CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN

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1 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 1 de 11 1) DATOS GENERALES DEL PROCESO 1.1) Tipo de Proceso: Evaluación 1.2) Nombre del Proceso: 1.3) Objetivo: Evaluar periódicamente la Gestión Universitaria a través de la valoración interna de los productos y/o servicios elaborados y/o prestados en la Universidad, que permita determinar los avances para tomar decisiones asertivas que permitan el logro de los objetivos y propósitos trazados en los diferentes planes, programas, proyectos y procesos.; mediante el uso de dispositivos, que permiten identificar, monitorear, evaluar y revisar el quehacer institucional. 1.4) Alcance: Inicia desde la planeación de los ejercicios de revisión y valoración de la gestión y el quehacer institucional y finaliza con la elaboración de informes de evaluación. Aplica a todos los procesos y Unidades de la UNAD, Considerando los aspectos ambientales, los riesgos laborales asociados, seguridad de la información y los requisitos legales y suscritos aplicables para la ejecución de las actividades.

2 Página 2 de 11 2) ENTRADAS DEL PROCESO 2.1) No. Entrada 2.2) Insumos que se Transforman 2.3) Proveedor 2.4) Controles Requeridos 1 Información de resultados de los procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG), planes operativos y acuerdos de gestión, y resultados desarrollados en todo el contexto organizacional Universitario. Unidades de la UNAD. Reportes de informaciones validadas y suministradas en las fechas de corte establecidas y del cumplimiento de las directrices o requisitos previamente establecidos por las instancias internas a quienes corresponda reportar su avance. Auditorías Internas. Informe de Gestión por Proceso (IGP). 2 Requisitos y características del Unidades de la UNAD. Pruebas sustantivas, Modelo Estándar de Control Interno cumplimiento, confiabilidad y (MECI). veracidad de la información reportada por los Responsables en las Unidades. 3 PQRS ingresadas por cualquiera de los Todos los estamentos de la UNAD y Aplicación Sistema de Atención al canales de comunicación. demás partes interesadas. Usuario (SAU), garantizando la confiabilidad y veracidad de la solución de fondo de las PQRS dada a nuestros usuarios 4 Tutelas y Demandas interpuestas en Todos los estamentos de la UNAD y Aplicación (Sistema de contra de la UNAD. demás partes interesadas. Información) para el apoyo a la

3 Página 3 de 11 5 Información de posibles Riesgos proveniente de cada proceso o de sus actividades en el Mapa de Riesgos. 6 Gestión realizada individualmente avalada por los jefes y consolidada por Talento Humano; gestión grupal y avances de planes operativos. Oficina de Control Interno. Unidades de la UNAD. Gerencia de Talento Humano Unidades de la UNAD Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario. gestión y trámite de contestación de demandas y tutelas. Cumplimiento de tiempos para la gestión y trámite de contestación de demandas y tutelas. Revisión, evaluación, seguimiento y realimentación de los posibles riesgos identificados. Realimentación a planes operativos, reportes de actividades de gestión tanto individual como grupal y Revisión de la Evaluación Docente. 3.1) No. Actividad 3.2) Actividades 3.3) PHVA 1 Planear el control y seguimiento de la Gestión Universitaria, efectuar el comparativo entre los requerimientos y ejecución respectiva. 2. Verificar y evaluar los avances del MECI. 3) DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 3.4) Entradas Relacionadas 3.5) Documentación y registros asociados al desarrollo de la actividad Planear 1 Los establecidos e implementados para el Control y Gestión Universitaria. Planear 2 Productos MECI por componentes y elementos. 3.6) Responsable Alta Dirección Universitaria. Clúster Estratégico de Autorregulación y Autogestión (Jefe Oficina de Control Interno (OCONT), Jefe OPLAN y Gerente de GCMU) de la UNAD. Oficina de control Interno.

4 Página 4 de 11 3 Determinar las Metas que serán objeto de evaluación y control dentro de la gestión de los planes operativos. 4 Realizar el alistamiento de todo el ciclo de auditorías, el programa de auditorías y los planes de auditoría, que incluyen la elaboración de las listas de verificación. 5 Establecer las directrices para la administración del riesgo. 6 Establecer los parámetros para la atención de PQRS y tener disponibles los canales de atención. 7 Determinar la metodología y procedimiento a realizar para atender las tutelas y demandas interpuestas contra la UNAD. 8 Establecer las actividades necesarias para la revisión a intervalos planificados del Planear 1, 2 Aplicación Sistema de Gestión y Monitoreo Administrativo. Planear 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Formato Programa de auditoría y Formato de Plan de auditoría. Planear 1, 2, 3, 4, 5, 6 Circular informativa con directrices sobre la administración del riesgo. Planear 3, 4 Resolución Rectoral del Sistema de Atención al Usuario. Planear 4 Radicación de las tutelas y demandas. Planear 1, 3, 4, 5, 6 Informe de Gestión por Proceso- IGP. Jefe y equipo de trabajo de OPLAN. Todas las unidades y zonas de la UNAD. Jefe y equipo de trabajo de Oficina de Control Interno. Jefe y equipo de trabajo de Oficina de Control Interno. Gerente y equipo de trabajo de Gerencia de Calidad y Mejoramiento Continuo. Secretaría General (SGRAL) - abogado designado. Líderes de Unidad, Directores de Zonales o Directores de Centro. Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario.

5 Página 5 de 11 Sistema Integrado de Gestión - SIG. 9 Establecer los criterios y pasos para la realización adecuada del balance de gestión interno (individual y grupal) y la rendición de cuentas pública a la ciudadanía. 10 Evaluar y controlar los Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD. 11 Ejecutar las acciones correspondientes para alcanzar las metas propuestas. 12 Contestar de demandas y Atención de Tutelas. 13 Evaluar y controlar de los Planes Operativos de la Universidad. Planear 1, 3, 4, 5, 6 Guía con directrices para realizar el balance de gestión o autoevaluación. Hacer 1, 2, 3, 4, 5, 6 Los establecidos e implementados para evaluar y controlar los Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD. Hacer 1, 2 Formato de Registro de Reuniones y Comités Institucionales (F-3-1-3). Aplicación SIGMA. Hacer 4 Respuesta a las demandas o tutelas. Aplicación. Hacer 1, 2 Evidencias cargadas en la aplicación. Gerente de GCMU. Líderes del Clúster Estratégico y Gerente Talento Humano; Líderes de los componentes del SIG (Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, seguridad de la información) y cuerpo evaluador. Líderes Nacionales de procedimiento del SIG. Líderes zonales y líderes de procedimiento. Abogado designado por el Secretario General. Jefe de Oficina Asesora de Planeación.

6 Página 6 de Ejecutar las Auditorias planeadas a los procesos y/o procedimientos. 15 Reportar seguimiento periódico de las actividades registradas en los Mapas de Riesgos. 16 Revisar el SIG para toma de decisiones. 17 Confirmar respuesta de PQRS, verificando la calidad del contenido y los documentos adjuntos de soporte cuando aplique cumpliendo los criterios de: Pertinencia, uso del lenguaje amable y apropiado. 18 Revisar la contestación de la tutela o demanda y verificación de tiempos en las respuestas. 19 Realimentar la información de los Mapas de Riesgos o aceptar los riesgos. Verificar 1, 2,3, 4, 5, 6 Informe de Auditoría por Proceso, Informe Preliminar de Auditoría, Lista de Verificación Específica. Verificar 5 Aplicación Mapa de Riesgos. Verificar 1, 2, 3, 4, 5, 6 Acta de Comité Técnico de Gestión Integral y MECI. Verificar 3, 4 Respuesta a la PQRS en la aplicación. Equipos de auditores internos y Auditores líderes. Responsables de la alimentación de la información en la Sede Nacional, Centros y Zonas y del seguimiento a los riesgos de los procesos y/o procedimientos. Comité de Gestión Integral y MECI. Líder Nacional del SAU. Verificar 4 Aplicación. Secretaria General. Actuar 5 Aplicación Mapa de Riesgos. Funcionarios encargados de la OCONT.

7 Página 7 de Realizar los ajustes correspondientes dados en la realimentación de los Mapas de Riesgos si a ello hay lugar. 21 Presentar la contestación en el Despacho Judicial, cumplimiento o notificación del fallo emitido. 22 Formular planes de mejoramiento provenientes del Comité Técnico de Gestión Integral y MECI. 23 Implementar mejoras que resulten de las propuestas presentadas a la UNAD para ser trabajadas en la siguiente vigencia. 24 Realizar seguimiento y monitoreo a las actividades y oportunidades de mejora que se estén implementando. Actuar 5 Aplicación. Líderes Nacionales de procedimiento del SIG. Actuar 4 Contestación de la demanda o tutela. Responsables de la alimentación de la información en la Sede nacional, centros y zonas y del seguimiento a los riesgos en los procesos. Secretaria General. Actuar 1, 2, 3, 4, 5, 6 Plan de mejoramiento. Gerente GCMU. Actuar 1, 2, 3, 6 Propuestas, solicitudes y preguntas de los ciudadanos que se reciban. Actuar 1, 3, 5, 6 Aplicación Sistema de Seguimiento de Acciones de Mejora (SSAM). Líderes Nacionales de procedimiento del SIG. Líderes Nacionales de procedimiento del SIG. Representantes de procedimiento en centros y zonas. Encargado de la actividad en la GCMU.

8 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 8 de 11 4) SALIDAS DEL PROCESO 4.1) No. 4.3) Actividades 4.2) Salidas Salida Relacionadas 4.4) Usuario 1 Informe de Gestión 1, 2, 11, 13 Todas las unidades de la UNAD. Institucional. 2 Acta del Comité Técnico 8, 10, 22, 24 Todas las unidades de la UNAD. de Gestión Integral y MECI 3 Informes de Auditorías 4, 10, 14, 17, 19, 20, Todas las unidades de la UNAD. Nacionales por Proceso y/o procedimientos. 22, 23, 24 4 Mapas de Riesgos. 5, 15 19, 20 Todas las unidades de la UNAD. 5 Rendición de Cuentas 1, 2, 9, 23 Todas las unidades de la UNAD. Pública y Presentación de Balance Social. 6 Respuesta a las PQRS. 6, 17 Todos los estamentos de la UNAD. 7 Respuesta a la Acción Constitucional de Tutela. 7, 12, 18, 21 Todos los estamentos de la UNAD. Juzgados o Tribunales. 8 Respuesta a la Acción Contenciosa. Accionante o persona que interpone la acción de tutela. 7, 12, 18, 21 Todos los estamentos de la UNAD. Juzgados o Tribunales. Demandante.

9 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 9 de 11 5) NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1) Tipo de Documento 5.2) No. y Fecha de Aprobación 5.3) Nombre Constitución Política de Artículo 1, 209, 269, 287, 298, Constitución Política de Colombia. Colombia entre otros artículos. Otros Lineamientos Rectorales, Política Institucional UNAD. Lineamientos Rectorales, Política Institucional. Otros Plan de Desarrollo UNAD, Planes operativos. Plan de Desarrollo de la UNAD, Planes operativos según vigencia. Otros Modelos y Estándares e Informes de Auditoría externa. Modelo MECI, Estándares NTCGP 1000:2009, OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 20000, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), Informes de Auditoría externa. Decreto Decreto 2591 de 1991 (noviembre 19). Por el cual se reglamenta la Acción de Tutela consagrada en el Artículo 86 de la Constitución Política de Colombia. Ley Ley 30 de 1992 (diciembre 29). Por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior. Ley Ley 87 de 1993 (noviembre 29). Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley Ley 152 de 1994 (julio 15). Ley Orgánica de Plan de Desarrollo. Decreto Decreto 1537 de 2001 (julio 26). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. Ley Ley 872 de 2004 (diciembre 30). Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público Decreto Decreto 1599 de 2005 (mayo 20). Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Decreto Decreto 4110 de 2005 (diciembre 9). Por el cual se reglamente la ley 872 del 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la gestión pública.

10 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 10 de 11 Decreto Decreto 2770 de 2006 (agosto 16). Por el cual se transforma en ente autónomo a la UNAD y se dictan otras disposiciones. Acuerdo Acuerdo 002 de 2006 (agosto 29). Por el cual se expide el Estatuto Presupuestal y Financiero de la UNAD. Acuerdo 013 del 05 de mayo de 2011 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 003 del 28 de enero de 2011; por el cual se reglamenta el sistema de evaluación de desempeño del docente de carrera de la UNAD. Ley Ley 1437 de 2011 (enero 18). Por la cual se expide Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley Ley 1474 de 2011 (julio 12). Estatuto Anticorrupción. Decreto Decreto 019 de 2012 (enero 10) (Reglamentado por el Decreto Nacional , Reglamentado por el Decreto Nacional 1450 de 2012). Por el cual se dictan normas para suprimir o reformular regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Acuerdo Acuerdo 015 del 30 de marzo de Por el cual se modifica el Estatuto General de la UNAD. Ley Ley 1564 de 2012 (julio 12). Por la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. Acuerdo Acuerdo 037 del 27 de agosto de Por el cual se expide el nuevo Estatuto Organizacional de la Universidad. Resolución 2905 (15 de Mayo de 2013). Reglamento SAU. Decreto 943 de 21 de mayo de Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Documento de referencia Manual Técnico MECI 2014 Manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno Para el Estado Colombiano MECI DAFP Decreto 103 de 20 de enero de Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de Resolución 6180 del 10 de julio de 2017 Por medio de la cual se modifica la estructura del Comité Técnico de Gestión Integral y MECI y se derogan las Resoluciones 3943 de 2011 y 2054 de 2007.

11 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 11 de 11 Resolución 9803 del 13 de septiembre de 2017 Por la cual se modifican la política y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión SIG de la UNAD y se deroga la Resolución número 6858 de 2014, Resolución número 7966 de 2014 y Resolución número 5317 de ). MEDICIONES ASOCIADAS Consultar Mediciones Asociadas al Proceso 7) MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES DE LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESO VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL CAMBIO Primera versión emitida Se ajustaron las salidas del proceso Se actualiza normatividad se incluye: Acuerdo 003 del 28 de enero de 2011, Decreto 943 de 21 de mayo de 2014, Documento Manual Técnico MECI 2014, Resolución de 22 de agosto de 2014, Resolución 7922 de 16 de octubre de 2014, Resolución 5317 de 29 de mayo de Se actualiza el control requerido en la actividad No 1; se incluye: Informe de Gestión por Proceso (IGP). Se actualiza la Documentación y registros asociados al desarrollo de la actividad No. 8; se incluye: Informe de Gestión por Proceso (IGP). Se actualiza las entradas relacionadas en las actividades No. 4, 10 y 15. Se actualiza normatividad y documentos de referencia; se incluye: Resolución No del 10 de julio de 2017 y Resolución No del 13 de septiembre de Se actualiza la Documentación y registros de referencia; se elimina: Resolución No de 22 de agosto de 2014, Resolución No de 16 de octubre de 2014, Resolución No de 29 de mayo de Se elimina: la salida Reporte Semestral de Control y Aseguramiento de la Calidad en la UNAD; se incluye: la salida No.2 Acta del Comité Técnico de Gestión Integral y MECI.