Introducción al correo electrónico

Transcripción

1 2012 Introducción al correo electrónico Lic. Edwin Rivera Computación para la investigación. 01/01/2012

2 Correo electrónico Introducción El correo electrónico o es el servicio más utilizado de Internet, junto con la Web. El correo por Internet, igual que el correo normal, debe ser privado, por esto todos los programas para leer el correo disponen de protección mediante contraseña. Aunque esto no asegura que alguien pueda interceptar el correo mientras viaja a través de la red. Para evitar esto, se pueden utilizar sistemas de cifrado, como el PGP, que codifican el mensaje antes de enviarlo por la red y lo descodifican al llegar al destino. Funcionamiento del correo. El correo electrónico o es una forma de enviar mensajes entre ordenadores conectados a través de Internet. Como la mayoría de los servicios de Internet el correo se basa en la arquitectura cliente/servidor. Vamos a explicar, de forma simplificada, en qué consiste esta arquitectura. Los clientes son los ordenadores de los usuarios que utilizan el correo y el servidor es el ordenador que gestiona el correo, el servidor pertenece a la entidad proveedora del correo (Terra, ONO, Hotmail, Gmail, etc.) Cuando alguien envía un correo, primero llega a su servidor de correo que lo envía al servidor del destinatario, donde el mensaje queda almacenado en el buzón del destinatario. Cuando el destinatario se conecte al servidor, éste le enviará todos sus mensajes pendientes. Por esto da igual que el destinatario esté conectado o no a Internet en el momento que se le envía un mensaje. Podemos configurar nuestro correo para que cada vez que se arranque lea los mensajes pendientes o para que los lea cuando pulsemos en el botón Recibir. El servidor que alberga los correos suele disponer de un espacio limitado. Si en algún momento detecta que vas a sobrepasar dicha capacidad, recibirás un aviso para eliminar correos. Si no lo haces, tu bandeja de entrada no admitirá correos nuevos. De todas formas esto no debe preocuparte demasiado, porque hoy en día los principales servicios de correo electrónico ofrecen espacio de varios GB, que resulta más que suficiente en la mayoría de casos. El proceso cliente/servidor es más complicado de lo expuesto aquí, puesto que se envían mensajes intermedios de comprobación para asegurarse que en cada paso los datos se reciben bien. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 1

3 Los clientes deben disponer de un programa-cliente de correo, por ejemplo el Outlook, Windows Live Mail o Thunderbird. El servidor es un ordenador que tiene un programa servidor de correo que puede atender miles de cuentas de correo. Normalmente el servidor de correo reside en una máquina distinta al servidor de páginas web, por esto puede que en un momento dado no funcione el servidor web pero sí el servidor de correo, o viceversa. Un correo consta de varios elementos, la dirección de correo del destino, el texto de mensaje y puede que algunas cosas más como ficheros adjuntos, etc. Una dirección de correo tiene una estructura fija: nombre_cuenta@nombre_servidor por ejemplo: juan.lopez@aulaclic.es Cada dirección de correo es única para todo el mundo, no pueden existir dos direcciones de correo iguales. Cuando nos conectamos a Internet mediante un proveedor nos suelen asignar una o varias cuentas de correo. También podemos crearnos cuentas en sitios web que las ofrecen gratuitamente como hotmail, Gmail, yahoo, etc. Hay dos formas básicas de utilizar el correo, a través de un programa de correo y mediante webmail. * Webmail. Como su nombre indica, consiste en utilizar el correo desde la Web. Una de las ventajas del webmail, es que desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet podemos leer y enviar nuestro correo sin tener que configurar nada. Más adelante explicaremos algunas cosas más del Webmail. * Programa de correo. Por ejemplo el Outlook o Windows Live Mail de Microsoft, el Thunderbird de Mozilla, Eudora, etc. Estos son programas específicos para trabajar con el correo y que tenemos que instalar en nuestro equipo. La primera vez que se utilizan hay que configurarlos con los datos de la cuenta y servidor de correo. Por lo tanto sólo es práctico utilizarlos en dispositivos que vayamos a utilizar con cierta frecuencia, como el portátil, el equipo personal o en el trabajo. Pueden manejar varias cuentas a la vez sin importar quién nos haya proporcionado la cuenta. Tienen muchas más opciones que el webmail. En la imagen de la página siguiente puedes ver el aspecto general de Windows Live Mail. Estos programas cada vez se utilizan menos en el ámbito personal gracias a la proliferación del webmail. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 2

4 Webmail El webmail es básicamente un correo accesible desde la web. Ofrecen una gran cantidad de espacio, y un rápido acceso con la banda ancha, lo que convierte al webmail en una alternativa más simple y cómoda que las aplicaciones de correo para a mayoría de usuarios. Esta forma de utilizar el correo está muy extendida, porque te permite hacerlo desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet. No necesitamos tener instalado ningún programa cliente de correo para poder utilizarlo. Simplemente tecleamos la dirección de la página web del servicio de webmail que utilicemos en el navegador que usamos normalmente y, después de introducir el usuario y la contraseña, aparecerá una pantalla similar a esta que ves a continuación. En la parte izquierda se encuentran las diferentes carpetas que los organizan. Como está seleccionada la opción Bandeja de entrada, a su derecha, en la parte central, se muestran todos los correos recibidos. Al cambiar de categoría cambiarían los mensajes mostrados. En la parte superior tienes unas solapas para redactar un Nuevo correo, así como distintas opciones para realizar acciones sobre los correos que se hayan seleccionado (marcando su correspondiente casilla). No entraremos a ver en detalle los elementos del correo, ya que los veremos en el siguiente apartado con los programas cliente. Así los explicaremos en general, y no basándonos en la estructura de un proveedor de servicios de correo en concreto. En el ejemplo mostramos el correo de Yahoo, que es el que creaste en el ejercicio de la primera unidad. Sin embargo existen otras empresas que también ofrecen correos con Universidad Doctor Andrés Bello. Página 3

5 acceso desde la web, como por ejemplo Gmail, Hotmail, etc. Veamos el aspecto que presentan estos otros dos correos webmail, por ser los más utilizados. Observa que, a groso modo, son muy similares. Arriba a la derecha dispones de las herramientas para configurar la cuenta o cerrar la sesión. También en la zona superior encontrarás un menú con otros servicios de la empresa, que tienes a tu alcance sólo por estar dado de alta con ellos. El resto del espacio es para gestionar el correo, los contactos, etc. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 4

6 Una de las principales desventajas, que hace que muchos opten por instalar un cliente de correo, es que a menos que tengas la página abierta todo el tiempo no recibes ningún tipo de aviso cuando te llegan mensajes nuevos. Esto se puede resolver de varias formas: Instalando los programas de mensajería instantánea (Microsoft Messenger, Yahoo Messenger, o Google Talk para Gmail). Estos programas además ofrecen otras funciones, que veremos mejor en la siguiente unidad. Instalando un pequeño programa de aviso, ya sea en forma de programa de escritorio, de barra de extensión de tu navegador, etc. Buscando en internet encontrarás muchas soluciones. Los programas de correo. Windows Live Mail Vamos a ver las características básicas de un programa de correo. Utilizaremos Windows Live Mail por ser la propuesta gratuita de Microsoft para Windows 7. Windows Live Mail se descarga en el paquete Windows Live Essentials, que contiene otros programas útiles como Messenger. Puedes descargarlo desde la página de Microsoft, esta página también se abrirá si despliegas el menú Inicio de tu Windows 7 y escribes Windows Live en la caja de búsqueda. Tan sólo deberás pulsar la opción Conectarse para obtener Windows Live Essentials. No es necesario que instales todos los programas, puedes escoger únicamente Mail, luego siempre estarás a tiempo de incluir el resto. Los programas para manejar el correo son muy parecidos todos, manejan los mismos conceptos. Lo que más cambia es el entorno de trabajo y las opciones de configuración y personalización. Básicamente todos tienen los elementos que puedes ver en esta imagen. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 5

7 En la zona superior encontramos el botón azul de Windows Live con las opciones generales. Luego, una serie de pestañas que organizan todas las herramientas del gestor en distintas fichas. En la propia barra de título también hay algunos botones de acceso rápido para realizar acciones frecuentes como actualizar los contenidos o escribir un nuevo mensaje. En la zona inferior y ocupando la mayor parte de la pantalla encontrarás toda la información de tu cuenta. Correos enviados, recibidos, notícias, eventos de tu agenda, etc. * Si tienes seleccionada la opción Correo del menú izquierdo, observarás una estructura de carpetas para cada una de tus cuentas. Bandeja de entrada: contiene los correos que recibimos. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 6

8 Borradores: contiene los correos que están pendientes de ser enviados, o que se dejaron a mitad redactar en un momento dado. Correo electrónico no deseado: Es la carpeta que contiene todos aquellos mensajes que tu servidor de correo interpreta como publicitarios o no solicitados. Elementos enviados: correos que se han enviado. Elementos eliminados: al borrar los correos de la bandeja de entrada van a esta carpeta, como se hace con los archivos eliminados y la papelera de reciclaje. Luego se puede vaciar la carpeta de Elementos eliminados o volver a utilizar algún correo. La ficha Principal del correo El grupo Nuevo. Permite crear un Mensaje de correo electrónico. Entramos en un sencillo editor de texto que veremos con detalle en el punto siguiente. La opción Fotocorreo tendrá el mismo efecto, pero nos solicitará antes que nada los archivos de imagen que queremos adjuntar al mensaje. El grupo Herramientas. Contiene el botón Enviar/recibir. Mediante este botón puedes, con un sólo clic, enviar los correos pendientes y recibir correos nuevos. Si quieres sólo recibir o sólo enviar, puedes hacerlo haciendo clic en su pequeño triángulo y seleccionando la opción en el menú que se mostrará. Si tienes varias cuentas definidas también te permite elegir sobre qué cuenta actuar. Trabajar desconectado permite crear y leer correos, pero sin enviar y recibir, es decir, trabajar con lo que tengamos ya. El resto de opciones estarán disponibles únicamente si hay algún mensaje seleccionado, porque son acciones que se realizan sobre él. Nos referimos, por supuesto a las herramientas de los grupos: Eliminar. Que permiten borrar un mensaje. Lo enviará a la bandeja de Elementos eliminados. Para vaciar esta carpeta pulsar con el botón derecho sobre ella y elegir la opción Vaciar la carpeta "Elementos eliminados". También podremos marcarlo como Universidad Doctor Andrés Bello. Página 7

9 Correo no deseado (publicidad intrusiva o remitentes desconocidos), así no recibiremos más mensajes de esa persona o empresa. Responder. Crea un mensaje nuevo, indicando directamente como destinatario a aquel que huviese enviado el mensaje que tenemos seleccionado. También se conservará el mensaje original, y podremos indicar nuestra respuesta junto a él. Si el mensaje tenía más destinatarios además de ti mismo, y quieres que la respuesta les llegue a todos ellos, puedes enviar Responder a todos. La opción Reenviar es distinta, lo que hace es enviar una copia exacta del correo a la persona que tú escojas. Acciones. Mover correos, marcarlos, copiarlos o buscar entre ellos. Desde este grupo podemos realizar diversas acciones que nos resultarán muy prácticas. Mover correos tiene más sentido si hemos creado una estructura de carpetas para clasificarlos. Esto se hace fácilmente desde la ficha Carpetas. Redactar un correo La que ves a continuación es la pantalla que aparece cuando redactamos un correo. Puedes abrirlo desde la opción para crear correos electrónicos o con las teclas rápidas CTRL+N. Los elementos más importantes son: Universidad Doctor Andrés Bello. Página 8

10 En la barra de acceso rápido encontramos una selección de botones de uso frecuente que te permitirán Guardar el mensaje (sin enviarlo, como borrador), Deshacer/Rehacer, Adjuntar archivos o establecer su nivel de importancia. En la segunda destacaremos las pestañas que contienen las herramientas de edición del mensaje. Mensaje contendrá aquellas que te permitirán, fundamientalmente, dar estilo al texto y añadir el destinatario de tu agenda de contactos. Revisar la ortografía, etc. En el curso de Word de aulaclic tienes más información sobre estas herramientas, tan típicas en los editores de texto. Insertar te facilita la tarea de adjuntar datos. En las últimas versiones ya es posible crear álbums de fotos completos. También encontrarás herramientas para incluir enlaces o emoticonos. Las Opciones del mensaje te permiten cifrarlo o firmarlo digitalmente para garantizar su seguridad y fiabilidad. Por último tenemos la zona del mensaje en sí, que incluye el destinatario, el asunto (tema a tratar) y el contenido del mensaje en sí. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 9

11 Para: aquí debemos poner la dirección del destinatario. Se puede poner más de una dirección. Incluso se puede poner el nombre de una lista que contenga varias direcciones. Si haces clic en el enlace Mostrar CC y CCO podrás enviar una copia del correo a otras personas. Si incluyes un destinatario en CCO, es decir, Con Copia Oculta, el resto de destinatarios no sabrán que este también ha recibido el correo. La opción De te permite escoger desde qué cuenta de correo quieres enviar el mensaje, en caso de que hayas configurado varias en el gestor. Es interesante indicar el Asunto del mensaje, porque es el texto que se muestra en la bandeja de entrada sin necesidad de abrir el mensaje. Por tanto, cuanto más atractivo y descriptivo sea, más llamará la atención del destinatario. En la zona inferior escribiremos el Mensaje. La opción Enviar envía el mensaje a su/s destinatario/s. Contactos de Windows Live Windows Live Mail permite gestionar una agenda de contactos, para guardar las direcciones de nuestros amigos, familiares y compañeros y facilitar así el envío de correos. Al redactar un correo basta con pulsar en la palabra Para: y se iniciará la agenda, donde podremos seleccionar los destinatarios. Veamos cómo confeccionar nuestra agenda. En la zona inferior izquierda lo habitual es que esté marcada la opción Correo y que lo que veamos sean nuestros mensajes, pero si hacemos clic en Contactos cambiará todo el entorno. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 10

12 Ahora, arriba vemos una única ficha que contiene herramientas para incluir contactos, clasificarlos en categorías, modificarlos, importar y exportar, o borrar. Es decir, todas las herramientas necesarias para gestionar la agenda. El menú de la izquierda mostrará una jerarquía de carpetas distinta, en esta ocasión las categorías de contactos que hayamos creado (trabajo, gimnasio, clientes, proveedores, familia, etc.) Y la zona principal mostrará la lista de contactos. En nuestro caso sólo hay uno, y al estar seleccionado se muestran sus detalles junto a él. Si quisiéramos volver a ver nuestros correos, deberíamos seleccionar abajo a la izquierda la opción Correo de nuevo. En la ficha Página principal > grupo Nuevo > botón Contacto, o desde las teclas CTRL+N, crearemos un nuevo contacto. Se abrirá una ventana donde rellenar sus datos. Lo más importante es incluir al menos nombre y dirección de correo, luego puedes pulsar Agregar contacto y ya estará en tu agenda. Si tienes algo más de tiempo y te apetece, puedes recorrer las categorías de la ficha (Contacto, Personal, Trabajo, Dirección de Mensajería, Notas, etc.) donde podrás incluir toda la información que desees sobre esta persona. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 11

13 Esta información no se encuentra almacenada en local en tu ordenador, sino que se guardará en el servidor. Así, si abres tu correo desde el webmail, podrás consultar esta misma agenda. Si incluyes tu cuenta Windows Live en tu dispositivo móvil con sistema operativo Windows estos contactos también se sincronizarán y aparecerán en tu agenda del móvil. Además, el correo se comporta de forma inteligente. Si el contacto forma parte de tu lista de amigos en mensajería instantánea, se consultará automáticamente su perfil para extraer información como su estado, su foto o cualquier dato que esa persona haya rellenado y se incluirá directamente en su ficha. Esto es así porque todos los servicios Windows Live funcionan como uno mismo, y acceden entre ellos a los distintos datos de tu cuenta. Opciones del correo Los programas cliente de correo en general tienen diversas opciones para adaptar el comportamiento del programa a cada usuario. Windows Live Mail no es una excepción. Para acceder a sus opciones desplegamos el menú Windows Live Mail (botón azul superior) y luego seleccionamos Opciones > Correo... Se abrirá la ventana para configurarlo, que contiene todas las opciones distribuidas en fichas. Para cambiar de ficha, haz clic en su correspondiente pestaña. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 12

14 Universidad Doctor Andrés Bello. Página 13

15 Virus por correo Los virus informáticos son programas que se instalan de forma inadvertida en los ordenadores, realizan su función destructiva y pueden propagarse hacia otros ordenadores. Las vías de propagación son diversas y han ido evolucionando a lo largo del tiempo. Hace unos años, cuando no existía Internet, se propagaban preferentemente a través de los disquetes. Luego empezaron a utilizar como vía de expansión los programas que se descargaban por Internet. Últimamente uno de los medios más utilizado de propagación es el o correo por Internet. Utilizar el correo como medio de dispersión tiene varias ventajas desde el punto de vista de los virus. Es un medio muy rápido y muy utilizado, un virus puede replicarse millones de veces en pocos días de la siguiente forma. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 14

16 El virus llega al correo de un ordenador, se instala en él, toma la libreta de direcciones y se autoenvía a todas las direcciones de correo que figuren en la libreta de Direcciones. Al llegar a otro ordenador se vuelve a autoenviar a todas las direcciones que figuren en él, y así sucesivamente. Hoy en día, además, las agendas de contactos se comparten entre diversos programas. Los contactos de mensajería instantánea, el listado de tu móvil de última generación y el correo electrónico consultan la misma agenda, de modo que la propagación del virus puede extenderse a distintos ámbitos y dispositivos, como móviles, ipad o cualquier otro con conexión a internet. Infección. - Algunos virus sólo se activan si abrimos los ficheros adjuntos que acompañan al mensaje. - Otros virus se activan simplemente al abrir el correo y leer el mensaje. Si tenemos activada la vista previa implica que se lee el mensaje y nos "contagiamos". Los síntomas que nos permiten averiguar si estamos infectados por algún virus son muy diversos y varían según cada virus. Algunos son más evidentes, porque envían correos a terceros con texto en inglés, por ejemplo, o de publicidad. Otros, en cambio, son más silenciosos, y se dedican básicamente a robar información de tu cuenta de correo, como fotografías, correos de terceros o tu información personal compartida (lugar de residencia, teléfono, etc.) Precauciones. Lo ideal para mantenernos protegidos es seguir dos sencillos consejos: no abrir correos de desconocidos o sospechosos (por ejemplo, con un asunto extraño o en otro idioma) y disponer de un buen sistema antivirus instalado en el equipo. Eliminación. Cada virus se elimina de una determinada forma, los programas antivirus suelen ser eficaces en esta labor. También puedes visitar la página web de los fabricantes de antivirus, algunos de ellos ponen información y herramientas para desinfección de forma gratuita. Por ejemplo: Panda. Spam. Correo no deseado Universidad Doctor Andrés Bello. Página 15

17 El SPAM también llamado correo no deseado o correo basura, consiste en obtener listas de direcciones de correo a través de empresas que se dedican a recopilarlas y venderlas, y enviar correos con publicidad e incluso virus a personas que ni lo han solicitado ni autorizado. El spam ha pasado de ser algo molesto a llegar a ser un verdadero problema por la gran cantidad de correo basura que circula por la red y que nos hace perder tiempo y dinero para eliminarlo. Para evitar el Spam no existe una fórmula definitiva ya que antes de abrirlo es difícil saber si un correo es Spam o no. No obstante, hoy en día la los servidores de correo suelen filtrarlo de un modo bastante eficaz, además se emprenden acciones legales contra los servidores que generan este tipo de correos. Sin embargo, como todo proceso automatizado, a veces suceden errores, por eso te recomendemos que prestes atención a los dos casos más frecuentes: Un mensaje ha sido catalogado como SPAM por error. A veces, si no encuentras un correo que estás esperando, es porque automáticamente ha sido enviado a la carpeta de correo no deseado. En tal caso debes buscarlo ahí, y si está ahí, moverlo a tu bandeja de entrada. Para que esto no vuelva a suceder, te recomendamos que incluyas la dirección del remitente en tu agenda de contactos, así no serán considerados correos intrusivos. El caso opuesto es que un mensaje de SPAM no ha sido identificado como tal, y aparece en nuestra bandeja de entrada. Entonces es recomendable enviarlo a la carpeta de correo no deseado desde dicha opción. La mayoría de gestores y webmail toman nota de estas acciones para evitar que, en el futuro, los correos de dicho remitente te lleguen a la bandeja. Así, van perfeccionando una especie de lista negra que servirá, además, para mejorar su filtro de SPAM. También puedes actuar de un modo más avanzado y activo, creando tus propios filtros para seleccionar los contenidos que recibes en tu correo. Un filtro de correo permite desechar ciertos correos que consideramos spam. Los correos detectados como spam se pueden desviar a una carpeta específica o eliminarse directamente. Se puede filtrar de diversas maneras. Una vez comprobado que un correo es spam se puede definir un filtro para que los siguientes correos que lleguen con el mismo remitente se consideren spam. También se puede crear un filtro que incluya ciertas palabras (sexo, porno,...) de forma que si en el campo Asunto del correo aparecen esas palabras se considere spam. También hay filtros que analizan el contenido del correo y son capaces de detectar el spam ya que los correos basura suelen tener un lenguaje y una estructura similar. Los usuarios podemos tomar acciones para evitar recibir el correo basura. La otra forma de luchar contra el spam no está en manos de los usuarios sino que depende de gobiernos, entidades diversas y empresas. Se trata de evitar que se envíen los correos basura. Esto Universidad Doctor Andrés Bello. Página 16

18 incluye leyes que penalicen a los emisores de spam, listas negras públicas con los emisores de spam, etc. Por último, hay algunas acciones de prevención que nos pueden ayudar a luchar contra el spam. En primer lugar, conviene ser cuidadoso con a quien dejamos nuestra dirección de correo, cuantos más sitios web conozcan nuestra dirección más probabilidades hay de que los emisores de spam conozcan nuestra dirección. Una táctica que puede dar buenos resultados es tener dos cuentas de correo, una para las cosas importantes y otra para cosas menos importantes. La cuenta importante en la que figura nuestro nombre real sólo hay que darlas en sitios de mucha seriedad mientras que con la otra cuenta, con nombre ficticio, podemos ser menos precavidos, aunque desde esa cuenta también es posible saber algunos datos del usuario. Si en la segunda cuenta empezamos a recibir mucho spam podemos darla de baja y crear una nueva. Conviene no poner la dirección de correo en los mensajes de los foros, chats, páginas web, etc. ya que hay programas que van rastreando Internet y recolectando direcciones de correo para luego enviar spam. No conviene responder a los mensajes de spam porque tienen direcciones falsas del emisor y el correo llegará a alguien que no tiene nada que ver con el verdadero remitente del spam, además, en caso de que el remitente sea el autentico spam lo único que conseguiríamos es confirmarle que nuestra dirección es válida, con lo cual seguirá enviándonos todavía más spam. Universidad Doctor Andrés Bello. Página 17