Nombre de producto. Dexon Workflow Manager

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1 Nombre de producto Dexon Workflow Manager EL PRODUCTO ADECUADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE TRABAJO QUE SUSTENTAN LA ACTIVIDAD DE NEGOCIO DE SU ORGANIZACIÓN Y EL SEGUIMIENTO DE SUS PROCESOS DE FORMA INTELIGENTE Y AUTOMÁTICA

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 2 QUE ES DEXONWORKFLOW MANAGER 3 BENEFICIOS 4 FUNCIONAMIENTO 5 REQUISITOS 6 CONFIGURACIONES 7 WORKFLOW DESIGNER 9 WORFLOW ORCHESTATOR 10

3 INTRODUCCIÓN En la actualidad la globalización de los mercados y la creciente competitividad empresarial han hecho que la automatización de procesos y actividades se constituya en la principal herramienta para el aseguramiento de la efectividad en las operaciones de negocio. Con el propósito de acercar a las personas, los procesos y activos que constantemente soportan las actividades de negocio que atraerán el retorno de inversión y la utilidad neta, la automatización de estas actividades en un Workflow que facilite esta labor es un aspecto critico a tener en cuenta en empresas maduras donde la satisfacción del cliente y usuario final sea la premisa fundamental. Dexon Workflow Manager supone una estrategia moderna de automatización de actividades en donde el rediseño y la configuración a cualquier tipo de empresa y actividad es un valor que asegura que una vez implementado los beneficios de este sean evidenciados de manera casi inmediata. De la mano con el departamento de calidad es la herramienta vital para el cumplimento de obligaciones estatales y privadas permitiéndole observar y controlar el desempeño real de sus procesos internos Permite a las organizaciones estandarizar y racionalizar las actividades realizadas por su personal que más tiempo requieren, proporcionando un mejor seguimiento de su progreso. Dexon Workflow Manager mejora el tiempo de respuesta y reduce costos al proporcionar una plataforma para automatizar, perfeccionar y gestionar procesos de negocios complejos. Las aplicaciones pueden actualizarse fácilmente para reflejar cambios o proporcionar mayor eficacia al proceso.

4 QUE ES DEXON WORKFLOW MANAGER QUE ES DEXON WORKFLOW MANAGER DEXON WORKFLOW MANAGER es el producto de Dexon que permite la automatización de tareas y actividades relacionadas a determinado proceso en un flujo de trabajo automático e inteligente. Los flujos de trabajo son estructuras operacionales que permiten definir las actividades y tareas que se realizan en un proceso laboral. El flujo de trabajo clasifica un proceso en diferentes tareas y posibilita su seguimiento a partir del establecimiento de etapas y metodologías. Nuestro producto es una aplicación de gestión de flujos de trabajo basado en el diseño, la ejecución y el monitoreo de acciones, actividades y tareas utilizadas en la ejecución de cualquier proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo utilizando la integración con el manejo de incidentes. Dexon Workflow está integrado con el Service Desk para de esta manera llevar a cabo un seguimiento de las actividades para la automatización del proceso. Una vez se introduzcan las actividades en la herramienta se determina la ruta que sigue el proceso y las condiciones para ir de una a otra. Cada actividad es administrada como un incidente, permitiendo elegir los técnicos responsables y los estados para la transición que posibilitan el desarrollo del flujo

5 BENEFICIOS Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan Facilitar la movilidad del personal y de documentos asociados a un proceso Soportar procesos de reingeniería de negocio Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución Permitir la automatización de las actividades que componen un proceso, por medio de la definición del flujo de información, sus responsables (RRHH y/o Aplicaciones de software), tiempos de ejecución y condiciones de cumplimiento

6 FUNCIONAMIENTO Para el correcto funcionamiento de Dexon Workflow se lleva a cabo la creación de layouts por cada una de las actividades del flujo, de esta manera las actividades son asociadas a un incidente respectivo que va a determinar el proceso para cada una de las actividades. Los incidentes creados para Workflow son identificados por la herramienta, de ésta manera son diferenciados de los incidentes del Service Desk. Al definir los incidentes como Workflow la herramienta activa la opción que permite establecer la secuencia de actividades en un proceso, de ésta manera los incidentes se crean en relación a un flujo de trabajo y por ende sólo serán cerrados una vez finalice el flujo. En conclusión el administrador del flujo introduce en la herramienta todas las actividades de un flujo de trabajo creando un incidente de Dexon WorkFlow por cada actividad. Luego a través de una sencilla configuración establece el orden en el proceso del flujo determinando los pasos en el desarrollo de una actividad a otra. El manejo de las actividades a través de la herramienta de administración de incidentes le permite definir diferentes criterios en el proceso de solución para cada actividad

7 REQUISITOS REQUISITOS DE HARDWARE Este producto funciona en estricta relación con el motor de Base de Datos. Su instalación atiende a dos distintas plataformas de implementación para los cuales los requisitos de hardware del equipo servidor son: Plataforma 1: MOTOR DE BASE DE DATOS Y DEXON SERVER EN UN MISMO EQUIPO FÍSICO. Procesador Intel XEON de 3 GHz o superior 4Gb de RAM 80Gb de epacio de disco disponible en la unidad en la que se va a instalar Dexon 10Gb de espacio de disco disponible en la unidad del sistema 80Gb de espacio de disco disponible en la unidad donde residen los archivos de la base de datos (si es la misma unidad donde se instala Dexon Server se requieren 160Gb REQUISITOS DE SOFTWARE Formato de Archivos: Para instalar Dexon, las particiones del disco deben estar formateadas para el sistema de archivos NTFS, y no para la tabla de asignación de archivos (FAT). Este requisito se aplica a las siguientes particiones: Partición del sistema Partición que almacena los de Dexon Particiones que contienen archivos de base de datos si está instalado en el mismo servidor Sistema Operativo: Dexon es compatible con los siguientes sistemas operativos: Windows 2000 Server SP4 o posterior Windows Server 2003 SP1 Windows Server 2003 R2 Los sistemas operativos deben contar con los siguientes servicios para poder usar el aplicativo: Framework 3.0 Windows Installer 3.0 MDAC 2.8

8 CONFIGURACIONES 5 El diseño de los flujos de trabajo se configura utilizando la herramienta de creación de incidentes, de esta manera todas las actividades que se requieran en un flujo de trabajo especifico quedan asociadas con un incidente permitiendo a las actividades ser administradas utilizando todas las opciones y funcionalidades que ofrece el Service Desk. Es necesario para llevar a cabo una óptima configuración de los flujos de trabajo parametrizar la estructura de los incidentes de acuerdo a las necesidades del flujo de trabajo. Por ello Dexon sugiere establecer nuevas categorías, tipos y estados de transición que posibiliten una mayor comprensión y diferenciación de las actividades de un Workflow de los demás incidentes de la mesa de ayuda.

9 CONFIGURACIONES El centro de configuraciones de la mesa de ayuda le permite al administrador suministrar a la herramienta toda la información necesaria para llevar a cabo los procesos de automatización relacionados con la creación y seguimiento de incidentes y servicios. Por medio de esta interfaz es posible llevar a cabo la configuración de categorías y de asociar la información necesaria para llevar a cabo la automatización de las actividades del flujo. Es posible administrar cualquier tipo de flujo de trabajo sin importar el número de actividades o los procesos que se requiera configurar. La definición de categorías específicas permite identificarlas con las actividades puntuales de un flujo. Las categorías son elementos de clasificación de incidentes. Atienden a un modelo jerárquico que permite agrupar los incidentes que poseen características similares

10 WORKFLOW DESIGNER El diseño de un flujo de trabajo entrega las pautas y procedimientos que definen las actividades y condiciones especificas para cada uno de ellos. Como se expuso al comienzo de este documento, DEXON WORKFLOW MANAGER utiliza la funcionalidad de los incidentes para la creación de las actividades de un flujo. El Workflow Designer ofrece los servicios que modelamiento cada aplicación de flujo de trabajo que se necesite, como la secuenciación, la administración del estado, las capacidades de seguimiento y la compatibilidad de cada una de las actividades. Por ejemplo, para un flujo de trabajo donde se involucre el proceso de compra identificamos siete actividades que son: Solicitud de compra Evaluación Cotización Evaluación técnica Evaluación financiera Aprobación comité Emitir orden de pedido Se introducen estas actividades en la configuración de la consola y se establecen las categorías correspondientes para cada una de ellas y los layouts que sustentaran el proceso con cada uno de los requisitos y condiciones que lo harán efectivo

11 WORKFLOW ORCHESTATOR Definir la experiencia y roles de los solucionadores le permite automatizar la asignación de una actividad de un flujo a un grupo de técnicos. La experiencia de los solucionadores se define como el grado de conocimiento que las personas encargadas de los incidentes posean sobre categorías o temas específicos, lo que permite generar una clasificación de grupos de especialistas por categorías de incidentes. Esto le permitirá la asignación de tareas de un flujo basada en roles. Permite tareas de proceso manual, o automatización de tareas ejecutadas por otras aplicaciones Control gráfico del avance de cada flujo de trabajo

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