Para la Optimización de Procesos se han determinado las siguientes Análisis de procesos y propuesta de optimización.

Transcripción

1 4 Fases de la Optimización e inventario de Procesos 4.1 FASES DE OPTIMIZACION Para la Optimización de Procesos se han determinado las siguientes etapas: Levantamiento y mapeo de procesos Análisis de procesos y propuesta de optimización Discusión del alcance de la optimización propuesta Informe de propuestas Talleres de ajuste propuesta Procesos optimizados Las cuales se muestran en el diagrama siguiente:

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3 4.1.1 LEVANTAMIENTO Y MAPEO DE PROCESOS En esta etapa se ha entrevistado a los responsables de los procesos para obtener información y realizar el desarrollo secuencial de las tareas de los subprocesos actuales: La metodología se sustenta en lo siguiente: Preparación de formatos para el levantamiento de información, descripción del procedimiento y mapeo de los subprocesos para los procedimientos actuales y propuestos. Conformación de los equipos de trabajo con la participación del consultor y responsables del proceso. Entrevistas con los responsables de los subprocesos para el relevamiento de información y definir las actividades de los subprocesos para realizar su mapeo (diagrama de subproceso), que indica el desarrollo lógico de las actividades ANALISIS DE PROCESOS Y PROPUESTA DE OPTIMIZACION En esta etapa se analizaron los subprocesos actuales en talleres con la participación del consultor y los responsables incidiendo en las mejoras cuantitativas y cualitativas para fortalecer el proceso. La metodología se sustentó:

4 Exposición del consultor sobre los procesos actuales. Discusión y consultas a la Unidad de Planeamiento y Control de Proyectos y presidente de Comité sobre algunas actividades controversiales. Análisis de actividades y compatibilización de los tiempos con los términos de ley para la venta de bases, consultas, absolución de consultas y otras actividades. Desarrollo del subproceso actual en base a su mapeo (diagrama del subproceso que indica el desarrollo lógico de las actividades) DISCUSION DEL ALCANCE DE LA PROPUESTA En esta etapa se analizan los mapeos actuales y se determinan para cada proceso las actividades posibles de ser mejoradas ELABORACION DE INFORME DE PROPUESTAS Es el resultado de analizar diferentes alternativas tomando como base las entrevistas de algunos Especialistas y la opinión de los Asesores y Consultores. Luego en la etapa siguiente se efectuará talleres para ajustar las propuestas formuladas y obtener los procesos optimizados.

5 4.1.5 TALLERES DE AJUSTES DE PROPUESTAS En esta etapa se realizaron talleres para validar y realizar los ajustes de los procesos y subprocesos críticos de la organización, con la participación de Gerentes, Especialistas, Asesores de la Dirección Ejecutiva y Consultores PROCESOS OPTIMIZADOS Se consolidó la información de los resultados de los talleres para obtener el mapeo optimizado de los procesos. 4.2 INVENTARIO DE PROCESOS Para determinar los procesos de la organización se han sostenido reuniones con el Director Ejecutivo, Gerentes de Línea, Gerente de Administración y Finanzas y Especialistas, a fin de convalidar los procesos y subprocesos identificados PROCESOS IDENTIFICADOS Se han identificado 19 procesos y 68 subprocesos de los cuales 6 procesos y 15 subprocesos se han considerado críticos y son materia del presente informe.

6 Los procesos y subprocesos críticos constituyen la parte medular y sobre los cuales se centra la gestión de la organización, los otros son complementarios y de apoyo. Para objetivizar los procesos y subprocesos se le ha asignado un código a cada uno. Esquema de la Estructura del Código: XX XX XX Número correlativo del subproceso. Número correlativo del proceso. Siglas de la Unidad Orgánica a la cual corresponde el Proceso y Subproceso.

7 Ejemplo: GEL GEL: Gerencia de Línea 01 : Proceso Nº 1 02 : Subproceso Nº 2 A continuación se indica la relación de procesos y subprocesos de la entidad en todos sus niveles. DIRECCION EJECUTIVA PROCESO SUBPROCESO CODIGO DESCRIPCIÓN CODIGO DESCRIPCIÓN DE-01 DE-02 FORMULACION Y ELABORACION DEL PLAN GLOBAL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN GLOBAL DE DE Formulación y elaboración del Plan Global Seguimiento y monitoreo del Plan Global

8 GERENCIAS DE LINEA PROCESO SUBPROCESO CODIGO DESCRIPCIÓN CODIGO DESCRIPCIÓN GEL-01 CONTRATACION DE ESTUDIOS GEL GEL GEL GEL Preselección de Contratación de Estudios Selección de Contratación de estudios Formulación de Lista corta Invitación por Adjudicación Directa GEL-02 ESTUDIOS GEL GEL GEL Seguimiento y Monitoreo de Estudios. Adelanto de Consultores. Ampliación de Plazo de Ejecución de Estudios. GEL-03 CONTRATACIÓN DE OBRAS GEL GEL GEL-04 CONTRATACIÓN DE SUPERVISIÓN GEL GEL GEL GEL-05 EJECUCION DE OBRA GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL GEL Precalificación de Contratación de Obras Calificación de Contratación de Obras Preselección de Contratación de Supervisión Selección de contratación de Supervisión Formulación de Lista corta Entrega de Terreno Internamiento Temporal de Equipos Adelanto de material en cancha Adelanto de materiales en efectivo Presupuestos adicionales y/o deductivo de obra Ampliación de plazo de Ejecución de Obra Valorización de obra Seguimiento y monitoreo del proyecto Sustitución del fondo de garantía Recepción de obra Liquidación de contrato Devolución del fondo de garantía Liberación de carta fianza Resolución de contrato

9 GERENCIAS DE ADMINISTRACION Y FINANZAS PROCESO SUBPROCESO CODIGO DESCRIPCIÓN CODIGO DESCRIPCIÓN GAF-01 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL GAF Selección y contratación de personal Control de personal GAF GAF GAF GAF GAF Planilla Evaluación de Desempeño Estructura de cargos Capacitación Bienestar de personal GAF GAF-02 ADMINISTRACION DE BIENES Y GAF Adquisición de bienes y servicios SERVICIOS GAF Control de bienes GAF Control de servicios GAF Tramite documentario GAF Gastos de viaje GAF-03 GESTION PRESUPUESTAL GAF GAF GAF GAF-04 CONTABILIZACION GAF GAF GAF GAF GAF GAF GAF Formulación presupuestal Ejecución presupuestal Control y evaluación presupuestal Registro contable de los ingresos Registro contable de los egresos Registro de los bienes patrimoniales Conciliaciones contables Registro de información al sistema SIAF Ajuste por corrección monetaria Elaboración de Estados Financieros

10 GAF-05 ADMINISTRACION DE FONDOS GAF GAF GAF GAF GAF GAF GAF GAF-06 CONTROL FINANCIERO DE CONTRATOS GAF GAF GAF GAF GAF Registro y control de ingresos Registro y control de pagos Custodia y control de valores Conciliaciones Caja chica Tramite bancario Ingreso de información al sistema SIAF Liquidación financiera de contratos Ejecución de gastos Control financiero de contratos Desembolsos y reposición de fondos Concertación de financiamiento externos Formulación de estados financieros GAF Apertura de carta de crédito GAF GAF-07 INFORMACION GERENCIAL GAF GAF GAF-08 GESTION INFORMATICA GAF GAF GAF Información Interna Información Externa. Mantenimiento de Hardware y Software Soporte Técnico. Respaldo de Información. AI-01 FORMULACION DEL PLAN ANUAL DE AI formulación del plan anual de auditoria AUDITORIA AI ejecución del plan anual de auditoria AI-02 EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIA AL-01 ASESORIA PARA LA ELABORACION AL Asesoría para la elaboración de DE RESOLUCION DIRECTORAL Resolución Directoral. AL-02 ASESORIA SOBRE NORMATIVIDAD AL Asesoría sobre normatividad legal. LEGAL

11 4.3 PROCESOS CRITICOS A OPTIMIZAR Se considera como procesos críticos a aquellos que conforman la estrategia institucional y concentran el mayor número de decisiones de la organización. Estos procesos, generalmente terminan en una Resolución Directoral y atraviesan la organización. En el siguiente diagrama se muestran los procesos y subprocesos críticos.

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