CARPETAS Y CONCEPTOS Bienvenidos a la sencillez

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2 ADAIO: GESTOR DOCUMENTAL adaio es un potente sistema de gestión documental preparado para adaptarse con facilidad a las necesidades de empresas de cualquier tamaño y sector. Teniendo en cuenta la estructura de cada compañía, adaio permite crear un esquema funcional que contempla las necesidades organizativas internas. De este modo puede establecerse un sistema de gestión de la información acorde con el flujo de trabajo específico de la empresa, optimizando las tareas de incorporación, validación y distribución del documento. Esto supone un importante ahorro de tiempo respecto a las tareas tradicionales de gestión y archivo documental incrementándose, además, la seguridad y la velocidad de acceso a la información. De esta manera, adaio se convierte en una herramienta imprescindible para optimizar los procesos dentro de un entorno laboral, que se traduce en: Reducción significativa del espacio dedicado al almacenamiento de documentos. Menor coste en material de oficina al evitar reproducciones y copias innecesarias. Automatización de tareas. CARPETAS Y CONCEPTOS Bienvenidos a la sencillez Un sistema de organización sencillo y versátil que le permite definir con el máximo detalle la estructura y conceptos claves de su información. La estructura de adaio está basada en conceptos. Estos conceptos permiten definir y configurar la información a medida de cada usuario, independientemente del tipo y volumen de la información que maneje. Esta versatilidad hace que la implementación de adaio sea rápida y sencilla, y su utilización muy intuitiva una vez familiarizados con su metodología funcional. La estructura de las carpetas es jerárquica. Esto no supone ninguna limitación puesto que el sistema permite relacionar conceptos, elaborar carpetas de búsqueda (donde los conceptos se insertan de manera automática) y ubicar un mismo concepto en diferentes carpetas, con lo que evitamos la creación de la estructura rígida y cerrada de los sistemas tradicionales y la transformamos en abierta y flexible. FORMATOS DOCUMENTALES Más allá del texto Para ir aún más allá de la mera representación formal, adaio está diseñado para soportar todo tipo de documentación multimedia. Cada uno de los conceptos creados en adaio puede ser complementado con información adicional en múltiples formatos, entre ellos todos los de Microsoft Office y Adobe:.txt,.doc,.pdf,.xls,.mdb,.jpg,.bmp,.gif,.wav,.mp3,.mpg,.avi,.mov Un concepto puede estar acompañado de uno o varios ficheros del mismo formato o de formatos diferentes. De esta manera usted podrá, por ejemplo, insertar un archivo con el texto original de un documento, manuales, la imagen escaneada del documento original, los planos de una obra relacionada con el concepto, una presentación multimedia, etc. TRABAJANDO CON ADAIO A la carta La interfaz de la aplicación ofrece un entorno de trabajo amigable y sencillo. Las pantallas de adaio son totalmente configurables. Se puede adaptar la estructura de la barra de herramientas a las necesidades de un usuario concreto o al trabajo que se esté realizando en cada momento. Hasta cuatro configuraciones diferentes pueden ser almacenadas para poder cambiar de una a otra rápidamente, mediante un clic de ratón. A través de un sistema de ventanas independientes sincronizadas, la información que se presenta en su pantalla es clara, precisa y siempre actualizada. Puede abrir simultáneamente tantas ventanas como necesite para hacer su trabajo y ajustar el tamaño de cada una sin perder la visualización de los datos, gracias al ajuste automático de los campos al tamaño más adecuado.

3 INDEXACIÓN Y HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA Rapidez y precisión Tan importante como un correcto almacenamiento estructurado de la información es un sistema de búsqueda que permita su recuperación. adaio indexa automáticamente la información introducida en cada concepto, aplicando estrategias totalmente configurables. De esta forma se puede escoger que solo se indexen aquellas palabras recogidas en un determinado diccionario, que se excluyan palabras vacías, se sustituyan sinónimos, etc. Toda esta información es puesta a su disposición a través de sus herramientas de búsqueda, rápidas, capaces y precisas. En la pantalla principal siempre estará disponible una ventana de búsqueda rápida. Las estrategias de recuperación son totalmente configurables por el usuario. Podrá localizar sus documentos mediante consultas en lenguaje natural, en diccionarios, por palabras clave, combinaciones mediante operadores booleanos, QBE (Query by example), búsqueda por navegación o directamente en código SQL. INCORPORACIÓN DE DATOS Por qué complicarse? La aplicación adaio trabaja con los controladores de bases de datos más habituales.pensado para trabajar sobre MS Jet, MS SQL Server, ORACLE, y cualquier base de datos con controlador ODBC, el sistema adaio está capacitado para gestionar los datos generados con las principales aplicaciones del mercado. Esto permitirá recuperar la información de su antigua base de datos sin tener que insertarla de nuevo en el sistema, o trabajar con bases externas sin ninguna complicación. Al mismo tiempo se minimiza el riesgo de pérdida de información que implicaría la conversión de una base de datos a un formato diferente del original. IMAGEN SONIDO VIDEO INDEXACIÓN REPOSITORIO EXTERNO REPOSITORIO INTERNO BÚSQUEDA usuario TEXTO SEGURIDAD Su información bajo llave adaio le ofrece un entorno seguro para el almacenamiento y custodia de la información de su empresa, evitando accesos no autorizados. La seguridad del documento en adaio está garantizada mediante la utilización de un completo sistema de gestión y autentificación de usuarios mediante roles y permisos, que permite controlar los niveles de acceso al documento o impedir su consulta a personas no autorizadas. adaio no se limita al control de acceso a los datos: también gestiona las opciones de interfaz de usuario disponibles tales como acceso a opciones de menú, carpeta raíz del usuario o código que se ejecutará al abrir la base de datos. Mediante la creación de un rol, usted asigna a cada usuario el perfil más adecuado a su nivel de intervención en los datos y establece distintos niveles de acceso a cada uno de los conceptos. Se pueden crear tantos usuarios y roles como sean necesarios. Existe además un registro de actividad que permite al administrador detectar los usuarios que están conectados a la base de datos, en que parte de la misma se encuentran, las acciones que han realizado sobre ella, enviarles mensajes, desactivar la edición de datos e incluso cerrar la base de datos. Para incrementar aún más la seguridad del entorno, el almacenamiento de datos en los repositorios se realiza mediante técnicas de encriptación y la aplicación facilita al máximo la elaboración de copias de seguridad.

4 WORKFLOW Su empresa en adaio Adaptar el sistema de gestión documental a las corrientes de flujo de trabajo (workflow) de su empresa, favorece una gestión eficaz y la optimiza el desarrollo de los procesos. adaio permite replicar el flujo de trabajo (workflow) de su empresa, controlando y gestionando la evolución del documento a lo largo del mismo. La gestión del flujo de trabajo se realiza mediante la definición de los estados del documento y de los procesos que le permiten cambiar de un estado a otro. Durante este recorrido usted tendrá la posibilidad de ejecutar diversas tareas (envío de comunicaciones, impresión de informes, validaciones mediante firma digital, lanzar ventanas de confirmación, acuses de recibo, etc.) de manera automática. Así, el flujo documental se integra con las actividades propias de la gestión empresarial facilitando y mejorando el desempeño de las mismas. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN Libertad para sus datos Para dar el máximo valor añadido a sus datos, adaio permite la importación y exportación de los mismos utilizando formatos estándar. Las opciones de importación y exportación de datos de la aplicación adaio, permiten la utilización de los mismos en la mayoría de gestores de bases de datos existentes. Puede exportar e importar datos en XML y Access, y exportar plantillas de adaio para su utilización en nuevas bases de datos sin necesidad de construir de nuevo la estructura completa. CAPACIDADES Y DESARROLLO Escalabilidad INFORMES Claridad y potencia Obtenga informes claros y precisos con facilidad. La herramienta de elaboración de informes de adaio, le permite crear con total libertad listados con la información recogida de su base de datos. Un sistema sencillo e intuitivo en entorno gráfico, totalmente configurable le permite seleccionar visualmente los campos de su interés, organizarlos y presentarlos de acuerdo a sus necesidades. Podrá imprimir sus informes o bien exportarlos en gran cantidad de formatos como.txt,.rtf,.htm, etc. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA: La organización de adaio se organiza en torno al siguiente esquema: Incorporación de la información al sistema. Almacenamiento estructurado de la información e indexación. Recuperación de la información. Difusión o custodia de la información según demanda. Este esquema se integra dentro de un concepto más amplio definido por el flujo de trabajo de cada empresa, que permite la personalización de la aplicación y la total integración de la misma en su actividad cotidiana. adaio previene la necesidad de cambiar o incrementar su gestor documental si el volumen de su documentación crece más de lo previsto. adaio está capacitado para trabajar con bases de datos de cualquier tamaño y sus limitaciones vienen marcadas únicamente por la capacidad del hardware sobre el que se instale. De esta forma, una empresa pequeña que considere cubiertas sus necesidades por una base de datos en formato Access, tendrá las mismas funcionalidades que una gran compañía que trabaje sobre Oracle o Microsoft SQL Server. Logramos de este modo una capacidad de desarrollo casi ilimitada evitando engorrosos cambios de sistema cada pocos años, derivados del constante crecimiento del volumen documental administrado. adaio permite diferentes opciones para guardar los archivos gráficos y otros documentos introducidos en el sistema junto a cada concepto. Esto permite optimizar las posibilidades de su sistema según la capacidad de almacenamiento disponible: Incrustación en la misma base de datos. Incrustación en repositorio externo. Copia y vincula (los datos se almacenan en una carpeta del sistema). Vínculo relativo. Vínculo absoluto. Recuerde que, para incrementar la seguridad, la aplicación permite encriptar los datos si se utiliza alguna de las opciones de incrustado (interno o externo). adaio es una aplicación con capacidad de integración con Sigrid ERP. Esta integración hace posible una planificación integral de los recursos de su empresa a través de herramientas desarrolladas por professional software, s.a.

5 ANTE TODO, LA SEGURIDAD El acceso a los datos está regulado mediante un completo sistema de Gestión de Usuarios y Permisos. La creación de distintos roles permite asignar a cada usuario el perfil más adecuado a su nivel de intervención en los datos. Cada Rol tiene unas características de seguridad, en donde se controla no sólo el acceso a los datos sino incluso las opciones de menú, botones de ventana, etc., que estarán disponibles o no para los usuarios del perfil. INFORMES CON CALIDAD DE IMPRENTA El potente generador de informes integrado en la aplicación permite generar informes de alta calidad gráfica de forma sencilla y precisa. La aplicación se suministra con una amplia colección de informes predefinidos, cada uno de los cuales se puede personalizar mediante el uso de filtros y comandos. Además, utilizando el Lenguaje de Programación de Informes es posible modificar los informes preexistentes o crear otros totalmente nuevos. El Lenguaje de Programación de Informes permite definir cualquier formato de salida con calidad de imprenta, incluyendo cualquier tipo de gráfico y cualquier variedad de tamaños y tipos de letra. El lenguaje dispone también de un rico conjunto de herramientas de maquetación, justificación, guionado, aplicación de bordes, tramas, color, etc. También es fácil generar formatos de exportación para otras aplicaciones como MS Excel o MS Word. FUSIÓN DE CORRESPONDENCIA La aplicación genera automáticamente documentos personalizados a partir de plantillas prediseñadas por el usuario con MS Word, en las que se han definido los campos donde se incrustará la información procedente de la base de datos. Los documentos creados, además de quedar archivados y vinculados al objeto que los creó, son mostrados en la ventana de MS Word para comprobación del formato de salida y su posible modificación. EL MÁS COMPLETO SISTEMA DOCUMENTAL Cada objeto puede tener asociado un texto de tamaño ilimitado que se introduce mediante la ventana de texto correspondiente. Además, toda la documentación generada automáticamente, queda archivada y asociada al objeto que la creó y a los relacionados directamente con él. Asimismo se pueden asociar a un objeto cualquier número y variedad de gráficos y objetos multimedia, ya sean imágenes vectoriales, mapas de bits (fotografías, imágenes digitalizadas de documentos, etc.), sonidos o clips de video. UN POTENTE SISTEMA DE BÚSQUEDA La aplicación proporciona los siguientes sistemas de navegación y búsqueda de información: El Árbol de Búsqueda, en donde se pueden organizar los conceptos de forma jerárquica, creando carpetas y subcarpetas sin límite de profundidad. Es posible crear carpetas que ejecuten una sentencia SQL o un programa JavaScript. El Panel de Búsqueda Rápida, que permite la introducción de máscaras de búsqueda. Las búsquedas asociadas a un concepto, totalmente definibles por el usuario en función de sus necesidades. Las búsquedas incrementales en columnas ordenadas alfabéticamente. Porque sabemos lo importante que es para usted sacar el máximo rendimiento a nuestro software y tenerlo operativo en todo momento, hemos diseñado una completa serie de servicios que arropan y complementan nuestras aplicaciones y que le aseguran la correcta puesta en marcha y posterior explotación de las mismas. Así, ponemos a su disposición: Un mundo de Servicios CONSULTORÍA Nuestros consultores, con años de experiencia, le ayudarán a definir los modelos de funcionamiento que permitan a su empresa obtener una ventaja competitiva y, una vez definidos, planifican la correcta implantación de los mismos. IMPLANTACIÓN Para asegurarle una correcta implantación de nuestras soluciones, contamos con personal cualificado y certificado no sólo en nuestras soluciones, sino también en sistemas como Windows 2000 Server, Terminal Server, Citrix, etc. FORMACIÓN Un capítulo muy importante de toda implantación es la formación de los usuarios, que debe ser correctamente planificada e impartida, de forma que todos puedan utilizar plenamente las ventajas que aporta nuestro software. ACTUALIZACIONES Para que su inversión no se devalúe, le ofrecemos nuestro servicio de actualizaciones que incorpora las mejoras más recientes y que le permitirá siempre estar a la última. SOPORTE TELEFÓNICO Porque sabemos que sus problemas no pueden esperar, hemos dispuesto una Hot Line y la hemos dotado de los recursos necesarios para mantenerle siempre atendido. Trabaje con la seguridad de estar respaldado por un equipo de profesionales que le resolverá en un instante cualquier duda o problema que surja.

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