El sistema SICOFS, está diseñado para operar en los siguientes niveles:
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- Nieves Aguilar Villalba
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1 Introducción El Ministerio de Salud y Deportes, mediante Resolución Ministerial, definió las prestaciones vigentes y los procedimientos respectivos para el cobro y pago del SUMI. Dichos procedimientos comprendían la aplicación de instrumentos administrativos específicos (Formularios SUMI y 08) y ratificaban además los del SNUS como parte del Seguro (SNUS y 04). Una de las principales debilidades del Seguro Universal Materno Infantil fue la gestión ineficiente de suministros determinado por el incumplimiento de la norma SNUS, la no implementación de las FIM s, además de la carga administrativa traducida en el llenado manual de formularios que ocasiona múltiples errores de registro y consolidación. La satisfacción del usuario se veía afectada por el menor tiempo que tenía el personal de salud para su atención debido a que una buena parte debía utilizarse para el llenado de formularios del SUMI y el SNUS, además del correspondiente al SNIS y Programas Nacionales. Además, uno de los procedimientos de cobro y pago por las prestaciones atendidas (llenado de formularios FOPO) debía ser cargado en el Sistema informático SUMI Solución, cuyo sistema no garantizaba la integridad y consistencia de la información, afectando la satisfacción del usuario en los procesos administrativos que debían seguir para establecer el estado de conciliación de ingresos y egresos. La Unidad de Seguros Públicos, dependiente de la Dirección General de Seguros de Salud del Ministerio de Salud y Deportes, con el fin de dar solución a estos problemas y de consolidar una implementación efectiva del Sistema Unico de Salud SUS, decidió poner en vigencia la Plataforma de Transición del SUMI al SUS a través de la optimización de los procedimientos administrativos de gestión del Seguro y del SNUS mediante los Sistemas Informáticos SALMI SIAL. El Proceso se puso en marcha mediante la Resolución Ministerial Nº 886/2008, que oficializaba la aplicación del Sistema SALMI SIAL en todos los establecimientos del Sistema Nacional de Salud. Asimismo, se puso en marcha el desarrollo del Sistema de Control Financiero de Salud (SICOFS) que es un software diseñado para el manejo administrativo financiero de la información generada por el Sistema SALMI y SIAL respecto a las Prestaciones Otorgadas en los Establecimientos de Salud del País. Objetivo del Manual El objetivo que se persigue con la aplicación del presente manual es dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas de funcionamiento del software. Donde debe funcionar el sistema SICOFS El sistema SICOFS, está diseñado para operar en los siguientes niveles: Nivel Nacional (Ministerio de Salud y Deportes). Nivel Departamental (Servicios Departamentales de Salud). Nivel Municipal (Gobiernos Municipales). Página 1
2 objetos utilizados Objetos utilizados en el Sistema SICOFS. Barra de Menú. La barra de menú es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar una determinada tarea del sistema. La barra de menú se sitúa en la parte superior de cada formulario del Sistema. La barra de menús contiene las siguientes opciones, cuales albergan otros menús, es decir que un menú puede tener submenús y estos a su vez otros submenús. (menús desplegables). La barra de menú puede activarse y desactivarse con la tecla Alt. Submenús. Son los menús que tienen menús hijos, es decir que no se puede hacer clic en él, en vez de eso hay que seleccionar uno de sus hijos ; habitualmente traen consigo una flecha en el lateral derecho indicando la naturaleza del mismo. Página 2
3 Menús Deshabilitados Las opciones de la barra de menú que están deshabilitadas se presentan de color plomo y no permiten acceder a ningún modulo del sistema. Los formularios secundarios, contienen menús desplegables a los cuales se puede acceder a través de la combinación de teclas como Ctrl+A, Ctrl+M y otros. Barra de botones. La barra de botones cumple una similar función que los menús desplegables, permiten acceder a los diferentes módulos del sistema. El sistema SICOFS presenta las siguientes barras de herramientas: Barra de botones del formulario principal donde: Página 3
4 Botón Descripción Abre la Conexión con la base de datos del SICOFS. Cierra la Conexión con la base de datos del SICOFS. Este botón permite salir del sistema. Barra de botones del formulario secundario donde: Botón Descripción Añade nuevos registros a la base de datos. Elimina registros de la base de datos. Modifica los datos registrados en la base de datos. Guarda los datos incorporados o modificados a la base de datos. Deshace o cancela la operación Añadir o Modificar registros. Imprime el detalle de los registros seleccionados. Vuelve al formulario principal. Barra de botones del formulario secundario donde: Página 4
5 Botón Descripción Busca según criterio especificado. Ordena Ascendentemente. Ordena Descendentemente. Vuelve al formulario principal. Barra de botones del formulario secundario donde: Botón Descripción Carga nuevo archivo a consolidar. Verifica la información entrante. Consolida o transfiere la información entrante. Vuelve al formulario principal. Formularios. Los formularios del Sistema SICOFS, son los componentes de interfaz que permiten al usuario visualizar datos que presenta el sistema. El Sistema SICOFS tiene los siguientes tipos de formularios: Formulario Principal. El formulario principal es el más importante del sistema SICOFS, debido a que a través de ella se visualizan todos los demás tipos de formularios. Página 5
6 Formularios Secundarios. Los formularios secundarios permiten interactuar con el usuario con el fin de capturar y actualizar información para la base de datos del sistema. Asimismo, generan y muestran información oportuna para la toma de decisiones y seguimiento correspondiente. Formulario Secundario de Registro Página 6
7 Formulario Secundario de Actualizaciones Formulario Secundario de Seguimiento Formulario de Reportes. Los formularios de reportes permiten visualizar el reporte requerido. Página 7
8 Formulario de Mensajes. Los formularios de mensajes son las siguientes: Formulario de mensajes de Advertencia. Son formularios donde le indican que cierta operación no puede realizarse. Formularios de mensajes de Confirmación. Estos formularios Indican al usuario que deberá tomar una dedición, antes de continuar cualquier acción que cambiará los datos. Página 8
9 Formularios de mensaje de Información. Estos formularios muestran alguna información de importancia, luego de realizar alguna acción. Formularios de mensaje de progreso. Estos formularios indican en porcentaje aproximado de avance de un proceso determinado. Objeto texto. Es un objeto que permite al usuario registrar o visualizar datos del Sistema SICOFS. Campo de texto Descripción Es un componente de interfas de usuario llamado Campo de Texto o TextBox, su función específica es presentar al usuario un campo para registrar o ver un dato en particular. Objeto Botones. Es un objeto que permite al usuario interactuar con el Sistema SICOFS. Botón Acción Acepta alguna operación en particular Cancela alguna operación inciada. Selecciona un registro. Página 9
10 Cancela una operación en particular Generar una operación en particular. Abre una ventana que permite realizar la búsqueda y selección de un archivo en particular. Copia en un archivo la base de datos. Restaura el archivo que contiene la copia de la base de datos en la base de datos donde trabaja. Sale de un proceso en particular. Acepta una operación y vuelve al formulario principal. Objeto Botón de Opción. Es un objeto que permite al usuario interactuar con el Sistema SICOFS. Botón Descripción Es un componente de la interfas de usuario llamado Botón de opción u OptionButton, su función específica es de seleccionar una opción en particular con un clic del Mouse. Objeto Caja de Selección. Para que el usuario pueda interactuar con el Sistema SICOFS, se presenta como un componente de interfas de usuario las cajas de selección. Botón Descripción Es un componente de la interfas de usuario llamado Caja de Selección o CheckBox, su función específica es de seleccionar una o varias opciones. Objeto Combo. Para que el usuario pueda interactuar con el Sistema SICOFS, se presenta como un componente de interfas de usuario los combos. Página 10
11 Combo Descripción Es un componente de la interfaz de usuario llamado Combo o ComboBox, se lo identifica por el botón con la imagen de un triángulo invertido en la parte derecha del Combo. Su función específica es desplegar una lista de opciones para seleccionar una en particular. La función especifica de un combo es que al hacer clic con el Mouse y, se desplega una lista de opciones para seleccionar una en particular. Objeto Grillas. Es un objeto que permite mostrar la información contenida en la base de datos, conocida también como tabla. Instalando y Configurando Requerimientos del Sistema SICOFS Los requisitos mínimos para el funcionamiento del Sistema SICOFS, son los siguientes: CPU Sistema Operativo Memoria Espacio en el disco duro Adaptador de Video Misceláneos Manejador de base de datos Manejador de Reportes Pentium III o mas avanzado Windows 2000/XP/Vista/7 512 MB 10 GB SVGA con una resolución de 1024 X 786 Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel Microsoft SQL Server 2000 Crystal Report 9 Página 11
12 El Sistema SICOFS, requiere indispensablemente que Microsoft Access y Microsoft Office Excel estén instalados en su computadora, permitiendo al Sistema SICOFS exportar reportes a hojas de impresión Excel. Antes de instalar el Sistema SICOFS La configuración del símbolo decimal y del símbolo de separación de miles, deben ser personalizados en función a la región e idioma al cual pertenecemos. Para ello siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón inicio de Windows. 2. Seleccione Panel de Control y haga clic sobre la misma. 3. En la ventana de Panel de control haga doble clic en: Configuración regional y de Idioma. Panel de control vista clásica Panel de control vista por categorías Página 12
13 4. En la ventana de Configuración regional y de idioma, en la ficha Opciones regionales haga clic o presione Enter en (Personalizar...). 5. En la ventana, Personalizar la configuración regional en la ficha Números, establecer las siguientes configuraciones: Símbolo decimal = Punto (.) Símbolo de separación de miles = Coma (,) Luego haga clic o presione en el boton (Aplicar) y seguidamente en el boton (Aceptar). Página 13
14 Instalar el Sistema SICOFS La instalación del sistema SICOFS se divide en tres partes muy importante, las cuales son: Instalación del Manejador de la Base de Datos. Instalación del Software. Instalación de la Base de Datos. Instalación del Manejador de la Base de Datos. Para instalar el software, inicialmente debe verificar si su Servidor (si cuenta con una red local) o Computadora Personal (si se trabaja localmente) cuenta con el manejador de base de datos SQL Server De no ser así, debe instalar el manejador de la base de datos SQL Server 2000 siguiendo los siguientes pasos: 1. Inserte el disco compacto de Microsoft SQL Server 2000 en la unidad de CDROM, el software debe iniciar automáticamente. Si el disco compacto no se ejecuta automáticamente, haga doble clic en AUTORUN.EXE en el directorio raíz del disco compacto. 2. Seleccione o haga clic sobre Componentes de SQL Server Seleccione Instalar servidor de base de datos. El programa de instalación preparará el Asistente para la instalación de SQL Server. En el primer paso, haga clic en Siguiente. Página 14
15 4. En el cuadro de diálogo Nombre del equipo aparece la opción predeterminada, Equipo local, y el nombre del equipo local aparece en el cuadro de edición. Haga clic en Siguiente. 5. En el cuadro de diálogo Selección de instalación, haga clic en Crear una nueva instancia de SQL Server o instalar herramientas cliente y, a continuación, haga clic en Siguiente. Página 15
16 6. Siga las instrucciones que irán apareciendo en las pantallas de Información del usuario, Contrato de licencia de software y otras relacionadas. 7. En el cuadro de diálogo Definición de instalación, haga clic en Herramientas cliente y servidor y, a continuación, en Siguiente. 8. En el cuadro de diálogo Nombre de instancia, si la casilla de verificación Predeterminada está disponible, puede instalar la instancia predeterminada o un nombre de instancia. Si la casilla de verificación Predeterminada no está disponible, ya se ha instalado una instancia predeterminada y sólo podrá instalar una instancia con nombre. Página 16
17 9. a) Para instalar la instancia predeterminada, active la casilla de verificación Predeterminada y haga clic en Siguiente. b) Para instalar una instancia con nombre, desactive la casilla de verificación Predeterminada y escriba una nueva instancia con nombre en el cuadro de edición Nombre de instancia. Haga clic en Siguiente. En el cuadro de diálogo Tipo de instalación, haga clic en Típica y, a continuación, haga clic en Siguiente. Si desea seleccionar componentes y subcomponentes, o modificar el conjunto de caracteres, las bibliotecas de red u otras opciones, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Siguiente. 10. En el cuadro de diálogo Cuentas de servicios, haga clic en Utilizar la cuenta del sistema local y a continuación haga clic en Siguiente. Página 17
18 11. En el cuadro de diálogo Modo de autenticación, haga clic en Modo mixto (Autentificación de Windows y Autentificación de SQL Server), haga clic en Contraseña en blanco, a continuación haga clic en Siguiente. 12. Cuando termine de especificar las opciones, haga clic en Siguiente en el cuadro de diálogo Iniciar la copia de archivos y comenzará la instalación. Página 18
19 13. En el cuadro de diálogo Fin de instalación, haga clic Finalizar y reinicie el sistema. La instalación del manejador de la base de datos debe ser supervisada por el Administrador del Sistemas. Instalación del Software. Luego de haber instalado el manejador de la base de siga los siguientes pasos: 1. En el disco compacto del Sistema SIAS en la unidad de CD-ROM, ubique el archivo Instalador SIAS.exe y haga doble clic sobre la misma y comenzará la instalación del software. 2. Siga las instrucciones que aparecen en cada pantalla (en cada formulario). Luego de haber realizado estos pasos, haga Clic en el icono INICIO de Windows, seleccione Todos los Programas y, podrá observar en el menú desplegable la etiqueta Sistema Informático de Afiliación en Salud como constancia de que la instalación fue exitosa. Página 19
20 Instalación de la Base de Datos. 1. Haga Clic en el icono INICIO de W indows, seleccione Todos los Programas y, podrá observar en el menú desplegable la etiqueta SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO DE SALUD. Seleccione o haga Clic sobre la etiqueta SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO DE SALUD y se desplegará otro submenú que contiene dos etiquetas: SICOFS y DESINSTALAR SICOFS. Seleccione o haga Clic sobre la etiqueta SICOFS y se mostrará el formulario principal del sistema. 2. Seleccione o haga Clic en el menú ayuda del sistema SICOFS Página 20
21 3. Se mostrará un menú desplegable que contiene un Asistente de instalación, este asistente le guiará en la instalación automática de la Base de Datos. 4. Seleccione o haga Clic sobre Asistente de instalación y se mostrara: 5. Ingrese algunos parámetros necesarios de acuerdo al siguiente orden: Página 21
22 a) En el cuadro de texto Nombre del Servidor, ingrese el nombre del equipo donde se instalará la Base de Datos del Sistema. Si forma parte de una red organizativa y trabaja bajo la arquitectura Cliente Servidor, ingrese el nombre del servidor. Si no forma parte de una red organizativa y trabaja en un equipo local, ingrese el nombre el equipo. 6. b) El cuadro de texto Usuario, no es editable, por lo que el sistema asigna por defecto el superusuario del manejador de la base de datos. c) En el cuadro de texto Contraseña, debe ingresar la clave de seguridad del manejador de la base de datos. d) Haga Clic en el botón Probar, donde se iniciará un proceso de verificación de conexión del sistema SICOFS con el Manejador de Base de Datos. Si la prueba fue exitosa se mostrará el siguiente cuadro: e) Haga Clic en el botón Siguiente para continuar con la instalación: Luego haber seleccionado el botón Siguiente, se mostrará el siguiente formulario: Página 22
23 7. En el formulario anterior, se debe ingresar algunos parámetros como Origen, donde se debe especificar a través del botón adyacente la dirección donde se encuentra la Copia de Seguridad de la Base de Datos del sistema SICOFS. 8. El cuadro de texto Nro. Vol. Es un parámetro que será asignado automáticamente por el Sistema SICOFS. 9. Haga Clic en el botón Restaurar, y el Sistema SICOFS iniciará el proceso de restauración de la Base de Datos. En el proceso de restauración, se creará automáticamente la base de datos del Sistema SICOFS. 10. Una vez concluido con el proceso de restauración, haga Clic en el botón Finalizar, el cual finalizará todo el proceso de instalación de la base de datos. Página 23
24 Desinstalar el Sistema SICOFS Se puede realizar de dos formas: Manipulando el sistema SICOFS a) Haga clic en el botón inicio de Windows. b) Seleccione todos los programas y escoja SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO DE SALUD. c) Haga clic en Desinstalar SICOFS. d) Siga las instrucciones que aparecen en cada pantalla (en cada formulario). Desde Agregar o quitar programas del Panel de Control a) Haga clic con el Mouse en: Inicio y seleccione Panel de Control. b) En la ventana de Panel de Control haga clic en los botones Agregar o Quitar Programas. c) En la ventana de Agregar o Quitar Programas, seleccione SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO DE SALUD, luego presione (Quitar). d) Siga las instrucciones que aparecen en cada pantalla (en cada formulario). Iniciando el Sistema Iniciar el Sistema SICOFS por primera vez 1. Una vez instalado el Manejador de la Base de Datos, el Software del Sistema SICOFS y la Base de Datos, haga clic en el boton Inicio de Windows, seleccione todos los programas, el cual desplegará el menú donde se encuentra la etiqueta SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO DE SALUD, seleccione o haga clic sobre esta etiqueta y se desplegará un submenú que contiene la etiqueta SICOFS. Página 24
25 2. Haga clic sobre la etiqueta SICOFS y se mostrará el formulario principal del Sistema de Control Financiero de Salud. El formulario a este nivel se encuentra deshabilitado, es decir no se puede acceder a ninguno de sus módulos. Asimismo, no es posible acceder a los datos porque aun no se estableció la conexión con la base de datos del sistema. 3. Para acceder a los módulos del sistema SICOFS, primero debemos establecer la conexión con la base de datos a través del botón de conexión o el menú desplegable de conexión: Página 25
26 4. Haga clic sobre cualquiera de los objetos especificados y se mostrará el siguiente formulario donde se deben establecer algunos parámetros de seguridad: En el cuadro de texto Usuario debe especificar el usuario con el cual accederá al sistema y en el cuadro de texto Clave, debe ingresar la clave de seguridad del usuario especificado. Luego de haber ingresado los parámetros haga clic en el botón Aceptar. Considerando que se inicia por primera vez el Sistema, ingrese en el cuadro de texto Usuario y en el cuadro de texto Clave la sigla del sistema SICOFS (en letras mayúscula). El Usuario SICOFS, fue habilitado para acceder al sistema cuando no se tiene registrado ningún Usuario y para realizar dos tareas especificas: Configurar los Parámetros Generales. Crear una nueva cuenta de usuario. Página 26
27 El Usuario SICOFS, habilita únicamente el acceso a los menús de Parámetros Generales y Cuentas de Usuario, el resto de los accesos aun queda bloqueado hasta que ingrese al sistema, con un Usuario habilitado para acceder a los diferentes módulos del sistema, en función al nivel de seguridad asignado. Configurar los Parámetros Generales (el Departamento o Municipio donde se implementará el sistema) a través de la siguiente ventana, donde deberá seleccionar el Departamento o Municipio donde implementará el sistema SICOFS. Haga clic en Parámetros Generales y se mostrará el siguiente formulario, donde debe seleccionar el departamento o municipio donde implementará el sistema. Luego haga clic en el botón Aceptar configurará con el parámetro seleccionado. y la base de datos se Luego de haber especificado los Parámetros Generales, se habilitará únicamente el módulo para registrar un nuevo usuario, y con el nuevo usuario registrado, deberá ingresar nuevamente al sistema. Crear una nueva cuenta de usuario. Para acceder a este módulo, seleccione en el siguiente orden: Administración, Cuentas de Usuario y Registro y Actualización de Usuarios. Página 27
28 Haga clic en Registro y Actualización de Usuarios y se mostrará el siguiente formulario: En este formulario debe ingresar los datos personales, el nivel de acceso que tendrá el nuevo usuario para realizar los procesos del sistema SICOFS, ingresar una palabra especifica que identifique al usuario (se recomienda que esta palabra sea corta y fácil de recordar) e ingresar la clave de acceso (se recomienda que la palabra sea corta y fácil de recordar). 5. Si fue configurado correctamente el Departamento o Municipio donde será instalado el sistema, y creado correctamente la nueva cuenta de Usuario, necesariamente deberá Cerrar la Conexión del sistema con la base de datos y volver a Abrir la Conexión ingresando los datos del nuevo usuario creado, el cual le permitirá acceder a todos los módulos del sistema según los niveles de seguridad asignado. Página 28
29 Cerrar conexión Abrir conexión Abrir y cerrar la conexión con la base de datos 1. En el formulario principal, seleccione o haga clic en abrir conexión. Página 29
30 2. Se abrirá el siguiente formulario, donde deberá ingresar el usuario y la clave de acceso al sistema. 2. Haga clic en el botón Aceptar, y se genera internamente un proceso de verificación del usuario y clave de acceso ingresados, si el usuario y clave no figuran en la base de datos del sistema, no le permitirá abrir la conexión para ingresar a los procesos del sistema, si el usuario y clave figuran en la base de datos del sistema, se abrirá la conexión y podrá acceder a los procesos del sistema. En la parte inferior del formulario principal del sistema figura la barra de estados del sistema, donde en la segunda celda se puede ver el estado de conexión del sistema: Si se ha equivocado, olvidado el usuario o clave de acceso, el sistema SICOFS le permite realizar hasta tres intentos, luego de esto, el sistema será cerrado automáticamente. Configurar el sistema, para trabajar en el SEDES o Municipio 1. En el formulario principal, luego de haberse conectado, haga clic de acuerdo al siguiente orden: Administración y Parámetros Generales. Se abrirá la ventana de Parámetros Generales. Para SEDES Página 30
31 Para Municipios 2. Seleccione el Departamento si trabajara en el SEDES o Departamento y Municipio si trabajará en el Municipio. 3. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar, que permitirá guardar la configuración establecida. Luego de haberse configurado los parámetros generales, en las siguientes sesiones, no hay necesidad de volver a realizar este proceso, excepto cuando se realice una Restauración de base de datos. Crear una nueva cuenta de usuario 1. En el formulario principal, haga clic de acuerdo al siguiente orden: Administración y Cuentas de Usuario. Se abrirá el siguiente sub-menú: 2. Haga clic en Registro y Actualización de Usuarios, y se mostrará el siguiente formulario: Página 31
32 En este formulario se deben registrar los datos necesarios del nuevo usuario, como los datos personales, logín (usuario) con el cual se identifica el usuario, clave (password) del usuario con el cual podrá acceder al sistema y los niveles de acceso del usuario, niveles que serán restringidos en función a la tarea que desempeñe el usuario. Se identificaron los siguientes niveles de seguridad: Administrador. Los administradores restricciones al sistema SICOFS. Usuario Estándar. Los usuarios de este grupo, tienen acceso a la mayoría de los procesos comunes de sistema SICOFS. Usuario Restringido. Los usuarios de este grupo, tienen acceso limitado, para la mayoría de los procesos del sistema, como sacar copias de seguridad, establecer parámetros generales cambiar clave de acceso y otros. tienen acceso completo y sin La barra de botones en la parte superior del formulario permite realizar todas las operaciones relacionadas con el Registro y Actualización de Usuarios. 3. Haga clic en Usuario del Sistema, y se mostrará el siguiente formulario, donde se puede ver los usuarios registrados en el sistema. En este formulario, se puede realizar operaciones de búsqueda de usuarios y ordenamiento de los usuarios del sistema en forma ascendente y descendente, para lo cual deberá ubicarse en la columna que servirá para realizar la operación. 4. En la grilla del formulario, haga doble clic sobre el usuario seleccionado y se mostrará el siguiente formulario, donde se podrá apreciar el detalle de los datos registrados del usuario. Página 32
33 Se recomienda que el logín (usuario) y la clave de acceso sean palabras cortas y fáciles de recordar. Luego de haber creado el nuevo usuario, necesariamente deberá cerrar la conexión y abrir nuevamente la conexión con el nuevo usuario. Actualizar Listas del Sistema El proceso de actualización de listas del Sistema SICOFS, permite actualizar la base de datos del sistema con información generada por el sistema SIREMIP en el nivel nacional, el cual genera archivos de actualización que contiene los parámetros requeridos. Actualizar las listas del sistema SICOFS Para mostrar las listas de actualizaciones del sistema SICOFS, en el formulario principal haga clic en el siguiente orden: Administración y Actualizaciones, se mostrará el siguiente submenú: Página 33
34 a) Lista de Prestaciones. Este proceso permite actualizar la lista de prestaciones otorgadas que son utilizadas en los procesos del sistema. Para actualizar esta lista siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el submenú Lista de Prestaciones y se mostrará el siguiente formulario: 2. Para seleccionar el archivo de actualización, haga clic en cualesquiera de los siguientes botones: Los botones mostrados permiten abrir el siguiente formulario, para explorar las unidades de su PC para seleccionar el archivo de actualización de la Lista de Prestaciones. Página 34
35 3. Seleccione el archivo correspondiente a la Lista de Prestaciones y haga clic en el botón abrir y se cargará el siguiente formulario: 4. Seleccione o haga clic en cualesquiera de los siguientes objetos: Los objetos mostrados permiten verificar preliminarmente, si los datos contenidos en el archivo de actualización son consistentes, de ser así se habilitará la opción de transferir o consolidar la información contenida en el archivo de actualización, caso contrario no se habilitará la transferencia. Como constancia de la operación realizada se mostrará el siguiente formulario de mensajes: 5. Si la verificación fue exitosa, haga clic en los siguientes objetos: Se mostrará el formulario de mensajes de confirmación para ejecutar el proceso. Este proceso actualizará la base de datos del sistema. Página 35
36 b) Lista de establecimientos de Salud. Para realizar la actualización de la Lista de Establecimientos de Salud que utiliza el sistema SICOFS, deberá seguir los mismos pasos descrito detalladamente en el inciso a), donde el archivo seleccionado actualizará la base de datos del sistema. El archivo de actualización para la estructura de establecimientos de salud, tiene el siguiente formato: DEPTOSESTR_2010.ves. Asimismo este archivo contiene información para actualizar Las Redes de Salud, Municipios, Departamentos, Sector y Subsector. c) Lista de Coparticipación Tributaria. Para realizar la actualización de la Lista de Coparticipación Tributaria que utiliza el sistema SICOFS, deberá seguir los mismos pasos descrito detalladamente en el inciso a), donde el archivo seleccionado para actualizar la base de datos del sistema. Página 36
37 d) Lista de Factor UFV s. Para realizar la actualización del Factor UFV que utiliza el sistema SICOFS, deberá seguir los mismos pasos descrito detalladamente en el inciso a), donde se realiza la búsqueda del archivo con extensión FactorUFV_dd-mm-aaaa.act, con la siguiente observación de dd-mm-aaaa (día-mes-año) significa la fecha en que se generó el archivo de actualización, el mismo actualizará la base de datos del sistema. Cierre de procesos mensuales Cierre de Procesos Mensuales El Cierre de Procesos Mensuales, es el proceso que permite cerrar los procesos de cargado y modificación de la información generada por los niveles correspondientes (Establecimientos de Salud). Existen dos tipos de procesos: Cierre de procesos mensuales SUMI. Cierre de procesos mensuales SSPAM. Los pasos a seguir para ambos procesos son similares. Inicialmente y por defecto, los procesos mensuales de un municipio se encontrarán abiertos hasta que el usuario habilitado, considere necesario realizar el cierre de este proceso mensual. Página 37
38 Para realizar el cierre de procesos mensuales, siga los siguientes pasos: 1. En el formulario principal seleccione de acuerdo al siguiente orden: Procesos y Apertura y Cierre de Procesos Mensuales: 2. Haga clic en el Submenú Apertura y Cierre de Procesos Mensuales, se mostrará el siguiente formulario: 3. Seleccione en los objetos combo, el departamento, año y mes, se cargarán todos los municipios del departamento seleccionado. Página 38
39 Para cerrar los procesos mensuales de los municipios de un determinado departamento, debe utilizar la barra de botones ubicada en la parte superior del formulario, los cuales permitirán realizar las modificaciones requeridas a la hora de cerrar procesos. 4. Haga clic en el botón Modificar, y se habilitará el objeto Grid para realizar las modificaciones requeridas. 5. haga clic en los objetos caja de selección para cerrar los procesos mensuales de cada municipio. 6. Finalmente, luego de realizados las modificaciones, haga clic en el botón Guardar. cargar datos Cargar los Formularios de Prestaciones Otorgadas (FOPO) o el Reporte de Prestaciones Establecidas Página 39
40 Considerando que el sistema informático SICOFS se constituye en un sistema centralizador de la información generada por los Sistemas SALMI y SIAL a través de archivos de consolidación que contienen información de los formularios FOPO o REPES, se habilitó el cargado manual de los mencionados formularios en el sistema SICOFS. Para ingresar datos, siga los siguientes pasos: 1. En el formulario principal seleccione o haga clic en el siguiente orden: Registros y Formulario de Prestaciones. Se mostrará el siguiente formulario: 2. Para Añadir datos al sistema, debe seleccionar: Año, Mes, Departamento, Municipio y Establecimiento de Salud donde ingresará los datos, luego haga clic en el botón Añadir y el formulario se habilitará para ingresar datos. 3. Haga Doble Clic o Enter en las columnas del objeto Grid. Se mostrará el siguiente formulario, donde debe buscar y seleccionar la prestación otorgada en función al Código o Nombre de Prestación. Página 40
41 4. En el formulario, seleccione y haga clic en el botón Seleccionar y volverá al formulario anterior con la prestación seleccionada. 5. Haga Doble Clic o Enter sobre la columna Cantidad de la prestación seleccionada, se habilitará un cuadro de texto donde deberá ingresar la cantidad utilizada. 6. Luego de haber ingresado la cantidad, digite Enter y se calculará el costo por la cantidad utilizada. 7. Si desea ingresar más prestaciones, deberá repetir los pasos 3, 4, 5, y 6, hasta completar la totalidad de prestaciones utilizadas por el Establecimiento de Salud. Página 41
42 Se puede observar que el cargado de prestaciones es secuencial o continuo. Si en algún caso desea insertar una prestación en una posición anterior del objeto Grid, deberá ubicarse en la posición que desea insertar y digitar la tecla Insert y se mostrará el formulario donde debe repetir los pasos 4, 5 y Luego de haber incorporado todas las prestaciones, haga clic en el botón Guardar, para que sean registrados en la base de datos del sistema. 9. La barra de botones ubicada en la parte superior del formulario, le permitirá realizar las operaciones que a continuación se describen. donde: Botón Descripción Añade nuevas prestaciones otorgadas en el Establecimiento de Salud Seleccionado. Elimina todas las prestaciones registradas del Establecimiento de salud Seleccionado. Modifica las prestaciones registradas del establecimiento de salud. Guarda las prestaciones incorporadas o modificadas a la base de datos del sistema. Deshace o cancela la operación Añadir o Modificar las prestaciones. Imprime el formulario FOPO del Establecimiento de Salud selecionado. Vuelve al formulario principal. Página 42
43 10. Para eliminar una prestación del formulario donde se van cargando las prestaciones, el formulario deberá estar en modo de edición tal como se muestra en la siguiente figura: Luego, ubíquese en la posición de la prestación que desea eliminar: Luego, digite la tecla Delete y se mostrará el formulario sin la prestación que fue eliminada: Cargar los Formularios del Cobro y Pago del Factor de Variación de las UFV s. Este modulo permite capturar la información contenida en el Formulario de Cobro y Pago de Cotizaciones (Form. SSPAM Nº 08) del SSPAM. Este formulario, es importante e imprescindible para solicitar el cobro de prima de cotizaciones del SSPAM, haciendo referencia necesariamente, la cantidad de afiliados y expresando los importes o montos a cobrar, en función al FACTOR DE VARIACIÓN, proporcionado por el MSyD. 1. Para ingresar al formulario de cobro y pago de la UFV, seleccionamos la opción detallada en el menú principal Registros/Formulario de Cobro y Pago de Cotizaciones. 2. Una vez ubicado en el formulario de cobro y pago de UFV s, especificar con la siguiente información: gestión de trabajo, departamento, periodo cuatrimestral, municipio, establecimiento de salud, nivel de atención, subsector al que pertenece el establecimiento, numero de afiliados en el nivel correspondiente y los datos personales de las autoridades del establecimiento de salud y del gobierno municipal. Página 43
44 3. La barra de botones ubicada en la parte superior del formulario, le permitirá realizar las operaciones que a continuación se describen. donde: Botón Descripción Añade nuevos pagos y cobros de UFV s en el gobierno municipal. Elimina el pago y cobro de UFV en el gobierno municipal. Modifica la información actual del pago y cobro de UFV en el gobierno municipal. Guarda la información actual detallada en el formulario del pago y cobro de UFV en el gobierno municipal. Deshace o cancela la operación Añadir o Modificar de los pagos y cobros de UFV s en el gobierno municipal. Imprime el formulario pagos y cobros de UFV s en el gobierno municipal. Vuelve al formulario principal. Página 44
45 Importar y exportar datos Importar Datos La importación de datos, es el proceso a través del cual se consolida y centraliza la información masiva generada por los Servicios Departamentales de Salud y/o Gobiernos Municipales, respecto a las prestaciones otorgadas en los Establecimientos de Salud de su dependencia. El proceso de importación tiene las siguientes fuentes u orígenes de información: Sistema SALMI SIAF, módulo habilitado para recuperar información generada por los sistemas informáticos SALMI y SIAF en los niveles operativos a través de archivos de consolidación o backups. Sistema SICOFS, módulo habilitado para recuperar información generada por el mismo sistema informático SICOFS a través de su archivo de consolidación. Sistema SUMI SOLUCION, módulo habilitado para recuperar información generada por el sistema informático SUMI SOLUCION a través de su archivo de consolidación. Los pasos a seguir para importar datos, son los siguientes: 1. En el formulario principal, seleccione o haga clic en el siguiente orden: Administración e Importar Datos. Se mostrará el siguiente menú: Página 45
46 2. Haga clic en Sistema SALMI - SIAF y se mostrará el siguiente formulario: 3. Para seleccionar el archivo de actualización, haga clic en cualesquiera de los siguientes botones: 4. Luego, haga clic en el botón que permite abrir el siguiente formulario para explorar las unidades de su PC, donde seleccionará el archivo de consolidación correspondiente. 5. Seleccione el archivo de consolidación correspondiente y haga clic en el botón abrir y se cargará el siguiente formulario (ver figura del inciso 6). Página 46
47 6. Seleccione a través del cuadro CheckBox ( ) la establecimientos de salud a consolidar en la base de datos. información de los 7. Seleccione las opciones que permite verificar preliminarmente, si los datos contenidos en el archivo de consolidación son consistentes, de ser así se habilitará la opción de transferir o consolidar la información contenida en el archivo de consolidación, caso contrario no se habilitará la transferencia. Como constancia de la operación realizada se mostrará el siguiente formulario de mensajes: a) Marcar en el cuadro de selección (Check Box), para consolidar la información y Seleccionar la opción verificar. b) Una vez realizado esta opción el sistema nos permite ver el resumen de las prestaciones realizadas, con solo aceptar o hacer un click en la opción Si, caso contrario se ejecutara el inciso c). c) En caso de que no se quiera verificar la información, el sistema despliega el siguiente cuadro de dialogo y se pasa al inciso g): Página 47
48 d) Si eligió ver el resumen de prestaciones realizadas, se mostrará el siguiente formulario, donde se detalla la relación de paciente y prestación otorgada, donde además haciendo doble click en la fila seleccionada, se mostrará el formulario descrito en el inciso e). Asimismo, el formulario automáticamente mostrará la relación de paciente y prestación observada identificada con un color diferente (rojo). e) Este formulario nos permite ver a más detalle al establecimiento de salud con todas sus prestaciones asignadas. Página 48
49 f) Cuando cerramos el formulario descrito en el inciso d) el sistema despliega un cuadro de dialogo, donde le permite seleccionar al usuario, la eliminación de los registros observados o simplemente pasar por alto esta opción. g) Una vez verificado la información se procede a seleccionar la opción Transferir. h) Este cuadro de dialogo permite al usuario aceptar o cancelar la consolidación de la información que se encuentra en proceso de consolidación. i) Si acepta la consolidación de la información, el sistema nos despliega un cuadro de dialogo con el mensaje siguiente: Este proceso centralizará la información del archivo de consolidación en la base de datos del sistema. Los pasos para importar datos de los sistemas informáticos SICOFS y SUMI SOLUCION son similares a los pasos descritos. Página 49
50 Exportar Datos La exportación de datos, es el proceso a través del cual se genera un archivo consolidado que contiene la información correspondiente a las prestaciones otorgadas en los establecimientos de salud. Los pasos a seguir para exportar datos, son los siguientes: 1. En el formulario principal, seleccione o haga clic en el siguiente orden: Administración y Exportar Datos. 2. Haga clic en el submenú SUMI y se mostrará el siguiente formulario: 3. Para seleccionar el archivo de consolidación, haga clic en cualesquiera de los siguientes botones: 4. Se habilitar el formulario en modo de edición, donde debe especificar si exportará información a nivel nacional, departamental o por municipio. Además debe marcar los meses que desea generar en el archivo consolidado. Página 50
51 5. Luego, haga clic en el botón que permite abrir el siguiente formulario para explorar las unidades de su PC, donde será exportado el archivo de consolidación. 6. Se mostrará el formulario un resumen de la información que será exportado al archivo de consolidación. 7. Seleccione o haga clic en los siguientes objetos: Los objetos mostrados permiten verificar preliminarmente, si los datos contenidos en el archivo de consolidación son consistentes, de ser así se habilitará la opción de Página 51
52 transferir o consolidar la información contenida en el archivo de consolidación, caso contrario no se habilitará la transferencia. Como constancia de la operación realizada se mostrará el siguiente formulario de mensajes: 8. Si la verificación fue exitosa, haga clic en los siguientes objetos: Se mostrará el formulario de mensajes de confirmación para ejecutar el proceso. El formato del archivo SICOFS_SUMI_2010_01_60101_1_ SPS hace referencia al tipo de seguro (SUMI o SSPAM), la gestión, nivel donde se generó la el archivo (0=nacional, 1=departamental, 2=Municipio), código de municipio y la fecha que fue generado el archivo. Los pasos para exportar datos de los procesos del SSPAM son similares. Página 52
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