WorkFlow Pagos de Facturas de Bienes y Servicios De la Administración Central. Seminario: Plataforma Lotus Domino.

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1 WorkFlow Pagos de Facturas de Bienes y Servicios De la Administración Central Seminario: Plataforma Lotus Domino. Integrantes: Ana Goyes Grésely Pamela Ortiz Quinteros 2006

2 Proceso De Pago De Facturas El proceso de pago de bienes y servicios es primordial que se realice sin retrasos, La ineficiencia en el pago de facturas generaría inconvenientes como: La suspensión del servicio requerido Atraso con declaración de impuestos involucrados en el pago de facturas. Desconocimiento del proveedor de la ubicación actual de su factura. Vencimiento de fechas de facturas.

3 Facturación Se registren todas las transacciones que se realicen. Acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios. Acreditan el traslado de mercadería cuando es realizada por consumidores finales. Sirven para sustentar costos y gastos a efectos de determinar el Impuesto a la Renta. Impuesto al Valor Agregado (IVA) pagado por los consumidores en sus compras.

4 Comprobantes De Retención Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno Existen diferentes códigos y porcentajes de retención de acuerdo a los diferentes tipos de bienes o servicios que se están facturando Tablas de Porcentajes de Retención

5 Descripción Del Problema Identificado El proceso de revisión se realiza manualmente y es lento. No poseen un sistema de automatización. Dificultad al momento de localizar las facturas. Existe una duplicidad de información y de trabajo.

6 Alternativas De Solución Workflow de Pago de Factura de Bienes y Servicios empleando la plataforma Lotus Domino para la automatización del proceso. Ingreso de los datos de la factura será realizado en cada una de las facultades o diferentes departamentos El Workflow propuesto se ejecutará vía Web al cual se podrá acceder mediante cualquier explorador de Internet Factura será escaneada para ser adjuntada a la aplicación.

7 Aplicación Workflow Las aplicaciones de Workflow permiten automatizar tareas. Las aplicaciones de Workflow reducen errores, procesos de velocidad, y rastrea el estado de un proyecto. En cada fase, un individuo es responsable de tareas específicas relacionadas a ese documento. Una manera de llevar a cabo una aplicación del workflow es enviar documentos automáticamente de un usuario a otro para la revisión.

8 Mejora De Los Procesos Existentes Integración de todo el proceso Acceso a las bases de datos documentales Reportes en Excel por rango de fechas, beneficiarios y facultades Conexión vía ODBC hacia las B/D relacionales.

9 Alcance del proyecto Desde que el proveedor realiza la entrega de la factura ya sea en cada una de las facultades o en los departamentos de la Administración Central hasta la emisión del cheque en el Departamento de Tesorería. Beneficios del Proyecto El beneficio más importante es que cada una de las personas encargadas de la revisión ya no necesitan manipular físicamente el documento Eficiencia en las actividades laborales de los usuarios Colaboración efectiva entre departamentos Genera información correcta en el momento preciso Ahorro de tiempo Gestión electrónica de documentos

10 Misión Nuestra misión es desarrollar el WorkFlow de Pago de Bienes y Servicios que permitirá el flujo de información integrado de forma transparente y oportuna que contribuirá al desarrollo de la organización. Visión Realizar el WorkFlow que brinde soluciones capaz de interactuar eficazmente con todos los departamentos y fácil de adaptarse a cualquier estructura organizacional.

11 Objetivos Generales El objetivo principal es la optimización del tiempo de pago de facturas para evitar inconvenientes y demoras en el proceso y que el proveedor tenga su pago dentro del plazo previsto. Objetivo Específicos Mejorar la comunicación interdepartamental dentro de la organización Mejorar la eficiencia de actividades diarias Proporcionar información correcta debido a que no existe duplicidad de información Presentar un estado de la factura Utilizar reportes de Excel para la presentación de la información

12 Recursos Necesidades de Software Instalación de la plataforma Lotus Domino. Administrador Domino. Domino Designer. Cliente Notes. Necesidades de Hardware Un servidor para toda la aplicación Computadoras de usuarios serán las mismas que utilizan actualmente Bases de Datos Relacionales Visual Fox 5.0

13 Procesos Involucrados Proceso de Mantenimiento y Bienes Inmuebles. Proceso de Construcción. Proceso de Órdenes de Compra. Proceso Concepto de Reparación de Vehículos. Proceso de Servicios Básicos. Proceso de Fondos Rotativos (Cta. 2x1000). Proceso de Servicios Generales.

14 Diagrama de los Procesos Inicio Registra Línea de Revisores Control Presupuestario Supervisora de Contabilidad Registran asientos contables Proceso de Autorización Tesorería Pagaduría Fin

15 Plataforma Lotus Domino Base de datos documentales. Seguridad. Los Archivos ID. Seguridad - Bases de Datos. Desarrollo de aplicaciones Web. Sistema de Replicación.

16 Arquitectura de la Base de Datos La base de datos está constituida por: Elementos de diseño (Vistas, formularios, páginas, tablas, frames, folders) Documentos Seguridades o Lista de Control de Acceso. Elementos lógicos o agentes. Elementos intrínsecos (Id de la base de datos).

17 Lenguajes De Programación Internos: Lotus Domino Designer proporciona un entorno de desarrollo integrado para escribir código en las aplicaciones de Domino. Dicho entorno permite el uso de los lenguajes de programación siguientes: Fórmulas, son ideales para codificar una lógica simple por ejemplo, para la traducción o la validación de campos. LotusScript, lenguaje de Script, le permite poner scripts más complejos. JavaScript, permite interactuar con el navegador de manera dinámica, proporcionando a las páginas web dinamismo y vida.

18 Elementos del Ambiente diseñador de Lotus Barra de Menú Botones de Propiedades Botones de Previsualizacion Panel de Trabajo Panel de Diseño

19 Formularios La combinación de los elementos de diseño aumentan la utilidad y mejoran la forma de visualizar y de calcular los campos de los formularios. Formulario visualizado en Web Formulario en el ambiente Designer

20 Vistas Se creo la vista flujos que da seguimiento al proceso del pago de la facturas dependiendo del servicio que se trate. Categorizando las vistas y empleando código JavaScript fue posible incluir el plan de cuentas necesario para la contabilización de la factura

21 Agentes Uno de los agentes mas importantes es el agente aprobado que es quien va recorriendo la vista flujos y le va dando el estado a los documentos de factura Agente aprobado

22 Conexión ODBC La plataforma Lotus Domino puede realizar conexiones con Base de Datos Relacionales como SQL, Fox, Access, etc. Realizamos una conexión con una base de datos Fox 5.0 donde se encuentran los datos de partidas presupuestarias, cuentas contables, y los datos de los proveedores. Mediante código LotusScript se realiza la conexión para poder insertar datos en las tablas de fox.

23 Presentación del Workflow Pago de Facturas de Bienes y Servicios

24 Identificación del Usuario

25 Registro de la Factura

26 Envió de la Factura

27 Vista Con Las Facturas Pendientes

28 Aprobación de una Factura

29 Revisor Contabilidad

30 Retención

31 Realizando la Retención

32 Retención Guardada

33 Retención Impresa

34 Revisor de Contabilidad, luego de realizar la Retención.

35 Asistente de Presupuesto.

36 Seleccionando una partida presupuestaria

37

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