Centro Nacional de Capacitación y Calidad

Transcripción

1 CURSO DE PROJECT MATERIAL DIDÁCTICO DE APOYO PARA EL PARTICIPANTE

2 ÍNDICE MODULO I INTRODUCCIÓN A LA INTERFAZ... 7 VIABILIDAD:... 8 FACTIBILIDAD:... 8 Mostrar u Ocultar Barras de Herramientas Mover las Barras de Herramientas Crear un nuevo proyecto Guardar Como Guardar Como abrir los Proyectos Como cerrar un proyecto MODULO II TAREAS Introducir una tarea Editar la celda de tarea Eliminar una tarea Duración de la tarea Cambiar la fecha de inicio de tarea Cambiar la fecha de término de tarea Información de la tarea Avance de tarea Vincular tareas Cambiar tipo de vinculación Eliminar una vinculación Insertar un hito Insertar tarea repetitiva Eliminar una tarea Insertar nueva tarea Insertar sub tareas Insertar notas en tareas MODULO III RECURSOS Introducción de recursos

3 Tipo de recurso Asignación de recursos Creación de un nuevo calendario laboral Asignación de calendarios MODULO IV VISTAS Vistas MODULO V INFORMES Informes Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de trabajo NOTAS FINALES

4 PRESENTACIÓN El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, comprometidos con la calidad en la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de programas institucionales que se vinculen a la solución de los problemas en la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad. En ese contexto la coordinación de informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad comprometida con su modelo educativo se propone el desarrollo de materiales didácticos para el apoyo y mejor aprovechamiento de los participantes. A continuación se presenta el Material de Apoyo Didáctico del Participante, el cual fue desarrollado bajo estrictas normas pedagógicas y didácticas esto con el firme propósito de cumplir su objetivo, el apoyo al participante. 4

5 Este material de apoyo didáctico para el participante está estructurado de la siguiente forma para su mejor comprensión: MÓDULO I: INTRODUCCION A LA INTERFAZ En este módulo se explicará la interfaz de Microsoft, así como la configuración de la misma para poder personalizar las vistas en que se estarán trabajando de aquí en adelante con el objetivo de hacer más fácil su manejo. MÓDULO II: TAREAS Microsoft maneja como primera vista la de Diagrama de Gantt en la cual se podrán poner las tareas de las cuales constará nuestro proyecto, podremos introducir de igual forma las tareas repetitivas y los hitos. MÓDULO III: RECURSOS Microsoft cuenta con una hoja especial para la introducción de los recursos que se van a utilizar durante el desarrollo de nuestro proyecto, cabe mencionar que los tipos de recursos que identifica son: los materiales y los de trabajo; con trabajo se hace referencia a los recursos humanos con los que vamos a contar. MODULO IV: VISTAS Microsoft entre sus múltiples herramientas cuenta con las vistas la cuales nos van a facilitar la comprensión de nuestro proyecto y nos ayudaran a tener un mejor control sobre el mismo y de esta forma su administración va a ser más sencilla. MÓDULO V: INFORMES Microsoft nos presenta la opción de pedir informes específicos acerca del desarrollo de nuestro proyecto, esto también nos ayudara en la presentación de avances a jefes inmediatos o en su defecto nos facilitará la toma de decisiones. 5

6 Objetivo General: Al concluir el curso el participante podrá administrar y controlar de forma eficiente sus proyectos, con el uso adecuado de las herramientas que Microsoft pone a nuestro alcance. Dirigido A: Personal IMSS SNTSS que sean parte de proyectos como integrantes de un equipo de trabajo o como líderes del mismo. Perfil de Ingreso: El participante deberá contar con los cursos Introducción al Uso y Operación de las Microcomputadoras, Windows XP, Excel Básico, así como tener conocimiento o haber participado en el desarrollo de algún proyecto. 6

7 MODULO I INTRODUCCIÓN A LA INTERFAZ Objetivo Específico: El participante conocerá la interfaz gráfica de Microsoft para poder distinguir sus barras y facilitar su manejo. Introducción: Microsoft es un software desarrollado para la administración de proyectos de cualquier envergadura, es necesario comentar que con este programa facilitaremos la creación, desarrollo y administración de proyectos. La versión con la que vamos a realizar este curso es la del reciente MS pero la compatibilidad con las versiones anteriores, de no disponer de la versión, es prácticamente total. No existe, por lo tanto, inconveniente en poder seguir este curso si disponemos de otras versiones anteriores tales como MS 2000 o bien MS 98. Entre muchas posibilidades de trabajo, MS nos permite: Planificar y programar tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla. Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar toda la información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los recursos asignados a las diferentes tareas. Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y con un diseño de diagramas muy apropiados y fáciles de interpretar. Establecer escenarios dentro del proyecto para crear análisis de hipótesis. Planteamientos del tipo "Que pasaría si..." Intercambiar información de proyecto con todos sus participantes a través de una red local, Internet o de una Intranet. Con MS, el Administrador del proyecto posee un control total del proyecto. 7

8 Cuando nosotros empezamos a hablar acerca de proyectos es necesario abordar los conceptos de Factibilidad y Viabilidad los cuales importantes para el desarrollo de un proyecto de cualquier tipo ya que si no conocemos tales sería imposible el desarrollo del mismo. VIABILIDAD: Técnica: La viabilidad técnica se evalúa ante un determinado requerimiento o idea para determinar si es posible llevarlo a cabo satisfactoriamente y en condiciones de seguridad con la tecnología disponible, verificando factores diversos como resistencia estructural, durabilidad, operatividad, implicaciones energéticas, mecanismos de control, según el campo del que se trate. Económica: En muchas ocasiones, los recursos de los que se dispone para evaluar la viabilidad económica vienen determinados por los que produce el propio sistema, proyecto o idea que se está evaluando, por lo que en realidad se lleva a cabo un análisis de rendimiento o rentabilidad interna. Para ello se enfrenta lo que se produce con lo que se gasta, en términos económicos. Para que éste nuevo proyecto, sistema o idea goce de plena viabilidad, debe cumplir con los requisitos establecidos al momento de hacer el estudio y complementarlo con la necesidad a ser cumplida o llevada a cabo. Debe cumplir con los objetivos que se establecen, que sea coste eficiente y debe sobrepasar en calidad, cantidad y otros aspectos relacionados a sistemas actuales si algunos. FACTIBILIDAD: Es saber si el proyecto se puede realizar es decir si sus alcances no van más allá de nuestras manos, es decir si sus alcances son reales y no ficticios y si este proyecto va a ser redituable. Ahora hablemos a cerca de la historia como un breviario cultural en el desarrollo de proyectos. La gestión de proyectos requiere la aplicación de una serie de técnicas, que a lo largo de los años han ido surgiendo: 8

9 En Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representación gráfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo (en MS, hoy se denomina escala temporal). Hoy esta forma de representación la utiliza MS en su vista denominada Diagrama de Gantt. En las empresas buscaban expertos capaces de coordinar las tareas y relacionarlas. En Surge el CPM (Critical Path Method) o método de ruta crítica que permite calcular la duración de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo año, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas. En 1.958, se demuestra la relación entre el diagrama de Pert y del CPM y bajo esta relación se establece que cualquier modificación en la duración en una tarea situada la ruta crítica repercute en la modificación de la fecha de terminación del proyecto. Más tarde detallaremos que es eso de la ruta crítica. MS conjuga estas tres técnicas: Gantt, Pert y CPM en su forma de trabajar. Como ya se ha comentado y para resumir, la planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los pasos a seguir inicialmente, bien pueden ser los siguientes: Definir la lista de tareas e Hitos. Estimar la duración de cada tarea. Determinar las relaciones entre las tareas. Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS). Evaluación de los recursos del proyecto. Asignación de recursos a las tareas. Optimizar la estructura. Con esta información, Microsoft crea una programación 9

10 Después del preámbulo pasemos directamente a la interfaz gráfica de Microsoft la cual se explicara a continuación. Descripción de la interfaz: Barra de Título 2. Barra de Menú 3. Barra de Herramientas Estándar 4. Barra de Formato 5. Barra de Guía de Proyectos 6. Pool de tareas 7. Diagrama de Gantt 8. Barra de Vistas 10

11 Mostrar u Ocultar Barras de Herramientas Click en el Menú Ver Me posiciono encima de Barra de Herramientas Click sobre la barra que deseo mostrar u ocultar Mover las Barras de Herramientas Click sostenido sobre la costilla de la barra. Arrastrar y soltar en el lugar deseado. Crear un nuevo proyecto Click en el Menú Archivo Click en Nuevo En este paso tendrá que seleccionar si desea hacer un proyecto en blanco o bien si desea hacerlo desde uno existente dando click sobre la opción. Guardar el Proyecto Se recomienda que al guardar los proyectos que nosotros estemos creando se haga dentro de carpetas específicas creadas con anterioridad en algún lugar de su ordenador, con el objeto de tener un mayor control sobre nuestros archivos. A continuación se detallara el proceso de guardado de un proyecto, en una carpeta específica creada en mis documentos bajo el nombre de. 11

12 Guardar Como Click en el menú archivo Click en guardar como Seleccionar el lugar destino (carpeta ) Teclear el nombre del proyecto Click en el botón guardar. De esta forma el proyecto que acabamos de crear y posteriormente guardar esta localizado en la siguiente ruta: C:\Documents and Settings\Administrador\Mis documentos\. Cabe mencionar que dicha ruta va a cambiar dependiendo del lugar donde nosotros hayamos creado la carpeta de. En las veces sucesivas que usted decida guardar los cambios efectuados en el proyecto tendrá que utilizar el siguiente método Guardar Click en el menú archivo Click en guardar Como abrir los Proyectos Click en el menú archivo Click en abrir Busco y selecciono el proyecto Click en botón abrir 12

13 Como cerrar un proyecto Click en el mennu abrir Click en cerrar Como cerrar la aplicación Click en el menú archivo Click en salir NOTA: de esta forma cierra el documento y la aplicación, cabe mencionar que existen métodos abreviados los cuales se detallaran durante el curso. 13

14 MODULO II TAREAS Objetivo Específico: El Participante aplicará las herramientas para la introducción y manipulación de las tareas de las cuales estará compuesto el proyecto a desarrollar. En este módulo se explicara la forma en la cual las tareas serán introducidas las tareas en el pool de tareas que se encuentra el la parte derecha de la vista diagrama de Gantt. Antes de comenzar con la introducción de las tareas es necesario saber que un proyecto es una serie de actividades (tareas) ordenas lógicamente que persiguen un fin común las cuales tienen que ser finitas, es decir, tener un limite (fecha de finalización). Las tareas a su vez pueden contener sub tareas, es decir que las tareas a veces son muy extensas y por lo tanto hay que dividirlas en varias para que se pueda de esta forma tener un mejor control sobre las mismas. También es importante mencionar que se cuentan con las tareas repetitivas las cuales son aquellas tareas que se van a estar realizando durante un periodo largo del proyecto y secuencialmente, un ejemplo muy sencillo de la anterior podría ser las tan famosas juntas de consejo, las cuales se pueden realizar semanalmente o mensualmente, según se necesite. Existen los hitos, que no son más que simples tarea pero con una duración de cero días, un ejemplo podría ser las revisiones que se hacen esto no nos lleva más de unas cuantas horas. Ahora bien veamos como introducir una tarea. Introducir una tarea Solo necesitamos estar colocado en la columna Nombre de tarea y teclear la el nombre de dicha tarea. Dar enter para que la columna tome el nombre de la tarea. 14

15 Editar la celda de tarea Seleccionar la celda que tiene la tarea Oprimir la tecla de función F2 Corregir el nombre Dar enter Eliminar una tarea Seleccionar la tarea Click en el menú edición Click en eliminar tarea NOTA: cuando nosotros insertamos una tarea automáticamente le da la duración de un día y la fecha de comienzo que tiene el la del ordenador. A continuación veremos como cambiar la información que por defecto le pone Microsoft a nuestra tarea. Duración de la tarea Ir a la columna duración que se encuentra en el pool de tareas Seleccionar dicha celda de la tarea a la que se le va a cambiar su duración Manipular la duración con los cabezales de flechas de la celda 15

16 Cambiar la fecha de inicio de tarea Es necesario ir a la celda comienzo que esta en el pool de tareas Seleccionar dicha celda y dar click en el cabezal de flecha Seleccionar la fecha dando click sobre ella. Cambiar la fecha de término de tarea Ir a la columna fin que se encuentra en el pool de tareas Seleccionar dicha celda y dar click en el cabezal de flecha Seleccionar la fecha de termino de la tarea 16

17 Cuando insertamos esta información en nuestra tarea automáticamente se modifica nuestro diagrama de Gantt es decir, las barras aumentan su tamaño como se muestra a continuación; esta barra de color azul hace referencia a la duración de la tarea. En la misma barra de color azul, se muestra a la derecha un número en porcentaje el cual indica el porcentaje de avance de dicha tarea, para poder modificar el avance es necesario utilizar la opción información de la tarea. Información de la tarea Seleccionar la tarea Click en el menú proyecto Click en información de la tarea 17

18 Avance de tarea Seleccionar la tarea Click en el menú proyecto Click en información de la tarea Seleccionar en la ventana de información de la tarea el porcentaje, manipulándolo con el cabezal de flecha Al realizar la instrucción anterior se ve como resultado que la barra del diagrama de Gantt se pone un segmento de color rojo lo cual indica que es el porcentaje de completado de dicha tarea. A continuación se vera el vínculo entre tareas, hay que tener en cuenta que no solo existe un tipo de vínculo sino varios los cuales se detallaran en seguida. 18

19 Relación entre tareas (Vinculación) FIN A COMIENZO (FC) En este tipo de vinculación la tarea A deberá finalizar para que la tarea B pueda comenzar. A B COMIENZO A FIN (CF) En este tipo de vinculación la tarea A no puede comenzar hasta que la tarea B finalice. A B FIN A FIN (FF) En este tipo de vinculación la tarea A y la tarea B deberán terminar al mismo tiempo sin importar su fecha de comienzo de cada una de ellas. A B COMIENZO A COMIENZO (CC) En este tipo de vinculación las tareas A y B deberán tener como fecha de inicio el mismo día, sin importar la fecha de finalización de cada una de ellas. A B 19

20 Vincular tareas Seleccionar las tareas a vinculas Click en el menú edición Click en vincular tareas Nota: por defecto Microsoft utiliza el tipo de vinculación Fin Comienzo si se necesita utilizar otro tipo de vinculación realizar los siguientes pasos. Cambiar tipo de vinculación Doble click sobre la vinculación de las tareas Seleccionar el tipo de vinculación Click en aceptar Eliminar una vinculación Doble click sobre la vinculación de la tarea Click en el botón eliminar 20

21 Insertar un hito Seleccionar una celda de la columna nombre de tarea Teclear el nombre de la tarea Ponerle en la columna duración 0d (0 días) Insertar tarea repetitiva Click en el menú insertar Click en tarea repetitiva Poner el nombre de la tarea Escoger el patrón de repetición Dar click en botón aceptar 21

22 Eliminar una tarea Seleccionar la tarea Click en el menú edición Click en eliminar tarea Confirmar la orden Insertar nueva tarea Click en el menú insertar Click en nueva tarea Insertar sub tareas Click en la celda de la columna nombre de tarea Escribir el nombre Click en el icono aumentar sangría (barra de formato) Insertar notas en tareas Click derecho sobre la tarea Click en notas de tarea. 22

23 MODULO III RECURSOS Objetivo específico: El participante podrá controlar los recursos tanto materiales como de trabajo que se verán inmersos dentro de su proyecto. Cuando hablamos acerca de proyectos de cualquier índole es necesario saber que se van necesitar recursos, Microsoft los divide en dos: materiales y de trabajo. Los recursos materiales son aquellos que bien podríamos identificar como insumos, un ejemplo de ellos seria si se tiene un proyecto para la construcción de un HGZ, los recursos materiales podrían ser: alambrón, cemento, tabique, grava, arena, etc... Estos son los que se van a emplear durante el desarrollo del Hospital. Recordemos que cuando hablamos de un proyecto de tal envergadura los recursos materiales tendrán que darse en toneladas, esto solo se menciona como breviario cultural. Cuando hablamos de recursos de trabajo hacemos referencia a los recursos humanos con los que se va a contar durante nuestro proyecto, siguiendo con el ejemplo anterior podríamos mencionar a los maestros de obra, ingenieros, arquitectos hasta incluso los diseñadores de interiores, obreros entre otros no menos importantes. Es necesario tomar en cuenta el horario laboral bajo e l cual los recursos de trabajos se van a regir, el horario que trae por defecto Microsoft es de 8 horas, también es importante revisar el calendario laboral que de igual forma nos va a regir y el que trae es de lunes a viernes, a este calendario él le nombra calendario estándar. Con lo visto anteriormente no queremos decir que este calendario y este horario sea el que siempre se va a utilizar, en el ejemplo anterior nosotros podríamos definir un calendario que se trabajase de lunes a sábado y en un horario superior a de las ocho horas, podrían ser 10 hora o más. Los recursos con los que vamos a contar como era de esperarse, van a ser asignados a las tareas de nuestro proyecto, podemos asignar más de un recurso ya sea material o de trabajo por tarea. 23

24 Introducción de recursos Para hacer la introducción de los recursos es necesario estar en la Hoja de Recursos, esto lo vamos a poder mostrar dando click en la barra de vistas sobre la hoja de recursos; hay que seguir los siguientes pasos: Colocarnos en una celda de la columna nombre del recurso Teclear el nombre del recurso Dar enter para aceptar el nombre Como se mencionaba con anterioridad Microsoft asigna por defecto el tipo de recurso al cual ale pone el de trabajo veamos a continuación los pasos a seguir para modificar el tipo de recurso. 24

25 Tipo de recurso Seleccionar la tarea y dar clik en la celda de la columna tipo Clik en el cabezal de flecha Click en el tipo deseado Asignación de recursos Una vez que usted haya introducido todos los recursos en la hoja de recursos ha llegado la hora de hacer la asignación de los mismos, para esto va a tener que regresar a la vista diagrama de Gantt, una vez que estemos en la vista hagamos lo siguiente: Seleccionar el nombre de la tarea Click en el menú proyecto Click en información de tarea Seleccionar la pestaña recursos Dar click en la celda nombre de recurso Click en el cabezal de flecha Click sobre el recurso a asignar Click en el botón aceptar 25

26 Después de hacer estos pasos a la derecha de la barra del diagrama de Gantt se observara el recurso asignado a la tarea como se muestra en la siguiente figura. Es importante recordad que se manejan calendarios para los recursos, el que esta dado por defecto es el estándar, podemos crear otro calendario y asignarlo a los recursos, obviamente este calendario solo podrá ser asignado a recursos de trabajo. Creación de un nuevo calendario laboral Click en el menú herramientas Click en cambiar calendario laboral Click en el botón nuevo Seleccionar la opción nuevo calendario base Poner el nombre Cilck en botón aceptar Seleccionar los sábados Seleccionar periodo laborable no predeterminado Poner el nuevo horario Dar click en el botón aceptar 26

27 Una vez realizado la creación del nuevo calendario lo que prosigue es asignarlo al recurso de trabajo correspondiente, esto nos sirve para poner orden en los horarios laborales un ejemplo es en el área de sistemas en la instalación de una red deberán trabajar de noche cuando los usuarios no se encuentren para interrumpir sus labores. Asignación de calendarios Ir a la hoja de recursos Dar click en la celda del recurso en la columna calendario base. Click en el cabezal de flecha Click sobre el calendario a utilizar 27

28 MODULO IV VISTAS Objetivo específico: El participante distinguirá las diferentes vistas que Microsoft nos proporciona. Después de haber utilizado dos de las vistas que tiene para nosotros Microsoft (diagrama de Gantt y Hoja de Recursos), es de vital importancia ver las demás opciones de Vistas. El espacio de trabajo en MS se denomina vista. El programa dispone de numerosas vistas y cada una permite la entrada, edición de información, visualización y análisis de datos del proyecto. La vista predeterminada y más práctica en principio es la vista de diagrama de Gantt. Las vistas las podemos también cambiar desde el las posibilidades del menú de Ver. En este menú tenemos la opción de Más vistas... para otras vistas menos utilizadas pero que también están en el programa. Las vistas muestran en pantalla la información en forma de tabla. En dichas tablas, la información se ubica, a modo de hoja de cálculo, en celdas, filas y columnas. La utilidad de las vistas o mejor dicho la función de estas es facilitar la comprensión del proyecto. Con las vistas podremos desglosar a nuestro convenio el proyecto y de esta forma entender su comportamiento. Del lado derecho en nuestra ventana general se muestra la barra de vistas que ya por defecto trae algunas incluidas, pero no son las únicas ya que nosotros podemos mostrar mas haciendo click en mas vistas y hasta incluso podremos crear vistas combinadas. Las vistas combinadas no son más que el conjunto de dos vistas preestablecidas la cuales nosotros podremos escoger de una lista y de esta forma se mostrarán una en la parte superior de la ventana general y la otra en la parte inferior, tomando en cuenta que a esto se le llama personalizar las vistas ya que tenemos que dar un nombre a la nueva combinación. 28

29 Si tenemos en una hoja de Excel, una relación de tareas o recursos, por ejemplo recibida mediante , podemos desde Excel, tan sencillamente como copiando y pegando, traer datos a la tabla correspondiente de la vista actual en Microsoft. A continuación se dará una breve explicación de las vistas que nos proporciona el programa. Vistas Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en función del tiempo. 29

30 Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la programación en formato de diagrama de flujo. Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación de cada tarea. 30

31 Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil del trabajo Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. 31

32 Lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo. Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice esta vista para mostrar información acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones 32

33 MODULO V INFORMES Objetivo específico: El participante podrá ayudarse de herramientas como los informes para poder tomar decisiones acertadas sobre el curso del proyecto. Hablemos ahora acerca de los informes que nos presenta Microsoft, los cuales son de gran utilidad para el control del proyecto y más aún para la toma de decisiones, esto ayudará significativamente a los líderes de nuestro proyecto así como a los mandos superiores. Todos los informes en tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla. Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles: Informes Clicl en el menú ver Click en informes Después de realizar esto sencillos pasos se mostrara una ventana en la cual debemos elegir el tipo de informe que necesitemos. 33

34 Se detallaran a continuación las categorías de los informes que podemos presentar, al igual que en las vistas podremos personalizar los informes según se nos requiera. Generales 1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos. 2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla. 3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea. 4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito. 5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido. 34

35 Actividades Actuales Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se describen a continuación: 1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, muestra la duración, predecesor y la información de los recursos. 2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan pronto, muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a el rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/dia/año. En el reporte, incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos. 3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificada, predecesores e información de recursos. 4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo. 35

36 5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea del reporte, muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras aparecen cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida. 6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber comenzado, pero la presentación de la información varía. Costos 1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento de tiempo. 2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así como la variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto. 3. Presupuesto sobrepasado: contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se ha especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los dos tipos de reportes se describan a continuación: Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e información actual de las tareas que exceden el presupuesto. Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos cuyos costos van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso actual del proyecto 36

37 4. Valor acumulado: Muestra el estado de el costo de cada tarea cuando se comparan con el costo planeado. Asignaciones Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar click a Asignaciones aparece el siguiente cuadro de dialogo: 1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales están asignados, las cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final y cualquier nota de los recursos. 2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que esta programado para cada recurso. se puede usar el botón Modificar para cambiar la escala de tiempo del reporte. También podemos cambiar el formato de fecha. 3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que están asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para ser impreso, muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sido asignados. Se selecciona un recurso, y después click en OK. La lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duración, la fecha inicial y final, predecesores y una lista de todos los recursos que son asignados a cada tarea. 4. Recursos sobreasignados: Muestra los recursos sobreasignados, las tareas a las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se pueden observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fecha inicial y final. 37

38 Carga de trabajo Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro proyecto. Las opciones de esta categoría son: 1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea. También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos semanales. 2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en los recursos que en las tareas. 38

39 NOTAS FINALES Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que componen cada módulo de este evento y que le sea útil para futuras consultas. Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitación, continúe practicando; recuerde que su habilidad dependerá del manejo cotidiano de esta paquetería. También le reiteramos que el equipo de instructores estará en la mejor disposición de apoyarle con cualquier asesoría en informática, y le invitamos a que consulte el calendario de cursos y continúe con este proceso de capacitación según sus necesidades en el puesto que desempeña. Las puertas del Centro Nacional de Capacitación y Calidad estarán siempre abiertas para brindarle el servicio en informática que requiera. Bibliografía: Microsoft paso a paso Autor: Tecnobook Editorial: Tecnobook Año: