1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2. OBJETIVO 3. NORMAS GENERALES PRO-DCP-001

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO ÁREA RESPONSABLE VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO PRO-DCP OBJETIVO Procedimiento para contratación o adquisición a través ínfima cuantía o catalogo electrónico DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN PÚBLICA 2.1 OBJETIVO GENERAL Regular el procedimiento para realizar las contrataciones de ínfima cuantía y compras por catálogo electrónico, que permitan viabilizar el cumplimiento de los propósitos institucionales del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo (GAD) de conformidad con el Plan Anual de Contrataciones (PAC) y los requerimientos imprevistos según sea el caso, así como definir el procedimiento de pago a los proveedores. Para este propósito se procederá conforme a lo establecido en el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD), en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de, su Reglamento y las Resoluciones que emita para el efecto el Servicio Nacional de SERCOP, así como las resoluciones internas que emita la máxima autoridad enmarcadas en la ley. 2.2 ALCANCE Este procedimiento inicia desde que la Dirección requirente solicita la contratación o adquisición de bienes y servicios a la Dirección de, hasta su respectiva adquisición o contratación y pago al proveedor. 3. NORMAS GENERALES 3.1 BASE LEGAL Código Orgánico De Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD) Ley Orgánica del Sistema Nacional de, su Reglamento y Resoluciones emitidas. Código Orgánico de Administración y Finanzas s Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Resolución del SERCOP Casuística del uso del procedimiento de ínfima cuantía Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno: Art Reembolso de gastos en el país.- No estarán sujetos a retención en la fuente los reembolsos de gastos, cuando los comprobantes de venta sean emitidos a nombre del intermediario, es decir, de la persona a favor de quien se hacen dichos reembolsos y cumplan los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención. En el caso de gastos que no requieran de comprobantes de venta, los mismos serán justificados con los documentos que corresponda, sin perjuicio de la excepción establecida en este reglamento. Los intermediarios efectuarán la respectiva retención en la fuente del impuesto a la renta y del IVA cuando corresponda. Para los intermediarios, los gastos efectuados para reembolso no constituyen gastos propios ni el reembolso constituye ingreso propio; para el reembolsante el gasto es Pág. 3 de 15

4 deducible y el IVA pagado constituye crédito tributario. Para obtener el reembolso el intermediario deberá emitir una factura por el reembolso de gastos, en la cual se detallarán los comprobantes de venta motivo del reembolso, con la especificación del RUC del emisor, número de la factura, valor neto e IVA y además se adjuntarán los originales de tales comprobantes. Esta factura por el reembolso no dará lugar a retenciones de renta ni de IVA. En el caso de que el intermediario del reembolso sea un empleado en relación de dependencia del reembolsante, éste podrá emitir una la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios en sustitución de la factura por el reembolso. El pago por reembolso de gastos deberá estar sustentado en comprobantes de venta que cumplan con los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención. 3.2 NORMAS GENERALES a) Las Normas generales de este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo quienes tienen obligatoriedad de la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos aquí establecidos. b) El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. c) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir en él los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Municipal de Portoviejo. d) Los egresos por la contratación de bienes o prestación de servicios establecidos en este Instructivo, se ajustarán a lo establecido en el COOTAD, en Código Orgánico de Administración y Finanzas s, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de, y en la normativa legal vigente que corresponda. e) Los tiempos establecidos para las actividades de este procedimiento corresponde a días laborables. f) Para este procedimiento se establece como Dirección o área aprobatoria especializada, al área que por su especialidad autorizará el pedido, por ejemplo en el caso de requerir algún equipo informático, será la Dirección de Informática por sus conocimientos especializados la que autorice el requerimiento. 3.3 PERFILES Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD a) Responsables de la ejecución: Directores de área, Director y servidor(es) responsable(s) de, Director Financiero, Jefe de Presupuesto, Guardalmacén, Ordenador de Gasto, Ordenador de Pago, Tesorero, Contador b) Responsables del Control: Director de c) Responsables del levantamiento del proceso y la elaboración del Documento Normativo: Dirección General de Planificación y Gestión, Dirección de d) Responsables de la revisión del procedimiento: Dirección General de Planificación y Gestión, Dirección Corporativa de Servicios Institucionales e) Responsables de la aprobación: Alcalde, Director General de Planificación y Gestión, Director Corporativo de Servicios Institucionales. f) Responsables de la actualización: Funcionarios responsables de la ejecución, control y elaboración. g) Distribución: A los servidores involucrados en las diferentes direcciones y áreas municipales, a través de su publicación en la intranet del GAD Portoviejo. Pág. 4 de 15

5 4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN A TRAVÉS DE ÍNFIMA CUANTÍA 5. Actividad Documento Responsable Tiempo 1.Solicita adquisición Solicitud, Unidad especificaciones Requirente técnicas o TDR 2.Analiza y autoriza solicitud Dirección o área aprobatoria especializada 1 3.Verifica si contratación aplica por procedimiento de ínfima cuantía, asigna Analista 4. Solicita cotización(es) a proveedores. Realiza estudio de mercado (cuadro comparativo de ofertas) informando la mejor oferta y envía para autorización del Director de (Resolución POR14ALC-RESO-028A por razones de oportunidad y se pueda requerir una sola cotización) 5.Autoriza estudio de mercado y solicita disponibilidad presupuestaria 6.Elabora compromiso presupuestario e imprime Orden de Compra 7.Certifica disponibilidad presupuestaria 8.Autoriza certificación presupuestaria 9.Analiza documentación previo al gasto y autoriza gasto (hasta del presupuesto general del estado). 10. Este paso se realiza sólo si es una obra que requiere su registro como proyecto en el Sistema Único de Información Ambiental (SUIA), se iniciará el trámite de certificación, registro o licencia ambiental, informando al contratista la cuenta a acreditar (Banco Pacífico) para que proceda a cancelar la tasa, ingresa el código del recibo de la tasa en la plataforma SUIA para la generación del Certificado ambiental, registro ambiental o licencia ambiental y envía al correo electrónico del contratista para que pueda iniciar la obra, ingresa el código del SUIA en el sistema de Gestión de Trámites (2 días). 11. Cuando son bienes recibe factura del proveedor y genera Acta de Entrega - Recepción para la firma del proveedor, ingresa en el sistema el o los bienes y genera el ingreso y egreso con las firmas de la recepción a conformidad del solicitante. Firma la solicitud de pago incluida en la Orden de Compra. Certificación de no constar en el Catálogo Electrónico, proformas o cotizaciones, cuadro comparativo de ofertas o estudio de mercado Estudio de mercado, Copia del RUC-SRI, Validación SERCOP, de ser el caso Certificado de no adeudar al IESS y/o planilla presupuestario presupuestario Orden de compra de bienes / servicios Factura, genera Acta de Entrega - Recepción para la firma del proveedor, Ingreso y egresos firmados Director de Analista de s Director de Asistente de Presupuesto Jefe de Presupuesto Dirección Financiera Directora Corporativa Institucional Promotor de Medio Ambiente Guardalmacén /Unidad Requirente Pág. 5 de 15

6 12.Cuando son servicios la unidad requirente del servicio certifica la recepción a conformidad del servicio en la Orden de Compra y en la misma firma la orden de pago ahí incluida, deberá adjuntar en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe de ser el caso), y factura entregada por el proveedor Factura, Certificación de Recepción del Servicio en la Orden de Compra, documentos de sustento de ejecución del servicio Unidad Requirente TIEMPO HASTA OBTENER EL BIEN 11.5 Ejecuta procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 14 TIEMPO TOTAL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN A TRAVÉS DE CATALOGO ELECTRÓNICO Actividad Documento Responsable Tiempo 1. Realiza la "Solicitud de Adquisición o " "Solicitud de Adquisición o " Dirección o Unidad Requirente Dirección o área 2.Analiza y autoriza solicitud aprobatoria especializada 1 3.Designa un Analista Director de 1 4.Revisa en Catálogo y selecciona bien o servicio Analista de Compras s 1 5.Solicita disponibilidad presupuestaria Director de 1 6. Elabora compromiso presupuestario Asistente de presupuestario Presupuesto Emite Certificación de disponibilidad presupuestaria Jefe de Presupuesto Autoriza certificación presupuestaria presupuestario Dirección Financiera 1 9.Elabora "Pliego" con especificaciones técnicas Y Pliego y Resolución "Resolución de autorización de compra" por catálogo de autorización de compra Analista de Compras s 1 10.Revisa y firma el Pliego 11.Aprueba y firma "Resolución de autorización de compra" 12. Genera la Orden de Compra en el portal del sistema de catálogo electrónico del SERCOP (firma Analista, Director ) 13. Autoriza Orden de Compra generada en el Sistema de Contracción del SERCOP. Si son BIENES va la paso 14 y 15, cuando son servicios va al paso BIENES: Recepta bienes, factura, Actas de entrega-recepción y demás documentos habilitantes y asigna un operativo para su ingreso en el Sistema. Realiza solicitud de pago 15.BIENES: Ingreso de Bienes en el Sistema GAD (genera ingresos y egresos) Pliego firmado Director de 1 "Resolución de autorización compra" Alcalde o delegado 1 Orden de Compra Analista de Compras s 1 Orden de Compra autorizada Alcalde o delegado 1 Factura, Acta de entrega Recepción Comprobante de ingresos y egresos firmado Guardalmacén /Área requirente 1 Operativo de Bodega Pág. 6 de 15

7 16.SERVICIO: Certifica la recepción a conformidad del servicio en una acta de Recepción, deberá adjuntar en el sistema los documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe de ser el caso), y factura entregada por el proveedor. Solicita el pago. Realiza solicitud de pago Acta de Recepción, factura y documentos que sustentan la ejecución del servicio (fotos- informe, etc.) Dirección o Unidad Requirente TIEMPO 12 Ejecuta procedimiento de pago a proveedores Dirección Financiera 14 TIEMPO TOTAL PROCEDIMIENTO DE PAGO Actividad Documento Responsable 1.Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO 1), si todo está completo pasa para pago, en caso contrario gestiona con el área pertinente. 2.Aprueba el pago Control documentos habilitantes para el pago Orden de Compra o Solicitud de pago autorizada Analista de Control Previo Tiempo proceso 2 Alcalde o Delegado 2 3.Autoriza registro presupuestario y contable Directora Financiera 1 4.Realiza el registro de compromiso presupuestario 5.Aprueba compromiso presupuestario presupuestario presupuestario Analista de Presupuesto Jefe de Presupuesto Verifica documentación y asigna analista Contador Verifica que la documentación del trámite esté completa. Si está completa y es un pago crea el comprobante de diario en el sistema, si es un anticipo realiza transacción de cartera y registra número de transacción. Comprobante de diario o transacción de cartera Analista Contabilidad 1 8.Aprueba el comprobante de diario o transacción de cartera Comprobante de diario o transacción de cartera Contador Aprueba comprobante de diario y asigna analista Tesorera 1 11.Verifica la documentación y crea el comprobante Comprobante de Analista de Tesorería 2 de egreso egreso 12.Aprueba el comprobante de egreso, genera Comprobante de Tesorera 1 transferencia carga al Banco Central, cuando es financiado por el BEDE, ingresa en matriz pago, planilla versus desembolso egreso, detalle de transferencia del sistema contable, liquidación del SPI Banco Central 13. Autoriza y firma comprobantes de egreso y Comprobante de Dirección Financiera 1 verifica que se realizó la transferencia en el sistema electrónico de pagos del Banco Central del Ecuador, y remite al archivo financiero. Egreso TIEMPO 14 1 Pág. 7 de 15

8 7. PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSO DE GASTOS En conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen Tributario Interno, el procedimiento para Reembolso de Gastos se ejecutará por motivos estrictamente justificados, siempre que sean eventos no recurrentes o no planificados, cuyo monto no podrá exceder el máximo de una ínfima cuantía ( del presupuesto general del estado). En el marco de lo señalado en el párrafo anterior, el servidor responsable de una actividad municipal, podrá cancelar, con sus propios recursos o medios, gastos institucionales, y, posteriormente, solicitar su reembolso, cumpliendo los siguientes pasos: Actividad Documento Responsable 1. Realiza la solicitud pago por reembolso de gastos, considerando que el gasto ejecutado deberá estar articulado a un objetivo o actividad institucional, previamente autorizado. Adjunta: Comprobante de venta o factura y comprobante de retención 2.Revisa y confirma el gasto 3. Elabora compromiso presupuestario 4.Emite Certificación de disponibilidad presupuestaria 5.Autoriza certificación presupuestaria y autoriza registro contable 6. El Reembolso de Gastos, tiene un contrato ya autorizado. (Ejemplo: Telefonía Celular del Alcalde)? NO: Aprobación del Gasto SI: Paso 7 7. Realiza el control de documentación previo al pago (ANEXO 1), si todo está completo pasa para pago, en caso contrario gestiona con el área pertinente. 8.Aprueba el pago Solicitud de Pago por Reembolso de gastos Solicitud de Pago por Reembolso de Gastos presupuestario Servidor Solicitante Director de Área Tiempo proceso Asistente de Presupuesto 0.5 presupuestario Jefe de Presupuesto 0.5 presupuestario Dirección Financiera 1 Solicitud de Pago por Alcalde o Delegado 1 Reembolso de Gastos (Directora Corporativa Institucional) Control documentos habilitantes para el pago Solicitud de reembolso autorizada Analista de Control Previo Alcalde o Delegado 1 9.Verifica documentación y asigna analista Contador Verifica que la documentación del trámite esté Comprobante de Analista Contabilidad 1 completa. Si está completa crea el comprobante de diario en el sistema y genera la Liquidación de Compra de Bienes o Prestación de Servicios diario o transacción de cartera 11.Aprueba el comprobante de diario Comprobante de diario Contador Aprueba comprobante de diario y asigna analista Tesorera 1 13.Verifica la documentación y crea el comprobante de egreso Comprobante de egreso Analista de Tesorería 2 14.Aprueba el comprobante de egreso, genera Comprobante de egreso, Tesorera 1 detalle de transferencia del transferencia carga al Banco Central sistema contable, liquidación del SPI Banco Central 15. Autoriza y firma comprobantes de egreso y Comprobante de Dirección Financiera 1 verifica que se realizó la transferencia en el sistema electrónico de pagos del Banco Central del Ecuador, y remite al archivo financiero. Egreso TIEMPO 12 1 Pág. 8 de 15

9 8. DIAGRAMA DE FLUJO ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 9 de 15

10 9. DIAGRAMA DE FLUJO CATALOGO ELECTRÓNICO Pág. 10 de 15

11 10. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE PAGO Pág. 11 de 15

12 11. INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO INDICADOR ESTÁNDAR META RESPONSABLE FORMULA MEDIO DE VERIFICACIÓN Cumplimiento del tiempo de atención 15 días 100 % o menos Director de Porcentaje de trámites atendidos dentro del tiempo ideal Porcentaje de trámites atendidos mensualmente 15 días 95% Director de 95% Director de ((Tiempo Promedio de Atención /Tiempo estándar de atención ) * 100 (Número de Trámites atendidos dentro del tiempo/ Número de trámites atendidos) * 100 (Número de trámites atendidos/ No. trámites ingresados) * 100 Sistema de Gestión de Trámites Sistema de Gestión de Trámites Sistema de Gestión de Trámites Nota: Los tiempos determinados, son establecidos considerando que el despacho de tareas en el sistema no es la única actividad a realizar por un servidor en su labor diaria. El tiempo real de una actividad podrá variar en horas, dependiendo del tipo de actividad FORMAS FORMA 1: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN O ADQUISICIÓN Pág. 12 de 15

13 FORMA 2: ORDEN DE COMPRA ÍNFIMA CUANTÍA Pág. 13 de 15

14 ANEXO 1 Pág. 14 de 15

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