VERSIÓN 2011 TABLA DE CONTENIDO. Pág. 1. VERSIÓN 2011 HERRAMIENTAS VERSIÓN 2011 GESTIÓN VERSIÓN 2010 MEJORAS Y AJUSTES..

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1 VERSIÓN 2011 TABLA DE CONTENIDO 1. VERSIÓN 2011 HERRAMIENTAS... 3 Planillas Generador de Reportes Seguridad Horizontal por Centro de Costos. Generación de Informes en Open Office. Importar Datos desde MS Excel. Presentación de Video Cursos. Proceso Descargar Claves. Contabilidad. Manejo automático de consecutivos. Proyecto Expansión. Pág. 2. VERSIÓN 2011 GESTIÓN 23 Universidad Digital. Licenciamiento por Hosting. Historia Clínica 3. VERSIÓN 2010 MEJORAS Y AJUSTES.. 32 Talleres. Generador de Reportes. Alertas. Robot Instalador Proceso de Automatización. 4. PRINCIPALES CAMBIOS DE CADA MÓDULO. 39 Módulo de Activos Fijos Módulo de Bancos Módulo de Cartera Módulo de Compras Módulo de Contabilidad Módulo de Costos Standard y Reales 1

2 Módulo de CRM Ventas y Servicios Módulo de Cuentas por Pagar Módulo de Facturas Módulo de Importaciones Módulo de Inventarios Módulo de Mantenimiento de Maquinaria Módulo de Nómina - Planilla única Módulo de Producción Módulo de Recurso Humano Módulo de Talleres Módulo Técnico Módulo Vendor Mobile 5. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIONES.. 72 ANTERIORES 2

3 1. VERSIÓN HERRAMIENTAS Planillas. La generación de informes y consultas, es la forma de presentar los datos ingresados ya sea para seguimiento operativo, estadísticas financieras, toma de decisiones. Por ello hemos venido fortaleciendo a nivel de la aplicación este proceso. En esta versión estamos presentando una nueva forma de generar consultas en la cual es posible no sólo consultar la información sino también actualizarla. Ante todo, aclaremos la diferencia entre Informe y Consulta: Informe: Es cuando necesito presentar un resultado en forma estática o semi-estática que no permita modificación de los datos fuentes. Consulta: Es un punto donde puedo ver la información, agruparla y filtrarla en forma dinámica y adicionalmente la puedo modificar. 3

4 La empresa TodoTerreno S.A. presenta un procedimiento de cobro a partir del cual se requiere llamar a los clientes una vez por semana para verificar el pago de las facturas. Para este caso, Santiago Suarez, encargado de la cartera, requiere un informe que le indique cual es la fecha aproximada para llamar al cliente y los comentarios o respuestas obtenidas. Para esta versión la aplicación brinda la posibilidad de generar consultas y actualizar en línea algunos datos. Esta nueva herramienta la hemos denominado Planilla. La Planilla es una herramienta integral que permite hacer consultas, informes y modificar datos en un sólo punto. Brindado una mayor productividad a los usuarios. Veamos: Se requiere generar la consulta de Planilla Gestión Recaudo Don Santiago necesita un informe de gestión de recaudo ordenado por fecha de vencimiento con el fin de poder realizar el procedimiento de recaudo para la semana. 4

5 Consulta Ordenada por fecha de vencimiento Ahora bien, Don Santiago, necesita revisar sólo aquellas facturas que presenten más de 30 días de vencimiento. En este caso podemos realizar un filtro en la columna de Días Vencimiento, indicando que deben ser mayores o iguales a 30. Consulta filtrada por días de vencimiento Por otro lado, él necesita que la consulta generada se pueda agrupar por cliente ya que se requiere poder tener unificadas las facturas que se le han generado al cliente. Para ello, simplemente ubicamos el mouse en el título de la columna Nombre Cliente y lo arrastramos a la zona de agrupación. 5

6 Consulta agrupada por cliente. Don Santiago, requiere poder ver la consulta modificando el orden de las columnas ya que para él es primordial que la fecha de vencimiento este en la primera columna seguida del nombre del cliente y así poder realizar el seguimiento de recaudo con mayor facilidad. Para esto simplemente arrastramos la columna de Fecha de Vencimiento a la primera posición y la columna de Nombre Cliente a la segunda posición. Consulta modificando el ordenamiento de las columnas. Don Santiago requiere no presentar en el informe la columna de Tipo de Documento ya que esta información no es relevante para realizar el proceso de recaudo. En este caso la 6

7 consulta nos permite abrir la opción de selector de columnas y desmarcar las que no son necesarias. Consulta seleccionado las columnas a presentar. Don Santiago necesita guardar este informe en un archivo para poderlo enviar a la gerencia financiera. En este caso, la opción brinda la posibilidad de imprimir la consulta a formato PDF o exportarla a MS Excel. Grabar la consulta en formato PDF o MS Excel 7

8 El informe de Gestión Recaudo, presenta una serie de columnas en las cuales don Santiago puede ingresar o actualizar datos de varias columnas de la consulta con la información correspondiente a la llamada que está realizando, así como los comentarios recibidos de la empresa, la fecha de próxima llamada, la fecha posible o estimada de recaudo, el valor a recaudar y el nombre del responsable de la llamada. Se graba la información y la tenemos disponible para poderla consultar en cualquier momento. Ingresar o Actualizar datos en las diferentes columnas Diego López, Jefe de Almacén, debe adicionar una clasificación de los inventarios, para ello necesita usar la opción de clasificación 2, ya que requiere identificar la línea de bicicletas por la marca pues se va a comercializar una nueva. Para ello ingresa al sistema, selecciona cada uno de los códigos y coloca el código de clasificación por cada uno de ellos. En esta versión, es posible ingresar a la planilla de Maestros y Servicios Datos Generales, ubicarse en la columna de Clasificación 2 e ingresar el correspondiente código a cada producto. 8

9 En este proceso, el señor López, puede seleccionar a nivel de la lista desplegable, los nombres correspondientes a cada una de las clasificaciones. 9

10 Generador de Reportes. Nuestro Generador de Reportes entrega Informes, no consultas. Por eso, en esta versión, estamos mostrando una nueva forma de presentar la información que nos permita realizar procesos de filtro, agrupación y selección de columnas en forma fácil y dinámica. Carlos Rueda, Gerente Financiero, requiere un informe de recaudo o extracto de cartera ordenado por fecha de vencimiento y agrupado por cliente, con el fin de poder evaluar la cartera que tiene la empresa. En la versión anterior, con el generador de reportes, se requería ingresar a la pantalla de diseño, seleccionar el informe, cambiar el ordenamiento por fecha de vencimiento y seleccionar casilla de Agrupación y Agrupado por cliente, grabar y generar el informe. Para esta versión, estamos presentando una nueva opción o pantalla que nos permite de una forma dinámica y sin salir del informe, poder seleccionar una columna, ordenarla, filtrarla y agruparla. En este caso sólo se tendría que dar clic en la columna de fecha de vencimiento y arrastrar la columna de Nombre de Cliente a la sección de Agrupación. Consulta Ordenada por fecha de vencimiento y agrupar por cliente 10

11 Esta nueva presentación nos permite: - Ordenar en forma ascendente o descendente por columna. Ordenar el saldo para conocer cuales clientes presentan los mayores valores a cobrar, ordenar por días de vencimiento para saber cuáles son las facturas mas vencidas. - Filtrar por cliente para poder verificar la cartera de éste, filtrar por saldos menores a 1000 para depurar la cartera. - Agrupar por vendedor para conocer su estado de cartera. - Seleccionar y quitar columnas, con el fin de presentar un informe sencillo y corto, que sólo tenga la información necesaria y requerida. Seguridad horizontal por Centro de Costos. La empresa TodoTerreno actualmente maneja varias sucursales o puntos de venta ubicados en diferentes ciudades y países, la empresa cuenta con un servidor centralizado al cual acceden todos los usuarios de punto de venta, a cada uno de ellos se le ha asignado su correspondiente centro de costos lo que permitirá conocer las transacciones realizadas por cada uno de ellos. 11

12 En este caso, la empresa requiere que cada una de las sucursales sólo pueda ingresar, modificar y consultar las transacciones o movimientos realizados por ellos, pero requiere que el departamento administrativo, contable y de auditoría pueda consultar toda la información. Para la versión 2011 el sistema permite asignar permisos por usuario a los diferentes centros de costo con el fin de que el usuario sólo pueda consultar su información. Andrés Molina, Jefe de Facturación de la sucursal de Barranquilla, requiere generar un informe de las ventas del mes para la sucursal. En este caso Andrés sólo tiene permisos para ver la información de Barranquilla por lo tanto, el sólo tiene que ingresar al informe de ventas y generar el reporte. Generación de informes en Open Office. Open Office se ha venido posicionando en el mercado, como una segunda alternativa en el manejo de las hojas electrónicas. Por lo tanto OFIMATICA ha venido organizando la aplicación para permitir generar estos informes con cualquiera de estas dos herramientas. En la versión 2010 se entregó esta mejora para los informes del generador de reportes y para esta versión se está entregando para los informes tradicionales en el proceso de exportar y la nueva opción de Planillas. 12

13 Importar datos desde MS Excel. La empresa TodoTerreno adquirió el Módulo de Activos Fijos y guarda la información de todos sus activos en una hoja de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a la aplicación. Por otro lado, la empresa controla la nómina de una sucursal en Pereira con 10 empleados, la cual manejan en una hoja electrónica de MS Excel. Ellos requieren poder migrar esta información a nómina. En esta versión estamos entregando un nuevo proceso que basado en una hoja de MS Excel, con una estructura dada, sea posible migrar la información y actualizarla a nivel de la aplicación. Se organiza el archivo de MS Excel con los datos. Se ingresa a la nueva opción, se selecciona el archivo de MS Excel y se actualiza la información. 13

14 Presentación Video Cursos La empresa amplió su mercado y esta empezando a exportar a otros países, Juan, jefe de facturación, requiere ingresar una factura en dólares. Hasta la fecha el sólo viene trabajando con facturas en pesos, por lo tanto, tiene dudas de cómo hacer este proceso. En este caso, Juan, debe dar clic al botón de Videos y consultar el video de Facturación en Otra Moneda. En esta versión se está entregando la posibilidad de que el usuario consulte nuestros Video Cursos en forma rápida sin salirse de la aplicación. Para ello, en cada Módulo se adiciona botón de videos, el cual lleva al usuario directamente a los Video Curso relacionados con el módulo en el cual se está trabajando. 14

15 Proceso de Descargar Claves. Una de nuestras principales tareas en los dos últimos años, ha sido la sistematización de algunos procesos administrativos, con el fin de poder prestar un mejor servicio. Por ello para la versión 2010 se entrego nuestra página o portal administrativo en el cual su Director de Proyecto o Jefe de Sistema puede ingresar y descargar las últimas claves generadas, digitar los nuevos pendientes y consultar los existentes. Para esta versión estamos brindando la posibilidad de descargar las claves ya generadas directamente por la aplicación, básicamente su Jefe de Sistemas o Director de Proyecto puede ingresar a una nueva opción del sistema, solicitar las claves y descargarlas directamente. Contabilidad. Manejo de Consecutivo Automático. Contabilidad es un Módulo receptor de información por lo tanto el 90% de la información se integra de otros módulos como inventarios, compras, facturas, cartera, cuentas por pagar, nómina, activos fijos, entre otros. Por ello cada uno de los módulos anexos es el encargado de generar los consecutivos por documento y contabilidad los hereda en el proceso de integración. Sin embargo, se tiene un 10% de movimientos o registros que deben ser ingresados directamente a contabilidad como son ajustes, reclasificaciones, entre otros. Hasta la versión 2010 el número de consecutivo en la captura de movimiento contable se manejaba manual. Para esta versión es posible manejarlo en forma manual o automática. 15

16 Proyecto Expansión Adecuaciones Perú Avanzando en el proyecto de expansión se han realizado los cambios necesarios en el software para manejar las prácticas comerciales en Perú. Se adecuaron los maestros de Clientes y Proveedores. De este modo se pueden consignar datos como el Registro Único Tributario y las clasificaciones tributarias, por ejemplo el Régimen Único Simplificado y Agente de Retención IGV. Se adicionó la pestaña de Aval para manejar la persona que certifica al cliente. 16

17 El maestro de Terceros de Contabilidad se organizó para manejar el RUC y el Tipo de Identificación. 17

18 Se adecuó el maestro de Consecutivos en facturas para manejar la Serie. De ese modo se puede asignar una serie a cada comprobante documento según el requerimiento legal. La captura de Facturación se modificó para manejar el Impuesto General a las Ventas a nivel de movimiento. En la pestaña de Datos Adicionales se incluyeron los campos necesarios para el uso de las Guías de Remisión, documentos asociados a las Facturas de Venta. 18

19 Igualmente, la captura de Compras permite manejar la Retención del Impuesto de Renta por honorarios y las series de los documentos propios del proveedor. 19

20 Los formatos de impresión de documentos se adecuaron para traer la información reglamentaria: RUC, Fecha de Expedición del documento, valor total del IGV, Guías de Remisión, Dirección, Teléfono, entre otros. En cuanto al formato de las guías de remisión se incluyó la información del Transportador RUC, Nombre y Placa y el destinatario RUC, Punto de Partida, Punto de Llegada. Se crearon los maestros de Tipos de Identificación, Motivos de Traslado. Se adecuó el maestro de Tasas de Cambio para ingresar el tipo de cambio en ventas y el de compras de manera separada. De ese modo, la primera se inicializa en el módulo de Facturación y la segunda en el módulo de Compras. 20

21 Adecuaciones Ecuador Se configuraron los maestros de Clientes, Proveedores y Terceros de Contabilidad para manejar conceptos como el Régimen Impositivo Simplificado RISE. Igualmente se organizaron las capturas de Facturación y Compras según las especificaciones propias de la legislación comercial y tributaria de Ecuador, principalmente en el manejo del IVA y la Retención en la Fuente. 21

22 El maestro de consecutivos de Facturación dispone del campo Serie para ingresar el código del establecimiento y el código de cada establecimiento de manera íntegra. 22

23 2. VERSIÓN 2011 GESTIÓN Universidad Digital Seguimos notando que existe una subutilización del software, especialmente en la mayoría de las nuevas características y desarrollos entregados en los últimos años por Ofimática, debido al costo y el tiempo requerido para capacitar al nuevo personal. Es por eso que en esta oportunidad y con esta versión queremos compartir con ustedes los nuevos videos publicados en nuestra Página Web: Universidad Digital, los cuales brindan la oportunidad de auto capacitarse en el funcionamiento del software a través de pequeños videos que explican determinados temas y que el usuario puede tomar en el momento que lo requiera, las veces que sea necesario. 23

24 Videos disponibles a la fecha Módulo Número de Videos Activos Fijos 11 Analítico 7 Cartera 19 Compras 22 Contabilidad 28 Control de Piso 11 Costos Reales 14 Costos Standard 6 CRM Cuentas por Pagar 15 Facturación 32 Importaciones 9 Inventarios 37 Maestros 4 Mantenimiento Maquinaria 8 Nómina 46 Producción 14 Talleres y Vehículos 19 Técnico 7 Vendor Mobile 6 Total 327 Pasos para ver un video Pedro Pérez, ingresó a la empresa hace pocos días y requiere realizar en la aplicación de Nómina una Retención en la Fuente y no sabe como. Decide ingresar al sitio web: o desde el software en el botón: Videos Se dirige al menú y da clic en la opción: Universidad Digital /: Video Cursos 24

25 Le da clic a una de las dos opciones para ver el Módulo de Nómina: Inmediatamente le carga la página para ver el video, desliza la barra de navegación al final del menú y le da clic al link en Nómina de Retención en la Fuente. En sólo 10 minutos ya Pedro Pérez sabe como hacer una Retención en la Fuente en el Software. 25

26 Licenciamiento por Hosting Buscando cada día brindar una mejor atención a nuestros clientes, ahora presentamos nuestro nuevo servicio: Ofima-Hosting, el cual facilitará a las empresas la adquisición de nuestro software y así poder ser mas competitivos en el mercado. Qué es Ofima-Hosting?. En términos simples, es ejecutar la aplicación E.R.P. de OFIMATICA desde un Data Center, evitando así la necesidad de adquirir y administrar servidores para dicha aplicación, pagando únicamente por lo usado. Hace parte del nuevo concepto llamado Cloud Computing (Computación en la nube) donde las aplicaciones se ejecutan desde Internet, en los llamados clientes livianos. La modalidad de Ofima-Hosting permite usar la aplicación E.R.P. de Ofimática desde diferentes Ciudades, Países, e incluso si se encuentra Viajando, pagando únicamente por consumo de usuario y no por sedes ni ubicación. Software como Servicio SaaS (Software as a Service) Se compara en forma similar a los servicios públicos (Agua, Energía, Teléfono), donde un ente central opera y es responsable de la plataforma, y el usuario final, sólo paga por su consumo, sin incurrir en el gasto de compra de la infraestructura, o su administración. 26

27 Beneficios. Económico: No requiere de altas inversiones iniciales, tanto en Hardware y Sistemas Operativos como en el mismo software Empresarial ERP. Sólo se paga, por lo realmente usado, en el modelo tradicional, se compra un Servidor de altas características técnicas, del cual cotidianamente sólo se utiliza el 10% de su poder. No Obsolescencia: ya no tendrá que preocuparse por actualizar sus servidores, o sistemas operativos. Crecimiento empresarial: No requerirá de nuevas inversiones en infraestructura para: Crecimiento Interno: Más personal en la empresa. Crecimiento Geográfico: nuevas sucursales bien sea nacionales o internacionales. Crecimiento Temporal: Requiere que más usuarios usen el software, pero solamente durante una temporada (Ej. Navidad). Productividad Área de Sistemas: Libera al Área de Sistemas de tareas repetitivas que no adicionan valor a la empresa. Apoya a los usuarios para que exploten mas la tecnología (Combatir la subutilización). Investigar y Adquirir nueva tecnología que adicione valor a la organización. Desarrollar herramientas tecnológicas que apoyen al núcleo del negocio (Core Business). 27

28 Componentes. Outsoursing Full: Ofimática administra y responde por todos los componentes, el soporte a usuarios se puede manejar en conjunto con el área de sistemas si así lo requiere. Outsoursing Mixto: Este modelo es para las empresas que requieran que su área de sistemas tenga control absoluto sobre sus servidores y el software empresarial. 28

29 Historia Clínica. Todos sabemos que un proceso de Sistematización es mucho más que sólo comprar unos equipos y un software. Realmente es la interacción de componentes técnicos, humanos, económicos, fiscales y empresariales, con la característica que éstos no son estáticos sino totalmente dinámicos, pues cada día aparece una nueva tecnología, nuevos impuestos, se presenta rotación de personal, económicamente se presentan restricciones y oportunidades que aprovechar. Todo lo anterior nos lleva a que el sistema para que se implemente, requiera de un seguimiento muy detallado de cada uno de sus componentes, no sólo en su inicio, sino en forma continua y permanente, debido al alto nivel de dinamismo empresarial que se vive. Para esta versión estamos proporcionando una mejora en la herramienta que permite tener un mayor control del montaje: Cronograma Agenda del Asesor Metodología de Capacitaciones Bitácora de Servicio Actas de Reuniones Cronograma de Actividades 29

30 Prácticas Hemos diseñado una nueva metodología con el fin de que el cliente auto capacite a los usuarios y que cada día tengan más autonomía en el conocimiento. Esta metodología permite minimizar los costos, menor dependencia del asesor, menos subutilización del software y mayor control de tema por usuario. Ejemplo: La empresa Alcor necesita capacitar al área de Facturación, pero no tienen el tiempo y no pueden incurrir en gastos adicionales. Entonces deciden optar por una auto capacitación con Universidad Digital. Contratan al Asesor de Ofimática Sebastián para que se encargue únicamente de aclarar las dudas al personal de Facturación a partir del 12 noviembre. En noviembre 11 comienzan la autocapacitación, estudiando y realizando las prácticas propuestas en los videos básicos de Facturación y al día siguiente el Asesor Sebastián, les aclara las dudas, revisa las prácticas y asigna nuevos videos. Cada usuario deberá llevar un control de capacitación y prácticas: fecha, video, práctica y si tuvo dudas, el asesor Sebastián una vez audite las prácticas, pondrá su nombre como responsable. 30

31 Certificaciones Bitácora 31

32 3. VERSIÓN 2011 MEJORAS Y AJUSTES Talleres. Lista de Precios. La empresa Bicicletas TodoTerreno tiene dos talleres en diferentes ciudades y requiere manejar listas de precios diferentes en cada una de ellas. Se crea un nuevo procedimiento para el manejo de listas de precios en la Orden de Trabajo esto con el fin de poder controlar los precios con base al consecutivo de cada taller. En este caso se selecciona el consecutivo y se ingresa los precios por cada cargo. 32

33 Citas Previas. Carlos López es el encargado de recibir y realizar el diagnóstico por cada vehículo que llega al taller, pero se presenta en muchas ocasiones, que llegan varios clientes al mismo tiempo y por lo tanto se presentan demoras en la atención. La empresa requiere adoptar un proceso de citas previas de tal forma que se pueda atender a todos los clientes de forma ordenada y a tiempo. Esta nueva opción nos permite manejar las citas previas por cada uno de los clientes asignando la fecha y la hora, separando el tiempo de la persona encargada según su agenda. Cotizaciones. Claudia Gutiérrez, llevo su vehículo para una revisión general en uno de nuestros talleres y le diagnosticaron varios arreglos. Ella requiere que el taller le genere una cotización con el fin de poderla presentar en la empresa y que le autoricen dichos arreglos. 33

34 Se organiza un nuevo procedimiento que permite generar un documento de Cotización para el taller donde se indica el trabajo que se le debe realizar al vehículo o maquinaria con base a actividades como mano de obra y los repuestos requeridos. Este documento es de carácter informativo y con base a la cotización se puede generar una Orden de Trabajo cuando ésta es aprobada. Combos. Se realizó un seguimiento a nivel de los talleres, evaluando las tareas que se realizan en forma repetitiva, esto con el fin de poder ofrecer estos servicios a los clientes para sus vehículos, pero para eso se requiere tener la información de cuánto valdría el servicio, Mano de Obra y Repuestos requeridos y generar la Orden de Trabajo con base a esta información. Esta opción permite generar combos de actividades por Mano de Obra y Repuestos basado en cotizaciones. Estos combos son de carácter informativo y con base a ellos es posible generar las Órdenes de Trabajo. 34

35 Captura de Tiempos Reales. Para todo taller es importante realizar seguimiento a las labores realizas por cada operario, es decir, conocer en que Ordenes estuvo trabajando, cuanto fue el tiempo invertido en cada una de ellas, que actividades realizó. Por ello hemos creado dentro de la aplicación una nueva opción que permite a los operarios del Taller ingresar a cada una de las Ordenes de Trabajo e Iniciar, Pausar, Reanudar y Reiniciar Actividades permitiendo de esta manera tener el tiempo real invertido en cada unas de las Actividades por Orden de Trabajo. Consultas e informes gerenciales. Se organizan una serie de consultas que permiten conocer la siguiente información: Consulta de: - Vehículos Nuevos. - Vehículos Usados. - Repuestos Mostrador. - Talleres. - Cartera. 35

36 Generador de Reportes Siguiendo con nuestro propósito de fortalecer nuestra herramienta de Generador de Reportes se realizan las siguientes mejoras: Filtros. Utilizar funciones a nivel de las condiciones. Santiago Duarte requiere generar el informe de ventas del último mes, pero cada vez que genera el informe a nivel de filtros siempre le presenta las fecha fijas y le toca modificarlas buscando el año, el mes y el día. Esta nueva funcionalidad permite que el sistema con base a una función, asigne a los filtros de fecha por ejemplo el día o el día menos 30 días. Entonces cuando don Santiago genere el informe de ventas el día de hoy le colocará en la fecha inicial 01/11/2010 (1 Noviembre 2010) y en la fecha final 30/11/2010 (30 de Noviembre 2010). 36

37 Archivo Macro MS Excel. Diego López necesita generar un informe de Recaudo de Cartera, pero requiere que el informe marque en rojo las facturas cuya fecha de vencimiento sea menor a la fecha de generación o corte del informe. Juan Cardona requiere generar un Extracto de Cartera y lo necesita ordenado por nombre de empresa y no por código de Identificación tributaria (NIT) como lo presenta actualmente la aplicación. Se adiciona al generador de reportes la posibilidad de utilizar y ejecutar macros diseñadas en MS Excel que permitan modificar la presentación del informe según lo requiera la empresa. 37

38 Alertas. Las alertas son un procedimiento de auditoría que brinda el sistema para informar de posibles inconsistencias a nivel de la información grabada y de procedimientos que no se estén cumpliendo. Al señor Camilo Torres, jefe de Bodega, se le genera un informe de alerta, para informarle que uno o varios productos del inventario están por debajo del 10% del stock mínimo. Al señor Pedro Mejía, auditor contable, se le envía un informe de alerta cuando el jefe de compras está realizando compras por un valor superior al autorizado. Hasta la versión 2010 estas alertas se generaban para todos los usuarios que tuvieran permiso al Módulo. Para esta versión se organiza el procedimiento para permitir configurar por usuario las alertas a las cuales tiene permiso. En este caso, Pedro Mejía y Camilo Torres tienen permisos para el Módulo de inventarios pero Pedro sólo tiene permiso para la alerta de stock mínimo y Camilo para la alerta de topes de compras autorizadas. Robot Instalador. A partir de la versión 2010 el sistema brinda la posibilidad de actualizar programas en línea. Durante el año 2010 se realizaron una serie de mejoras a este proceso: Configurar empresas para realizar análisis de estructuras. Indicar ruta para guardar Backups. Proceso de Actualizaciones Automáticas para el Robot Instalador. 38

39 4. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADO POR CADA MÓDULO ACTIVOS FIJOS Mejora. Se habilita nueva opción Maestros/Ficha Activo/Actualizar Datos Dep. que permite modificar o actualizar los meses de vida útil o el porcentaje de depreciación, según el método de depreciación empleado, por grupo de activos. Se corrige proceso de Integración a Contabilidad con el fin de que no integre valores en 0. Se organiza la opción de Traslados, ya que no estaba actualizando en la Ficha del Activo, los cambios realizados a nivel de centro de costos, ubicación y responsable. BANCOS Se optimiza la opción Procesos/ Reporte Conciliación, se amplía el tamaño de los campos valor de extracto y saldo siguiente en dos dígitos. 39

40 Se optimiza el proceso de integración a contabilidad, ya que presentaba lentitud. Se organiza la opción Informes/ Otros Informes/ Libro Movimiento, ya que no estaba presentando correctamente la información cuando hay registros con valores y fechas iguales. Se modifica la opción de Procesos/ Conciliación Automática, ya que estaba activando movimientos que se habían conciliado manualmente. CARTERA Se modifica la captura Informes/Recibos de Caja, para que maneje rangos de impresión, se eliminan los campos cheque y banco. Se corrige evento de modificar abonos, ya que al tratar de agregar una nueva factura presentaba mensaje No se puede modificar el tipo de documento. Se organiza proceso de Cruce con CXP, debido a que los documentos en otra moneda no estaba llenando la tasa de cambio. Se organiza el procedimiento de anular Anticipos en otra Moneda y multimoneda, para que también anule la Nota de Cartera. Se organiza el evento de ingresar anticipos en dólares. Se modifica la impresión de recibos de caja masiva, por no presentar los totales correctamente. Se modifica la captura del módulo de Cartera, no estaba grabando los archivos adjuntos. Se organiza la opción Informes/ De Cobro/ Extracto de Cartera, no estaba presentando correctamente los día de vencimiento. Se organiza el proceso de Integración a Contabilidad, para que actualice el campo de clase en el maestro de terceros, cuando se creaba un NIT nuevo. Venezuela Mejora. Se organiza el proceso de integración a Contabilidad, cuando se tiene el sistema configurado con país Venezuela, presentando filtro que permite determinar si lleva la información en forma detallada o compactada. 40

41 Mejora. Se modifican los formatos de impresión, ampliando el campo dirección, ya que en Venezuela las direcciones son muy extensas. COMPRAS Mejora. Se adecua el sistema para configurar el Impuesto al Consumo como un mayor valor del costo. En el maestro de mercancías, se añade a la pestaña de Adicionales, casilla MANEJAR IPOCONSUMO COMO MAYOR VALOR. 41

42 Mejora. Se ajusta el proceso de Medios Magnéticos Distritales para Bogotá de acuerdo a la normatividad vigente. Mejora. Se optimiza el procedimiento de convertir una Cotización a Órdenes con el fin de seleccionar que productos van a pasar a la orden de compra. 42

43 Mejora. Desde la captura de Compras, se adiciona a la ventana de datos de la tecla rápida de Creación de Activos: Grupo Activo, Tipo Activo, Método Depreciación y guardar el valor comercial en el valor de la compra en la ficha del activo. Mejora. Se adecua el sistema para que permita configurar el manejo del control de topes de retención en la Fuente e ICA por código de retención. Para ello se requiere configurar variables del Común: Control de topes de retención. Este proceso permite que se calcule la retención sólo por los ítems que cumplan el tope y no por toda la factura. Mejora: Se crea nuevo proceso de Cancelación Saldos Requisiciones, con el fin de permitir cancelar para un rango de fechas, los saldos de las requisiciones pendientes por descargar ya sea total o parcialmente. Mejora. Se habilita proceso de Descargue Automático de Requisiciones que permite descargar, en forma ágil, las requisiciones. Este proceso permite generar la salida de inventarios para aquellos productos que tengan existencias y generar documento de entrega para cada uno de los responsables de la requisición. Mejora. Se organiza el evento de ingresar documentos de caja menor agrupada, en la nota de CXP, que en la descripción, grabe el nombre del servicio más el tipo de CXP asociado a la caja menor. Mejora. Se cambia el proceso de configurar el sistema para inicializar los códigos de retención por Proveedor o por producto de manera independiente para Compras y Facturas. 43

44 Mejora. Se adiciona a la captura de compras pestaña de Proveedores, en donde se ingresan los valores pagados por seguridad social de los independientes, estos datos son de carácter informativo. En el maestro de Proveedores se adiciona el campo Independiente. En la captura de compras se habilita pestaña de Proveedores, con la información requerida para el manejo de la retención para personas independientes. Mejora. Se organiza la ventana de Totales en las capturas de documento con el fin de presentar todos los totales con base a la información grabada y no a un procedimiento de cálculo. Se organiza el evento de ingresar documentos de compras. Cuando se selecciona un producto que maneje el IVA como un mayor valor del costo, usando el popup de mercancías que no estaba sumando el IVA como un mayor costo. Se corrige el ingreso de documentos de compras, por que no permitía seleccionar los productos usando el popup de mercancías. Se realizan varias correcciones en caja menor con base al procedimiento de agrupar en un sólo documento ya que estaba grabando datos como la fecha, en forma incorrecta, para el documento de notas de CxP. Se corrige proceso Órdenes/Cotizaciones Automáticas, ya que estaba generando un consecutivo que no quedaba asociado a un documento y no estaba llenando correctamente el campo bodega. 44

45 Se corrige el proceso de generación de Notas Crédito, usando la tecla CTRL. + K, ya que no estaba llenado correctamente el concepto de abono a la Nota de CXP. Se organiza el proceso de integración a contabilidad, no estaba compactando la información a nivel del Detallar. Se organiza el evento de consultar una compra de un proveedor del régimen simplificado, no mostraba el valor de la retención de IVA Simplificado, aunque si estaba grabado en la base de datos. Se organiza el evento de ingresar requisiciones, en la columna del producto estaba presentando el maestro de códigos de retención en la fuente. Se organiza el evento de modificar documentos de caja menor, cuando se elimina un registro de la misma, de tal manera que no borre físicamente el documento de compra. Se organiza el ingreso de documentos de compra cuando se tiene configurado el manejo de AIU, no estaba calculando correctamente el IVA. Se modifica la captura de compras, no estaba grabando los archivos adjuntos. Se organiza en la captura la columna de valor unitario, ya que no estaba realizando correctamente la validación a nivel de decimales, cuando se pasa de un documento a otro. Se organiza el evento ingresar compras remisionadas, se valida que no se pueda grabar una Factura Remisionada, cuando se tengan productos que no estén asociados a una remisión. Se corrige el evento de ordenar requisiciones, no estaba presentando correctamente las cantidades requeridas y la cantidad a comprar. Se organiza el evento de ordenar requisiciones, no estaba actualizando correctamente las cantidades cuando se maneja conversión de unidades. Venezuela Mejora. Se habilita la posibilidad de configurar el sistema para determinar si el cálculo de la retención del Impuesto Sobre La Renta (ISLR), se calcula en el módulo de Compras o en el módulo de CXP. Mejora. Se organiza la integración a contabilidad para Venezuela, con el fin de integrar la retención ISLR causada en el módulo de Compras. 45

46 Mejora. Se modifican los formatos de impresión, ampliando el campo dirección, ya que en Venezuela las direcciones son muy extensas. Mejora. Se adiciona a la captura de compras los campos de Fecha entrega comprobante ISLR y fecha entrega comprobante ISLR. Mejora. Se configura opción Herramientas/ Actualizar Comprobantes con el fin de permitir ingresar o actualizar las fechas de generación o entrega de los comprobantes de retención ISLR e IVA, en el caso en que la factura ya tenga un abono o esté integrada a contabilidad. Se organiza el evento de ingresar documentos de caja chica, cuando se tiene la variable reteporcausacion en S, no estaba descontando la retención en la compra. Se organiza la captura de Compras, no estaba presentando correctamente el valor de la ISLR y la Retención en IVA, a nivel de la consulta de documentos. Se corrige el evento de ingresar documentos de compras no estaba inicializando correctamente el código de retención ISLR. 46

47 CONTABILIDAD Mejora. Se organiza proceso de generar certificados de Retención en la Fuente, IVA e ICA, para que presente el año ingresado en la pantalla y no el dato de la variable de configuración como Año Activo. Mejora. Se optimiza opción Diferidos/Transferir, se genera un informe que presenta los documentos que no se transfieren, porque ya se encuentran en movimiento. Mejora. Se modifica la opción de Consultas Saldos Contables/Saldos por Terceros para que se puedan consultar todas o una única cuenta por tercero. Mejora. Se realizan las adecuaciones para la generación de Medios Magnéticos, formatos 1003 y 1010, de acuerdo a la resolución 7935 de Mejora. Se organiza la impresión de Libros Oficiales (Caja Diario, Cuenta y Razón, Libro Mayor, Inventarios y Balances). Adicionando caja de chequeo Ver valores con formato, la cual permite determinar si se imprimen o no con formato, a nivel de los números para las columnas Debito, Crédito y Saldo. Se corrige informe Operativos/Saldos Moneda Extranjera/ Saldo Pesos Dólares, presentaba mensaje La longitud de la clave no es válida. 47

48 Se organiza informe de certificado de Retención en la fuente, debido a que no estaba presentando información. Se organiza el informe de Corrección de Terceros, ya que no estaba presentando el nombre del nuevo tercero. Se corrige el informe Operativos/Auxiliar de terceros, ya que no se presentaba correctamente cuando se exportaba a MS Excel. Se organiza Tablero Gráfico de Gastos, estaba presentando incorrectamente los saldos de las subcuentas. Se organiza el informe Operativos/Saldos Moneda Extranjera/Saldos Pesos-Dólares, ya que estaba presentando la información agrupada por nombre y no por NIT. Se organiza el informe Administrativos/ Balance de Prueba/ Balance Pruebas-Cuentas, para que permita filtrar la información por rango de cuentas. Se organizan los informes Operativos/ Auxiliar de Terceros y Auxiliar Contable, no estaban presentando correctamente la información cuando en el movimiento de una cuenta se presentan registros iguales. Se organiza el informe Diferidos y Auditoria/ Consecutivos, para que presente la información ordenada numéricamente, el sistema manejaba un ordenamiento caracter. Se organizan los certificados de Retención en IVA y Certificado de Retención en IVA Anual, para que se presenten devoluciones en caso que las haya. Se organiza el informe de Estados Financieros/ Balance Comparativo-Consolidado. Se amplía el campo para el ingreso del Login de la empresa y se adiciona validación para impedir que este campo pase vacío. COSTOS STANDARD Y REALES Se organiza la captura de la opción Hoja Costo/ Novedades Empleados, para que presenta la información ordena por la columna Fecha. Se organiza el proceso de Actualizar Costos Producto Terminado en inventarios, si la orden de producción se encuentra abierta se actualizará con el costo estándar, si la orden está cerrada se actualizará con el costo real. Se optimiza validación para ingresar información en la opción de Hoja de Costos/ Novedades Empleado. Se adiciona relaciones de integridad referencial para los campos de concepto de pago de nómina, código de empleado, centro de costos y lote de producción. 48

49 Se elimina botón de Retiro en la opción de Novedades Empleados. CRM 360 VENTAS Y SERVICIOS Mejora. Se optimiza el maestro de negociaciones para que permita eliminar una negociación, validando que no haya sido asociada a un evento. Mejora. Se adiciona a la captura de consulta de CRM Servicios Web opción de consultar y descargar archivos adjuntos asociados a un evento. Mejora. Se optimiza CRM Ventas, adicionando opción de eliminar registros, en los maestros de Cuentas, Estados de Negociación y Canales de Entrada, siempre y cuando no tengan movimiento asociado. Mejora. Se modifica la consulta del Reporte de Tareas Cliente, para que permita filtrar por cualquier columna sin perder los filtros actuales. Mejora. Se implementa procedimiento para consultar en el CRM WEB las facturas remisionadas. Se organiza la opción de Maestros/ Negociaciones, adicionando validación en el campo comentario, para que no permita ingresar más de 250 caracteres. Se organiza la opción de Maestros/ Cuentas, adicionando validación en el campo NIT, para que permita ingresar caracteres especiales como guiones. Se modifica en el maestro de cuentas de CRM Ventas, el comando que invoca la ventana de eventos, ya que desplegaba la ventana de eventos de CRM Servicios. Se organiza el evento de ingresar cuentas y se adiciono el campo correo electrónico. CUENTAS POR PAGAR Mejora. Se optimiza el evento de generar anticipos, permitiendo asociar un número de importación a la nota de CXP. 49

50 Mejora. Se organiza el evento de generar comprobantes de egreso con Proveedor 0, se adicionó a la ventana de pago el filtro de Número Importación. Mejora. Se adiciona campo en la Pantalla principal de la Programación de Pagos, para que el usuario indique la cantidad de dinero disponible para pagar las facturas. Se organiza medio magnético de banco BBVA y banco Colpatria, Sucursal Virtual Bancolombia. Se organiza el medio magnético de BanColombia, Colmena, Santander, Banco de Bogotá y Davivienda ya que estaba presentando 0 en el dígito de verificación. Se organiza la generación del archivo plano del banco de Occidente, no presentaba correctamente el código del banco de la cuenta destino Se organiza proceso de generación de medio magnético del Banco de Bogotá, no presentaba correctamente el número de identificación del proveedor, cuando en el maestro de proveedores estaba marcado con Tipo de Persona Natural. Se organiza el evento de anular Anticipos en otra Moneda y multimoneda, para que adicionalmente anule la Nota de CxP. 50

51 Se organiza la opción CXP/Facturas/Consulta, no estaba presentando correctamente la información cuando se tiene un mismo número de documento proveedor asociado a diferentes proveedores. Se corrige la impresión de comprobante de egreso en línea, ya que estaba presentando sólo un registro y el documento se grabó con varios registros de pago. Se organiza el evento de ingresar abonos de CXP por medio del proceso de Planeación de Pagos, para Facturas Genéricas o Notas de Cuentas por Pagar, ya que el abono estaba quedando negativo y la factura sin cancelar. Se modifica la captura del módulo de CxP, no estaba grabando los archivos adjuntos. Se organiza la validación en el ingreso de comprobantes de egreso, estaba permitiendo grabar en la columna de Factura, números de documentos que no existen. Se organiza el proceso de integrar a contabilidad, ya que no estaba llevando correctamente el centro de costos. Venezuela Mejora. Se modifican los formatos de impresión, ampliando el campo dirección, ya que en Venezuela las direcciones son muy extensas. Mejora. Se organiza el proceso de integración a Contabilidad, cuando se tiene el sistema configurado con país Venezuela, presentando filtro que permite determinar si lleva la información en forma detallada o compactada. 51

52 Se organiza el evento de ingresar abonos de CXP, al usar la tecla F6, no estaba calculando correctamente la retención ISLR, cuando en la factura se maneja más de un código de retención. Se organiza el evento de ingresar abonos de CXP, al usar la tecla F6, no estaba asignando correctamente el consecutivo del comprobante de retención del Impuesto Sobre La Renta (ISLR). FACTURAS Mejora. Se ajusta el proceso de Medios Magnéticos Distritales para Bogotá de acuerdo a la normatividad vigente. Mejora. Se adecua el sistema para que permita configurar el manejo del control de topes de retención en Fuente e ICA por código de retención. Para ello se requiere configurar variable de Común: Control de topes de retención. Este proceso permite que se calcule la retención sólo por los ítems que cumplan el tope y no por toda la factura. 52

53 Mejora. Se implementa manejo de Autoretención en ICA. Se organiza el evento de ingresar documentos de facturas, cuando la empresa es auto- retenedora, no estaba presentando la autorretención en la fuente. Mejora. Se organiza en el proceso de Movimiento Auxiliar para la posibilidad de presentar una ventana de inconsistencias en los datos, con el fin de facilitar la corrección de las mismas. Se organiza proceso de Notas Crédito, con la tecla CTRL. + K, no estaba validando que la factura original cumpla con los topes de retención. Se corrige el evento de ingresar documentos de facturas, ya que no estaba permitiendo facturar por debajo del costo productos que hacen parte de un componente. Se organiza el informe de pedidos/de Cliente/Pedidos Pendientes, ya que estaba presentando todos los documentos incluyendo los facturados. Se corrige el proceso de impresión de documentos a nivel de captura, ya que no permitía imprimir, cuando el consecutivo tiene asociado un tipo de documento de un sólo dígito. Se organiza el proceso de modificar una factura, ya que no permitía adicionar registros, ni cambiar el código del producto ya ingresado. Se corrige el evento de ingresar facturas de punto de venta en la ventana de Formas de pago, ya que no estaba presentando la información correctamente. 53

54 Se organiza el evento de facturar componentes con y sin control de saldos, no estaba inicializando correctamente los códigos de Retención en la Fuente e ICA. Se organiza el proceso de integración a contabilidad para las empresas autorretenedoras el sistema no estaba llevando correctamente la cuenta. Se estaba ubicando en el maestro de topes de retención con base al código del encabezado y no con base al código de retención del movimiento. Se organiza validación de la opción Facturas/ Otras Opciones/ Convertir a Pedido, a nivel del campo No. Pedido. Se organiza el proceso de integración a contabilidad en otra moneda, estaba redondeando a cero decimales el valor del IVA y llevando descuadrada la información. Se organiza el evento de impresión en línea de facturas, para que sólo permita imprimir la factura en pantalla, se inhabilita la impresión de un rango de facturas desde esta captura. Se organiza validación en la anulación de documentos, para que el sistema actualice los campos FECMOD y PASSWORDMO. 54

55 Se modifica la captura del módulo de Facturas, no estaba grabando los archivos adjuntos. Se optimiza validación de la opción CTRL + T (Creación de clientes desde la captura de Punto de Venta), para que no permita modificar o actualizar la información que ya se encuentra grabada en el maestro de clientes. Se organiza el evento de modificar un pedido, estaba inicializando el centro de costos con el que tiene asociado el vendedor, no respetaba el ingresado en el documento original. Se organiza el evento de ingresar documentos, no estaba actualizando el nombre del Centro de Costos, cuando se modificaba el código en el encabezado. Se corrige la opción de facturar remisiones, cuando se tiene activo el punto de venta, el sistema no estaba activando la pantalla de Medios de Pago. Se organiza el evento ingresar facturas remisionadas, se valida que no se pueda grabar una Factura Remisionada, cuando se tengan productos que no estén asociados a una remisión. Se organiza la integración a contabilidad, tanto el proceso, como la integración en línea ya que no estaba redondeando correctamente, cuando se manejan decimales a nivel de cantidades y/o valores unitarios. Se organiza el evento de ingresar documentos de facturas, ya que no estaba calculando retención en la fuente, cuando se tiene configurado el sistema para que maneje conversión de unidades. Se organiza el evento de integrar información a contabilidad, para que actualice el campo Clase en el maestro de terceros, cuando se creaba un NIT nuevo. Se organiza el evento de ingresar facturas en otra moneda, se optimiza validación para que verifique el estado de la variable de conversión de unidades para facturas, y que cuando este en S y la factura sea diferente de pesos indique que este proceso no se puede realizar. Se corrige la opción de Informes/ Facturas/ Detallados / Comprobante de Informe Diario, no estaba presentando correctamente la información a nivel de totales en los diferentes medios de pago. 55

56 Venezuela Mejora. Se habilita la posibilidad de configurar el sistema para determinar si el cálculo de las retenciones del Impuesto Sobre La Renta (ISLR) y la retención en IVA, se calculan en el módulo de Facturas o en el módulo de Cartera. Mejora. Se organiza el proceso de integración a contabilidad y la integración en línea, con el sistema configurado para país Venezuela, para que integre las retenciones de IVA e ISLR causadas en el módulo de Facturas. Mejora. Se habilita la impresión en línea de las Notas de Cartera. Mejora. Se modifican los formatos de impresión, ampliando el campo dirección, ya que en Venezuela las direcciones son muy extensas. Mejora. Se adiciona a la captura de compras los campos de fecha recepción de comprobante ISLR y fecha entrega comprobante ISLR. Mejora. Se configura opción Herramientas/ Actualizar Comprobantes con el fin de permitir ingresar o actualizar los números y las fechas de generación o recepción de los comprobantes de retención ISLR e IVA, en el caso que la factura ya tenga un abono o esté integrada a contabilidad. 56

57 IMPORTACIONES Mejora. Se adapta la captura del Registro de Importación para que la información sea más completa. Mejora. Se optimiza proceso de Liquidación de Importación, para que permita realizar traslado de inventarios ajustando el costo del producto (Genera documentos de Entrada y Salida). 57

58 Se corrige el evento de anular un registro de importación, ya que al tratar de crear un registro con un número de importación que se había anulado o retirado presenta mensaje integridad referencial. Se organiza el evento de Ingreso - Consulta Modificación de Registro de Importación, no estaba inicializando correctamente la fecha. Se corrige el ingreso del Registro de Importación, ya que no estaba actualizando correctamente la tasa de cambio de fletes y seguros. Se corrige el evento de ingresar un Registro de Importación y cargar una orden de compra, estaba agrupando los registros con ítem iguales con diferente valor unitario. Se organiza el informe de Bitácora de Importación, no presentaba correctamente los filtros en la lupa de consulta. INVENTARIOS Mejora. Se optimiza el evento de ingresar Traslados de bodegas, permitiendo parametrizar los permisos de los consecutivos y las bodegas para generar las entradas por usuario. 58

59 Mejora. Se crea nueva consulta rápida que presenta sólo las series que se encuentran vigentes, se activa en la captura de documentos de inventarios, en el icono señalado o usando la tecla CTRL + F11. Mejora. Se implementa proceso de Cambio de Precios Formulado, el cual permite actualizar una lista de precios con base a otra y/o a parámetros adicionales. Mejora. Se modifica el manejo de las Solicitudes de Inventario, permitiendo hacer descargas parciales. Mientras alguno de los registros de la solicitud no haya sido descargado por medio de un documento de inventario, la solicitud estará activa. Mejora. Se organiza la opción de Procesos/ Actualización/ Generar Código de Barras, se amplia a seis (6) dígitos del código del proveedor en la pantalla del proceso que genera los códigos de barras. Se organiza la opción de maestro de mercancías, cuando se consultaba un producto usando el popup, no presentaba la información del impuesto al consumo ingresada en la pestaña de Adicionales. Se corrige proceso de traslados de inventarios con productos que manejan series, ya que no estaba realizando correctamente el descargue de las series. 59

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