Facturación Electrónica. Principales impactos y beneficios. JIAP de setiembre de 2015

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Consuelo Toledo Suárez
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1 Principales impactos y beneficios JIAP de setiembre de

2 Facturación Electrónica Algunos de los beneficios que se obtiene con el ingreso a este nuevo régimen 2

3 Qué avances se han producido en el régimen? Inicio del Plan Piloto 2011 Notificación a Grandes Contribuyentes 2012 Fecha límite de postulación para Grandes Contribuyentes notificados 2013 Setiembre Notificación a primeras empresas CEDE Notificación a más empresas CEDE entre Octubre y Diciembre 2014 Enero 2014 Marzo 2014 Julio Postulación primeras empresas CEDE 228 empresas habilitadas a operar universalización Más de 422 millones de CFE emitidos y empresas habilitadas 2014 Octubre 2014 Diciembre Calendario de 2015 Julio Set Postulación prevista 2da tanda de empresas CEDE Postulación prevista 3ª tanda de empresas CEDE y otras empresas 2015 Diciembre 2015 Deloitte S.C. Todos los derechos reservados 3

empresas CEDE Notificación a más empresas CEDE entre Octubre y Diciembre 2014 Enero 2014 Marzo 2014 Julio Postulación primeras empresas CEDE 228 empresas habilitadas a operar

4 La resolución N 3012/2015 dispone el siguiente cale ndario de universalización del Régimen de Documentación Fiscal Electrónica: Nueva Resolución Facturación Electrónica DGI Fecha límite de postulación según ventas en UI 2015 Deloitte S.C. Todos los derechos reservados 4

Nueva Resolución Facturación Electrónica DGI Fecha límite de

5 Cómo funciona el régimen? EMISOR ELECTRÓNICO RECEPTOR ELECTRÓNICO 1 6 El receptor valida y almacena los CFE El receptor puede consultar en la web de DGI 7 4 DGI valida los CFE recibidos DGI publica los CFE en la Web 5

6 Cómo funciona el régimen? Particularidades de los e-ticket y sus notas de corrección Se envían a DGI al igual que otros CFE EMISOR El emisor debe publicar TODOS los e-tickets en la Web Solo se envían a DGI en forma de reporte diario 6

7 Cómo funciona el régimen? Particularidades de los receptores RECEPTOR ELETRÓNICO RECEPTOR NO ELECTRÓNICO EMISOR Se emite la Representación Impresa del CFE Se publican en la Web de DGI o del emisor El receptor puede consultar el comprobante en la Web 7

RECEPTOR NO ELECTRÓNICO EMISOR Se emite la Representación

8 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Procesos y Controles Cumplimiento Tecnología Personas 8

9 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Adecuación operativa de los procesos de emisión y recepción de comprobantes en aspectos concretos tales como, numeración, redondeos, anulaciones, impresión de comprobantes emitidos y recibidos, etc. Procesos y Controles Revisión del esquema de controles y adecuación del mismo a la operativa electrónica. Implementación de procedimientos de contingencia. 9

como, numeración, redondeos, anulaciones, impresión de comprobantes emitidos y recibidos, etc.

10 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Procesos Cumplimiento y Controles Testing Adecuación comprehensivo operativa de los la casuística procesos de operativa emisión de y la recepción empresa. de comprobantes en aspectos concretos tales como, numeración, redondeos, anulaciones, impresión de comprobantes Adecuada exposición emitidos y de recibidos, las operaciones etc. documentadas contemplando la normativa vigente. Revisión del esquema de controles y adecuación del mismo a la operativa Reporte electrónica. de operaciones en tiempo y forma de acuerdo a las especificaciones de la DGI. Implementación de procedimientos de contingencia. Generación de respaldos confiables y de fácil recuperación ante una exigencia de la DGI. 10

de comprobantes en aspectos concretos tales como, numeración, redondeos, anulaciones, impresión de comprobantes Adecuada exposición emitidos y de recibidos, las operaciones etc.

11 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Procesos Cumplimiento Tecnología y Controles Integración Testing comprehensivo de una solución de la de casuística facturación operativa electrónica de la empresa. con los sistemas de facturación actuales o desarrollo de los nuevos requerimientos. Adecuada exposición de las operaciones documentadas contemplando la Análisis normativa de vigente. la estrategia de certificación electrónica y las consideraciones de seguridad asociadas. Reporte de operaciones en tiempo y forma de acuerdo a las especificaciones de Dimensionamiento la DGI. de la infraestructura considerando redundancias y manejo de situaciones de contingencia. Generación de respaldos confiables y de fácil recuperación ante una exigencia Análisis de la DGI. de performance considerando los procesos de generación y firmado de comprobantes. 11

con los sistemas de facturación actuales o desarrollo de los nuevos requerimientos. Adecuada exposición de las operaciones documentadas contemplando la Análisis normativa de vigente.

12 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Integración Participación de de una perfiles solución técnicos de facturación y funcionales electrónica durante con el proyecto los sistemas de de implementación, facturación actuales concentrados o desarrollo especialmente de los nuevos en requerimientos. ciertas etapas. Análisis Transparencia de la estrategia casi absoluta de certificación para el usuario electrónica final del y sistema las consideraciones facturación de e incorporación seguridad asociadas. de actividades de monitoreo para los usuarios con perfil técnico. Procesos Cumplimiento Tecnología Personas y Controles Dimensionamiento En muchos casos y de cuando la infraestructura estos sistemas considerando facturación redundancias son desarrollados y manejo por de terceras situaciones personas de contingencia. o empresas, se requiere su colaboración durante el proyecto. Análisis de performance considerando los procesos de generación y firmado de comprobantes. 12

desarrollo especialmente de los nuevos en requerimientos. ciertas etapas.

13 Cuáles son los factores claves a tener en cuenta en la implementación? Participación de perfiles técnicos y funcionales durante el proyecto de implementación, concentrados especialmente en ciertas etapas. Transparencia casi absoluta para el usuario final del sistema de facturación e incorporación de actividades de monitoreo para los usuarios con perfil técnico. Procesos Cumplimiento Tecnología Personas y Controles En muchos casos y cuando estos sistemas de facturación son desarrollados por terceras personas o empresas, se requiere su colaboración durante el proyecto. La complejidad asociada a la implementación del nuevo régimen de facturación electrónica estará directamente vinculada con la casuística operativa de la empresa, el carácter presencial o diferido de la emisión, la cantidad de puntos de emisión y sistemas de facturación involucrados, la facilidad de dichos sistemas para la integración y la existencia de operaciones que aún se realizan en forma manual, entre otros aspectos. 13

Transparencia casi absoluta para el usuario final del sistema de facturación e incorporación de actividades de monitoreo para los usuarios con perfil técnico.

14 Algunos de los beneficios que se obtiene con el ingreso a este nuevo régimen Reducción del uso de papel Renovación tecnológica Ahorro de espacio físico Documentación de procesos Mayor información e integrada Definición de políticas Eliminación de secuencia numérica Estandarización de procesos 14

espacio físico Documentación de procesos Mayor información e integrada

15 Qué plazos y requisitos debo cumplir? Plazos máximos estimados para cada etapa Testing Certificación Producción 6 meses* 6 meses* 4 meses* Notificación de DGI invitando a la postulación Postulación Resolución *Plazos máximos estimados 15

16 Existen soluciones ya probadas en el mercado? Existen en el mercado una serie de empresas que cuentan con soluciones de software orientadas a resolver los requerimientos establecidos por la DGI para la implementación de la facturación electrónica, con diferentes modelos tecnológicos: In house: El software de gestión de comprobantes fiscales electrónicos es instalado completamente en la infraestructura del cliente. En este sentido, este software se encarga de la generación del CFE, su firmado y la comunicación con DGI y con otros contribuyentes. SAAS: El software es alojado en la nube de un proveedor del software y el cliente accede a los datos vía internet. En este caso, el cliente genera la información del CFE en su sistema comercial y este se comunica, por medio de WebServices por ejemplo, con el sistema instalado en la nube. Una vez este sistema recibe la información, genera el CFE, lo firma y se comunica con DGI y otros contribuyentes. Es importante destacar que el certificado digital se encuentra instalado en la misma infraestructura de la nube. Mixto: Este modelo combina los modelos anteriores delegando la generación del CFE y/o la gestión de la firma electrónica al cliente y la comunicación con DGI y otros contribuyentes al proveedor del sistema. 16

electrónica, con diferentes modelos tecnológicos: In house: El software de gestión de comprobantes fiscales electrónicos es instalado completamente en la infraestructura del cliente.

17 GFE Gestión de Facturación Electrónica GFE es una solución uruguaya de facturación electrónica desarrollada por Datalogic y reconocida en su especialidad e independiente de cualquier sistema de facturación o ERP, que contempla todos los requerimientos funcionales establecidos por la DGI, así como las consideraciones de seguridad, trazabilidad y auditoría requeridas para su función. 17

de facturación o ERP, que contempla todos los requerimientos funcionales establecidos por la

18 GFE Gestión de Facturación Electrónica GFE Modalidad In House Referencias: Web-Service HTTP Comunicación directa a BD

19 GFE Gestión de Facturación Electrónica GFE Modalidad SAAS Proveedor de Servicio GFE Server Agentes DGI Proveedor Referencias: Web-Service HTTP Servidor de Base de Datos GFE Consultas web Infraestructura cliente Terminales de facturación o consultas al sistema GFE Cliente / Consulta web Comunicación directa a BD 19

Base de Datos GFE Consultas web Infraestructura cliente Terminales de

20 Facturación electrónica en el estado Principales impactos por la incorporación del régimen de facturación electrónica para los organismos del estado Grandes volúmenes de comprobantes Múltiples puntos de emisión Disponibilización de comprobantes a receptores no electrónicos Plazo para la aceptación comercial de los CFE recibidos Proceso de aprobación de los CFE recibidos Proceso de facturación batch Recaudación por redes de cobranzas Gestión de nuevos procesos administrativos 20

comprobantes a receptores no electrónicos Plazo para la aceptación comercial de los CFE recibidos Proceso de aprobación

21 Preguntas? Gracias Isabel Rodríguez 21

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