CONCILIACION BANCARIA

Transcripción

1 CONCILIACION BANCARIA Introducción Un aspecto importante en la contabilidad de toda empresa, es la relación que mantiene con las distintas instituciones bancarias en las cuales se apoya para la movilización eficiente del circulante. Dicho manejo es altamente delicado, por tal motivo, toda empresa debe dedicar parte de su labor administrativa a la supervisión y control de los saldos que indican los estados de cuenta de los bancos, generados por los movimientos contables realizados por la empresa, la cual, al igual que el banco, lleva un registro diario de los cheques emitidos, los depósitos y los intereses generados por el manejo de las distintas cuentas; de tal manera, que al cabo de cierto periodo, cuando el banco envía el estado de cuenta a la empresa, éste pueda ser comparado a detalle con lo registrado por el auxiliar contable de dicha empresa, de tal manera que en caso de haber alguna diferencia entre lo registrado por cada una de las fuentes, existan elementos suficientes para realizar las aclaraciones pertinentes. Ventajas claves Mantener el control de los movimientos bancarios. Registrar las diferencias dentro de los periodos reales. Mantener los saldos de las cuentas bancarias actualizadas. Detectar errores a tiempo. Cómo se lleva a cabo una conciliación bancaria? Cada mes la compañía recibirá un estado de cuenta enviado por el banco. El mismo muestra los saldos de efectivo, inicial y final, los depósitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la compañía, los cheques pagados, las deducciones correspondientes a honorarios por servicios y otros cargos, así como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudieron ser cobrados por el banco. Por lo general, el saldo de efectivo que aparece en el estado del banco no concuerda con el saldo de la cuenta de Bancos en los registros contables. Son tres las razones principales por lo que ello ocurre: Depósito en tránsito: los depósitos que fueron hechos por la empresa demasiado tarde para incluirlos en el resumen bancario, se conocen como depósitos en tránsito. Estos son incluidos en la cuenta de la compañía, pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco. Cheques pendientes: durante el mes se extienden cheques a acreedores, a empleados por sueldos y salarios, y a departamentos gubernamentales por conceptos de pago de impuestos, entre otros. No todos los cheques extendidos son

2 presentados al banco durante el periodo que cubre el extracto bancario. Los cheques que no se han presentados para su cobro, se conocen como cheques pendientes. El saldo de la compañía incluirá a estos como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán rebajados del resumen de cuenta correspondiente al mes en curso. Errores del Banco: en alguna ocasión el banco cometió un error. El más frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía. Son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco: a. Cargos por servicios bancarios. b. Cheques sin fondos. c. Cobro de documentos. d. Pago de documentos. e. Errores en los libros. La conciliación bancaria no es un estado financiero formal sino un estado que sirve para el control de efectivo, que se presenta en forma mensual y se guarda en los archivos permanentes de la compañía. Análisis Si profundizamos sobre el tema a tratar, podemos afirmar que una conciliación de una cuenta corriente bancaria debería partir del saldo demostrado por el resumen de cuenta y arribar al contabilizado. Pero es conveniente aclarar que en materia formal de conciliaciones existen otras alternativas posibles, como por ejemplo: Partir del saldo de los registros del ente para llegar al saldo del extracto bancario. Partir de ambos saldos para tratar de llegar a saldos iguales. Practicar la denominada la conciliación cuadrada. A efectos de cumplir con el objetivo del procedimiento del que se trata, deberán computarse las denominadas partidas conciliatorias que pueden corresponder a aquellas pendientes en la conciliación anterior y que no se cancelaron, los débitos o acreditaciones bancarias no contabilizados por la sociedad, así como también los débitos y los créditos registrados por el ente y aun no considerados por el banco. Dichas partidas deberán analizarse, pues surgirán, según lo detallado precedentemente, partidas permanentes y temporarias, siendo estas últimas las únicas que podrían quedar pendientes ya que las partidas permanentes podrían ser ajustadas por el ente. Para este proceso deben sumarse y restarse determinadas partidas, por ejemplo: 1) Se suman: a) débitos bancarios no contabilizados b) determinados errores que la empresa registró en su contabilidad, como así

3 también los errores que puedan surgir del Banco c) los depósitos contabilizados y aun no acreditados por el Banco 2) Se restan: a) notas de débito contabilizadas pero que el Banco no las haya computado b) notas de crédito computadas por el Banco pero no registradas contablemente por la empresa c) errores del titular de la cuenta o bien del Banco, que respectivamente, disminuyan el saldo contable o el saldo del extracto bancario. d) Cheques emitidos y contabilizados pero no debatidos aun por el Banco. La comparación debe hacerse partida por partida (deposito contra deposito, cheque contra cheque, etc.). Uno de los puntos fundamentales en la materia, es mantener las conciliaciones bancarias al día para asegurarnos de la calidad de la información básica para el manejo de las disponibilidades financieras y además debe concluirse antes del vencimiento del plazo para efectuar reclamos a los bancos.

4 CHEQUE DE PAGO DIFERIDO En el año 1995 se publicó la ley que derogó el régimen del cheque que rigió desde 1963 instaurando un nuevo tipo de cheques en la legislación Argentina que se denominó Cheque de Pago Diferido. En 1997 la Ley de cheques Nº sufrió las modificaciones de la Ley Nº (de Facturas de Crédito). Esta entre otras cosas dispuso: Al cheque diferido como reemplazante de la factura de crédito en operaciones a plazo. Reemplazo gran parte de su articulado convirtiéndolo en una orden de pago de factible circulación. El cheque de pago diferido es una orden de pago librada a fecha determinada, posterior a la de su libramiento, contra una entidad autorizada en la cual el librador a la fecha del vencimiento debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Requisitos que debe contener: 1. Denominación Cheque de pago diferido, 2. El número de orden impreso en el cuerpo, 3. Lugar y fecha de creación, 4. La fecha de pago no puede exceder de 360 días, 5. Nombre del girado y el domicilio de pago, 6. El nombre del beneficiario o al portador, 7. La suma determinada de dinero expresada en números y en letras, 8. El nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral o de identidad, 9. La firma del librador. Carácter optativo de la registración Las reformas introducidas por la ley hacen optativo el régimen de registración de los cheques de pago diferido, delegando en el tenedor del cheque, la decisión de registrarlo o no. El cheque de pago diferido posee la característica de que registrado o no, es oponible y eficaz en caso de concurso, quiebra, incapacidad sobreviniente y de muerte del librador. En cambio el cheque común es inoponible en tales supuestos, simplemente porque la fórmula que contenga un texto con una fecha posterior a la que corresponda al día de presentación al banco girado, no será un cheque, sino un simple papel sin validez alguna. Fechas del cheque de pago diferido

5 La fecha futura del pago se consignará directamente en el cheque ya que se trata de una orden de pago librada a fecha fija o determinada, posterior a la de su libramiento. El Banco Central de la República Argentina (BCRA) como autoridad reglamentaria de la ley, ha confeccionado el modelo del formulario de cheque de pago diferido que contiene por un lado la fecha de libramiento y por otro la fecha a partir de la cual el título podrá ser presentado para el pago al girado. Esto da seguridad a los tenedores del título debido a que conocen la fecha a partir de la cual puede ser presentado al cobro al girado. El plazo de diferimiento comienza a correr a partir de la fecha de emisión del cheque y no puede exceder los 360 (trescientos sesenta) días. Esto significa que la fecha de pago no podrá exceder el período mencionado. La ley antes de ser modificada por la ley , establecía un plazo, no menor a 30 (treinta) días ni mayor a 360 (trescientos sesenta) días, en el que sería pagado el cheque con posterioridad a su presentación a registro a una entidad autorizada. La reforma introducida por la ley elimina el plazo mínimo, estableciendo que el cheque de pago diferido podrá ser emitido a uno, dos, diez o más días de la fecha de creación, hasta los 360 días que será su plazo máximo. Cuentas contra las que se gira Los cheques de pago diferido se libran contra las cuentas de cheques comunes. El Banco Central de la República Argentina resolvió que únicamente los bancos comerciales pueden operar con los cheques de pago diferido, debido a que son las únicas entidades que utilizan cuentas corrientes para cheques comunes. Registración del cheque de pago diferido. Finalidad del registro La registración del cheque de pago diferido por la entidad girada produce el reconocimiento de su regularidad formal. Esto significa que, cuando se presente al pago, no será posible rechazarlo por defectos formales o por la falta de algún elemento esencial, o por denuncia de robo o extravío del formulario donde se emitió el cheque. En cambio, si no se registra el cheque, el tenedor deberá esperar al momento de su presentación a la entidad girada, para tomar conocimiento de que no existen defectos formales, denuncia de pérdida, que pueden ser causas de rechazo, además de la falta de fondos. La ventaja de la registración es que aporta más seguridad al tenedor, debido a que no se le podrá rechazar el pago de un cheque registrado alegando la existencia de defectos formales, porque estos deben quedar subsanados en la etapa de registración.

6 Responsabilidad de la entidad girada Si el tenedor registra el cheque, esta registración no genera responsabilidad alguna para la entidad girada, si el cheque no es pagado a su vencimiento por falta de fondos o de autorización para girar en descubierto. La registración es optativa del tenedor y librador El tenedor tendrá la opción de presentar el cheque de pago diferido para su registro. Se debe tener presente que no sólo el tenedor puede hacerlo sino también el librador del cheque. Requisitos formales del cheque La actual legislación establece que el plazo de diferimiento debería no ser mayor a 360 días a partir de su libramiento, ya que si el cheque se emitiera a un plazo mayor de 360 días adolecería de un defecto formal que deberá solucionarse si se solicita su registro mediante el procedimiento de retención preventiva. Respecto a qué deben considerarse defectos formales o motivos formales, deben considerarse tales las borraduras, tachaduras y enmiendas no salvadas, la falta de conformidad del retiro de chequera no realizada personalmente por el titular, la expresión del título en idioma extranjero, la expresión de una especie de moneda que no corresponde a la cuenta contra la cual se gira, la expresión de un plazo en lugar de la indicación de un día fijo para la presentación al pago, etcétera. No es defecto formal, en cambio, la falta de algún elemento esencial del cheque de pago diferido, porque en tal supuesto el título no es un cheque. La norma legal dispone que en el caso de existir defectos formales, el BCRA podrá establecer un sistema de retención preventiva para que la entidad girada solucione los mismos. En tal caso la entidad girada lo comunicará de inmediato al librador para que éste los salve, reteniendo a tal fin el cheque de pago diferido por un plazo que no podrá exceder de dos días hábiles bancarios contados desde la fecha de notificación, no debiendo demorarse el registro del cheque, en ningún caso, por más de siete días hábiles bancarios. El endoso del cheque de pago diferido Este tipo de cheque es transmisible por endoso al igual que el cheque común, pero la diferencia entre ambas regulaciones es que en este caso se permite el endoso denominado en blanco, es decir con la sola firma del endosante, sin otro agregado ni especificaciones. Procedimiento de su registro y efectos de su rechazo Como ya dijimos el tenedor puede decidir a optar por la registración. A saber, que el rechazo a la registración produce los efectos del protesto, quedando así expedita la vía judicial, sin tener que esperar el vencimiento del plazo de

7 diferimiento. Ello, además de las sanciones administrativas de inhabilitación del cuentacorrentista y la multa, que derivan del rechazo a la registración, similares al rechazo por falta de fondos. Lógicamente que si el tenedor no opta por la registración del cheque de pago diferido, esta norma resulta inaplicable. Presentación al girado La presentación para registro al girado no requiere que el poseedor del título tenga en dicha entidad una cuenta corriente. Puede que se trate de un cliente del servicio de cheques comunes o de otro sector operativo de la entidad o bien que se trate de alguien que no tiene ninguna vinculación anterior con la entidad girada. Registro La entidad girada recibe el cheque, lo examina formalmente verificando que se trata de un formulario provisto por ella, que el título reúne todos los elementos esenciales y de no tener observaciones, lo registra. El girado registra el título y con ese acto sólo asume el compromiso de pagarlo si al momento de su vencimiento existen fondos disponibles o autorización para girar en descubierto en la cuenta del librador. La registración no implica por parte de la entidad girada asumir ninguna obligación directa de pago, ni conformar, ni certificar el cheque. La norma dice que el girado debe registrar y devolver el título al depositario. Si existiera algún impedimento que no fuera meramente formal ni subsanable con el régimen de retención preventiva o siéndolo el librador no lo solucionara, la entidad girada rechazará la registración. Si el cheque hubiera sido depositado por otra entidad la girada le debe comunicar el rechazo y devolverle el título. Las causales de rechazo más comunes son: los defectos formales, y el cierre de la cuenta. Otras causales de rechazo pueden ser: El aviso de no pagar por haber mediado pérdida o sustracción del cheque o de la fórmula en que ha sido librado; y La utilización de una fórmula no provista por la entidad girada. Efectos del rechazo a la registración a) Tiene los efectos de un protesto, y habilita la vía ejecutiva contra el librador, endosantes y avalistas. De manera que el rechazo de la registración produce la caducidad del plazo de diferimiento y torna inmediatamente exigible su pago. b) Impone al presentante la carga del aviso a los obligados. Se debe dar aviso del rechazo al librador, endosantes y avalistas. c) Se debe informar al BCRA. d) Hace procedente la multa a cargo del librador. Aval del cheque de pago diferido El pago de un cheque, puede ser garantizado total o parcialmente por un aval, garantía que puede otorgar no sólo el girado sino también un tercero o cualquier

8 firmante del cheque. El aval puede constar en el mismo cheque o en un documento separado; que se expresa por medio de las palabras por aval u otra expresión y debe contener nombre, domicilio, identificación tributaria o laboral, y por cual de los obligados se otorga; en caso de no detallarlo se considerará otorgado por el librador. Además, el avalista queda obligado en los mismos términos que aquel por quien ha otorgado el aval y su obligación es válida aun cuando la obligación garantizada sea nula por cualquier causa que no sea un vicio de forma. Emisión de certificados en casos de aval En el caso de cheques de pago diferido registrados y cuando el aval sea otorgado por el banco girado o depositario, corresponderá la retención del cheque y la emisión por esas entidades del certificado nominativo transferible. En todos los demás casos, es decir en los cheques no registrados, cualquiera sea el avalista, o en cheques registrados cuando el avalista sea otra entidad distinta a la girada o a la depositaria, el aval se otorgará sobre el mismo cheque de pago diferido y no se debe emitir ese certificado. Además, en el caso de la entidad depositaria, y tratándose de un cheque de pago diferido registrado, ésta podrá emitir dicho certificado, pero no es obligatorio, sino facultativo de la entidad avalista. El aval es un instituto cambiario que le confiere mayor confiabilidad al cheque de pago diferido. Endoso y Cesión El cheque de pago diferido como ya dijimos es libremente transferible por endoso con la sola firma del endosante. También le es aplicable el instituto de la cesión tanto del título como del crédito emergente de su registración. El cruzamiento Se usa como medio de seguridad respecto del pago del cheque, tendente a evitar que pueda ser pagado a una persona desconocida por el girado. El librador (o portador) puede cruzarlo con dos barras paralelas en el anverso del cheque de esta forma evitar el pago del cheque en ventanilla. La imputación Se puede imputar un cheque de pago diferido y puede resultar de mucha utilidad cuando se utilice el cheque de pago diferido para hacer pagos a distancia. Por lo que el librador (así como el portador) de un cheque pueden enunciar el destino de pago insertando al dorso (o en el añadido) y bajo su firma, la indicación concreta y precisa de la imputación. La cláusula para acreditar en cuenta

9 También es un medio de seguridad en el pago de cheques, que tiende a evitar el pago en dinero, insertando en el anverso la mención para acreditar en cuenta, en este caso el banco pagador sólo puede liquidar el cheque mediante un asiento en libros. La liquidación así efectuada equivale al pago.

10 La cláusula no negociable Es un medio por el cual se le quita la autonomía cartular al cheque común. Provisión de Chequeras Los bancos están obligados a proveer de una chequera de pago diferido a solicitud de un cuentacorrentista. Cierre de la cuenta corriente La cuenta corriente es única para los cheques comunes como para los diferidos. Si la cuenta se cierra el girado no podrá registrar nuevos cheques, pero el banco girado deberá recibir los depósitos que se efectúen para atender los cheques que se hubieran registrado con anterioridad. Los causales pueden ser: a. Por decisión del banco o el cliente previo aviso con 10 días de anticipación; b. Por ser declarado el cuentacorrentista inhabilitado; c. Por causas legales o por disposición de autoridad competente; d. Cuando se hayan producido 8 rechazos por motivos formales en el término de 1 año contados desde el 1º de ellos; e. Por haberse presentado 2 denuncias por el titular de la cuenta con motivo de extravío, sustracción o adulteración de cheques (comunes o diferidos) así como de certificados nominativos transferibles de cheques de pago diferido en el término de 1 año. Ejecución de un cheque de pago diferido Todas las personas que firman un cheque quedan solidariamente obligados hacia el portador. El portador tiene derecho de accionar contra todas esas personas, individual o colectivamente, sin estar sujeto a observar el orden en que se obligaron. El mismo derecho pertenece a quien haya pagado el cheque. La acción intentada contra uno de los obligados no impide acciones contra los otros. El tenedor puede reclamar: a) El importe no pagado del cheque; b) Los intereses de tipo bancario en el lugar del pago a partir del día de la presentación al cobro; c) Los gastos originados por los avisos que hubiera tenido que dar y cualquier otro gasto originado por el cobro del cheque. Prescripción de las acciones judiciales Las acciones judiciales del portador contra librador, endosantes y avalistas, prescriben: Cheque común: al año de la expiración del plazo para la presentación.

11 Cheque de pago diferido: al año desde la fecha del rechazo por el girado. Rechazo del cheque por falta de fondos. Si el banco niega el pago por falta de fondos, debe hacer constar en el mismo cheque de pago diferido los motivos en que se funda. La constancia de rechazo consignada por el girado producirá los efectos del protesto, de esta manera, el tenedor podrá iniciar acción ejecutiva contra el librador, endosante y avalista. En el caso de rechazo del cheque por falta de fondos o autorización para girar en descubierto o por defectos formales, deberá ser comunicado por el girado al Banco Central de la República Argentina, al tenedor, y al librador. Si no lo informa al BCRA, el girado será responsable solidariamente por el importe del cheque, hasta un máximo de $ El librador de un cheque rechazado por falta de fondos o autorización para girar en descubierto, será sancionado con una multa del 4% del valor del cheque. En caso de no ser satisfecha en el plazo de 30 días del rechazo, ocasionará el cierre de la cuenta corriente e inhabilitación. Se reducirá al 50% la multa si el librador cancela el cheque dentro de los 30 días del rechazo. El importe de la multa se deberá depositar en el BCRA dentro del mes siguiente al mes en que se produjo el rechazo.

12 Régimen de multas Destinatario caracteres Monto mínimo Monto máximo causa Banco girado El girado es Omisión de la responsable comunicación del solidariamente con rechazo del el librador por el cheque por falta de monto del cheque fondos o defectos hasta el máximo. formales al BCRA, al librador y al tenedor Librador Es responsable Por cheques por el 4% del librados sin cheque. El girado provisión, ni debe debitarlo de autorización para la cuenta girar en corriente. descubierto. Librador Es responsable Por cheques por el 2% del valor rechazados por del cheque motivos formales. rechazado por Se reduce al 50% motivos formales. su se abona al tenedor dentro de los 7 días siguientes. Librador Cierre de la cuenta - - Si no paga la e inhabilitación. multa por librar el cheque sin provisión de fondos o autorización para girar en descubierto. Librador Reducción de la multa al 50%. Entidades financieras Entidades financieras - - Si cancela el cheque motivo de la sanción dentro de los 30 días del rechazo. Multa diaria Cuando no cierran las cuentas en los caos previstos en la ley. Solidariamente responsable del pago de los cheques librados sin provisión de fondos con el librador Cuando no cierran las cuentas en los caos previstos en la ley. Plazo para depositar las multas 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo 1 mes a partir del mes siguiente al rechazo

13 Operatoria con Cheques diferidos Sus emisores y receptores prefieren no contabilizarlos hasta su vencimiento, momento en que registran su entrega como la de cualquier otro cheque. Mientras tanto, mantienen algún registro extracontable que les permita mantener el control sobre los valores entregados o recibidos. Si los cheques diferidos se contabilizasen, debería utilizarse una cuenta de pasivo similar a la que registra los pagarés entregados a proveedores. Por lo tanto, el asiento correspondiente a la entrega de uno de estos valores podría ser del siguiente tipo: Proveedores (P/CPP) 1000 Int. Adel. de cheques 200 diferidos (RP/CPP) Cheques diferidos (P/CPP) 1200 Llegado el momento de vencimiento del cheque, la última cuenta se cancelaría con crédito a la representativa de la cuenta corriente bancaria, de un modo como éste: Cheques (P/CPP) diferidos 1200 Banco Galicia (A/CyB) 1200 Registración de cuentas documentadas En el caso de las cuentas documentadas (incluyendo cheques diferidos), los registros deberían brindar información por vencimiento y sobre los descuentos de valores que sea útil para preparar presupuestos de cobranzas. Empleando el procesamiento electrónico de datos y un programa administrador de bases de datos, podrían diseñarse una única base de datos electrónica co dicha información. En esta debería completarse un registro por cada documento que incluya, como mínimo, estos campos: 1. Cuenta Principal 2. Cliente o deudor 3. Recibo (por el que se ingresó el documento) 4. Número (del documento) 5. Importe 6. Fecha de recepción 7. Vencimiento

14 8. Cuenta regularizadora (para registrar el descuento o simple endoso del documento) 9. Fecha de endoso 10. Receptor 11. Pago 12. Orden (número de autorización de pago o salida) 13. Observaciones.

15 CONCLUSIÓN Hoy en día, si echamos una mirada retrospectiva a las empresas argentinas, y vemos su desarrollo por el paso del tiempo, nos encontramos lamentablemente con un panorama no muy alentador. Ya que, en muchos casos el fin deseado distó mucho del alcanzado. Es fácil darse cuenta que un mal manejo en las empresas y el no querer aprender de la experiencia histórica nos llevó a un final inminente o a una privatización no deseada. Está claro que si queremos que nuestras empresas tengan éxito y supervivencia, lo único no es tener una buena dirección que los garantice; ya que un fracaso no sólo lo determina el clima económico, la competencia, la inconstancia de los clientes o la mala suerte sino que una de las principales causas de desastre es el hecho de no llevar registros de contabilidad, controles adecuados, precisos, actualizados y hasta de no usarlos para dirigir la empresa. Muchas veces somos reacios a pensar que depender de un sistema de contabilidad eficaz desde el primer día, es decisivo para el desarrollo del negocio durante años, eso sólo si tenemos la suerte de que permanezca abierto durante tanto tiempo. Por esto a lo largo del desarrollo del trabajo nos dimos cuenta que es indispensable tener una eficacia en el control interno, por lo que es merecer pensar que la teneduría de libros y la contabilidad son la lengua universal de los negocios. Sin embargo, aunque la actualidad no ayude, no debemos bajar los brazos, ni perder las esperanzas y seguir confiando en nuestras empresas.

16 BIBLIOGRAFÍA Contabilidad Presente y Futuro. Chaves. Ediciones Macchi Contabilidad Básica. Enrique F Newton. Ediciones Macchi El Cheque. Régimen Legal del Cheque. Carlos Gilberto Villegas Cuenta Corriente Mercantil. Cheque de pago diferido. Ley de cheques Nº Banco Credicoop. Internet: