EFFICIENTSOFT MANUAL SIITEMA DE CONTABILIDAD WSIGA. Rafael Jaime Puerta Rendón 01/02/2010

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1 EFFICIENTSOFT MANUAL SIITEMA DE CONTABILIDAD WSIGA Rafael Jaime Puerta Rendón 01/02/2010 El plan de capacitación para el Software WSIGA Contabilidad, consta de 1 modulo el cual contiene las opciones para la configuración, procesos, reportes y opciones especiales. A continuación se relaciona el detalle del proceso.

2 Contenido EFFICIENTSOFT... 3 PLAN DE CAPACITACION SISTEMA DE CONTABILIDAD WSIGA... 3 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABILIDAD PLATAFORMA DE SOFTWARE CARACTERÍSTICAS GENERALES PROCESO DE CREACION DE EMPRESAS REGISTRO DE USUARIOS CONFIGURACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD TIPOS DE DOCUMENTOS O TIPOS DE COMPROBANTES INSTRUCTIVO COMO CREAR CUENTAS Caja Tesoreria Principal Caja Auxiliar TABLA DE NIVELES DEL PUC TABLA DE CUENTAS TIPOS DE RETENCION EN LA FUENTE MAESTRO DE DIFERIDOS CAPTURA DE COMENTARIOS DEL DOCUMENTO IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO CAPTURA GENERAL DE DOCUMENTOS CONTROL DE LAS FECHAS ACTIVAS PARA LA CAPTURA DE COMPROBANTES MODIFICAR EN EL MOVIMIENTO CONTABLE UNA IDENTIFICACIÓN PROCESO DE ACTUALIZACION DE SALDOS CIERRE DE FIN DE AÑO MOVIMIENTO POR CUENTA RANGOS RESUMEN POR FUENTES GENERAR INFORMES DE CONTABILIDAD REPORTES CAJA DIARIO REPORTES LIBRO AUXILIAR GENERAR LIBROS REGISTRADOS ACTUALIZACION EN LA IMPRESIÓN DE RECIBOS Y DOCUMENTOS CONTABLES

3 EFFICIENTSOFT PLAN DE CAPACITACION SISTEMA DE CONTABILIDAD WSIGA SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABILIDAD 1. PLATAFORMA DE SOFTWARE La plataforma se soporta en el sistema operativo WINDOWS En todas sus versiones, tanto para las estaciones cliente como servidor. El software aplicativo se desarrollo internamente en el lenguaje VISUAL STUDIO Con módulos en.net 2008 y base de datos ACCESS. NOTA : Para empresas multiusuario se dispone de la versión Sql Server. El sistema de información Contable, es un modulo del sistema de información Administrativo WSIGA el cual contiene módulos como Proveedores, Cartera, Facturacion, tesorería y cajas y otros. El software Financiero Administrativo trabaja bajo el esquema CLIENTE SERVIDOR. QUE ES ES ESQUEMA CLIENTE SERVIDOR? En el sentido más estricto, el término cliente/servidor describe un sistema en el que una máquina cliente solicita a una segunda máquina llamada servidor que ejecute una tarea específica. El cliente suele ser una computadora personal común conectada a una LAN, y el servidor es, por lo general, una máquina anfitriona, como un servidor de archivos PC, un servidor de archivos de UNIX o una macrocomputadora o computadora de rango medio. El programa cliente cumple dos funciones distintas: por un lado gestiona la comunicación con el servidor, solicita un servicio y recibe los datos enviados por aquél. Por otro, maneja la interfaz con el usuario: presenta los datos en el formato adecuado y brinda las herramientas y comandos necesarios para que el usuario pueda utilizar las prestaciones del servidor de forma sencilla. El programa servidor en cambio, básicamente sólo tiene que encargarse de transmitir la información de forma eficiente. No tiene que atender al usuario. De esta forma un mismo servidor puede atender a varios clientes al mismo tiempo. Algunas de las principales LAN cliente/servidor con servidores especializados que pueden realizar trabajos para clientes incluyen a Windows NT, NetWare de Novell, VINES de Banyan y LAN Server de IBM entre otros. Todos estos sistemas operativos de red pueden operar y procesar solicitudes de aplicaciones que se ejecutan en clientes, mediante el procesamiento de las solicitudes mismas. 3

4 Los aplicativos son los siguientes: Modulo o Programa Contabilidad Cartera Facturación Inventarios Activos Fijos Presupuestos Proveedores Tesoreria y Cajas Base de Datos SQL server y ACCESS SQL server y ACCESS SQL server y ACCESS SQL server y ACCESS SQL server y ACCESS SQL server y ACCESS SQL server SQL server 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES. Todos los módulos se encuentran integrados están orientados a la actualización en LINEA, lo anterior significa que contamos con un servidor de Base de Datos CENTRAL en el cual se almacena la información y que los aplicativos o modulos del sistema residen en la estacion de trabajo, permitiendo compartir información y manteniendo consistencia en los datos almacenados. El soporte y mantenimiento del SOFTWARE lo realiza directamente EFFICIENTSOFT con personal preparado en los sistemas financieros. 4

5 3. SISTEMA DE CONTABILIDAD. El sistema de información contable es un software que cuenta con herramientas de apoyo a la administración y que permite su integración con sub módulos operativos y la conexión con todas las herramientas de oficina. Es una herramienta contable que utiliza las ventajas de la plataforma WINDOWS y ofrece facilidad de uso y es escalable de acuerdo a las necesidades particulares. Tiene módulos para el registro de los asientos contables, la importación y la generación de Mayores balances y comparativos por periodo, asi como la facilidad de que el usuario configure informes específicos de gestión. Se integra fácilmente con las herramientas de Office y permite la exportación e importación de documentos contables de otras fuentes de información. El sistema está desarrollado en Visual Basic y motor de datos Access o SQL server, utiliza todas las ventajas de la última tecnología y la arquitectura cliente Servidor. Permite la generación de informes en formato HTML (Informes Publicables en la Intranet o Internet), y un sistema de seguridades basado en el control de usuarios y de procesos. Genera los informes tradicionales como Balance, Mayor, Caja diario y auxiliar. Tiene la opción para generar informes desarrollados por el usuario, los cuales se configuran y genera informes comparativos por periodos y años. A nivel de captura de información permite la creación de operaciones predefinidas que se realizan en cualquier momento y tienen como constante cuentas, valores o porcentajes predefinidos. EL modulo de seguridades controla el acceso a información restringida y maneja los log y pistas de registro (Para las opciones que se definieron como criticas). Permite el registro de los perfiles de súper usuario y usuarios normales. En otra opción se crean los usuarios y se le define el perfil de acceso al sistema. Los Subsistemas del sistema contable son el sistema de Facturación y Cartera, el Sistema de Proveedores, los Módulos de Cajas y el Sistema de Activos Fijos. Estos sistemas proveen información directa de Fuentes y Comprobantes, también permite la actualización por interface de importación desde archivos planos. 5

6 4. SISTEMA DE INFORMACIÓN WSIGA - CONTABILIDAD. NOMENCLATURA. El sistema de información financiero maneja estándares para la navegación con los cuales es importante familiarizarse antes de iniciar la operación, estos son iconos de acceso rápido y teclas calientes que facilitan el acceso rápido a las opciones mas comunes del sistema. Los gráficos son los siguientes. Save : Significa Salvar o Grabar la información en el sistema. Print : Significa Imprimir o enviar un listado a la impresora. Exit : Significa Salir de la pantalla de la opción o del sistema. Delete : Significa Eliminar o Borrar un Registro de una tabla. 6

7 5. INGRESO AL SISTEMA. Al instalar el Aplicativo WSIGA, en el escritorio de su computador se encuentra un Icono de acceso al sistema de contabilidad, Para ingresar al sistema dar doble clic sobre dicho Icono. Seleccione la Contabilidad Digite el código de usuario asignado Digite la Clave. Presione el botón Aceptar. 7

8 EL Sistema mostrara el Menú Principal. Una de las preguntas más frecuentes corresponde a la creación de una Contabilidad. Para realizar el proceso presione Clic sobre el siguiente enlace. 8

9 6. PROCESO DE CREACION DE EMPRESAS. En el aplicativo WSIGA, se tiene la posibilidad de crear nuevas empresas, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento INGRESE AL SISTEMA DE CONTABILIDAD SELECCIONE LA OPCION PROCESOS ESPECIALES Y A CONTINUACION CREACION DE EMPRESAS. 9

10 EL SISTEMA MOSTRARA LA SIGUIENTE PANTALLA. Digite el código de la contabilidad nueva. Digite el nombre de la empresa o contabilidad. NOTA: El sistema toma como base para crear la nueva contabilidad una base de datos llamada C:\wsiga\datos\carterablanco.mdb El archivo de conexión de donde el sistema toma la información C:\wsiga\carteraqaso.udl ES IMPORTANTE ANTES DE CREAR LA NUEVA CONTABILIDAD COPIAR UNA CONTABILIDAD EXISTENTE CON EL NOMBRE c:\wsiga\carterablanco.mdb 6.3. PRESIONE EL BOTON CREACION DE NUEVA EMPRESA EL SISTEMA CREA LA NUEVA CONTABILIDAD Y CREA ADEMAS EL USUARIO PARA INGRESAR Y TODA LA INFORMACION NECESARIA AL TERMINAR LA CREACION DE LA EMPRESA. 10

11 INGRESAR CON EL CODIGO DE LA NUEVA EMPRESA INGRESAR A LA OPCION DE CREACION DE EMPRESAS. DIGITE EL CODIGO DE LA NUEVA EMPRESA CREADA Y PRESIONE ENTER. PRESIONE EL BOTON ELIMINAR MAESTROS. NOTA: Esta opción le permitirá eliminar la tabla de Fuentes, Cuentas, Terceros Balances auxiliares y presupuestos. Lo anterior si desea ingresar desde cero. 11

12 7. REGISTRO DE USUARIOS Esta opción nos permite registrar la información de los usuarios y el perfil que se le asignará dentro de la tabla de niveles en el sistema así: Esta pantalla nos muestra la información de los usuarios. Los campos son los siguientes. Código del Usuario : Código del Usuario, o cedula. Nombre Completo: Nombre del Usuario. Codigo de la Empresa : Seleccione el código de la empresa de la casilla de Lista. Login : Digite la palabra con que ingresara el usuario al sistema. Clave de Acceso : Digite la clave secreta del usuario y Repita el código en el campo Confirmar Clave. 12

13 Casillas de Verificación : El sistema tiene las casillas de verificación que se relacionan con los aplicativos o opciones a los cuales se le dará acceso al sistema. Nivel de Acceso : Selección el código del nivel de la casilla de lista. Una vez la información es digitada se debe presionar el Botón Grabar, para actualizar la base de datos. Es importante anotar que para eliminar un registro primero debe digitar su código en el campo Código y dar enter para que la información sea mostrada en pantalla. Para retornar Presione el Boton de Salida (Exit). 13

14 8. CONFIGURACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD. La configuración del plan de cuentas es el paso más importante en la configuración de un sistema de Contabilidad. Los siguientes pasos le ayudaran a realizar dicha configuración. EL plan de cuentas, de una empresa o sociedad, se configura dentro de WSIGA, con dos tablas básicas. -Tabla de Niveles de la contabilidad -Tabla de Cuentas CLASES DE CUENTAS. Clase 1 : Activo Clase 2 : Pasivo Clase 3 : Patrimonio Clase 4 : Ingresos Clase 5 : Gastos Clase 6 : Costos de ventas Clase 7 : Costos de producción o de Clase 8 : Cuentas de orden deudoras Clase 9 : Cuentas de orden acreedoras PLAN DE CUENTAS Codigo Nombre Tipo (Nivel/Cuenta) 1 Activo Nivel 11 Disponible Nivel 1105 Caja Nivel Caja General Nivel Caja General (Oficina Cuenta Imputable Central) Caja General (Oficina Cuenta Imputable Poblado) Cajas Menores Nivel Los niveles de la contabilidad corresponden a las cuentas Mayores dentro del PUC, las cuales son agrupadas por los niveles inferiores. Estas cuentas se registran en la tabla de Niveles de la contabilidad. (Niveles) Las cuentas Imputables son los códigos de cuentas que se afectan en los comprobantes de captura de datos. Son cuentas de último nivel. Estas cuentas se registran en el maestro de cuentas de la contabilidad. (Cuentas) 14

15 9. TIPOS DE DOCUMENTOS O TIPOS DE COMPROBANTES. En el sistema WSIGA, los tipos de documentos o tipos de comprobantes (Fuentes), se registran por la opción, Tablas y a continuación Fuentes. Para el sistema de contabilidad, uno de los elementos fundamentales dentro del proceso de captura y registro es el maestro de fuentes o de tipos de documentos. Las fuentes o también llamadas tipos de documentos, son creadas y administradas en el sistema por medio del maestro de fuentes, al cual ingresamos desde el menú de tablas y opción Fuentes. Las fuentes o tipos de documentos, se pueden generalizar y parametrizar para cada empresa de acuerdo a sus necesidades especificas en cuanto a su manejo y operación, teniendo en cuenta que tienen características y modos de controlar diferentes. Un ejemplo de las fuentes o tipos de documentos pueden ser los recibos de caja, ajustes y ordenes de egreso o ordenes de pago asi: Código Descripción Recibos de caja Ordenes de Pago Notas de ajustes Sin embargo, el sistema permite crear el numero de fuentes que desee y personalizar para estos cada uno de ellos. 10. TABLA DE FUENTES Para ingresar al registro de fuentes, se debe ingresar al submenú Tablas y Posteriormente ingresar a la opción Maestro de fuentes. El sistema mostrara la siguiente pantalla de captura. 15

16 Para Crear una nueva fuente, debe digitar su código en el campo Código.,y presionar el botón ENTER. Si la fuente existe el sistema la traerá a la pantalla, si la fuente no existe en la base de datos, el sistema limpia la pantalla para permitir el registro de los datos de la misma como son : Nombre Requiere concepto adicional Imprime Documento Es orden de egreso Pide documento Es fuente de procesos Se Consigna Nombre de la cuenta Al terminar el documento Pide comentario. Al terminar Imprime el Documento. Si es orden de egreso y tiene activado pide documento el sistema genera automáticamente la impresión de cheques preimpresos. Si tiene activado este botón, el sistema solicita se digite el numero del documento (recibo de caja, orden de egreso etc). Si este botón esta desactivado el sistema lleva y asigna el consecutivo directamente. Se utiliza para generar comprobantes en otros sistemas integrados. En caso de que no se desee generar un cheque en la orden de pago, el sistema tiene la 16

17 Es fuente de facturación Es nota debito Es nota crédito Es fuente de pedidos Código de la línea Consecutivo Ret Fte Empresa posibilidad de generar un registro de consignación para un banco. Es una fuente utilizada por el sistema de facturación comercial. Es una fuente utilizada por el sistema de facturación comercial. Es una fuente utilizada por el sistema de facturación comercial. Es una fuente utilizada por el sistema de facturación comercial. Si es una fuente utilizada por otros sistemas Ej Proveedores, el sistema solicita el código de la línea asignada a dicho sistema. Corresponde al consecutivo actual para el tipo de documento ej Para los recibos de caja el consecutivo es el numero (No se utiliza en este sistema) (Código de la empresa para la fuente). NOTA: Para registrar datos en la contabilidad, requiere tener configurado el plan de cuentas y la tabla de fuentes. 17

18 11. COMO IMPORTAR LOS DATOS DEL PUC DESDE UN ARCHIVO EN EXCEL. El sistema WSIGA tiene la facilidad, de permitir la captura del plan de cuentas para una contabilidad, por medio de una interface en Excel, El procedimiento para cargar el plan de cuentas desde este formato es el siguiente CARGAR DATOS DESDE EXCEL AL SISTEMA WSIGA FINANCIERO. En el aplicativo wsiga, existe la posibilidad de crear los datos para un contabilidad desde planillas en Excel que permiten, facilitar la migración y la puesta en marcha del sistema. Los formatos mas importantes son los siguientes. -Plan de cuentas -Comprobante de Saldos iniciales contabilidad 12. FORMATO DE CUENTAS. En este formato, se registran todos las cuentas del PUC (Plan Cuentas) del fondo de empleados asi como lo muestra la pantalla. Unico de El archivo debe tener como hoja de calculo el nombre hoja1. 18

19 DESCRIPCION DE CAMPOS. COLUMNA CAMPO DESCRIPCION A Codigo Cuenta Codigo de la cuenta ej 1, 11, 1105, , etc B Nombre o Descripcion Nombre de la cuenta C Tipo 0-Nivel ej 1,11, Cuenta imputable ejemplo PROCESO DE IMPORTACION DE FORMATOS AL SISTEMA WSIGA Una vez se tengan los archivos en Excel, con los formatos previamente diligenciados, se puede entrar al sistema wsiga y realizar el proceso de carga e importación de datos (Migración). Para realizar este proceso ingrese al sistema de Contabilidad. Seleccione el sub menú especiales y a continuación Importación desde archivos Excel 19

20 El sistema mostrara la siguiente pantalla. Seleccione la tabla a importar así: Para importar Cuentas Seleccione la opción 1-Cuentas Busque el archivo en Excel presionando el asterisco (*), en nombre de archivo, el sistema le permitirá buscar el archivo y seleccionarlo. Si es el primer archivo, de cuentas Activar la opción (Eliminar antes), para que el sistema elimine todas las tablas del sistema antes de cargar. Presione el botón Cargar Excel El sistema carga la información e informa sobre los registros cargados. 20

21 14. COMO CREAR NIVELES EN LA CONTABILIDAD. Los niveles en la contabilidad corresponden a las cuentas de mayor dentro del plan de cuentas, estos se registran en el menú en Tablas, y Niveles. 21

22 AL seleccionar el sistema mostrara la siguiente opción. Digite el código del Nivel Ej. 11 y Presione ENTER Si el código del nivel se encuentra creado el sistema traerá el nombre, Si el código no esta Creado el sistema traerá el nombre en Blanco. Para registrar Presione el botón Grabar. Para captura la información presione Doble clic sobre el cuadro de datos. 22

23 15. INSTRUCTIVO COMO CREAR CUENTAS El sistema de contabilidad, cuenta con la posibilidad de crear y administrar el maestro de cuentas, niveles (PUC), fuentes (tipos de documentos) y terceros, como elementos fundamentales dentro del manejo del sistema contable. En este capitulo nos referiremos a la administración del maestro de cuentas y de niveles, ya que para la correcta captura y generación de informes del sistema se requiere una perfecta sincronizacion entre estos dos maestros. Un ejemplo de un maestro de cuentas seria el siguiente : 1 Activo 11 Activo Corriente 1105 Caja Caja General Caja Tesoreria Principal Caja Auxiliar 1110 Bancos y Corporaciones Bancos Banco Colmena Bancolombia Como podemos observar las cuentas de ultimo nivel ej , , , y , son las cuentas que se deben capturar en en registro de transacciones y comprobantes. Las cuentas no resaltadas, corresponden a las cuentas en las cuales el sistema acumula los saldos de los niveles inferiores. De acuerdo a lo anterior, las cuentas que se afectan las llamaremos cuentas inputables o afectables y las cuentas de nivel superior corresponden al PUC (Plan Unico de Cuentas). 23

24 TABLA DE NIVELES DEL PUC. Las cuentas del PUC (Niveles Superiores) ej 1, 11, 1105 se deben registrar en la tabla (Niveles), la cual se encuentra en el submenu Tablas, Opcion Niveles tal como lo muestra la grafica siguiente : Para registrar los niveles solo debe ingresar a esta opcion y el sistema le mostrara la siguiente pantalla de Captura: Para registrar un nuevo nivel solo debe digitar el código y presionar ENTER, Igualmente en el campo nombre debe digitar el Nombre del Nivel Ej. Código (1), 24

25 Nombre (Activos), posteriormente debe presionar el botón Grabar para registrar el nuevo registro. 16. TABLA DE CUENTAS Para ingresar al registro de cuentas Imputables, se debe ingresar al submenú Tablas y Posteriormente ingresar a la opción Maestro de Cuentas. El sistema mostrara la siguiente pantalla de captura. Para Crear una nueva cuenta debe digitar su código en el campo Código Cta., y presionar el botón ENTER. Si la cuenta existe el sistema la traera a la pantalla, si la cuenta no existe en la base de datos, el sistema limpia la pantalla para permitir el registro de los datos de la misma como son : Nombre : Nombre de la cuenta Tipo de cuenta : Normal (Cuenta por defecto) Ret Fte (De Retencion, el sistema pide base) Capital (Conectada con otro sistema ej Proveedores) Int.Corr(Conectada con el sistema financiero) Int Mora(Conectada con el sistema financiero) Naturaleza : Debito (Ej cuenta del Activo (1), o gastos (5,6)) Credito (Ej cuenta del Pasivo, Patrimonio o Ingresos) 25

26 Tipo de Saldos : Por cliente (El sistema lleva saldos a nivel auxiliar) Por Documento (saldos a nivel auxiliar) General (No lleva saldos a nivel auxiliar). Al seleccionar en tipo de saldos (Capital), el sistema activa la casilla (Codigo de la linea), el cual se encuentra directamente relacionado con otros sistemas integrados, tal como cartera, proveedores y tesoreria. Existen otros botones como, Cuenta de banco, pide documento fisico, pide fecha de vencimiento y pide centro de costos, los cuales al activarse dentro del maestro, generan que en el proceso de captura, se soliciten datos adicionales al documento. 26

27 17. TIPOS DE RETENCION EN LA FUENTE. El aplicativo WSIGA, tiene dentro de los parámetros de configuración, la tabla de tipos de retención en la fuente, la cual permite determinar los porcentajes de retención en la fuente por cada tipo o concepto. Para ingresar a esta opción ingrese a la opción tablas y a continuación Tipos de retención en la fuente. 27

28 El sistema mostrara el siguiente formato. Por defecto, el sistema tiene configurado algunos conceptos, sin embargo puede ser necesario que el usuario revise la consistencia de las cuentas que se encuentran asociadas al concepto. Los campos a grabar son. Código: Código del tipo de retención. Nombre: Descripción. Porcentaje: Porcentaje de retención Valor Base: Valor base de retención (Si es cero retiene desde cualquier valor) Cuenta: Cuenta del puc Asociada al concepto de retención. NOTA: Usualmente para las empresas comerciales corresponde a la 2365 para el sector financiero a la cuenta

29 18. MAESTRO DE DIFERIDOS El sistema WSIGA, tiene la posibilidad de realizar el proceso de diferidos automáticamente, facilitando la generación de comprobantes y la actualización de los saldos. Ingrese al menú principal a la opción Tablas y a continuación seleccione, Diferidos. 29

30 El sistema mostrara la siguiente pantalla. Seleccione la cuenta del pasivo o del activo a diferir. Seleccione la cuenta de Ingreso o Egreso en la cual se configura el diferido. Presione el botón Grabar para registrar. 30

31 19. COMO CARGAR EL PRESUPUESTO. El sistema WSIGA, tiene la opción de capturar el presupuesto para un periodo por cuenta. Esta opción permite el registro y posterior evaluación de la ejecución presupuestal, la cual se describe posteriormente en el menú de Reportes. Para realizar la captura del presupuesto se puede realizar de dos formas Captura Manual. Ingrese el menú principal. Seleccione tablas y a continuación Presupuestos. 31

32 El sistema mostrara la siguiente pantalla de captura. Seleccione el tipo de cuenta (Niveles o Cuentas) Seleccione la cuenta (Puede seleccionar el centro de costos) Digite el Valor y Presione ENTER (El sistema distribuye en valor en los doce meses. Presione el botón Grabar. 32

33 20. IMPORTACIÓN DESDE EXCEL. Para la importación desde Excel, el sistema requiere que construya una planilla en Excel con las siguientes columnas. A-Cuenta B-Periodo C-Valor D-Centro de costos (Si no tiene colocar cero) Guarde el archivo. Importar el archivo al sistema. Ingrese al menú principal. Seleccione la opción Especiales. 33

34 Seleccione Importaciones Especiales desde Excel Buscar el archivo. Presione el botón Cargar Plano. El sistema carga la información. 34

35 21. PROCESO DE CAPTURA Y REGISTRO DE COMPROBANTES. Para el sistema de contabilidad, el proceso de captura de documentos, se puede realizar en dos opciones diseñadas para la captura, la primera en la captura de documentos por comprobante y la segunda es la captura de documentos general, las cuales se encuentran ubicadas en el menú de procesos de captura CAPTURA DE DOCUMENTOS POR COMPROBANTE. Al ingresar a esta opción el sistema nos mostrara la siguiente pantalla : En este formato el sistema permite seleccionar de la tabla de fuentes (Tipos de documentos), el documento a capturar. Si la fuente tiene activado el botón Pide documento el sistema permite modificar el campo del Numero de documento, en caso contrario el sistema asigna automáticamente el documento. 35

36 Posteriormente debe digitar el código (Cedula o nit) del tercero al cual se hace referencia en este documento. En caso de que no tenga identificado el numero del documento Puede presionar el Botón de exploración y el sistema lo llevara a una pantalla de búsqueda de nombre en la base de datos que tiene a siguiente presentación. Igualmente el sistema le permite seleccionar o cambiar la fecha contable del documento. Una vez ha digitado los datos y presionado el botón Procesar; el sistema lo llevara a la pantalla captura del documento así: 36

37 21.2. CAPTURA DE DOCUMENTOS. Para capturar un documento debe digitar los movimientos debito y crédito del documento así: Tipo de Movimiento : Seleccione Debito o Crédito de la lista o digite 1_Debito 2-Crédito. Digite el código de la cuenta : Si no la conoce digite los primeros dígitos y presione ENTER, el sistema lo llevara a la siguiente pantalla de búsqueda de cuentas : 37

38 Cedula o nit del tercero : Digite la cedula o nit del tercero; en caso de que el tercero no existe el sistema preguntara si desea crear un nuevo tercero y lo llevara a la siguiente pantalla de creación de terceros : 38

39 En caso de que el tercero no exista en la base de datos, el sistema lo llevara a esta pantalla de captura de datos, el la cual debe digitar nombres e información básica del tercero. Para grabar presione el botón grabar. Al retornar debe continuar con la digitación del Numero de documento (Ej. numero de cheque, contrato, consignación etc). A Continuación digite el valor (Valor debito o crédito), y presione el botón OK. El sistema llevara el movimiento al cuadro inferior y acumula débitos y créditos en la parte inferior de la pantalla; Igualmente muestra la diferencia del documento. Continué la digitación de los movimientos débitos y créditos del documento, en el paso de Captura de Documentos. Una vez termine de digitar los movimientos debito y crédito y de que el documento se encuentre cuadrado (Débitos = Créditos), presione el botón Registrar el cual le mostrara la pantalla para captura del comentario del documento así: CAPTURA DE COMENTARIOS DEL DOCUMENTO Digite los comentarios del documento y presione el boton Grabar. 39

40 En caso de que el tipo de documento (Fuente), tenga activado el boton (Imprimir documento), el sistema mostrara el documento en pantalla para la generación de la impresión asi: IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO Para enviar el documento a la impresora, solo debe presionar el botón Impresora en la parte superior del formato y mostrara la siguiente pantalla de Windows. 40

41 En la cual solo debe seleccionar la impresora y presionar el botón Imprimir 41

42 22. CAPTURA GENERAL DE DOCUMENTOS El sistema WSIGA, permite realizar el proceso de captura de documentos, en un formato especifico que permite registrar y digitar comprobantes en forma automática. Para realizar dicho proceso seleccione la opción Procesos de captura y a continuación Captura de documentos general. 42

43 El sistema mostrara el siguiente formato. Digite la fuente o tipo de comprobante a modificar Digite el numero de comprobante a capturar o modificar. Digite la fecha, el sistema trae la fecha de hoy (Puede modificarla) Si el comprobante existe, el sistema lo traerá a la pantalla. Si el comprobante no existe, el sistema permite realizar el proceso de captura. T.Mov : Digite el tipo de movimiento 1-Debito 2-Credito (Presione ENTER) Cuenta : Si no conoce la cuenta presione ENTER el sistema le traerá el plan de cuentas, para seleccionar. Identificacion : Digite la cedula o nit del tercero. Documento : Digite el numero de documento o Cero Valor : Digite el valor. Si la cuenta esta matriculada como pedir centro de costos, el sistema lo existe en la captura. Presione el botón OK para registrar. Al terminar presione el botón REGISTRAR. Nota : Si el comprobante se encuentra descuadrado (Debitos <> Creditos), el sistema no deja actualizar o crear el comprobante en la contabilidad. 43

44 23. IMPORTAR COMPROBANTES A LA CONTABILIDAD. El sistema de información, tiene una utilidad, generalmente utilizada para importar datos al sistema desde planillas en Excel. El Aplicativo se llama importación y al ejecutarlo seleccionar la ruta del archivo y las características de la importación. Para ingresar a la opcion de importación, ingresamos al sistema y seleccionamos la opcion Importación de movimiento asi: El sistema nos mostrara la siguiente pantalla. 44

45 23.1. FORMATO DEL ARCHIVO PLANO. El archivo en excel, debe tener las siguiente estructura. COLUMNA A B C D E F G H I J K L DESCRIPCIÓN Tipo de Comprobante Numero de Comprobante Fecha Cuenta Centro de Costo Cedula o Nit Nro Documento, Cheque, Factura etc o Ceros Tipo de Movimiento 1-Debito 2-Credito Valor Base Comentarios Nombre del tecero (Opcional) 45

46 23.2. ELEMPLO DE UN ARCHIVO EN EXCEL. CODIGOS DE FUENTES O TIPOS DE COMPROBANTE. La fuente o los tipos de comprobante son definidos por el usuario, un ejemplo de estos son : 1-Recibos de ingreso 2-Egresos 3-Ajustes 4-Facturacion 99. Carga inicial 46

47 23.3. CODIGOS DE CUENTAS. Los codigos de las cuentas correspondes a las cuentas del PUC definidas para la contabilidad las cuales se deben crear previamente antes de realizar la importación. Ej Caja general Bancolombia Cuentas Por Cobrar PROCESO DE IMPORTACION. Para realizar la importación se debe en Nombre de archivo colocar la ruta (o seleccionarlo de la lista presionando el boton *). Presione el boton Cargar Excel, este proceso carga la información al sistema. Presione el boton Aplicar Plano, Si el archivo en Excel no contiene errores, el sistema carga la información en el movimiento contable del periodo. 47

48 24. IMPRIMIR DOCUMENTOS. EL aplicativo WSIGA, tiene la opción para permitir la impresión de los documentos registrados previamente en la contabilidad. Para realizar esta operación, ingrese al sistema, al menú de procesos de captura y a continuación seleccione impresión de documentos. 48

49 El sistema mostrara el siguiente formato. Seleccione la fuente o tipo de comprobante del documento a imprimir Digite el número de documento a imprimir. (Presione ENTER). 49

50 El sistema mostrara el documento a imprimir en la siguiente pantalla. 50

51 Presione el botón Imprimir Para el siguiente formato. 51

52 25. CREACION Y ACTUALIZACION DE CLIENTES. El proceso de registro y actualización de clientes permite matricular los terceros en el sistema con sus datos básicos y es el paso fundamental para iniciar cualquier transacción en el sistema tal como afiliación, descuento, pago, préstamo y en general cualquier proceso implícito de la entidad. Para registrar o modificar la información de datos básicos, ingrese en el menú principal a Procesos de Fondos, Maestro de clientes, el sistema mostrara la siguiente pantalla: Digite la cedula o identificación y presione ENTER. (Si es un nit digítelo sin el digito de verificación) Si el tercero existe el sistema traerá la información a la pantalla y permitirá la modificación de los datos registrados en la base de datos. Si el tercero no existe, el sistema limpiara los campos de la pantalla para permitir el registro de los nuevos datos así: Tipo de identificación ej (Cedula, nit, tarjeta de identidad.(seleccione de la lista) Numero de identificación (Presione ENTER, el sistema colocara la cedula) Placa : Se utiliza si en su empresa tienen un código de placa para el trabajador. Digito : Para las empresas coloque el digito de verificación del Nit. Nombre : digite los nombres 52

53 Apellidos : digite los apellidos Profesión : Seleccione la profesión de la lista. Código empresa: Seleccione la profesión de la lista (es la empresa a la cual se encuentra afiliado) Tipo de entidad : Selecciónela desde la lista. Fecha de ingreso : Fecha de nacimiento: Fecha de ingreso a la empresa Extracto : Centro de Costos : Seleccione de la lista Zona : Seleccione de la lista Salario Base : digite el valor del salario Modalidad, Periodicidad : Seleccione de la lista Sexo : seleccione. Observaciones : En observaciones puede digitar comentarios adicionales del tercero. Una vez se encuentren digitados los datos presione el botón Grabar. El sistema le informara la grabación exitosa del tercero y le mostrara la pantalla de captura para las direcciones y domicilio. 53

54 Digite ENTER en la cedula el sistema permitirá registrar los siguientes datos: Dirección Seleccione la ciudad Teléfono (Sin puntos, guiones etc) Nombre de la ciudad. El campo Elegir como predeterminada, permite seleccionar una de las direcciones como dirección de correspondencia). En observaciones puede digitar la información complementaria y comentarios. Presione el botón Grabar. Si desea digitar otra dirección presione el botón : N, el cual permite abrir la pantalla para la captura de una nueva dirección. Una vez termine el proceso de registro presione el botón Salir. 54

55 26. ANULACION DE DOCUMENTOS. EL proceso de anulación de documentos, permite cancelar o anular un documento previamente registrado en el sistema. Para realizar este proceso ingrese al menú principal a la opción Procesos de captura y a continuación seleccione Anulación de documentos. 55

56 El sistema mostrara la siguiente pantalla. Digite la Fuente o el Tipo de comprobante para anular. Digite el número de comprobante para anular. Presione el botón ANULAR. NOTA: El documento anulado, permanece en el sistema con el numero originalmente asignado, pero con la característica de que sus movimientos debito y crédito quedan en ceros. Igualmente el consecutivo o número de documento queda ocupado. 56

57 27. CONTROL DE LAS FECHAS ACTIVAS PARA LA CAPTURA DE COMPROBANTES. El sistema WSIGA, tiene un control, el cual permite seleccionar un rango de fechas entre las cuales, el usuario puede realizar captura o actualización de documentos. Por fuera de estas fechas el sistema restringe la carga de información. El control se realiza por la opción, procesos especiales y a continuación parámetros especiales. 57

58 El sistema muestra la siguiente pantalla. Fecha inicial Fecha Final 58

59 Al realizar un proceso de captura de comprobantes por fuera de estas fechas el sistema mostrara el siguiente mensaje Registro de transacción fuera de rango FECHA_INICIAL y FECHA_FINAL. 59

60 28. CAMBIAR LA IDENTIFICACION EN UN DOCUMENTO. Una vez un comprobante se encuentra registrado en el sistema, se pueden realizar modificaciones sobre este, permitiendo cambiar la cedula o nit, cambiar la cuenta y modificar los valores CAMBIAR LA CEDULA O NIT DE UN DOCUMENTO. Para cambiar la cedula o nit de un documento existe la opción de modificar un documento dentro del Sub Menú Procesos de captura, esta opción mostrara la siguiente pantalla. Para modificar un documento, digite el código de la fuente en el campo Documento y el numero del documento a modificar en el campo siguiente. Ej. Para modificar el documento digite el 1 (recibos de caja) y el numero del documento. A continuación presione ENTER y el sistema mostrara el documento en el cuadro inferior. En esta pantalla de captura se pueden modificar los campos directamente en el cuadro de detalle del documento y presionar ENTER para cada cambio. Existe en la parte inferior un botón Modificar el tercero en el documento, el cual pide en la pantalla la cedula o nit del nuevo tercero para el documento y una confirmación. 60

61 En caso de que el tercero no se encuentre creado, presione el botón Maestro de Terceros, el cual le permite capturar o modificar el maestro de terceros. 29. MODIFICAR EN EL MOVIMIENTO CONTABLE UNA IDENTIFICACIÓN. El sistema cuenta con una utilidad que permite entre otras opciones; modificar la cedula o nit, en el maestro de movimiento contable. Esta opción se encuentra ubicada en el Sub Menú Procesos Especiales y a continuación Utilidades especiales. El sistema mostrara la siguiente pantalla. Esta opción cuenta con varios botones entre los cuales se encuentran: Cambiar fecha contable en un documento : Esta opción solicita el Tipo de documento (fuente) y el numero de documento a cambiar de fecha y posteriormente solicita la nueva fecha contable en formato AAAA-MM-DD. Modificar un nit en un documento : Esta opción solicita el Tipo de documento (fuente) y el numero de documento a cambiar de cedula o nit y posteriormente solicita la nueva cedula o nit que se desea colocar en el documento. Retirar físicamente un documento : Esta opción permite eliminar físicamente un documento del sistema y solicita el Tipo de documento (fuente) y el numero de documento a eliminar. Cambiar nit en transacciones y saldos : Esta opción permite cambiar en todo el movimiento contable una cedula por otra cedula. Se utiliza en el caso de que se 61

62 encuentre registrada una cedula errada y deba ser cambiada por la cedula buena. Cambiar en el movimiento una cuenta por otra cuenta : esta opcion permite cambiar en el movimiento contable todos los registros de una cuenta por otra cuenta. 30. OTRA FORMA PARA MODIFICAR UN DOCUMENTO. El sistema cuenta con una forma para capturar, modificar y adicionar registros a un documento existente. Esta opción se encuentra ubicada en el Sub Menu Procesos de captura y a continuación debe seleccionar Captura de documentos General. Esta opción muestra la siguiente pantalla. Digite el numero de la fuente, el numero de documento y presione ENTER. Si el documento existe en el sistema, el sistema le pedirá confirmación para cargarlo a la pantalla, el caso afirmativo el sistema mostrara una pantalla similar a la anterior. Si desea modificar o eliminar un registro del documento presione doble clic sobre el registro a modificar o eliminar, el sistema lo cargara en la parte superior y le cambiar la cuenta, el nit el valor y el tipo de movimiento. A continuación presione el botón Ok para confirmar el cambio. Para registrar el cambio en el sistema debe presionar el botón registrar. Es importante anotar que el sistema requiere que el documento este cuadrado en sus débitos y créditos para realizar la modificación en la base de datos. 62

63 31. PROCESOS CONTABLES PROCESO DE ACTUALIZACION DE SALDOS. EL proceso más importante, para generar la información de reportes, libro mayor, caja diario, auxiliares y otros informes es el proceso de actualización de saldos de la contabilidad. Una vez termine de capturar la información de un periodo, o en el caso de realizar modificaciones a comprobantes de periodos anteriores, se hace necesario realizar este proceso, ya que este consolida la información en las cuentas de mayor de la contabilidad y trae la información del periodo anterior, para calcular el nuevo saldo. Para realizar este proceso selección la opción procesos contables y a continuación seleccione actualización de saldos (O simplemente desde el menú principal CONTROL-C). 63

64 El sistema mostrara el siguiente formato. Para realizar la carga de información solo seleccione el periodo a actualizar. Presione el botón Procesar. Una vez termine el proceso, el sistema informa (Proceso Exitoso) 64

65 NOTA: Al terminar este proceso puede proceder a generar informes de libro mayor y otros. 65

66 32. CIERRE DE FIN DE AÑO Para realizar el proceso de cierre de fin de ano, se debe tener registrados todos los comprobantes de diciembre y tener listo el sistema para realizar el comprobante de cancelación de las cuentas de ingreso y egreso contra la cuenta de resultado. Para realiza este proceso realice los siguientes pasos: 1. Verificar la cuenta de resultados. Debe ingresar al modulo de contabilidad Seleccione procesos especiales Seleccione parámetros especiales (El sistema le mostrara la siguiente pantalla) Debe definir la fuente o el tipo de documento para realizar el cierre de resultados. Debe definir la cuenta de cierre de resultados. Por favor recuerde que tanto la fuente como la cuenta deben estar Creadas. Después de definirlas presione el botón Grabar. 66

67 2. Realizar el comprobante de cierre de resultados. En el modulo de contabilidad se debe realizar el cierre para el mes de Diciembre así. Al preguntar si es el cierre del periodo Presionar ENTER. 67

68 En la contabilidad ingresar por la opción. Procesos Contables Generación de comprobante de Cierre de resultados. El sistema mostrara la siguiente pantalla. Presionar el botón Procesar. El sistema genera el comprobante de cierre de resultados. 68

69 3. Realizar el cierre definitivo. En el modulo de contabilidad se debe realizar el cierre para el mes de diciembre así. Al preguntar si es el cierre del periodo Presionar S y presionar ENTER. El sistema realiza el proceso de cierre en el periodo 13 el cual solo contendrá el comprobante de cierre de cuentas de resultado contra la cuenta de Resultados del ejercicio. 69

70 33. PROCESOS DE CONSULTA E INFORMES MOVIMIENTO POR CUENTA RANGOS. El sistema permite realizar una consulta de los movimientos por cuenta entre dos fechas y exportarla a Excel. Seleccione la opción consultas y a continuación Movimiento por cuenta rangos. 70

71 El sistema mostrara el siguiente formato. Fechas Seleccióne desde que cuenta desea el informe. Seleccione hasta que cuenta desea el informe. Seleccione desde que fecha desea el informe Seleccione hasta que fecha desea el informe. Selección que tipo de comprobante o fuente desea seleccionar. Presione el botón Procesar. El sistema mostrara en la pantalla los registros. 71

72 El botón Impresión Vertical muestra el siguiente informe. 72

73 El botón Impresión Horizontal, muestra el informe con los comentarios ampliados. 73

74 El botón Exportar a Excel. 74

75 34. RESUMEN POR FUENTES. La opción resumen por fuentes, permite generar los informes del movimiento por tipo de comprobante o fuente entre unas fechas de corte. Seleccione la opción consultas y a continuación resumen detallado por fuentes. 75

76 El sistema mostrara la siguiente pantalla. Seleccione el tipo de documento o fuente. Seleccione las fechas de corte. 76

77 Resumen por fuente Cuenta : Permite generar la consulta agrupada por tipo de documento y cuenta entre las dos fechas. Informe generado. Para imprimir presione 77

78 Detalle documentos por fecha : Permite generar la consulta agrupada por tipo de documento y cuenta entre las dos fechas. Informe generado. Para imprimir presione 78

79 35. GENERAR INFORMES DE CONTABILIDAD Para generar los informes de contabilidad, el periodo se debe encontrar procesado (Cierre de periodo), en la opcion Procesos Contables y cierre del periodo. El proceso de cierre contable, permite acumular los saldos de las cuentas, periodo a periodo, acumular los saldos por terceros, cuentas y centros de costo; Igualmente permite generar los datos para la generación de los informes como Mayor, PyG, Auxiliar, Caja Diario y en general todos los informes contables que dependen del resultado del periodo PROCEDIMIENTO. Los informes se encuentran en el menu de contabilidad en el SubMenu. Reportes en el cual encontramos la siguiente pantalla. Como podemos observar, algunos reportes del menu tienen una tecla Aceleradora ej Ctrol-B, Ctrol-p etc, las cuales nos permiten acceder al informe de una manera mas sencilla. En este instructivo, veremos los informes las importantes como son mayor, Caja Diario, Libro Auxiliar y Resumen por Fuentes. 79

80 35.2. REPORTES CAJA DIARIO. El reporte de caja diario muestra la siguiente pantalla : En esta pantalla, debe seleccionar el periodo de cierre (AAAAMM), posteriormente debe presionar el boton Procesar y el sistema mostrara la información en el cuado inferior. Al presionar el boton Imprimir El sistema mostara el siguiente formato: El boton exportar, carga la información seleccionada en una planilla de excel. 80

81 36. REPORTES LIBRO AUXILIAR. El reporte de libro mayor muestra la siguiente pantalla : En esta pantalla, debe seleccionar el periodo de cierre (AAAAMM), y seleccionar desde que cuenta hasta que cuenta desea la consulta, posteriormente debe presionar el boton Generar consulta ; El sistema mostrara en el cuadro superiod la información de saldos de mayor por cuenta. Si desea detallar el auxiliar deuna cuenta en pantalla solo de doble clic sobre la cuenta y el sistema mostrara en el cuadro inferior el detalle de los terceros y su saldo en la cuenta. 81

82 El boton Informe en pantalla, mostrara el listado auxiliar en pantalla desde la cuenta de inicio a la cuenta final asi: 82

83 37. INFORMACION ESTADISTICA SISTEMA WSIGA. El sistema de información WSIGA para fondos de empleados, contiene un completo conjunto de opciones que nos permiten generar la información estadística, gráficos e información comparativa, que le permite al usuario, proyectar, evaluar y analizar información fácilmente. En este instructivo veremos una parte de la información estadística proporcionada por el sistema y la forma de generarla CONSOLIDADO POR CLIENTE. En el sistema financiero encontramos la opción Consolidado por cliente. En esta opción disponemos de dos tipos de gráficos. 83

84 Saldos Por cliente por línea. Nos muestra los saldos del cliente por línea de crédito y línea de ahorro. 84

85 Comparativo saldos por línea por periodo. Nos muestra la información de un año y los saldos comparativos por línea de crédito y ahorro. En estas opciones se puede observar la comparación de los saldos por línea por periodo. 85

86 38. RESUMENES DE CARTERA Y PROYECCIONES. En el sistema financiero se encuentra la opción, Consultas y a continuación Resúmenes de cartera y proyecciones La opción saldos por línea nos muestra el siguiente informe, el cual nos muestra al dia los saldos por línea totales del fondo de empleados: Se puede observar, la línea, el numero de créditos o el numero de cuentas de ahorro el valor inicial y el saldo actual. 86

87 El flujo de caja, nos muestra la proyección de la cartera y pagos futuros. El botón resumen Por Plazos. 87

88 El botón Resumen por tasas El botón Cantidad de asociados por empresa. 88

89 El botón Resumen por tasas nos muestra un análisis de la tasa promedio ponderada por línea de ahorro o de crédito seleccionada así: El botón Resumen de Prestamos nuevos nos muestra el resumen de los créditos nuevos por línea entre dos fechas de corte. 89

90 39. GENERACION DE COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD. En el Modulo Procesos de Fondos el sistema tiene la opción de generar generar cartas de combinación de correspondencia en WORD. 90

91 40. INFORMACION ESTADISTICA DESDE LA CONTABILIDAD. El modulo de contabilidad, el sistema permite generar información estadística y comparativos desde los estados financieros. En consultas el botón Saldos Diarios por cuenta. Nos permite graficar el saldo diario de una cuenta (Ejemplo caja, bancos etc). En Consultas el botón Saldos Por Cuenta Por Periodo, nos muestra lo siguiente. 91

92 En La Opcion de Reportes y a continuación Mayor y Balance el sistema permite graficar para un periodo seleccionado el saldo de las cuentas de mayor 1-Activo 2-Pasivos 3-Patrimonio 4-Ingresos 5-Egresos 6-Gastos. En la opción Reportes y A Continuación Balances el sistema permite para un periodo comparar las cuentas de mayor. 92

93 En la opción de Reportes y A Continuación Resumen de Fuente y Aplicación de Fondos. El sistema nos muestra el siguiente informe. El sistema tiene la opción de Ejecución Presupuestal. En la opción Reportes y a continuación Resumen de la Ejecución Presupuestal, el sistema muestra el siguiente informe. 93

94 En la opción Reportes y a Continuación Índices Financieros, el sistema permite generar directamente desde la contabilidad los índices financieros comparados por periodo. 94

95 En la opción reportes el sistema tiene la opción de realizar Análisis de Ingresos y Egresos, en la cual el sistema genera el siguiente reporte, el cual permite comparar porcentualmente tanto los ingresos como los egresos, teniendo en cuenta el periodo anterior, el actual y el nuevo acumulado. 95

96 En la opción de reportes el sistema tiene la posibilidad de realizar un Comparativo de Cuentas, el cual permite comparar con el periodo anterior o con el mismo mes del ano anterior. 96

97 41. INFORMES GENERADOS POR EL USUARIO. La opción Informes Generados por el usuario, el sistema tiene la posibilidad de permitir la configuración de informes tales como balance, pyg y otros, los cuales se acomodan a una presentación particular, teniendo como base la información contable de los estados financieros. 97

98 Igualmente y en el mismo modulo, el sistema permite generar un informe comparativo por año, para el tipo de reporte seleccionado. Adicional a lo anterior el sistema tiene a disposición del usuario, informes tales como. -Informes del IVA -Certificados de Fin de Ano -Información para CIFIN y Datacredito -Información para SIGCOOP -Información para medios magnéticos. -Flujos de caja. -Consulta información histórica en línea. 98

99 42. UTILIDADES ESPECIALES GENERAR CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE. En el sistema de contabilidad se cuenta con una opción que permite generar los certificados de retención en la fuente (Anual). Para generar dicha información siga los siguientes pasos: GENERACION DE CERTIFICADOS. Ingrese al sistema de contabilidad Seleccione el submenú Reportes Seleccione Certificados de Retencion en la fuente El sistema muestra la siguiente pantalla. Seleccione o digite el periodo o año. Presione el botón Procesar. El sistema inicia un proceso de acumulación de la retención, teniendo en cuenta las cuentas marcadas como de retención, para el periodo seleccionado. Al terminar el sistema informa sobre el proceso finalizado. 99

100 IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS. En la opción de generación de certificados, presione el botón Imprimir. El sistema le pregunta desde que cedula o nit y presione ENTER. El sistema le pregunta hasta que cedula o nit y presione ENTER. El sistema envía el certificado a la impresora EXPORTACION DE CERTIFICADOS. Si desea la información de los certificados puede presionar el botón exportar y genera a Excel la información de los certificados. 100

101 43. GENERAR LIBROS REGISTRADOS En el sistema de contabilidad WSIGA, se generan los libros registrados legales para los fondos de empleados. Estos libros son el Mayor y Balance y el Caja Diario. Para generar estos informes siga las siguientes instrucciones LIBRO MAYOR Y BALANCE OFICIAL. Ingrese al sistema de Contabilidad. Seleccione Reportes Seleccione Mayor 101

102 El sistema mostrara la siguiente pantalla. -Seleccione el periodo -Seleccione Todos los centros -Seleccione 8 Niveles -Presione el botón Consultar. Presione el botón Libro mayor y balance oficial. 102

103 El sistema muestra el siguiente informe. NOTA : Este informe se imprime en las hojas registradas. 103

104 44. CAJA DIARIO. Ingrese al sistema de Contabilidad. Seleccione Reportes Seleccione Caja Diario. 104

105 El sistema mostrara la siguiente pantalla. -Seleccione el periodo -Presione el botón Consultar. 105

106 El sistema muestra el siguiente informe. NOTA : Este informe se imprime en las hojas registradas. 106

107 45. OTRAS OPCIONES ACTUALIZACION MODULO CAPTURA GENERAL. A fin de mejorar los controles y evitar inconsistencias en la captura y actualización de datos en el sistema contable, y a raíz de una solicitud del área financiera se ha generado una nueva actualización en la cual se mejora el proceso de captura y se evita incurrir en errores de registro. En el formato de Captura General. -Al digitar un nuevo numero de documento el cual se encuentre cargado para su actualización, no permite cargar un documento de nuevo, en cuyo caso el sistema mostrara el siguiente mensaje. 107

108 Igualmente si el usuario trata de cargar el mismo numero documento de nuevo el sistema mostrara un mensaje de error y no permitirá la carga del registro. 108

109 46. ACTUALIZACION EN LA IMPRESIÓN DE RECIBOS Y DOCUMENTOS CONTABLES. En el aplicativo WSIGA, se implemento la posibilidad de utilizar el Campo Eslogan del maestro de empresas, para que en el recibo impreso, aparezca el nombre de la empresa y el texto colocado en el eslogan en el campo nit Lo anterior permite configurar la impresión de documentos de dos formas CONFIGURACION NORMAL. La configuración tradicional, en donde es eslogan es una frase la cual no aparece en los documentos, pero si en los informes impresos del sistema. 109

110 Configuración Tradicional, la impresión del recibo es asi: CONFIGURACION CON ASTERISCO. En el campo eslogan se coloca un * al inicio del texto. 110

111 Al imprimir el documento el resultado será el siguiente. El sistema coloca en Eslogan como parte del encabezado del recibo. Esta actualización tiene como fin, permitir la creación de empresas de contabilidad como proyectos de la empresa, y que en el encabezado del recibo se pueda colocar el nombre de la empresa y nit que soportan dicho proyecto. 111

112 47. CONTROL DE CONSECUTIVOS EN CAPTURA DE COMPROBANTES. Se ha colocado una nueva versión para el programa de contabilidad WSIGA, la cual permite realizar un control de consecutivos mas seguro, y evitar de esta forma el saldo de numeración en los consecutivos de una determinada Fuente. El problema se presenta cuando en forma manual o accidental, en el maestro de Fuentes se modifica manualmente el consecutivo asi: Consecutivo de la fuente. Este consecutivo es el que utiliza el sistema WSIGA para determinar el numero de comprobante siguiente a ser capturado por la captura de comprobantes. 112

113 En el caso de que el control de consecutivos dentro de la fuente se encuentre adelantado, el sistema mostrara el siguiente mensaje al capturar el comprobante. El mensaje informa que esta a punto de salar el consecutivo y pide autorización para corregirlo. La respuesta es SI, para que el sistema continúe con el consecutivo siguiente al último comprobante. 113

114 48. GENERAR ACTIVOS FIJOS. El sistema WSIGA en su modulo de Contabilidad (Contabiaso.exe), dispone de un modulo el cual permite registrar los activos fijos en forma individual y realizar el procedimiento de contabilización de la depreciación automáticamente en la contabilidad MODULO DE ACTIVOS FIJOS. El modulo de activos fijos se encuentra ubicado en la opción Procesos Contables Activos Fijos. El sistema muestra la siguiente pantalla. Si es la primera vez que ingresa al modulo el sistema realizara un procedimiento para crear las tablas y variables del modulo. 114

115 48.2. TABLAS DE CONFIGURACION Tabla de PAAG. El sistema muestra el siguiente formulario. Este formulario nos permite registrar el periodo y el valor del Paag o ajuste para inflación de cada periodo (AAAAMM). NOTA: Teniendo en cuenta que los activos fijos no se ajustan por inflación, el valor del PAAG para los periodos debe ser cero. Cada periodo a cerrar debe ser creado en esta opción. 115

116 TABLA TIPOS DE ACTIVOS. El sistema muestra el siguiente formulario. En esta opción se crean las categorías para los tipos de activos, ejemplo Muebles y Enseres, Equipo de Computo, Vehículos etc. El sistema viene con dicha tabla configurada, la cual debe ser ajustada a la empresa. Campos. Código : Código del tipo de activo Descripción : Descripción del tipo de activo Tiempo a depreciar : En meses Cuenta: Cuenta del PUC en la cual se encuentran los activos fijos. Cuenta Depreciación: Cuenta en la cual se registra el saldo del valor depreciado. Cuenta Gasto: Cuenta en la cual se registra el gasto mes de la depreciación. Al dar enter sobre cualquier cuenta, el sistema le despliega las cuentas de su contabilidad. El botón Revisar Cuentas, permite realizar una auditoría de las cuentas por cada tipo de activo. 116

117 TABLA CENTROS DE COSTO. El sistema muestra el siguiente formulario. En caso de que se manejen centros de costo para los activos fijos, se deben registrar los códigos de los centros de costo. 117

118 TABLA PROVEEDORES. El sistema muestra el siguiente formulario. Esta opción permite registrar en el maestro de clientes o terceros, la información de los proveedores de los activos fijos. NOTA: Contiene la información del maestro de clientes de contabilidad. 118

119 TABLA RESPONSABLES. El sistema muestra el siguiente formulario. En esta opción se debe registrar las cedulas de las personas responsables de los activos fijos en la empresa. La información básica es: Cedula. Nombre. Dirección. Ciudad. Teléfonos. 119

120 48.3. CAPTURA Y ACTUALIZACION DE ACTIVOS FIJOS. El sistema muestra el siguiente formulario. El sistema coloca el consecutivo del numero de registro (Numero de activo a grabar). Campos. Número de placa Descripción del activo. Seleccione el centro de costos. Seleccione el tipo de activo (Ej. muebles y enseres, equipo de computo etc) Seleccione el Responsable Seleccione o digite la cedula del proveedor (Si no lo conoce digite Cero) Seleccione la fecha de adquisición Digite el costo del activo. Digite la ubicación del activo (Descripción) Activar el botón (Depreciable) Presione el botón Grabar. 120

121 El botón Impresora Muestra un listado de los activos fijos registrados El botón Exportar, Permite llevar a Excel la información de los activos fijos. 121

122 48.4. PROCESO DE CAUSACION DE LA DEPRECIACION. El sistema permite generar la depreciación periódica mensual de los activos fijos, calculando de acuerdo al tiempo (En meses). Para realizar este proceso ingrese en el modulo de activos fijos a la opción Realizar proceso de causación, el sistema muestra el siguiente formulario. Digite desde el Año mes Inicial en formato AAAAMM (Ejemplo marzo del 2009), hasta el Año mes final en formato AAAAMM (Ejemplo abril del En tipo de activo digite 99 (todos los tipos de activos) Presione el botón OK (El sistema procesa la información) 122

123 El botón Impresora Muestra el siguiente informe. 123

124 48.5. RESUMEN DE ACTIVOS FIJOS. El sistema muestra el siguiente formulario. Para generar el informe, seleccione el periodo y presione el botón OK. El sistema mostrara por tipo de activo el resumen de la depreciación del mes y la depreciación acumulada de los activos fijos. 124

125 48.6. CONTABILIDACION DE DEPRECIACION. El sistema muestra el siguiente formulario. El sistema permite, contabilizar el valor de la depreciación del mes para cada tipo de activo contra la cuenta gasto de depreciación. Para realizar este procedo, Digite el nit al empresa en el campo cedula o nit y presione ENTER. Seleccione la fuente en la cual se realizara el comprobante de depreciación. Seleccione el periodo (AAAAMM) que se va a procesar. Presione el botón Procesar. El sistema Procesa, Genera y carga un comprobante de contabilidad en la fuente seleccionada y con el nit seleccionado, que contiene un debito al gasto depreciación y un crédito a la cuenta de depreciación acumulada. 125

126 Ejemplo del comprobante cargado. 126

127 49. COMENTARIO EN DOCUMENTOS. En el aplicativo wsiga de Facturación y Cartera así como en el modulo contable, se ha implementado la posibilidad de capturar los comentarios en cada documento de acuerdo a lo solicitado en los requerimientos del área financiera. La metodología para el registro y aplicación de documentos es la siguiente. En el momento de la captura de los movimientos débitos y créditos el sistema mostrara la siguiente pantalla: Nuevo Comentario: En este nuevo campo el sistema permite colocar un comentario para cada movimiento debito y crédito dentro del documento y es almacenado en la base de datos operativa. 127

128 Al terminar la captura del documento el sistema solicita el comentario para el documento asi: Una vez presione el botón Grabar en el comentario el sistema mostrara el documento a imprimir en el siguiente formato. Como podemos observar se modifico la impresión del documento a fin de mostrar los comentarios. 128

129 50. IMPRIMIR DE NUEVO UN DOCUMENTO. La opción de imprimir documentos nuevamente CONTROL-I se ha modificado para permitir la impresión de documentos discriminados por cedula o nit y con los comentarios por registro asi:. 129

130 Se ha colocado un nuevo botón en el cual se permitirá la impresión de documentos detallando la cedula o nit de la siguiente forma: Como podemos ver el documento fuente 5 (recaudos por corporaciones), muestra la información de la cedula o nit del tercero, en el formato anterior el sistema solo muestra en el encabezado del documento la información del primer tercero. 130

131 51. CONFIGURAR IMPRESION DOBLE EN CONTABILIDAD. A fin de permitir la impresión de comprobantes dobles en una hoja carta, se implemento la posibilidad de configurar la impresión de recibos automatica. Para esto ingrese al maestro de Fuentes o tipos de comprobante en Tablas, fuentes. Active el boton Impresión Doble en la fuente que desee. Al ingresar Por cualquiera de los modulos Contabiaso o Capturacon en: -Procesos de captura -Comprobantes de ingreso y egreso. Al terminar el comprobante este no se mostrara en la pantalla pero lo genera directamente a la impresora (Por defecto), con dos copias por hoja. 131

132 52. CONSULTAR AYUDAS EN LINEA. En el aplicativo Wsiga, se implemento un nuevo sistema de Instructivos y ayudas que le permiten al usuario consultar y solucionar inquietudes con respecto a la utilización del sistema. En el sistema financiero encontraremos la opción el el menú. Y A continuación Ayuda en pantalla, el cual mostrara la siguiente pantalla. Presionar mas información. Dar doble clic sobre ayuda en pantalla y presione el botón Ver Ayuda. 132

133 El sistema mostrara una pagina web en la cual encontraremos las ayudas asi: En este menú encontrara ayudas para diferentes temas del aplicativo financiero y de contabilidad. Al dar clic sobre alguno de ellos el sistema descargara una información y mostrara la ayuda en pantalla. NOTA: Recuerde dar clic sobre los archivos con extensión htm. El sistema también dispone de la opción de ayuda en Word en el cual encontrara varios documentos con instructivos relacionados con la operación del sistema WSIGA. 133

134 53. CARGA DE INFORMACION DE MEDIOS MAGNETICOS PARA LA DIAN El departamento de sistemas desarrollo un nuevo modulo llamado DIAN.exe el cual permite realizar los procesos de carga y parametrizacion de información a fin de generar la información necesaria requerida por la DIAN sobre INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA ARTÍCULO 631 E.T. AÑO GRAVABLE De acuerdo a lo anterior la información se debe dividir en formatos y estos a su vez en Conceptos de formatos ej: 54. CONCEPTOS A INFORMAR DE ACUERDO CON LA TABLA 1 ADOPTADA EN LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS FORMATO VERSIÓN 6: FORMATO Salarios Prestaciones sociales y demás pagos laborales por emp. efectivamente pagados, CONCEPTO Pagos o abonos por HONORARIOS, CONCEPTO Pagos o abonos por COMISIONES, CONCEPTO Pagos o abonos por SERVICIOS, CONCEPTO Pagos o abonos por ARRENDAMIENTOS, CONCEPTO Pagos o abonos por INTERESES Y R.F., CONCEPTO Pagos o abonos por ACTIVOS MOVIBLES, CONCEPTO Pagos o abonos por ACTIVOS FIJOS, CONCEPTO Pagos o abonos por CARGOS DIF. o GASTOS P.A. CONC FORMATO VERSIÓN 6: 1.- RETENCIONES PRACTICADAS A TÍTULO DE RENTA: a.- Retención por SALARIOS Y DEMÁS, CONCEPTO b.- Retención por COMPRAS, CONCEPTO c.- Retención por COMISIONES, CONCEPTO d.- Retención por HONORARIOS, CONCEPTO e.- Retención por SERVICIOS, CONCEPTO f.- Retención por ARRENDAMIENTOS, CONCEPTO g.- Retención por INTERESES Y R.F., CONCEPTO h.- Retención por DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES, 134

135 CONCEPTO En el aplicativi Wsiga se implemento la posibilidad de grabar esta información, ademas de las cuentas del PUC que hacen parte de cada uno de los conceptos. 55. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN Y PARÁMETROS AL SISTEMA. Ingresar al sistema al programa DIAN.EXE. Este mostrara el siguiente menu. Selecciones Medios magneticos DIAN. 135

136 El sistema mostrara la siguiente pantalla. Presionar el Boton Tabla de Formatos. En esta opcion se debe grabar todos los formatos requeridos por la DIAN. Al presionar tabla de conceptos. 136

137 El sistema mostrara la siguiente pantalla Se deben grabar todos los conceptos para cada Formato. 137

138 Al presionar Cuentas el sistema mostrara la siguiente pantalla. Para cada concepto, se deben de grabar en el sistema las cuentas asignadas al concepto, ej del concepto 5001,se deben de grabar las cuentas correspondientes dentro del plan de cuentas a dicho concepto. 138

139 56. PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN. Una vez se encuentren creados los formatos, conceptos y cuentas para cada concepto, el sistema tiene la posibilidad de realizar el proceso de cargue de información en el menu principal al presionar el boton Cargar Informacion. El sistema mostrara la siguiente pantalla. L Presionar el boton OK para procesar la información y extratar del sistema los saldos por tercero, concepto y formato. Una vez procesada y validada la información, el departamento de sistemas desarrolla el programa interface para trasmitir via XML la información para la DIAN. 139

140 57. PREGUNTAS FRECUENTES WSIGA. En algunas ocasiones, nos encontramos con mensajes que nos impiden continuar utilizando el Software WSIGA en cualquiera de sus versiones. A continuación veremos las más frecuentes. CUANDO GENERAMOS UN INFORME NOS MUESTRA El ancho del informe es mayor al ancho del papel Este error sucede debido a que el aplicativo WSIGA Requiere que la impresora por defecto tenga configurado el papel CARTA como predeterminado. 140

141 SOLUCION. Para solucionar este problema, en WINDOWS, seleccione Impresoras y Faxes, seleccione la impresora que tenga como predeterminada, dar clic derecho y Preferencias de impresión. 141

142 Seleccione Opciones Avanzadas. Usualmente se encuentra el papel A4. Debe seleccionar el Papel CARTA y Darle aceptar. El problema queda solucionado. 142

143 58. LOS NUMEROS APARECEN DESCONFIGURADOS (USUALMENTE CON TRES CEROS ADICIONALES A LA DERECHA). Lo anterior sucede debido a que la configuración regional no se encuentra adaptada a las necesidades del aplicativo WSIGA. El sistema requiere que la configuración regional tenga predefinido el lenguaje Español Colombia y tanto en números como en moneda El símbolo decimal el Punto (.) y como separador de miles la Coma (,). Solución. En Windows ingrese al panel de control. Seleccione la configuración Regional. Configuración Regional. 143

144 Seleccione Español Colombia Presione el botón Personalizar. Dentro de la configuración de Números. 144

145 En Símbolo decimal Colocar un Punto (.) En Símbolo decimal En Separador de Miles Colocar la Coma (,). Realizar los mismos pasos para la configuración de Moneda. En Símbolo decimal Colocar un Punto (.) En Símbolo decimal En Separador de Miles Colocar la Coma (,). Al terminar presionar el botón Aceptar. El sistema quedara configurado para generar informes numéricos. Atentamente EFFICIENTSOFT. Atentamente Rafael Jaime Puerta Rendon EFFICIENTSOFT 145

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