PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA, REGLAS DE INTEGRIDAD Y CODIGO DE CONDUCTA

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA, REGLAS DE INTEGRIDAD Y CODIGO DE CONDUCTA MANZANILLO, COLIMA 2018 Página 1 de 14

2 INDICE INTRODUCCIÓN GLOSARIO OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR UNA QUEJA O DENUNCIA PROTOCOLO DE ATENCION DE DENUNCIAS FORMATO DE QUEJA Y/O DENUNCIA Página 2 de 14

3 I.- INTRODUCCIÓN Por lograr un cambio en la actuación de los servidores públicos, es indispensable que parta de un deseo colectivo con principios y valores, nuestros usuarios deben ocupan el centro de nuestra atención y su satisfacción debe ser uno de los objetivos de la Institución, por lo tanto, es imprescindible vigilar el cumplimiento y evaluación de la actividad pública. Es importante tomar acciones que busquen a través del análisis integral de las quejas y denuncias, incidir en la prevención y corrección de conductas irregulares contrarias al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. Todas las actividades relacionadas con la captación, seguimiento y conclusión de las quejas, denuncias y peticiones sobre los trámites y servicios, se han compilado en lo que denominaremos: PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y ATENCION DE QUEJAS Y DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA, REGLAS DE INTEGRIDAD Y CÓDIGO DE CONDUCTA, que cualquier persona presente ante el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Página 3 de 14

4 II.- GLOSARIO Código de Conducta.- Instrumento emitido por el Titular de la Entidad a propuesta del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. CEPCI.- El Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés de la APIMAN Entidades.- Las consideradas como entidades paraestatales en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Lineamientos.- Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés, publicados en el Diario Oficial de la Federación mediante Acuerdo del 20 de agosto de Denuncia.- A la manifestación de hechos presuntamente irregulares, en los que se encuentran involucrados servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, por quien los considera hechos causantes de una falta o infracción administrativa. Queja.- A la expresión de hechos probablemente irregulares de quien resiente o dice resentir una afectación en sus derechos atribuidos a servidores públicos en ejercicio de sus funciones. OIC.- Órgano Interno de Control de APIMAN. Delación.- La narrativa que formula cualquier persona sobre un hecho o conducta atribuida a un servidor público, y que resulta presuntamente contraria al Código de Ética, Código de Conducta y a las Reglas de Integridad. Conflicto de Interés.- La situación que se presenta cuando los intereses personales, familiares o de negocios del servidor público puedan afectar el desempeño independiente e imparcial de sus empleos, cargos, comisiones o funciones. Reglas de Integridad.- Las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, señaladas en el Acuerdo del 20 de agosto de 2015 en el DOF. Página 4 de 14

5 II.- OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo convertirse en un instrumento administrativo que permita a la Administración Portuaria Integral de Manzanillo, S.A. de C.V. atender de manera oportuna y eficaz las Quejas y Denuncias presentadas por la ciudadanía o los/as empleados/as de la Entidad, cuando exista inconformidad, por presuntas irregularidades administrativas, cometidas en el desempeño de las funciones de los/as servidores/as públicos/as; brindándoles de manera confiable un servicio que permita atender y solucionar sus demandas. Página 5 de 14

6 IV.- El procedimiento para la presentación de las quejas y denuncias 1. Confidencialidad de la información: Se deberá salvaguardar la naturaleza de confidencialidad respecto al manejo de la información que derive de las quejas o denuncias a las que tengan acceso o de las que tengan conocimiento. 2. Sobre la presentación de quejas y denuncias: La presentación de las Quejas y Denuncias podrá realizarse por medios electrónicos, escrito o por comparecencia. 3. Sobre la recepción y registro de quejas y denuncias: Cualquier persona o servidor/a público/a podrá interponer su queja o denuncia ante el o la secretaria/o ejecutivo/a del CEPCI por un presunto incumplimiento a: -Código de Ética -Reglas de Integridad -Código de Conducta Podrán presentarse quejas y denuncias anónimas siempre y cuando proporcione datos o indicios que hagan presumir la probable responsabilidad del o los denunciados. 4. Generación de un folio de expediente: Se asignará por parte del Secretario/a Ejecutivo/a del CEPCI, un número de expediente o folio a cada queja o Éste deberá ser único y consecutivo según el momento en que se reciba cada denuncia o queja y será responsabilidad del Secretario/a Ejecutivo/a cuidar la correcta administración de dichos folios así como la adecuada salvaguarda de la información contenida en los mismos. Que se informe al ciudadano/a sobre la captación de su queja o denuncia así como el número de expediente con el que se registró para su seguimiento. Página 6 de 14

7 5. Revisión de requisitos mínimos que deberá tener: -Nombre -Domicilio o dirección electrónica -Breve relato de los hechos -Datos del servidor público involucrado -Medios probatorios de la conducta -Medios probatorios de un tercero que haya conocido de los hechos 6. Solicitud de subsanación de deficiencias de la queja o denuncia: Si al recibir la queja o denuncia el Secretario/a Ejecutivo/a detecta la necesidad de subsanar, aclarar, alguna deficiencia, en la queja o denuncia, lo hará del conocimiento de quién la haya presentado, para subsanar, aclarar, dichas deficiencias en un plazo máximo de 3 días, a efecto de que, pueda darle trámite y hacerla del conocimiento del CEPCI, notificar a las áreas institucionales como el Órgano Interno de Control, a la Gerencia de Procedimientos Legales o a la Jefatura de Recursos Humanos con oportunidad en el supuesto de que existan términos de prescripción de la acción o de la investigación de la presunta conducta contraria a la normatividad vigente. De no contar, enmendar, corregir la deficiencia de la queja o denuncia por parte del interesado, el expediente con número de folio se archivará como concluido. Es importante precisar que la información contenida en la queja o denuncia podrá ser considerada como un antecedente para el CEPCI cuando éstas involucren reiteradamente a un servidor público en particular. 7. Acuse de recibo: El Secretario/a Ejecutivo/a entregará a quien haya presentado la queja o denuncia, un acuse de recibo impreso o electrónico, en el que conste el número de folio o expediente bajo el cual estará respaldada la queja o denuncia, la fecha y hora de la recepción, así como la relación de las pruebas aportadas por el denunciante. En el acuse de recibo que se genere se deberá incluir una leyenda que informe al denunciante que la circunstancia de presentar una queja o denuncia, no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación por parte del CEPCI. Página 7 de 14

8 8. Aviso al Presidente y demás integrantes de CEPCI para su conocimiento: El Secretario/a Ejecutivo/a por los medios electrónicos o los que en su caso se hayan determinado, informará al Presidente del CEPCI sobre la recepción de la queja o denuncia, el número de expediente asignado y un breve resumen del asunto al que se refiere. Así mismo y para el caso de que la queja o denuncia haya sido procedente, el Secretario/a Ejecutivo/a turnará y hará del conocimiento al CEPCI, el expediente original a efecto de que pueda incorporarse a la orden del día de la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria. Con relación a las quejas o denuncias que no reunieron los requisitos de existencia, el Secretario/a Ejecutivo/a deberá informar al CEPCI sobre la recepción de la queja o denuncia, el número de expediente o folio que se le asignó, y la razón o razones por las que el expediente se clasificó como concluido y para canalizarlo directamente con el comité o subcomité archivado. Página 8 de 14

9 V.- PROTOCOLO DE ATENCION DE DENUNCIAS A. De la tramitación, sustanciación y análisis: A.1- Informe del Presidente al pleno del CEPCI El Presidente deberá informar, por la vía que determine más apropiada, a los integrantes del CEPCI, sobre la recepción de la queja o denuncia así como la necesidad de abordar el tema en Sesión Ordinaria o Extraordinaria. A.2-De las medidas preventivas Una vez que el CEPCI tenga acceso al expediente podrá determinar medidas preventivas cuando la queja o denuncia describa conductas en las que supuestamente se actualicen conductas de hostigamiento, agresión, amedrentación, acoso, intimidación o amenaza a la integridad de una persona o servidor público. Lo anterior, sin que ello signifique tener por ciertos los presuntos hechos constitutivos de la queja o Las medidas preventivas podrán determinarse en coordinación con INMUJERES, PRONAID o CNDH. A.3-Sobre la calificación de la queja o denuncia Ámbito de COMPETENCIA Atenderla por existir elementos que configuran un probable incumplimiento Ámbito de INCOMPETENCIA Determinar no competencia del CEPCI para conocer de la queja o En caso de no competencia para conocer de la delación, el Presidente deberá orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente. Quedará a consideración del CEPCI el informar a otras instancias institucionales sobre su declinación de competencia en favor de la de dicha instancia, dando vista al OIC en su caso. A.4- Sobre la atención a la queja o denuncia por parte del CEPCI De considerar el Comité que existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o el Código de Conducta, entrevistará al servidor público involucrado y de estimarlo necesario, para allegarse de mayores elementos, a los testigos y a la persona que presentó la delación. Cabe señalar que toda la información que derive de las entrevistas deberá constar por escrito o en medios electrónicos y deberá estar sujeta a la cláusula de confidencialidad que suscriben los miembros del CEPCI que conocen de las quejas o denuncias. Página 9 de 14

10 A.5-Sobre la conformación de una Comisión temporal o permanente que conozca de la queja o denuncia Para poder desempeñar la tarea de atención a la queja o denuncia, el CEPCI podrá conformar una comisión temporal o permanente, con, al menos, tres de los miembros propietarios temporales, para que realicen las entrevistas, debiendo éstos dejar constancia escrita, misma que deberá incorporarse al expediente respectivo. A.6-Recopilación de información adicional Cualquier servidor público de la APIMAN deberá apoyar a los miembros del CEPCI y proporcionarles los documentos e informes que requieran para llevar a cabo sus funciones con integridad y poder así resolver de la manera más imparcial y eficiente posible, la queja o En aquellos casos relacionados con conflictos de interés, se podrá solicitar la opinión de la UEEPCI de la Secretaría de la Función Pública. A.7-De la Conciliación Cuando los hechos narrados en una queja o denuncia afecten únicamente a la persona que la presentó, los miembros del CEPCI comisionados para su atención, podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. En el caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá dar el curso que determine el CEPCI o la comisión creada al efecto, y en dado caso, se deberá dejar constancia de ese hecho en el expediente correspondiente. B. De la resolución y pronunciamiento: -La resolución o pronunciamiento que emita el CEPCI deberá tener el sentido que el propio Comité determine darle a partir de las características de la queja o denuncia y del estudio y análisis de la misma. Sin embargo, se debe recordar que la atención de la queja o denuncia deberá concluirse por el CEPCI o de comisión mediante la emisión de observaciones o recomendaciones, dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de que se califique como probable incumplimiento. C. De la emisión de conclusiones por parte del CEPCI o de la comisión: El proyecto de resolución que elabore el CEPCI o la comisión deberá considerar y valorar todos los elementos que hayan sido recopilados, así como las entrevistas que se hayan realizado. Se deberá determinar en el cuerpo del proyecto si, con base en la valoración de tales elementos, se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o al Código de Conducta. Página 10 de 14

11 En Sesión Extraordinaria del CEPCI, podrá discutir el proyecto de resolución y deberá votar su aprobación a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o Será facultad del Presidente dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes. D. De la determinación de un incumplimiento: En el supuesto que el CEPCI o la comisión determine que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Código de Conducta o a las Reglas de Integridad, se procederá de la siguiente manera: El CEPCI determinará sus observaciones. Emitirá sus recomendaciones a la persona denunciada en las que, en su caso se inste al trasgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad. De estimar que se actualizó una probable responsabilidad administrativa, dará vista al OIC. Solicitará al área de Recursos Humanos que dicha recomendación se incorpore al expediente del servidor/a público/a. Se remitirá copia de la recomendación al Titular de la Unidad al que esté adscrito el servidor/a público/a transgresor/a. Página 11 de 14

12 VI.- DENUNCIAS. CUADRO RESUMEN CON FECHAS PARA LA ATENCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE QUEJAS Y RESPONSABLE ACTIVIDAD TÉRMINO EVIDENCIA DOCUMENTAL O ELECTRÓNICA 1. Promovente de la queja o 2. Secretario/a Ejecutivo/a 3. Secretario/a Ejecutivo/a 4. Promovente de la queja o 5. Secretario/a Ejecutivo/a 6. Secretario/a Ejecutivo/a Hace del conocimiento al CEPCI presuntos incumplimientos al CE, CC o a las RI. Asigna número de folio o expediente a la queja o denuncia y verifica que cumpla los requisitos. En el supuesto de que la queja o denuncia no cumpla los requisitos solicita que se subsane. Si hay omisiones en la queja o denuncia, las subsana. En el supuesto de que no se subsanen las omisiones de la queja o denuncia en término, archiva el expediente como concluido, previa justificación ante el CEPCI. Envía correo electrónico con los documentos de la queja o denuncia a los miembros del CEPCI y a la GPL 7. CEPCI Califica la queja o denuncia 8. CEPCI, comisión Si existe probable incumplimiento al CE, CC, RI, conforma una comisión con tres de los miembros temporales del CEPCI Tres días hábiles. Tres días hábiles. Tres días hábiles Tres días hábiles a partir de que los requisitos de la Delación estén completos. Cinco días hábiles a partir de que los requisitos estén completos. Se conforma en la misma Sesión del CEPCI en que se califica la queja o -Correo electrónico. -Escrito dirigido al Presidente del CEPCI. Expediente de la queja o denuncia -Correo electrónico o, en su caso, escrito del Promovente. -Correo electrónico o, en su caso, escrito del Promovente. Expediente de la queja o denuncia así como acta de la sesión mediante la cual se dio a conocer el archivo de la queja o denuncia por no cumplir con los requisitos. -Correo electrónico -Expediente de la queja o Acta de la Sesión Acta de la Sesión Página 12 de 14

13 9. Presidente En el supuesto de que el CEPCI determine que no es competente, notifica al Promovente y lo orienta para que acuda a la instancia correspondiente. 10. Comisión Atiende la queja o denuncia, se allega de mayores elementos y presenta proyecto de resolución al Secretario/a Ejecutivo/a. 11. Secretario/a Ejecutivo/a Envía a los miembros del CEPCI y a la GPL, correo electrónico con el proyecto de resolución de la comisión. 12. Comisión Explican al CEPCI el proyecto de resolución 13. CEPCI Aprueba o modifica el proyecto de resolución 14. Presidente De considerarse que hubo una probable responsabilidad administrativa, da vista al OIC. 15. Secretario/a Ejecutivo/a Notifica la resolución al Promovente, al servidor público involucrado y su superior jerárquico Cinco días hábiles a partir de la calificación. Veinte días hábiles a partir de la calificación. Un día hábil a partir de la recepción del proyecto. Plazo máximo de tres meses a partir de que se califique. Cinco días hábiles. Cinco días hábiles. -Correo electrónico o, en su caso, oficio al Promovente. -Expediente de la queja o -Actas de entrevistas. -Correos electrónicos solicitando informes y documentación. -Correo al Secretario/a Ejecutivo/a -Expediente de la queja o -correo electrónico -Expediente de la queja o Acta de la Sesión -Acta de la Sesión -Expediente de la queja o -Oficio -Expediente de la queja o -Correo electrónico o, en su caso oficio..-expediente de la queja o Página 13 de 14

14 1. Promovente de la queja o denuncia, Hace del conocimiento al CEPCI presuntos incumplimientos al CE, CC o a las RI. 8. CEPCI, comisión, Si existe probable incumplimiento al CE, CC, RI, conforma una comisión con tres de los miembros temporales del CEPCI. 9. Presidente, En el supuesto de que el CEPCI determine que no es competente, notifica al Promovente y lo orienta para que acuda a la instancia correspondiente. 2. Secretario/a Ejecutivo/a, Asigna número de folio o expediente a la queja o denuncia y verifica que cumpla los requisitos. 7. CEPCI, Califica la queja o denuncia 10. Comisión, Atiende la queja o denuncia, se allega de mayores elementos y presenta proyecto de resolución al Secretario/a Ejecutivo/a. 15. Secretario/a Ejecutivo/a, Notifica la resolución al Promovente, al servidor público involucrado y su superior jerárquico 3. Secretario/a Ejecutivo/a, En el supuesto de que la queja o denuncia no cumpla los requisitos solicita que se subsane. 6. Secretario/a Ejecutivo/a, Envía correo electrónico con los documentos de la queja o denuncia a los miembros del CEPCI y a la GPL 11. Secretario/a Ejecutivo/a, Envía a los miembros del CEPCI y a la GPL, correo electrónico con el proyecto de resolución de la comisión. 14. Presidente, De considerarse que hubo una probable responsabilidad administrativa, da vista al OIC. 4. Promovente de la queja o denuncia, Si hay omisiones en la queja o denuncia, las subsana. 5. Secretario/a Ejecutivo/a, En el supuesto de que no se subsanen las omisiones de la queja o denuncia en término, archiva el expediente como concluido, previa justificación ante el CEPCI. 12. Comisión, Explican al CEPCI el proyecto de resolución 13. CEPCI, Aprueba o modifica el proyecto de resolución Página 14 de 14