PERFIL COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, CON FUNCIONES DE PROVEEDOR PROFESIONAL JEFE DE SERVICIO CIVL 1

Transcripción

1 PERFIL COORDINADOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, CON FUNCIONES DE PROVEEDOR NATURALEZA DEL CARGO PROFESIONAL JEFE DE SERVICIO CIVL 1 Ejecución de labores que comprende la planeación, organización, dirección, coordinación, supervisión, control y evaluación de los procesos de trabajo relacionados con la proveeduría, los servicios generales y el archivo institucional el cual comprende la realización de actividades profesionales, técnicas y administrativas tales como: Procedimientos de contratación administrativa, almacenamiento y adquisición de bienes, control de inventarios, trámite de órdenes de compra de bienes y servicios, gestión y mantenimiento del edificio, coordinación permanente con los encargados de servicios generales y del archivo Institucional, atención y registro de proveedores, atender las gestiones y procesos de trabajo operativos de las unidades establecidas. Debe de conocer los procesos estratégicos, administrativos y operativos de la Institución y dar seguimiento a los resultados asociados a la Unidad de Recursos Materiales y Servicios. El desarrollo y ejecución de las tareas asignadas al puesto, requiere del conocimiento teórico y práctico, de experiencia y de la formación de una profesión universitaria. UBICACIÓN Dirección: Unidad de Trabajo: Soporte Administrativo Recursos Materiales y Servicios ACTIVIDADES ESENCIALES DEL CARGO 1. Por corresponder a un puesto de coordinación, debe planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades profesionales, técnicas y administrativas que le competen a la unidad a su cargo. 2. Ejecutar y seguir los procedimientos establecidos sobre contratación administrativa, para lo cual debe conocer y aplicar la reglamentación y lineamientos de proveedurías institucionales, conforme al ordenamiento jurídico, por la función de proveedor. 3. Preparar la documentación correspondiente de contrataciones públicas, privadas, directas u otras, siguiendo las regulaciones de ley señalados por la Contraloría General de la República. 4. Determinar el procedimiento a realizar y según corresponda a una licitación pública, licitación abreviada o compras directas; elaborar el cartel o pliego de condiciones conforme al tipo de contratación, realizar todos los trámites de aprobación y resoluciones establecidas, de conformidad a la normativa vigente. 5. Registrar y mantener actualizada la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el sistema de compras, a fin de brindar 1

2 información oportuna, confiable y transparente a los administrados. 6. Coordinar las gestiones que sean requeridas por las diferentes unidades de trabajo, realizar las acciones apropiadas y que en derecho correspondan, observándose en todos los casos, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimiento por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamos de orden civil o penal entre otros. 7. Mantener los registros de proveedores en una base datos diseñada para ese fin y debidamente actualizados, para consulta y aplicación en las contrataciones de los servicios, materiales, equipos, suministros y otras necesidades que se requieran en la Institución. 8. Gestionar el pago a proveedores que brindan los productos o servicios, según procedimientos establecidos y verificar que la documentación, comprenda la información necesaria para el correcto trámite (representante o empresa, número de factura, monto, y aprobación por el superior, entre otros). 9. Realizar la contratación de bienes y servicios que requieren las diferentes unidades de la organización en forma oportuna, manteniendo una excelente comunicación con los proveedores, usuarios externos e internos y siguiendo la normativa existente para tal efecto. 10.Confeccionar y tramitar órdenes de compra, recibir facturas e registrar en el sistema establecido, verificar datos (número de orden, fecha, proveedor, cantidad, artículos, monto, concepto), entre otros, asignar al programa, cuenta presupuestaria, forma de pago (cheque, transferencia o caja chica). 11.Supervisar el control de gastos de combustible, revisar los informes para la verificación de facturas, estado de cuenta, pagos realizados, presentar informes al superior para la autorización de la liquidación. 12.Le corresponde coordinar, supervisar y apoyar las actividades asignadas al encargado de atender el almacén de suministros de equipo y materiales, los servicios generales, la atención oportuna de solicitudes o demandas de las unidades de trabajo, los controles necesarios que se requieren para el buen uso de la flotilla de vehículos, servicio y mantenimiento oportuno, atención del edificio en general, del equipo y mobiliario de la Institución, entre otros. 13.Le corresponde coordinar, supervisar y apoyar las actividades asignadas al encargado de Archivo Institucional, en todos los aspectos relacionados con la conservación, clasificación, ordenamiento y administración de la documentación producida por la Institución, apoyar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo, la atención oportuna de solicitudes de consulta de expedientes o documentos y los procesos para selección y eliminación de documentos, todo de acuerdo con los programas y normativa vigente. 14.Participar en la elaboración, desarrollo e implementación de los Programas de Gestión ambiental, apoyar la capacitación de los colaboradores, en temas de gestión ambiental, inherentes al quehacer institucional. 15.Le corresponde, apoyar y supervisar al personal bajo su coordinación en el 2

3 desarrollo y aplicación de las actividades a seguir, de acuerdo con el programa de Gestión Ambiental establecido en la Institución, para lo cual debe aplicar los instrumentos establecidos por el Ministerio de Ambiente Energía y Telecomunicaciones (MINAET). 16.Presentar los informes de gestión ambiental, con la información que contengan indicadores cuantificables tales como consumo de: energía eléctrica, agua, combustibles, papel, separación de residuos, entre otros, siguiendo los lineamientos y manuales establecidos por el MINAET. 17.Realizar las actividades que correspondan con el programa de gestión ambiental de la Institución, acatando las disposiciones señaladas en el Decreto Nº MINAET y en reglamentación vigente. 18.Mantener comunicación estrecha y permanente con el superior inmediato, e informar sobre las gestiones del momento, a fin de recibir el apoyo, atender y cumplir con los planes de trabajo establecidos y lograr el mejor desempeño en sus funciones que son de su competencia. 19.Mantener informados a los superiores y coordinaciones, según corresponda, sobre políticas y procedimientos que se refieran a adquisición de bienes, traslados de equipo o materiales, trámite de documentos, reparación de activos, u otros relacionados a su campo de acción. 20.Mantener los inventarios de activos fijos, debidamente y corroborados en ubicación física, cada activo con los listados confeccionados para ese fin, preparar los informes respectivos y garantizar el uso adecuado y a la luz de los reglamentos vigentes y de acuerdo con la Ley de Control Interno. Coordinar y realizar esta actividad en estrecha colaboración con personal bajo su cargo y de otras unidades operativas. 21.Velar porque las contrataciones que se realizan para atender los servicios de Vigilancia, Limpieza, Mensajería y Médico de Empresa de la Institución, se realicen siguiendo la reglamentación y legislación vigentes y que éstos cumplan con el objetivo general y específicos, el tiempo y plazos establecidos, según el cartel, e informar a los superiores sobre aspectos que se requieran atender para mantener el servicio y la atención esperada. 22.Atender los requerimientos que se presenten respecto al estado del edificio y procurar el mantenimiento adecuado y deseado, atendiendo las recomendaciones de superiores, grupos de trabajo, solicitudes de coordinaciones y personal en general. 23.Participar en la implementación de programas o procedimientos de control interno, con el propósito de disminuir la probabilidad de que se cometan errores, fraudes o deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales, la custodia de bienes públicos y el servicio de los usuarios. 24.Tramitar y dar el seguimiento a las publicaciones que realice la Institución en el medio oficial y los medios escritos, radiales y televisivos. 25.Confeccionar el cartel de licitación, establecer los pasos, remitir invitaciones, introducir información de la compra, verificar al SIAC, recibir ofertas, analizarlas, adjudicar la compra, verificar objeciones o apelaciones y 3

4 adjudicar en firme. 26.Realizar las compras por caja chica, según las necesidades que surjan como consecuencia de las actividades que realiza la Institución, atendiendo la reglamentación vigente. 27.Coordinar, supervisar, tramitar y apoyar a los colaboradores bajo su cargo, en todo lo que sea necesario para mantener la flotilla vehicular en orden y al día para lo cual debe: llevar el control de las compras de combustible, revisiones periódicas, documentación y derechos debidamente actualizados, pólizas y seguros al día, kilometrajes, mantenimiento, entre los más importantes. 28.Realizar los trámites de pago de servicios y verificar que éste haya sido recibido a satisfacción por medio de un oficio escrito, realizada por la persona encargada de velar por el servicio en cada caso. (médico de empresa, limpieza, seguridad, mensajería, mantenimiento de zonas verdes, entre otros. 29.Analizar sistemas, instrumentos, métodos, procedimientos, trámites y registros que se aplican en su unidad de trabajo, propone ajustes o cambios que correspondan para mejorar el servicio y procesos de trabajo. 30.Brindar informes al superior inmediato sobre el comportamiento de la ejecución presupuestaria y recomendar acciones para su mejoramiento. 31.Apoyar y participar en los eventos específicos que organiza o realiza la Institución, facilitando junto con sus subordinados, el apoyo logístico para el resultado óptimo de las actividades. 32.Asistir y participar activamente en las comisiones donde se le nombre oficialmente, según disposiciones superiores. 33.Asistir por indicación de superiores en actividades grupales o individuales de capacitación, reuniones de desarrollo y fortalecimiento personal, orientadas a adquirir conocimientos, habilidades y destrezas, adecuar conductas y favorecer su desempeño profesional en las labores encomendadas y para el desarrollo personal. 34.Ejecutar otras actividades afines con el cargo. COMPLEJIDAD El trabajo se ejecuta con base en las políticas, objetivos y directrices institucionales, de conformidad con las normas, procedimientos y principios de una disciplina. Le corresponde planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar actividades profesionales, técnicas y administrativas que le competen a la unidad a su cargo, debe prevenir y resolver situaciones diversas de manera oportuna y acertada. Debe conocer ampliamente la normativa sobre la Ley de Contratación Administrativa, la Ley General de Administración Pública, Decreto de Gestión Ambiental y la reglamentación y normativa relacionada afín para el desempeño del 4

5 cargo. RELACIONES DE TRABAJO El trabajo demanda estrechas relaciones con autoridades superiores, personal subordinado, coordinadores y colaboradores de la Institución, entidades públicas y privadas, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción y afabilidad. Demanda muy buenas relaciones con el cliente externo e interno, con proveedores y público en general las cuales deben ser atendidas mediante una comunicación asertiva, con trato amable, con discreción, para no afectar las relaciones, respetar los criterios y puntos de vista, escuchar y exponer su posición con respeto para no afectar la imagen de profesionalismo y de la institución. Debe someter a conocimiento y aprobación situaciones institucionales y hacer alianzas con otras dependencias públicas y privadas. RESPONSABILIDAD Por resultados: Es responsable por la adquisición y registro de bienes y servicios, el almacenamiento de materiales, el control de activos y materiales, la prestación de servicios de apoyo para mantenimiento de equipo, mobiliario, instalaciones, vigilancia, mensajería, limpieza y servicios médicos. También debe velar por la correcta administración del archivo Institucional, de los servicios generales y de los resultados asociados a su unidad de trabajo en general. Le corresponde atender las demandas que surjan para el mantenimiento del inmueble del edificio, y proceder de forma proactiva para impedir el deterioro del mismo. Por Información: Le corresponde procesar y analizar datos estratégicos o documentos de calidad, relacionados con los recursos de materiales y servicios, manejar con discrecionalidad los aspectos documentales, informar al superior inmediato sobre anomalías en el desarrollo de las actividades asignadas al cargo que desempeña, para la toma de decisiones, satisfacción de los usuarios internos y externos. La información que ingrese al SIAC debe ser confiable y los estudios técnicos previos a la adjudicación deben estar bien sustentados. Por Recurso Humano: Le corresponde coordinar y supervisar a los colaboradores bajo su cargo (encargado de los servicios generales, de la administración del almacén de materiales y equipo y del encargado del Archivo Central, que están bajo la supervisión de la Coordinación de la Unidad de Recursos de Materiales y Servicios, por lo que debe de actuar como facilitador de los procesos asociados a la Unidad. En la medida de lo posible, debe de lograr la integración de su equipo de trabajo, mantener un ambiente de motivación y solidaridad, que éste se mantenga comprometido con la Institución, buscar el desarrollo de los colaboradores bajo su cargo, con capacitación y refrescamientos en materias que son de competencia para la Unidad. Por Equipo y Materiales: Es responsable del equipo que se le ha asignado para llevar a cabo sus labores, por el control de activos de la Institución, debe velar 5

6 porque los expedientes de gestión y de los procesos de contratación contengan la documentación requerida y se resguarden correctamente. CONSECUENCIAS DEL ERROR Los errores cometidos en la gestión de los procesos de trabajo pueden provocar pérdidas materiales y económicas, daños y atrasos en el cumplimiento y planeación de las actividades, lo que afectaría la imagen y el servicio de la Institución. La falta de cuidado o negligencia en el desempeño del puesto, puede generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, así como la nulidad de las actuaciones a su cargo, por lo que éstas deben desarrollarse con sumo cuidado, precisión y apegadas a la normativa vigente. COMPETENCIAS REQUERIDAS Técnicas: Además de los conocimientos propios de su formación profesional, es fundamental la formación sobre técnicas de su especialidad, tendencias modernas propias de su área de trabajo, manejo de inventarios, presupuesto, administración de almacenes, Archivo Institucional, reajustes y análisis de precios, conocimiento de mercados, paquetes de computación como Excel, Word, Power Point, manejo de programas específicos, entre otros. Debe tener un dominio de la Ley de Contratación administrativa y su Reglamento y la Ley General de Administración Pública, Decreto de Gestión Ambiental, reglamentación y normativa relacionada y afín para el desempeño del cargo. Debe mantenerse a la vanguardia con la información relacionada con su campo de acción, y aplicar en los procesos de trabajo la normativa debidamente actualizada. Conductuales: Trabajo en equipo, planificación, organización, juicio, liderazgo, manejo de conflictos, servicio al cliente interno y externo, excelentes relaciones humanas, disposición para el cambio, discreción, receptivo, disciplina en los métodos de trabajo, comunicación asertiva. REQUISITOS Licenciatura en Administración de Empresas o Negocios; Administración Pública; Contaduría Pública o Derecho con Especialidad en Derecho Administrativo. Seis años de experiencia en el Sector Público en labores profesionales relacionadas con el puesto o con la especialidad de éste. Requisitos Legales Incorporado al Colegio Profesional respectivo. Licencia de conducir para vehículo liviano, al menos B-1 Declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del puesto o cargo. 6