Administración de salidas académicas PRO FECHA PUBLICACIÓN 12/08/015 MACROPROCESO

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1 Administración de salidas s Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Administración de salidas s Descripción de actividades - Administración de salidas s DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 8 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Administración de salidas s Asegurar que las unidades responsables de las salidas s cumplan con los requisitos establecidos por la Universidad y conozcan los riesgos asociados a las mismas. 2. ALCANCE Desde que se genera la solicitud de la salida hasta que se recolecta y se analiza la información de la salida realizada. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Este proceso se rige por el Protocolo de para las salidas s de la Universidad de los Andes. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Decana de Estudiantes 4.2. Responsabilidades Decanatura de Estudiantes Actualizar la información de la salida por solicitud del líder de la misma. Administrar plataforma de Salidas Académicas. Analizar y recolectar información de las salidas s realizadas. Departamento Médico Analizar los factores de riesgo y temas de salubridad que puedan afectar a los participantes de las salidas s. Departamento de y Servicios Básicos: Emitir el concepto de seguridad con el fin de conocer los riesgos asociados a las salidas s. Llevar la trazabilidad y el registro de las salidas s que se han realizado. Conocer y aplicar el protocolo de emergencia en caso de ser necesario. Líder de la Salida Académica: Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Administración de salidas s Informar a los estudiantes la salida con el fin de que estos realicen el curso virtual como requisito para la realización de la misma. Diligenciar los formatos de salida, cronograma y lista de asistentes, necesarios para la aprobación de la salida. Verificar que los estudiantes hayan realizado el curso virtual previo a la salida. Participantes: Realizar el curso virtual previo a la salida. es Académicas: Aprobar o rechazar la realización de las salidas s. Verificar que los estudiantes hayan realizado el curso virtual previo a la salida. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Administración de Salidas Académicas 5.2. Descripción de actividades - Administración de Salidas Académicas ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE La necesidad de realizar un trabajo académico fuera del campus de la Universidad Líderes de las salidas de s y unidades s Aprobación y realización de la salida Líderes de las salidas s y participantes 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Informar la salida a los estudiantes Realizar el curso virtual El líder responsable de la salida debe informar a los estudiantes sobre la salida y los pasos a seguir para la realización de esta. Los participantes de la salida deben realizar el curso virtual Gestión de Riesgos en Salidas Académicas en SICUAPLUS, con el fin de conocer el protocolo de seguridad y las recomendaciones a tener en cuenta durante la Líder de la salida Participantes SICUAPLUS Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Administración de salidas s realización de la salida. Este curso es requisito para realizar la salida. 3 Diligenciar formato de responsabilidad individual Si el estudiante es menor de edad, debe diligenciar el formato de responsabilidad individual, el cual deben firmar sus padres. Participantes 4 Enviar formato a la unidad Los participantes menores de edad deben entregar el formato de responsabilidad individual a la unidad responsable de la salida. Participantes 5 Diligenciar formato de salida El líder de la salida debe diligenciar el formato de reporte de salida, en el cual se debe indicar la fecha, el destino y la descripción de la misma. Líder de la salida Portal web 6 Recibir notificación de la creación de la salida Una vez el líder de la salida llena el formulario disponible en el portal web, la unidad recibe por correo la notificación de la creación de la misma. 7 Analizar viabilidad de la solicitud El área de seguridad analiza la viabilidad de la solicitud con base en la fecha programada de la salida, y el correcto diligenciamiento de la misma. 8 Solicitar información faltante Si la solicitud de la salida no tiene la información necesaria, esta se pide a la unidad responsable. 9 Analizar el estado actual de la zona a visitar Se consultan las fuentes oficiales, contactos y archivos para analizar el estado actual de la zona a visitar. 10 Realizar concepto seguridad de El área de seguridad se encarga de brindar un concepto de seguridad en relación a la salida, con las recomendaciones pertinentes. 11 Enviar por correo el resultado del concepto de seguridad. Una vez se tenga el resultado del concepto de seguridad se envía por correo a la responsable y al líder de la salida. Correo con el concepto de seguridad Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 Administración de salidas s 12 Realizar el concepto Médico El departamento médico se encarga de evaluar la salida y evaluar la pertinencia de la misma en relación a los riesgos de salud asociados a la misma. Departamento Médico 13 Enviar resultado de concepto Médico Una vez se tenga el resultado del concepto médico emitido se envía por correo a la responsable y al líder de la salida. Departamento Médico Correo con el concepto de seguridad 14 Recibir notificación de la creación de la salida La decanatura recibe la notificación de que se creó una solicitud de salida. Decanatura 15 Recibir y revisar conceptos emitidos La unidad correspondiente recibe el correo con los conceptos emitidos por el departamento médico y de seguridad relacionados a la salida y revisa los mismos con el fin de aprobar o rechazar la salida. 16 Notificar al líder de la salida la no autorización En caso de que no se recomiende la salida, la unidad debe notificar al líder de la salida sobre la decisión, por medio de un correo electrónico con copia a todos los interesados (Departamento de, Médico y la Decanatura). Correo de notificación de no aprobación de la salida. 17 Notificar resultado de la aprobación Si la salida es aprobada por la unidad, se debe notificar al líder, la decanatura y los departamentos médicos y de seguridad a través de correo. Correo de notificación de aprobación de la salida. 18 Modificar formato asistentes cronograma. el de y Una vez fue aprobada la salida, y se requiera modificar el cronograma o completar la lista de asistentes se debe hacer la solicitud a la Decanatura, para la modificación o actualización de los formatos. Decanatura Portal web Cronograma de salida de s y formato de asistentes. 19 Analizar formato asistentes cronograma. el de y se encarga de revisar los formatos de cronograma y la lista de asistentes con el fin de determinar si se modifica la decisión final. Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 Administración de salidas s 20 Notificar a la responsable y al líder En caso de que se cambie la decisión final, se debe notificar a la responsable y al líder de la salida. Correo de notificación 21 Validar que todos los asistentes hayan realizado el curso Una vez se tiene la lista de todos los asistentes, el líder se encarga de validar que todos hayan realizado el curso. Líder de la salida/ 22 Realizar la salida Los participantes realizan la salida. Participantes y líder 23 Realizar seguimiento se encarga de realizar llamadas durante la salida, para hacer seguimiento y de ser necesario en caso de que se presenten problemas activar el protocolo de emergencias. 24 Diligenciar retroalimentació n de la salida Después de realizada la salida, los participantes diligencian un formato con información sobre la salida y los posibles incidentes que se presentaron y se notifica a los participantes. Participantes/ Líder de la salida Portal Web Formato de retroalimentaci ón y reporte de incidentes 25 Analizar y recolectar la información de la salida La decanatura se encarga de recolectar los formatos de retroalimentación para su posterior análisis. Decanatura 6. DEFINICIONES Salida Académica: Se define como salida toda actividad que se desarrolle fuera del campus de la universidad, que tenga como propósito el levantamiento de información en un proyecto de investigación, o en una actividad dirigida a los estudiantes que tenga objetivos académicos y de representación de la Universidad en ámbitos académicos, deportivos y culturales. 1 Protocolo de seguridad: establece principios generales para adoptar recomendaciones de seguridad a estudiantes, profesores, empleados de la Universidad de Los Andes y demás 1 Definición de Salida Académica. Recuperado del Protocolo de de Salidas Académicas. El día 17 de Julio de 2015 del sitio web: olo_seguridad_sa.pdf Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Administración de salidas s Gestión de Estudiantes NIVEL 1 Bienestar de Estudiantes NIVEL 2 Prevención y Promoción en Salud personas que estén realizando labores de investigación y docencia en equipo con miembros de la comunidad universitaria, y que buscan mitigar los riesgos que afecten dicha actividad.2 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (, administrativa, entidad) INS Instructivo Formulario Salidas Académcias Protocolo de 8. INDICADORES N.A 9. RIESGOS OPERATIVO CALIDAD DE SERVICIO PROBLEMAS CON LA ACTIVACIÓN A TIEMPO DEL PROTOCOLO DE SEGURIDAD EN EL MOMENTO EN QUE ESTE ES REQUERIDO. SEGURIDAD PROBLEMAS DE SEGURIDAD Y ORDEN PÚBLICO EN LAS ZONAS EN LAS QUE SE REALICEN LAS SALIDAS ACADÉMICAS ADMINISTRATIVO 2 Protocolo de. Recuperado del Protocolo de de Salidas Académicas. El día 22 de Julio de 2015 del sitio web: olo_seguridad_sa.pdf Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 Administración de salidas s LEGAL 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/03/ Publicación 12/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ María Paula Sánchez Ingeniero de Procesos 12/03/2015 REVISÓ Sergio Manrique Ingeniero de Procesos 13/03/2015 APROBÓ Ana María Aldana Asistente Graduado Doctoral Investigación 31/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 8