Bibliotecas Escolares. Configuración de la aplicación.

Transcripción

1 Bibliotecas Escolares. Configuración de la aplicación. 2012

2 Para empezar a utilizar ABIES, el primer paso es configurar apropiadamente la aplicación, es decir, establecer los valores concretos correspondientes a nuestra biblioteca. Al arrancar ABIES por primera vez, nos aparece la siguiente pantalla, con la ventana de Sugerencias en primer lugar. Para empezar a trabajar, se cierra la ventana de Sugerencias haciendo clic en el botón Cerrar. Podemos desmarcar la opción Mostrar esta pantalla al iniciar, para que no vuelva a aparecer. Los menús de la aplicación son éstos: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 1

3 Las tareas que podemos realizar directamente son las siguientes: Página principal. Es esta página desde la que podemos realizar el resto de las tareas. Catálogo. Acedemos a la información de los fondos propios de la Biblioteca. Depósito. Complemento de ABIES para la catalogación. Préstamos. Para gestionar los préstamos de ejemplares del catálogo Estadísticas. Nos ofrece de manera gráfica los resultados de la actividad de la biblioteca. Lectores. Acedemos a la gestión de los lectores de la biblioteca. Auxiliares. Es un módulo para definir los datos que se utilizan en varios procesos técnicos de la biblioteca. Opciones de ABIES Accederemos mediante el menú Herramientas/ Opciones o pulsando la tecla de función F8. Sólo tiene acceso para modificarlos el Administrador pero es necesario que el equipo de la biblioteca llegue a los acuerdos pertinentes. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 2

4 General En menú Herramientas/ Opciones encontramos en primer lugar la opción General, en la que podemos seleccionar el destino cuando abrimos ABIES y marcar o desmarcar las casillas: Mostrar sugerencias al inicio del programa. Activar efectos sonoros. Pedir confirmación antes de abandonar el programa. Centro En el apartado Centro se completa el formulario con los datos de nuestro centro. Es importante tener estos datos actualizados; por lo tanto, cuando se produzcan cambios (por ejemplo, la persona de contacto o el correo electrónico) deben modificarse en la aplicación. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 3

5 Biblioteca Aquí introduciremos los datos de la biblioteca. Pondremos el nombre de la biblioteca, que no necesariamente tiene que ser el del centro educativo. En código pondremos el código que nos identifica y que se asigna a cada biblioteca. Son tres letras mayúsculas. Si desconocemos el código pondremos ZZZ que se reserva para las bibliotecas que no forman parte del catálogo colectivo. Podemos poner una imagen con el logotipo o anagrama de la biblioteca. Esta imagen se incluirá en el carné de lector y otros documentos generados por ABIES. Tiene que tener aproximadamente 60x60 píxels. Y los formatos soportados son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. Estableceremos el número de años de validez del carné. Como sugerencia, se puede establecer el criterio de ciclos o de niveles educativos. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 4

6 Copia de seguridad La copia de seguridad es una tarea de la máxima importancia, pues permite la recuperación de todos los datos en el caso de pérdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema técnico irresoluble que impida el acceso a los mismos. Por tanto, hay que realizarla de forma rutinaria. Recordar hacer copia. Esta opción permite fijar una cantidad de días durante los cuales no se considera crítico hacer una nueva copia de seguridad. Transcurridos esos días, al cerrar la aplicación se muestra un mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como recomendación, el número que se fije ha de ser el menor posible. Compactar datos antes de realizar la copia. La base de datos en formato access se compacta para reducir el tamaño del archivo. Recomendable. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Al escoger una ubicación en la que ya existe una copia de seguridad, se puede proceder de dos maneras: sobrescribir la copia vieja, de forma que ésta se elimine, o bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al activar esta opción, se procede de la segunda manera. Edición Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 5

7 En esta opción de Edición se nos permite: Habilitar o no la tecla Intro para moverse entre campos de la base de datos. Recomendamos tenerla deshabilitada para evitar equívocos con la opción Aceptar de algunas pantallas. Estando deshabilitada, nos movemos entre campos con el ratón o con la tecla tabulador. Pedir confirmación antes de guardar modificaciones; es conveniente marcarla par evitar hacer cambios no deseados. En algunas tareas puede ser tedioso solicitar tanta confirmación. Pedir confirmación antes de borrar registros; es conveniente mantenerla activada para evitar borrados no deseados. Si queremos que nos facilite la tarea a la hora de generar documento sobre préstamos, marcaremos la casilla Informar de operaciones de préstamos realizadas. Para comprobar los datos de un préstamo antes de hacerlo efectivo, marcaremos Pedir confirmación en operaciones de préstamos. Consultar fondos existentes antes de hacer altas; es muy conveniente que esté activada ya que, si tenemos un ejemplar igual ya catalogado, lo podemos incluir como un nuevo ejemplar y no como nuevo registro. Por otra parte, si el ejemplar aparece en el depósito, nos facilitará enormemente la tarea de catalogación. Activaremos Pedir confirmación en actualizaciones de signatura si queremos tener una signatura distinta a la que aparece por defecto (tres primeras letras de autor y tres primeras letras de título). Estadísticas En la opción Estadísticas tenemos dos posibilidades: Limitar los caracteres que aparecerán en las leyendas de los gráficos (máximo 100). Limitar los elementos a mostrar (máximo 30). Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 6

8 Estos valores los determinaremos en función de la resolución de la pantalla o de la calidad de la impresora, si los vamos a imprimir. Valores por defecto Con estas opciones ABIES nos ayuda a trabajar más rápidamente, pasando algunos valores por defecto cuando se den de alta nuevos fondos, ejemplares o lectores. Tenemos que tener la precaución de modificar estas opciones, en el caso de que no se cumplan por defecto los requisitos que ponemos. En casi todas las opciones aparece una lista desplegable que, mediante unos iconos que aparecen a la derecha, facilita que podamos incluir un nuevo tipo o borrar uno existente. Con los FONDOS, podemos fijar los siguientes valores: Tipo de fondo Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 7

9 País Lengua. En los EJEMPLARES, podemos fijar: Tipo de ejemplar. Ubicación Procedencia Moneda. En los LECTORES, Podemos fijar: Tipo de lector. Localidad. Provincia. Sexo. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 8

10 Enlace a datos Este apartado está detallado en el apartado Instalación y, más concretamente, en Instalación de los depósitos. La referencia al Catálogo es obligatoria y hay que especificar el directorio que contiene el catálogo, ya que es el conjunto de ejemplares (documentos) que hemos incluido en nuestro fichero de biblioteca. Por defecto está en la ruta C:\Archivos de programa\abies 2\Datos. No es conveniente cambiar esta ubicación. En cuanto a los fondos de referencia hay que distinguir entre el Depósito de ABIES y el Depósito Auxiliar. Ambos son opcionales. El Depósito de ABIES es un repertorio de registros bibliográficos que nos facilita la tarea de catalogación de nuevos ejemplares en nuestra biblioteca, por lo que su utilización es muy recomendable. El Depósito Auxiliar está compuesto por referencias bibliográficas obtenidas a partir de catálogos de otras bibliotecas (Rebeca, Biblioteca Nacional, Bibliotecas públicas, escolares...). Sirve de complemento al Depósito de Abies y es altamente recomendable su utilización. Los depósitos se pueden instalar en una ubicación de nuestra preferencia e incluso en otro ordenador de la red local. Para evitar confusiones, la ruta de ubicación no se puede teclear de forma directa y es necesario utilizar el icono que aparece a la derecha de cada casilla, para que se abra una ventana de selección de la carpeta de destino. La opción Reabrir nos permite modificar la ubicación del Catálogo y de los Depósitos y, por lo tanto, podemos utilizar distintas referencias desde el mismo programa. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 9

11 Política de préstamos La política de préstamos establece los tipos de usuarios que habrá en la biblioteca y las categorías de los ejemplares de cara al préstamo. La duración y condiciones del préstamo se determinan en función del tipo de lector y del tipo de ejemplar. Analizando esta información, el programa informa sobre si es pertinente o no el préstamo y calcula automáticamente la fecha de devolución. ABIES incorpora por defecto una política de préstamos orientativa pero debemos configurar la más adecuada a nuestra biblioteca. Aunque dicha política se puede modificar en cualquier momento, no es recomendable hacerlo porque implica bastante trabajo. Por eso el equipo responsable debe estudiar cuidadosamente cuál será la política de la biblioteca y evitar hacer modificaciones en el futuro. Desde el punto de vista de los ejemplares, hay que tener en cuenta si contamos con: Fondo antiguo que además de no prestarse tendrá unas condiciones de acceso especiales. Ejemplares de uso frecuente que tendrán un préstamo con una duración breve. Ejemplares que no se van a prestar como son los diccionarios, obras de referencia, etc. Ejemplares que sólo se prestarán en determinadas circunstancias (vacaciones, fin de semana, etc.). Ejemplares que se prestarán en función del tipo de usuario, por ejemplo obras únicamente prestables a profesores o personal del centro. Desde el punto de vista de los usuarios, hay que tener en cuenta aspectos como: Las edades de los estudiantes, pues puede ser oportuno establecer diferentes condiciones por tramos de edad. Si el personal del centro (docente o de administración) va a estar clasificado en la misma categoría o si se hará una para cada grupo. La existencia de otros grupos de personas vinculadas temporal o permanentemente con el centro: estudiantes en prácticas, objetores, padres, animadores socioculturales, etc. A la pantalla de Política de préstamos se accede desde el menú Herramientas. Su apariencia es la siguiente: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 10

12 En el bloque Tipos de lector se establecen las categorías de lectores. Se dispone de tres botones: Crea un nuevo tipo. Modifica los datos del tipo seleccionado en ese momento equivalente a hacer un doble clic sobre uno de los tipos). Elimina el tipo actualmente seleccionado. Estos botones se emplean en otras opciones del programa con una función similar. Por ejemplo, supongamos que vamos a crear un nuevo tipo para los padres. En este caso pulsamos sobre el botón nuevo, introducimos el nuevo nombre y el número máximo de ejemplares que se puede llevar en préstamo. Supongamos que deseamos modificar el número máximo de ejemplares que se puede llevar un alumno. Basta hacer un doble clic en la lista sobre este tipo y especificar el nuevo valor: El bloque Tipos de ejemplar permite definir los tipos de ejemplar. Inicialmente aparecen tres tipos: normal, no prestable y restringido. El funcionamiento de este bloque es idéntico al anterior. Por último el bloque Política de préstamos es el que establece la duración máxima de los préstamos en función del tipo de Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 11

13 lector y de ejemplar. Como se ha visto en una de las ilustraciones precedentes, es una tabla, con los tipos de ejemplar en las columnas y los tipos de lector en las filas. En la celda se indica la duración máxima del préstamo. Si el valor es de cero días significa que el ejemplar no es prestable. Para modificar el valor establecido realizar un doble clic sobre el valor y modificarlo en la ventana que se abre. Es conveniente recordar que la política de préstamos también afecta al proceso de catalogación. Cuando se da de alta un nuevo ejemplar hay que asignarle obligatoriamente un tipo y esta acción debe hacerse conforme a criterios previamente establecidos. Control de acceso El Control de acceso se establece en menú Herramientas... Control de acceso. Frecuentemente el ordenador de gestión de la biblioteca y la aplicación ABIES es usada por más de un persona. Por este motivo se pueden establecer distintos niveles de acceso que corresponden a perfiles de usuarios. Para cada perfil se establecen las operaciones autorizadas al usuario que accede con dicho perfil, quedando inhabilitadas las demás. Asociada al perfil hay una contraseña que tendrá que introducir el usuario. ABIES contempla 4: Administrador Bibliotecarioa Encargado Invitado Control total X Borrado de fondos X Altas bajas y modificaciones X X Préstamos y devoluciones X X X Consultar el Catálogo y el Depósito X X X X La primera vez que se arranca ABIES se entra como Administrador, los perfiles no tienen contraseña asociada y el control de acceso está desactivado. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 12

14 Las contraseñas las establece el Administrador. Se selecciona un perfil en la lista de la izquierda y posteriormente se teclea en los cuadros pertinentes la contraseña. Al escribirla aparecerán asteriscos para evitar que otras personas puedan conocerla. Se escribe dos veces para garantizar que no se han producido errores tipográficos. Para cambiar la contraseña el proceso es el mismo. Una vez establecidas las contraseñas se debe activar el control de acceso marcando el cuadro que aparece en la parte inferior. De esta manera al iniciar la aplicación se solicita una contraseña y en función de ella ABIES determina qué perfil de usuario se va a utilizar. Si no se activa el control de acceso se accede con el perfil seleccionado en el cuadro inferior. Las contraseñas: Tienen que ser distintas para cada nivel de usuario. Si introducimos la misma contraseña para dos niveles, el programa recoge solamente el nivel más bajo, con lo que nos podemos encontrar después con serios problemas. Si queremos funcionar con contraseña, es necesario activar el control de acceso. Es altamente recomendable activarlo. Se diferencian entre mayúsculas y minúsculas. El administrador custodiará las contraseñas y las cambiará con alguna frecuencia y al menos al iniciar cada curso. Es conveniente trabajar con el perfil más restrictivo. Es decir, para realizar préstamos es preferible trabajar con el perfil Encargado en vez de Administrador. De esta manera se previenen modificaciones accidentales, o que en un momento de descuido una persona no autorizada tome el control total de la aplicación. Podemos cambiar de perfil, para ello hay que acceder al menú Herramientas...Cambiar nivel de acceso, o también pulsando la tecla Control (Ctrl) y N a la vez. Otra opción es haciendo clic sobre la barra de estado del programa, en la parte inferior de la pantalla. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 13

15 Copia de seguridad La copia de seguridad es una tarea de la máxima importancia pues permite la recuperación de todos los datos en el caso de pérdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema técnico irresoluble que impida el acceso a los mismos. La copia genera un fichero con los datos que hay en la aplicación en ese momento, por tanto hay que realizarla de forma rutinaria. Es aconsejable hacer copia cada vez que se introduzcan o modifiquen datos en la aplicación. En el caso que tengamos que reinstalar el programa ABIES, si disponemos de la copia de seguridad podremos restaurarla y no perder ningún dato. Configuración Dentro del menú Herramientas...Opciones, en el apartado Copia de seguridad se configuran las opciones generales de este proceso: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 14

16 Recordar hacer copia. Esta opción permite fijar una cantidad de días durante los cuales no se considera crítico hacer una nueva copia de seguridad. Transcurridos esos días, al cerrar la aplicación se muestra un mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como recomendación, el número que se fije ha de ser el menor posible. Compactar datos antes de realizar la copia. La base de datos en formato Access se compacta para reducir el tamaño del archivo. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Al escoger una ubicación en la que ya existe una copia de seguridad se puede proceder de dos maneras: sobrescribir la copia vieja de forma que ésta se elimina, o bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al activar esta opción se procede de la segunda manera. Aconsejable, así podemos recuperar una copia anterior en caso de equivocación. Primera copia de seguridad El proceso para realizar la copia de seguridad se inicia de dos maneras: De forma automática al cerrar la aplicación, si el programa está configurado para ello y han transcurrido el número de días indicado. En cualquier momento desde el menú Archivo...Copia de seguridad. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 15

17 En la ventana asociada se pueden distinguir varias zonas: Ubicación de la copia. Permite establecer la unidad de disco y el directorio en el que se creará la copia. Últimas ubicaciones. Es una lista en la que se conservan las ubicaciones de las últimas copias de seguridad realizadas. De esta manera se puede seleccionar rápidamente una de ellas. Última copia realizada. Contiene la fecha de la última copia de seguridad. En caso de no haber realizado todavía ninguna copia de seguridad se muestra el mensaje No existe. Progreso de la copia. Barra gráfica que nos informa del porcentaje del proceso de copia realizado. Sólo está activa mientras dura el proceso. Compactar datos antes de realizar la copia. Cuando esta casilla está activa se realiza una compactación y reparación de los datos antes de realizar la copia. De esta forma se asegura que el tamaño del archivo de datos sea mínimo y esté optimizado. La compactación requiere acceso exclusivo a la base de datos, es decir, que si se trabaja en una red de área local, no puede haber más usuarios trabajando sobre ella. Recordar hacer copia de seguridad. Cuando esta casilla está activa se sugiere al abandonar la aplicación que se realice una copia de seguridad en el periodo que se haya especificado en las Opciones del programa. Para iniciar el proceso hay que hacer clic en el botón Copiar. Cuando se realiza la copia, se crea un archivo llamado ABIES20.ZIP. Si se tiene activada la opción de guardar la copia de seguridad anterior, este archivo se renombra a ABIES20.BAK. Sucesivas copias de seguridad Al hacer una nueva copia de seguridad se puede escoger una de las ubicaciones empleadas con anterioridad, o bien seleccionar una nueva ubicación. Es importante hacer periódicamente copias de seguridad en una ubicación externa al sistema: Pendrive, CD-Rom, otro puesto de la red, etc. Conviene debatir y decidir qué hacer con las copias antiguas: si se conservarán un tiempo de manera preventiva, o si por el contrario, al tener una más actualizada se eliminan. Restauración de una copia de seguridad La restauración de una copia de seguridad es el proceso por el cual se sustituye la actual base de datos por la contenida en una copia de seguridad. Normalmente esta operación se realiza cuando se ha producido un problema técnico irresoluble o Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 16

18 cuando se cambia de ordenador. El proceso se inicia desde el menú Archivo...Recuperar copia de seguridad. Entonces aparece la ventana asociada: En la zona superior de la ventana se indica la ubicación de la copia de seguridad que se desea restaurar (si en dicha ubicación no existe una copia de seguridad, el botón recuperar no se encontrará activo). Una vez seleccionada basta pulsar el botón Recuperar para que se efectúe el proceso. Es evidente que para poder restaurar anteriormente tiene que haberse realizado al menos una copia de seguridad. Tablas auxiliares Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos técnicos de la biblioteca. En unos casos estos datos se escogen de un conjunto amplio, como es el caso de los descriptores o la CDU. En otros se establecen directamente por la biblioteca, como es el tipo de lectores y de ejemplares. Para conseguir que la biblioteca sea una sistema dinámico y coherente, es necesario estudiar las características propias de la biblioteca y establecer los criterios que se van a seguir en los distintos procesos. Es importante que todas las personas que participan en el proyecto de la biblioteca adopten estos criterios comunes, evitando radicalmente las acciones improvisadas y por decisión propia, que a la larga se convierten en un serio problema. Así es necesario establecer los siguientes parámetros: Los descriptores de materia que se van a emplear para describir los contenidos de los documentos. Las categorías de la CDU (si se va a utilizar) para asignar materias a los contenidos. Las aplicaciones pedagógicas adaptadas a los fines y proyectos del centro. Los tipos de fondos, es decir, cuáles son las categorías y qué criterios se van a seguir para asignar a cada fondo su tipo correspondiente. Las ubicaciones entre las que se van a distribuir los ejemplares. Todos estos datos no van a ser fijos, y tendrán que modificarse con el tiempo para que se adapten en todo momento a la realidad del centro y la biblioteca. La biblioteca y el centro son entidades dinámicas que evolucionan y progresan de manera continua. La aplicación se ha desarrollado para que sea fácilmente adaptable a esta situación cambiante. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 17

19 Los valores de las tablas auxiliares vienen fijados de antemano, pero sólo como valores de referencia. Es el centro el que debe decidir qué valores se van a establecer para que se adapten a su situación. Por lo tanto se pueden suprimir, modificar y añadir hasta conseguir un sistema coherente con el cuál empezar a funcionar. En la parte izquierda de la pantalla se muestra una columna con las distintas categorías de valores con los que trabaja la biblioteca. En la parte derecha superior, se muestran los valores establecidos para la categoría seleccionada en la columna. En la parte inferior se muestran los ejemplares relacionados con el valor seleccionado. Por medio de los botones se pueden eliminar o crear nuevos valores en la categoría seleccionada. El botón Ir a permite saltar al módulo Catálogo accediendo directamente al ejemplar seleccionado en la lista de ejemplares relacionados. En la parte superior se dispone de una herramienta de búsqueda para localizar más fácilmente los valores de las categorías que queremos modificar, suprimir o verificar si ya están introducidos. Esta es la portada: Descriptores Son palabras temáticas que pueden definir el contenido del documento. Cuando señalamos un descriptor, en la parte de debajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con ese descriptor. Podemos eliminar o añadir nuevos descriptores para adaptarlos a nuestra biblioteca. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 18

20 Aplicaciones pedagógicas Esta ventana permite añadir una aplicación pedagógica o modificar una ya existente. Hay que introducir correctamente el valor de la etapa y ciclo del sistema educativo que con posterioridad podrá seleccionar al catalogar fondos. Cuando señalamos una aplicación pedagógica, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con esa aplicación pedagógica. Podemos eliminar o añadir nuevas aplicaciones pedagógicas. Al intentar añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, Abies informa de tal situación, no permitiendo seguir adelante con el alta. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 19

21 Autores Esta ventana permite añadir un autor o modificar uno ya existente. Tenemos que introducir correctamente los valores del autor ya que con posterioridad lo podremos seleccionar al catalogar fondos. Cuando señalamos un autor, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con ese autor. Podemos eliminar o añadir nuevos autores. Si intentamos añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situación, no permitiéndonos seguir adelante con el alta. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 20

22 Editoriales Esta ventana permite añadir una editorial o modificar una ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la editorial que con posterioridad se podrá seleccionar al catalogar fondos. Cuando señalamos una editorial, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con esa editorial. Podemos eliminar o añadir nuevas editoriales. Si intentamos añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situación, no permitiéndonos seguir adelante con el alta. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 21

23 Lenguas Esta ventana permite añadir una lengua o modificar una ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la lengua que con posterioridad se podrá seleccionar al catalogar fondos. Cuando señalamos una lengua, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con esa lengua. Podemos eliminar o añadir nuevas lenguas. Si intentamos añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situación, no permitiéndonos seguir adelante con el alta. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 22

24 Países Esta ventana permite añadir un país o modificar uno ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor del país que con posterioridad se podrá seleccionar al catalogar fondos. Cuando señalamos un país, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catálogo que están relacionados con ese país. Podemos eliminar o añadir nuevos países. Si intentamos añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situación, no permitiéndonos seguir adelante con el alta. También podemos acceder directamente al ejemplar buscado: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 23

25 Ubicaciones Nuestra biblioteca puede tener más de una dependencia donde se albergarán los fondos. Para cada una de esas ubicaciones se tiene que crear una entrada en la tabla pulsando el botón Nuevo: Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la ubicación que con posterioridad se podrá seleccionar al catalogar fondos. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 24

26 Crearemos tantas entradas como ubicaciones tengamos (Biblioteca, aula de informática, sala del profesorado...), incluso podemos distinguir ubicaciones dentro de la misma biblioteca nombrando las estanterías. Podemos modificar o añadir ubicaciones en cualquier momento. Hay que tener la precaución de que si eliminamos una ubicación no tiene que tener ningún ejemplar asociado a ella. Por eso es muy importante planificar desde un principio cuáles serán las ubicaciones a utilizar. Hay una utilidad Unificación de auxiliares con la que se pueden unificar dos o más ubicaciones. La ubicación resultante puede ser una de las que ya existían o una nueva. Con esta utilidad no importa que las ubicaciones tengan ejemplares asociados. La información detallada de la utilidad se puede obtener en la página de usuarios registrados dentro del web de ABIES: Como recomendación final, se aconseja dar de alta las bibliotecas de aula como un tipo especial de usuario en vez de tratarlas como una simple ubicación. Esto permitirá que los lotes prestados a cada aula puedan actualizarse periódicamente sacando nuevos documentos de la biblioteca. Esta misma recomendación es aplicable a los departamentos didácticos. Procedencias Los ejemplares que componen la biblioteca se pueden obtener de múltiples maneras y esta procedencia puede ser relevante para las tareas de control y administración. Los medios habituales son la compra, la donación, el intercambio, el depósito y la edición propia. Puede ser recomendable crear una procedencia para cada lote de documentos en depósito o los donados por una persona o institución. Al igual que otros elementos, es muy fácil añadir y modificar pero suprimir una procedencia puede ser complicado. Como ejemplos de procedencias podemos mencionar: Producción propia, Intercambio con Biblioteca Pública o Donación del Ayuntamiento. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 25

27 Funciones de autor En este apartado nos aparece un listado de funciones que se pueden atribuir a un autor, estas son algunas: adapt. adaptador, adaptación anot. anotador arr. arreglista, arreglo col. colaborador, colaboración com. comentarista comp. compilador, compilación, compositor musical coord. coordinador, coordinación dir. director, dirección ed. lit. editor literario ed. mus. editor musical il. ilustrador, ilustración int. intérprete pr. prologuista, prólogo rec. recopilador, recopilación red. redactor, redacción sel. seleccionador, selección trad. traductor, traducción Igual que en otras tablas auxiliares podemos añadir, eliminar... Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 26

28 Tipo de fondo Aquí se establecen las categorías de documentos con que va a contar la biblioteca. Además de definir los diferentes tipos, habrá que establecer los criterios que determinan a cuál pertenece un documento. Las personas encargadas de la catalogación deberán conocerlos o consultarlos en caso de duda. Inicialmente hay definidas seis categorías de fondos, pero debemos adaptarlas a nuestra biblioteca. Podemos añadir nuevos tipos o modificar y borrar algunos de los existentes. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 27

29 A continuación mostramos algunos ejemplos: Supongamos que no deseamos tener la categoría Artículo de revista, pero en cambio se desea crear la categoría Revista, en la que se van a incluir las publicaciones periódicas a las que está suscrita la biblioteca (revistas de divulgación científica, de informática, de ciencias naturales,...). En este caso, la manera de proceder sería hacer un doble clic sobre la categoría Artículo de revista, y sobre la ventana que aparece sustituir el nombre por el de Revista y pulsar sobre el botón de Aceptar. En las siguientes imágenes se muestra el proceso: Supongamos que queremos crear una nueva categoría para los Libros digitales que hay en la biblioteca. Pues basta con pulsar en el botón Nuevo que aparece en la parte inferior de la ventana e introducir el nombre que le vamos a asignar: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 28

30 Supongamos que deseamos eliminar la categoría Grabación sonora. Basta con seleccionarla y posteriormente pulsar el botón Eliminar que aparece en la parte inferior de la pantalla. Este proceso es conveniente establecerlo y realizarlo antes de empezar a trabajar con la aplicación, porque una vez catalogados una parte de los fondos es engorroso cambiar los tipos a los que pertenecen los documentos. Cursos Esta ventana permite añadir un curso o modificar uno ya existente. Tenemos que introducir correctamente el valor del curso que con posterioridad podrá ser seleccionado al dar de alta o modificar lectores y lectoras. Si intentamos añadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, Abies informará de tal situación, no permitiendo seguir adelante con el alta. CDU La edición oficial de la CDU contiene miles de entradas, desde las más generales a las más especializadas, pero ABIES incluye una versión reducida de la misma, con una selección de entradas que se ha considerado suficiente para una biblioteca escolar, dejando abierta la posibilidad de que los centros la adapten a su criterio, cosa que es conveniente. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 29

31 Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el menú Auxiliares...CDU. Para poder simplificar y actualizar la C.D.U. no debemos tener el catálogo de nuestro centro cargado en el programa. Por lo tanto esta operación deberemos realizarla antes de recuperar la copia de seguridad. La CDU se presenta de manera estructurada, con listas desplegables. Presenta hasta tres niveles de desarrollo. Basta desplegar las áreas oportunas para conocer las áreas más específicas en las que se divide. Cuando se quiera dar de alta una nueva entrada, lo primero que hay que hacer es localizar el nivel inmediatamente anterior del que colgará la nueva. En ese momento se pulsa el botón Nuevo valor, y aparecerá una ventana en la que se rellenarán los datos. Después basta con rellenar los campos con el código y la descripción de la materia, y posteriormente seleccionar pulsar Añadir para validar su incorporación. La nueva entrada aparece como la última del nivel en el que se ha creado. Hay que tener cuidado, pues en ocasiones esta circunstancia provoca que los niveles no se presenten de manera ordenada. El administrador puede crear y borrar las entradas de CDU. Para modificar una entrada, hay que borrar la existente y posteriormente darla de alta con los datos correctos. Si se tiene el nivel de acceso de bibliotecario, se pueden incorporar nuevos valores pero no se puede eliminarlos. Si se tiene el nivel de acceso de invitado, las opciones están restringidas y sólo se pueden realizar búsquedas para conocer las clases de la CDU que se utilizan en la biblioteca. Imprimir Podemos obtener un informe de la tabla auxiliar seleccionada o de los registros relacionados con el valor seleccionado en esa tabla. Si el valor de la tabla auxiliar no tiene registros seleccionados, la segunda opción no tendrá efecto. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 30

32 Al hacer clic en Imprimir obtenemos una presentación preliminar en pantalla del informe que podremos imprimir en papel si lo deseamos. Actividades Actividad 1: Configuración de datos identificativos Introducir los datos correspondientes a la biblioteca en los apartados Centro y Biblioteca. Actividad 2: Valores auxiliares Definir los tipos, ubicaciones y procedencias de documentos que se dan en nuestra biblioteca. Configurarlos en ABIES. Actividad 3: Control de acceso Activar el control de acceso y establecer contraseñas para cada nivel de acceso. En principio se utilizará como contraseña la inicial del nombre del nivel asociado en minúsculas. Por ejemplo, el nivel de Administrador tendrá como contraseña a. Actividad 4: Política de prestamos Definir y configurar apropiadamente la política de préstamos de la biblioteca. Actividad 5: Copia de seguridad Realizar una copia de seguridad de la base de datos en el directorio de trabajo de ABIES. De momento la única Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 31

33 información que contiene la copia de seguridad son los datos introducidos relativos a la configuración. Actividad 6: Definir un logotipo para la biblioteca Crear una imagen con el logotipo de la biblioteca. Si de momento no se tiene logotipo, diseñar uno sencillo con cualquier programa de edición gráfica. Configurar dicha imagen como logotipo de la biblioteca. Actividad 7: Definir nuevas entradas en la CDU Definir tres nuevas entradas en la CDU. Estas entradas serán valores que se utilizarán en la biblioteca y que no están incluidos en la lista inicial. Obra colocada bajo licencia Creative Commons Attribution Share Alike 3.0 License Ministerio de Educación, Cultura y Deporte INTEF 32