MANUAL DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 MANUAL DEL EXPOSITOR GUÍA RÁPIDA 1-2 DE OCTUBRE

2 Mayo, 2014 Estimado Expositor Bienvenido al Food Technology Summit & Expo México 2014, que será celebrado el 1 y 2 de Octubre del 2014 en Centro Banamex, Ciudad de México. Esta es la versión electrónica de su Manual de Servicios, el cual ha sido desarrollado para proveerle de información vital para realizar un evento exitoso. Por favor, comparta esta información con el personal directamente responsable de organizar su participación en la exposición. Antes de contratar algún servicio, le recordamos verificar el tipo de contratación de su Stand (Espacio Libre ó Paquete Básico). Es muy importante que lea este manual con mucha atención. El Manual incluye información sobre el reglamento del evento, proveedores de servicios, formas para los contratistas oficiales, instrucciones de montaje y desmontaje, etc. Por favor, ponga mucha atención a las fechas límite de las formas de servicios. Con esto, evitará cargos por tiempos extra, demoras en sitio, ahorrará dinero, y tendrá su orden en tiempo. Cada orden se envía directamente a cada proveedor. Importante: Podrá acceder o utilizar el manual de expositor en línea en cualquier forma, incluyendo pero no limitando a, el uso y contratación de cualquiera de los servicios, descarga de materiales, o simplemente leer sus páginas en Internet, teniendo esto, usted acepta todos los términos y condiciones contenidos en las formas de cada proveedor. Si usted requiere de cualquier información adicional después de revisar este manual, por favor dirija sus dudas ya sea al proveedor correspondiente o comuníquese al + (55) con Daniela Vallejo, Líder de Proyecto: dvallejo@t-organiza.com En nombre del Food Technology Summit & Expo México 2014, sea bienvenido y permítanos ofrecerle toda la ayuda que sea necesaria para hacer de su participación, la más exitosa. Atentamente, Comité Organizador

3 RECINTO CENTRO BANAMEX, SALAS C y D. Octubre 1 y 2, 2014 Avenida del Conscripto No. 311 México, D.F. CP Tel: (55) , Fax: (55) Usted puede consultar los planos del evento en este Manual. DESAYUNO DEL EXPOSITOR Con el objetivo de que pueda aprovechar al máximo su participación en el evento, ENCUMEX organizará un Desayuno para EXPOSITORES el 26 de Agosto a las 8:30hs en los Salones Palacio de Iturbide 1 y 2 del Centro Banamex. Por favor confirme sus asistencia por mail o telefónicamente a Patricia López, antes del 20 de Agosto. Tel ext.103; plopez@enfasis.com MONTAJE El montaje se realizará con un horario escalonado, por favor transmítalo a todo el personal involucrado (incluyendo diseñadores de stands y proveedores) para evitar contratiempos o demoras. Tamaño de Stand Inicia Montaje Termina montaje Stands de 54 m2 y mayores Lunes 29 de Septiembre Martes 30 de Septiembre a partir de las 13:00 hrs 22:00 hrs. (10pm) Stands de 36 m2 y mayores Lunes 29 de Septiembre Martes 30 de Septiembre a partir de las 15:00 hrs 22:00 hrs. (10pm) Stands de 9 y 18 m2 Lunes 29 de Septiembre Martes 30 de Septiembre a partir de las 17:00 hrs 22:00 hrs. (10pm) Conforme a la fecha que le corresponda de inicio de montaje, se podrá realizar montaje nocturno, la noche del 29 de Septiembre. El día Martes 30 de Septiembre a las 22:00 Hrs. (10:00pm), daremos por terminado el montaje de la exposición y a partir de esa hora no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo a la zona de exhibición, ya que permanecerá cerrada para la limpieza general y colocación de Alfombra sin embargo se podrá seguir trabajando DENTRO de su stand para terminar los detalles hasta las 23:59 hrs.

4 HORARIOS DE EXPOSICION La exposición estará abierta el 1 y 2 de Octubre. Los expositores son responsables por su stand y deben de arribar por lo menos media hora antes de que se abra el evento a los visitantes. Los expositores podrán entrar 2 horas antes de la hora de apertura de la exposición para arreglar y reabastecer sus stands. Octubre 2014 Horario del evento Hora de entrada permitida para reabastecer el stand Miércoles 1 11:00 a 7:30pm 09:00 hrs. Jueves 2 11:00 a 8:30pm 09:00 hrs. DESMONTAJE El desmontaje se iniciará el jueves 2 de Octubre a partir de las 8:30pm y continuará en horario corrido hasta el viernes 3 de Octubre a las 3:00 am. Después de las 3:00 am del viernes 3 de Octubre, el comité organizador del Food Technology Summit & Expo México 2014 retirará al personal de seguridad y regresará las instalaciones a Centro Banamex. El comité organizador no es responsable por cualquier material y/o maquinaria que quede dentro del piso de exposición. (Ver el punto 12 del reglamento). TRANSPORTACIÓN Durante los días del evento se ofrecerá el servicio de transportación desde el Hotel Hyatt Regency Cd. de México, el Hotel Crowne Plaza y el Hotel Holiday Inn a Centro Banamex. Los horarios de salidas los podrá encontrar en el lobby del hotel. Favor de contactar al comité organizador o a concierge del hotel para más información. GAFETES A cada stand le corresponden 10 gafetes por los primeros 9 metros cuadrados contratados y 4 más por cada módulo adicional de 9m2. Estos gafetes permiten el ingreso a la Exposición, a las Conferencias Gratuitas, pero NO a las Conferencias del Summit ni a las comidas. Si necesita gafetes adicionales favor de solicitarlos al Comité Organizador.

5 Solicite gafetes para todo el personal que estará laborando en su stand (edecanes, ejecutivos comerciales, etc). Todo personal deberá de portar su gafete de identificación en todo momento ya que sin éste se negará el acceso y permanencia en el piso de exposición. El personal que labore durante el montaje tales como: electricistas, decoradores, choferes, mensajeros, etc. NO requiere gafete ya que el personal de seguridad le entregará uno provisional para entrar al área de exposición en el horario de montaje. UNA VEZ ABIERTA LA EXPO, NADIE PODRÁ INGRESAR SIN PORTAR SU GAFETE. Favor de completar ON LINE la SOLICITUD DE GAFETES DE EXPOSITOR que encontrará en el Sistema del Expositor On Line. Puede acceder desde la página del evento o desde este link con su Clave de Expositor. La fecha límite es el día 26 de Septiembre. Si no tiene todavía la CLAVE solicítela llamando a Patricia López ext. 103 o vía plopez@enfasis.com Los gafetes los podrá recoger en el área de registro de la Sala D de Centro Banamex el martes 30 de Septiembre de las 16:00 a 18:00 hrs. Ningún menor de 18 años (incluyendo bebés) podrá permanecer durante el montaje, dentro del área de exhibición, conferencias ni desmontaje. SEGURIDAD El Comité Organizador y Centro Banamex son responsables de la seguridad general y perimetral del evento. Sin embargo, no serán responsables por el daño ó pérdida de los artículos propiedad del expositor. (Ver sección 27 del reglamento) Si requiere seguridad adicional o especial en su stand, ésta tendrá que ser contratada con el proveedor oficial de seguridad. El expositor deberá de asegurar su equipo y maquinaria a exhibir así como su decoración y deberá asegurarse de salvaguardar todos los artículos pequeños de su stand así como aquellos personales, por ejemplo, lap tops, DVD s, celulares, video proyectores, etc. LIMPIEZA El Food Technology Summit & Expo México 2014 será responsable de la limpieza general de los pasillos y áreas comunes.

6 La limpieza dentro de su stand es responsabilidad de cada expositor y podrá ser contratada directamente a Centro Banamex usando la FORMA D-5 (LIMPIEZA DE STANDS). El expositor es responsable de solicitar el servicio de limpieza así como de colocar su basura en el contenedor correspondiente. Si algún expositor o empresa decoradora daña ó ensucia la alfombra de pasillos, el expositor es responsable por la limpieza y subsanación de dicho daño. ESTACIONAMIENTO Las áreas destinadas para estacionamiento están limitadas y reservadas para autos y vehículos que no excedan la capacidad de una tonelada. La tarifa de estacionamiento es de $32.00 pesos por hora ó $ pesos por todo el día. Existe una tarifa especial a expositores de $ pesos por día ó $ pesos por 2 días con entradas y salidas múltiples. Estos pases de estacionamiento se pueden adquirir en los módulos de estacionamiento que se encuentran en la parte posterior dentro de la sala de exposición. Es necesario presentar su gafete de expositor. Dormir, exhibir y otras actividades de ventas y publicidad están prohibidas dentro de cualquier área del estacionamiento. CARGA Y DESCARGA Las áreas para carga y descarga son solo para estas actividades. Esta área no está contemplada para estacionamiento ó almacén. A cada vehículo le corresponderá un cierto tiempo para utilizar los andenes de carga y descarga dependiendo de su tamaño. En caso de permanecer más tiempo del asignado a la entrada de la zona de carga tendrán que pagar la cuota que estipule Centro Banamex. Tipo de vehículo Tiempo incluído Hora o fracción excedente Automóvil y camioneta menor a 3 1/2 toneladas 30 min. $ Camioneta 3 ½ o menor a camión rabón 1 hora $ Camión rabón y torton 1 ½ horas $ Trailer o caja de tráiler 2 horas $ Esta área NO ES ESTACIONAMIENTO y deben de estar sólo el tiempo que tienen asignado y NUNCA DEJAR EL VEHÍCULO SOLO.

7 PROVEEDORES OFICIALES El Food Technology Summit & Expo México 2014 ha seleccionado un grupo de proveedores calificados para ofrecer los principales servicios para el evento. Es importante tomar en consideración cuales son los servicios marcados como EXCLUSIVOS de Centro Banamex (internet, telefonía, colgado de banners y objetos, agua y drenaje, aire comprimido, alimentos y bebidas) para no contratar adicionalmente un servicio que sólo pueda ofrecer Centro Banamex. Los expositores deberán de respetar y sujetarse a las reglas del departamento de alimentos y bebidas incluso con respecto a las degustaciones. Centro Banamex es el ÚNICO PROVEEDOR AUTORIZADO para servir alimentos y bebidas y proveer meseros durante el evento. RESTAURANTES / ALIMENTOS Y BEBIDAS RESTAURANT GALERI Servicio de lunes a viernes de 08:00 a 11:00 am y de 13:00 a 17:00 pm durante los días de evento. Reservaciones: / 2070 FAST FOOD Disponible dentro de las salas de exposición y en lobby de Expos con el siguiente horario: Montaje... de 13:00 a 20:00 hrs. Evento... de 11:00 a 20:00 hrs. SANBORN S Ubicado en el nivel Palacios saliendo por el lobby principal o por el estacionamiento E1. RECINTO LIBRE DE HUMO De acuerdo con las leyes y reglamentos de la ciudad de México, Centro Banamex es considerado un recinto libre de humo por lo que está prohibido fumar en cualquier área dentro del mismo. PRIMEROS AUXILIOS Contaremos con servicio médico para primeros auxilios localizados en la parte posterior de la sala D. En caso de urgencia favor de contactar al comité organizador o al personal de seguridad.

8 FACILIDADES PARA DISCAPACITADOS Centro Banamex cuenta con instalaciones para personas con capacidades diferentes (elevadores, rampas, renta de sillas de ruedas, etc) En caso de requerir asistencia, favor de contactar al área de servicios adicionales de Centro Banamex o al Servicio Médico. TAXIS En la entrada principal del lobby de Centro Banamex está localizada la base de Taxi seguro con tarifas reguladas. Por su propia seguridad, recomendamos que use este servicio, NO TOME TAXIS EN LAS CALLES. CAJEROS AUTOMATICOS Los cajeros automáticos están localizados en la entrada de las salas C y D así como en el Lobby principal de Centro Banamex a un costado del counter de Ticket Master. CENTRO DE COPIADO Y PAPELERIA Dentro de la oficina de Servicios Adicionales de Centro Banamex está localizado el centro de copiado donde también encontrará artículos de papelería. Este se ubica en el nivel Palacios junto al salón Palacio de la Canal 5. Teléfono: ext ACTITUD VERDE Centro Banamex ha iniciado un programa de acciones que promueven el cuidado del medio ambiente y la responsabilidad social, en el cual todos podemos participar. Consulte estas acciones y sugerencias para aplicar durante su participación en el Food Technology Summit & Expo 2014, formemos parte de una actitud verde! SERVICIOS AL EXPOSITOR El staff del Food Technology Summit & Expo México 2014 estará disponible en el Montaje, Evento y Desmontaje para poder auxiliarle y resolver cualquier duda sobre su stand así como en general del evento.

9 Previo al evento contacte para cualquier necesidad al área de atención a expositores con: Armando Castañeda, acastaneda@t-organiza.com Durante el evento, un representante del Staff estará en la oficina de Comité Organizador así como en el Piso de Exposición. En caso de preguntas, comentarios ó mayor información, no dude en contactarnos. Comité Organizador