PROYECTO DE DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN PARA ELIPSOS INTERNACIONAL S.A.

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1 PROYECTO DE DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN PARA ELIPSOS INTERNACIONAL S.A. Dirección de Sistemas de Información Madrid, Junio 2015

2 CONTENIDO GLOSARIO PRESENTACION DE ELIPSOS INTERNACIONAL CONTEXTO DEL PROYECTO OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO REQUERIMIENTOS DE LA SOLUCIÓN REQUERIMIENTOS GENÉRICOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS Descripción de las salidas de la aplicación ENFOQUE DE LA SOLUCION DENTRO DEL SI ELIPSOS ORIGEN DE LOS DATOS ARQUITECTURA PROPUESTA GESTION DEL PROYECTO ALCANCE DEL PROYECTO SEGUIMIENTO DEL PROYECTO HERRAMIENTAS Y SOLUCIONES ALOJAMIENTO DE SISTEMAS Y APLICACIONES MANTENIMIENTO, SOPORTE Y EVOLUCIÓN DE APLICACIONES MANTENIMIENTO ADAPTATIVO, CORRECTIVO Y EVOLUTIVO DE LA APLICACION DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (SLA) CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS TIEMPOS DE RESPUESTA SEGÚN CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS HORARIOS DE SOPORTE PARA LOS SERVICIOS NIVEL DE DISPONIBILIDAD DE LOS SERVICIOS PENALIZACIONES POR INCUMPLIMIENTO DEL SLA PROCEDIMIENTO PARA EL AVISO DE INCIDENCIAS CALENDARIO DE LA LICITACION Y DEL PROYECTO PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA Anexo I Relación de datos necesarios para las liquidaciones Aplicación de Control de Gestión 2

3 GLOSARIO AC Acuerdo comercial entre RENFE y SNCF. Define las reglas de gestión para la repartición de ingresos y gastos. ADIF Administrador de Infraestructuras Ferroviarias de España. Gestiona la red ferroviaria Española LAF Lucha antifraude Dimensionante - el tramo dimensionante internacional se define como el número total de pasajeros internacionales, al que se le restan los pasajeros internacionales del origen-destino Perpiñán-Figueras/ Figueras-Perpiñán. - el tramo dimensionante doméstico se define como el número total de pasajeros domésticos en el tramo de máxima ocupación. LEG o tramo En un tren con varias paradas, un leg constituye el tramo entre dos estaciones consecutivas. Por ejemplo, un tren que tiene las siguientes paradas: A B C D Tiene los legs: A-B, B-C y C-D. Periodo ABCD Corresponden a los periodos de circulación. Las fechas concretas de cada período se definen cada año. De forma general, el período A va desde mediados de diciembre hasta finales de marzo; el periodo B desde principios de abril hasta principios de julio, el período C desde principios de julio hasta finales de agosto, y el periodo D desde principios de septiembre hasta mediados de diciembre. RFF RMF SUGE Tasa IFER Réseau Ferré de France, gestiona la infraestructura de la red ferroviaria Francesa Rail Manch Finance Empresa que genera las liquidaciones mensuales en formato UIC para los accionistas RENFE y SNCF. Seguridad ferroviaria Impuesto que se paga en Francia por el material que tiene la posibilidad de circular. Territorios - Francés: Se entiende como todos los recorridos realizados en Francia hasta la entrada de la concesión TPFerro. - Español: Se entiende como todos los recorridos realizados en España hasta la entrada de la concesión TPFerro - Internacional: se entiende como el tramo de la concesión TPFerro Tipo de tráfico TP FERRO Tráfico UM VK TP Ferro es la empresa concesionaria de la línea ferroviaria de Alta Velocidad entre España y Francia. Número de pasajeros que viajan en los trenes Unité Multiple (unidad múltiple) Se utiliza para designar dos ramas de trenes que circulan juntas. Los trenes Elipsos pueden circular en UM con una rama SNCF en todo o en parte del trayecto que corresponde al territorio Francés. Esto se hace para compartir y optimizar los costes. Asimismo, podrán realizarse en el futuro trenes Elipsos en UM (p.e. Marsella+Toulouse) Viajeros- kilómetro Aplicación de Control de Gestión 3

4 1. PRESENTACION DE ELIPSOS INTERNACIONAL RENFE y SNCF, a través de su entidad común ELIPSOS, comercializan una nueva oferta de servicios de alta velocidad entre Francia y España desde diciembre de Para la correcta prestación de los servicios y la consecución de los objetivos esperados, ELIPSOS ha definido un plan de negocio para el desarrollo de sus procesos, organización y Sistemas de Información. La empresa debe dotarse de las herramientas que le permitan desarrollar sus funciones con eficiencia, crecer y adaptarse al escenario tecnológico en todo momento. El marco estratégico de la compañía se articula en torno a los ejes siguientes: Desarrollar una oferta diferenciadora Desarrollar la interacción con el Cliente Final Anticiparse a la demanda Tener visibilidad sobre costes e ingresos generados Controlar y seguir los canales de venta Reducir las intermediaciones operativas y ganar en eficiencia Desarrollar y ampliar las relaciones con las sociedades propietarias, SNCF y RENFE La empresa se organiza en torno a las siguientes áreas, establecidas como direcciones: Dirección General Comercial y Marketing Producción Financiero y RRHH Servicios Sistemas de Información Elipsos tiene sedes en: Madrid, donde se encuentra la Dirección General Barcelona París El número de personas es en la actualidad de 47, repartidas en las tres sedes. Aplicación de Control de Gestión 4

5 2. CONTEXTO DEL PROYECTO Como requisito de los accionistas RENFE y SNCF, Elipsos debe generar: a) Diferentes cuentas de explotación de cada una de las circulaciones reales realizadas, de forma que les permita conocer el margen de explotación al máximo grado de detalle. b) Una serie de liquidaciones que permitan conocer y pilotar los diferentes aportes financieros realizados por cada uno de los accionistas y su saldo definitivo según lo acordado en el AC. c) Realizar anualmente un presupuesto de cuenta de explotación general para cada una de las circulaciones realizadas. Hasta la fecha y para las fases previas de operación de Elipsos, estas liquidaciones se han realizado en ficheros Excel y con datos provenientes de los sistemas de producción y ventas de los accionistas y de Elipsos. Datos que se encuentran en diferentes formatos. La herramienta desarrollada para preparar las liquidaciones del extinto Trenhotel proporcionaba sus resultados en PDF y no permitían a los accionistas obtener los datos en un formato que se pudiera modificar posteriormente para otros análisis o bien para verificar el correcto cálculo de cada ítem. Cabe aclarar que en la fase actual de operación de Elipsos, la cual comenzó en diciembre de 2013, todavía no se han realizado las primeras liquidaciones según el nuevo formato definido en el Acuerdo Comercial. 3. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO El objetivo del proyecto es llevar a cabo el desarrollo e implantación de una aplicación que permita la realización y generación automática de las siguientes liquidaciones y cuentas de explotación (salidas): 1. Presupuesto de cuenta de explotación de los trenes RENFE-SNCF en Cooperación Se debe calcular y almacenar en la base de datos para todos los trenes a nivel diario. Sin embargo, el reporte de salida es a nivel mensual. 2. Cuentas de explotación: Al igual que el presupuesto se deben calcular y almacenar en la base de datos para todos los trenes a nivel diario. Sin embargo, el reporte de salida es a nivel mensual 3. Cuentas de liquidación provisional mensual 4. Cuenta de liquidación anual año vencido (con los datos finales no tenidos en cuenta en las cuentas mensuales) Los datos e indicadores generados deberán estar disponibles para futuras consultas que permitan validar la fiabilidad del cálculo (trazabilidad). De igual manera, la aplicación debe permitir la realización de simulaciones que alimenten el análisis de diferentes escenarios del negocio. Aplicación de Control de Gestión 5

6 4. REQUERIMIENTOS DE LA SOLUCIÓN La calidad de la información y la facilidad de análisis deben ser los objetivos principales de la aplicación REQUERIMIENTOS GENÉRICOS Disponer de una sola versión de la información presente en las cuentas. Proveer un sistema intuitivo y fácil de usar que permita a los usuarios finales generar las cuentas. Integración de diferentes fuentes de datos (de forma automática o manual) Facilidad de búsqueda inteligente y asistida. Mecanismos para controlar la seguridad y acceso a los datos, debido al carácter confidencial de la información que maneja. Multi-idioma: Francés / Español. Escalable. Flexible. Almacenamiento de la información generada, diferenciando claramente cada una de las versiones para su posterior verificación o utilización en análisis históricos REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS Los requerimientos de la solución, en relación no exhaustiva, pueden ser los siguientes: Fase I: 1. Cálculo, generación y almacenamiento en la base de datos, de las siguientes cuentas en función de las reglas de gestión definidas en el acuerdo comercial entre RENFE y SNCF: Cuentas de explotación: En estas cuentas de explotación se presentan los ingresos, costes y el margen por tren y tipo de tráfico (internacional, doméstico francés o doméstico español) y territorio. Estas cuentas se deben calcular y estar disponibles para consulta en la base de datos, por tren/día. La aplicación deberá generar un informe (salida) de Cuenta de explotación mensual. Presupuesto de los trenes RENFE-SNCF en Cooperación: Contiene la misma información que las cuentas de explotación pero para periodos futuros. Debe ser calculado y estar disponible para consulta en la base de datos, por tren/día. La aplicación deberá generar un informe (salida) del presupuesto con el desglose de la información mes por mes. Cuenta de liquidación provisional mensual. Cuenta de liquidación anual año vencido y regularización de las cuentas. Formato de salidas: Las 4 salidas deben estar en un formato tipo Excel de manera que los datos se puedan tratar posteriormente por los usuarios finales y que el origen de los cálculos pueda ser verificado por los usuarios tanto de Control de Gestión como por los Accionistas. Aplicación de Control de Gestión 6

7 Posibilidad de salida en formato PDF de los informes que se determinen. 2. Carga de datos: la aplicación debe permitir la carga de los datos necesarios para la generación de las 4 salidas definidas en el requerimiento nº 1, de varias maneras: Automática: vía la recepción de ficheros estándar puestos en un servidor FTP. Semi-automática: importación manual (vía la interfaz de la aplicación) de ficheros en formato Excel o CSV. Manual: entrada o modificación de datos directamente en la aplicación, por los usuarios autorizados. El nivel de detalle de los datos puede variar en función de la forma en la cual sean entregados por los accionistas. En caso de que los datos sean entregados en un formato agregado (por ejemplo, mensual), la aplicación deberá realizar el reparto por tren / día en función de algún criterio pre-establecido (por ejemplo, % de ventas). La definición detallada de estos criterios, se realizará con el proveedor durante la fase de especificaciones y análisis funcional. 3. Flexibilidad: la aplicación debe contar con una interfaz fácil de utilizar y flexible que permita: La modificación de las reglas de gestión, debido a posibles cambios que se puedan presentar en el Acuerdo Comercial. Estas reglas deben ser parametrizables de manera que los usuarios finales puedan modificarlas sin tener que recurrir al adjudicatario para implementar cambios en el código. Añadir nuevas líneas en las liquidaciones. Por ejemplo: nuevas inversiones que requieran un tratamiento particular en el reparto de los costes o en la imputación a los socios. Nota: en algunos casos donde los cambios sean complejos, se debe prever en el contrato de mantenimiento (ver capítulo 8.2), la posibilidad de efectuar nuevos desarrollos que permitan la inclusión de nuevas reglas. Por ejemplo: es posible que para el año 2017, se creer un modelo de reparto de costos C. 4. Trazabilidad del cálculo y opciones de consulta que permitan realizar verificaciones en caso de litigio o por parte de los accionistas. La aplicación debe generar un reporte con la lista de los datos de referencia utilizados para la generación de las cuentas (informes de salida). Por ejemplo, los costes unitarios, el número de circulaciones. La lista exhaustiva se definirá en la fase de especificaciones. 5. Posibilidad de consulta y comparación de las cuentas de los períodos anteriores, con periodos futuros presupuestados. Por ejemplo: Posibilidad de consultar la cuenta de explotación del tren 9711 del 14 de diciembre de 2014 Posibilidad de comparar el resultado de la cuenta de explotación de enero 2015, con el presupuesto realizado para el mismo mes del mismo año. Posibilidad de comparar real enero 2015 con presupuesto 2015 y a su vez con enero 2014 en una misma consulta. 6. Todos los indicadores y datos calculados que serán almacenados en la base de datos propia de la aplicación (ver capítulo 7) deben ser exportables en formato Excel, CSV o fichero plano. Aplicación de Control de Gestión 7

8 7. Acceso a la aplicación: La aplicación debe ser accesible por los siguientes usuarios: Control de gestión Elipsos : Estos usuarios deberán tener acceso para: o Entrar y modificar los datos de entrada. o Modificar las reglas de gestión para el cálculo de las salidas e indicadores. Por ejemplo: La modificación de datos de referencia estructurales para el cálculo de las liquidaciones: porcentaje de reparto de ingresos, porcentaje de comisión de venta. Modificación de fórmulas de cálculo de algunos indicadores, por ejemplo: porcentaje del coste de incidencias. Acceso de consulta para los accionistas: o Consultar los datos de salida. o Consultar los cálculos de las salidas o Posibilidad de limitar el acceso a los datos de tráfico e ingresos del doméstico SI Elipsos: Acceso de administración para: o Crear o desactivar usuarios. o Adicionalmente tiene los mismos accesos que los usuarios de control de gestión. Otros accesos que sean necesarios y establecidos durante la fase de especificaciones. (equipo directivo Elipsos, responsables gestión tráfico, etc,..) 8. Debe contar con un sistema de alertas ante errores que se presenten en la generación de las salidas. Estas alertas, además de visualizarse directamente en la aplicación, deben ser enviadas por mail al administrador de la aplicación. De igual forma, la aplicación debe poder producir un listado con los datos faltantes para la generación de las cuentas. Fase II: 9. Posibilidad de hacer simulaciones, y de generar las 4 salidas simuladas. Estas simulaciones son hechas como resultado de la modificación de algunos de los datos de referencia que han sido utilizados en el cálculo de las salidas. Por ejemplo: Variaciones en el número de trenes. Variaciones en las estaciones. Variaciones en el tráfico (viajes o ingresos) Variaciones en el Ingreso medio por pasajero. Variaciones en los costes: por ejemplo, coste de la electricidad, costes de peajes, etc. Una vez la simulación efectuada, debe ser posible archivar el entorno de su generación para consultas posteriores. Nota: Los datos modificados y utilizados para el cálculo de simulaciones no deben impactar los datos reales utilizados para el cálculo de las cuentas de explotación ni de las cuentas de liquidaciones (no simuladas) Descripción de las salidas de la aplicación Esta sección del documento presenta una descripción general de las salidas (cuentas y liquidaciones) que la aplicación deberá generar automáticamente. Aplicación de Control de Gestión 8

9 Estas salidas contienen el cálculo de indicadores complejos que deberán ser parametrizados en la aplicación y por consiguiente deberán ser debidamente documentados por el adjudicatario como parte de la etapa de especificaciones funcionales (ver 5.1. Alcance del proyecto). a. Presupuesto Conlleva una cuenta de explotación presupuestada. Lleva una parte de producción (trenes, días de circulación, horarios, paradas, material, etc.), una estimación de tráfico con viajeros, VK, destinos, ingresos, etc. y también unos costes unitarios establecidos en el acuerdo comercial. El presupuesto se realiza por tren /día, aunque se requiera un informe (salida) por mes. Previsión de Plan de Transporte: lo facilita la Dirección de Producción. Previsión de tráfico e ingresos: se deben calcular para el internacional y el doméstico. En el caso del internacional los datos son proporcionados por el Departamento Comercial de Elipsos y la fuente principal es el BI Marketing una vez están validados. Antes de la validación, debe ser posible entrar estos datos a la aplicación partir de ficheros Excel. Los datos del doméstico son proporcionados por RENFE y SNCF. Previsión de costes: Los costes unitarios son proporcionados por los accionistas una vez al año. b. Cuentas de explotación mensuales Las cuentas de explotación tienen un doble objetivo: determinar el resultado global de los trenes operados por RENFE/SNCF en cooperación y calcular el margen internacional para cada uno de ellos para determinar el importe de la liquidación provisional a cuenta. Las cuentas de explotación presentan el detalle de los ingresos, los costes y el margen (Ingresos Costes) de cada tren desglosados según tipo de tráfico: El doméstico Francés El doméstico Español El internacional Las cuentas de explotación mensuales se deben calcular por tren/ día, aunque se requiera un informe (salida) por mes. Los ingresos por fecha de viaje fuente BI Elipsos Costes por fecha de viaje fuente BI Elipsos Los costes de cada tren deben ser repartidos entre el doméstico y el internacional. Este reparto sigue unas reglas de gestión que han sido definidas en el Acuerdo Comercial. Estas reglas complejas deberán ser parametrizadas en la aplicación y en las especificaciones funcionales (ver 5.1. Alcance del proyecto) En términos generales, el reparto de costes se hace de la siguiente manera: Cada tren tiene unos costes que se intentan repartir por territorios (los generados en cada territorio por cada tren). Aplicación de Control de Gestión 9

10 El coste que se genera en Francia (cánones, energía, maquinista, interventor, etc.) se reparte entre tráfico doméstico francés y el tráfico internacional. El coste generado en España se reparte entre el tráfico doméstico español y el internacional. Los costes específicos de un tráfico doméstico no se reparten, van directamente al doméstico (por ejemplo, el tráfico de la tasa CST). Los costes específicos del tráfico internacional no se reparten, van directamente al internacional (por ejemplo, los cánones TP Ferro). Existen dos modelos de reparto. El modelo A, que concierne los trenes de París y Marsella; y el modelo B, para los trenes de Lyon y Toulouse. Regla de reparto: o Para cada tren y día, si la suma de la ocupación del Leg dimensionante doméstico más el Leg dimensionante internacional es superior a las plazas ofrecidas por el tren, el número de plazas superior a la capacidad del tren ( plazas reutilizadas ) se reparten a cada tráfico (internacional o doméstico) en función a las distancias medias de cada tráfico para ese tren y día. o Si la suma de la ocupación de ambos Leg dimensionantes no alcanza al total de plazas ofrecidas, las plazas vacías no se reparten, se asignan en función de la ruta que está haciendo el tren: Modelo A: las plazas vacías se asignan al tráfico doméstico. Modelo B: las plazas vacías se asignan al tráfico internacional. El reparto de los costes se debe hacer por tren/día debido a que el Leg dimensionante de cada tráfico doméstico depende de la ocupación del leg de máxima ocupación, el cual cambia para cada día en función de las ventas. Es un requerimiento el poder almacenar varias versiones de las cuentas de explotación: 1. Cuenta de explotación inicial calculada con los datos existentes y que sirve de base para la cuenta de liquidación mensual. Los costes se calcularán según costes unitarios del presupuesto. El tráfico y los ingresos serán los reales. 2. Cuenta de explotación final recalculada con los datos reales que se recibieron a posteriori. Esto es necesario porque en algunos casos los costes reales se obtienen únicamente al final del año, cuando las cuentas de explotación precedente ya han sido calculadas con datos estimados c. Cuenta de liquidación provisional mensual Presenta el resultado mensual de la Cooperación con el reparto de costes e ingresos para los accionistas SNCF y RENFE. Hay que tener en cuenta que el AC prevé un reparto del margen internacional al 50% entre ambos socios. Aplicación de Control de Gestión 10

11 La cuenta mensual de liquidación se construye por tanto: Con los datos de la cuenta de explotación mensual, en la que queda reflejado los costes e ingresos aportados por cada socio (es necesario por tanto su almacenaje), así como el flujo financiero de ese determinado mes entre ambos socios para alcanzar el 50% de reparto del margen previsto en el AC. d. Cuenta liquidación (anual con liquidación definitiva) Presenta el resultado anual (año vencido) de la Cooperación con el reparto de costes e ingresos para los accionistas SNCF y RENFE. Hay que tener en cuenta que el AC prevé un reparto del margen internacional al 50% entre ambos socios. a) La cuenta anual de liquidación se construye por tanto: Con los datos de las cuentas mensuales provisionales, en las que queda reflejados los costes e ingresos aportados por cada socio (es necesario por tanto su almacenaje), así como el flujo financiero de ese determinado mes entre ambos socios para alcanzar el 50% de reparto del margen previsto en el AC. b) Con los datos reales de ciertas partidas de costes e ingresos aportados por cada socio, que son facilitados a final de año dada su complejidad en la captura a nivel mensual. El resultado final es que el socio A tiene que pagar al socio B hasta alcanzar el equilibrio del 50%, y como durante el año, se han ido realizando pagos a cuenta, la liquidación definitiva recogerá la diferencia entre el resultado de la cuenta de liquidación anual y los pagos a cuenta (liquidaciones mensuales provisionales) Implementación del anexo 3 del AC en caso de supresiones y modificaciones del Plan de transporte por decisiones de los accionistas En caso de modificaciones al plan de transporte después de las fechas claves para pedidos de los recursos, los costes generados por estos cambios, deberán tenerse en cuenta para el establecimiento de la Cuenta de Liquidación. Estos costes se imputarán en función a unas reglas y porcentajes definidas en el AC. Por ejemplo, según el preaviso en caso de supresión de servicios del Plan de Transporte, el impacto en las Partes será mayor o menor. Nota sobre los Costes unitarios Los costes unitarios deben ser considerados como parámetros de entrada que se pueden modificar anualmente, por lo cual se deberá almacenar su valor. Estos costes son utilizados para el cálculo de los costes por tren /día en la cuenta de explotación y liquidaciones. Los costes unitarios deberán entrarse manualmente a la aplicación y deben ser validados por los accionistas; Elipsos desea poder registrar junto con el valor del coste el nombre de la persona que lo ha validado y la fecha de validación. Aplicación de Control de Gestión 11

12 5. ENFOQUE DE LA SOLUCION DENTRO DEL SI ELIPSOS 5.1. ORIGEN DE LOS DATOS Actualmente los datos necesarios para la generación de las cuentas de explotación y de las liquidaciones provienen de diferentes fuentes: o RENFE, quien provee los datos de tráfico doméstico español así como la mayoría de los costes del territorio español, también deben suministrar datos de la venta en ruta internacional. o SNCF, quien provee los ingresos del tráfico doméstico internacional así como la mayoría de los costes del territorio francés. También deben suministrar datos de la venta en ruta internacional. o Elipsos, quien proporciona la mayor parte de los datos de producción, tráfico internacional y doméstico francés; Legs dimensionante; asimismo recibe los datos oficiales de ingresos y liquidaciones mensuales generados por RMF. Tanto los distribuidores (Renfe y SNCF), como Elipsos, proveen los datos en diferentes formatos, y nivel de detalle: mail, Excel, ficheros planos, etc. Otros datos pueden ser extraídos de las bases de datos internas de Elipsos. En el Anexo 1, se presentan 3 cuadros que contienen una lista no exhaustiva de los datos e indicadores que deben incluirse para elaborar las cuentas de explotación y las liquidaciones. Elipsos dispone en la actualidad de las siguientes aplicaciones y sistemas que proporcionarán datos a la aplicación: BI marketing Soluciones ofimáticas de Microsoft. Aplicativo Financiero X3 de Sage BBDD SQL Server ODS con los datos transaccionales del sistema de Venta de Elipsos. Aplicaciones del departamento de Producción. RMF Las principales fuentes de datos se encuentran en el sistema de venta y el BI. Como parte del análisis de los requerimientos del negocio (Ver Alcance del proyecto), el adjudicatario deberá, con la ayuda de Elipsos, completar la información referente a la fuente, formato y frecuencia de recolección de estos datos, con el fin de construir la solución más óptima ARQUITECTURA PROPUESTA La aplicación debe integrarse dentro del SI de Elipsos con el fin de recuperar y proporcionar los datos necesarios a las bases de datos existentes. El siguiente diagrama, muestra la visión de Elipsos sobre la manera en la cual la nueva aplicación podría integrarse dentro de su SI. Aplicación de Control de Gestión 12

13 BI Marketing y Yield BI Producción BI Financiero BI Distribución OTROS FASE 3 Datos de SNCF Datos de RENFE ENTRADAS Base de datos propia 1 TRAZABLE 2 TRAZABLE 3 TRAZABLE 4 TRAZABLE SALIDAS 1 PRESPUESTO DE CUENTA DE EXPLOTACIÓN 2 CUENTA DE EXPLOTACIÓN A 3 CUENTA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL ODS NSK ESCENARIO 1... ESCENARIO 2... ESCENARIO N... 4 CUENTA DE LIQUIDACIÓN ANUAL Dpto. Control Gestión SALIDAS SALIDAS Hipotesis 1 Hipotesis 2 What if SALIDAS Hipotesis N Fase 1.-SALIDAS PRINCIPALES Se espera que la aplicación se conecte con las bases de datos existentes en la compañía (ODS NSK, el DWH del BI de Marketing, etc ) y que cuente con una base de datos propia, donde se almacenarán los datos propios de la aplicación (Liquidaciones y cuentas de explotación a nivel tren/día): Con respecto al Business Intelligence (BI), actualmente sólo el módulo de marketing se encuentra desarrollado. Este módulo contiene, básicamente, datos comerciales correspondientes en su mayoría al volumen de ventas en tráfico e ingresos. Los datos de producción tales como el plan de transporte, no se encuentran aún integrados en la solución de BI. Por lo cual, deberán ser extraídos de la base transaccional del sistema de ventas NSK. Elipsos espera del adjudicatario una propuesta sobre la manera de interfazar el sistema actual a la nueva aplicación (Fase I, ver 7. Gestión del proyecto). Con respecto a las salidas del sistema, es un requerimiento a mediano plazo (Fase III), que algunos de los datos calculados por la aplicación puedan ser integrados en el BI, de manera que queden disponibles en la base de datos de la empresa y que puedan ser accesibles por otras aplicaciones. Aplicación de Control de Gestión 13

14 6. GESTION DEL PROYECTO 6.1. ALCANCE DEL PROYECTO Expresado de manera general, el alcance del proyecto cubrirá las siguientes fases: FASE I Diseño y desarrollo de la aplicación para cumplir los requerimientos funcionales 1 a 8. Integración con las bases de datos disponibles al lanzamiento del proyecto: o BI Marketing o BBDD ODS New Skies o Otras fuentes de información disponibles FASE II Diseño, desarrollo e integración de la funcionalidad de simulaciones (requerimiento Nº 9) FASE III (Fuera del alcance de la presente contratación) Integración con el BI de producción y financiero y las otras fuentes de información disponibles Para cada una de las fases, las siguientes etapas e hitos deben efectuarse: I. Análisis de los requerimientos de negocio y redacción de especificaciones funcionales. Hito: Validación de las especificaciones por parte de Elipsos II. III. IV. Diseño técnico (y documentación) Hito: Validación del documento de diseño por parte de Elipsos Desarrollos Hito: Entrega e instalación de la aplicación para fase de pruebas Elipsos Formación V. UAT Elipsos: pruebas de usuario Hito : Validación de la aplicación VI. Despliegue y GO Live El adjudicatario deberá entregar una planificación completa del proyecto, identificando y detallando cada una de las fases así como los entregables y documentación a facilitar en cada una de ellas SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Dos instancias de seguimiento se organizarán para hacer el seguimiento y pilotaje del avance del proyecto: Comité de pilotaje: 1 vez por mes o a la entrega de un hito de fin de etapa - Revisión del avance del proyecto en comparación con el planning inicial Aplicación de Control de Gestión 14

15 - Arbitraje y toma de decisiones estructurales Reuniones semanales: - Seguimiento de tareas y acciones - Tratamiento de puntos operacionales del proyecto 7. HERRAMIENTAS Y SOLUCIONES En función de la visión de la compañía, sus procesos, requerimientos funcionales, volumen y fuentes de datos, el adjudicatario ofrecerá un abanico de soluciones que se adapten en funcionalidad, tamaño, complejidad y coste a lo esperado por Elipsos. Se podrán presentar tanto soluciones licenciadas como soluciones OPEN SOURCE o mezcla de ambas siempre que en su conjunto cumplan todos los requisitos y funcionalidades. Se espera como mínimo la descripción de las soluciones para: Base de datos propia de la aplicación (SQL Server) Nota: las cuentas de explotación, presupuesto y liquidaciones deben calcularse y almacenarse a nivel tren/ día. Actualmente en Elipsos hay 4380 circulaciones al año. Pero este número puede aumentar según la ramp up definida por los accionistas. De igual manera se debe tener en cuenta que en el caso de las cuentas de explotación, será necesario almacenar varias versiones: con los datos iniciales, con los datos definitivos validados por los accionistas, y por cada una de las simulaciones que se efectúen. Interfaces con las bases de datos existentes en Elipsos (SQL Server) Tecnología y lenguaje de programación de la aplicación (estándar de mercado) Tecnología y formatos de las salidas En la oferta económica se detallarán por separado los costes de Licenciamiento, los costes de Servicios y los costes de Alojamiento ALOJAMIENTO DE SISTEMAS Y APLICACIONES Inicialmente, ELIPSOS descarta alojar dentro de su infraestructura de TI las aplicaciones y sistemas necesarios para éste proyecto. Elipsos dispone en la actualidad de un servicio de Cloud Privado Gestionado en ACENS, donde se aloja la infraestructura Share Point, BI y la WEB de la compañía. Respecto a la Ley de Protección de Datos, se actuará en todo momento siguiendo la normativa y la las recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, https://www.agpd.es/portalwebagpd/index-ides-idphp.php. Cabe aclarar que la necesidad de implementar controles de acceso y seguridad de los datos, teniendo en cuenta que la información que manejará aplicación es confidencial. 8. MANTENIMIENTO, SOPORTE Y EVOLUCIÓN DE APLICACIONES Elipsos desea disponer del servicio de mantenimiento integral de la aplicación de control de gestión, y de la implementación de futuras evoluciones. Aplicación de Control de Gestión 15

16 La prestación de los servicios será la que se determine en el presente pliego y básicamente consistirá en lo siguiente: 1. Tareas de mantenimiento integral de la aplicación. 2. Tareas de desarrollo informático para conseguir la implementación, la mejora y la evolución de la aplicación MANTENIMIENTO ADAPTATIVO, CORRECTIVO Y EVOLUTIVO DE LA APLICACION El adjudicatario realizará y desarrollará las funcionalidades informáticas, con el fin de garantizar un mantenimiento adaptativo, correctivo y evolutivo de la aplicación durante la vigencia del contrato DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR Las labores a realizar serán: Mantenimiento correctivo de las unidades funcionales que componen los diferentes módulos de la aplicación. Análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación de nuevos requerimientos funcionales. Soporte y apoyo técnico en todas aquellas modificaciones que se soliciten. Optimización del rendimiento de las aplicaciones. Actualización de la documentación asociada. Se estima una necesidad de una bolsa de 500 horas de trabajo repartidas entre el mantenimiento adaptativo de los desarrollos y los nuevos que se soliciten. Las horas invertidas en corregir deficiencias de desarrollos o mantenimientos correctivos, se consideraran incluidas dentro de la garantía propia de los servicios prestados y no serán descontadas de la bolsa de 500 horas. Para cada hosting que se ofrezca, se propondrán los siguientes indicadores: Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) Disponibilidad 8.3. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (SLA) Se pretende establecer un Acuerdo de Nivel de Servicio ("SLA") entre el adjudicatario y ELIPSOS para la provisión de los servicios de TI necesarios que permitan apoyar y sostener el servicio contratado y realizado. El propósito de este SLA es garantizar que se han establecido los compromisos necesarios así como la obtención de un acuerdo mutuo que permita realizar la prestación del soporte de TI a ELIPSOS por parte del adjudicatario CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS La clasificación de las incidencias detectadas, se acordará conjuntamente entre el adjudicatario y ELIPSOS y permitirá diferenciar entre incidentes críticos, menos graves y leves en el servicio proporcionado. En tal sentido las incidencias se catalogarán en alguna de las siguientes categorías: Aplicación de Control de Gestión 16

17 Incidencia Crítica/Repercusión de bloqueo: o Errores o funcionamientos incorrectos que tienen repercusión sobre el negocio. El sistema transaccional no opera y no puede proporcionarse alguno de los servicios críticos. o Requiere una actuación inmediata y continuada hasta su resolución. Incidencia Media/Repercusión media: o Errores o funcionamientos incorrectos que no causan impacto inmediato en el negocio. o El sistema transaccional opera parcialmente con limitaciones. Incidencia leve/repercusión baja: o Errores o funcionamientos incorrectos que no causan impacto en el negocio. o El sistema transaccional opera totalmente sin limitaciones TIEMPOS DE RESPUESTA SEGÚN CLASIFICACIÓN DE INCIDENCIAS El servicio de soporte proporcionado diferencia entre distintos tiempos según los siguientes términos: Tiempo de Respuesta: Ante la petición de servicio por parte de ELIPSOS es el tiempo transcurrido hasta la atención por parte del equipo técnico. Tiempo de Resolución: Ante la detección y/o comunicación de errores o funcionamientos incorrectos, se entiende como tiempo de resolución el tiempo que transcurre desde su detección y reconocimiento o, en su caso, desde la petición de asistencia por parte de ELIPSOS hasta que se aplica una solución definitiva HORARIOS DE SOPORTE PARA LOS SERVICIOS Para las incidencias consideradas como críticas el horario de atención de mantenimiento será de 09:00 a 19:00 de lunes a viernes. Para las incidencias consideradas como no críticas servicio de mantenimiento se realizará de lunes a viernes de 8 a 20h, con los siguientes tiempos de atención y resolución de incidentes durante dicho periodo, según sea la repercusión en el cliente y su clasificación. Incidencia Incidencia Crítica Repercusión de bloqueo Incidencia Media Repercusión media Incidencia leve Repercusión baja Tiempo Respuesta Tiempo Resolución 8 horas 24 horas 24 horas 48 horas 48 horas 240 horas En el caso de incidentes clasificados como críticos, se efectuará un informe en las 48 horas siguientes al mismo. Aplicación de Control de Gestión 17

18 8.7. NIVEL DE DISPONIBILIDAD DE LOS SERVICIOS Los Niveles de Servicio no podrán ser inferiores al 97% en medición mensual en horario critico (09:00-19:00). Los tiempos de intervención de cambios planificados no intervendrán en el cálculo de la disponibilidad total. La disponibilidad será medida por una herramienta facilitada por el adjudicatario y parametrizada conjuntamente con ELIPSOS PENALIZACIONES POR INCUMPLIMIENTO DEL SLA Se aplicarán los siguientes porcentajes de descuento en función de la disponibilidad calculada, % Disponibilidad ( mensual) Horario Crítico ( 07:00 23:00) % o superior SLA cumplido % a % 2.5 % descuento % a % 5.0 % descuento % a % 7.0 % descuento Inferior a % 10 % descuento Exclusiones La garantía de disponibilidad de servicio no es de aplicación en caso de falta de servicio ocasionada por: Errores de configuración por parte de ELIPSOS. Caídas del servidor derivadas de un uso excesivo o erróneo de los recursos del mismo, o de los recursos asignados al mismo, por parte del usuario final. En ningún caso será responsabilidad del mantenedor la falta de servicio por problemas provocados por malfuncionamiento o funcionamiento inesperado o incorrecto de los servicios de terceros. Mantenimiento programado que haya sido avisado previamente. Circunstancias ajenas al control del mantenedor, incluyendo, sin limitación, las motivadas por causas de fuerza mayor PROCEDIMIENTO PARA EL AVISO DE INCIDENCIAS Se propondrá en la oferta el procedimiento para la comunicación de incidencias, la estructura y organización del Centro de Atención al Usuario, así como la secuencia de acciones que se desencadenan en cada caso. Se realizará mensualmente un informe del estado de todas las incidencias que se han dado de alta en el Centro de Servicio. Aplicación de Control de Gestión 18

19 9. CALENDARIO DE LA LICITACION Y DEL PROYECTO Proceso de licitación: Fecha de publicación del pliego del pliego: 23/06/2015 Fecha límite para la de entrega de propuestas: 08/07/2015 Período de negociación / complemento de información: 08/07/ /07/2015 Propuesta de adjudicación: 14/07/2015 Ejecución del proyecto: Fecha para el lanzamiento del proyecto: 28 de julio de 2015 Fecha de puesta en producción para las fases I y II: 10/12/ PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas se estructurarán de acuerdo con los siguientes apartados, valorándose todos ellos. Resumen Ejecutivo Se expresará de forma concisa, aquellos aspectos relevantes acerca de la propuesta, la empresa, productos y servicios, ventaja competitiva, los factores de éxito del proyecto y los resultados esperados. Adecuación de la oferta a los términos del Pliego Se valorará positivamente adecuarse a lo solicitado y negativamente la inclusión de información no solicitada o redundante. También se valorará el aspecto general, la presentación y la facilidad para su lectura y análisis. Recursos a disposición del proyecto Se explicará de forma detallada el personal adscrito al proyecto y su organización, definiendo las responsabilidades de cada uno y su grado de implicación en el mismo. Se valorará la inclusión de los perfiles de cada una de las personas que formarán parte del proyecto. Metodología, Planificación, Pruebas y Formación. Se aportará, de forma clara y concisa, la documentación que incluya: Metodología a emplear en el desarrollo del proyecto La planificación de los trabajos, detallando para cada fase, y de forma global: o Plazo o Documentación a entregar Plan de pruebas. Plan de formación. Aplicación de Control de Gestión 19

20 Solución propuesta Se ofrecerá una solución que se adapte a las necesidades de Elipsos. Se deben describir en detalle la solución para: Base de datos propia de la aplicación (SQL Server) Interfaces con las bases de datos existentes en Elipsos (SQL Server) Tecnología y lenguaje de programación de la aplicación (estándar de mercado, no propietario del proveedor) Tecnología y formatos de las salidas (Excel, etc ) Soporte, Mantenimiento y Evolución de las aplicaciones. Se valorarán por separado los siguientes indicadores: SLA Disponibilidad Se valorarán asimismo, los procedimientos y herramientas utilizadas para la gestión de las incidencias y seguimiento del SLA. Descripción del procedimiento de atención y respuesta propuesto. 11. CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA En la siguiente tabla figura la ponderación de cada uno de los apartados en la valoración técnica: APARTADO PUNTUACIÓN MÁXIMA PUNTUACIÓN MÍNIMA Resumen Ejecutivo 5 - Adecuación de la oferta a los términos del pliego 10 - Recursos a disposición del proyecto 10 5 Metodología, planificación, pruebas y formación 20 - Solución propuesta Soporte, mantenimiento y evolución del sistema 15 8 TOTAL Sólo se consideran ofertas técnicamente válidas aquellas que superen la puntuación mínima indicada en cada uno de los conceptos referidos y 50 puntos en la suma total. La valoración técnica ponderada (VTP) se calculará asignando una puntuación de 100 puntos a la oferta mejor valorada y el valor directamente proporcional al resto de las ofertas que hayan superado la puntuación mínima. Aplicación de Control de Gestión 20

21 12. Anexo I Relación de datos necesarios para las liquidaciones Este anexo presenta una lista no exhaustiva de los datos necesarios para las liquidaciones y su fuente de obtención. Datos_Aplicación_d e_control_de_gestión_v1.0.xlsx

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