UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA JEFE DE CONTABILIDAD VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIRECTOR FINANCIERO BOGOTÁ

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1 23/0/996 26//200 / 2 DIRECTOR FINANCIERO Contador Público titulado, con matrícula y tarjeta profesional Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Estudios complementarios y/o de especialización en administración de empresas y/o finanzas. Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.. Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su permanente actualización. 2. Elaborar, en coordinación con la Dirección Financiera, los estudios para formular las estrategias de carácter contable de la Universidad. 3. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes. 4. Consolidar y preparar los estados financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes para ser presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección Financiera. 5. Refrendar, con la firma del Contador y su matrícula vigente, el Balance General Consolidado y los estados financieros de la institución. 6. Preparar la declaración de ingresos y patrimonio de industria y comercio de la Universidad, para ser presentado ante las entidades estatales competentes. 7. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en el desarrollo, operación y mantenimiento del sistema contable de la Universidad. 8. Analizar, confrontar y proponer a la Dirección Financiera los ajustes entre los registros contables y las cifras de los inventarios físicos. (controla y delega) 9. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar para el cumplimiento de las funciones y normas de la dependencia e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas. 0. Elaborar el proyecto de presupuesto de la dependencia, de acuerdo con los formularios y parámetros suministrados.. Rendir, a través de la Dirección Financiera, los informes relacionados con su área. 2. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los servicios que presta el Departamento de Contabilidad. 3. Elaborar las planillas y liquidar las facturas para efectuar los pagos de Retención en la Fuente. 4. Informar trimestralmente sobre las pérdidas y bajas de equipos, bienes o elementos. 5. Realizar la autoevaluación de la dependencia. 6. Revisión cuidadosa de los cheques girados comprobantes de egreso y transferencias bancarias. 7. Revisión de correspondencia para distribución en el departamento. 8. Velar para que el Balance y Estado de resultados se presente dentro de las fechas estipuladas. 9. Revisión de las declaraciones de retención en la fuente y presentación en medios electrónicos. 20. Revisión y elaboración de las declaraciones de Industria y Comercio. 2. Elaboración de la Declaración de Renta y presentación en medios electrónicos. 22. Elaboración de comprobantes de títulos valores. 23. Refrendar con la firma del Contador y su Tarjeta Profesional, los Estados Financieros consolidados de la Institución. 24. Acompañamiento al arqueo de los títulos valores. 25. Presentación de Estados Financieros Consolidados de la Universidad a órganos Superiores de la Universidad. 26. Supervisar las labores diarias del los empleados del departamento.

2 23/0/996 26//200 2 / Redactar la correspondencia que por importancia así lo requiera y firmar la que preparen los demás empleados del Departamento. 28. Coordinar y evaluar las labores del personal adscrito al departamento. 29. Resolver las consultas que formulen los empleados (Armenia Bogotá) bajo control y demás personal de la Universidad, relativa a las actividades propias del Departamento. 30. Responder por la conservación, utilización y mantenimiento de los equipos instalaciones y demás elementos de su departamento. 3. Presentar las firmas pertinentes de las Declaraciones Tributarias. 32. Asistir a Consejos, Comités y reuniones, en las cuales sea asignada mi participación. 33. Revisar y analizar la información contable que envía la sucursal de Armenia. 34. Responder por los requerimientos que realice las entidades que nos controlan. como la DIAN, Tesorería Distrital Ministerio de Educación. 35. Cumplir con las funciones que implica el desempeño del cargo y las que me indique mi jefe inmediato. por los que elabora y porta para entidades gubernamentales (documentos contables) (control de activos fijos) (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)

3 23/0/996 26//200 3 / 2 ASISTENTE DE CONTABILIDAD Contador Público titulado, con matrícula y tarjeta profesional Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Estudios complementarios y/o de especialización en administración de empresas y/o finanzas. Cuatro (4) años de experiencia relacionada en su área.. Desarrollar, proponer e implantar los sistemas y procedimientos contables de la Universidad y velar por su permanente actualización. 2. Registrar y controlar el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de la Universidad, de conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes. 3. Consolidar y preparar los Estados Financieros de la Universidad y realizar los análisis correspondientes, para ser presentados a la Rectoría y a la Consiliatura, por intermedio de la Dirección financiera. 4. Preparar las declaraciones Tributarias de la Universidad, para ser presentado ante las Entidades Estatales competentes. 5. Colaborar con el Departamento de Informática y Sistemas en del desarrollo, operación y mantenimiento del sistema contable de la Universidad. 6. Analizar, confrontar y proponer a la Rectoría los ajustes entre los registros contables y las cifras de los inventarios físicos. 7. Preparar y presentar a la Dirección Financiera los programas a desarrollar, para el cumplimiento de las funciones y normas de la Dependencia, e informar sobre la ejecución y los resultados de las actividades desarrolladas. 8. Rendir los informes relacionados con el área a los Órganos Superiores de la Institución. 9. Proyectar respuestas ante los entes externos de control tal como la DIAN, Ministerio de Educación etc. En lo que le compete al área contable. 0. Elaborar información anual de Medios Magnéticos para ser presentados a la DIAN y SNIES.. Promover y participar en programas de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los servicios que presta el Departamento de Contabilidad 2. Trabajar en coordinación con la Seccional Armenia con todos los procesos contables. por los que porta y elabora entidades gubernamentales (con toda la comunidad universitaria) Indirecta (con los entes gubernamentales y de control)

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5 23/0/996 26//200 5 / 2 ANALISTA DE CONTABILIDAD Técnico en carreras administrativas y/o contables Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Cursos de formación y actualización en procesos contables. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Contabilizar las nominas la universidad, alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, tipos de nomina, terceros y auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz 2. Contabilizar las provisiones de aportes parafiscales, empresas promotoras de salud, pensión, administradora de riesgos profesionales, prestaciones sociales; alimentando los códigos contables, novedades, parámetros, terceros y auxiliares de cuenta, modificando los comprobantes e imprimiendo los comprobantes que arroja la interfaz, haciendo los ajustes mes a mes del pago vs. Provisión. 3. Analizar, codificar, elaborar hojas de trabajo y digitar los comprobantes de causación diferidos de publicitad, de conformidad a los lineamientos dispuestos por la Jefatura del Departamento 4. Analizar, codificar y elaborar las hojas de trabajo y elabora los comprobantes de causación de ingreso recibidos por anticipado. 5. Suministrar la información que requiera la unidad de Licitaciones de la Universidad, para presentarse en cada una de las que va a participar. 6. Elaborar las hojas de trabajo, codificar y digitar los comprobantes de provisión de pago de impuesto de industria y comercio. 7. Elaborar, digitar y codificar los comprobantes de los movimientos de los fondos patrimoniales SENA y de DONACIONES controla las cuentas correspondientes conforme a los extractos y demás documentos. 8. Recepcionar, clasificar, codificar y contabilizar los comprobantes de notas crédito y débito bancarios. 9. Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de archivos al maestro de cuentas auxiliares y terceros 0. Codificar, digitar y causar los contratos de arrendamiento elaborando los comprobantes e Informando al Jefe del Departamento al finalizar el cada uno el estado de los mismos para suministrar la información pertinente a Asesoría Jurídica para la expedición del respectivo PAZ y SALVO o la gestión del recaudo de los cánones pendientes.. Codificar, digitar y causar los contratos por convenios y licitaciones suscritos por la Universidad elaborando las hojas de trabajo y comprobantes debidamente refrendados e informando las inconsistencias que se presenten en el suministro de la información presentando los análisis solicitados y respectivos, elaborando cuadro anual del estado de los mismos incluyendo en esto los adquiridos a través de Uniones Temporales. 2. Elaborar los cuadros de Estímulos de cumplimiento, eficacia y productividad conforme a los Acuerdos y Resoluciones expedidos por la H. Consiliatura o Rectoría e indicaciones pertinentes, cada vez que lo requiera la administración elaborando la provisión o comprobantes pertinentes. 3. Colaborar con la Asistente y el Jefe del Departamento, para presentar oportunamente los Balances de Comprobación mensuales, el Balance General anual y los Estados Financieros correspondientes debidamente soportados con el análisis de saldos de las cuentas que lo conforman. 4. Analizar, codificar y digitar los comprobantes de ajuste sobre el balance de comprobación mes a mes. 5. Elaborar el comprobante de cierre del ejercicio anualmente. 6. Elaborar el comprobante del resultado del ejercicio una vez aprobado el balance de la vigencia anterior. 7. Las demás funciones que le asignen el superior inmediato y las que impliquen el desempeño del cargo

6 23/0/996 26//200 6 / 2 por los que elabora (con la comunidad universitaria)

7 23/0/996 26//200 7 / 2 ANALISTA DE INVENTARIOS Técnico en carreras administrativas y/o contables. Cursos de formación y actualización en procesos administrativos y contables. Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Recibir y Revisar los inventarios cada una de las dependencias de la Universidad Confrontados de un periodo a otro. 2. Revisar la codificación Interfaz de Entradas y Salidas del Almacén; contabilizar entradas Biblioteca generando los comprobantes de contabilidad respectivos. 3. Analizar las cuenta de proveedores y anticipos, efectuando los ajustes resultantes del análisis de cuentas y digitando el comprobante de contabilidad respectivo. 4. Asistir en Representación del Departamento a las entregas de elementos devolutivos de propiedad de la Universidad. 5. Recopilar los documentos requeridos para anexar a la carta de reclamaciones ante la compañía aseguradora referente los siniestros que se presenten sobre los bienes de la institución. 6. Actualizar los datos de entradas archivo maestro de los terceros que se presentan por el almacén. 7. Revisar la interface de los Ajustes por inflación mes a mes con su respectiva codificación. 8. Contabilizar la rendición de anticipo a trabajadores, y contrato de obra civil, generando el comprobante de contabilidad respectivo. 9. Realizar el comprobante de diferidos mes a mes de licencia para computador, software, y seguros del estado. 0. Revisar la interface de los comprobantes de contabilidad relacionados con la depreciación de activos fijos.. Realizar hojas de trabajo de los elementos devolutivos que se van adquiriendo y verificar el inventario enviado por las dependencias de la universidad. 2. Revisar la codificación contable de las entradas y salidas generadas por el departamento de compras y suministros. 3. Analizar la cuenta de balance de proveedores y anticipo a trabajadores generando el comprobante de contabilidad. 4. Las demás funciones que se me asignen por el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo. por los que porta y elabora (con toda la comunidad universitaria)

8 23/0/996 26//200 8 / 2 AUXILIAR DE CONTABILIDAD I Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área contable. Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Cursos de formación y actualización en procesos contables. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Controlar el flujo de documentos provenientes de Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Tesorería, Almacén, Centro de Ayudas Audiovisuales, Talento Humano, etc. Traslado de Bancos con sus respectivos soportes, comprobante de ingresos y egresos de almacén, relación de costos de papelería, liquidaciones de prestaciones sociales, nóminas, etc. 2. Digitar correctamente los datos de entrada sobre actualización de los archivos maestros de las cuentas y títulos de contabilidad. 3. Registrar los préstamos de documentos pertenecientes a esta dependencia. 4. Revisar y organizar todos los documentos con sus soportes en forma consecutiva para ser empastados y enviarlos al archivo central. 5. Conciliar pagos de aportes parafiscales con los saldos del balance. 6. Grabar los pagos por traslados bancarios como son salarios por pagar, bonificación extraordinaria, prima extraordinaria, incentivos, liquidaciones, actividades realizadas por los profesores. 7. Verificar la correcta codificación en la interface de nómina de administrativos, pasantes y aprendices, servicios profesionales y docentes y realizar los ajustes correspondientes e incluir la respectiva interface al aplicativo de contabilidad, de acuerdo al sistema de causación para su posterior pago. 8. Verificar la correcta codificación de provisiones y apropiaciones generadas por las nóminas de administrativos y docentes. 9. Codificar y grabar el presupuesto de ingresos y egresos de la seccional. 0. Revisar la grabación del presupuesto con sus respectivos códigos y valores.. Grabar manualmente en el aplicativo de presupuesto en cuanto a ingresos: devoluciones; y en cuanto a gastos: inversiones y liquidaciones definitivas de prestaciones sociales. 2. Imprimir todos los informes mensuales al cierre de cada mes para enviar a Bogotá y para la Seccional (Balance de comprobación, anexos de cartera, libro mayor y balance, saldo de balance, comprobante de diario, libros auxiliares, ejecución presupuestal de ingresos y egresos). 3. Colaborar en la verificación de inventarios físicos. 4. Registrar los traslados bancarios. 5. Incluir interface de procesos manuales de nómina. 6. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del cargo. por los que elabora (con todos los procesos)

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10 23/0/996 26//200 0 / 2 AUXILIAR DE CONTABILIDAD II Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área contable. Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Cursos de formación y actualización en procesos contables. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y elaborar el respectivo formato para ser firmados por las personas autorizadas. 2. Llevar al día los libros auxiliares de bancos y elaborar diariamente el estado de tesorería. 3. Revisar y clasificar las cuentas provenientes de ingresos (proceso académico). 4. Analizar las cuentas contables de acuerdo a su naturaleza. 5. Apoyar al Jefe de Contabilidad en la realización de informes cuando se requieren con mucha urgencia. 6. Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias. 7. Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato y que tengan relación con la naturaleza del cargo. por los que elabora. Interna Externa (inducción aprendices SENA)

11 23/0/996 26//200 / 2 AUXILIAR DE CONTABILIDAD III Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área contable. Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Cursos de formación y actualización en procesos contables. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Elaborar conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro que maneja la Universidad y solicita por escrito las notas débito y crédito pendientes mensualmente según conciliaciones bancarias. 2. Elaborar la contabilización de los ajustes que se requieran mensualmente sobre bancos. 3. Realiza el cuadro mes a mes del movimiento de contabilidad y el libro auxiliar de bancos elaborando los ajustes necesarios. 4. Registrar, evaluar y ajustar las novedades de relación con entidades como el Icetex, bancos e fiduciarias. 5. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo. por los que elabora (libros de bancos) Interna Externa (con entidades gubernamentales)

12 23/0/996 26//200 2 / 2 SECRETARIA CONTABILIDAD Bachillerato Académico, preferiblemente estudios en el área contable. Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Cursos de formación y actualización en procesos contables. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Redactar y/o transcribir las cartas, memorandos y demás documentos que solicita el jefe y demás personal del departamento. 2. Recibir de la sección de pagaduría los comprobantes de egreso para su clasificación y archivo; al igual que los comprobantes de formas continuas de manera consecutiva. 3. Clasificar, distribuir y archivar toda la información contable. (comprobantes de contabilidad), emitidas diariamente por el personal del departamento. 4. Recibir, realizar las llamadas y comunicar oportunamente todos los mensajes del departamento. 5. Archivar la correspondencia recibida y emitida por el departamento. 6. Realizar oportunamente los pedidos de los elementos de papelería requeridos por la dependencia. 7. Recibir, radicar, distribuir y controlar oportunamente la correspondencia y demás documentos que ingresan y salen de la dependencia. 8. Las demás funciones que le asigne el superior inmediato y las que implique el desempeño del cargo. por los que elabora (con todos los procesos)

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