Contenido. Manual de Microsoft Word 2010 Intermedio-Avanzado

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1 Contenido Saltos de Página Listas y esquemas numerados... 1 Números de página Encabezados y pies de página Tabulaciones... 4 Crear tablas... 5 Formulas Plantillas Columnas Periodísticas Hipervínculos Crear Marcadores Cambiar un documento en el modo Vista previa de impresión Cortes de sección Con salto de página Crear un Índice para nuestro documento Crear documento fuente para mezclar(machote)... 17

2 Saltos de Página. Cuando hemos llenado toda una página Word 2010 creará automáticamente la siguiente para que continuemos la edición, pero en ocasiones no necesitaremos que se termine de completar la actual para continuar escribiendo en la siguiente, y podremos crearla manualmente pulsando las teclas Control y Enter a la vez. Otra forma de insertar un salto de página es desde el icono Salto de página de la pestaña Diseño de página dentro de la cinta de opciones, que nos mostrará el cuadro de diálogo de la derecha, en el que seleccionaremos Salto de página y haremos click en Aceptar. También se puede insertar rápidamente un salto de página normal haciendo click en el icono Salto de página de la pestaña Insertar. Listas y esquemas numerados La forma más sencilla de crear una lista, es crear primero el texto, seleccionarlo y hacer click en los iconos (para listas numeradas), (para no numeradas) o (multinivel) de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio. También puede crearse seleccionando el texto y haciendo click con el botón derecho, y seleccionando después Viñetas o Números en el menú contextual. Si queremos personalizar más la lista, después de seleccionar el texto hemos de hacer click en la flecha junto a los iconos antes mencionados y seleccionar Definir nuevo formato de número (para listas numeradas), Definir nueva viñeta (para listas no numeradas). Para listas multinivel seleccionaríamos Definir nueva lista multinivel o Definir nuevo estilo de lista. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 1

3 Números de página. Para insertar números en el documento haremos click en el icono Número de página de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar. Si seleccionamos Formato del número de página se mostrará una ventana en la que indicaremos en qué posición de la página debe hallarse la numeración, y si la primera debe estar también numerada. Haciendo click en Formato de número podremos configurar el formato de los números de página (números, letras, números romanos, etc.). Para insertar la fecha y hora en nuestros documentos de Microsoft Word 2010 hemos de hacer click en el icono Fecha y hora de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar, y elegir el formato deseado en la lista de la izquierda para después hacer click en Aceptar. Si marcamos la casilla Actualizar automáticamente, se actualizará cada vez que se abra el documento Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 2

4 Encabezados y pies de página. Podemos definir un texto (y también imágenes) que automáticamente se insertará al principio (encabezado) y final (pie) de cada página, haciendo click en los iconos Encabezado y Pie de página de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar: en el menú desplegable seleccionaremos de entre los estilos predefinidos. También podemos crearlos y modificarlos manualmente seleccionando Editar encabezado o Editar pie de página, en cada caso. Veremos entonces la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño Al escoger el encabezado que nos guste nos aparecen las opciones siguientes, además de pedirnos que escribamos el encabezado que aparecerá en todas nuestras hojas. Para cancelar la creación manual haremos pestaña Diseño click en el icono de dicha Para eliminarlos, seleccionaremos Quitar encabezado o Quitar pie de página. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 3

5 Tabulaciones La tabulación es una posición que se configura para colocar y alinear el texto en un página, y para situarlos los insertaremos haciendo click en la regla Si nos fijamos en la parte izquierda de la regla vemos el siguiente botón Si hacemos click sobre el, veremos como van pasando diferentes imágenes, por default es la tabulador izquierda. TAB. IZQUIERDO TAB. CENTRADO TAB DERECHA TAB. DECIMAL. Tabulador Izquierdo. Tipos de datos alfabéticos, solo letras. Tabulador centrado.- Tipos de datos alfanuméricos, generalmente solo letras. Tabulador Derecha.- Tipo de datos numérico, sin decimales Tabulador Decimal.- Tipos de datos Numéricos con decimales. La forma de establecer los tabuladores es : primero seleccionamos el tipo de tabulador que deseamos y segundo, fijar la posición donde deseamos ponerlo. Lo primero ya hemos visto como se hace(haciendo click sobre el botón). En el momento que vemos la imagen del tabulador que deseamos poner,lo siguiente es hacer click sobre el punto que queremos sobre la regla y listo ya tenemos nuestro tabulador. Por ejemplo quiero poner un tabulador Izquierdo sobre el 2 de la regla, cuando veo esta imagen voy a la regla y hago click sobre el num. 2 y veremos lo siguiente. Si queremos moverlo, solo hacemos click sobre el y lo arrastramos con el mouse de izquierda a derecha o viceversa, veremos una línea recta hacia abajo, para indicarnos, donde se encuentra. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 4

6 Ahora vamos a hacer la siguiente práctica, vamos a colocar un tabulador centrado en el punto 6 de la regla, uno derecho en el punto 10 y uno decimal en el punto 13. Una vez establecidos, vamos a teclear lo siguiente, TAB para que avance al punto 2, teclear Número, luego Tab para que avance al punto 6 y tecleamos Letra, Tab para que avance al punto 10 y tecleamos 10568, Tab para que avance al punto 13 y tecleamos y le damos ENTER Número Letra Frase Parrafos Tabulador Sangria Crear tablas Las tablas en Microsoft Word 2010 son un elemento muy útil e imprescindible para editar documentos elegantes, manteniendo bien organizada la información (texto e imágenes). La forma más rápida de crear una tabla es cinta de opciones correspondiente a la pestaña hasta seleccionar las filas y columnas deseadas, click. haciendo click en icono de la Insertar, y moviendo el ratón para finalmente volver a hacer En el ejemplo creamos una tabla de tres filas con tres columnas cada una. Tras crear la tabla la pestaña Diseño mostrará varias opciones de configuración posibles para la misma (bordes, sombreado, encabezados, etc.). Otra forma de insertar una tabla es haciendo click en icono y seleccionando Insertar tabla: veremos un cuadro de diálogo en el que indicaremos el número de filas y columnas, y el Autoajuste a aplicar. Si marcamos la casilla Recordar dimensiones para tablas nuevas, las demás que creemos lo harán con el mismo formato. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 5

7 Formulas. Microsoft Word 2010 también nos permite insertar fórmulas en una tabla que operen con el contenido de sus celdas Lo primero que hemos de saber es que cada celda se identifica con una letra (correspondiente a la columna en que se halle) seguida de un número (conforme a la fila en que se encuentre). Ventas del año 2004 Enero Febrero Marzo Continuando con el ejemplo anterior, para calcular la suma total de las ventas del año 2004, nos situaremos en una celda vacía de la última fila y hacemos click en el icono Fórmula de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Presentación. Veremos el cuadro de diálogo de la derecha. En Fórmula introduciremos la función =SUM(C2:C3) que sumará los contenidos de las celdas C2 y C3 (no incluimos C1 porque es el encabezado), y haremos click en Aceptar. De igual modo podremos seleccionar otras funciones en Pegar función. Plantillas. Una plantilla es un documento de Microsoft Word 2010 creado para ser usado como base para la creación de otros a partir de él. Por ejemplo, podemos crear una una plantilla de una factura que contenga la imagen y el texto de encabezado de nuestra empresa, una tabla para escribir el detalle de los artículos, estilos de texto, etc. Microsoft Word 2010 tiene una plantilla predefinida llamada Normal.dot que usa cada vez que abrimos un documento en blanco. Para crear un documento a partir de una plantilla existente haremos click en la pestaña Archivo después en Nuevo, y a continuación seleccionamos la plantilla deseada. Dentro de Mis plantillas estarán las que creamos nosotros, y las que hayamos descargado online (como veremos a continuación): Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 6

8 Como Crear Plantillas. Para crear una nueva plantilla haremos click en la pestaña Archivo y después en la opción Nuevo: a continuación dentro de la sección Plantillas disponibles hacemos click en Mis Plantillas. Veremos el cuadro de diálogo de la derecha. Seleccionamos Documento en blanco, dentro de Crear nuevo marcamos Plantilla, y hacemos click en Aceptar. En el documento creado trabajaremos normalmente: podemos crear texto y asignarle formatos, crear estilos, insertar imágenes... Una vez hayamos terminado, para guardar la plantilla haremos click en el icono o en la pestaña Archivo para después seleccionar Guardar: dentro del cuadro de diálogo que veremos, en Tipo deberá estar seleccionada la opción Plantilla de Word (*.dotx). Haremos click en Aceptar. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 7

9 Columnas Periodísticas. Escribir en columnas con Word 2010 es muy sencillo, sólo hemos de hacer click en el icono Columnas de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página y seleccionar el número de ellas. Las opciones Izquierda y Derecha insertan dos columnas, teniendo una de ellas mas ancho que la otra. Haciendo click en Más columnas se mostrará un cuadro de diálogo desde el que podremos también configurarlas Una vez creadas las dos columnas del ejemplo anterior observaremos en la regla una franja gris que indicará la separación entre cada columna Podemos cambiar el ancho de las columnas haciendo click en los lados de estos indicadores de la regla y arrastrando a izquierda o derecha Normalmente comenzaremos a escribir desde la primera columna de la izquierda y saltaremos a la segunda cuando aquélla se hubiera completado, pero si ya está escrito el texto podemos crear las columnas después. Pero si queremos escribir en otra columna antes de completar la anterior, haremos click en la opción Saltos dentro de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página, y en el menú que se muestra seleccionaremos Columna. Usaremos los saltos de columna si no deseamos que Word 2010 controle su altura. Una forma más avanzada de crear columnas es haciendo click en la flechita junto al icono Columnas y seleccionando Más opciones. Veremos el siguiente cuadro de diálogo desde el que podremos seleccionar uno de las configuraciones Preestablecidas o bien definir un número de columnas personalizado. Asimismo podremos también definir el Ancho y espacio e insertar una Línea entre columnas. Para que todas las columnas tengan el mismo ancho activaremos la casilla Columnas de igual ancho. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 8

10 Hipervínculos. Word 2010 nos ofrece la posibilidad de crear un nuevo documento, enviar un E- Mail, abrir un documento existente o bien cargar página web en nuestro navegador al hacer clic en determinada parte del texto. Por ejemplo, para cargar una página web seleccionaremos la palabra o frase en la que se debe hacer click y hacemos click en el icono Hipervínculo de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar. Después, en el cuadro de diálogo que se nos muestra escribimos una URL válida (como por ejemplo: dentro de Dirección, y hacemos click en Aceptar: Para mayor información de cursos visite : ejemplo de cómo hacerlo. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 9

11 Crear Marcadores. Se usan para marcar un lugar o posición dentro de nuestro documento y nos van a servir para poder regresarnos a el de manera automática, ya que podemos usar un hipervínculo dentro de nuestro propio documento y asi navegar por el mismo como si fuera una página web, ejemplo. Primero que nada debe de posicionarse donde desea poner la marca, luego dar click en la pestaña Insertar, después dar click en Marcador y por ultimo dar un nombre para nuestro marcador, luego aceptar. Cambiar un documento en el modo Vista previa de impresión. Una vez que haya terminado un primer borrador de su documento de Word 2010, puede verlo en modo de vista previa. Además de buscar en el diseño del documento, usted puede notar los errores que deben corregirse. En vez de cerrar la vista preliminar, la corrección de los errores, y la apertura de la vista preliminar de nuevo para asegurarse de que el diseño del documento es aceptable, no es una manera de cambiar el texto en modo de vista previa. NOTA: Esta función no está disponible en versiones de Word antes de 2010, como Word 2007 y Word Para poder editar un documento en el modo de vista previa, es necesario agregar un botón especial para la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápidoy seleccione Más comandos en el menú desplegable. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 10

12 Personalizar la pantalla de la barra de herramientas de acceso rápido a lasopciones de Word muestra el cuadro de diálogo. Seleccione Todos los comandos de los Comandos disponibles en la lista desplegable. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 11

13 Desplácese hacia abajo en la lista por debajo de los Comandos disponibles en la lista desplegable y seleccione la vista previa de impresión Editar comando de modo. Haga clic en Agregar para agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. Con el documento abierto, haga clic en la vista preliminar en el botón Editar en el modo de barra de herramientas de acceso rápido. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 12

14 Para poder editar el documento en modo de vista preliminar, debe desactivar la lupa.para ello, seleccione la casilla de verificación lupa en la sección preliminar de la fichavista previa de impresión así que no hay marca de verificación en el cuadro. De manera predeterminada, la página se ajuste a la pantalla, por lo que el texto podría ser muy pequeño. Para ver el texto en grande por lo que es más fácil de leer, haga clic en el botón de 100% en la sección de zoom de la ficha Vista preliminar. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 13

15 Ahora usted puede editar el texto en el documento mientras lo los cambios afectan al diseño del documento. Para volver a la vista de edición normal del documento, haga clic en el botón Vista preliminar en Cerrar en la ficha Vista preliminar. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 14

16 Usted puede hacer una edición básica en el modo de vista preliminar. Sin embargo, si tiene que quitar o insertar saltos de página, insertar tablas o cambiar, o la edición de otras más complicadas o el formato, debe cerrar el modo de vista previa de impresión y volver a uno de los puntos de vista normal del documento aparece en la ficha Vista. Cortes de sección Con salto de página. Estos nos sirven para poder tener más de un encabezado en el mismo documento, controlar el número de página o empezar el número de página donde deseemos. Para ello debemos ponernos una página antes de la que deseamos cambiarle el encabezado o el número de página y dar click en Diseño de Pagina, luego dar click en saltos y escoger salto en página siguiente como se muestra. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 15

17 Y se deberá de ver algo como lo siguiente. En este momento ya tenemos dos secciones, pero aun si tenemos un encabezado este se vera igual en ambas secciones, para ello tenemos que hacer lo siguiente le damos nos posicionamos en la segunda sección o en este caso la hoja Número 2 y ahí le damos click en Insertar Encabezado, si no existía el encabezado, si ya tenemos uno, le damos doble click al encabezado y nos aparecerá en la parte de arriba las siguientes opciones. Debemos de quitar o desactivar la opción de Vincular al anterior y listo ya podemos cambiar nuestro encabezado y números de página en cada sección para que sean tratados en forma independiente cada uno. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 16

18 Crear un Índice para nuestro documento. De preferencia se debe de escribir todo el Documento como normalmente se haría, cuando ya se haya terminado, se va al principio en la página 1 en la primera posición y presionamos las teclas Ctrl-Enter para que nos abra una página en blanco y aquí es donde vamos a crear nuestro índice bien ahora que ya tenemos nuestra página en blanco nos hace falta marcar todas la entradas de cada tema, para que el Indice o tabla de contenidos haga su trabajo. Ejemplo: Vamos a crear una entrada en el primer tema que es Saltos de Pagina, nos ponemos justo en la Letra S de Saltos de Página y damos click en Referencias y luego escogemos Agregar Texto, y ya por ultimo le damos click en Nivel 1 que es el nivel mas alto, si damos Nivel 2, es un subtema. Y asi nos vamos marcando todas las entradas de los temas que contendrá nuestro índice. Cuando hayamos terminado de agregar todas las entradas ahora si nos ponemos en la página al inicio donde queremos poner el Indice y damos click en Referencias y Tabla de contenido y escogemos el que mas nos agrade y listo ya temos nuestra tabla de contenido, también podemos actualizarla cuando le hayamos creado mas paginas o bien borrado algunos temas, con el botón de actualizar tabla. Ejemplos: Crear documento fuente para mezclar(machote) Primero se escribe el documento, dejando un espacio donde se pondrán los campos que se van a rellenar con los datos, en este caso vamos a crear un oficio para justificar el horario corrido de los empleados al curso de Excel.el documento Fuente se vería asi. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 17

19 Coordinación de Información Académica Oficio No. 116/ M.C. JUAN PEREZ DE LA O. COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS P R E S E N T E. Por medio de la presente notifico a usted que el trabajador: Con número de empleado, estará laborando con horario de 08:00 A.M. a 16:00 P.M., los días 19, 20,22 y 22 de Septiembre del año en curso. El motivo de lo anterior es para llevar el curso de Excel que se impartirá en la sala de Capacitación del departamento de Información Académica mismo que se llevara a cabo los días antes mencionados dentro del horario de 16:00 a 19:00 horas. Sin otro particular por el momento, le envió un cordial saludo. A T E N T A M E N T E POR LA RELIZACION PLENA DEL HOMBRE Mexicali, Baja California, a 19 de Septiembre de 2011 Ahora que ya hemos escrito nuestro documento, le vamos a insertar los campos de nuestra lista o base de datos que contiene la información de los empleados que están en el curso de Excel, dicha lista es una base de datos hecha en Excel, la inserción de los campos y la mezcla para que se genere un oficio para cada empleado es el siguiente: Nos debemos de posicionar donde deseamos insertar los campos, en este caso el primero a insertar es el nombre del empleado, nos debemos de posicionar enseguida de la palabra trabajador: y dar click en correspondencia, luego escoger seleccionar destinatarios y por ultimo usar lista existente. Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 18

20 Una vez que seleccionamos la base de datos o lista que contiene los datos, le damos abrir y escojemos en este caso la hoja1 es la que contiene los datos Una vez que dimos click en Aceptar, nos habilitara otras opciones en la parte de arriba, una de ellas es Insertar campo combinado le damos click ahí y en la pantalla que muestra escogemos el campo de de num empleado Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 19

21 Para y le damos Insertar como se muestra: Y se veria algo asi: Por medio de la presente notifico a usted que el trabajador : «No_de_empleado» Hacer esto por cada uno de los campos que necesitemos, ya terminado se veria asi: Por medio de la presente notifico a usted que el trabajador :«Nombre» Con numero de empleado «No_de_empleado», estará laborando con horario de 08:00 A.M. a 16:00 P.M., los días 19,20,22 y 22 de Septiembre del año en curso. El motivo de lo anterior es para llevar el curso de Excel que se impartirá en la sala de Capacitación del departamento de Información Académica mismo que se llevara a cabo los días antes mencionados dentro del horario de 16:00 a 19:00 horas. Ahora que ya le hemos insertado los campos, solo falta mezclarlos, pero antes es conveniente ver como se veria de una manera previa, esto con la finalidad de corregir errores, para ello basta con dar click en la parte de arriba en el icono de Vista Previa de Resultado y listo Para regresar y corregir, solo damos click de nuevo en Vista Previa de resultados y corregimos, cuando ya este listo, le damos click al icono de Finalizar y combinar y listo tenemos nuestros oficios terminados Manual elaborado por L.S.C. Sergio Salgado Zavala Página 20

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