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1 Página 1 de Introducción Se elaboró el Procedimiento efectuar el trámite para pagos varios por cheque con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso. Este procedimiento identifica la actividad general del procedimiento y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que debe realizarse para efectuar el procedimiento para efectuar el trámite para pagos varios por cheque, identificando al responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado es útil para las actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento para efectuar el trámite para pagos varios por cheque y agilizar la elaboración de los mismos. Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este Procedimiento. 3. Alcance Este documento es aplicable a Nivel Central en Tegucigalpa para efectuar los diferentes tipos de pagos 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social CUENTAS POR PAGAR: Surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios) servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o Contratación de inversiones en proceso, pueden ser de corto, mediano y largo plazo FACTURA: Es un documento mercantil que refleja que hace constar la adquisición y Entrega de un bien o servicio, en el cual se especifica la fecha de la operación, el Nombre de las partes que intervienen en el negocio, la descripción del producto o Servicio objeto del negocio, la forma de pago entre otros conceptos : :

2 Página 2 de 14 CHEQUE : Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorización para retirar una, determinada cantidad de dinero de una cuenta la cual se expresa en el documento prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria 5. Referencias Documentos Externos Facturas Garantías Bancarias Documentos Internos Ley del Seguro Social y Su Reglamento Documentos soporte de un pago Solicitud de pedido Autorización solicitud de pedido Disponibilidad presupuestaria Reserva presupuestaria Invitación a cotizar Acta de recomendación de adjudicación Acta de recepción Orden de compra hoja de ingreso de almacén Listado de Cuentas por pagar Documento presupuestario Memo remisión de cuentas por pagar Contratos Reporte de facturas a pagar y disponibilidad de efectivo Programación de pago de facturas Propuesta de pago Cheques 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento la Gerencia Financiera y Tesorería. : :

3 Página 3 de 14 Son responsables de su correcta implementación Sub-Gerencia de Registros Contables, Gerencia Financiera y Tesorería, Tesorería y los empleados operativos que participan en el proceso La Unidad de Auditoría Interna, efectuara fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectué correctamente. 7. Procedimiento SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador 7.1 Recibe documentos de pago para cuentas por pagar diversas, elabora listado de expedientes para cuentas por pagar y traslada a Asistente de la Subgerencia (documentos, listado de cuentas por pagar) Recibe de recepción de documentos la documentación de varias cuentas por pagar que ampara el pago De las Unidades Ejecutoras a.- Rentas y Pensiones b.- Alquileres de Edificios c.- Proveedores varios d.- Servicios Públicos e.- Servicios Subrogados de Salud, aseo, alimentación etc. f.- Pagos por: Impuesto sobre Ventas/Infop, Cooperativas, Retenciones Judiciales, Bancos y otros El listado de expedientes de cuentas por pagar contiene la siguiente información: 1.- Beneficiario 2.- Concepto de pago 3.- Valor 4.- Número de reserva 5.- Número de Memorando 6.- recibido en Sub-Gerencia de Registros Contables Traslada listado y documentación soporte de cuentas por pagar al Asistente de Sub-Gerencia Asistente de Sub-Gerencia : :

4 Página 4 de Recibe, revisa listado y documentos soportes del pago, distribuye a contadores (listado de cuentas por pagar, documentos soportes de pagos) Revisa el listado de expedientes de cuentas por pagar elaborado por el Contador versus los documentos en físico de cuentas por pagar Asigna los documentos soportes de pagos para cuentas por pagar entre los contadores de acuerdo a la naturaleza del pago Contador 7.3 Recibe y revisa documentación soporte que amparan el pago, verifica documento presupuestario (documento presupuestario ) Revisa que la documentación soporte de pagos de cuentas por pagar tengan adjunto el documento Presupuestario Si la documentación soporte del pago de las cuentas por pagar no trae adjunto el documento presupuestario se remite la documentación mediante memorando solicitando se elabore el documento presupuestario a la Sub-Gerencia de Presupuesto para su asignación Si la documentación soporte del pago de las cuentas por pagar trae adjunto el documento presupuestario registra en el sistema SAP del módulo de finanzas las facturas de las cuentas por pagar La documentación para el pago de cuentas por pagar deben traer adjunto todos los documentos soportes que amparan el desembolso La documentación para el pago de cuentas por pagar son para efectuar los diferentes pagos generados en las Unidades Ejecutoras del Instituto y se deben recibir revisadas por parte de la Unidad que las envía, en el caso que una unidad no efectúe la revisión a los documentos de cuentas por pagar es responsable de los perjuicios económicos que genere esta acción : :

5 Página 5 de Efectúa el registro de facturas de cuentas por pagar en sistema, genera documento SAP y lo imprime, (facturas) Registra las facturas de la documentación que ampara el pago de cuentas por pagar de forma directa en el sistema SAP (cuando la documentación está completa) desde el módulo de Finanzas en la transacción FB60 Registro de facturas de Cuentas por pagar donde queda contabilizado el compromiso de pago en la partida en el Haber, caso contrario efectúa el registro de las facturas una vez que la Sub-Gerencia de Presupuesto envía el documento El sistema genera el Documento SAP que adjunta a la documentación de pago y contiene la siguiente información: 1.- Número de documento 2.- Clase de documento 3.- documento 4.- Beneficiario 5.- Pago a: según Orden de Compra, Factura 6.- Cuenta, 7.- Centro de Costo 8.- Posición Presupuestaria 9.- Texto cuenta 10.- Debe 11.- Haber Imprime documento soporte de la transacción que contiene la información de : a.- Número de documento b.- Clase de documento: ZP contabilidad. pagos c.- fecha del documento d.- Beneficiario Al efectuar el registro de las facturas contenidas en la documentación de cuentas por pagar, el sistema se bloquea automáticamente para su liberación. 7.5 Elabora y envía memorando de remisión con documentos adjuntos para la Gerencia Financiera (memorando remisión de cuentas por pagar) : :

6 Página 6 de Elabora memorando de remisión detallando los documentos soportes del pago de las cuentas por pagar, para la Gerencia Financiera Envía el memorando de remisión y la documentación de cuentas por pagar a la Gerencia Financiera así como por el sistema GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Secretaria 7.6 Recibe, registra y traslada memorando y documentación soporte de cuentas por pagar al Analista Administrativo/Analista Financiero. ( memo, documentación ctas por pagar) Traslada las facturas y la documentación soporte al Analista Administrativo/Analista Financiero para su verificación previo firma en libro de control Analista Administrativo/Analista Financiero 7.7 Recibe, revisa documentos soportes para pago, clasifica facturas de cuentas por pagar ( facturas ctas por pagar ) Revisa la documentación soporte para el pago Clasifica las facturas de cuentas por pagar 7.8 Verifica que la Garantía Bancaria y el contrato estén vigentes ( Garantía Bancaria y Contrato) Revisa que la Garantía Bancaria no esté vencida ni adulterada, asi como el contrato debe tener las descripciones, cantidades y montos correctos, firmas y sellos autorizados, en el caso que sea para un pago de bienes y/o servicios adquiridos por Licitación Pública o Privada O solamente Contrato para pagos de otro tipo Si la Garantía Bancaria y/o el Contrato no cuenta con la vigencia legal Solicita al proveedor la renovación de la misma o si falta el contrato en la documentación lo solicita a la Unidad de Asesoría Legal Si la Garantía Bancaria y/o Contrato si cuenta con la vigencia legal sigue con el proceso de revisión : :

7 Página 7 de Verifica que los montos, fechas, cantidades en la factura, solicitud de pago y documentación soporte sean correctos (Facturas de cuentas por pagar) Revisa que en las facturas estén correctos los datos de montos, fechas, cantidades de productos, Solicitudes de pago y que la documentación soporte este completa Si en las facturas no están correctos los datos, fechas, cantidades de productos, solicitudes de pago y documentación soporte, solicita las correcciones según sea el caso a la Unidad Solicitante Si en las facturas los datos están correctos continúa con el proceso de revisión 7.10 Verifica que la documentación que ampara el pago en físico está acorde con la información descrita en el sistema SAP Compara la documentación que ampara el pago en físico con la información descrita en el sistema SAP Si la documentación que ampara el pago en físico no está acorde con la información descrita en el sistema SAP devuelve la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables para que realicen las correcciones Si la documentación que ampara el pago en físico está acorde con la información descrita en el sistema SAP cambia el tipo de bloqueo en el sistema a letra F (bloque financiero) y envía la información a Tesorería 7.11 Remite por memorando la documentación que ampara el pago de cuentas por pagar a Tesorería (Memorando) Remite la documentación que ampara el pago de las cuentas por pagar a Tesorería mediante memorando para que continúe con el trámite Analista Administrativo 7.12 Recibe, revisa y clasifica documentos de cuentas por pagar, compara con facturas registradas en el sistema, traslada a Tesorero(a) (Facturas) revisa y clasifica los documentos de cuentas por pagar Compara los documentos físicos con las facturas registradas en el sistema listos para efectuar el pago Traslada la documentación a Tesorero(a) : :

8 Página 8 de 14 Tesorero(a) 7.13 Genera reporte de facturas de cuentas por pagar, consulta disponibilidad de efectivo (reporte de facturas) Genera el reporte de facturas de cuentas por pagar listas para realizar el pago En el sistema SAP genera el reporte de las facturas de cuentas por pagar listas para el pago según sean las prioridades Consulta la disponibilidad de efectivo para efectuar el pago 7.14 Presenta reporte de facturas de cuentas a pagar y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Financiera (Reporte de facturas) Presenta el reporte de facturas de las cuentas por pagar junto con la disponibilidad de efectivo para pago en la Gerencia Financiera GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Gerente Administrativo y Financiero 7.15 Recibe y revisa reporte de facturas, selecciona y autoriza pagos, indica La Forma de pago del reporte de facturas, será mediante cheque y devuelve a Tesorería (reporte de facturas) Revisa, selecciona y autoriza los pagos según prioridad en el reporte Presentado por Tesorería El orden de prioridad es el siguiente: Tramites urgentes ordenados por el nivel superior Pagos próximos a vencer (servicios públicos, impuestos, retenciones judiciales, etc.) Contratos Facturas con mayor antigüedad Pagos varios Devuelve el reporte de pago a Tesorería Tesorero(a) 7.16 Recibe y revisa la programación de pagos de las facturas, desbloquea en el sistema, las facturas para pago mediante cheque (programación de pago) : :

9 Página 9 de Revisa la programación de pago de facturas por cheque Desbloquea en el sistema SAP las facturas de cuentas por pagar de acuerdo a la programación autorizada 7.17 Genera propuesta de pago autorizada por cheque (Propuesta de pago) Una vez ejecutado el desbloqueo de las facturas en el sistema SAP, genera la propuesta de pago autorizada por cheque 7.18En el sistema al digitar los datos para elaborar el cheque, automáticamente se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por pagar y se salda el documento de la partida de pago(debe) Digita en el sistema los datos para elaborar el cheque Automáticamente se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por Pagar y se salda la partida de pago en el Debe. DIRECCION EJECUTIVA Director Ejecutivo 7.19 Recibe, revisa, firma, sella y devuelve los cheques a Tesorería (cheques) revisa cheques firma y devuelve cheques a Tesorería Tesorero(a) 7.20 Recibe y revisa cheques firmados y sellados por el Director Ejecutivo( cheques) Recibe los cheques autorizados 7.21 Entrega documentos de pago al área de caja, para la entrega de cheques (documentos) Entrega los documentos al cajero pagador para su entrega al interesado Area de caja Cajero Pagador 7.22 Recibe y revisa documentos de pago, entrega cheques a interesados, adjunta orden de pago y vaucher a los documentos de pago y traslada a la Sub-Gerencia de Registros Contables (Orden de pago, cheques) Revisa los documentos Previa firma en libro de control al revisar los documentos personales entrega el/los cheques a los interesados traslada documentos con orden de pago y vaucher adjunto a la Sub- Gerencia de Registros Contables : :

10 Página 10 de 14 SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLE Contador 7.23 Recibe, revisa, y archiva los documentos de pago mediante cheque Revisa la documentación del pago Verifica en el sistema mediante la transacción MIRO que la partida contable esta saldada Archiva los documentos 7.24 FIN DEL PROCEDIMIENTO. 8 Diagrama de Flujo : :

11 Página 11 de 14 MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS BANCARIAS POR CHEQUE SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Gerencia Financiera Contador Asistente de Sub-Gerencia Contador Secretaria Analista Administrativo /Analista financiero INICIO Recibe documentos de pago de cuentas por pagar, elabora listado de expedientes de cuentas por pagar y traslada a Asistente de la Sub- Gerencia Documentos pago de cuentas por pagar Listado cuentas por pagar Recibe, revisa listado y documentos soportes del pago y distribuye a Contadores Listado cuentas por pagar Documentos soporte de pago Recibe y revisa documentación soporte que ampara de pago, verifica documento presupuestario Documento presupuestario CONTIENE DOCUMENTO no PRESUPUESTARIO? Si la documentación soporte del pago de las cuentas por pagar no trae adjunto el documento presupuestario se remite la documentación a la Sub-Gerencia de Presupuesto mediante memorando para que elabore el documento presupuestario para asignación Si la documentación soporte del pago de las cuentas por pagar trae adjunto el documento presupuestario Efectúa el Registro de las facturas de cuentas por pagar en el sistema SAP Efectúa el registro de facturas de cuentas por pagar en sistema, Genera e imprime documento SAP facturas Elabora y envía memorando de remisión con documentos soportes para la Gerencia Financiera Memorando de remisión cuentas por pagar si 7.6.-Recibe, registra y traslada memorando y documentos soporte de cuentas por pagar al Analista Administrativo/ Analista Financiero memorando Documentos cuentas por pagar Recibe, revisa documentos soporte para pago, clasifica facturas de cuentas por pagar Facturas cuentas por pagar Verifica que la documentación legal este vigente: garantías y/o Contrato Garantía Bancaria no Si la Garantía Bancaria y/o Contrato no cuenta con la vigencia Legal Solicita la Garantía al proveedor y/o Contrato a la Unidad de Asesoría Legal ESTA VIGENTE DOCUMENTACIÓN LEGAL? Si la Garantia Bancaria y /o Contrato cuenta con la vigencia legal Sigue con el proceso de revisión a los documentos Verifica si los montos, fechas, cantidades en la factura y documentos soportes son correctos Facturas cuentas MONTOS, por pagar FECHAS, CANTIDADES SON no si CORRECTOS? Si en las facturas no estan correctos montos, fechas o cantidades Solicita las correcciones según el caso a la unidad solicitante 1 contrato si Si en las facturas estan correctos todos los datos Continúa con el proceso de revisión : :

12 GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS BANCARIAS POR CHEQUE Tesorería GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 12 de 14 DIRECCION EJECUTIVA Analista Administrativo/Analista Financiero Analista Administrativo Tesorero (a) Gerente Administrativo y Financiero Director Ejecutivo Verifica que la documen tación que ampara el pago en físico está acorde con lo descrito en el sistema no Devuelve la documentaci ón a Contabilidad para que realicen las correcciones DOCUMENTACIÓN ESTA ACORDE CON SISTEMA? Cambia el tipo de bloqueo en el sistema a letra F (bloqueo financiero) Remite por memorando la documentación que ampara el pago de cuentas por pagar a Tesorería memorando si Recibe, revisa y clasifica documentos de pago de cuentas por pagar, compara con facturas registradas en el sistema, traslada a Tesorero facturas Genera reporte de facturas de cuentas por pagar, consulta disponibilidad de efectivo Reporte de facturas Presenta reporte de facturas de cuentas por pagar y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Financiera Reporte de facturas Recibe y revisa la programación de pagos de las facturas, desbloquea en el sistema las facturas para pago mediante transferencia por cheque Programación de pagos Genera propuesta de pago autorizada por transferencia bancaria por cheque Propuesta de pagos PAGO ES POR CHEQUE? no Se remite al procedimiento administrativo Realizar pagos por transferencias bancarias o por Línea de Crédito Genera cheque y orden de pago e imprime y remite cheque a firma y sello al Director Ejecutivo En el sistema al digitar los datos para elaborar el cheque automáticamente se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por pagar yse salda el documento de la partida de pago si Recibe y revisa reporte de facturas, selecciona y autoriza pagos, indica la forma de pago del reporte de facturas será por transferencia bancaria por cheque y devuelve a Tesorería Reporte de facturas Recibe, revisa, firma, sella y devuelve los cheques a Tesorería 2 cheques : :

13 Página 13 de 14 MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS BANCARIAS POR CHEQUE SUB-GERENCIA DE REGISTROS Tesorería CONTABLES Tesorero (a) 2 AREA DE CAJA Cajero(a) Pagador Contador Recibe y revisa cheques firmados y selladas por el Director Ejecutivo cheques Entrega documentos de pago al área de caja para la entrega de cheques cheques Recibe y revisa documentos de pago, entrega cheques a interesados, adjunta orden de pago y vaucher a documentos de pago, traslada a la Sub-Gerencia de Registros Contables cheques Ordenes de pago Recibe revisa y archiva los documentos de pago mediante cheque FIN DEL PROCEDIMIENTO 3 9 Anexos 9.1 Facturas 9.2 Garantías Bancarias 9.3 Ley del Seguro Social y Su Reglamento 9.4 Documentos soporte de un pago Solicitud de pedido Autorización solicitud de pedido : :

14 Página 14 de 14 Disponibilidad presupuestaria Reserva presupuestaria Invitación a cotizar Acta de recomendación de adjudicación Acta de recepción Orden de compra hoja de ingreso de almacén 9.5 Listado de Cuentas por pagar 9.6 Documento presupuestario 9.7 Memo remisión de cuentas por pagar 9.8 Contratos 9.9 Reporte de facturas a pagar y disponibilidad de efectivo 9.10 Programación de pago de facturas 9.11 Propuesta de pago 9.12 Cheques 9 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Actualizado por 1 1/11/2012 Primera Estudiante de Ing. Industrial Daniel García 2 modificado LIC. Keila observaciones memos Rosalía Pinto SGRC/1359/2012 Figueroa memo 248-GAYF MEMO NO.572-DT Lic. Keila MEMO 4227-GAYF Memo 5109 gayf-2013 Rosalía Figueroa Pinto Autorizado por: : :

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