La Analista de la Sección de Pagos del Departamento de Egresos deberá:

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1 Página: 1 de 8 PROCEDIMIENTO: Pago a Terceros OBJETIVO: Cumplir oportunamente con las obligaciones que se tienen con los derechohabientes, proveedores y prestadores de servicios en general, mediante el pago a terceros. ALCANCE: Aplica al personal del Departamento de Egresos responsable de emitir y entregar los cheques conforme a la normatividad vigente y el presupuesto autorizado. REFERENCIAS: - Reglamento Interior del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, Capítulo V, de las atribuciones de las coordinaciones y unidades, Artículo 18, fracción I y VII, Gaceta del Gobierno.50., 8 de septiembre de Manual General de Organización del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, Apartado VII. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, 203F51202 Departamento de Egresos, Gaceta del Gobierno, 7 de octubre de RESPONSABILIDADES: El Departamento de Egresos es el responsable de controlar la recepción de recursos financieros y gestionar el suministro de éstos para efectuar los pagos de las obligaciones y compromisos del Instituto así como la custodia de valores. La Analista de la Sección de Pagos del Departamento de Egresos deberá: - Recibir las Solicitudes de Elaboración de Cheque, autorizadas y registradas por pagos diversos con la documentación soporte del pago y la relación de las mismas. - Clasificar las solicitudes de elaboración de cheque por tipo de gasto. - Determinar si el pago solicitado por el beneficiario esta liberado. - Imprimir el cheque póliza y colocarle el sello de no negociable. - Entregar cheque al beneficiario. - Emitir el Reporte de Cheques Pagados, Reporte de Cheques por Tipo de Gasto y Reporte de Pagos a Deudores. - Extraer mensualmente los cheques cancelados y entregarlos al Departamento de Contabilidad.

2 Página: 2 de 8 El Analista de Sección de Caja deberá: - Verificar que el nombre del beneficiario así como el importe del cheque emitido correspondan a los de las solicitudes. - Colocar el sello con el faximil de firmas autorizadas en el cheque emitido. - Realizar la protección del cheque en el sistema de bancos. - Cotejar la información del Reporte de Cheques Pagados contra los cheques protegidos en el sistema de bancos. DEFINICIONES: Cheque: Listado de cheques: Póliza: Título de crédito que contiene un orden incondicional de pago, dada por una empresa a una institución de crédito para pagar a un beneficiario. Relación de beneficiarios a los que fueron entregados los cheques. Papeleta en el que el beneficiario firma de recibido al entregar el cheque. INSUMOS: - Solicitud de elaboración de cheque y soporte documental. RESULTADOS - Pago en Cheque. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS - Registro de Programación de Egresos por Gastos Generales. - Distribución de los Recursos Financieros. POLÍTICAS - El Analista de la Sección de Pagos entregará el cheque a los beneficiarios que presenten identificación personal. - Llevar el control y actualización del registro de firmas de servidores públicos y personas autorizadas para la entrega y/o el cobro de cheques, recepción de comprobantes de trasferencias electrónicas.

3 Página: 3 de 8 DESARROLLO: 1 Departamento de Egresos / Recibe del Departamento de Contabilidad las Solicitudes de Elaboración de Cheque por pagos diversos autorizadas y registradas (pago a proveedores, ayudas económicas, reintegros, devoluciones, créditos, etc.) con la documentación soporte del pago y la relación de las mismas por número de folio y programación de pago en original y copia, coteja los folios de la relación con las solicitudes recibidas, firma acuse de recibo en la copia de la relación y la devuelve, archiva la relación original y retiene las solicitudes. 2 Departamento de Contabilidad Recibe copia de la relación de las Solicitudes de Elaboración de Cheque con sello y firma de acuse y se retira. Sale de flujo. 3 Departamento de Egresos / Clasifica las solicitudes de elaboración de cheque por tipo de gasto o pago a realizar, las integra al folder correspondiente en orden alfabético por nombre del beneficiario, las retiene y espera a que se presenten a cobrar. 4 Beneficiario En la fecha establecida para su pago acude a la Caja General del Departamento de Egresos y solicita información sobre su pago. 5 Departamento de Egresos / Atiende al beneficiario, se entera del concepto de su pago y le solicita su identificación personal. 6 Beneficiario Se entera de la petición, extrae su identificación personal y la entrega. 7 Departamento de Egresos / 8 Departamento de Egresos / Recibe la identificación personal del beneficiario, accesa al sistema TELNET, captura el nombre del beneficiario, verifica el estatus de la solicitud del pago requerido y determina: Está liberado el pago solicitado por el beneficiario? esta liberado el pago. Informa al beneficiario la fecha probable del pago y le devuelve su identificación personal. 9 Beneficiario Se entera de la fecha probable del pago, recibe su identificación personal, se retira y espera la fecha indicada. Se conecta a la operación no. 4.

4 Página: 4 de 8 10 Departamento de Egresos / Si esta liberado el pago Informa al Beneficiario del pago que espere un momento para la entrega de su cheque, extrae del folder la solicitud de elaboración de cheque del beneficiario, ingresa al sistema TELNET el número de folio de la solicitud y coteja el nombre del beneficiario, captura la clave del concepto de pago e imprime el cheque póliza, coloca en el cheque el sello de no negociable, lo anexa a la solicitud de elaboración de cheque y lo entrega al Analista de la Caja General para el proceso de firmas y protección del cheque. 11 Beneficiario Se entera de la información y espera la entrega de su pago. Se conecta a la operación no Departamento de Egresos / Sección de Caja General / Analista 13 Departamento de Egresos / Sección de Caja General / Analista 14 Departamento de Egresos / 15 Departamento de Egresos / Sección de Caja General / Analista Recibe el cheque póliza junto con la solicitud de elaboración de cheque, verifica que el nombre del beneficiario, así como el importe del cheque emitido correspondan a los de la solicitud y determina: Los datos del cheque emitido son correctos? son correctos los datos Señala en el cheque póliza los errores detectados y lo devuelve al Analista junto con la solicitud de elaboración de cheque para su trámite correspondiente. Recibe cheque póliza junto con la solicitud de elaboración de cheque, se entera de los errores detectados en el cheque, le coloca el sello de cancelado y lo retiene, accesa al sistema TELNET, realiza la corrección de los datos del cheque en el sistema, emite el nuevo Cheque Póliza, coloca el sello de no negociable al cheque y lo entrega al Analista de la Sección de Caja junto con la solicitud de elaboración de cheque para el trámite correspondiente. Se conecta a la operación.12. Si son correctos los datos Coloca el sello con el faximil de firmas autorizadas (Director General y Coordinador de Finanzas) en el cheque emitido, realiza la protección del cheque en el sistema de bancos a través de la captura del número de cuenta, número de cheque e importe y devuelve el cheque póliza debidamente firmado y protegido junto con la solicitud de elaboración de cheque al Analista de la Sección de Pagos.

5 Página: 5 de 8 16 Departamento de Egresos / Recibe el cheque Póliza debidamente autorizado y protegido para su cobro junto con la solicitud de elaboración de cheque y solicita la presencia del beneficiario del cheque en la ventanilla. 17 Beneficiario Se entera de la información y acude a la Sección de pagos del Departamento de Egresos. 18 Departamento de Egresos / Atiende al beneficiario, le entrega el cheque póliza junto con la solicitud de elaboración de cheque y le indica que firme de recibido anotando su nombre completo, fecha y folio de su identificación personal (IFE) en la póliza. 19 Beneficiario Recibe el cheque póliza junto con la solicitud de elaboración de cheque, se entera de las indicaciones, anota en la póliza su nombre, fecha de recibido y folio de su identificación personal (IFE), firma de recibido y devuelve los documentos al Analista. 20 Departamento de Egresos / 21 Departamento de Egresos / 22 Departamento de Egresos / Recibe el cheque póliza debidamente firmado por el beneficiario junto con la solicitud de elaboración de cheque, coteja la firma de recibido con su identificación personal, revisa el concepto del pago y determina: El pago corresponde a una devolución? Si corresponde a una devolución Extrae los comprobantes de pago originales del beneficiario anexos en la solicitud de elaboración de cheque y se los entrega. Se conecta a la operación no. 23. corresponde a una devolución Desprende el cheque de la póliza y se lo entrega al beneficiario junto con su identificación personal, retiene la solicitud de elaboración de cheque y espera. Se conecta a la operación no Beneficiario Recibe su cheque del pago junto con su identificación personal y en su caso, sus comprobantes de pago originales y se retira.

6 Página: 6 de 8 24 Departamento de Egresos / 25 Departamento de Egresos / Sección de Caja General / Analista Al finalizar el día accesa al sistema TELNET y emite el reporte de Cheques Pagados, coteja los datos contra las pólizas, valida la información y retiene. Emite el reporte de cheques por tipo de gasto y el reporte de pagos a deudores, archiva el reporte de pagos a deudores. Genera copia del reporte de cheques pagados y la entrega al Analista de la Caja General para cotejo de los cheques protegidos, archiva el reporte original. Genera cinco copias del reporte de cheques por tipo de gasto y distribuye de la siguiente manera: Original junto con las solicitud de elaboración de cheque al Departamento de Contabilidad, Primera copia al Departamento de Control Presupuestal, Segunda copia a la Sección de Bancos del Departamento de Egresos, Tercera copia al Jefe del Departamento de Control de Pagos. Cuarta copia al Responsable de la Ventanilla del Departamento de Control de Pagos, Obtiene acuse de recibo en la cuarta copia del reporte y lo archiva en el expediente por fecha de emisión en orden consecutivo. Recibe copia del reporte de cheques pagados, coteja la información contra los cheques protegidos en el sistema de bancos y archiva el reporte. 26 Departamento de Contabilidad Recibe el reporte de cheques por tipo de gasto en original junto con las solicitudes de elaboración de cheque, revisa la documentación y se conecta al procedimiento de Registro de Programación de Egresos por Gastos Generales. 27 Departamento de Control Presupuestal Recibe copia del reporte de cheques por tipo de gastos revisa la información y se conecta a su trámite interno.

7 Página: 7 de 8 28 Departamento de Egresos / Sección de Bancos 29 Departamento de Control de Pagos / Jefe del departamento 30 Departamento de Control de Pagos/ Responsable de la Ventanilla 31 Departamento de Egresos / Recibe segunda copia del reporte de cheques por tipo de gasto, revisa la información y se conecta al procedimiento de DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS. Recibe tercera copia del reporte de cheques por tipo de gasto, revisa la información y lo archiva para consulta. Recibe cuarta copia del Reporte de cheques por tipo de gasto, revisa la información y lo archiva para consulta. Mensualmente extrae los cheques cancelados, captura los datos de los cheques, emite la relación de cheques cancelados en original y copia, anexa los cheques a la relación original y los entrega al Departamento de Contabilidad, obtiene acuse de recibo en la copia de la relación y la archiva. 32 Departamento de Contabilidad Recibe la relación de los cheques cancelados junto con los cheques, revisa los datos, los integra a la póliza y los archiva.

8 Página: 8 de 8 MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta de la Subdirección de Tesorería.. de Cheques pagados diariamente. de Cheques programados diariamente X100= Porcentaje de cheques emitidos diariamente REGISTRO DE EVIDENCIAS: - Archiva el Reporte de Cheques Emitidos de manera cronológica en carpetas para consulta. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: - aplica.

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