E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GR ACTAS 2 20 X GR ACTAS TRIMESTRALES DE ENTREGA DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN *Acta Trimestral de entrega de copias de seguridad de la información No. GR ACTAS DE REUNIONES GENERALES DE LA DEPENDENCIA *Citación *Acta No. *Control y registro de asistencia GR ACTAS DE COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA *Citación *Acta No. *Control y registro de asistencia GR ACTAS DE COMITÉ GERENCIAL *Citación *Acta No. *Control y registro de asistencia GR ACTAS CONCILIACIÓN APORTES PATRONALES *Acta de conciliación Pensiones Protección (Expediente) *Acta de conciliación Pensiones Horizonte (Expediente) *Acta de conciliación Pensiones Porvenir (Expediente) *Acta de conciliación ISS (Expediente) *Acta de conciliación Salud SOS (Expediente) *Acta de conciliación Salud COOMEVA (Expediente) *Acta de conciliación Salud Unimed (Expediente) *Acta de conciliación Cesantías Protección (Expediente) GESTIÓN CENTRAL C.T E S D PROCEDIMIENTO Las actas son conservadas totalme culminado el ciclo vital del documento mejor medio de conservación con que para que se conforme así el patrimon entidad.

2 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL GR CERTIFICADOS 1 10 X GR CERTIFICACIONES DE APORTES PATRONALES *Certificación de conciliación Pensiones Protección (Expediente) *Certificación de conciliación Pensiones Horizonte (Expediente) *Certificación de conciliación Pensiones Porvenir (Expediente) *Certificación de conciliación ISS (Expediente) *Certificación de conciliación salud Nueva EPS (Expediente) *Certificación de conciliación Salud SOS (Expediente) *Certificación de conciliación Salud COOMEVA (Expediente) *Certificación de conciliación Salud Saludcoop (Expediente) *Certificación de conciliación Cesantías Protección (Expediente) *Certificación de conciliación ARP COLMENA (Expediente) *Certificación de conciliación ARP AGRÍCOLA (Expediente) *Certificación de conciliación ARP SURATEP (Expediente) C.T E S D PROCEDIMIENTO Las actas son conservadas totalme Una vez finalizado el tiempo de Retenc Central, se transfiere al Archivo GR COMUNICACIONES OFICIALES 2 20 X GR COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS *Oficios GR COMUNICACIONES INTERNAS ENVIADAS *Oficio GR CIRCULARES *Circular No. *Control y Registro informado GR MEMORANDOS *Memorando No. GR NOTA INTERNA *Nota Intena No. Una vez finalizado el tiempo de Retenc Central, se transfiere al Archivo

3 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S GR INFORMES 2 5 X GR INFORMES A LA FISCALIA *Informe a Fiscalía No. GR INFORMES A LA SECRETARIA DE SALUD MUNICIPAL *Informe a la Secretaría de Salud Municipal No. GR INFORMES A LA SECRETARÍA DE SALUD DEPARTAMENTAL *Informe a la Secretaría de Salud Departamental No. GR INFORMES A LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD *Informe a la Superintendencia Nacional de Salud No. GR INFORMES DE AUDITORÍAS MÉDICAS *Informe de Auditoría Médica No. GR INFORMES DE COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA *Informe de comité de farmacia y terapéutica GR INFORMES COMITÉ GERENCIAL *Informes comité gerencial GR INFORMES DE EVALUACIÓN A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS *Informe de Evaluación a la Prestacion del Servicio No. GR INFORMES DE GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA *Informe de Gestión de la dependencia No. GR INFORMES PLAN TERRITORIAL DE SALUD *Informe Plan Territorial de Salud No. GR INFORMES PLAN DE ATENCIÓN BÁSICA MUNICIPAL *Informe Plan de Atención Básica Municipal No. GR INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA *Informe a la Junta Directiva No. GR INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS *Informe de rendición de cuentas No. D PROCEDIMIENTO Los Las informes actas son serán conservadas conservados totalme en entidad, y una vez vencido su plazo se muestra para conformar el patrimon

4 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S GR INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 5 X GR CONTROLES DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS *Planilla de control de Préstamo de Documentos GR CONTROLES RESOLUCIONES EMITIDAS *Control Resoluciones emitidas D PROCEDIMIENTO Culminado Las actas su son tiempo conservadas de retención, totalme se y se elimina el soporte de p GR GR GR GR CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES EXTERNAS ENVIADAS *Planilla de control y registro de comunicaciones externas enviadas CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS *Planilla de control y registro de comunicaciones externas enviadas CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES INTERNAS ENVIADAS *Planilla de control y registro de comunicaciones internas enviadas CONTROLES Y REGISTROS DE COMUNICACIONES INTERNAS RECIBIDAS

5 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S D PROCEDIMIENTO *Planilla de control y registro de comunicaciones internas recibidas Las actas son conservadas totalme GR INVENTARIOS 1 5 X GR INVENTARIOS DE DE GESTIÓN *Inventario de archivo de Gestión Gerencia GR INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES *Inventario de Transferencias Documentales GR ORGANIGRAMAS 1 5 X GR ESTRUCTURAS ORGÁNICO FUNCIONALES *Oganigrama Culminado su tiempo de retención, se se elimina el soporte de p Culminado su tiempo de retención, se y se elimina el soporte de p

6 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S GR PLANES Y PROGRAMAS 2 5 X GR PLANES BIENALES *Plan Bienal Años GR PLANES DE DESARROLLO INSTITUCIONAL *Plan de Desarrollo Institucional No. *Plan Operativo Anual (POA) GR PLANES DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO *Plan de Mantenimiento Hospitalario GR PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORÍAS *Plan de mejoramiento auditorías Externas *Plan de mejoramiento auditorías Internas GR PLANES DE MEJORAMIENTO DEL ÁREA *Plan de Mejoramiento del Área GR PLANES DE GESTIÓN *Plan Gestión No. GR PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA) *Plan Anual Operativo (POA) No. *Plan de gesstión D PROCEDIMIENTO Esta Las actas Serie son Documental conservadas podrá totalme destr culminado su ciclo vital, previa conserv técnico diferente (microfilmación, dig

7 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL C.T E S GR PROYECTOS 4 10 X GR PROYECTOS DE DOTACIONES, *Proyecto de dotaciones GR PROYECTOS PARA CONTRATACIÓN Y SGP *Proyecto para contratación y SGP GR PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL *Proyecto de Desarrollo Institucional D PROCEDIMIENTO Las actas son conservadas totalme Una vez finalizado el tiempo de Retenc Central, se transfiere al Archivo GR REGLAMENTOS 2 10 X GR REGLAMENTO INTERNO *Reglamento Interno de Trabajo Vencidos los términos en AC podrán eliminar

8 E.S.E HOSPITAL LOCAL "PEDRO SÁENZ DÍAZ" CÓDIGO: PROGRAMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN GESTIÓN DOCUMENTAL TRD: GD TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: GR 200 GERENCIA CÓDIGO OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO ALFANUMÉRICO S DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL DEPENDENCIA SUB SUBS Y TIPOS DOCUMENTALES GESTIÓN CENTRAL GR RESOLUCIONES 2 10 X GR RESOLUCIONES *Resolución No. C.T E S D PROCEDIMIENTO Los actos Las actas administrativos son conservadas son de totalme conse vez culminado el ciclo vital del docume del mejor medio de conservación co entidad, para que se conforme así el pa de la entidad. GR SOPORTES HISTÓRICO-LEGALES 2 10 X GR SOPORTES HISTÓRICO-LEGALES DE LA ENTIDAD *Actos Administrativos de creación *Actos Administrativos de aprobación *Actos Administrativos de habilitación *Escrituras públicas Esta serie y subserie documental s totalmente, venccido el tiemp GR ESTATUTOS 2 10 X GR ESTATUTOS DE LA ENTIDAD Vencidos los términos en AC podrán eliminar CONVENCIONES: CT: Conservación Total o Permanente E: Eliminación O: Original S: Selección D: Digitalización AG: Archivo de Gestión AC: Archivo Central AH: Archivo Històrico REVISADO POR: APROBADO POR: LÍDER DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PRESIDENTE COMITÉ

9 1 02 O ente. Una vez o se dispondrá del e cuente la entidad, nio histórico de la

10 1 02 O ente. Una vez ción en el Archivo o Histórico. ción en el Archivo o Histórico.

11 1 02 O ente. Una vez el archivo de la e seleccionará una nio documental.

12 1 02 O ente. Una vez digitaliza la serie papel.

13 1 02 O ente. Una vez escanea la serie y papel. digitaliza la serie papel.

14 1 02 O ente. Una vez ruirse una vez vación en un medio gitalización, etc.)

15 1 02 O ente. Una vez ción en el Archivo o Histórico. n digitalizarse y

16 1 02 O ente. Una vez ervación total. Una mento se dispondrá on que cuente la atrimonio histórico se conservará po en AC. n digitalizarse y