DECRETO NÚMERO DMySC. (de 20 de diciembre de 2006)

Transcripción

1 1 DECRETO NÚMERO DMySC (de 20 de diciembre de 2006) Por el cual se aprueba el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, DESPACHO Y PAGO DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL (MITRADEL)". EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales CONSIDERANDO: Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Dirección de Planificación Institucional del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral, elaboró el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, DESPACHO Y PAGO DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL (MITRADEL)".

2 2 Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso. DECRETA: ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, DESPACHO Y PAGO DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL (MITRADEL)". ARTÍCULO SEGUNDO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de Dado en la ciudad de Panamá, a los 20 días del mes de diciembre de COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE DANI KUZNIECKY Contralor General de la República JORGE L. QUIJADA V. Secretario General CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÒN SUPERIOR DANI KUZNIECKY Contralor LUIS CARLOS AMADO SubContralor JORGE L. QUIJADA V.

3 3 Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP Directora GEONIS BORRERO Subdirector DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN MANUEL SANTAMARÍA Director IVAN MARTÍNEZ Subdirector ARMANDO E. ALVAREZ G. LUIS A. VERGARA B. Jefe Departamental RITA SANTAMARÍA Subjefa LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Analista Asistente Ejecutivo DANILO CASTILLO Jefe de Fiscalización ALCIBÍADES CAMPOS Subjefe ODERAY CHEN Analista DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA LUIS A. PALACIOS Director AMILCAR ALVARADO STAPF Asesor Jurídico REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

4 4 REYNALDO RIVERA Ministro EDWIN A. SALAMIN J. Viceministro SANTIAGO SANFORD Secretario General DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL CARLOS BARTLEY B. Director DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL EDIN A. VÁSQUEZ D. Analista YARILIS BOLAÑOS Analista INDICE NÚMERO PÁGINA INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES. A. Objetivo del Manual... B. Aspectos Legales... II. III. NORMAS DE CONTROL INTERNO.. PROCEDIMIENTOS.

5 5 A. Procedimiento para la Adquisiciones de Bienes y Servicios Mediante Orden de Compra.. a.1 Al Contado. a.2 Al Crédito B. Procedimiento de Recepción de Bienes..... C. Procedimiento para a Recepción de Servicios... D. Procedimiento para el despacho de Bienes en el Almacén E. Procedimiento para la Gestión de Cobro y Pago a Través del Tesoro Nacional.. F. Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos Dentro del País G. Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos fuera del país H. Procedimiento para Contratos de Suministros.. I. Procedimiento para la Contratación de Servicio de Mantenimiento.. J. Procedimiento para Contratación de Consultaría y Servicios Especiales.. K. Procedimiento para Contratación de Arrendamientos IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS Pedido-Comprobante de Despacho de Almacén Solicitud de Servicios Requisición de Almacén 4. Orden de Compra.. 5. Recibo de Recepción de Cuentas Cuadro de Cotización 7. Programa de Pago.. 8. Solicitud de Viáticos y Transporte Autorización de Viaje al Exterior...

6 6 10. Autorización de Confección de Cheque Cuenta Contra el Fondo Rotativo Solicitud de Reembolso del Fondo Rotativo.. V. INFORMES Informe de Recepción GLOSARIO INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y en coordinación con la Dirección de Planificación del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL), presentan el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, RECEPCIÓN, DESPACHO Y PAGO DE LOS BIENES Y SERVICIOS, sobre la base de las leyes y procedimientos administrativos, para definir responsabilidades del funcionario que autoriza los diferentes desembolsos que se generen. El contenido de este documento se ha elaborado con una exposición sencilla y práctica, para beneficio de todos los que participan, sin perder de vista la imperiosa necesidad de aplicar correctamente las disposiciones legales y supletorias vigentes que regulan la materia, considerando el necesario control y fiscalización de los fondos institucionales. En consecuencia, en la medida que surja la necesidad de realizar cambios, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, los cuales deben ser remitidos a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad ASPECTOS GENERALES Objetivo del Manual Proveer a la Administración del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL), de los mecanismos de registro y de controles necesarios a la ejecución presupuestaria y financiera, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión administrativa. Integrar aspectos normativos y procedimentales para que coadyuven en la coordinación de las responsabilidades en materia de adquisición de bienes y servicios que se llevan a cabo en la institución.

7 7 Presentar la información necesaria que permita al personal orientarse en el cumplimiento de sus actividades, para contribuir en la celeridad de los trámites administrativos con calidad y eficacia. Aspectos Legales Ley Núm.32 de 8 de noviembre de "Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República". Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones. Ley Núm.42 del 19 de noviembre de Artículo 28 "Por el se denomina al Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral". Decreto Ejecutivo Núm.366 de 28 de diciembre de "Por el cual se reglamenta la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia". Decreto de Gabinete Núm.249 de 16 de julio de "Por el cual se dicta la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social. Decreto de Gabinete Núm.2 de 15 de enero de "Por medio del cual se crea el Ministerio de Trabajo y Bienestar Social y se le asignan funciones". Decreto Núm.113 de 21 de junio de "Por el cual se adopta el Manual General de Contabilidad Gubernamental". Decreto de Gabinete Núm.214-DGA de 8 de octubre de "Por el cual se emiten las normas de control interno gubernamental para la República de Panamá". Resolución Núm.002 de 21 de julio de "Por medio de la cual se establece el pago por transferencia electrónica de fondos como medio de pago en la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas". Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los Contratos y Compras Menores (M.13.96). Circular Núm D.C.DFG de 15 de marzo de Manual de Procedimientos para el uso y manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas (Cuarta Versión). P NORMAS DE CONTROL INTERNO El titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos.

8 8 Controles Específicos a.1 Área de Presupuesto Los documentos oficiales de afectación presupuestaria y financiera, deben tramitarse de conformidad con los aspectos señalados en las normas generales de administración presupuestaria vigente. Los documentos que participan en las transacciones de la ejecución presupuestaria se someterán a los registros de índole presupuestario y contable de MITRADEL y la Contraloría General y se harán conforme al Manual de Contabilidad Gubernamental. No obstante para efecto del registro, previo y rendición de informe presupuestario y financiero, el Ministerio utilizará el sistema de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA). a.2 Área de Tesorería Entre sus tareas más importantes, la Unidad de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de establecer la programación de sus fondos provenientes del tesoro nacional en relación a los pagos que debe realizar en función de las adquisiciones de bienes y servicios producto de la ejecución de su presupuesto aprobado. El Ministerio solo podrá cancelar a través de sus respectivos fondos rotativos o de operaciones, compromisos presupuestarios hasta por la suma de B/.1, (mil balboas) excluyendo gastos relativos a Servicios Personales, Inversión Financiera, Construcciones por Contrato y Transferencias Corrientes. No obstante la anterior limitación, se permitirá el pago a través de estos fondos hasta por la suma indicada, de gastos relativos a movilización (060) otros servicios personales (080) y donaciones en forma de auxilios o ayudas (611 El Ministerio, debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través del Departamento de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. Las solicitudes de reembolso de fondos y pago a proveedores presentada por el Ministerio, a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas, se harán a través de Transferencia Electrónica de Fondos. Los pagos a proveedores derivados de adquisiciones de bienes y servicios superiores a los B/. 1, (mil balboas) se cancelarán a través de este medio electrónico. Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad. No obstante los pagos a proveedores derivados de adquisiciones de bienes y servicios hasta la suma de B/. 1, (mil balboas) se harán a través de cheques, hasta que se implemente para estos casos, este medio electrónico en el Ministerio.

9 9 Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen: Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras. Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados. Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los cheques no utilizados. Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones. El Departamento de Tesorería deberá sellar los comprobantes de pago de los cheques y sus documentos sustentadores, con un sello que tendrá la leyenda Pagado Mediante el Cheque Núm. el día de de. Información esta que se llenara a mano y se remitirá a Contabilidad para ser archivada. Todo cheque que se genere o emita por el Departamento de Tesorería, deberá estar previamente autorizado por el Director Administrativo para lo cual se deberá utilizar el formato Autorización de Confección de Cheque (Formulario Núm.10). Los cheques y/o efectivos, que no sean utilizados o depositados al concluir el día deben ser custodiados en la caja fuerte del Departamento de Tesorería. El Departamento de Contabilidad, archivará los documentos originales y comprobante de pago de cada cheque que se produzca. a.3 Área de Suministros (Almacén) Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados. Las unidades administrativas del ministerio que demanden un bien, remitirán la respectiva solicitud a la Sección de Almacén por medio del documento denominado "Pedido-Comprobante Despacho de Almacén (Formulario Núm.1") para un bien, en el cual detallarán los bienes indicando, cantidad, nombre, tipo, modelo, etc.; de no tenerse en existencia, se colocará el sello que evidencie "NO HAY EN EXISTENCIA", y prepara una Requisición que luego se remite al Departamento de Compras, para iniciar las gestiones de compra; si es un servicio debe utilizarse el documento denominado "Solicitud de Servicio (Formulario Núm.2)" y su trámite debe coordinarse con la Sección de Mantenimiento para atender ese tipo de solicitud.

10 10 El almacén no deberá recibir bienes o servicios sin la correspondiente Orden de Compra. Sólo en los casos urgentes y en desastres naturales se permitirá esta acción como una excepción. Las solicitudes de abastecimiento generadas por las áreas deber ser suscritas por el titular de la misma. El cual lo avalará con su firma, haciendo llegar el documento al encargado del Almacén directamente para tal efecto se contará con un catálogo único de firmas de las personas autorizadas, para emitir las solicitudes de abastecimiento y para retirar material del almacén. Los bienes adquiridos para MITRADEL, deberán ser utilizados de acuerdo a las características y finalidades en el servicio para el cual fueron adquiridos. Garantizar el abastecimiento oportuno de los bienes muebles que requerirán las áreas de MITRADEL, para su óptimo funcionamiento. Las solicitudes de abastecimiento del material de oficina deberán ser tramitadas en forma mensual para que sean atendidas de manera programada. Contar con un almacén funcional para el almacenamiento de bienes muebles. Implementar un sistema informativo que permita la constante automatización del área de almacén e inventario, que facilite el control e identificación de los bienes ahí resguardados. Determinar y verificar los niveles de existencia de cada bien, mediante un diagnóstico de necesidades. Realizar inventario físico total por lo menos una vez al año, así como por muestreo físico por los menos una vez cada tres meses. a.4 Área de Compra El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía. La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados.

11 11 Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades. Controles Generales Los Fondos Rotativos consisten en cantidades fijas de recursos, que deberán reembolsarse a presentación de comprobantes de gasto, a efecto de que el Fondo cumpla su cometido institucional de disponer de recursos para atender las necesidades institucionales. Por consiguiente, MITRADEL, debe instituir un Programa de Pago (Formulario Núm.7). El viático es el reconocimiento que se hace al funcionario cuando cumpla una misión oficial fuera de la sede, de acuerdo a las áreas señaladas según la zonificación y se pagarán, de conformidad a la Ley de Presupuesto vigente. La Solicitud de Viáticos (Formulario Núm.8) dentro del país, será firmada por el funcionario asignado a la misión por parte de la Unidad Gestora que demanda el servicio y tiene que ser autorizada por el Director Administrativo respectivo o a quien designe. Departamento de Asuntos Internacionales que cuenta MITRADEL, deberá llenar el formato Autorización de Viaje al Exterior (Formulario Núm.9), para las solicitudes de autorización de Viáticos fuera del país, que se le envía al Ministerio de la Presidencia, conjuntamente con los documentos sustentadores. Los documentos sustentadores de todos los gastos, deben reposar en el Departamento de Contabilidad. Los informes presupuestarios y financieros, serán elaborados por los Departamentos de Presupuesto y Contabilidad respectivamente para informar a la Dirección de Administración sobre la ejecución y manejo de los recursos. Procedimientos Procedimiento para la adquisición de Bienes y Servicios mediante Orden de Compra a.1 Al Contado Unidad Administrativa Solicitante Completa la forma Pedido-Comprobante Despacho de Almacén (Formulario Núm.1), especificando los bienes o suministros requeridos. La Jefatura de la Unidad Administrativa solicitante firma el formulario y remite a la Sección de Almacén. Sección de Almacén

12 12 Verifica la existencia de los bienes solicitados, si hay en existencia, completa la forma y despacha. De lo contrario le coloca el sello NO HAY EN EXISTENCIA y prepara la Requisición de Almacén (Formulario Núm.3), que remite al Departamento de Compras. Departamento de Compras Se revisa que la requisición contenga el detalle de los bienes requeridos con los precios referenciales. La información contenida en la Requisición se registra en la pantalla del computador: Tipo de adquisición, forma de pago (crédito o contado) etc. Nota: Si la adquisición es "no programada", el fondo a utilizar y la forma de pago son previamente consultadas con la administración. Departamento de Presupuesto Registra y bloquea en el sistema las partidas presupuestarias de acuerdo a los bienes y servicios establecidos en la Requisición. El sistema verifica la disponibilidad presupuestaria de las partidas sugeridas, de existir el recurso quedan bloqueadas las partidas. De no tener la disponibilidad, se objeta y la Administración iniciará las gestiones orientadas a la consecución de los recursos encaminados al reforzamiento de las partidas presupuestarias, conforme a lo establecido en las normas de administración presupuestarias preparadas por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Se firma en el sello SIAFPA estampado en la Requisición y se remite esta físicamente y por pantalla, al Departamento de Compras. Departamento de Compras Se registra en el sistema la aprobación del jefe de Compras. Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. Registra en el sistema el resultado de la adjudicación en los campos correspondientes. El sistema genera e imprime la "Orden de Compra ( Formulario Núm.4)". El operador coloca sello SIAFPA y firma. El Jefe, firma la Orden de Compra.

13 13 Se remite la Orden de Compra físicamente y por pantalla al Departamento de Contabilidad con los documentos sustentadores. Departamento de Contabilidad En el sistema se realiza los registros Contables correspondientes (Compromiso Contingente). Se imprime el comprobante de Diario. El operador firma en el sello SIAFPA en la Orden de Compra como constancia de registro. El jefe firma el Comprobante de Diario. Se remite físicamente y por pantalla la Orden de Compra acompañada de los documentos sustentadores, al Departamento de Tesorería. Departamento de Tesorería El jefe autoriza la emisión del cheque. Se genera en el sistema la Gestión de Cobro Institucional. En el sistema se genera e imprime el "Cheque" y se registra la emisión del mismo. El operador coloca sello SIAFPA en el "Comprobante de Pago-Cheque" y firma en el sello como constancia de registro. El Jefe, firma en el "Comprobante de Pago-Cheque" como constancia de autorización de la emisión del cheque. Se remite físicamente y por pantalla la Orden de Compra y el cheque, acompañada de los documentos sustentadores, al Departamento de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Se registra en el sistema el pago del cheque y se genera e imprime el comprobante de Diario. El operador firma en el sello SIAFPA en el "Comprobante de Pago-Cheque" como constancia de registro. El jefe firma el comprobante de diario y se archiva. Se remite físicamente la Orden de Compra y el cheque y al Dirección de Administrativa, acompañada de los documentos sustentadores, y por pantalla a la oficina de fiscalización de la Contraloría General.

14 14 Dirección Administrativa (Despacho) El Director firma la "Orden de Compra" autorizando la Adquisición. Firma el "Cheque". Remite Orden de Compra, el cheque, y documentos sustentadores a la oficina de Fiscalización de Contraloría General en la institución. Oficina de Fiscalización (Contraloría General). Realiza el examen previo de fiscalización. Refrenda la "Orden de Compra" y firma el "Cheque", en atención a los montos (para refrendo) autorizados por el Contralor General. En el sistema se registra el refrendo de la Orden de Compra y firma de cheque. Se remiten por pantalla y físicamente la Orden de Compra y el cheque acompañados de los documentos sustentadores al Departamento de Tesorería. Departamento de Tesorería Archiva temporalmente la "Orden de Compra y el Cheque" hasta que el funcionario designado del Departamento de Compras retire el cheque y la Orden de Compra. Departamento de Compras Retira el Cheque y la Orden de Compra en el Departamento de Tesorería. Firma como constancia de retiro de documentos procedentes de Tesorería. Distribución de la "Orden de Compra: Original Contabilidad (después de realizada la compra) 1ª copia Unidad de Almacén. 2ª copia Para archivo del Departamento 3ª copia Proveedor

15 15 Procede a la compra (Adquisición) del bien o servicio (Al contado) con el cheque y la original de la Orden de Compra. a.2 Al Crédito Unidad Administrativa Solicitante Completa la forma Pedido-Comprobante Despacho de Almacén (Formulario Núm.1), especificando los bienes o suministros requeridos. La Jefatura de la Unidad Administrativa Solicitante firma el formulario y remite a la Sección de Almacén. Sección de Almacén

16 16 Verifica la existencia de los bienes solicitados, si hay en existencia, completa la forma y despacha. De lo contrario le coloca el sello NO HAY EN EXISTENCIA y prepara la Requisición de Almacén (Formulario Núm.3) que remite al Departamento de Compras. Departamento de Compras Se revisa que la requisición contenga el detalle de los bienes requeridos en el Almacén con los precios referenciales. La información contenida en la Requisición se registra en la pantalla del computador: Tipo de Fondo (Tesoro Nacional o Fondo Institucional (desglose), tipo de adquisición, forma de pago (crédito o contado) y otros detalles. Nota: Si la adquisición es "no programada", el fondo a utilizar y la forma de pago son previamente consultadas con la administración. Departamento de Presupuesto Registra y bloquea en el sistema las partidas presupuestarias de acuerdo a los bienes y servicios establecidos en la Requisición. El sistema verifica la disponibilidad presupuestaria de las partidas sugeridas, de existir el recurso quedan bloqueadas las partidas. De no tener la disponibilidad, se objeta y se inicia los pasos respectivos para establecer las decisiones pertinentes. Se firma en el sello SIAFPA estampado en la Requisición y se remite esta físicamente y por pantalla, al Departamento de Compras. Departamento de Compras Se registra en el sistema la aprobación del jefe de Compras. Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. Se registra en el sistema el resultado de la adjudicación en los campos correspondientes. El sistema genera e imprime la "Orden de Compra". El Jefe, firma la Orden de Compra. Se remite la Orden de Compra físicamente y por pantalla al Departamento de Contabilidad, con los documentos sustentadores.

17 17 Departamento de Presupuesto Realiza compromiso presupuestario. Departamento de Contabilidad En el sistema se realiza los registros Contables correspondientes (Compromiso Contingente). Se imprime el comprobante de Diario. El operador firma en el sello SIAFPA en la Orden de Compra como constancia de registro. El jefe firma el Comprobante de Diario. Sella y firma la Orden de Compra. Se remite físicamente la Orden de Compra acompañada de los documentos sustentadores al despacho de la Dirección Administrativa. Dirección Administrativa (Despacho) El Director firma la "Orden de Compra" autorizando la Adquisición. Remite la Orden de Compra y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización de Contraloría General en la institución. Oficina de Fiscalización (Contraloría General) Realiza el examen previo de fiscalización. Refrenda la "Orden de Compra", en atención a los montos (para refrendo) autorizados por el Contralor General. En el sistema se registra el refrendo de la Orden de Compra. Se remiten por pantalla y físicamente la Orden de Compra, acompañada de los documentos sustentadores al Departamento de Compras. Departamento de Compras Desglosa la "Orden de Compra, y demás documentos sustentadores.

18 18 Distribuye el original y las copias de la Orden de Compra: Original Proveedor. 1ª copia Unidad de Almacén. 2ª copia Departamento de Compras. Notifica al proveedor para que retire la Orden de Compra. Archiva documentación. Procedimiento para la Recepción de Bienes

19 19 El Almacén recibe copia de las órdenes de compras, e incluye ésta, en el archivo "Órdenes de Compra Pendientes de Recepción" hasta que se presente el Proveedor con el bien. Proveedor Entrega los Bienes en el Almacén cumpliendo con lo especificado en la Orden de Compra. Presenta el Original de la Orden de Compra y original y copia de la factura comercial al Almacén. Almacén Revisa y verifica los Bienes recibidos contra la información contenida en la "Orden de Compra" y la factura comercial. Recibe los Bienes. Sella el original y la copia de la factura comercial, presentada por el proveedor. Entrega al Proveedor el original de la factura comercial, debidamente sellada. Completa y firma la forma Informe de Recepción de Almacén" (Informe Núm.1) en original y una copia. Adjunta la copia de la Factura Comercial debidamente sellada, al Informe de Recepción de Almacén (Original y copia). Remite el original del Informe de Recepción de Almacén y copia de la factura a Contabilidad. Archiva la copia de la recepción. Departamento de Contabilidad Registra y realiza el asiento contable relativo a la recepción de los Bienes en el Almacén. Imprime, firma y archiva el Comprobante de Diario.

20 20 Procedimiento para la Recepción de Servicios Proveedor o Contratista Ejecuta su labor en los términos y condiciones establecidas en la Orden de Compra o Contrato. Presenta los originales de la Orden de Compra y la factura comercial. En caso de Contratos presentará únicamente la factura comercial. Unidad Técnica Especializada

21 21 De cumplirse el servicio conforme, completa y firma el "Informe de Recepción de Servicios (Informe Núm.2)". NOTA: En los casos, donde la determinación de calidad en la prestación del servicio requiera especificaciones, la unidad técnica o especializada deberá acudir a las especificaciones contenidas en la Orden de Compra o Contrato. Sella el original y la copia de la factura comercial, presentada por el proveedor. Retiene la copia. Entrega al Proveedor. Original de la factura comercial y la Orden de Compra, debidamente selladas. Remite de manera electrónica (Sistema de Inventar io) la recepción del servicio a Contabilidad. Adjunta la copia de la factura comercial debidamente sellada, al "Informe de Recepción de Servicios" y la remite a Contabilidad. Departamento de Contabilidad Realiza el asiento contable relativo a la recepción de los servicios contratados. Imprime, firma y archiva el comprobante de diario.

22 22 Procedimiento para el Despacho de Bienes en el Almacén Unidad Solicitante Completa y firma la forma "Pedido Comprobante de Despacho De Almacén (Formulario Núm.1)" en original y tres copias. Firma el funcionario responsable de la Unidad. Archiva la copia.

23 23 Remite el documento al Almacén. Sección de Almacén Recibe la forma "Pedido Comprobante de Despacho de Almacén" de parte de la Unidad Solicitante. Verifica la existencia del bien o equipo solicitado. Despacha el bien. Solicita al funcionario receptor (Unidad solicitante) que firme el documento, como constancia de recibido. En el caso de equipos, remite copia del Despacho a la Unidad de Bienes Patrimoniales. Departamento Contabilidad Realiza el registro contable relativo al despacho de los bienes en el Almacén.

24 24 Procedimiento para la Gestión de Cobro y Pago a través del Tesoro Nacional Proveedor o Contratista Elabora la Gestión de Cobro y la presenta a la Institución con la correspondiente sustentación (Factura, Orden de Compra, información del Contrato). Departamento de Tesorería Recibe Formato de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y, Documentos Sustentadores (Orden de Compra, Factura, Contrato) del Proveedor o Contratista.

25 25 Elabora el recibo de Recepción de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. Entrega al Proveedor el original del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. Ingresa el número del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional en el sistema. Genera la Gestión de Cobro. Verifica que la Orden de Compra haya sido recepcionada total o parcialmente. Envía la Gestión de Cobro, documentos sustentadores y la copia del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro al Despacho Superior (físicamente) y a la Oficina de Fiscalización (por pantalla). Despacho Superior Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y Documentos Sustentadores y copia del Recibo de Recepción de Gestión de Cobro. Autoriza la Gestión de Cobro de acuerdo al monto a pagar. Envía la Gestión de Cobro autorizada y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización. Oficina de Fiscalización Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional autorizada y documentos sustentadores del Despacho Superior. Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente fiscalización. Dependiendo del monto de la Gestión de Cobro, procede a refrendarla, o a enviarla a la Oficina del Subdirector Delegado de su área para refrendo. Envía Gestión de Cobro autorizada y refrendada a la Unidad de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada, documentos sustentadores. Efectúa el Asiento de Envío de la Gestión de Cobro a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas. Imprime el Asiento de Diario.

26 26 Archiva Asiento de Diario y documentos sustentadores. Envía la Gestión de Cobro autorizada y refrendada a la Unidad de Tesorería. Departamento de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada. Confecciona el formato envío de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. Procede al envío de la Gestión de Cobro a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas.

27 27 Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos dentro del País Unidad Solicitante (Director) Recibe la Solicitud de Viáticos (Formulario Núm.8), del Jefe de la Unidad Gestora. Autoriza la Solicitud de Viáticos dentro del país. Firma la Solicitud de Viáticos. Envía Solicitud de Viáticos autorizada. Dirección Administrativa Recibe la Solicitud de Viáticos y aprueba su trámite. Departamento de Presupuesto Recibe Solicitud de Viáticos. Envía la Solicitud de Viáticos. Asigna la partida presupuestaria de acuerdo al tipo de viático y realiza el bloqueo presupuestario. Sella y firma la Solicitud de Viáticos. Envía Solicitud de Viáticos a la Unidad de Contabilidad. Departamento de Tesorería Recibe la Solicitud de Viáticos y genera la Gestión de Cobro para las autorizaciones respectivas. El Tesorero (Jefe) de acuerdo a la programación de pagos efectuada previamente autoriza la generación del Cheque. Se imprime el cheque. Envía cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Unidad de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Recibe Cheque, Gestión de Cobro y Solicitud de Viático.

28 28 Registra el asiento de diario del Compromiso Devengado. Imprime Comprobante de Diario Firma Comprobante de Diario. Efectúa el asiento contable del cheque. Genera e imprime el Comprobante de Diario (compromiso pagado). Firma del Comprobante de Pago como verificado. Archiva el Comprobante de Diario. Envía Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Dirección Administrativa (físicamente) y a la Oficina de Fiscalización (por pantalla). Dirección Administrativa Recibe Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores (físicamente) de la Unidad de Contabilidad. Firma la Gestión de Cobro y Cheque autorizando el pago. Envía cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización. Oficina de Fiscalización Recibe Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores, físicamente de la Dirección Administrativa y por pantalla de la Unidad de Contabilidad. Verifica si los documentos están debidamente autorizados, realiza la fiscalización de acuerdo a la guía de fiscalización de Contraloría. Procede a refrendar o suspender la Gestión de Cobro y el cheque en el sistema. Refrenda la Gestión de Cobro Institucional y firma el cheque. Envía Cheque, Gestión de Cobro y documentos sustentadores a la Unidad de Tesorería. Departamento de Tesorería

29 29 Recibe Cheque y Gestión de Cobro debidamente registrados, refrendados y firmados por la Oficina de Fiscalización de Contraloría. Procede entregar el cheque al responsable, quien firma conforme en el Comprobante de Pago, entrega original y conserva copia. Registra acción de entrega de cheque. Envía documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad, para su archivo. Entrega cheque. Envía documentos a la Unidad de Contabilidad, para su archivo.

30 30 G. Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos fuera del País Unidad Solicitante (Director) Recibe la Solicitud de Viáticos (Formulario Núm.8), del Jefe de la Unidad Gestora. Autoriza la Solicitud de Viáticos fuera del país. Firma la Solicitud de Viáticos. Dirección Administrativa Recibe la Solicitud de Viáticos fuera del país autorizada. Tramita la aprobación ante el Ministro de la Presidencia. Firma la Solicitud de Viáticos. Envía Solicitud de Viáticos autorizada y con Nota de Aprobación del Ministerio de la Presidencia (Formulario Núm.9). Departamento de Presupuesto Recibe Solicitud de Viáticos al Exterior y documentos sustentadores. Verifica que hay disponibilidad presupuestaria. Asigna la partida presupuestaria y realiza el bloqueo presupuestario. Sella y firma la Solicitud de Viáticos. Envía Solicitud de Viáticos y documentos sustentadores a la Unidad de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Recibe Solicitud de Viáticos y documentos sustentadores. Registra el asiento de diario del Compromiso Devengado. Imprime Comprobante de Diario. Firma Comprobante de Diario.

31 31 Envía la Solicitud de Viáticos al Exterior y documentos sustentadores a la Unidad de Tesorería. Departamento de Tesorería Recibe documentos, genera la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y envía al Despacho Superior o a quien delegue. Despacho Superior o a quien Delegue Recibe la Gestión de Cobro y Documentos Sustentadores (Solicitud de Viático al Exterior). Autoriza la Gestión de Cobro de acuerdo al monto a pagar. Envía la Gestión de Cobro autorizada y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización. Oficina de Fiscalización Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional autorizada y documentos (Solicitud de Viático al Exterior) sustentadores del Despacho Superior. Verifica si los documentos están debidamente presentados y realiza la correspondiente fiscalización (revisión). Dependiendo del monto de la Gestión de Cobro, procede a refrendar. Departamento de Contabilidad Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada, documentos sustentadores. Efectúa el Asiento de Envío de la Gestión de Cobro a la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas. Imprime el Asiento de Diario. Archiva Asiento de Diario y documentos sustentadores. Envía Gestión de Cobro a la Unidad de Tesorería. Departamento de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro autorizada y refrendada y registrada contablemente. Envía la Gestión de Cobro a la Unidad de Tesorería de la Dirección General de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas.

32 32 Procedimiento para Contratos de Suministros Departamento de Compras Se autoriza la contratación por medio de contrato (previa consulta con la administración, de acuerdo a requisición recibida de la Unidad de Almacén). Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las "Condiciones generales para el desarrollo de Pliegos de Cargo" establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas.

33 33 Se registra en el sistema la información contenida en la Requisición. El operador coloca sello SIAFPA en la Requisición y firma. Se envía la Requisición físicamente y por pantalla al Departamento de Presupuesto. Departamento de Presupuesto Realiza el Bloqueo presupuestario y firma en sello SIAFPA. Remite la Requisición al Departamento de Compras. Departamento de Compras Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. Adjudica y levanta expediente. Remite el expediente a Asesoría Legal. Asesoría Legal Prepara el proyecto de Contrato en original y (4) cuatro copias. Adjunta el expediente al Contrato. Remite el Contrato y el expediente según monto al Departamento de Compras o al Consejo Económico Nacional dependiendo de los montos establecidos para estos menesteres. Departamento de Compras Se incorpora la información del contrato (remitido según el monto ya sea de Asesoría Legal o del Consejo Económico Nacional) al sistema Comunica al contratista seleccionado, para que se presente con la documentación requerida y firme el proyecto de Contrato El operador coloca sello de registrado en SIAFPA y firma Se envía el proyecto de contrato y el expediente al Departamento de Contabilidad.

34 34 Departamento de Contabilidad Realiza el registro contable (asiento) correspondiente al Contrato en el sistema. El operador sella y firma en el reverso del contrato como constancia de registro SIAFPA Establece el precompromiso. Imprime comprobante de diario. Se registra la fianza en el sistema, el operador coloca sello SIAFPA y firma. El jefe firma y archiva el asiento diario Se remite por pantalla el contrato a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la entidad Se remite el proyecto de contrato y expediente físicamente a la Despacho Superior. 7. Despacho Superior- Ministro Firma el Contrato, autorizando la Adquisición. Remite el Contrato y el expediente a la Oficina de Fiscalización (Contraloría General). Oficina de Fiscalización Realiza el examen previo de Fiscalización, de lo cual: Se registra en el sistema el refrendo Se remite el contrato al Departamento de Compras. Nota 1: Si el Contrato supera el monto establecido para su fiscalización y refrendo en esta oficina, pasa a la sede de Contraloría Genera. Departamento de Compras Notifica y entrega el Contrato al contratista seleccionado, para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado. Archiva y distribuye copias:

35 35 Original Departamento de Contabilidad. 1ª copia El Contratista. 2 copia Almacén/ Servicios Generales 3 copia Departamento de Compras. 4 copia Unidad Solicitan. Procedimiento para la contratación de Servicio de Mantenimiento

36 36 Departamento de Compras Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las "Condiciones generales para el desarrollo de Pliegos de Cargo" establecidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Recibe Solicitud de Servicios de la Unidad de Servicios Generales. Se autoriza contratación a través de Contrato (Previa Consulta con Administración). Establece las especificaciones técnicas requeridas. Se registra en el sistema la información contenida en la Solicitud. El operador coloca sello SIAFPA en la Solicitud y firma. Se envía la Solicitud físicamente y por pantalla al Departamento de Presupuesto. Departamento de Presupuesto Realiza el Bloqueo presupuestario y firma en sello SIAFPA. Remite la Solicitud al Departamento de Compras. Departamento de Compras Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. Adjudica y levanta expediente. Remite el expediente a Asesoría Legal. Asesoría Legal Prepara el proyecto de Contrato en original y (4) cuatro copias. Adjunta el expediente al Contrato. Departamento de Compras Se incorpora la información del contrato (remitido según el monto ya sea de Asesoría Legal o del Consejo Económico Nacional) al sistema.

37 37 Comunica al contratista seleccionado, para que éste, se presente con la documentación requerida y firme el proyecto de Contrato. El operador coloca sello de registrado en SIAFPA y firma. Se envía el proyecto de contrato y el expediente al Departamento de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Realiza el registro contable (asiento) correspondiente al Contrato en el sistema. El operador sella y firma en el reverso del contrato como constancia de registro SIAFPA. Establece el precompromiso. Imprime comprobante de diario. Se registra la fianza en el sistema, el operador coloca sello SIAFPA y firma. El jefe firma y archiva el asiento diario. Se remite por pantalla el contrato a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la entidad. Se remite el proyecto de contrato y expediente físicamente a la Despacho Superior. 7. Despacho Superior. Ministro Firma el Contrato, autorizando la Adquisición. Remite el Contrato y el expediente a la Oficina de Fiscalización (Contraloría General). Oficina de Fiscalización Realiza el examen previo de Fiscalización, de lo cual: Se registra en el sistema el refrendo. Se remite el contrato al Departamento de Compras. Nota 1: Si el Contrato supera el monto establecido para su fiscalización y refrendo en esta oficina, pasa a la sede de Contraloría Genera.

38 38 Departamento de Compras Notifica y entrega el Contrato al contratista seleccionado, para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado. Archiva y distribuye copias: Original: Departamento de Contabilidad. 1º copia: El Contratista. 2 copia : Almacén/ Servicios Generales 3 copia : Departamento de Compras. 4 copia : Unidad Solicitante

39 39 J. Procedimiento para Contratación de Consultaría y Servicios Especiales Unidad Solicitante Prepara nota de solicitud de Consultoría o Servicios Especiales, explicando los objetivos, alcance, necesidad del servicio. El jefe o Director firma la nota como aprobación. La nota es remitida a la Dirección Administrativa. Dirección Administrativa

40 40 Revisa la nota de solicitud de Consultoría o Servicios Especiales, y si lo haya conveniente firma autorizando que se efectué la contratación del servicio a través de contrato. Remite la nota firmada al Departamento de Compras. Departamento de Compras Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. El operador coloca en la solicitud sello SIAFPA y firma. Se envía físicamente y por pantalla la solicitud al Departamento de Presupuesto. Departamento de Presupuesto Registra y bloquea en el sistema las partidas presupuestarias. Se firma en el sello SIAFPA, estampado en la solicitud. Se remite físicamente y por pantalla la solicitud al Departamento de Compras. Departamento de Compras Establece las condiciones técnicas requeridas en conjunto con la unidad solicitante u otras unidades técnicas si así se amerita. En el caso de los servicios Especiales se solicitara el apoyo a la unidad de Recursos Humanos o equivalente para la selección técnica del aspirante ganador. Remite expediente a la Asesoría Legal. Asesoría Legal Prepara el proyecto de Contrato en original y (4) cuatro copias. Adjunta el expediente al Contrato. Remite el Contrato y el expediente según monto al Departamento de Compras. Departamento de Compras

41 41 Se incorpora la información del contrato (remitido según el monto ya sea de Asesoría Legal o del Consejo Económico Nacional) al sistema. Comunica al contratista seleccionado, para que éste, se presente con la documentación requerida y firme el proyecto de Contrato. Se coloca sello de registrado en SIAFPA y firma el jefe de Departamento. Se envía el proyecto de contrato y el expediente al Departamento de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Realiza el registro contable (asiento) correspondiente al Contrato en el sistema. Establece el precompromiso. Imprime comprobante de diario. Se registra la fianza en el sistema El jefe firma y archiva el asiento diario y sella y firma en el reverso del contrato como constancia de registro. Se remite por pantalla el contrato y el expediente a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en la entidad. Se remite el proyecto de contrato y expediente físicamente al Despacho Superior. Despacho Superior. Ministro Firma el Contrato, autorizando la Contratación. Remite el Contrato y el expediente a la Oficina de Fiscalización (Contraloría General). Oficina de Fiscalización Realiza el examen previo de Fiscalización Se registra en el sistema el refrendo Se remite el contrato al Departamento de Compras. Nota: Si el monto del Contrato supera el monto a fiscalizar y refrendar en esta oficina, se envía a la sede de la Contraloría.

42 42 Departamento de Compras Notifica y entrega el Contrato al contratista seleccionado, para que éste proceda al cumplimiento de lo contratado. Archiva y distribuye copias. Original: Departamento de Contabilidad. 2 copia : Departamento de Compras. 3 copia: Unidad Solicitante. 4 copia: Asesoría Legal.

43 43 Procedimiento para Contratación de Arrendamientos Unidad Solicitante Confecciona solicitud de servicio de arrendamiento y la firma. Remite solicitud de arrendamiento a la Dirección Administrativa. Dirección Administrativa Recibe la solicitud de arrendamiento. Verifica la solicitud. Confecciona nota, con la descripción, detalle y canon de arrendamiento. Remite la solicitud y nota a la Unidad de Compras y/o Unidad Especializada. Departamento de Compras Recibe solicitud de arrendamiento y nota sobre el arrendamiento. Solicita el apoyo de la Unidad de técnica responsable, dependiendo del bien. Registra los antecedentes del arrendamiento. Sella y firma la solicitud de arrendamiento. Remite la solicitud y nota sobre el arrendamiento a la Unidad de Presupuesto. Departamento de Presupuesto Registra y bloquea la partida presupuestaria. Sella y firma la solicitud de arrendamiento. Remite solicitud y nota a la unidad de compras y/o Unidad Especializada. Departamento de Compras Recibe solicitud de arrendamiento y nota sobre el arrendamiento.

44 44 Ejecuta los procesos de selección de contratistas, contenido en la Ley de Contratación Pública vigente. Remite la solicitud y nota a Asesoría Legal. Asesoría Legal Recibe la solicitud de arrendamiento y nota. Elabora la resolución de adjudicación. Elabora el proyecto de contrato. Remite el proyecto de contrato, solicitud de arrendamiento y la nota a la Unidad de Compras y/o Unidad Especializada. Departamento de Compras Recibe proyecto de contrato, solicitud y la nota sobre el arrendamiento. Llama al contratista para que presentes sus documentos (copia de la licencia comercial, copia de cédula y fianza requerida). Remite el proyecto de contrato, solicitud de arrendamiento, nota y demás documentos a la Unidad de Contabilidad. Departamento de Contabilidad Recibe contrato y demás documentos. Realiza el registro contable (precompromiso). Imprime, sella y firma el comprobante de diario. Remite el proyecto de contrato, solicitud de arrendamiento, nota y demás documentos (copia de la licencia comercial, copia de cédula y fianza) al Despacho Superior. Despacho Superior Recibe proyecto de contrato y demás documentos. Firma el contrato. Remite el contrato con todos los documentos a la Contraloría General de la República (Oficina de Fiscalización).

45 45 Contraloría General de la República Recibe el contrato firmado y demás documentos. Remite a la Comisión de Arrendamiento de Bienes Patrimoniales, para la revisión y aprobación del canon de arrendamiento. Remite a Asesoría Jurídica de la Contraloría (Sede) y/o Asesoría Jurídica del Sector, dependiendo del monto del contrato, para la revisión y aprobación de los aspectos legales. Remite al Despacho Superior y/o Jefe de Fiscalización de la Institución, dependiendo del monto del contrato, para su refrendo. Remite el Contrato refrendado y demás documentos a la Institución, Departamento de Compras. Departamento de Compras Recibe el contrato de arrendamiento refrendado, con el resto de documentos. Entrega el copia del contrato al contratista, distribuye y archiva las otras así: Original Contabilidad Primera copia Contratista Segunda copia Contraloría

46 46 RÉGIMEN DE FORMULARIOS