SIAN Sistema Integral de Administración de Negocios

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1 SIAN Sistema Integral de Administración de Negocios Sistematización por excelencia en la administración de su negocio El software de gestión empresarial integral, fácil de usar y flexible, se adapta a la operación de empresas de servicios y/o comercializadoras, sistematizando los procesos de negocios para potencializar sus capacidades y optimizar la operación, disminuyendo costos al mismo tiempo que incrementa los ingresos. Es el ERP indispensable para empresas administradoras de flota de rentas, importadoras y comercializadoras con sucursales BÁSICO Seguridad. Proveedores/Compras/CxP. Inventario de Mercancías. Clientes/Ventas/CxC. Bancos/Flujo de Operación. Administración de Gastos. Enlace contable. AVANZADO Control de Unidades en Flota de Rentas Administración Activos/Depreciaciones/Amortizaciones. Presupuestos/Proyectos. Administración de Consumibles.

2 C O N T E N I D O 1.- Descripción general Introducción - Objetivos - Alcances Esquema de Entorno Esquema Conceptual 2.- Descripción del Sistema Integral de Administración de Negocios ( SIAN ) 2.1. Esquema modular ( Submódulos ) - Seguridad - Proveedores/compras/CxP - Inventario de Mercancías/Almacenes - Clientes/Ventas/CxC - Bancos / Flujo de Operación - Administración de Gastos - Interface contable - Presupuestos/Proyectos - Control de Provisiones - Depreciación y amortización de activos - Control de Unidades - Administración de Consumibles.

3 2.2. Diagrama Funcional 2.3. Catálogos 2.4. Reportes 2.5. Consultas 3.- Plataforma de Desarrollo 4.1. Hardware 4.2. Software 4.- Opciones en internet.

4 1.- Descripción general INTRODUCCIÓN: Derivado de los requerimientos y necesidades de las empresas modernas hacia un entorno de competencia, ha sido necesario día con día llevar un mejor control y optimizar sus servicios y operaciones internas. Por lo anterior, y buscando siempre la mejor solución tecnológica, ponemos a su consideración nuestra propuesta para implementar en su empresa EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS (SIAN), es el resultado de la conjunción de experiencia en la administración de negocios y del uso de tecnologías de vanguardia. Tome ventaja de internet y opere su negocio desde cualquier parte ya que el SIAN puede correr en su PC y actualizar la base de datos en su empresa o en el hosting de su preferencia, con absoluta seguridad y confidencialidad, esto le permite a pequeñas y medianas empresas operar y actualizar la base de datos del SIAN desde diferentes oficinas geográficamente distantes, bodegas, puntos de venta, etc. sin invertir grandes cantidades en comunicaciones. Este producto ha sido desarrollado totalmente por los ingenieros de nuestra empresa, expertos en el manejo de las modernas herramientas de software y en operaciones de negocios que utilizamos para el desarrollo de nuestros productos, ofreciéndole la garantía de funcionamiento con alta calidad y excelente desempeño. Dado que nuestra empresa es propietaria de los programas fuentes, podemos adecuar el sistema para las necesidades específicas que su empresa determine.

5 Objetivos : Automatizar los procesos de control y el manejo de la operación inherente a Compras, Ventas, Inventario de Mercancías, Administración de Gastos, Administración de Activos, Administración de Consumibles, Administración de Chequeras, Administración de Presupuestos y Provisiones del Gasto, con el propósito de optimizar las actividades e incrementar la productividad de la empresa. Generar información de manera automática, confiable y oportuna para la contabilidad, así como para la toma de desiciones. Alcances : El desarrollo del Sistema Integral de Administración de Negocios (SIAN) se encuentra elaborado con tecnología cliente-servidor en ambiente gráfico permitiendo flexibilidad en su manejo para el usuario final por la portabilidad de las pantallas ( ventanas ), al mismo tiempo facilitará su mantenimiento y podrá ser integrado a diversas aplicaciones de una forma sencilla. Cuenta con un módulo de seguridad, el cual controla los accesos los niveles que se definan, además lleva un registro histórico de las transacciones utilizadas. Garantiza el control y manejo de la operación, inherente a Compras e Importaciones; Ventas; Inventario de Mercancías; Administración de Gastos; Administración de Activos; Administración de flota de rentas; Administración de Consumibles Administración de Chequeras; Administración de Presupuestos y Provisiones del Gasto; con la finalidad de optimizar los procesos de la propia operación, incrementando la productividad de la empresa. Genera de manera automática archivos de pólizas contables por cada uno de los módulos que lo integran, lo que permite integrarse con el módulo contable de contabilidad. Controla el procesamiento on-line de la información, lo que permitirá contar con la información en el momento en que se requiera, ya sea en consulta o reportes. Cumple con los requerimientos oficiales en el manejo de los diferentes tipos de impuestos que maneja para México y es parametrizable para otros paises. Es multimoneda, multialmacenes, controla sucursales y departamentos, lo que permite el control por centros de costos y/o de utilidades.

6 1.2.- Esquema de Entorno El entorno del SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS (SIAN), lo determina el siguiente esquema: MODELO DE ENTORNO S E G U R I D A D O T R O S A P L I C A T I V O S SIAN I N T E R F A S E C O N T A B L E CONSULTAS REPORTES Estos sistemas estarán interactuando entre si y generarán la información diaria para su operación, así como para contabilidad y cheques.

7 1.3.- Esquema Conceptual El Sistema Integral de Administración de Negocios (SIAN), cumple con los siguientes puntos : Contempla un esquema de seguridad Es interactivo Es multimoneda Realiza las afectaciones en línea Genera la información diaria para la toma de decisiones El siguiente diagrama, muestra como se encuentra construido el Sistema Integral de Administración de Negocios (SIAN) y las relaciones que existe entre los módulos que participan en su arquitectura. MODELO CONCEPTUAL ( S I A N ) S E G U R I D A D C A T A L O G O S P R O D U C T O S P R O V E D O R E S CONTROL Y ADMINISTRACION Depreciacion de Activos FACTURACION / COMPRAS CONSUMIBLES Control de Provisiones BANCOS / PRESUPUESTOS CONTROL DE INVENTARIOS CENTROS DE COSTOS CONSULTAS Y AMORTIZACIONES REPORTES C O N T A B I L I D A D CHEQUES ( LIQUIDACION )

8 2.- Descripción del Sistema Integral de Administración de Negocios (SIAN) 2.1. Esquema modular ( Submódulos ) El sistema se encuentra formado por los siguientes submódulos que interactúan entre si de forma integral y armónica: Módulo de seguridad MÓDULOS COMUNES A SIAN BÁSICO Y AVANZADO Lleva el control de acceso a todas y cada una de las opciones que contiene, permitiendo definir perfiles a nivel de grupo y a nivel de usuario. Esto permite la interacción de diferentes tipos de usuario con el sistema. Interface contable Todos los módulos del SIAN establecen un enlace automático con el módulo de enlace contable para generar las pólizas, mismas que por medio de este módulo son entregadas al módulo de contabilidad. Clientes. Ingrese además de la información común de facturación, información de diferentes personas relacionadas con sus clientes, sus datos de localización y facture con sitios de entrega distintos en cada caso, controle límites y plazo de crédito, maneje clientes nacionales y clientes en el extranjero con automatización del cálculo de IVA. Proveedores. Maneje diferentes tipos de proveedores, maneje de manera automática la retención de Impuesto Sobre la Renta y Retención de IVA a personas físicas, maneje proveedores nacionales y proveedores en el extranjero, obtenga estados de cuenta en la moneda de curso legal del pais del proveedor.

9 SIAN BÁSICO Compras El módulo de compras permite manejar pedidos, autorización de pedidos, ordenes de compra, emisión de contrarecibos, validación de facturas contra ordenes de compra, autorización de facturas para pago y automátiza el manejo contable de las distintas formas de liquidaión de facturas, controle fechas de liquidación, maneje múltiples monedas, emita cheques o realice trranferencias y genere información para el sistema de cheques y contabilidad. Importaciones. El módulo de importaciones controla todo el proceso de importar mercancías, permitiendo el seguimiento al inventario hasta la salida por ventas, controle números de pedimento, claves de agente aduanal, fecha de cruce de frontera, aduana, maneje prorrateos de costos indirectos nacionales y extranjeros, refleje los costos indirectos en su inventario, registro de pago de IVA, maneje importaciones temporales y definitivas, controle los aranceles por región o país de origen de acuerdo a la clasificación arancelaria de cada producto, genera la contabilidad automática del proceso de importación. Inventario de mercancías. Manejo de múltiples bodegas, permitiendo la facturación con surtido del pedido, incluso de diferentes bodegas. Permite el registro de movimientos al inventario además de los generados automáticamente por la facturación. Valuación de inventarios por diferentes métodos, con enlace automático a la contabilidad Ventas El módulo de facturación maneja pedidos (back orders), la autorización de pedidos afecta automáticamente al inventario y no permite facturar si no existe registro de inventario. Además ofrece el control absoluto de políticas de descuento a nivel de categorías de producto. Maneja ventas de mostrador por remisiones, permite facturar remisiones y genera automáticamente la factura mensual por las remisiones no facturadas a clientes eventuales, agregue los mostradores que requiere y el número de cajas que requiera. Amplia variedad de reportes para conocer el desempeño real de las ventas de su empresa, así mismo permite controlar las cuentas por cobrar.

10 Administración de gastos Este módulo controla las partidas de gastos a comprobar, llevando un seguimiento estricto de las partidas de gasto no comprobadas por cada centro de costos, está también controlado por el sistema de presupusto, generando de forma automática las pólizas para el sistema contable, mismas que tambien se desglosan por centros de costos. Bancos: Maneje múltiples cuentas de diferentes bancos, en cualquier moneda, importe los movimientos del estado de cuenta, concilie sus movimientos de forma automática y manual, arrastre los saldos y movimientos de las partidas pendientes de conciliar, conozca su flujo de caja, maneje su tesorería.

11 SIAN AVANZADO Control de Unidades en Flota de Rentas. Si su empresa cuenta con unidades de reparto, arrienda o subarrienda unidades de cualquier tipo, vehiculos, maquinaria, en renta diaria, semanal, mensual, etc. administre los periodos de arrendamiento, fechas de vencimiento, seguimiento de rentas, controle ingresos y los egresos por cada unidad, maneje en el sistema los costos por reparaciones internas o externas, actualice el inventario de mercancias por la salida de productos para las reparaciones internas y además genere la contabilidad, todo esto de forma automática, utilizando el módulo de Control de Unidades. Presupuestos Lleva un control absoluto de la emisión de cheques, por medio del programa de presupuestos, que permite administrar su negocio dividiéndolo en proyectos y subproyectos, programe el presupuesto a nivel de rubro de gasto por cada periodo mensual para cada proyecto y subproyecto, activelo o desactivelo de forma automática, defina que conceptos se prorratean de forma automática a diferentes proyectos, no existe límite en el número de cuentas de cheques. Administración de activos El sistema de administración de activos, controla la asignación de activos como el mobiliario y equipo para efectos de custodia, calcula y mantiene actualizados los valores en libros de cada bien registrado, permite cambiar la asignación, genera de forma automática las pólizas de depreciación del activo fijo, actualizando por inflación la depreciación acumulada y el valor en libros, permite registrar depreciaciones aceleradas por perdidas o daños al mobiliario y equipo. Las pólizas de depreciación de mobiliario y equipo se desglosaran por centro de costo. Maneje de forma automática la amortización de gastos reexpresables y no reexpresables.

12 Administración de consumibles Ofrece el registro y control del ingreso al almacen, asignación por centro de costos, movimientos diversos, generando de forma automática las pólizas contables para el sistema contable, mismas que tambien se desglosan por centros de costos.

13 2.2.-Diagrama Funcional General SIAN Inv. de Mercancias Seguridad Bancos Presupuestos Consumibles Provisiones Altas al almacen Salidad del Almacen Por Usuario Por Grupo Cuentas y Saldos Conciliaciones Proyecto Sub-Proyecto Inventario Asignación por Centro de Costos Registro de Provisiones por Centro Costos Movimientos Diversos Compras Cambio de Password Cambio de Usuario Autorización de Egresos Ingresos Bancos y Movimientos Rubros Programación del presupuesto Reprogramación del Presupuesto Reasignación Consumos Generación de Polizas Por Centro de Costos Actualización de Provisiones Cancelación de Provisiones Ejerce Provisión Proveedores Admon. de gastos Ventas Exportación de Pólizas Generación de Polizas Por Centro de Costos Productos Precios Tipo de Provedor Directorio de poveedores Contactos Cotización Pedidos Autorización de Pedidos Ordenes de compra Validación de Facturas Solicitud de Gastos Justificación Emisión de Cheques Emisón de Pago en suc. Amortizaciones Reexpresiones Generación de Polizas Por Centro de Costos Clientes Contactos Remisiones Caja de Mostrador Facturar Remisiones Cotización Pedidos Autorización de Pedidos/facturar Ordenes de compra Admo. de Activos Inventarios Asignación por Centro de Costos Reasignación Depreciación Depreciación Reexpresada Resguardo Control de Unidades Inventario de Uni. Sustitución de Unidades Vencimientos Ctes. Vencimientos Prov. Reparaciones Internas Exportación de Pólizas Autorización de Facturas Generación de Polizas Por Centro de Costos Exportación de Pólizas ReCheques Generación de Polizas Por C/Costos Generación de Polizas Por Centro de Costos Exportación de Pólizas Disponibilidades Ingreso /Gasto Por Unidad Exportación de Pólizas Exportación de Pólizas U. arrendadas

14 2.3. Catálogos que maneja el sistema : Productos Monedas Almacenes Formas de liquidación Proveedores Clientes Empleados Tipos de cambio Capas de depreciación Porcentajes de amortización Factores de reexpresión Bancos Categorías Centros de costo Clases Tipo de Prorrateo Claves de Inventario Tipos de Movimientos Bancarios Tipo de documentos a Justificar Unidades Tipo de ingresos Tipo de Egresos Días de Pago Cuentas por concepto Causas de no pago 2.4. Principales reportes que genera el sistema: Ordenes de compra Gastos por periodo Facturas recibidas, pagadas Gastos por cobrar por concepto de disposición Disposiciones pendientes de justificar Vale de caja Cheques pagados Cheques cancelados

15 Comparativos de proveedor por concepto Vanguardia Tecnológica Provisiones acumuladas Provisiones mensuales Depreciación de activos Amortizaciones Factores de reexpresión Reporte de inventarios Comparativo de compras Consumibles Presupuestos 50 pricipales proveedores 2.5. Principales consultas con que cuenta el sistema : Ordenes de compra Gastos por periodo Facturas recibidas, pagadas Gastos por cobrar por concepto de disposición Disposiciones pendientes de justificar Vale de caja Cheques pagados Cheques cancelados Comparativos de proveedor por concepto Provisiones acumuladas Provisiones mensuales Depreciación de activos Amortizaciones Factores de reexpresión Reporte de inventarios Comparativo de compras Consumibles Presupuestos 50 principales proveedores

16 3.- Plataforma de desarrollo Software El SIAN, esta diseñado para trabajar en multi-usuario con tecnología Cliente - Servidor en ambiente Windows y en forma centralizada, desarrollado con Visual Basic y Access de Microsoft, es totalmente compatible con Office. Como servidor de base de datos se puede entregar en SQL Server de Microsoft, ORACLE o SYBASE. Hardware Puede ser instalado en una red de Pc s y desarrollar interfaces para conectarse a los demás aplicativos de la institución, incluso mainframes. Licencia La licencia otorga el derecho de uso del producto, teniendo una instalación de base de datos en el servidor y la instalación de la aplicación en código ejecutable en cualquier computador conectado al servidor.

17 4.- Opciones de Internet. Tome ventaja de internet y opere su negocio desde cualquier parte ya que el SIAN puede correr en su PC y actualizar la base de datos en su empresa o en el hosting de su preferencia, con absoluta seguridad y confidencialidad, esto le permite a pequeñas y medianas empresas operar y actualizar la base de datos del SIAN desde diferentes oficinas geográficamente distantes, bodegas, puntos de venta, etc. sin invertir grandes cantidades en comunicaciones. Opción A: Si su empresa cuenta con una dirección IP fija y un web server, instale SQL server sobre windows NT y cualquiera de sus sucursales y oficinas puede accesar la base de datos de su oficina central via internet. Enlace Dedicado Base de Datos SIAN PC oficina Sucursal Cte. SIAN Internet Server Oficina Matriz IP fija PC oficina Sucursal Cte. SIAN Red. LAN de la oficina matriz

18 Opción B: Si lo prefiere puede contratar los servicios de hosting de base de datos y páginas web, de un provedor de servicios de internet (ISP) y tendrá las mismas facilidades con la diferencia de que la base de datos está físicamente en el centro de datos del ISP, el cual le proporciona servicios adicionales como respaldo de datos y alojamiento de sus páginas web. Proveedor ISP Pc Oficina o Sucursal Cte. SIAN Internet Server Base de Datos SIAN Pc Oficina o Sucursal Cte. SIAN Red. LAN de la oficina matriz

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