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1 Sé diferente, intégrate Mm055 Manual ACCESS 2013 Autor: Orlando Gutiérrez Fecha: 01/03/2013 Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 1

2 INDICE Pag. 3 Lección 1 Revisión conceptos de Bases de Datos: Modelo Entidad-Relación, Tablas, Relaciones, Normalización, Claves Primarias, Claves Foráneas, Índices Pag. 9 Lección 2 Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access 2013: Seleccionar una plantilla, Crear una base de datos desde cero, Agregar una tabla, Copiar y Pegar Datos, Importar o Vincular Datos, Organizar datos empleando el analizador de tablas, Cifrar una base de datos Pag. 14 Lección 3 Tablas en Access 2013: Conceptos generales, Elementos, Claves, Relaciones, Índices, Agregar una tabla, Crear una tabla con datos externos, Establecer las propiedades de una Tabla, Agregar un campo a una Tabla, Establecer las propiedades de un campo (tipos de datos, formatos, mascaras ), Cambiar el tipo de datos de un campo, Cambiar el formato de un campo, Tabla Acces.ColumnProperties Pag. 24 Lección 4 Consultas en Access 2013: Conceptos generales, Crear una consulta, Crear una consulta parametrizada, Crear una consulta para totalizar, Crear una consulta empleando una tabla de referencias cruzadas, Crear una consulta para crear tablas, Crear una consulta de datos anexados, Crear una consulta de actualización, Crear una consulta de eliminación Pag. 35 Lección 5 Formularios en Access 2013: Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente, Crear un formulario en blanco, Crear un formulario dividido, Crear un formulario para mostrar varios registros, Crear un formulario conteniendo subformularios, Crear un formulario de navegación, Crear formularios personalizados, Trabajar con controles en los formularios Pag. 43 Lección 6 Informes en Access 2013: Conceptos Generales, Crear un informe, Utilizar agrupaciones, ordenamientos y totalizadores, Aplicar formatos condicionales, Personalizar el color y las fuentes de texto, Agregar un logotipo o imagen de fondo, Obtener una vista previa e imprimir un informe Pag. 50 Lección 7 Introducción a las macros y código en Access 2013: VBA, Modelo de Objetos, Módulos, Módulos de Clases Pag. 52 Lección 8 Seguridad de Bases de Datos: Planificar copias de seguridad periódicas, Realizar una copia de seguridad de una base de datos, Realizar una copia de seguridad de una base de datos dividida, Restaurar una base de datos, Restaurar objetos en una base de datos Pag. 57 Lección 9 Herramientas de Bases de Datos: Analizador de rendimiento, Analizador de tablas, Documentador de Base de Datos, Compactador y Reparador de Base de Datos Pag. 60 Lección 10 Crear una aplicación de Access para Exploradores de Internet: Utilizar una plantilla de aplicación, Crear una aplicación personalizada, Importar o vincular a datos Pag. 63 Lección 11 Novedades de Access 2013: Aplicaciones, Plantillas de tablas, Datos externos, Trabajar desde un explorador de Internet, Nuevos Controles, Nuevas facilidades de navegación Pag. 69 Lección12 Tendencias en desarrollo: Desarrollo en nube, Office 365, Sharepoint Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 2

3 Lección 1 Revisión conceptos de Bases de Datos: Modelo Entidad-Relación, Tablas, Relaciones, Normalización, Claves Primarias, Claves Foráneas, Índices Modelo Entidad-Relación El modelo Entidad-Relación se utiliza para realizar el diseño lógico de la Base de Datos. Fue propuesto por Peter Chen en 1976 y desde entonces se viene utilizando de una forma muy global. Se caracteriza por utilizar una serie de símbolos y reglas para representar los datos y sus relaciones. Con este modelo se consigue representar de manera gráfica la estructura lógica de una base de datos. Los principales elementos del modelo entidad-relación son las entidades con sus atributos y las relaciones entre entidades. Entidad Representa un elemento recogiendo información de interés de cara a la base de datos. Gráficamente se representan mediante un rectángulo. Un ejemplo seria la entidad banco, donde se recogen los datos relativos a ese banco, como puede ser el nombre, el número de sucursal, la dirección, etc. Relación Se puede definir la relación como una asociación de dos o más entidades. A cada relación se le asigna un nombre para poder distinguirla de las demás y saber su función dentro del modelo entidad-relación. Las relaciones se representas gráficamente con rombos, dentro de ellas se coloca el nombre de la relación. Otra característica es la cardinalidad entre dos relaciones; 1:1. Uno a uno, a cada ocurrencia de una entidad le corresponde como máximo una ocurrencia de la otra entidad relacionada. 1:N. Uno a Muchos, a cada ocurrencia de la entidad A le puede corresponder varias de la entidad B. N:M. Muchos a muchos, cada ocurrencia de una entidad puede contener varias de la otra entidad relacionada y viceversa. Atributo Se define como cada una de las propiedades de una entidad o relación. Cada atributo tiene un nombre y todos los posibles valores que puede tener. Dentro de una entidad debe existir un atributo principal identificando a la entidad y su valor tiene que ser único. Un ejemplo de atributo principal seria la cedula de indentidad dentro de la entidad persona. A continuación se muestra un ejemplo de un modelo entidad-relacion. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 3

4 Tablas Access 2013 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de un libro contable o a las de una hoja de cálculo. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, se podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes. Cada fila se denomina propiamente registro y cada columna campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Productos, por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio. Relaciones El proceso de diseño de una Base de Datos produce como salida un conjunto de tablas. Una vez dividida al información en tablas se necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 4

5 1) La información de este formulario procede de la tabla Clientes 2) Información de la tabla Empleados. 3) Información de la tabla Pedidos. 4) Información de la tabla Productos. 5) Información de la tabla Detalles de pedidos. Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. En los modelos de Bases de Datos relacionales, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise. En las dos siguientes figuras se muestran ejemplos de una relación de uno a muchos y de una relación de muchos a muchos Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 5

6 Normalización En un diseño de Base de Datos se aplican las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización. La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar. Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este manual se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 6

7 Primera forma normal La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor. Segunda forma normal La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Por ejemplo, se asume existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal: Id. de pedido (clave principal) Id. de producto (clave principal) Nombre de producto Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Se debe quitar Nombre de producto de la tabla, porque pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos). Tercera forma normal La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras. Dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, se asume una tabla con las siguientes columnas: IdProducto (clave principal) Nombre PVP Descuento Si la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP. Claves Primarias Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas identificando inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal o primaria de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos. Si ya se tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto identificando inequívocamente cada producto del catálogo, se puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No se puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no se debe utilizar los nombres de las personas como clave Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 7

8 principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla. Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna se puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no se puede utilizar como componente de una clave principal. Se debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también en todos los lugares donde se hace referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella. A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia. Claves Foráneas Una clave foránea establece una condición o limitación de referencia entre dos tablas. La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenciada. Los valores en una fila de las columnas referendo deben existir solo en una fila en la tabla referenciada. Así, una fila en la tabla referendo no puede contener valores que no existen en la tabla referenciada. De esta forma, las referencias pueden ser creadas para vincular o relacionar información. Esto es una parte esencial de la normalización de base de datos. Múltiples filas en la tabla referendo pueden hacer referencia, vincularse o relacionarse a la misma fila en la tabla referenciada. Mayormente esto se ve reflejado en una relación uno (tabla maestra o referenciada) a muchos (tabla hija o referendo). Por ejemplo, existen dos tablas, una tabla CONSUMIDOR incluyendo todos los datos de los consumidores, y otra que es la tabla de ORDENES. La intención es que todas las órdenes estén asociadas a la información del consumidor y que viven en su propia tabla. Para lograr esto se debe colocar una clave foránea en la tabla ORDENES con relación a la llave primaria de la tabla CONSUMIDOR. La clave foránea identifica una columna(s) en una TABLA REFERENCIANTE a una columna(s) en la TABLA REFERENCIADA. Índices El índice de una base de datos es una estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos. Al aumentar drásticamente la velocidad de acceso, se suelen usar sobre aquellos campos sobre los cuales se hacen frecuentes búsquedas. El índice tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos. Para buscar un elemento que esté indexado, sólo hay que buscar en el índice dicho elemento para, una vez encontrado, devolver el registro que se encuentre en la posición marcada por el índice. Los índices pueden ser creados usando una o más columnas, proporcionando la base tanto para búsquedas rápidas al azar como de un ordenado acceso a registros eficiente. El espacio en disco requerido para almacenar el índice es típicamente menor que el espacio de almacenamiento de la tabla (puesto que los índices generalmente contienen solamente los campos clave de acuerdo con los que la tabla será ordenada, y excluyen el resto de los detalles de la tabla), lo que da la posibilidad de almacenar en memoria los índices de tablas que no cabrían en ella. En una base de datos relacional un índice es una copia de una parte de la tabla. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 8

9 Lección 2 Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access 2013: Seleccionar una plantilla, Crear una base de datos desde cero, Agregar una tabla, Copiar y Pegar Datos, Importar o Vincular Datos, Organizar datos empleando el analizador de tablas, Cifrar una base de datos Las bases de datos de Access se utilizan para almacenar información y realizar seguimiento a la dinámica asociada con la misma como inventarios, contactos o procesos empresariales. Las bases de datos de aplicaciones de escritorio pueden crearse de diferentes formas, en esta lección se explican cada una de ellas Seleccionar una plantilla Las plantillas de Access ofrecen tablas, consultas, formularios e informes integrados con características predeterminadas y listas para utilizarse. Al iniciar Access, se muestra una pantalla para seleccionar las plantillas predeterminadas y también se podrán buscar más en línea. Pasos para crear la Base de Datos: 1) Seleccionar las opciones Archivo > Nuevo. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 9

10 2) Seleccionar una plantilla de base de datos de escritorio y escribir un nombre para la base de datos en Nombre de archivo. (Se puede emplear el cuadro Buscar plantillas en línea si se desea utilizar otra plantilla). 3) Se puede utilizar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o se puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una. 4) Seleccionar Crear. Según la plantilla seleccionada, se deben ejecutar una de las acciones siguientes para empezar a trabajar: NOTA: Por defecto el tipo de extensión de las Bases de Datos en Access 2013 es accdb. Crear una base de datos desde cero Si ninguna de las plantillas se ajusta a las necesidades de la Base de Datos, se puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco. Pasos para crear la Base de Datos: 1. Seleccionar Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco. 2. Escribir un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. 3. Se puede utilizar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o realizar clic en el icono de carpeta para elegir una. 4. Seleccionar en Crear. Agregar una tabla En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Pasos parar agregar una tabla a una Base de Datos: 1. Abrir la base de datos. 2. Seleccionar Crear > Tabla. 3. Se puede empezar a introducir datos en el campo (celda) vacío o pegar datos de otro origen, como un libro de Excel. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 10

11 4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), realizar doble clic en el encabezado de la columna y, después, escribir el nuevo nombre. 5. Seleccionar Archivo > Guardar e indicar el nombre de la tabla. Para agregar más campos, se escribe en la columna Haga clic para agregar. Para desplazar una columna, se selecciona el encabezado correspondiente y, después, se arrastra hacia donde se desee. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva. Copiar y pegar datos Se puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, se sugiere utilizar etiquetas para separar las columnas o convertirlos a un formato de tabla en Word antes de copiarlos. Si los datos se deben editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, se sugiere realizarlo en el programa de origen y no en Access. Pasos para copiar y pegar datos: 1. Abrir el origen y copiar (Ctrl + C) los datos. 2. Abrir la tabla de Access en el lugar en el donde se requiere agregar los datos de la vista Hoja de datos y pegarlos (Ctrl + V). 3. Si se trata de una tabla nueva, se sugiere realizar cambiar los nombres de las columnas. 4. Seleccionar Archivo > Guardar y seleccionar el nombre de la tabla. NOTA: Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información de la primera fila de cada columna. Importar o vincular datos En Access es posible importar datos desde otros orígenes o se pueden vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar donde está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios actualizando los datos y se desea asegurar de que está viendo la versión más reciente o si se desea ahorrar espacio de almacenamiento. También se puede elegir si se desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos. El proceso varía ligeramente en función del origen de datos: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 11

12 Pasos para obtener datos externos: 1. En la pestaña Datos externos, se selecciona el formato de datos desde donde se importara o se vinculara. Si no se encuentra el formato deseado, se puede seleccionar Más. NOTA: Si aún no se encuentra el formato correcto, se recomienda exportar los datos primero a un formato de archivo compatible con Access (como un archivo de texto delimitado). 2. Seguir las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos. A continuación se muestra un ejemplo para el caso de requerir importar o vincular un archivo de Excel. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 12

13 Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. En la siguiente tabla se muestra los orígenes externos desde donde se puede importar o vincular datos: ORIGEN DE DATOS IMPORTAR VINCULAR Microsoft Excel Sí Sí (solo de lectura) Microsoft Access Sí Sí Bases de datos ODBC, como SQL Server Sí Sí Archivos de valores separados por comas (CSV) Sí Sí (solo agregar registros nuevos) Lista de SharePoint Sí Sí XML Sí Data Services Sí (solo de lectura) Documento HTML Sí Sí Carpeta de Outlook Sí Sí Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 13

14 Organizar los datos con el Analizador de tablas Se puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad. Esta facilidad permite estructurar la Base de Datos y será explicado en detalle en la sección de herramientas de Base de Datos del presente Manual. Lección 3 Tablas en Access 2013: Conceptos generales, Elementos, Claves, Relaciones, Índices, Agregar una tabla, Crear una tabla con datos externos, Establecer las propiedades de una Tabla, Agregar un campo a una Tabla, Establecer las propiedades de un campo (tipos de datos, formatos, mascaras ), Cambiar el tipo de datos de un campo, Cambiar el formato de un campo, Tabla Acces.ColumnProperties Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos almacenando los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Conceptos generales Las bases de datos relacionales, como Access, tienen varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. Analizando la figura anterior se tiene: 1) Registro: contiene datos específicos, como información sobre un empleado o producto en particular. Es una fila de la tabla. 2) Campo: contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Es una columna de la tabla. 3) Valor de campo : cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo, Contoso, Ltd. o Elementos Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, se puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo como la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda. Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 14

15 Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo. Una tabla de pedidos donde se realiza un seguimiento de los pedidos de los clientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común. Claves Las claves permiten identificar de manera única a un registro de la tabla. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves: 1) Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos identificando cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), funcionado como la clave principal. Para definir la clave principal de una tabla: a) Abrir la tabla en la vista Diseño. b) Seleccione el campo (o campos) a utilizar usar y, en la barra, seleccionar Clave principal. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, permitiendo agilizar las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto. Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeración. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. Una clave principal correcta debe tener varias características: a) Identifica inequívocamente cada fila. b) Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor). c) Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien). En algunos casos, tal vez convenga usar dos o más campos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos conteniendo artículos de línea de pedidos tendría dos campos en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de un campo se denomina clave compuesta 2) Clave foránea (o externa): una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores correspondientes con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, se puede tener una tabla Pedidos donde cada pedido tiene un número de identificación de cliente correspondiente con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave foránea de la tabla Pedidos. Relaciones Las relaciones en Access se manejan a través de claves foráneas. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 15

16 Por ejemplo se requiere especificar una relación en Access entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos, representando que un Cliente puede solicitar varios Pedidos. En la figura mostrada, la tabla Pedidos tiene una clave foránea con la tabla Clientes, implementando la relación deseada. La correspondencia de valores entre claves principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Continuando con el ejemplo entre Clientes y Pedidos; en la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador). Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave foránea la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Cuando se desee ver información acerca del cliente de un pedido, se utiliza la relación para identificar cuales datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos. En la siguiente figura se muestra la vista de relaciones donde se pueden crear las relaciones. La siguiente relación se lee, Un cliente está presente en muchos Pedidos, pero un Pedido solo se relaciona con un cliente. Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 16

17 Coherencia : Porque cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, se almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla conteniendo datos de pedidos. Eficacia: Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente a las de mayor tamaño. Por último, si no se usa tablas diferentes para asuntos diferentes, se especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, se estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. Entendimiento: El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos están separados en tablas de manera apropiada. En la vista de relaciones, se pueden editar las propiedades de una relación, a continuación se muestran las opciones posibles Índices Los índices son utilizados para acelerar las búsquedas en las tablas de las Bases de Datos. Se pueden agregar desde la vista de diseño de una tabla, seleccionando la columna y el icono de índice de la barra. A continuación se muestra la especificación de un índice Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 17

18 Agregar una tabla En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Pasos parar agregar una tabla a una Base de Datos: 1. Abrir la base de datos. 2. Seleccionar Crear > Tabla. 3. Se puede empezar a introducir datos en el campo (celda) vacío o pegar datos de otro origen, como un libro de Excel. 4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), realizar doble clic en el encabezado de la columna y, después, escribir el nuevo nombre. 5. Seleccionar Archivo > Guardar e indicar el nombre de la tabla. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 18

19 Crear una tabla con datos externos Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo como se crea el vínculo, se pueden modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones involucrando a la tabla vinculada. Sin embargo, no se puede utilizar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos. Se Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, etc. Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores realizados en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios realizados en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada. Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual representando un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada. NOTA: No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Pasos para crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos: 1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, seleccionar uno de los orígenes de datos disponibles. 2. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo apareciendo en cada paso. 3. Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación. Establecer las propiedades de una Tabla Se puede establecer propiedades para una tabla completa o a registros completos a través de los siguientes pasos. 1. Seleccionar la tabla. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, seleccionar Vista y, a continuación, seleccionar Vista Diseño. 3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, seleccionar Hoja de propiedades. 4. En la hoja de propiedades, seleccionar pestaña General. 5. Seleccionar el cuadro de la izquierda de la propiedad y especificar la configuración Para ver una lista de propiedades de tabla, seleccionar en Propiedades de tabla disponibles. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 19

20 6. Presionar CTRL+G para guardar los cambios. SUGERENCIA Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presionar MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom. A continuación se muestra un ejemplo de Hoja de propiedades Agregar un campo a una Tabla Cada dato a controlar se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio. Antes de crear los campos, se debe intentar dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante en lugar de separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, se debe crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, se puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si se tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Después de crear un campo, se puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Para crear un campo en Access, se puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo. También se puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 20

21 Para agregar un campo nuevo: 1. Crear o abrir una tabla en la vista Hoja de datos. 2. En la columna Agregar nuevo campo, escribir el nombre del campo a crear. Utilizar un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente. 3. Escribir los datos en el nuevo campo. Establecer las propiedades de un campo (tipos de datos, formatos, mascaras) Después de crear un campo, se puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede: Controlar la apariencia de los datos de un campo Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo A continuación se muestra la ventana de propiedades de un campo, incluyendo el Generador de Expresiones para establecer una regla de validación sobre un campo, la misma ventana se emplea para establecer el valor predeterminado. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 21

22 A continuación se muestra la ventana de propiedades de un campo, incluyendo el Asistente para Máscara de Entrada, para establecer una Máscara de entrada, solo en los campos con los tipos de datos Fecha y Texto pueden tener una máscara de entrada. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 22

23 Se puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras se trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, se debe usar la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, se puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo. Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Se recomienda cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros. Para cambiar el nombre de un campo se siguen los siguientes pasos: 1. Clic con el botón secundario en el encabezado del campo (por ejemplo, Campo1). 2. En el menú contextual, clic en Cambiar nombre de columna. 3. Escribir el nuevo nombre en el encabezado del campo. Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios Cambiar el tipo de datos de un campo Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si se escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo. Es posible que en algunos casos se desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos se tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si se escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, se sigue el procedimiento indicado a continuación. 1. Clic en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccionar el tipo de datos. Cambiar el formato de un campo Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, se siguen los siguientes pasos: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 23

24 1. En la barra, Click en la pestaña Hoja de datos. 2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especificar el formato. Tabla Access.ColumnProperties El cliente Access incluye diseñadores para crear y modificar las tablas a almacenar en el servidor SQL Server. La información que Access necesita para crear y mantener una tabla se almacena, junto con propiedades como las máscaras de entrada, la información de búsqueda y el formato, en una tabla del sistema (Access.ColumnProperties) en la base de datos del usuario. Lección 4 Consultas en Access 2013: Conceptos generales, Crear una consulta, Crear una consulta parametrizada, Crear una consulta para totalizar, Crear una consulta empleando una tabla de referencias cruzadas, Crear una consulta para crear tablas, Crear una consulta de datos anexados, Crear una consulta de actualización, Crear una consulta de eliminación Conceptos generales Cuando se quiere revisar, agregar, eliminar o cambiar datos de la base de datos de Access, se puede utilizar una consulta. Las consultas también se pueden utilizar con estos otros fines: Encontrar datos específicos rápidamente filtrando criterios concretos. Calcular o resumir datos. Automatizar tareas de administración de datos, como revisar un conjunto de datos cada cierto tiempo. En una base de datos bien diseñada, los datos a desplegar en un formulario o informe suelen estar repartidos entre varias tablas. Con una consulta se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para solicitar resultados de datos de la base de datos, para realizar una acción relativa a los datos, o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree dependerá de la tarea que quiera realizarse. PRINCIPALES TIPOS DE CONSULTA Selección Acción USE Para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos. Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acción. Las consultas de acción no están disponibles en las aplicaciones de Access. En las siguientes secciones se crearan ejemplos con los datos almacenados en la Base de Datos Neptuno.accdb Crear una consulta El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de únicamente algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo a determinados criterios. Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y se quiere repasar una lista de los productos y sus precios, se crea una consulta de selección del siguiente modo para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 24

25 1. Abrir la base de datos y, en la pestaña Crear, seleccionar Diseño de la consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, doble clic en la tabla Productos y, después, cerrar el cuadro de diálogo. 3. En la tabla Productos seleccionar los campos Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta. 4. En la pestaña Diseño, seleccionar Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de productos y precios. En la siguiente figura se muestra parte del proceso A través de las consultas se pueden revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez. Por ejemplo, se tiene una base de datos de una tienda de comestibles y se quiere repasar los pedidos de los clientes viviendo en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos respectivamente. Cada tabla tiene un campo Id. de cliente, formando la relación uno a varios entre las dos tablas. Se Puede crear una consulta devolviendo los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, siguiendo los siguientes pasos: Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 25

26 1. Abrir la base de datos. En el grupo Consulta de la pestaña Crear, seleccionar Diseño de la consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, hacer doble clic en Clientes y en Pedidos. 3. Cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla. La línea (denominada combinación) conectando el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas 4. En la tabla Clientes, hacer doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta. 5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactivar la casilla de la fila Mostrar. 6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escribir Las Vegas. Desactivar la casilla Mostrar indica a la consulta no mostrar la ciudad en los resultados, mientras escribir Las Vegas en la fila Criterios indica solo se mostraran los registros donde el campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio. 7. En la tabla Pedidos, doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta. 8. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, Clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas. 9. Presionar CTRL+G para guardar la consulta. Las consultas en Access pueden visualizarse de tres maneras: Vista Hoja de Datos, Vista Diseñó y Vista SQL. El resultado de la vista SQL del ejemplo anterior se muestra a continuación: Crear una consulta parametrizada Si se quiere ejecutar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, se debe utilizar una consulta parametrizada. Cuando se ejecuta una consulta de este tipo, la consulta solicita los valores de los campos y, después, utiliza los valores especificados para crear los criterios de la consulta. Siguiendo con el ejemplo anterior, donde se creó una consulta de selección devolviendo los pedidos de los clientes de Las Vegas, se puede modificar dicha consulta para consultar al usuario cual ciudad requiere consultar cada vez que se ejecute. Para ejecutar esto: 1. Abrir la Base de Datos del mismo ejemplo anterior. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 26

27 2. En el panel de navegación, seleccionar la consulta y seleccionar en Vista Diseño en el menú contextual. 3. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, eliminar Las Vegas y, a continuación, escribir [ Para qué ciudad?]. La cadena [ Para qué ciudad?] es la solicitud de parámetros. Los corchetes indican que la consulta va a solicitar información, y el texto (en este caso, Para qué ciudad?) es la pregunta a mostrar en la solicitud de parámetros. NOTA : No se puede usar ni un punto (.) ni un signo de exclamación (!) como texto en el mensaje de solicitud de parámetros. 4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, Seleccionar Ejecutar. La consulta va a solicitar escriba un valor en Ciudad. Por ejemplo colocar Caracas. Para poder permitir utilizar caracteres comodin se debe escribir Como [ Para qué ciudad?]&"*". En esta solicitud de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para devolver una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra "L", y si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra "s". También se puede especificar el tipo de datos a aceptar en un parámetro. Se puede establecer el tipo de datos para cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos para los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos a aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más útil si especifican un tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera moneda. NOTA Si se establece un parámetro para aceptar datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se mostrará ningún mensaje de error. Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento: 1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, Clic en Parámetros. 2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro donde se desee especificar el tipo de datos. Asegurarse de que cada parámetro coincide con la solicitud utilizada en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta. 3. En la columna Tipo de datos, seleccionar el tipo de datos para cada parámetro. Crear una consulta para totalizar La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para cuestiones más complejas, se utiliza una consulta de totales, una consulta de selección para agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, se puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto. Realizar el siguiente el procedimiento para crear una consulta de Subtotales de productos con el propósito de obtener subtotales resumidos por producto. 1. En la pestaña Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño. 2. Crear una consulta Subtotales de productos en la vista Diseño. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, Seleccionar Totales. Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta. Todos los derechos reservados, prohibida la reproducción, Instituto Gala de Venezuela 27

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