señalarse que el resguardo de la información en formato digital firmado digitalmente, es equivalente al sistema de microfilmación Basándose en los fundamentos esgrimidos por la Subsecretaría de Tecnologías de Gestión, la Subdirección Nacional de los Registros Nacionales de la Propiedad del Automotor, dispuso mediante Disposición DNRPA Nº del 18 de septiembre de 2012 autorizó el uso de tecnologías de digitalización para la guarda y conservación de los instrumentos registrales que componen el archivo de la Dirección Nacional de los Registros Nacionales de los Registros Nacionales de la Propiedad del Automotor. Así mismo estableció que los medios de almacenamiento digital a utilizar deberán: Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación, prever mecanismos automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento digital y definir un formato de lectura que sea perdurable en el tiempo y que obedezca a un estándar abierto (sin licencia). Algunos procedimientos digitalizados. Sobre la base del marco normativo general existente para el Sector Público, distintos organismos han establecido procedimientos o aplicaciones específicas para sus

12 operaciones internas o para las comunicaciones que establecen con sus administrados, que habilitan el uso de documentos electrónicos y firmas digitales. El Decreto Nº del 13 de agosto de 2001 establece el Régimen de contrataciones de la Administración Nacional. Régimen General, Contrataciones Públicas Electrónicas, Contrataciones de Bienes y Servicios y Obras Públicas. En su Objeto (artículo 1º), se detalla que el Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional, tendrá por objeto que las obras, bienes y servicios sean obtenidos con la mejor tecnología proporcionada a las necesidades, en el momento oportuno y al menor costo posible, como así también la venta de bienes al mejor postor, coadyuvando al desempeño eficiente de la Administración y al logro de los resultados requeridos por la sociedad. Toda contratación de la Administración Nacional se presumirá de índole administrativa, salvo que de ella o de sus antecedentes surja que está sometida a un régimen jurídico de derecho privado. En su artículo 21º permite la realización de las contrataciones comprendidas en el Régimen en formato digital firmado digitalmente. Art. 21. CONTRATACIONES EN FORMATO DIGITAL Las contrataciones comprendidas en este régimen podrán realizarse en formato digital firmado digitalmente, utilizando los procedimientos de selección y las modalidades que correspondan. También podrán realizarse en formato digital firmado digitalmente los contratos previstos en el artículo 5 del presente. Las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 2 estarán obligadas a aceptar el envío de ofertas, la presentación de informes, documentos, comunicaciones, impugnaciones y recursos relativos a los procedimientos de contratación establecidos en este régimen, en formato digital firmado digitalmente, conforme lo establezca la reglamentación. Se considerarán válidas las notificaciones en formato digital firmado digitalmente, en los procedimientos regulados por el presente. Deberá considerarse que los actos realizados en formato digital firmados digitalmente cumplen con los requisitos del artículo 8 de la Ley N , su modificatoria y normas reglamentarias, en los términos establecidos en las disposiciones referentes al empleo de la firma digital en el Sector Público Nacional, las

13 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo que se aplicarán, en el caso de las contrataciones incluidas en los artículos 4 y 5 de este régimen, aun a aquellos actos que produzcan efectos individuales en forma directa. Los documentos digitales firmados digitalmente tendrán el mismo valor legal que los documentos en soporte papel con firma manuscrita, y serán considerados como medio de prueba de la información contenida en ellos. Normas especiales. JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS. (DEPARTAMENTO DELEGACIÓN DE MESA DE ENTRADAS Y DESPACHO de la ex SUBSECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA). La Resolución JGM Nº 176/02 31 habilita en Mesa de Entradas de la entonces Subsecretaría de la Gestión Pública el Sistema de Tramitación Electrónica para la recepción, emisión y archivo de documentación digital firmada digitalmente. Este Sistema tiene como objeto disponer un punto de entrada y salida de documentación interna de la Administración Pública Nacional tramitada en formato electrónico, en la ex SUBSECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS y establecer su Política de Funcionamiento y sólo procesa documentos digitales firmados digitalmente. Cualquier otro documento recibido será descartado sin generar intervención ninguna. COMISIÓN NACIONAL DE VALORES. El Decreto N 677/01 32 otorga a los documentos firmados digitalmente que se remitan por vía electrónica a la COMISIÓN NACIONAL DE VALORES de acuerdo a las reglamentaciones dictadas por esa Comisión para su identificación, a todos los efectos legales y reglamentarios idéntica validez y eficacia que los firmados en soporte papel (artículo 45). La Resolución General N 345/99 33 de la COMISIÓN NACIONAL DE VALORES incorpora al Libro VIII Otras Disposiciones de las Normas (T.O. 1997) el Capítulo XXIII Autopista de la Información Financiera, por el que las entidades sujetas al control de esa Comisión, deberán remitir la información que expresamente se establezca por vía electrónica de INTERNET, utilizando los medios informáticos que provee la Autopista

14 de la Información Financiera y que a esos efectos ha creado la citada COMISIÓN NACIONAL. SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES. La Resolución SAFJP N 293/97 34 implementa, en el ámbito de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES (SAFJP), el sistema de Telecomunicaciones de la SAFJP con el fin de establecer un correo electrónico entre las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones y este organismo, para el intercambio de la información periódica que tenga previsto la utilización del medio antes mencionado en las resoluciones que la SAFJP haya dictado y las que dicte en el futuro. INSTITUTO NACIONAL DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL. Por medio de la Resolución N 227/08 35 se ordena la destrucción de los expedientes correspondientes a las solicitudes de Patentes de Invención, de Marcas, de Modelos y Diseños Industriales y de Transferencia de Tecnología desistidas, abandonadas y denegadas a partir de los 5 (CINCO) años a contar desde su orden de archivo posteriores al año 1916 y en los términos del Decreto N 1571 de fecha 9 de octubre de ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS. La Resolución General de la AFIP N 2177/06 36 establece un régimen especial para la emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales, respaldatorios de las operaciones de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios, locaciones de cosas y obras y las señas o anticipos que congelen el precio. MINISTERIO DE SALUD. ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE MEDICAMENTOS, ALIMENTOS Y TECNOLOGÍA MÉDICA (ANMAT)

15 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo La Disposición N de fecha 8 de noviembre de 2010 crea el "Programa de Despapelización Segura de la Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica", y el día 11 de julio de 2011 se crea el Comité Ejecutor del "Programa de Despapelización Segura de la Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica" mediante Disposición N La ADMINISTRACIÓN NACIONAL DE MEDICAMENTOS, ALIMENTOS Y TECNOLOGÍA MÉDICA postuló un sistema de cobro de aranceles en forma electrónica en el entendimiento de que resulta una herramienta que mejora la gestión pública, perfeccionando la calidad de los procedimientos y de los sistemas de información, consecuentemente con ello dictó la Disposición N de fecha 23 de mayo de Por medio de la Disposición N de fecha 30 de mayo de 2012, la ANMAT adoptó el Sistema de Gestión Electrónica con firma digital para el trámite de Exportación de Productos Alimenticios que se realicen con la intervención del Instituto Nacional de Alimentos (INAL). La Disposición N 4029 del 10 de junio de 2011 determina que documentación deberá presentar ante el Oficial de Registro de la AR ANMAT de la AC ONTI todo solicitante de un certificado de firma digital para realizar trámites ante la ANMAT, con el objeto de realizar la validación de su identidad y otros datos. 41 La ANMAT adoptó por Disposición N de fecha 15 de febrero de 2012 el sistema de Gestión Electrónica con firma digital para el trámite de Admisión Automática de Productos de Higiene Personal, Cosméticos y Perfumes de Grado. A través de la Disposición N de fecha 12 de abril de 2011 se implementa el uso de la firma digital en el ámbito de Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica. Mediante la Disposición N de fecha 4 de julio de 2012 se adopta el SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA CON FIRMA DIGITAL para el trámite de Solicitud de autorización de importación de productos médicos que se realiza con intervención de la Dirección de Tecnología Médica de esta Administración Nacional

16 Por Disposición N del 21 de julio de 2012, la ANMAT adoptó el SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA CON FIRMA DIGITAL para el trámite de Solicitud de autorización de estudios de farmacología clínica. ANTECEDENTES DE MICROFILMACIÓN Cabe aquí destacar, a manera de síntesis, que la normativa que más abajo se detalla otorga el mismo valor probatorio que tienen los originales al microfilm y sus copias. Ley N (06/11/72) Autoriza al Banco de la Nación Argentina, bancos provinciales y mixtos de provincias a utilizar el procedimiento de microfilmación para sus libros y registros auxiliares y para toda documentación, tanto administrativa como comercial, que se incorpore a sus archivos. El microfilm y sus fotocopias, obtenidos mediante procedimientos ajustados estrictamente a las disposiciones de esa ley y a las reglamentaciones que en su consecuencia se dicten, tendrán el mismo valor probatorio que la ley acuerda a los originales. Ley N (14/03/73) Autoriza al Instituto Nacional de Cinematografía a microfilmar toda la documentación que incorpore a sus archivos. Ley N (23/10/89) Autoriza al Poder Ejecutivo a habilitar a sus organismos y dependencias, sean éstos desconcentrados, descentralizados burocrática o autárquicamente, sociedades y empresas, para utilizar el procedimiento de microfilmación establecido por la Ley Nº para sus libros y registros auxiliares y para toda documentación, tanto administrativa como comercial, que se incorpore en sus archivos respectivos. Ley N (23/09/92) Faculta al Banco Central de la República Argentina para establecer los términos y condiciones bajo la cuales las entidades financieras podrán utilizar sistemas de reproducción de fotografías, microfilmaciones o cualquier otro método de reproducción electrónica de documentos que merezcan ser conservados, en atención a su valor legal, fiscal, informativo, administrativo o histórico, los que

17 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo serán considerados copias auténticas con valor probatorio, siempre y cuando sean certificados por funcionarios con responsabilidad en la custodia de los mismos. Decreto N 1948/ (16/09/93) Autoriza a la Sindicatura General de la Nación a utilizar el procedimiento de microfilmación de toda la documentación, como así también la correspondiente a la ex SINDICATURA GENERAL DE EMPRESAS PÚBLICAS, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N Decreto N 2209/ (15/12/94) Habilita al Banco Central de la República Argentina a partir de la fecha del citado Decreto, (15/12/94), para utilizar el procedimiento de microfilmación establecido por la Ley Nº para sus libros y registros auxiliares y para toda documentación, tanto administrativa como comercial, que se incorpore a sus archivos. Decreto N 2217/ (15/12/94) Habilita al entonces Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos para utilizar el procedimiento de microfilmación establecido por la Ley Nº para sus registros y para toda documentación administrativa o contable que se incorpore a sus archivos. Decreto N 932/ (04/01/96) Autoriza a la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones, a incorporarse al procedimiento de microfilmación establecido en la Ley N

18 CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE LA NACIÓN Acordadas y Resoluciones Resolución Nº 3119/ Mediante la Resolución Nº 3119/2009, la Corte Suprema de Justicia de la Nación aprobó el modelo de convenio marco de colaboración a suscribir por el Presidente de Tribunal y la Secretaría Legal y Técnica de la Presidencia de la Nación. Mediante este convenio las partes establecieron fijar el procedimiento y las modalidades de los requerimientos de publicación de edictos, informes y consultas por vía de la red informática. Con posterioridad a ello la Corte Suprema de Justicia de la Nación aprobó la Resolución Nº 1687/ y que en su parte pertinente, aquí se transcribe. Buenos Aires, 25 de junio de 2012 Vistas las presentes actuaciones, donde se da cuenta del desarrollo del sistema de Consulta y Publicación Electrónica de Edictos; y CONSIDERANDO: Que, con el objeto de optimizar el procedimiento de publicación y consulta de edictos por parte de los juzgados y tribunales nacionales y federales se firmó un convenio con la Dirección Nacional del Registro Oficial. El organismo citado diseñó una aplicación informática que permite, en un entorno tecnológicamente seguro, realizar electrónicamente tanto la consulta como la publicación de edictos en el Boletín Oficial, lo que sustituye el soporte papel por uno digital. Que, este sistema se comenzó utilizar partir del año de 2009 y demostró su utilidad en cuanto a la reducción de tiempos insumidos en la publicación y consulta de edictos, la vez que no se verificó repudio alguno vinculado con la validez de las medidas cumplidas mediante este procedimiento. Que, en este contexto, resulta factible avanzar en la aplicación de este sistema del Boletín Oficial como único medio de consulta y publicación. Por ello, SE RESUELVE:

19 La digitalización y conservación de documentos públicos. Su marco normativo Disponer que partir del 1º de septiembre 2012 todas las consu1tas al Boletín Oficial y la publicación de edictos se realizarán únicamente por medio del Sistema Electrónico de Consulta y Publicación de Edictos. Regístrese, comuníquese y publíquese en el Portal de Internet de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. RICARDO L. LORENZETTI, Presidente del Tribunal. ELENA I. HIGHTON DE NOLASCO, Ministro de la Corte Suprema de de Justicia la Nación. CARLOS S. FAYT, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. ENRIQUE PETRACCHI, Ministro de la Corte Suprema de la Nación. RAÚL ZAFFARONI, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. JUAN C. MAQUEDA, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. Acordada Nº 28/2011. En Buenos Aires, a los 31 días del mes de octubre del año dos mil once, reunidos en la Sala de Acuerdos del Tribunal, los señores Ministros que suscriben la presente, CONSIDERARON: Que este Tribunal lleva a cabo un plan de informatización, en el marco de una de sus políticas de Estado, con el objetivo de mejorar la prestación del servicio de justicia para hacerla más accesible a la comunidad. Que el 12 de mayo de 2009 se celebró un convenio marco de cooperación entre la Biblioteca de esta Corte, la Biblioteca del Congreso de la Nación y la Biblioteca Nacional con el objeto de conservar, acrecentar y difundir el patrimonio bibliográfico existente. Que por acordada Nº 51/09 se dispuso que la Dirección General de Biblioteca e Investigaciones tenga, entre otras funciones, la de promover la publicación y la digitalización de obras jurídicas. Que por acordada N 6/10 punto 2 se asignaron fondos especificas a dicha Dirección con el fin de difundir esas publicaciones. Que este Tribunal entiende que la mejor manera de preservar su importante acervo jurídico es la digitalización de obras con el fin de asegurar su conservación, lo que a su vez facilitará su publicación, difusión e intercambio con otras bibliotecas digitales del mundo. Que las nuevas tecnologías permiten el acceso a la información en forma inmediata masiva, por lo que la biblioteca pública de este Tribunal puede ofrecer un servicio de 19

20 acceso libre y gratuito para toda la ciudadanía, con sistemas de búsqueda de alta eficiencia, conforme a las leyes que rigen la materia. Que a esos fines resulta conveniente la creación de una biblioteca jurídica digital por medio de la cual se difundan obras de relevancia histórica, de reproducción infinita con el debido resguardo de los originales. Que distintos organismos públicos regionales e internacionales han tomado esa iniciativa. Que incumbe a este Tribunal en materia jurídica el desafío de erigir uno de los proyectos más importantes de la región. Que en homenaje al entonces señor Presidente de la Corte Dr. Rodolfo G. Valenzuela, quien en el año 1952 convirtió la biblioteca del Tribunal en biblioteca pública, la biblioteca jurídica digital que se crea por la presente llevará su nombre. Por ello, ACORDARON: 1º) Crear la Biblioteca Jurídica Digital de la Corte Suprema de Justicia de la Nación que llevará el nombre del Dr. Rodolfo G. Valenzuela en homenaje a ese presidente de la Corte. 2 ) Disponer que la Dirección General de Biblioteca e Investigaciones coordine la digitalización de obras jurídicas nacionales de carácter histórico con el fin de que las mismas puedan ser accesibles en una página web, en versión libre y gratuita, conforme a las leyes que regulan la materia. Todo lo cual dispusieron y mandaron, ordenando que se comunicase, publicase en la página web del Tribunal y en la página y registrase en el libro correspondiente, por ante mí, doy fe. RICARDO L. LORENZETTI, Presidente del Tribunal. ELENA I. HIGHTON DE NOLASCO, Ministro de la Corte Suprema de de Justicia la Nación. CARLOS S. FAYT, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. ENRIQUE PETRACCHI, Ministro de la Corte Suprema de la Nación. RAÚL ZAFFARONI, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. JUAN C. MAQUEDA, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. CARMEN M. ARGIBAY, Ministro de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. ALFREDO JORGE KRAUT, Secretario General de Administración. Acordada Nº 31/

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