SIIGO Pyme. Análisis de Rentabilidad y Participación. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Análisis de Rentabilidad y Participación Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Informes? 3. Qué es Rentabilidad? 4. Qué son Informes de Rentabilidad? 5. Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Rentabilidad? 6. Cuáles son los Informes de Rentabilidad que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.1 RENTABILIDAD POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Producto? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Producto? 6.2 RENTABILIDAD POR LINEA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Línea? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Línea? 6.3 RENTABILIDAD POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por VENDEDOR? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Vendedor? 6.4 RENTABILIDAD POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Zona? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Zona? 6.5 RENTABILIDAD POR CLIENTE Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Cliente? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Cliente? 6.6 RENTABILIDAD POR CENTRO DE COSTO Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Centro de Costo? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Centro de Costo? 7. Qué es Participación? 8. Qué son Informes de Participación? 9. Cuál es la Ruta para Generar el Informe de Participación? 10. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Participación?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de los informes de rentabilidad y participación con que cuenta el Software en el Modulo de Ventas; estos sirven para analizar en qué porcentaje afecta un producto o un rango de ellos las ventas totales de la organización, de igual forma permite evaluar desde varios escenarios la rentabilidad y utilidad que está generando cada uno de los productos; todo lo anterior se determina en un rango de fechas especifico. Estos informes serán la base para la implantación de estrategias y toma de decisiones.

4 ANALISIS DE RENTABILIDAD Y PARTICIPACIÓN Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué es Rentabilidad? La rentabilidad es la capacidad que tiene una entidad para producir o generar un beneficio o utilidad algunas veces en dinero sobre la inversión inicial; por ejemplo, un negocio es rentable cuando genera más ingresos que egresos, un cliente es rentable cuando genera mayores ingresos que gastos, un área o departamento de empresa es rentable cuando genera mayores ingresos que costos. La rentabilidad de una empresa es una señal de su salud económica. Qué son Informes de Rentabilidad? Los informes de rentabilidad son una herramienta que permite conocer el movimiento del inventario, cuanto se está ganando por producto y cuál es la utilidad del mismo. Estos informes tienen en cuenta los documentos: Nota Crédito, Factura de Venta, Nota de Remisión, Devoluciones en Venta y los documentos Tipo L y D que el usuario requiera incluir al momento de generar el listado. Estos informes no tienen en cuenta las Notas Internas, ni las Notas de Salida, debido a que estos no representan rentabilidad alguna para la empresa. Para entender más fácil estos informes se deben conocer las siguientes fórmulas que maneja el programa: 1. RENTABILIDAD = (1 (COSTO / VENTA)) * UTILIDAD = (VENTA COSTO) / COSTO * 100

5 Es importante tener en cuenta que para que la información se presentada en los informes de rentabilidad sea correcta es necesario haber realizado los procesos de costeo, es decir, cuando se maneja Costeo en Batch de necesario haber ejecutado el proceso Mensual de Costeo; de igual forma cuando se maneja costeo predeterminado se debe haber ejecutado previamente los procesos de análisis y ajuste al predeterminado. Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Rentabilidad? La ruta para generar los informes de Rentabilidad es: Ventas Análisis de Rentabilidad; allí se despliega la ventana reflejando cada una de las opciones o listados que se pueden generar. Cuáles son los Informes de Rentabilidad que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes de Rentabilidad que se pueden generar en el sistema son: 1. Rentabilidad por Producto 2. Rentabilidad por Línea 3. Rentabilidad por Vendedor 4. Rentabilidad por Zona 5. Rentabilidad por Cliente 6. Rentabilidad por Centro de costo Los cuales se describen a continuación:

6 RENTABILIDAD POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Producto? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Producto es permitir conocer por cada producto o rango de productos cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa en un rango de fechas determinado. El Informe de Rentabilidad por Producto tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Producto? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana en la cual el programa permite seleccionar un rango de fechas (mes y día), un rango de productos, permite seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, al igual permite definir si se desean visualizar las cantidades registradas en la factura de venta y si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R); por último es posible determinar si se tienen en cuenta o no las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este informe detalla por cada producto el código - descripción y número de unidades vendidas; discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por producto en el rango de fechas seleccionado.

7 Aplicación de la Formula 1. RENTABILIDAD = (1 (COSTO / VENTA)) * 100 = (1 ( / )) * 100 = ( ) * 100 = * 100 = UTILIDAD = (VENTA COSTO) / COSTO * 100 = ( ) / * 100 = / * 100 = * 100 = RENTABILIDAD POR LINEA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Línea? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Línea es permitir conocer por cada línea y grupo de inventarios cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa en un rango de fechas determinado. El Informe de Rentabilidad por Línea tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Línea?

8 Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de líneas de inventario, permite seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, al igual permite definir si se desean visualizar las cantidades registradas en la factura de venta y si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R); por último es posible determinar si se tienen en cuenta o no las notas de remisión que no han sido cruzadas con la factura de venta. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este informe detalla por cada línea y grupo de inventarios el código - descripción y número de unidades vendidas discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por línea en el rango de fechas seleccionado. Aplicación de la Formula 1. RENTABILIDAD = (1 (COSTO / VENTA)) * 100 = (1 ( / )) * 100 = ( ) * 100 = * 100 = UTILIDAD = (VENTA COSTO) / COSTO * 100 = ( ) / * 100 = / * 100 = * 100 = RENTABILIDAD POR VENDEDOR Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Vendedor? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Vendedor es permitir conocer por vendedor o rango de vendedores cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa los productos vendidos en un rango de fechas determinado.

9 El Informe de Rentabilidad por Vendedor tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. En este listado es posible determinar que vendedor está siendo más rentable y dejando mayores utilidades para la empresa Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Vendedor? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de vendedores, permite seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, por último es posible definir si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este informe detalla por cada vendedor su código y descripción, también incluye el código y descripción de la línea grupo nombre y cantidad de cada uno de los productos; discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por producto en el rango de fechas seleccionado. Aplicación de la Formula 1. RENTABILIDAD = (1 (COSTO / VENTA)) * 100 = (1 ( / )) * 100 = ( ) * 100 = * 100 = UTILIDAD = (VENTA COSTO) / COSTO * 100 = ( ) / * 100 = / * 100

10 = * 100 = RENTABILIDAD POR ZONA Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Zona? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Zona permitir conocer por zona o rango de zonas cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa los productos vendidos en un rango de fechas determinado. El Informe de Rentabilidad por Zona tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. En este listado es posible determinar qué zona requiere mayor atención para aumentar la rentabilidad y utilidades para la empresa. Este listado presenta en la última hoja del informe un consolidado de todas las zonas Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Zona? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de zonas, permite seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, por último es posible definir si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

11 Este informe detalla por cada zona su código y descripción, también incluye el código y descripción de la línea grupo nombre y cantidad de cada uno de los productos; discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por zona en el rango de fechas seleccionado. Aplicación de la Formula 1. RENTABILIDAD = (1 (COSTO / VENTA)) * 100 = (1 ( / )) * 100 = ( ) * 100 = * 100 = UTILIDAD = (VENTA COSTO) / COSTO * 100 = ( ) / * 100 = / * 100 = * 100 = RENTABILIDAD POR CLIENTE Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Cliente? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Cliente es permitir conocer por cliente o rango de clientes cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa los productos vendidos en un rango de fechas determinado. El Informe de Rentabilidad por Vendedor tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. Para la correcta generación de este informe se requiere que las cuentas contables asociadas en las tablas de inventarios estén marcadas como SI TERCERO; también se debe tener en cuenta que para los usuarios que manejen costeo en Batch, al momento de ejecutar el proceso de costeo la opción de: Desea costear a un Nit NO se debe marcar para que el sistema pueda contabilizar los costos por cada uno de los clientes utilizados en las facturas de venta. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Cliente? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de terceros (clientes) y si se desea conocer la información con sucursal, es posible definir si se imprimen o no las cantidades y

12 valores en ceros, permite seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, al igual permite definir si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este informe detalla por cada tercero (cliente) su Nit y nombre, también incluye el código - descripción y cantidad de cada uno de los productos que adquirió; discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por producto en el rango de fechas seleccionado. RENTABILIDAD POR CENTRO DE COSTO Cuál es la Funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Centro de Costo? La funcionalidad del Informe de Rentabilidad por Centro de Costo es permitir conocer por centro y subcentro de costos cual es el porcentaje de ganancia y utilidad que dejan para la empresa los productos vendidos en un rango de fechas determinado. El Informe de Rentabilidad por Vendedor tiene en cuenta todos los documentos Notas Crédito Facturas de Venta - Devolución de Ventas y Notas de Remisión; adicional permite seleccionar los Documentos Tipo L y D que se desean incluir para la generación del listado. Para la correcta generación de este informe se requiere que las cuentas contables asociadas en las tablas de inventario estén marcadas como SI CENTRO DE COSTOS; también se debe tener en cuenta que para los usuarios que manejen

13 costeo en Batch, al momento de ejecutar el proceso de costeo la opción de: Centro de Costo NO se debe marcar para que el sistema pueda contabilizar los costos por cada uno de los Centros de costos utilizados en las facturas de venta. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Rentabilidad por Centro de Costo? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes y día), un rango de centros de costos, si se desean conocer los subcentros de costos y en caso de seleccionar permite asignar un rango de ellos, luego es posible seleccionar los documentos Tipo L y D que se deben tener en cuenta en el informe, al igual permite definir si se requieren incluir los descuentos realizados en los documentos contables (Tipo F y Tipo R). Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este informe detalla por cada centro y subcentro de costos su código y descripción, también incluye el código nombre y cantidad de cada uno de los productos vendidos; discriminando el valor de la venta y del costo al igual que los porcentajes de rentabilidad y de utilidad por producto en el rango de fechas seleccionado. Qué es Participación? Es el acto de participar; es una parte de una unidad más grande, puede ser en un proyecto o actividad y tiene los mismos intereses y/o beneficios. Qué son Informes de Participación? Estos informes permiten analizar el porcentaje de participación de cada uno de los productos con relación a las ventas totales de la compañía en un rango de fechas determinado. Hay que tener en cuenta que el sistema realiza los cálculos respecto a los Valores y NO a las cantidades.

14 Cuál es la Ruta para Generar el Informe de Participación? La ruta para generar el informe de participación es: Ventas Participación - Participación Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema y que Información Contiene el Informe de Participación? Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana la cual solicita un rango de fechas (mes/día) y un rango de productos a presentar en el informe. Una vez se han escogido las opciones deseadas el listado puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Este listado refleja en cada uno de los productos el porcentaje de participación que ha tenido frente a las ventas totales de la compañía en un rango de fechas específico. El informe detalla por cada producto el código referencia de fábrica descripción y marca, de igual forma detalla el número de unidades vendidas y el valor de venta de esas unidades y el porcentaje de participación de cada producto frente al valor total de las ventas.

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