Manual de Organización

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1 Manual de Organización Dirección General de Contabilidad Gubernamental Secretaría de Hacienda 31/08/ :00:00a.m.

2 Manual de Organización Dirección General de Contabilidad Gubernamental Secretaría de Hacienda Elaboró C.P. DOUGLAS ALEJANDRO TAYLOR DUEÑAS/DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Presentó LIC. CARLOS MANUEL VILLALOBOS ORGANISTA / SECRETARIO DE HACIENDA Validó María Guadalupe Ruiz Durazo Secretaria de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el artículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 31/08/2015.

3 Contenido I. Introducción II. Antecedentes III. Marco Jurídico Administrativo IV. Atribuciones V. Estructura Orgánica VI. Organigramas VII. Objetivos y Funciones VIII. Bibliografía

4 Introducción Con el propósito de actualizar, innovar y eficientar la acción pública estatal y definir adecuadamente las funciones a cargo de las distintas áreas que integran la unidad administrativa ; En cumplimiento al artículo 14 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y artículo 23 del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda, se elaboró el Manual de Organización de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, para ofrecer al personal un instrumento actualizado de consulta que promueva el desempeño organizacional. Este documento es un instrumento de apoyo para la adecuada planeación, ejecución de las actividades operativas así como para la inducción del personal actual y de nuevo ingreso, toda vez que en un solo documento se integra información referente a los antecedentes históricos, que constituyen una breve descripción del origen de la Unidad Administrativa y Marco Jurídico-Administrativo, donde se sustenta su marco de actuación y atribuciones conferidas en el reglamento interior de la dependencia; Así mismo, a efecto de mantener vigente la información del documento, deberá actualizarse de acuerdo a los cambios suscitados en el ámbito atributivo y funcional en el esquema organizacional de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. 1

5 Antecedentes En los años setenta, la Tesorería del Estado contaba con un área de contabilidad considerada como departamento, denominado Departamento de Contabilidad; en ese entonces en la administración del Gobernador Carlos Armando Biebrich en el período , y con la transición del gobernador interino el Lic. Alejandro Carrillo Marcor a principios de 1979, surge una restructuración al sistema operativo de gobierno, cambiando de adscripción y designación a este, pasando de departamento a dirección general, denominándose Dirección General de Contabilidad, adscrita ahora a la Secretaria de Planeación del Desarrollo y Gasto Público, su función operativa la compartía con un área de informática. Fue entonces en la administración de Ing. Rodolfo Félix Valdés, período donde se forma una nueva área llamada Dirección General de Contabilidad e Informática, agregando el departamento de informática, esto publicado hasta el año 1996 en el Boletín Oficial No. 33, Sección I de 21 de octubre de Con la necesidad de comprometer el gasto público con el desarrollo que demandara el Estado y de conjugar la Inversión Pública, en el año de 1996 se transfieren nuevas facultades a la dependencia, derivando esto la incorporación de dos unidades administrativas: la Dirección General y Control Presupuestal y la Dirección General de Egresos, Contabilidad e Informática, nuevamente renombrada, quedando publicado en el Boletín Oficial No. 33, Sección I de 21 de octubre de Para el año de 1999, en febrero 25 según Boletín Oficial No. 16 en su artículo 12 Bis se reforma y adiciona diversas disposiciones al Reglamento Interior de la Secretaría de Planeación del Desarrollo y Gasto Público, se separa la función de autorización del gasto público, el control y registro contable del Gobierno del Estado, para reformarse nuevamente la Dirección General de Contabilidad e Informática con sus atribuciones. Con fecha 22 de agosto del 2002, según Boletín Oficial No. 16, tomo CLXX, en su artículo 12 Bis; queda reformado y se adiciona el Reglamento Interior de la Secretaría de Planeación del Desarrollo y Gasto Público, separando las funciones de los sistemas informáticos y de contabilidad, quedando el área de contabilidad como Dirección General de Contabilidad, con sus atribuciones, funciones y estructura orgánica. En el ejercicio 2004 se realizó una restructuración entre la Secretaria de Planeación del Desarrollo y Gasto Público y la Secretaría de Hacienda según consta en Boletín Oficial No. 48, tomo CLXXIII, sección l de fecha 14 de junio del 2004; publicando la modificación al reglamento interior de cada secretaria. Es entonces que esta Dirección General pasa a formar parte de la Secretaría de Hacienda, nombrándose Dirección General de Contabilidad Gubernamental la cual quedó adscrita a la Tesorería del Estado, estableciendo sus funciones y atribuciones. 2

6 Marco jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley No. 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios de Sonora, Vigente según B.O. No. 29 Secc. II del 09 de abril de con reforma en Boletín Oficial No, 18 Sección ll del 31 de agosto del Referente a sujetos de responsabilidades, obligaciones de servidores públicos. Ley No. 26, Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, Boletín Oficial No. 53, Secc. XVII, del 30 de diciembre de 1985; con vigencia en reforma según Boletín Oficial No. 44, sección II del 02 de Junio del Establece la estructura, funcionamiento y bases de organización del Poder Ejecutivo; además, obedece a la competencia de las dependencias de la administración pública directa del Estado de Sonora. Ley 102, de la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado, Boletín Oficial No. 18, Sección l del 04 de marzo de 1985, última reforma el 9 de julio de Norma la organización, estructura y funcionamiento de la Contaduría Mayor de Hacienda. Ley de Hacienda del Estado de Sonora para el ejercicio 2015, Boletín Oficial No. 52, del 29 de diciembre del Regula los Ingresos Fiscales. Ley Número 188 de Ingresos y Presupuesto de Ingresos del Estado, para el Ejercicio Fiscal del año 2015, Boletín Oficial No. 52, Secc., 1 tomo CXCIV del 29 de diciembre del Referente a la Percepción de Ingresos provenientes de los distintos conceptos y estimaciones. Ley de Contabilidad Gubernamental para el Ejercicio 2015, última reforma publicada en el diaria Oficial del 09 de Diciembre del De la armonización en prioridades de recursos y criterios generales de política económica de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público Ley No. 6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal, Boletín Oficial No. 46 Sección l del 08 de diciembre de 1988 con última reforma según decreto No. 73 de Boletín Oficial No. 41, sección I del 18 de noviembre de Regular el gasto, Planeación, Presupuestación y Control. Ley de Coordinación Fiscal de Federación, Estado y Municipios, Diario Oficial de la Federación de fecha 27 de diciembre de 1978; Vigente con reforma del 24 de junio del 2009 del Diario Oficial. En función de los Ingresos Federales. Ley Número 84, Deuda Pública, publicada en Boletín Oficial No. 2 Sec. IV de 6 de julio de 1995, última reforma el 14 de agosto del 2007 en B.O. No. 6, decreto no. 63, Secc. edición especial; Referente a Deuda Pública del Estado de Sonora. Ultima actualización DECRETO No. 126, B. O. No. 4 sección III, de fecha 14 de julio de 2008, que adiciona el artículo 4 Bis. 3

7 Ley No 168 de Fiscalización Superior para el Estado de Sonora, Boletín Oficial No. 4, Sección Il del 14 de julio del Regula la revisión, auditoria y fiscalización superior de los Estados Financieros; con última modificación el 23 de Octubre de 2014 en Boletín Oficial No.33 sección II. Ley No. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora, Boletín Oficial No. 17 del 27 de agosto de 1977, con última modificación el 11 de Julio de 2011 en el Boletín Oficial No.3 sección I; de la observancia general para los trabajadores del Servicio Civil. Ley No. 40 de Planeación del Estado de Sonora, Disposiciones Generales en Boletín Oficial No. 10, Sección I del 02 de febrero de 1984 y con actualización el 23 de diciembre de Sobre la planeación del Estado de Sonora. Ley 250; Sobre el uso de firma electrónica avanzada para el Estado de Sonora, Boletín Oficial No. 2, sección II, de fecha 6 de julio de Decreto No. 165 del presupuesto de Egresos del Estado de Sonora para el ejercicio 2015, Boletín Oficial No. 52, Secc. II, de fecha 21 de diciembre de Evaluación y Control del Gasto Público. Decreto que Reforma y Adiciona Diversas Disposiciones del Reglamento Interior de la Secretaría Hacienda Boletín Oficial No.14, tomo CLXXVI, Art. 14, Secc. I de fecha 18 de agosto de 2005 y sus reformas. Contiene atribuciones de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Decreto No. 84 en el que se establece los factores de distribución de Participaciones Federales a los Municipios del Estado de Sonora para el ejercicio fiscal 2011, B.O. 53, Secc. III del 30 de diciembre de De las bases, montos y plazos estimados que recibirán del Fondo General y otros. Convenio de Adhesión al Sistema en Materia Fiscal Federal, publicado en Diario Oficial de fecha 28 de diciembre de 1979 y Convenio de Colaboración Administrativa en Materia Fiscal Federal, celebrado con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, autorizado en Diario Oficial en enero de 1997 y reformado en noviembre de 2003 y. Referentes a la aplicación del federalismo ante los estados para un mejor fortalecimiento de las haciendas locales y del desarrollo económico. Reglamento interior de la Secretaría de Hacienda, Boletín Oficial Número 14, Sección I del 18 de agosto del 2005 y sus reformas, Reformado en el Boletín Oficial Número 20, Sección II del 09 de Marzo Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal, Boletín Oficial No. 8 Sección l del 27 de enero de 1989: De reglamentar las disposiciones de referencia. Acuerdo por el que se da a conocer a los gobiernos del Distrito Federal y de las entidades federativas la distribución y calendarización para la ministración de los recursos correspondientes al Ramo 33 publicado en Boletín Oficial el 03 de diciembre del 2014 para el Ejercicio De las aportaciones Federales para Entidades Federativas y municipios, a que se refiere el capítulo V de la Ley de Coordinación Fiscal. 4

8 Atribuciones Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental estará adscrita a la Tesorería del Estado y le corresponden las siguientes atribuciones: I. Establecer y operar el sistema de contabilidad del Estado, definiendo los controles, clasificaciones y registros que deban integrarlo, conforme a la Ley General de Contabilidad Gubernamental, postulados básicos, disposiciones que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable y demás disposiciones legales; II. Vigilar las operaciones derivadas del sistema de contabilidad del Gobierno del Estado y entidades de la Administración Pública Paraestatal incluidas en éste, que facilite el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio del Gobierno del Estado y permita proporcionar información oportuna y veraz; III. Operar las compensaciones de adeudos entre el Ejecutivo Estatal y las autoridades municipales, para el efecto de pago de participaciones federales en los términos de la Ley de Coordinación Fiscal; IV. Registrar y controlar la situación de la deuda pública estatal directa, así como las operaciones que contengan obligaciones solidarias asumidas por el Ejecutivo del Estado; V. Fiscalizar la recepción de las participaciones y diversas aportaciones a los municipios, así como los subsidios otorgados a las entidades paraestatales; VI. Integrar el ejercicio presupuestario con la operación contable a partir de la utilización del gasto devengado, para llegar a suministrar la información contable y financiera que coadyuve a la toma de decisiones y evaluación de las acciones gubernamentales; VII. Digitalizar y custodiar la documentación contable de las operaciones realizadas por las dependencias y, en su caso, entidades de la Administración Pública Estatal; VIII. Coadyuvar con las unidades administrativas de la Secretaría en la atención de las auditorías realizadas por la Federación y/o despachos externos; IX. Actualizar los catálogos de cuentas autorizados por el Consejo Nacional de Armonización Contable, para las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, así como las normas para el registro contable, presupuestal y financiero de las operaciones en el sistema operativo; X. Asesorar a las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal en las consultas relacionadas con el contenido e instrumentación del sistema de contabilidad integral gubernamental; XI. Generar en tiempo real estados financieros de ejecución de operaciones y presupuestario, que coadyuven a la toma de decisiones, transparencia, programación, evaluación y rendición de 5

9 cuentas; XII. Coordinar las modificaciones al sistema de contabilidad gubernamental, derivadas de las disposiciones emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable, atendiendo las necesidades de armonización de la información contable, presupuestal y financiera estatal; XIII. Elaborar el registro contable derivado del control del inventario de los bienes muebles e inmuebles de las dependencias y, en su caso, entidades de la Administración Pública Estatal, a través del sistema contable, y XIV. Las demás que le confieran las disposiciones jurídicas aplicables y las que le delegue su superior jerárquico en el ámbito de sus atribuciones. 6

10 Estructura Orgánica Dirección General de Contabilidad Gubernamental Departamento de Auditoria y Observaciones Departamento de Enlace Administrativo Área de Inspección de Documentos de Archivo Área de Archivo y Enlace con la Dirección 7

11 ORGANIGRAMA DE LA DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL N 12 Dirección General de Contabilidad Gubernamental N 9 Departamento de Auditoría y Observaciones N 9 Departamento de Enlace Administrativo N 9 Área de Inspección De documentos de Archivo N 9 Área de Archivo y Enlace con la Dirección 8

12 Objetivos y Funciones Dirección General de Contabilidad Gubernamental Objetivo: Armonizar los recursos del estado y municipios con la federación, mediante los registros de las operaciones contables que realiza el Gobierno del Estado a través de las dependencias que conforman la estructura orgánica del Poder Ejecutivo del Estado. Funciones: Supervisar que las operaciones contables realizadas en el período y que sean aplicadas con oportunidad por las dependencias y entidades del Gobierno del Estado; Coordinar en términos de la Ley de Contabilidad Gubernamental la armonización de recursos y criterios generales de la Política económica de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Dependencias, Organismos, Municipios y Federación; Registrar y supervisar la recepción de las diversas participaciones y aportaciones a los municipios y organismos, para que reciban los recursos en tiempo establecido; Procesar informe de participaciones a pagar a los municipios según el período, en base a recursos enviados por la Tesorería de la Federación; Emitir recibos y Ordenes de Pago para el proceso de pago de participaciones a Municipios y enviarlos a la Dirección General de Control de Fondos y Pagaduría; Realizar los pagos de retenciones a diferentes organismos e instituciones, derivadas de retenciones en las participaciones a municipios; Determinar el monto a pagar al Sistema de Administración Tributaria por concepto de impuestos retenidos, así como la revisión de los movimientos afectados por este concepto; Revisar y controlar los soportes de las nóminas emitidas en el pago de sueldos al personal de burocracia, magisterio e Isssteson; Verificar el correcto registro de Ingresos y egresos presupuestales para la correcta aplicación y certificación de saldos a pagar en solicitudes recibidas de las distintas dependencias, organismos descentralizados, instituciones y sindicatos; Revisar y otorgar el registro de entidades paraestatales en libros, mediante la documentación de certificación del decreto que autoriza; Atender solicitudes de despachos de auditores internos y externos sobre la revisión de la cuenta de la Hacienda Pública Estatal en períodos trimestral y anual, así como de las dependencias y la tesorería; Generar información para la elaboración de la cuenta de la Hacienda Pública Estatal 9 y el

13 Informe de Gobierno, así como informe mensual para I.N.E.G.I. sobre las Finanzas Publicas Estatal; Entregar mensualmente a la Contaduría Mayor de Hacienda del Congreso del Estado reporte de participaciones de: Ramo 33, Ramo 39, apoyos y anticipos entregados a cada municipio del Estado de Sonora; Participar en la elaboración y actualización del Manual de organización, Manual de procedimiento, Manual de Contabilidad, Sistema Integral de Archivos, Sistema Integral de Recursos y Sistema de Evidencias, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Contraloría General; Apoyar al Tesorero del Estado en la elaboración, seguimiento y actualización de los programas a ejecutar respecto a la contabilidad gubernamental y proyectos que requieran información contable; Coordinar la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en función de programas que correspondan a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, ejecutándolo conforme a los lineamientos establecidos por la Ley de Presupuestos de Egresos; Optimizar y garantizar el cuidado de los recursos materiales y financieros que el Gobierno del Estado destina para el eficiente funcionamiento de las actividades encomendadas; Coordinar la elaboración de reportes, dictámenes, estadísticas y observaciones solicitadas por la Secretaría de la Contraloría, despachos externos, Contaduría Mayor de Hacienda y del Instituto Superior de Auditoría Fiscal, para sustentar y elaborar el informe anual del Gobernador, con base a lo programado y el ejercido de acuerdo al Programa Operativo Anual; Representar al Tesorero del Estado ante los órganos de gobierno, organismos y entidades de la administración pública paraestatal que le sean asignadas y ejercer responsabilidades y facultades que le sean delegadas; Efectuar la evaluación trimestral referente al cumplimiento de objetivos y metas establecidas ante el Programa Operativo Anual respecto a las actividades; Elaborar solicitudes de materiales, servicios y bienes muebles de la Dirección General; Vigilar el buen funcionamiento del equipo, mobiliario de oficina, así como solicitar a la Dirección Administrativa de la Secretaría el servicio preventivo y correctivo del mismo cuando se requiera; Administrar el personal asignado y llevar el control de incapacidades, permisos, licencias y políticas vigentes en materia de personal, así como promover cursos de capacitación y apoyar al trabajador ante la Dirección General de Recursos Humanos en relación laboral; Atender a funcionarios y empleados con el fin de tratar asuntos propios y en relación a su función y responsabilidad; Requerir a las distintas unidades administrativas que conforman la Administración Pública Estatal, las prioridades a seguir y normas establecidas con respecto la aplicación contable de recursos a nivel gobierno, organismos y municipios; 10

14 Resguardar los documentos de archivo generados por la contabilidad del Estado además los de orden administrativo de la propia Dirección General y Tesorería, para su control, registro e integración de forma físico y digitalizada según su disposición a la prescripción de guarda física; Proteger la confidencialidad de información; trátese de acuerdos y documentos que le sean conferidos a esta Dirección General y que su naturaleza lo amerite; Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia 11

15 Objetivo: Departamento de Auditoria y Observaciones Coadyuvar en la atención a auditorías y observaciones relacionadas con la Cuenta Pública, que le corresponde a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, en coordinación con las Dependencias que se relacionan con la auditoría y analizar cada uno de los expedientes y documentos de acuerdo a los requerimientos y normatividad. Funciones: * Revisar la observación correspondiente y desarrollar un programa de trabajo. * Analizar cada uno de los documentos comprobatorios que integran documento y solicitar los documentos al archivo general de la Dirección General de Contabilidad. * Verificar su correcta integración del Documento. * Asegurar que se les proporcione a los Auditores y Dependencias los documentos solicitados que se encuentren dentro del Archivo de esta Dirección General de Contabilidad. * Vigilar la devolución de documentos al archivo de parte de los auditores y Dependencias que los solicitan. * Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 12

16 Objetivo: Departamento de Enlace Administrativo Coadyuvar en la atención de la integración de los distintos documentos administrativos como son manuales, informes de evaluaciones y de auditorías en el ámbito de su competencia. Funciones: * Participar en la elaboración y actualización de manuales de Organización, Manual de Procedimientos y Manual de Contabilidad. * Actualizar la información en los distintos módulos en la Página de Contraloría, como son SIR, SIVE, SICAD, etc. * Emitir los informes de evaluación de Objetivos y Metas de la Dirección General. * Elaborar Pólizas de aplicación contable de acuerdo a notificaciones de la Dirección General. * Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 13

17 Objetivo: Área de Inspección de Documentos de Archivo Coordinar las actividades en la Dirección y el Archivo General en la integración adecuada de los distintos expedientes y documentos a revisar que integran la auditoría o la observación referente. Funciones: * Analizar normatividad de documentos que brindan el soporte a los Registros Contables. * Revisar la integración correcta de Documentos de Archivo. * Recabar los requisitos necesarios según lineamientos Fiscales. * Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 14

18 Objetivo: Área de Archivo y Enlace con la Dirección Contribuir en el análisis de cada uno de los expedientes y documentos generados por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. Funciones: * Analizar cada uno de los documentos comprobatorios que integran el archivo documental de la Dirección General de Contabilidad. * Asegurar que se les proporcione a los Auditores y Dependencias los documentos solicitados que se encuentren dentro del archivo de esta Dirección General de Contabilidad. * Recabar documentación que forma parte del documento que se revisa, así como firmas y sellos. * Vigilar la devolución de documentos al archivo de parte de los auditores y Dependencias que lo solicitan. * Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 15

19 Bibliografía Guía técnica para la elaboración de Manuales de Organización 2015 de la Secretaría de la Contraloría General. 16

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