SIIGO PYME PLUS. Cierres Anuales. Cartilla I

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1 SIIGO PYME PLUS Cierres Anuales Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Cierres? 3. Cuáles son los Tipos de Cierres que se Pueden Ejecutar en SIIGO? 3.1 Cierre Parcial 3.2 Cierre Definitivo o Total 4. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Realizar un Proceso de Cierre? 5. Cuál es la Ruta para Realizar el Proceso de Cierre? 6. Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita al Momento de Ejecutar el Proceso de Cierre?

3 Presentación El presente documento explica la funcionalidad y como realizar los cierres contables que se pueden ejecutar en el software.

4 CIERRES ANUALES Qué son Cierres? Cierre es el proceso mediante el cual SIIGO, traslada información (parámetros y/o saldos) al siguiente año fiscal. Cuáles son los Tipos de Cierres que se Pueden Ejecutar en SIIGO? Dentro de SIIGO existen dos tipos de cierres: 1. Cierres Parciales: Esta opción le permite al programa pasar los saldos de las cuentas existentes en un balance de prueba (cuentas de balance y cuentas de resultados) como saldos iníciales del año siguiente, con el fin de comenzar a registrar información contable en el siguiente año, esto se hace sin cerrar cuentas de resultado. Este cierre se puede ejecutar cuantas veces sea necesario para realizar la actualización de saldos de cuentas. Importante: Si este proceso de cierre no se ejecuta el programa no permitirá ingresar información en el año siguiente 2. Cierres Definitivos: En esta opción el programa realiza el cierre de cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y cancela el saldo de las cuentas de impuestos a nivel de tercero. Este proceso se debe ejecutar después de haber realizado todas la causaciones y ajustes correspondientes del periodo contable que se quiere cerrar. Este cierre se realiza solo una vez. Importante: Después de realizado el cierre definitivo no se deben hacer modificaciones a la información contable del año ya cerrado. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Realizar un Proceso de Cierre? Los aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar un proceso de cierre son: Realizar copia de seguridad de la empresa en la que se va a ejecutar el proceso Mientras se ejecuta el proceso de cierre ningún usuario o administrador puede estar trabajando en el sistema o tratar de ingresar Para realizar el proceso de cierre se debe ingresar al programa con clave de administrador

5 Cuál es la Ruta para Realizar el Proceso de Cierre? La ruta para realizar el proceso de cierre es: Cierres Anuales Cierre Anual Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita al Momento de Ejecutar el Proceso de Cierre? Importante: El proceso de cierre siempre compra los parámetros del año actual o vigente con el año siguiente. Una vez se ha ingresado a esta opción el programa habilitara la siguiente ventana: Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar, el sistema trae por defecto el año al cual se está ingresando.

6 Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla: El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se realizará el cierre y el año siguiente

7 En caso de que se presenten inconsistencias en las cuentas contables el programa generará la siguiente pantalla: Al dar aceptar se generar un informe en el que se relacionaran las inconsistencias. Importante: En caso de presentar inconsistencias se deben corregir y volver a iniciar el proceso de cierre. Al continuar con el proceso se habilitara la siguiente ventana:

8 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre parcial esta opción se debe omitir presionando, en caso contrario es decir si se desea ejecutar el proceso de cierre definitivo se debe seleccionar la casilla. 1. CIERRE PARCIAL Importante: Para ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31. Al no seleccionar la casilla anteriormente descrita el sistema presentara la siguiente pantalla donde confirma el tipo de cierre a realizar.

9 Continúa el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa saldrá de la ejecución del proceso de cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:

10 Cuentas a Pasar: Todas: El programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO Utilizadas: El programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. A continuación el programa ejecutará el proceso de cierre Este finalizará de forma automática. Importante: Se aclara que los catálogos como terceros, cuentas, productos, activos fijos; se trasladan de un año a otro solo la primera vez que se ejecuta el proceso de cierre. Si se realiza algún cambio en los catálogos del año actual después del primer cierre, el programa no traslada estos cambios al año siguiente. Es recomendable que todos estos cambios se realicen en el año siguiente para que quede actualizada la información El proceso de cierre termina cuando se cierran las ventanas correspondientes y deja el cursor en el Menú Principal.

11 2. CIERRE DEFINITIVO Importante: Para ejecutar el cierre definitivo se sugiere estar ubicado en el mes trece (13) día 31. Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Al seleccionar la casilla el sistema presentara la siguiente pantalla donde informa el tipo de cierre a realizar. Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:

12 Cerrar Cuentas de Terceros: Importante: Esta opción permite trasladar el saldo de los diferentes Nit o terceros de una cuenta determinada a uno solo NIT, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia mas el saldo por terceros se deja acumulado en uno solo. Las cuentas que se deben cancelar a nivel de terceros son las de impuestos, las sugeridas son: Retención en la fuente (Anticipo) Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo) Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo) 2365??0000 Retención en la Fuente (Por Pagar) 2367??0000 Impuesto a las Ventas (Por Pagar) 2368??0000 Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar) 2408??0000 Impuesto a las Ventas Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde solicita el Documento Tipo L, definido previamente para realizar esta contabilización

13 Continuar con enter y luego se debe digitar la información correspondiente a la cuenta contable que se está cerrando:

14 Comprobante: El sistema trae por defecto esta información de la selección realizada en el parámetro anterior. Cuenta a Cerrar: Se debe digitar el código de la cuenta a la que se le va a ejecutar el proceso de cierre o se puede realizar la búsqueda con las teclas de función o los iconos correspondientes. NIT de Cruce: Para las cuentas de tercero se recomienda que el Nit de cruce sea el Nit de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se puede digitar el Nit, realizar la búsqueda con las teclas de función o los iconos correspondientes o la creación. Centro de Costo: Digitar, realizar la búsqueda o crear el centro de costo principal. Subcentro de Costos: Solo se habilitara si el centro de costo asignado en la casilla anterior está marcado que maneje subcentro. Importante: No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es de carácter informativo, por ello se sugiere asignar el centro de costo principal. Cerrar Centros de Costos: Se debe marcar esta opción para que la cuenta Seleccionada se cierre también por cada centro de costo.

15 Importante: Esta opción se debe marcar si la cuenta contable asignada, se definió como maneja centro de costo. Actualización Correcta: Se marca esta casilla solo si la información registrada anteriormente es correcta para que el programa ejecute el cierre y contabilización. Escoger Otra Cuenta: Esta opción se marca, para que el programa solicite la siguiente cuenta a cerrar. Una vez se ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas de tercero, esta opción se debe pasar digitando enter para que el programa continúe con el proceso de cierre de año, para lo cual mostrará la siguiente pantalla:

16 Cerrar Cuentas de Resultados: Seleccionar la opción para determinar el resultado del ejercicio. Maneja Centros de Costos en la cuenta Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema asignar la utilidad para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Importante: Para conocer los resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción. Luego el sistema solicita el documento Tipo L, para realizar la contabilización de las cuentas de resultado el cual debe estar previamente creado.

17 Comprobante: El sistema trae por defecto el documento Tipo L seleccionado en la pantalla anterior A continuación el sistema solicitara los siguientes datos:

18 Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar, realizar la búsqueda o crear la cuenta contable de Utilidad o Perdida del ejercicio, en caso que el usuario ya conozca el resultado. Importante: En caso de no conocer el resultado del ejercicio se debe digitar la cuenta contable para que el programa contabilice el resultado en esa cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de esta cuenta por Contabilidad Administración de Cuentas Contables - Movimiento General. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado después de terminar el cierre definitivo, en el mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar un cierre parcial para actualizar los saldos de las cuentas al siguiente año. NIT de Cierre: En este campo se debe digitar, realizar la búsqueda o crear el NIT de la empresa.

19 Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar, realizar la búsqueda o crear el centro de costo principal. Subcentro de Costo: Este campo se habilitara si el centro de costos asignado está marcado que maneja subcentro Bodega Desde: En este campo es de carácter informativo y se debe digitar, realizar la búsqueda o crear la bodega principal. Ubicación: Este campo se habilitara si la bodega asignada está marcada que maneja ubicaciones. Actualización correcta: Al marcar esta opción el sistema inicia a realizar la validación de la información

20 Una vez el programa ha revisado estos datos, el sistema ejecutará un proceso automático en el que se contabilizaran los comprobantes de cierre.

21 Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para finalizar el proceso de cierre definitivo.

22 Continúa el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará las siguientes opciones: Cuentas a Pasar: Todas: El programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO Utilizadas: El programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que fueron definidas por el usuario. Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.

23 Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las operaciones normales de la empresa.

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