TEMA 4 EL ARCHIVO 1.- NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.

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1 TEMA 4 EL ARCHIVO 1.- NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN. Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar la documentación: a) Por el propio interés de la organización: conservar o guardar la documentación que recibe y emite la empresa debidamente organizadas y clasificadas, permite mantener viva la memoria de la empresa. La información es la base y el fundamento de muchas decisiones empresariales; y ésta, muchas veces, se encuentra en los documentos. Por eso podemos decir que: EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE LA EMPRESA, Y COMO TAL, HABRÁ QUE ATENDERLO Y CUIDARLO CON ESMEERO Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con que se encuentran las empresas en su actividad burocrática: las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario. La elección de un sistema eficaz de archivo racionaliza considerablemente el trabajo administrativo y de oficina. b) Por exigencias legales: El Código de Comercio en su artículo 30, apartado primero, indica lo siguiente: Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales, (ej.: las escrituras de propiedad, estatutos de sociedad, etc. se conservaran siempre y otros tipos entre 10 y 15 años) Continua en su apartado segundo, diciendo: El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá la obligación sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo. 2.- CONCEPTO DE ARCHIVO. Dos son las acepciones con las que nos podemos encontrar a la hora de definir el archivo: la primera hace referencia al conjunto de documentos de una empresa y la segunda al local donde se almacenan estos documentos. La 1ª va enfocada hacia los elementos, las formas o las clases en donde se guardan los papeles y la segunda al almacén de documentos donde buscamos el legajo solicitado. Podemos definir el archivo, según esta segunda acepción, como el lugar donde están debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos. 52

2 3.- CLASES DE ARCHIVOS. a) Por el grado de utilización: - Activos: los documentos están en el mientras se están utilizando (bandeja sobre mesa). - Semiactivos: a él pasan los documentos mas recientes que ya no utilizamos con frecuencia. - Pasivos: en él los documentos esperan el transcurso de los seis años que la ley marca para que puedan ser destruidos. b) Por el grado de autonomía: - Centralizado: en la empresa sólo hay un archivo y a el van a parar todos los documentos de la empresa. Funciona como si de una biblioteca se tratase. - Descentralizado: Cada departamento tiene su propio archivo. Ventaja que supone, que los documentos están mas a la mano de quien los tiene que consultar. Inconveniente: se duplican los documentos, si además de una archivo descentralizado existen un archivo centralizado. 4.- PURGA O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS. La responsabilidad, tanto para la custodia de los diferentes documentos que tiene la empresa con sus archivos, como por la destrucción o eliminación de los mismos, viene otorgada por las normas o directivas marcadas por el sistema jerárquico implantado en la organización. Serán los responsables de la dirección los que indiquen qué documentos han de continuar en los archivos de la empresa y cuáles han de ser destruidos. Aquellos documentos que hayan prescrito y que no sean necesarios o que simplemente hayan sido listados para su consulta temporal (balances de comprobación, extractos de cuentas, etc...) podrán ser destruidos, observando que tal destrucción es llevada a cabo, pues no es válido tirarlos a la papelera sin más. Par este cometido existen en el mercado las máquinas destructoras de documentos, o empresas especializadas en ello cuando el volumen de documentos a destruir es muy elevado CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUEMTNOS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA: Es uno de los sistemas más sencillos y de uso más generalizado. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, en la misma secuencia que aparece. Cuando un nombre se compone de varias palabras (de personas, empresas...), hay que determinar cuál es la palabra principal, o palabra ORDENATRIZ; es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o guía para la clasificación; el resto de las palabras del nombre están subordinadas a ésta. Nos vamos a encontrar con una gran variedad de tipos de palabras y nombres para clasificar; y la elección de la palabra ordenatriz no puede ser arbitraria; sino que hemos de hacerla de acuerdo a una normas de uso general. 53

3 A) Nombres de personas El primer apellido es la clave o palabra ordenatriz. Si coinciden se toma el segundo, nombre y un sistema secundario. Cuando se trata de apellidos compuestos separados por un guión, se toma como una sola palabra a efectos de clasificación. Cuando el apellido incluye artículos u otras partículas: - Cuando son nombres castellanos, las partículas gramaticales que puedan acompañarles no se tomarán en cuenta en la ordenación. - En los casos de nombres de extranjeros, ante la duda de si forman, o no, parte del apellido, sí las tendremos en cuenta en la clasificación. Ejercicio: ordena alfabéticamente. EVA DEL PRADO ANTÚNEZ ABEL DUARTE DE PABLOS RAMIRO MIRANDA ARTAL CAROLINA PRADO COSTA JORGE RICARDO DIAZ CAÑAVAL KARL VON BRAUM LIDIA MIRANDA CAÑADAS MANUEL MERINO DE PABLOS VICENTE DU CHATELLE BERNARDO PRADO AMIGO B) Nombres de empresas o instituciones Cuando la denominación social incluye un nombre propio. Se toma el primer apellido como palabra ordenatriz.. No se tendrán en cuenta palabras complementaria como: Viuda de.., y Compañía..., y Hermanos, etc. Palabra genérica como parte de la razón social. Como: Bar, Papelería, Supermercado, Estación,... Si esto ocurre no se tienen en cuenta en la clasificación. La regla general, es tomar como palabra ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominación de la empresa seguido de las restantes palabras. Nombre de organismos o de instituciones. En estos casos, sí se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico; Ej.: Ministerio de Trabajo, Banco Central etc., sin tener en cuenta los artículos, preposiciones o cualquier otra partícula complementaria. Empresas conocidas por las siglas. La regla general es clasificarlas por el nombre completo; no obstante, es frecuente que sean más conocidas por las abreviaturas o siglas, en ese caso, tomaremos éstas últimas. Nombre de empresas extranjeras. Tomaremos como palabra guía la primera que aparece en el nombre. Ejercicio: Ordena alfabéticamente. DIRECCION GENERAL DE INDUSTRIA MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES MINISTERIO DE ECONOMIA Y HACIENDA DIRECCION GENERAL DE FERROCARRILES RED NCIONAL DE LOS FERROCARRILES ESPAÑOLES ASOCICIÓN PRO DERECHOS HUMANOS SUCESORES DE ENRIQUE NIETO CAFETERI EL PRADO SUCESORES DE ENRIQUE NIETO ALBERTO ALBA-ROCA ARIZA DEUTCH TELEKOM BANCO BEX BANCASA CAJA DE ANDALUCIA LINEAS AEREAS AVIACO BRITISH PETROLEUM MELLADO Y CIA. BAR DARIO HIJOS DE JUAN BENITEZ ANTONIO BENITEZ GALLO WILLIAM WHITEHEAD INTERMON 54

4 5.2. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA. Se asigna un número a cada documento y éste será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignación de números se hace por orden de llegada y este número no está en relación con el contenido de la información. Se utiliza bastante en el manejo de expedientes. A cada expediente se le asigna un número, al tiempo que se abre una ficha en la que se refleja el número del expediente y el asunto principal del mismo SISTEMA MIXTO ALFANUMERICO. Es un método mixto, que se apoya en los alfanúmeros que son unas claves que se componen de letras y números. Ejemplo: las matriculas de los coches. Igual que el anterior obliga a llevar paralelamente una ficha o índices de referencia. El método de ordenación utilizado es variable en función de la composición del alfanúmero. En el caso de claves compuestas por letras y número, el primer criterio será el alfabético, y el segundo el numérico. En el caso contrario, pues al contrario. Ejercicio: Clasifica. M-19 AM-305 BA-80 A-130 MA-140 T-29 C-48 BC-36 Z-5 A-15 BC-120 T CLASIFICACIÓN CRONOLOGICA. Es un sistema sencillo y eficaz, y uno de los más empleados. El elemento base de la clasificación es la fecha de los documentos que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Se comienza a ordenar por el año, después el mes y finalmente el día. Se emplea fundamentalmente para temas financieros, cuando la documentación está relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc. Suele utilizarse en combinación con el sistema alfabético o con el numérico. Puede ser descendente o ascendente CRITERIO GEOGRÁFICOS. Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma (domicilio, lugar de emisión, destino, etc.) Es un sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, incluso calle. Dentro de cada uno de estos grupos la clasificación se hace por el método alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia siempre encabeza su grupo y se colocará por delante del resto de las poblaciones (como en la guía telefónica). 55

5 Ejercicio: Clasifica por orden geográfico, con el siguiente orden: Comunidad, provincia población, calle y número. PROVINCIA POBLACIÓN CALLE. NÚMERO León León Conde Luna,3 Jaén Albaida Tetuán, 45 Huelva Huelva Isla Cristina, 7 Burgos Sedano La Constitución, 4 Burgos Burgos Babieca, 34 León Ponferrada Sequillo, 2 Huelva Huelva Marismas, 123 Burgos Fresno Conquistadores, 9 Huelva El Rocío La Virgen, 1 Jaén Marmolejo San José, s/n Almería Dalías Ministerios s/n León Combarros Ancha, s/n 5.6. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Y/O ASUNTO. Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio: alfabético, numérico, cronológico, etc. Por ejemplo, si tenemos que buscar un cliente que compra electrodomésticos, buscaremos en la división de electrodomésticos, y dentro de ésta, por el nombre del cliente, o por la clave de su expediente. Ejercicio: clasifica la siguiente lista de documentos por asuntos, y por claves: Asunto Clave dcmto. Asunto Clave dcmto. Construcción C 340 Reparaciones Y Transportes B 560 Comercio TR 239 Recreativos AL 267 Transportes G 867 Comercio TR 59 Recreativos B 59 Comercio C 246 Reparaciones F LIBROS REGISTRO DE CORRESPONDENCIA. ENTRADA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADAPROCEDENCIA NÚM. MES DÍA REMITENTE LOCALIDAD CLASE ANEXOS ASUNTO DESTINO OBSERVACIONES SALIDA DE CORRESPONDENCIA FECHA DESTINO ENVIO MES DÍA DESTINATARIO LOCALIDADFECHA CLASE ANEXOS ASUNTO ORIGEN OBSERVACIONES Ejercicio: elabora dos registros como los anteriores (en horizontal) y anota en el de entrada las cartas de las páginas 28 y 32. Y en el de salida los documentos de las páginas 41, 42 y 46. FIN 56

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