Políticas, Procedimientos para Adquisición de Software y Hardware CAPITULO II

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1 CAPITULO II 1

2 INTRODUCCIÓN A POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS, PARA LA ADQUISICIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE. El presente Capitulo contiene las políticas y procedimientos, como soporte del proceso Solicitud y Evaluación para la Adquisición de Software(s), Hardware(s) y Servicios Tecnológicos del GAD Municipal de Chunchi. Para la elaboración de esta documentación contamos con la participación de un equipo multidisciplinario, integrado por las áreas de: Administración General, Financiera, Sistemas, Proveeduría y Bodega. Con Carácter General, los productos software, Hardware utilizados por el GAD Municipal están dentro de uno de los siguientes casos: Productos desarrollados por terceros que licencian el producto software a la municipalidad, mediante el correspondiente contrato de uso, ya sea para personas, puestos o máquinas específicas, o genéricas para un departamento o toda la Organización. Esperemos que estas políticas y procedimientos satisfagan las necesidades de apoyo a las actividades que deberán realizarse, siguiendo las políticas establecidas en los mismos. Software de Código Abierto o distribución y modificación. Libre, con su correspondiente licencia de uso, Productos desarrollados por la propia organización. En consecuencia, la titularidad y propiedad de los derechos sobre los productos software empleados en el ámbito de la municipalidad, corresponden bien a la propia entidad o bien a los terceros proveedores de software propietario. Debiendo por tanto el usuario abstenerse de realizar cualesquier acción contrarias a aquellas para las que se halle expresamente autorizado. En particular, se deberán tener en cuenta las normas establecidas en las presentes Políticas de uso y adquisición de Software y Hardware. 2

3 1.- POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICICOS INFORMÁTICOS Objetivo Describe los pasos a seguir, para le trámite de la adquisición de Software y necesidades tecnológicas requeridas por las diferentes áreas del GAD Municipal de Chunchi Alcance Para toda las Áreas, Unidades y Departamentos de la Institución Descripción de Políticas. A fin de garantizar la compatibilidad con la Infraestructura informática instalada en la Municipalidad y dar cumplimiento a los estándares informáticos establecidos, todas las adquisiciones de bienes y servicios en materia de informática, deberán contar con el oficio de solicitud previamente autorizado, luego con un Informe Técnico del Encargado del Área de Sistemas Municipal avalizando la compra o el servicio correspondiente, el cual será entregado en secretaría para su legalización; y posteriormente se proceda al procedimiento previsto por la Ley de Adquisiciones de Bienes y Servicios en la Contratación Pública. A efectos de incluir en el Presupuesto Institucional del GAD Municipal de Chunchi, cada unidad reportará sus necesidades informáticas en el Plan de Trabajo, el cual será presentado al Concejo Municipal Las Solicitudes que impliquen la evaluación de una Comisión deberán solicitar el análisis técnico al Responsable del Área Informática; previo este proceso y los resultados del mismo serán emitidos a la Unidad Administrativa para proceder con el transcurso legal correspondiente. Cualquier solicitud que no cumpla los requerimientos específicos, serán retornados al área solicitante, pues para la adquisición de un Bien o Servicio debe estar con su aval correspondiente y justificación respectiva. 1.4 Procedimientos: Descripción del Procedimiento: Actividad: Tramitar Solicitud de SOFTWARE, HARDWARE Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS Área Solicitante: Elaborar solicitud, sobre la necesidad de adquisición de Hardware, Software o Servicios Tecnológicos y emitir a Alcaldía Municipal Alcaldía: 3

4 Mediante el trámite correspondiente, ingresando por Secretaría General de Concejo es recibido la solicitud. Verificar si la solicitud está considerada en el Plan Operativo Anual y el Plan de contratación del año fiscal. No está considerada, canaliza al Área Financiera para su aprobación o reprobación y notifica al solicitante. Si esta canalizada, procede con la compra de acuerdo a los procedimientos establecidos. (Termina el Proceso); previo informe técnico del Área de Sistemas. 2.- SOLICITUD DE PROPUESTAS (PROFORMAS) DE LOS PROVEEDORES DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS TECNOLÓGICOS. 2.1 Objetivo: Establece los pasos a seguir para llevar a cabo el primer contacto con todos los proveedores del mercado (Local y externo), y obtener las propuestas a ser evaluadas. 2.2 Alcance: Proveeduría y Área de Sistemas. 2.3 Descripción de las Políticas. Proveeduría, deberá identificar a las compañías o proveedores de Software, Hardware o servicios tecnológicos. Luego comprobarán si los mismos estén legalmente constituidos. Proveeduría remitirá copias de las Proformas al encargado del Área de Sistemas con la finalidad de obtener su mejor criterio. 2.4 Procedimientos: Descripción de los Procedimientos Actividad: Solicitar y obtener propuestas de los Proveedores Proveeduría, recibe las Proformas (Solicitud de la Propuesta) Realiza recolección de la información de los proveedores por diferentes vías y selecciona los que serán contactados Remite Proformas al Área de Sistemas para su análisis Cursa Criterio Técnico a Proveeduría para seguir con el proceso correspondiente. 4

5 3.- ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS, MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE BIENES INFORMÁTICOS. 3.1 Objetivo: Establece una política para requerir mantenimiento preventivo y correctivo de Hardware y Software de todo el GAD Municipal de Chunchi. 3.2 Alcance: Para todas la Áreas, Unidades o Departamentos que forman parte del GAD Municipal de Chunchi. 3.3 Descripción de las Políticas El mantenimiento preventivo de los equipos informáticos se realizará mediante la contratación de servicios externos, no sin antes se encuentre dentro del POA y PAC Institucional; constará en diagnosticar posibles fallas y realización de una limpieza en los equipos así como revisar que sean utilizados correctamente. El encargado del Activo Fijo será el encargado de vigilar y supervisar la adecuada y oportuna ejecución de los planes de mantenimiento preventivo. En el caso del mantenimiento correctivo que esté fuera de garantías o contratos, este deberá tramitarse por los empleados autorizados para solicitar bienes y/o Servicios, mediante la requisición correspondiente y el cual deberá contar con el oficio de dictamen técnico favorable emitido por la empresa que presta los servicios de soporte técnico. No se autorizará la contratación de mantenimiento preventivo y/o correctivo de lo bienes que no sean propiedad de la Municipalidad. 3.4 Procedimientos Descripción de los Procedimientos Actividad: Mantenimiento Preventivo; revisar si se encuentra establecido dentro del POA y PAC Institucional. Mantenimiento Correctivo; Solicitud de pedido remitido a Alcaldía Municipal Alcaldía: Mediante el trámite correspondiente, ingresando por Secretaría General de Concejo es recibido la solicitud. Verificar si la solicitud está considerada en el Plan Operativo Anual y el Plan de contratación del año fiscal. (en el caso de Mantenimiento Preventivo) No está considerada, canaliza al Área Financiera para su aprobación o reprobación y notifica al solicitante. En el caso del Mantenimiento Correctivo pasa directamente al Área de Sistemas para el informe previo. 5

6 Si esta canalizada, procede con el servicio de a cuerdo a los procedimientos establecidos. (Termina el Proceso); 4.- NORMAS GENERALES DEL USO DE SOFTWARE. La Municipalidad promoverá el desarrollo y uso de software libre siempre y cuando este sea compatible con los Sistemas y Programas utilizados en la misma; favorecerá la libre difusión del conocimiento creado por la comunidad gubernamental. No obstante, podrá utilizarse productos software desarrollados por terceros proveedores que licencien el producto mediante el correspondiente contrato de licencia de uso. Ningún miembro de la municipalidad utilizará programas para los que no este autorizado, bien a nivel personal, bien a nivel departamental. El uso de productos no autorizados podrá dar lugar a responsabilidades derivadas de la reglamentación vigente. Con carácter general, la Unidad de Informática facilitará los medios y la documentación necesaria para los usuarios de la comunidad municipal puedan descargar e instalar software en sus equipos, siempre dentro de los términos establecidos en el contrato de licencia de uso. 5.- NORMAS PARA LA ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS SOFTWARE: El GAD Municipal, a través de la Unidad de Informática, proporcionará al Personal los programas básicos para desempeño de su actividad profesional, instaladas en sus equipos. Los programas externos, deberán cumplir con las políticas definidas. También se tendrá licenciados de manera centralizada otros productos para el uso del giro del negocio y administración cuya utilización es generalizada en la actividad municipal. Se entiende por uso generalizado, el que sea utilizado por varios departamentos o direcciones. Cualquier adquisición de nuevos productos software para uso general deberá ser gestionada de forma centralizada por la Unidad de Informática; siempre y cuando exista partida presupuestaría correspondiente. La Unidad solicitante deberá justificar, que el software se usa de forma extensiva en la municipalidad (varios Departamento y Unidades). Que la adquisición de licencia centralizada es ventajosa económicamente al adquirirla por mayor o mediante la característica de software de gobierno. 6

7 Tanto si se trata de la adquisición de un nuevo producto como de nuevas versiones o actualizaciones, La Unidad de Informática actuará de acuerdo al procedimiento de compra y se contemplará las siguientes normas: Las adquisiciones deberán ir siempre acompañadas de las correspondientes licencias originales de uso, que serán debidamente inventariadas con la finalidad de mantener un inventario actualizado de los documentos que acrediten la propiedad de las licencias. Los soportes magnéticos originales del software, documentación y manuales recibidos en el momento de realizar la compra o adquisición correspondiente serán custodiados por la Unidad de Informática. El personal de la Unidad de Informática será el responsable de la instalación de los productos software en todos los ordenadores; salvo el caso de que no se encuentre el Técnico responsable con el debido permiso del custodio del bien se podrá decir a personal externo que realice dicha instalación. Equipos Adquiridos por convenios o programas externos: estos equipos deberán estar acompañadas de de las correspondientes licencias de uso, y serán inventariadas con la finalidad de mantener un inventario actualizadote lo documentos que acrediten la propiedad de las licencias. Registro de Inventario: Se mantendrá un inventario o registro permanente y actualizado de software utilizado en la municipalidad en las Dependencias de la Unidad de Informática tanto de aplicaciones propias como de adquisiciones realizados a terceros y de los convenios o programas externos. Se actualizará periódicamente, cada vez que se adquiera software y al menos cada año se revisará la información inventariada. 7

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