PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y OTROS SOPORTES QUE CONTENGAN DATOS. FACULTAD DE GEOGRAFÍA E HISTORIA Mayo 2014 Ed.

Transcripción

1 1.- OBJETIVO. El objeto del procedimiento es establecer las normas para facilitar la destrucción de documentos y otros soportes, garantizando un adecuado cumplimiento de la legislación en el ámbito de la protección de datos. 2.- USUARIOS. Personal Docente e Investigador y Personal de Administración y Servicios de la Facultad de Geografía e Historia. 3.- RMATIVA. 1. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. 2. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. 3. Resolución de la Universidad de Sevilla de 5 de marzo de 2008 por la que se crean ficheros automatizados de datos de carácter personal. 4. Resolución de la Universidad de Sevilla de 28 de mayo de 2009 por la que se crean y modifican ficheros automatizados de carácter personal. 5. Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales, modificado por el Real Decreto 861/2010, de 2 de julio, y por el Real Decreto 534/2013, de 12 de julio. 6. Decreto 324/2003, de 25 de noviembre por el que se aprueba el Estatuto de la Universidad de Sevilla, modificado por Decreto 348/2004 de 25 de mayo y por Decreto 16/2008 de 29 de enero. 7. Acuerdo 5.3/CG , por el que se aprueba el Sistema de garantía de calidad de títulos oficiales. 8. Normativa Reguladora de la Evaluación y Calificación de las Asignaturas (Aprobada por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Sevilla en sesión de 29 de septiembre de 2009). Fecha: Mayo Ed. 03 Página 1 de 5

2 4.- RESPONSABLE. Administrador de la Facultad de Geografía e Historia. 5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO CON DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. Los documentos y soportes que contengan datos de carácter personal podrán ser destruidos una vez verificado que ha transcurrido el plazo establecido en la legislación aplicable según el caso. Para efectuar la destrucción deberán guardarse en paquetes o cajas que no superen los 9 kilos de peso, con objeto de facilitar su transporte. Una vez guardados, se avisará a la Conserjería de la Facultad para su retirada. Unido al paquete irá el Documento de Acompañamiento. Una vez destruidos los paquetes, el emisor recibirá, mediante correo interno, el documento donde se reflejará, entre otras, la fecha de destrucción del material. El Documento de acompañamiento estará disponible en la Conserjería de la Facultad y en la página Web del Centro. No se admitirán paquetes para destruir sin dicho documento. El Documento de Acompañamiento figura en hoja adjunta N DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. Para la retirada de los documentos y soportes sin datos de carácter personal destinados a ser reciclados se utilizará el formulario establecido por la Universidad de Sevilla y que se encuentra en la siguiente dirección: STEMA DE SEGUIMIENTO. Se emplearán los siguientes indicadores para el seguimiento del proceso: 1. Cantidad de papel destruido / número de emisores. 2. Número de emisores / número total personal del Centro. Fecha: Mayo Ed. 03 Página 2 de 5

3 7. DIAGRAMA DE FLUJO. Figura en hoja anexa. 8.- HISTÓRICO DE MODIFICACIONES. Ed. Fecha Resumen de Modificaciones 00 09/03/2007 Primera Edición 01 20/01/ 2010 Se incluyen los cambios producidos en la normativa de protección de datos general y universitaria /01/2012 Se modifica el Documento de Acompañamiento tras la obtención del Sello 300+ según modelo EFQM 03 15/05/2014 Se incluye en diagrama el procedimiento del Sistema de Garantía de Calidad de los Títulos. Vigente- 7.- REVIÓN Y APROBACIÓN. Elaborado Revisado Aprobado Administrador Facultad de Geografía e Historia Vicedecano de Calidad e Innovación Docente Comisión de Garantía de Calidad de la Facultad de Geografía e Historia Fecha: Mayo Ed. 03 Página 3 de 5

4 Fecha: Mayo Ed. 03 Página 4 de 5

5 DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS USUARIOS ADMINISTRADOR ENCARGADO DE EQUIPO (CONSERJERÍA) Necesidad de destruir documentos y reciclar P.02.GDE-SGC Con datos personales? 1 Cumple plazo legal? Empaquetar Mantener archivado Es del SGC? Rellenar impreso de acompañamiento 1 Mantener archivado en Unidad de Administración y Servicios Recoger documentos FIN Recibe impreso de acompañamiento Destruir documentos Enviar a reciclar FIN Fecha: Mayo Ed. 03 Página 5 de 5