Alfresco: gestión documental y gestión de contenidos web Toni de la Fuente Director de Sistemas y Soporte Intecna Soluciones

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1 Alfresco: gestión documental y gestión de contenidos web Toni de la Fuente Director de Sistemas y Soporte Intecna Soluciones Octubre 2008

2 Índice 1. Presentación. 2. Intecna Soluciones. 3. Qué es Alfresco? 4. Core Alfresco ECM. 5. Características adicionales. 6. Alfresco 3.0 Nuevas funcionalidades. CMIS. SharePoint Protocol. Share. 7. Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna sobre Alfresco. 8. Casos de éxito con Alfresco.

3 Intecna Soluciones Empresa: Intecna Soluciones Único Alfresco Partner Platinium en España y Latinoamérica, con capacidad para ofrecer soporte 24x7 con respaldo del fabricante. Contrato Solution Partner y OEM con el fabricante Alfresco, alianza estable para construcción de soluciones específicas. Training Partner Oficial en España y traductor oficial de la aplicación y colaboración en la traducción de la web corporativa de Alfresco al castellano. Equipo certificado en Alfresco. Partner Alfresco más activo y certificado de España y Latinoamérica. Soporte a sistemas y soporte al desarrollo. Integraciones.

4 Intecna Soluciones Qué es un Gestor de Contenidos? Un sistema para organizar y facilitar la creación conjunta de documentos y otros contenidos Posibilita monitorizar contenidos a través de su ciclo de vida, controlando los cambios del contenido y los usuarios del contenido En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión de contenidos requieren un software de cliente especial para editar y construir artículos

5 Alfresco es: Alfresco es la alternativa de Software Libre de ECM (Enterprise Content Management):

6 Alfresco es: Gestión Documental Gestión de Registros Gestión de Imágenes Gestión de Contenidos Web

7 Alfresco es: Componentes jbpm

8 Alfresco es: Características: Autenticación y Seguridad: - JAAS, LDAP, Active Directory, Kerberos. Compatibilidad: - Linux, MacOS, Unix, Microsoft Windows - Base de datos que soporte Hibernate - Servidor de Aplicaciones Web sobre jdk 5/6 (Tomcat, JBoss, WebSphere, WebLogic, etc) - Cliente Web sobre cualquier navegador (Firefox, IE) - Se puede añadir cualquier funcionalidad a través de Spring

9 Qué hace? Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. - Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml, multimedia etc. Gestión del ciclo de vida de los contenidos. - Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar. Facilita el trabajo colaborativo. - Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, Social Computing Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares. - Altamente escalable, disponible y extensible.

10 Community / Enterprise Para pruebas QA básico Sin pruebas certificadas de escalabilidad Versiones mayores solamente Sin garantía Sin soporte Licencia GPL Wiki, Forum, Content Community Testeado y certificado QA completo Pruebas certificadas de escalabilidad Versiones de mantenimiento Garantía Soportado por Alfresco y partners Suscripciones anuales por CPU Alfresco Connect for Enterprise (ACE)

11 El interfaz web Barra de Herramientas Espacios Visitados Panel Lateral Cabecera Detalles

12 Qué es un espacio? Es una carpeta y más Contiene ficheros o sub-espacios Organización por jerarquías Aspectos / Propiedades Metadatos Permisos Reglas

13 Qué es un contenido? Contenido es lo que está dentro de un fichero. Información estructurada o no estructurada. Múltiples formatos. Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados. Anexo pdf. Texto OCR. Anotaciones. Traducciones. Enlaces OLE.

14 Crear y editar contenido HTML o texto creado en-línea Editor WYSIWYG dentro del navegador web Formularios XML Cargar y descargar de contenido A través del navegador web Portlets Carpeta de red compartida CIFS FTP y WebDAV Plug-in dentro de aplicaciones Microsoft Office y OpenOffice WebServices WebScripts

15 CIFS Root URL: \\<nombre de ordenador>a\ alfresco Se comporta como una carpeta de red compartida Soporte de funciones de Windows (copiar, pegar, arrastrar etc.) Carpetas son espacios Editar contenidos directamente con aplicaciones de escritorio Sin instalación local Se respeta todas las reglas, permisos, uso de versiones etc.

16 Check-In / Check-Out El usuario controla el documento y los demás sólo pueden visualizarlo. 'Check-Out' bloquea el documento y crea una copia de trabajo donde se hace los cambios. 'Check-In' reemplaza el documento original con la copia de trabajo y está desbloqueado.

17 Usando versiones Permite un historial de las versiones anteriores del contenido. Se activa a través del aspecto se puede hacer versiones. manualmente, por espacio o por tipo de contenido. Por defecto se crea una versión nueva cada vez que se guarda una cambio. Se almacena los cambios al documento/contenido. Por defecto siempre se trabaja con la última versión.

18 Roles de usuarios - contenidos

19 Acciones Acciones ejemplares en Alfresco: Agregar o eliminar aspectos Empezar workflow Mover / copiar Crear transformaciones Manipulación de imágenes Ejecutar un script Notificaciones Acciones ad-hoc se lanzan manualmente. Acciones repetitivas o obligatorias se lanzan automáticamente a través del motor de reglas.

20 Reglas Se aplican reglas a espacios. Compuestas por eventos, condiciones y acciones. Las reglas se desencadenan por los eventos: Entrar (nuevo contenido) Salir (contenido borrado/movido) Actualizado (modificado) Reglas filtradas por condiciones: Fichero con un patrón determinado (p.e. INF*.doc) Pertenece a una categoría específica o metadatos específicos No hay límite de cantidad de condiciones asignadas por regla Se aplica la acción u acciones a la regla.

21 Buscando información Búsqueda compuesta por contenidos y/o metadatos Por contenido (texto libre) Búsqueda de las pálabras dentro del texto (múltiples formatos) Ranking determinado por número de ocurrencias Índices de metadatos Categorías Rango de fechas Propiedades Guardar búsquedas Opensearch

22 Foros / Discusiones Se puede asociar foros a contenidos o espacios Espacio de foros Foro > Tema > Mensaje > Respuestas Permite búsquedas de texto libre

23 Workflow Reglas Mover, copiar contenidos Automatización de tareas repetitivas Workflow Pasos simples y lineales BPM Motor jbpm integrado dentro de Alfresco

24 Plugin para Office Navegar Espacios Check-In / Check-Out Crear / Editar Versionado Transformaciones Propiedades Búsqueda Crear Espacios Tareas Workflow

25 Alfresco WCM PRODUCCION DE CONTENIDOS Solución para todo el equipo de web Formularios XML Interfaz CIFS ECM Integrado Workflow, virtualización, staging Versionado, instantáneas, restauración DESPLIEGUE DE CONTENIDOS Despliegue flexible Motor run-time opcional Webs estáticos, dinámicos o híbridos Despliegue multi-servidor

26 Gestión de registros Cuadro de clasificación Gestión de ciclos de vida de los registros Reglas de revisión, retención, expurgo ediscovery Plantillas DOD

27 Alfresco 3.0 Novedades de la versión 3.0 Soporte protocolo SharePoint Alfresco Surf Alfresco Share Implementación CMIS Soporte para 100 millones de documentos Cuotas por usuario

28 Alfresco 3.0: SharePoint Compatibilidad con MS SharePoint protocol Compatibilidad con el protocolo de Microsoft Office SharePoint sin necesidad de instalación de cliente adicional. La Unión Europea obligó a Microsoft a abrir el protocolo de SharePoint en un dictamen emitido en marzo de Alfresco es la primera solución ECM de Código Abierto que soporta compatibilidad los protocolos de Microsoft Office y Windows SharePoint Services. Será sencillo integrar como hasta ahora, aplicaciones en Linux, Java y también en.net.

29 Alfresco 3.0: Surf Alfresco Surf La plataforma de desarrollo Alfresco Surf está destinada a crear aplicaciones web dinámicas y orientadas a REST así como sitios web de colaboración. Alfresco Surf es como han llamado al conjunto de plantillas y comandos en Web Scripts con la que se ha realizado la parte /share. Todo esto sumado a algunas librerías de Yahoo y Adobe Flash tenemos como resultado la funcionalidad tan esperada de subir, vía web, múltiples ficheros entre otras características.

30 Alfresco 3.0: Share Alfresco Share Alfresco Share, una nueva aplicación para social computing. Antes solo existía el contexto /alfresco, ahora sigue existiendo en ese contexto el web client de Alfresco con el mismo diseño que antes aunque con algunas novedades. Hay un nuevo contexto llamado /share : portal personal donde también pueden residir portales departamentales, grupos, áreas, etc. Herramienta para intranets y extranets corporativas. Incorpora site activities, tagging, comentarios, thumbnails, blogs, wikis y foros.

31 Alfresco 3.0: CMIS Implementación CMIS La versión 3.0b Labs de Alfresco ya incorpora las especificaciones del borrador CMIS. CMIS (Content Management Interoperability Services) es un estándar anunciado en septiembre de 2008 que ha sido desarrollado por IBM, EMC, Microsoft, Alfresco, OpenText, Oracle y SAP. Dicho estándar intenta regular varios aspectos como los modelos de dominio, API, Web Services y el protocolo de publicación REST/ ATOM. Más información

32 Desarrollos propios sobre Alfresco Aplicaciones y desarrollos realizados por Intecna Intecna ha realizado multitud de implantaciones de Alfresco y se han realizado personalizaciones específicas para adaptarlo a las funcionalidades que necesita el Cliente. Entre otras podemos destacar: Backup y recuperación de archivos. Herramienta para recuperación de desastres. Navegación por categorías, asociaciones y grupos. Autenticación mejorada y extensible. Desarrollo de funcionalidades a medida: Ciudad Digital. Call Centers. Centros de documentación con escaneo de documentos. Gestiones integrales de Oficinas a través de WorkFlows.

33 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco Características: Permite la recuperación parcial y selectiva de los contenidos. Definición y configuración de tareas de exportación automática. Ejecución de backup de forma incremental. Soporta importación parcial de contenidos del backup con vista en árbol. Previsualización de los los datos recuperados antes de realizar la restauración. Gestión de tareas de backup (planificador de tareas). Asistente para realizar la configuración, backup y restauración. Backup realizado en almacenamiento externo (fuera del repositorio de Alfresco). Es una acción asociada a un espacio. El sistema genera ACPs por lo que son compatibles con otros repositorios de Alfresco. Estado: En fase de test. Se estima su publicación en Testeado en Alfresco 2.0.X y 2.1.X la forja de Alfresco a final de 2008.

34 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco Intecna ha desarrollado un sistema de copias de seguridad flexible para Alfresco. Solicitud realizada en el marco del contrato de soporte corporativo con la Junta de Andalucía. Consiste en un sistema automático e incremental de copias de seguridad para un repositorio de Alfresco. Necesidades encontradas: Ampliar la funcionalidad que Alfresco ofrece con respecto a la gestión de copias de seguridad. Se pretende evitar la necesidad de realizar exportaciones completas para tener una copia de respaldo de nuestra información. Actualmente no se puede recuperar parte de los contenidos.

35 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

36 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

37 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

38 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

39 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

40 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

41 Desarrollos propios sobre Alfresco: Backup Módulo de Backup para Alfresco: Capturas de pantalla

42 Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco Intecna Disaster Recovery for Alfresco (IDR4Alfresco) son una serie de herramientas que permiten la recuperación de documentos del repositorio de Alfresco cuando el sistema se ha quedado en un estado inservible o inestable. En determinadas circunstancias entre el conjunto de capas de las que se compone Alfresco-ECM pueden existir inconsistencias. Fallos en disco. Fallos de red. Fallos de base de datos. Fallos en servidor de aplicaciones. Fallos humanos!! Surge la necesidad de tener un conjunto de herramientas que puedan recuperar documentos a un estado al menos de fichero físico localizable hasta la resolución o restauración del sistema.

43 Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco Tareas que realiza IDR4Alfresco: Actualmente las tareas que realiza son: Recuperación completa desde un repositorio en formato y estructura Alfresco-ECM a un sistema de ficheros y directorios. Los documentos son renombrados al nombre original con el que se integraron en Alfresco- ECM y la estructura lógica de espacios a su equivalente en directorios dentro del sistema de ficheros. Requisitos: 1. JVM 1.5 o superior. 2. Conector a la BBDD. 3. Librería común (commons-io-1.4.jar) Ejemplo: java -classpath./bin:./lib/mysql-connector-java bin.jar:./lib/commons-io-1.4.jares.intecna.alfresco.adr.repo2fs

44 Desarrollos propios sobre Alfresco: IDR4Alfresco Herramienta para recuperación de desastres: IDR4Alfresco To do list de IDR4Alfresco: Queda mucho trabajo por hacer: Recuperación de versiones: tratar los versionados para que los nombres de los ficheros contengan la versión del documento. Poder recuperar solamente un archivo mediante su nombre en formato Alfresco-ECM o mediante su nombre original. Limpieza de BBDD: recorrer todo la base de datos buscando el fichero en el repositorio y borrando los registros necesarios en el caso de que no existan o estén corruptos. Soporte de las nuevas versiones de Alfresco. Probar, probar y probar. Fecha de liberación: finales de noviembre 2008, Lenguaje: Java Versiones de Alfresco soportadas: 2.0.X, 2.1.X Sistemas Operativos Soportados: Windows (2000/XP/2003), Sistemas POSIX (Linux/FreeBSD/...)

45 Referencias de proyectos en Alfresco Casos de éxito Todos las consejerías y organismos de la Junta de Andalucía, Gestionado desde el CAU por parte de la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa.

46 Referencias de proyectos en Alfresco Casos de éxito Ciudad Digital Almería Ministerio de Administraciones Públicas I2BC CEMI de Málaga Oesía IDOM (Conferencia Hidrográfica del Ebro)

47 Referencias de proyectos en Alfresco Casos de éxito Ayuntamiento de Mijas Mancomunidad del Campo de Gibraltar ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) TELE 2

48

49 Gracias Toni de la Fuente Director de Sistemas y Soporte

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