PROCEDIMIENTO P-AF-01 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS REQUERIMIENTO DE LA NORMA 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Transcripción

1 Responsable: l Hoja: 1 de 5 1. OBJETIVO Proporcionar bienes y servicios que cumplan con las especificaciones requeridas por las diversas áreas de la Universidad Tecnológica de Tijuana (UTT). 2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable para la compra de bienes y servicios requeridos por las diversas áreas de la UTT. 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO. Usuario Jefe Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. Jefe Departamento de Presupuesto Comité de Adquisiciones 1 Requiere Bienes o Servicios 2 Analiza Requerimiento de Compra 3 Solicita cotizaciones 4 Tipo de Compra 5 Autoriza 6 disponibilidad presupuestal y realiza compromiso 7 Se elabora orden de compra 8 Recibe y verifica el bien o servicio 9 Entrega el bien o servicio

2 Responsable: l Hoja: 2 de 5 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha enero de 2010 enero de 2010 enero de 2010 Firma y mbre Puesto Lic. Jesús Oscar Robles Castro Lic. Othón Rogelio Casillas Ángel C.P. Víctor Octavio Soto Aguilar l Servicios Secretario de Administración y Coordinador de Calidad Generales y Recursos Materiales Finanzas 4. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO Para la solicitud de Bienes y Servicios se deberá documentar con la Requisición de Compra (F-AF-001), debidamente llenada con características y/o especificaciones definidas. En caso de no estar completa se Informará al usuario mediante correo electrónico para su corrección y/o justificación. El responsable de cada área deberá de consultar la disponibilidad presupuestal de la partida que se afectara para efectuar la solicitud de bienes o servicios y deberá de mencionar meta y acción correspondiente al POA así como definir la urgencia o el carácter especial del suministro. el área que requiere el bien o servicio tiene cotizaciones o información de lo que se desea adquirir, deberán anexarse a la solicitud. Toda requisición de bienes y/o servicio será recibida para su tramite a mas tardar dentro de los 5 días hábiles del mes que se tenga programada dicha meta o acción, lo anterior para dar una mejor atención y seguimiento, en casos extraordinarios solo serán recibidas previa autorización y VoBo del Secretario de Administración y Finanzas. Toda factura será recibida a mas tardar el día martes (original o copia) antes de las 13:00 horas para poder realizar la programación de su pago el viernes de esa misma semana, en caso contrario se programara su pago el siguiente viernes, en casos extraordinarios solo serán recibidas previa autorización y VoBo del Secretario de Administración y Finanzas. Tratándose de las requisiciones de materiales de papelería deberán solicitarse de acuerdo al catalogo autorizado por la Secretaria de Administración y Finanzas al siguiente correo electrónico almacen@uttijuana.edu.mx con copia a rmateriales@uttijuana.edu.mx y entregarse de lunes a viernes antes de las 17:00 horas para poder atenderse al siguiente día hábil tomando en cuenta que si este día corresponde a días inhábiles, la solicitud se entregara un día anterior hábil o un día posterior hábil según sea el caso, esto es con el objeto de poder atender todas las solicitudes, a excepción de lo solicitado mediante catalogo que la entrega es de acuerdo a la condiciones del proveedor. En el caso de Adquisiciones de Bienes o Contratación de Servicios que provengan de programas especiales (PROMEP, PIFI, FAM, SERVICIOS TECNOLOGICOS, ETC.) se clasificaran en forma especial cuidando los tiempos establecidos para cada programa y la normatividad correspondiente. La UTT a través del y Rec. Mat. se encargará de llevar a cabo el proceso de adquisición, arrendamiento y contratación de servicios que se requieran, basado en los ordenamientos legales vigentes, políticas, lineamientos y normas internas que correspondan según sea el caso y tomando en cuenta los montos de erogación para su valoración. La UTT a través del y Rec. Mat. y de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California (documentos externos libre), faculta para hacer la adjudicación o adquisición de Bienes o Servicios hasta por los montos equivalente en salarios mínimos que expresa la propia Ley.

3 Responsable: l Hoja: 3 de 5 El Comité de Adquisiciones de la UTT, tendrá facultades para realizar las compras de bienes y servicios de acuerdo con la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Para el Estado de Baja California (documento externo libre) y sus reglamentos. 5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Secuencia Actividades Requiere Bienes o Servicios Cuando se Realiza Usuario 1 2 Las áreas de la UTT, cuando requieran algún bien o servicio, deberán verificar que se cuente con recurso suficiente en la partida correspondiente, y deberá de mencionar meta y acción correspondiente al POA el cual lo registrarán en el formato Requisición de Compra (F-AF-001), dicha solicitud se realizará mediante Memorando (F-SC-019) u Oficio (F-SC-011) especificando las características o especificaciones y cantidades necesarias, dirigido a la Secretaria de Administración y Finanzas en original con copia para el Departamento de Recursos Recibe requerimiento de compra o Servicio Se recibe la solicitud de Requisición de compra (F-AF-001) y evalúa la justificación de la necesidad del usuario Se revisa el llenado del formato y su correcta justificación se autoriza la compra se realiza el tramite correspondiente no procede la compra se le notifica del porque no se autorizó mediante correo electrónico. Cuando resulte la necesidad de Adquirir Bienes o Servicios. Una vez que el usuario envía requisición de compra. 3 Solicita cotizaciones Una vez recibido se solicita las cotizaciones preferentemente con los proveedores que se especifican en Catalogo de Proveedores (F-AF-006) dependiendo de la naturaleza del bien o servicio, una vez recibida una o más cotizaciones se determina el tipo de compra, Una vez analizado el tipo de bien o servicio Tipo de compra Una vez que se reciben las cotizaciones del proveedor o proveedores se determina el tipo de procedimiento de compra de acuerdo a la siguiente tabla de montos apegados a la norma para la contratación de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California (documentos externos libre) y de acuerdo a sus reglamentos. 4 Hasta 100 VSMD podrá adjudicarse directamente y autorizar el Asistente de Compras o servicio sin necesidad de tres cotizaciones con VoBo Jefe. Rec. Mat. y Serv. Grales Hasta 2000 VSMD podrá adjudicarse directamente y autorizar el Jefe Rec. Mat. y sin necesidad de tres cotizaciones De Hasta 3500 VSMD podrá decidir el Jefe Rec. Mat. y Serv. Grales mediante 3 cotizaciones cuando menos. Cantidad de VSMD o mas será en el procedimiento de acuerdo a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California (documentos externos libre) y de acuerdo a sus reglamentos. Una vez que se tienen las cotizaciones y costos para su análisis La determinación de compra será tomando en cuenta la forma de pago, garantías, tiempos de entrega, precios, etc.

4 Responsable: l Hoja: 4 de 5 Comité de Adquisiciones 5 Cuando no se pueda validar el tipo de compra por parte del Rec. Mat. Y y/o las adquisiciones de Bienes o Contratación de Servicios provengan de programas especiales (PROMEP, PIFI, FAM, SERVICIOS TECNOLOGICOS, ETC.) Se turnara al Comité de Adquisiciones de la Universidad y este clasificará la forma de compra cuidando los tiempos establecidos para cada programa y la normatividad correspondiente verificando los montos que expresa la propia Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público o la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Baja California (documentos externos libre) y de acuerdo a sus reglamentos.. El comité determina qué tipo de adquisición o contratación se realizará, Pudiendo ser: Una vez que se cuentan con los elementos para tomar la decisión Depto de Presupuestos 6 Adjudicación Directa, Invitación cuando menos a tres, o Proceso de Licitación Pública. En caso de que faltarán datos y/o especificaciones para autorizar la compra, se le notificará vía correo al usuario para que complemente su requisición. disponibilidad presupuestal y realiza compromiso Una vez obtenida la cotización o cotizaciones y determinado el tipo de compra, se coteja contra la disponibilidad presupuestal, en caso de disponer del recurso necesario en la partida correspondiente se realiza el compromiso y se procede a la compra. 7 8 De no contar con recurso suficiente en la partida correspondiente para realizar la compra se apegara al procedimiento de Programa Operativo Anual y Presupuesto (P-AF-07). Se elabora orden de compra solo en caso de bienes Una vez definida la opción de compra según su nivel de costos en salarios mínimos, se procede a elaborar la Orden de Compra (F-AF-007), la cual podrá ser enviada en original, por vía fax o por correo electrónico o cualquier otro medio al proveedor. En el caso de una Adjudicación Directa, Invitación cuando menos a tres, o Proceso de Licitación Pública. En la exista un contrato de por medio no será necesaria la orden de compra solo con copia de la primer hoja del contrato y/o en la solicitud de pago se expresara que dicha adquisición es derivado de algún contrato. En el caso de servicios no se realizara orden de compra ya que comúnmente se adquiere con proveedores ya determinados por las diferentes áreas pudiendo ser por diseños, garantía, rapidez, certificaciones, por ser único proveedor que ofrece el servicio (TELNOR, CFE, CESPT ETC) o porque existe un contrato de por medio con la Universidad, pero se deberá expresar en la justificación correspondiente que viene en requisición del servicio o en el memo de solicitud de pago. Recibe y verifica el bien o servicio Una vez que el proveedor entrega el bien solicitado, se verificará que cumpla con las especificaciones y cantidades contenidas en la Orden de Compra (F-AF-007). En el caso de servicios que cumpla con lo propuesto en su cotización. En caso de no cumpla con dichas especificaciones se regresa al proveedor para su reemplazo. o servicio Una vez cumplida con todas las autorizaciones Cuando el proveedor entrega el bien o servicio acordado

5 Responsable: l Hoja: 5 de 5 9 Entrega el bien o servicio Se entrega al usuario el bien o servicio solicitado verificando que cumpla con los requisitos requeridos y firmando ya sea orden de salida de almacén o factura de conformidad. Una vez conforme el usuario, se procederá a turnar el trámite de pago con la copia u original de factura correspondiente al Departamento de Contabilidad para su finiquito. Cuando se verifica si cumple con lo solicitado por el usuario 6 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Se llevara a cabo el seguimiento y medición de acuerdo a las políticas y actividades de este procedimiento y al de Auditorías de Internas (P-SC-05). 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Documento externo libre P-AF-07 Documentos Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Estado de Baja California. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el Sector Publico así como sus propios Reglamentos. Programa Operativo Anual y Presupuesto 8 REGISTROS Código Registros Tiempo de Conservación Responsable de Conservarlo Lugar de Almacenamiento (F-AF-001) Requisición de Compra 2 Años Depto de Contabilidad Depto de contabilidad (F-AF-007) Orden de Compra 2 años Depto de Contabilidad Depto de contabilidad (F-SC-011) Oficio 1 año Responsable de Área Archivo del Responsable (F-SC-019) Memorando 1 año Responsable de Área Archivo del Responsable 9 DEFINICIONES Bienes: Son aquellos materiales, equipos o instalaciones de carácter tangible, que son requeridos por las diversas áreas de la UTT, para el desempeño de sus actividades; como por ejemplo: mobiliario y equipo de oficina, material para talleres y laboratorios, material de limpieza etc. Servicios: Son aquellas acciones de carácter intangible, requeridos por las diversas áreas de la UTT, para el óptimo desempeño de sus actividades; como por ejemplo: servicio de limpieza, servicio telefónico, servicios de arrendamiento de transporte, etc. Proveedor: Es aquella persona física o moral que ofrece un bien o un servicio en cambio de una remuneración económica. VSMD: Numero de veces el salario mínimo diario vigente en el Estado de Baja California, sin considerar el impuesto al valor agregado (IVA).