CÓMO AFECTA LA LOPD A LOS GESTORES ADMINISTRATIVOS NOVEDADES INTRODUCIDAS CON EL RLOPD INFRACCIONES Y SANCIONES

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1 LOPD en el ámbito de los Gestores Administrativos Problemáticas específicas CÓMO AFECTA LA LOPD A LOS GESTORES ADMINISTRATIVOS NOVEDADES INTRODUCIDAS CON EL RLOPD INFRACCIONES Y SANCIONES

2 MARCO NORMATIVO Articulo 18.4 Constitución Española de 1978, el cual dice textualmente La ley limitará el uso de la informática para garantizar el HONOR Y LA INTIMIDAD PERSONAL y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos. DIRECTIVA 95/46/CE relativa a la protección de las personas físicas en lo referente al tratamiento de datos personales. Ley Orgánica 5/1992 de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD). (Derogada) Real Decreto 994/1999, por el que se aprueba el REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD. (Derogado) Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. (LOPD) Sentencia Tribunal Constitucional 292/2000 donde se configura el DERECHO A LA AOUTODETERMINACIÓN INFORMATIVA. Real Decreto 1720/2007, por el cual se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD. Instrucción 1/2006, de Video vigilancia. DEFINICIONES I Datos de carácter personal Cualquier información referente a personas físicas identificadas o identificables (voz, imagen, información...). Toda información que se pueda vincular directamente con una persona o indirectamente mediante la conexión de la información con datos identificativos de esta persona. Fichero Cualquier conjunto organizado de datos de carácter personal, sea cual sea la forma o modalidad de creación, almacenamiento, organización y acceso (base de datos informatizada, documentos de ofimática, archivos manuales, etc.) Tratamiento de datos Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan recoger, grabar, elaborar, modificar, bloquear y cancelar, así como las cesiones de datos que deriven de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencia. Cualquier acción que se lleve a término con datos de carácter personal, entrará dentro del concepto de tratamiento.

3 DEFINICIONES II Responsable del fichero o tratamiento Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, o órgano administrativo, que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. Afectado o interesado Persona física titular de los datos de carácter personal, que son objeto del tratamiento. Encargado del tratamiento Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trata datos de carácter personal por cuenta del responsable de tratamiento. CÓMO AFECTA LA LOPD? GESTOR ADMINISTRATIVO Como Responsable de Fichero Como Encargado de Tratamiento

4 RESPONSABLE DE FICHERO Como Responsable de Fichero, la LOPD exige el cumplimiento de las siguientes obligaciones: Inscripción de ficheros. Calidad de los datos. Deber de información. Consentimiento. Seguridad de los datos. Deber de secreto. Acceso a los datos por cuenta de terceros. Deber de colaboración con la AEPD. Atender los derechos de los ciudadanos (Derechos ARCO) INSCRIPCIÓN DE FICHEROS De acuerdo con el Artículo 26 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, toda persona o entidad que proceda a la creación de ficheros de datos de carácter personal, deberá notificarlo previamente a la Agencia Española de Protección de Datos. En la notificación deberá constar necesariamente: El Responsable del Fichero. Finalidad. Su ubicación. Tipo de datos de carácter personal que contiene. Las medidas de seguridad. (nivel básico, medio o alto). Cesiones de datos previstas a realizar. Y en su caso las transferencias internacionales previstas. El Registro General de la AEPD inscribirá el fichero, siempre que la notificación se ajuste a los requisitos exigidos.

5 DEBER DE INFORMACIÓN DATOS OBTENIDOS DE : El interesado Existencia, finalidad y destinatarios del fichero. Posibilidad del ejercicio del los derechos ARCO. Identidad y dirección del Responsable del fichero. Un tercero: El Responsable del fichero deberá informar en el plazo de 3 meses de: El contenido del tratamiento. La procedencia de los datos. Existencia, finalidad y destinatarios del fichero. Posibilidad del ejercicio de los derechos ARCO. Identidad y dirección del Responsable del fichero. CALIDAD DE LOS DATOS Los datos personales que se recogen y se traten deberán ser únicamente los adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades a las cuales se destinen (principio de proporcionalidad). Prohibición del uso para otros fines incompatibles. Excepción: Finalidades históricas, estadísticas y científicas. Exactos, veraces y actualizados. Cancelación de los mismos cuando dejen de ser pertinentes. Prohibición de la recogida de los mismos a través de medios fraudulentos, desleales o ilícitos. Ordenarlos de tal manera que permitan el ejercicio del derecho de acceso.

6 CONSENTIMIENTO 1. DEFINICIÓN El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa. 2. FORMAS DE OBTENER EL CONSENTIMIENTO Tácito Expreso Expreso y por escrito 3. EXCEPCIONES: Art. 6.2 El Se recogen para en ejercicio de las propias administraciones públicas en el ámbito de sus obligaciones. En cumplimiento de una Ley. Cuando el tratamiento tiene como finalidad proteger un interés vital del interesado. Cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público. 4. RENOVACIÓN DEL CONSENTIMIENTO El consentimiento a que se refiere el artículo podrá ser revocado cuando exista causa justificada para ello y no se le atribuyan efectos retroactivos. DEBER DE SECRETO Los Responsables del Fichero, así como cualquiera que intervenga en cualquier fase de tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al estricto secreto profesional, y al deber de guardarlos, obligaciones que persistirán una vez extinguida la relación con el responsable del fichero. RESPONSABILIDAD ante el incumplimiento El Responsable del Fichero y el Encargado del Tratamiento Debe apuntarse que, en ciertos casos, se podrá repercutir sobre el infractor.

7 SEGURIDAD DE LOS DATOS El Responsable del Fichero y, en su caso, el Encargado de Tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnicas y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural". "Reglamentariamente se establecerán los requisitos y condiciones que deban reunir los ficheros y las personas que intervengan en el tratamiento de los datos NIVEL DE LOS DATOS Existen 3 niveles de seguridad. Se deberán adoptar las medidas de seguridad que se establecen reglamentariamente en función del tipo de datos que se traten. Nivel Básico: todo aquel fichero que contenga datos de carácter personal. Nivel Medio: aquellos ficheros que contengan datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, hacienda pública, entidades financieras que presten servicios financieros, y aquellos ficheros que contienen un conjunto de datos suficientes que permitan la evaluación de la personalidad de un individuo. Nivel Alto: aquellos ficheros que contengan datos de ideología, salud o vida sexual, así como aquellos que contengan datos recabados con finalidades policiales sin el consentimiento del afectado y datos que deriven de actos de violencia de género.

8 ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al Responsable del Tratamiento. Dicho supuesto deberá estar regulado contractualmente, constando por escrito y de acuerdo con los requisitos legales establecidos en el Art. 12 de la LOPD. Requisitos legales del contrato: constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido. establecer expresamente que el Encargado del Tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del Responsable del Tratamiento. No aplicar o utilizar los datos con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni comunicar, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Compromiso del encargado del tratamiento de observar las medidas de seguridad exigidas por el Artículo 9 de la LOPD. Al finalizar el contrato de prestación de servicios, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al Responsable del Fichero, así como los soportes o documentos en los que conste algún dato de carácter personal. ENCARGADO DE TRATAMIENTO El Gestor Administrativo encaja perfectamente en la figura del Encargado del Tratamiento, ya que en el desarrollo de su actividad empresarial, trata datos por cuenta del Responsable del Fichero. Por ejemplo, en el caso de la redacción de contratos y nominas de los empleados de sus clientes, el Gestor Administrativo es el Encargado del Tratamiento y el cliente es Responsable del Fichero, por lo tanto en cumplimiento del Art. 12 de la LOPD, la comunicación de los datos no se considerará como tal si se formaliza un contrato de prestación de servicios entre ambas partes. Es decir, las OBLIGACIONES que tienen los Gestores Administrativos como Encargados de Tratamiento son: Formalizar un contrato de prestación de servicios con todos los clientes, el mismo deberá contener los requisitos legales establecidos en el Artículo 12 LOPD. Adoptar las medidas de seguridad que se establecen reglamentariamente por el tratamiento de datos a los cuales se tengan acceso.

9 NOVEDADES DEL RLOPD Art. 20 RLOPD. - El Responsable del Fichero debe velar porque el Encargado del Tratamiento cumpla con las medidas de seguridad. Art. 21 RLOPD. - Posibilidad de subcontratación de los servicios. Art. 22 RLOPD. - Conservación de los datos por parte del Encargado del Tratamiento. Art. 82 RLOPD. - Encargado del Tratamiento. INFRACCIONES Y SANCIONES Tipos de Infracciones: Leves: sanciones 900 a euros Por ejemplo: No atender la solicitud del interesado de cualquiera de los Derechos ARCO, No proporcionar la información que solicite la Agencia Española de Protección de Datos, No solicitar la inscripción de un fichero, Incumplir el deber de secreto. Graves: sanciones de a euros Por ejemplo: Crear ficheros de titularidad pública o iniciar una recogida de datos personales sin la autorización de disposición general publicada en un diario oficial, Mantener datos de carácter personal inexactos, o no efectuar las rectificaciones o cancelaciones de los mismos que legalmente procedan. Muy Graves: sanciones de a euros Por ejemplo: La recogida de datos de forma engañosa o fraudulenta, La vulneración del deber de secreto sobre los datos de carácter personal especialmente protegidos, Obstaculizar o no atender de forma sistemática el ejercicio de derechos.

10 AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es un ente de Derecho Público con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada. Actúa con independencia de las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones. Su función primordial es la de velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información y derechos ARCO. La Agencia no dispone de los datos personales de los ciudadanos, pero sí de la información necesaria para identificar a los responsables de los ficheros, y las finalidades para los que son utilizados, a través de la consulta del Registro General de Protección de Datos. La consulta de dicho registro es libre y gratuita. José Luis Rodríguez!Álvarez! Director!de!la!Agencia!Española! de!protección!de!datos AGENCIA AUTONÓMICAS Cuando se trate de ficheros de datos de carácter personal creados o gestionados por Comunidades Autónomas y por la Administración Local, la LOPD en su Artículo 41, hace referencia a la posibilidad de creación en las diferentes Comunidades Autónomas de los órganos que corresponda, que tendrán la consideración de autoridades de control y que tendrán independencia en el ejercicio de determinadas funciones otorgadas a la Agencia Española de Protección de Datos. Por lo tanto, su ámbito de actuación es el sector público. España:» Agencia Española de Protección de Datos» Autoridad Catalana de Protección de Datos» Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid» Agencia Vasca de Protección de Datos.

11 Gracias por su atención Conversia está a su disposición para resolver cualquier duda sobre cómo adaptarse a la LOPD

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