windream ArcLink para SAP R/3

Transcripción

1 ArcLink para SAP R/3 En varias compañías, resulta la introducción del software SAP R/3 en la separación del proceso de workflow, cuando el acceso común a los documentos se pierde. Por un lado, las compañías tienen accesos creados a sus recibos como facturas, órdenes o cuentas de impresión a través de SAP. Por otro lado los documentos entrantes desde el servicio de correos e ingresos originales son archivados en carpetas convencionales. Bajo circunstancias especificas, los documentos electrónicos pueden también ser manejados en un sistema adicional de Document Management. Windream ArcLink ofrece un acceso común a todos los ingresos con los respectivos documentos de un workflow, lo que significa también desde el SAP- aplicaciones usadas, o desde el ambiente del escritorio usando el Explorador de Windows, y alternativamente- a través de internet. Las asignaciones de los documentos se logran por el SAP- interface de archivo especifica. Windream ArcLink ha sido certificad para ArchiveLink 4.5 interface de SAP. Todos los usuarios ALL SAP R/3 y mysap.com recibirán enormes beneficios desde las características de desempeño de, que ofrece mucho más que solo soporte a la interface base de SAP ArchiveLink Barcode batches Barcode recognition SAP R/3 Zones ArcLink No Barcode OCR Forms recognition Fulltext single receipts Format recognition ICR Validation Archive Incoming mail OMR Applications Windream ArcLink ofrece un alto desempeño en la adquisición de entradas con una solución de captura modular. Acquisition Los documentos de papel entrantes son escaneados en un proceso de workflow modular, y son archivados con. Dependiendo en el volumen y la clase especifica del proceso de negocios, diferentes posibilidades para la captura de documentos es posible. Escaneo de entradas en masa. Los documentos originales como, los recibos de registro por pago contado, facturas, notas de entrega o formularios, que solo están disponibles como documentos de papel, son adquiridos con la solución de captura. Los módulos de estasolución representan un proceso completo de captura, el que consiste de la digitalización, mejora de imagen, reconocimiento de barra de códigos, y validación, seguida por la transferencia a SAP y. La solución de captura es escalable, comenzando con una simple estación de captura, hasta distribuir soluciones en red, y descentralizado del proceso de escaneo a través de laweb Soporte a toda clase de ingresos- SAP Todos los componentes son certificados por SAP Alto desempeño en la adquisición de documento, siendo escalable para cualquier cantidad de Considerando todos los documentos incluyendo los archivos a largo plazo. Escaneo de entradas simple, ArcLink tiene la habilidad de adquirir documentos sensibles los que han sido previamente escaneados, podrían contener información personal, como por ejemplo, solicitudes de trabajo o datos personales confidenciales.

2 Recuperación Escaneo de entradas simple, ArcLink tiene la habilidad de adquirir documentos sensibles los que han sido previamente escaneados, podrían contener información personal, como por ejemplo, solicitudes de trabajo o datos personales confidenciales. Dentro de este proceso, las estaciones de trabajo de escáneres operan con su software estándar de captura. Documentos importados, ArcLink importa documentos externos que han sido creados con cualquier aplicación o que ya existen en un portador de datos. Búsqueda en listas impresas con hiperlinks e índices de entrada. A través de SAP-Hyperlink, el documento original relacionado a una entrada en la lista impresa correspondiente, puede ser visto en cualquier momento. Así, por ejemplo una factura específica puede verse después de un clic, sobre el número de entrada. Los índices de las entradas ofrecen una posibilidad adicional; recuperar documentos dentro de las listas impresas. Búsqueda en SAP con los índices de entradas. La recuperación y vista de los documentos archivados, pueden conseguirse consultando dentro del SAP. Los documentos vinculados con índices de entrada serán luego vistos directamente sobre la pantalla. Recuperando documentos en los textos completos recuperados. Las listas impresas tanto como las cuentas diarias, recibos salientes, documentos Office y otros pueden recuperarse en segundos con la recuperación de texto completo en o usando la opción de ArcLink de DirectLink. Esto puede también ser llevado a cabo en documentos aunque la data- SAP no esté más en línea, ya que ellos ya han sido archivados. Recuperación a través de con datos de entradas desde el SAP. Las opciones ArcLink y DirectLink exportan automáticamente describiendo documentos en el SAP con datos indexados y guardándolos como información indexada con los documentos relacionados en. Esta opción ofrece la posibilidad adicional de encontrar documentos con en las bases de índices- SAP. El acceso al SAP-Host no es necesario. SAP R/3 SAP R/3 Access via SAP objects to documents stored in Fulltext search and access to documents via directory tree from SAP SAP-objects Archive documents Bookings Attachments Personal account Archive data etc. Links Supplier invoices Delivery notes CAD-drawings Applications ADK data Documents without SAP-link Access to documents via Windows Explorer with retrieval search via SAP receipt information with access to documents without additional SAP R/3 workstation licence ArcLink DirectLink Ejemplo para la cooperación de la función de recuperación con cuatro estaciones de trabajo usando diferentes combinaciones de SAP R/3,, ArcLink y DirectLink

3 Archivando Los documentos SAP son archivados en medios ópticos fuera del SAP ambiente de producción en el archivo de. La ventaja de este proceso es el acceso a todos los documentos directamente en segundos, incluso si el proceso de workflow ya ha sido terminado hace un mes. Archivando documentos de papel. Los recibos en papel como por ejemplo las facturas de proveedores, notas de entrega u órdenes de clientes son escaneados, asignados al workflow-sap y finalmente archivados. Dependiendo de la cantidad de documentos y los requerimientos organizacionales, pueden ser aplicados diferentes escenarios de captura. Archivando recibos salientes. Como por ejemplo pedidos, o confirmaciones de pedidos o facturas salientes pueden ser archivadas en formato PDF de Adobe, que es el formato universal comúnmente conocido para la lectura de documentos. El recibo es creado y almacenado en SAP como de costumbre. Cuando el recibo de salida es impreso, el documento será transferido a simultáneamente. Archivando listas impresas. Periódicos, cuentas, pantalla y listas impresas son creadas en SAP como de costumbre y archivadas a través de ArcLink. El SAP provee la característica de indexación automática. Archivando documentos Office, permite la definición del tipo de documentos que administra Microsoft, documentos Office. Por supuesto, ArcLink coloca estos documentos en donde están disponibles al instante. Archivando, los datos de archivo de SAP. ArcLink mantiene las funciones completas del archivo SAP y programas de eliminación. Los datos maestros y los datos variables pueden así ser exportados ( re-organizados) e importados de nuevo con esta funcionalidad. El SAP provee una completa administración automatizada y ofrece acceso de lectura, a los recibos-sap archivados, en cualquier momento. No es ya necesario el almacenamiento de archivos SAP, en el sistema de archivo del servidor Database SAP o realizar con regularidad copias de seguridad. Sostiene el almacenaje común de medios y discos. La operación de sistemas común de discos y almacenaje de medios depende en los requerimientos de los clientes. Una operación conjunta de diferentes tecnologías es posible: regrabables WORMs, DVDS y CD-Rs como también los re-escribibles, MOs, DVDs, RAIDs y sistemas de discos duros. Concepto de archivo flexible. Se puede programar la estructura de archivado por separación de un archivo completo en diferentes sectores (stocks). El almacenaje de medios puede ser asignado a cada sector de archivo, el que podría por ejemplo ser útil para colectar todos los recibos entrantes. Esto simplifica el copiado, intercambio y proceso de soporte de seguridad de cerrados stocks de datos. Soporte para varios servidores de archivo. ArcLink soporta varios servidores simultáneamente para mejorar el desempeño del sistema. Los documentos de un servidor de archivo pueden automáticamente ser transferidos a otro servidor. Este procesa documentos (espejos) como un adicional de soporte de seguridad. Manejo de almacenamiento jerárquico inteligente. Diferentes tipos de almacenamiento de medios pueden asignarse a diferentes sectores de archivo, lo que provee un manejo de almacenamiento jerárquico inteligente adaptado especialmente a las necesidades individuales de los clientes.

4 Seguridad Alta seguridad de datos, comandos para almacenaje y vista de documentos son protegidos estrictamente contra la manipulación a través de mecanismos codificados, que son lanzados cuando el SAP gana acceso en la Web. Un almacenaje óptico de medios y el soporte de servidores de archivos espejos garantizan un archivado a largo plazo confiable con. Por otra parte, los documentos almacenados pueden ser equipados con un certificado de autenticidad digital, el que prueba su inviolable originalidad. Ejecución de Datos ArcLink de Windream ArcLink ha sido certificado para la interface SAP-ArchiveLink 4.5. para entrada y salida de recibos (PDF), listas impresas (ALF), registros y SAP-Archive files (ADK), pueden ser almacenados en o pueden ser archivados en medios ópticos en el Archivo. Acceso a los documentos archivados y recibos desde el medio-sap Descentralizada adquisición de documentos y recuperación a través del Navegador de Internet Adicional beneficio por el acceso independiente en SAP, para recibir datos con windrem. No se requiere conocimientos de SAP, para acceder con. Soporte de todos los tipos de recibos-sap como por ejemplo ALF, REO, FAX,PDF, TIF,DOC. Soporte a todos los escenarios de captura. Direct Link de Windream Es una opción de ArcLink, que reduce las diferentes formas del manejo de documentos, un resultado de diferentes interfaces de usuarios provistas por SAP y el sistema operativo de Windows. Los documentos son recuperados y vistos a través de ambos, SAP y. Sin mayores distinciones entre los relacionados a SAP y cualquier otro documento. Es irrelevante si estos son documentos relacionados a SAP u otro cualquiera Direct Link ofrece un Agente de Transferencia el que exporta datos gravados de los recibos SAP y los guarda como información indexada de los documentos asignados en. Así,los documentos pueden ser recuperados en usando datos gravados de recibos- SAP. Direct Link ofrece un sistema jerárquico de archivo como un directorio en árbol con una interface (SAPGUI). Cada usuario reconoce de inmediato la estructura de archivo que se despliega en el dispositivo. Texto completo y diálogos de recuperación, para los documentos recuperados se ofrece a través de SAPGUI. Así, también es posible encontrar documentos que no contienen ningún dato SAP ó vínculos SAP. La lista vista y la vista del documento aparece en el entorno usual del SAP. Los documentos pueden ser relacionados a los recibos-sap en el directorio árbol de. Independiente desde los escenarios SAP, Direct Link es capaz de asignar un documento en cualquier momento. Además el arreglo del flujo del proceso de documento en masa esta función se una primariamente como un aplicación apropósito para asignar un documento simple a un existente recibos SAP. Además de las características de Archive Link de SAP, las carpetas también son vinculadas a recibos-sap Los perfiles de búsqueda de almacenamiento pueden ser lanzados directamente desde la aplicación-sap. Un perfil de búsqueda contiene instrucciones de recuperación que son ejecuta das en cada llamada. Los documentos recuperados son mostrados en una lista vista.

5 Soporte SAP a los escenarios de negocios SAP provee una infraestructura que permite el intercamibo de documentos entre y SAP. Documentos relacionados a recibos-sap pueden ser vistos con las funciones provistas por el menú de selección de las aplicaciones SAP. Los documentos son almacenados con. De este modo, una alternativa de recuperación de documentos con y sin SAP es también posible. El almacenamiento de los documentos es independiente desde un lugar específico y pueden ser ejecutados desde la Web. Store with SAP business workflow Este escenario también se lo denomina archivado temprano. En este contexto, una rápida digitalización de los recibos originales y rápido envió a el departamento de procesamiento es más importante. Los recibos de papeles entrantes son escaneados directamente en el correo de Office. Las copias electrónicas son enviadas a través del workflow SAP al departamento específico. Después de tener el recibo en reserva el documento estará de inmediato disponible para todos los miembros en SAP o. No mas columnas de papel que deben ser enviadas desde una oficina a otra. Rápido workflow de negocios resulta en un temprano ROI Archivado temprano de documentos originales en un punto central Los documentos no se perderán en la compañía Entrada y almacenaje Recibos originales son escaneados, reservados y procesados en un simple paso de trabajo. Los recibos adquiridos de este modo son transferidos a través de ArcLink a. Conectada la estación de trabajo tendrá acceso inmediato. Una simple oficina controla por completo el proceso total. Las notas escritas en un recibo original por un oficinista son también capturados. Almacenaje con códigos de barra. Este escenario describe archivado posterior con código de barras. Los recibos entrantes recibirán un único código de barra y serán distribuidos a través de un servicio de correo interno. La reserva de estos recibos se ejecuta a través del modulo respectivo del SAP. Al final del proceso de reserva, el número del código de barra adjunto se ingresa en la pantalla de reserva en el SAP o es capturado con el lector de código de barras. La digitalización de los recibos originales adquiridos se ejecuta en series en una estación de escaneo central después de terminado el workflow. ArcLink usa el código de barras para asignación automática a los recibos-sap

6 No se requiere instalación-sap en el punto central de escaneo. Los procesos organizacionales tradicionales permanecen intactos. Las notas escritas a mano en un documento original son también archivadas. Almacenaje para asignaciones posteriores Un recibo-sap relacionado a un recibo entrante ya existente. Esto es el contraste a el escenario descripto como almacenamiento con SAP workflow de negocios. Recibos entrantes digitalizados son transferidos a el departamento de procesamiento a través del SAP workflow. Allí, los recibos entrantes son asignados a los existentes recibos-sap. Digitalización central de recibos entrantes sin instalación-sap Asignación a recibos-sap existentes Archivo temprano de documentos originales en un punto central. Almacenaje y asignación. La asignación de los recibo entrantes escaneados se lleva a cabo en la estación de escaneo central. Los departamentos reciben trabajos determinados para editar a través del SAP-workflow. Digitalización central de recibos entrantes Liberación de los departamentos por la preparación de los procesos en el punto de escaneo Asignación a recibos-sap existentes. Link Tecnología Digital Las Urbinas 87 of.33. Providencia. Chile info@linkdigital.cl. ArcLink Stand 02/2006 All trademarks and registered trademarks are the properties of their owners. Errors and technical modifications subject to change without prior notice.