ACCESS I LECCIÓN N 4

Transcripción

1 Barras de herramientas En función del objeto que se vea, la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana de Access tiene un nombre distinto y contiene botones diferentes. Por ejemplo, al trabajar en una tabla en la vista Diseño, el nombre de la barra de herramientas es barra de herramientas Diseño de tabla. Cuando la tabla se muestra en la vista Hoja de datos, el nombre de la barra de herramientas es barra de herramientas Hoja de datos de la tabla. Si no se abre ningún objeto, la barra de herramientas es la barra de herramientas Base de datos. Para buscar el nombre de la barra de herramientas, puede hacer clic con el botón secundario en ella. En el menú que aparece, el nombre que tiene la marca de verificación a la izquierda es el nombre de la barra de herramientas. Para abrir o cerrar una barra de herramientas, puede hacer clic con el botón secundario en cualquier barra de herramientas y hacer clic en el nombre de la barra que desee abrir o cerrar en el menú que aparece. Con la excepción de la barra de herramientas Base de datos, todas las barras de herramientas de Access contienen los comandos Vista, Guardar, Cortar, Copiar, Pegar y los botones del menú Ayuda de Microsoft Access. Asimismo todas las barras de herramientas contienen botones específicos.

2 Uso del puntero del mouse para desplazarse por la vista Hoja de datos Muchas bases de datos contienen tablas grandes que, cuando están abiertas, no caben en la pantalla. Por ejemplo, al abrir la tabla tblguests en el ejercicio anterior, sólo aparece en pantalla la información relativa a los 25 primeros registros de huéspedes, en función del tamaño del monitor y de la ventana de presentación. Para ver el último registro, el número 49, debe desplazarse por la tabla para verlo en pantalla. Para modificar y ver todos los datos de una base de datos, debe saber desplazarse por ella. El número de registros que puede ver a la vez depende del tamaño del monitor, de la resolución de pantalla y del tamaño de la ventana de la tabla. Un monitor de 15" con una resolución de 800 x 600 puede mostrar 25 registros aproximadamente. En la vista Hoja de datos, puede utilizar el puntero del mouse (ratón) para seleccionar una celda y modificarla haciendo clic en la celda que desee seleccionar. El uso del puntero del mouse suele ser la forma más rápida de desplazarse si la celda que desea modificar se ve en pantalla y no está cerca de la celda seleccionada actualmente. También puede utilizar el puntero junto con las barras de desplazamiento para desplazarse a las partes de la tabla que no se ven en pantalla. Puede arrastrar los cuadros de desplazamiento de las barras de desplazamiento o hacer clic en las flechas de estas barras.

3 Sugerencia En la vista Hoja de datos, Access admite dos modo de visualización general de una tabla: modo de edición y modo de desplazamiento. Al abrir una tabla, se trata del modo de desplazamiento. En este modo, puede desplazarse por la tabla, facilitándose la visualización de los datos. Cuando se seleccionan todos los datos de una celda, Access está en el modo de desplazamiento. En el modo de edición, como indica su nombre, puede desplazarse por una celda de la tabla y modificar caracteres individuales de la misma. Cuando aparece un punto de inserción parpadeante en la celda, Access está en el modo de edición. Para alternar entre ambos modos, presione F2. Otra forma de desplazarse por una tabla es mediante los botones de desplazamiento de la esquina inferior izquierda de la tabla.

4 Los botones de desplazamiento se describen en la tabla siguiente. Haga clic en el botón Primer registro el botón Registro anterior el botón Registro siguiente el botón Último registro el botón Nuevo registro Para seleccionar el primer registro de la tabla. el registro anterior; por ejemplo, para ir del décimo registro al noveno. el registro siguiente; por ejemplo, para ir del décimo registro al undécimo. el último registro de la tabla. el primer registro en blanco después del último registro de la tabla para que pueda introducir un nuevo registro. Puede desplazar el punto de inserción al cuadro Registro específico presionando F5. Además, al escribir un número en el cuadro Registro específico el punto de inserción se desplaza a dicho registro. Por ejemplo, si escribe 5, el punto de inserción se desplazará al quinto registro. Esta acción es muy útil en tablas muy grandes cuando no se desea perder mucho tiempo haciendo clic en los botones para ir al registro deseado. En este ejercicio, va a utilizar el puntero del mouse para seleccionar una celda de la tabla tblguests y, a continuación, a usar los botones y las barras de desplazamiento para desplazarse a distintas ubicaciones de la tabla. 1 En el campo Dirección del primer registro, haga clic en 1000 y en Jefferson. El punto de inserción aparece en el campo.

5 2 En la barra de desplazamiento de la derecha de la tabla, arrastre el cuadro de desplazamiento hasta que se vea el registro del Id. de huésped 49, Kim Ralls. 3 En el campo Nombre, haga clic detrás de la palabra Kim. El punto de inserción aparece detrás de dicha palabra. 4 En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga clic en la flecha de desplazamiento derecha hasta que se vea el campo ListaDirecciones, en caso necesario. La tabla se desplaza a la derecha. El número total de registros de la tabla aparece a la derecha de los botones de desplazamiento. En la tabla que se muestra, hay 49 registros. 5 En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga clic en la flecha de desplazamiento izquierda hasta que aparezca el campo IdHuésped. La tabla se desplaza a la izquierda. 6 En este campo, haga clic en el registro de Kim Ralls. El punto de inserción aparece delante del número Haga clic en el cuadro Registro específico, elimine el número existente, escriba 35 y, a continuación, presione Entrar. Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 35.

6 En tblguests, los registros se ordenan secuencialmente basándose en el campo IdHuésped. Por consiguiente, al escribir 35 en el cuadro de número de registro, el registro seleccionado corresponde al Id. de huésped 35. Pero si se hubiese ordenado la tabla de otra forma, es posible que este registro no correspondiese al Id. de huésped 35. Por ejemplo, podría corresponder al Id. de huésped B Haga clic en el botón Registro anterior. Access selecciona el campo IdHuésped del registro número Haga clic en el botón Registro siguiente. Access selecciona el campo IdHuésped del registro número Haga clic en el botón Último registro. Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 49.

7 Observe que el campo IdHuésped permanece como el campo seleccionado a medida que se desplaza de un registro a otro utilizando los botones de desplazamiento. 11 Haga clic en el botón Primer registro. Access selecciona el campo IdHuésped del registro número 1.