CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio de 2016

Transcripción

1 ACTAS Actas Comité COPASST Invitación Informe Acta Acta la Comisión Personal Invitación Informe Acta 1 9 X X Decreto , Sistema Seguridad Social y l Trabajo. Esta subserie documental es conservación total, por ser carácter cisorio en la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central la Universidad, se transferirán al General la nación según el creto , articulo X X Ley , Art. 16, Regula estructura y funciones la Comisión Personal. Se da conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo E= Eliminación Secretario General Jefe

2 Actas Comité Convivencia Laboral Invitación Informe Acta Actas Comité Bienestar Universitario Invitación Informe Acta 1 9 X X Resolución Mintrabajo 652 (30 abr. 2012), Resolución USCO 180 (20 oct.) Son conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al histórico la USCO. Según el creto , articulo X X Acuerdo No Estatuto Bienestar Universitario. Son conservación total porque son documentos cisorios ntro la Institución. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo E= Eliminación Secretario General Jefe

3 4-1.2 PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Cronograma revisión puestos trabajo Plan pausas activas Capacitaciones sobre buenas posturas Programa Seguridad y Salud en el Trabajo Promoción y Prevención Enfermedas Cardio Vasculares Cronograma Listado funcionarios 1 4 X Decreto , Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X Decreto , Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; E= Eliminación Secretario General Jefe

4 Resultados exámenes laboratorio Informe se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe

5 Programa Seguridad y Salud en el Trabajo en Salud Oral y Prevención Enfermedas l Sistema Estomatogmatico Cronograma Listado funcionarios Resultados exámenes laboratorio Informe Programa Seguridad y Salud en el Trabajo en Prevención Cáncer Cronograma Listado funcionarios Resultados exámenes laboratorio 1 4 X Decreto , Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X Decreto , Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; E= Eliminación Secretario General Jefe

6 Informe se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos Programa Seguridad y Salud en el Trabajo para valoración médica preoocupacional a aspirantes a ser vinculados a la USCO Examen medico Examen laboratorio Exámenes esfuerzo 1 4 X Decreto , Por medio l cual se dictan disposiciones para la implementación l Sistema la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. Estos documentos ben ser conservados en la respectiva Historia laboral. E= Eliminación Secretario General Jefe

7 Programa Medicina Preventiva y l Trabajo Examen laboral ingreso Examen laboral egreso Resultados exámenes 1 4 X X Ley : Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla las disposiciones la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase trabajo; Ley : por la cual se modifica el Sistema Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración para esta clase documentos. Estos documentos ben ser conservados en la respectiva Historia laboral. E= Eliminación Secretario General Jefe

8 OFICINA PRODUCTORA: ÁREA DE PERSONAL, COD Programa Seguridad e Higiene Industrial Cronograma recarga extintores Cronograma revisión iluminación señalización 1 4 X Ley : Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla las disposiciones la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase trabajo; Ley : por la cual se modifica el Sistema Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la E= Eliminación Secretario General Jefe

9 INFORMES Informes a Entes Control Solicitud Plan mejoramiento Oficios respuesta Informes avances l plan mejora conservación permanente para esta clase documentos. 1 4 X X Ley , estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio sus funciones ; Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la E= Eliminación Secretario General Jefe

10 conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe

11 Informes Interinstitucionales Solicitud Comunicaciones Informe avances 1 4 X Ley , estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio sus funciones ; Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe

12 4-1.4 NOMINAS Novedas personal (Pagos auxilios, libranzas, embargos) Aportes parafiscales MANUALES Manual Especifico Funciones y Competencias 1 79 X X Se conservan en su totalidad, porque soportan evincias para verificación información laboral. Se microfilman, una vez se termine el tiempo retención en el. 1 4 X Son objeto actualización acuerdo las normas constitucionales y legales. E= Eliminación Secretario General Jefe

13 4-1.6 HISTORIA LABORALES Hoja vida Fotocopia cedula ciudadanía Fotocopia libreta militar Certificados estudio Certificados laborales Antecentes disciplinarios y fiscales Hoja vida l DAFP Formato claración bienes Evaluación verificación requisitos Acta posesión o nombramiento Minuta o contrato Afiliación a seguridad social (salud, pensión y ARL) Afiliación a Caja Compensación Familiar Solicitus Oficios respuestas Resolución pago prestaciones 1 79 X Se realiza una selección l 10% cumplido el ciclo vital, aquellas historias laborales teniendo en cuenta los cargos y la valoración l Comité. Terminado el tiempo vigencia en el central se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo E= Eliminación Secretario General Jefe

14 Resolución vacaciones Incapacidas Evaluación l sempeño Certificaciones laborales Acto administrativo retiro o svinculación l servidor la entidad por suspensión l cargo, insubsistencia, stitución, renuncia al cargo PLAN Plan Bienestar Social e Incentivos Plan Informes S 1 9 X X Decreto , la Ley , y el creto Se hace conservación total siguiendo los lineamientos la Circular Plan Institucional Capacitación Plan Informes 1 9 X X Decreto , la Ley , y el creto Se hace conservación total siguiendo los lineamientos la Circular E= Eliminación Secretario General Jefe